Möten med chefens chef: En omfattande guide med process

Vad är ett möte med chefens chef?

Ett möte med chefens chef är ett samtal mellan en senior chef och någon som rapporterar till en av chefens direktrapporterande medarbetare (det vill säga en individuell medarbetare). Chefen på mellannivå deltar inte i mötet, utan man går förbi dem för att prata med medarbetare på lägre nivåer.

Syftet med möten med chefens chef är att samla in feedback som i slutändan kan bidra till att vägleda beslutsfattandet.

De hjälper seniora ledare att förstå vad medarbetarna bryr sig om, vilka problem de upplever, vad som entusiasmerar och motiverar dem samt vad de tycker om sina chefer. 

De skapar också större insyn, bygger relationer och förtroende samt främjar bättre relationer mellan ledare och medarbetare i frontlinjen.

Genomföra möten med chefens chef

Möten med chefens chef är ingen raketforskning, men de bör genomföras systematiskt för att samla in effektiv feedback.

Här är den process jag rekommenderar till ledare och organisationer som vill genomföra sådana möten.

1. Förberedelser: sätt tonen

Om det här är första gången du överväger att hålla möten med chefens chef finns det några sätt att göra det lättare för medarbetarna att prata med sin chefs chef.

Informera på ett teammöte

Chefer bör informera teamet på ett möte om de planerade samtalen och vad medarbetarna kan förvänta sig. Det visar att de står bakom initiativet och ser fram emot det, och att det inte är något du gör för att utesluta dem eller gå bakom ryggen på dem (inga överraskningar eller försök att sätta dit någon).

Informera via Slack eller e-post

Kontakta teamet via e-post eller Slack för att förstärka mötenas syfte, hur de knyter an till företagets värderingar eller kultur (”Som ni vet handlar en av våra värderingar om lärande, så jag vill lära mig av er och se vad vi kan göra annorlunda eller förstärka i vårt team”) samt nästa steg (exempel: ”Jag kommer att kontakta var och en av er individuellt för att boka in en tid”).

Genomför först en gruppövning

Beroende på er kultur och på hur obekvämt eller annorlunda detta kan kännas för teammedlemmarna kan det vara bra att först genomföra en gruppövning. 

Prova att ta med teamet på lunch (kanske virtuellt) för att skapa en mer avslappnad miljö där en öppen dialog kan börja, och gå sedan över till enskilda samtal i nästa omgång.

Förbered frågor i förväg

Kanske berättar data en historia som du vill bekräfta, så finns det ett projekt som du vill veta mer om eller så hör du viskningar om en viss chef eller ett visst team.

Oavsett vilket är det värt att ta sig tid att förbereda några frågor i förväg för att gå djupare in på de ämnen som intresserar dig mest (några exempel kommer längre fram).

Du kan dela frågorna med personen du ska intervjua i kalenderinbjudan.

2. Genomför mötet: skapa en trygg miljö

Trots det förberedande arbetet är det naturligt att medarbetare fortfarande kan tveka inför att dela med sig av sina verkliga tankar och känslor.

Här är några tips för att få ut så mycket som möjligt av mötet.

• Upprepa syftet. Upprepa mötets syfte i början och berätta att deras svar kommer att behandlas konfidentiellt. Det här är också ett bra tillfälle att lyfta fram beröm du har till dem.
• Lyssna bara. Det här är inte ett möte för problemlösning, så motstå impulsen att lösa problemen. Lyssna helt enkelt aktivt och använd, om något intressant kommer upp, tekniker som de 5 varför-frågorna för att gå djupare.
• Lämna kontoret. Det kan också vara fördelaktigt att genomföra mötet i en mindre formell miljö, kanske genom att bjuda personen på kaffe eller lunch. Jamie Dimon, vd för JP Morgan och Chase, uppges resa runt mellan deras olika kontor med buss för att genomföra sådana möten.

3. Följ upp: slutför processen

När du har haft dina samtal är det också viktigt att du följer upp dem! 

Du vill säkerställa att teamet känner sig hört och att du har tagit till dig deras återkoppling för att genomföra vissa förändringar (eller förklara varför du inte genomförde något nytt om det inte kändes meningsfullt).

Det värsta resultatet är att du har de här samtalen och att människor tror att de bara var för syns skull, så följ upp och återkoppla!

1. Tackmeddelanden. Skicka tackmeddelanden efter mötena med ett par viktiga insikter och åtgärdspunkter från samtalet.
2. Koppla alla åtgärder till samtalen. Hänvisa till dem på teammöten eller när du meddelar om förändringar eller nya initiativ: ”På grund av den återkoppling jag fick under mina möten med chefens chef …” eller ”Tack vare insikter från teamet …”
3. Referera till viktiga ämnen när du träffar dem igen för att fortsätta samtalet: ”Förra gången vi pratade nämnde du X. Har det blivit bättre, eller hur går det med det?”

Frekvens

Beroende på organisationens storlek och hur snabbt den förändras eller utvecklas rekommenderar jag en frekvens på möten med chefens chef varje kvartal eller två gånger per år.

På så sätt får du möjlighet att agera på förslag som har tagits upp, genomföra förbättringar snabbt och få återkoppling om förändringarna hade den avsedda effekten.

Frågor för möten med chefens chef

Det är viktigt att du har några vägledande frågor, men också att du skapar utrymme för en öppen dialog och låter samtalet ta den riktning som medarbetaren väljer!

Här är några specifika frågor som kan hjälpa dig att vägleda samtalet.

Bedöma engagemangsnivåer

1. På en skala från 1 till 10, hur har den här månaden varit för dig? Vad hade gjort den till en 10:a?
2. Vad ser du mest fram emot just nu i din roll eller när det gäller det här teamet (eller företaget)?
3. Vad oroar dig eller vad är du mest bekymrad över?
4. Vilken är en framgång du nyligen har haft?

Identifiera team- eller organisationsproblem

5. Vilket hinder står du inför just nu?
6. Vad pågår i teamet som du tror att jag kanske inte känner till (eller inte vet tillräckligt mycket om)?
7. Finns det någon process som du tycker att vi skulle kunna förbättra?
8. Känner du till företagets mål?

Få återkoppling om chefen

9. Vad uppskattar du mest hos din chef?
10. Vad önskar du att din närmaste chef gjorde annorlunda?
11. Är det tydligt för dig vad som förväntas av dig och vilka dina mål är?
12. Vad kan jag göra annorlunda som chef för den här avdelningen?

Utveckling

13. Hur kan jag hjälpa dig att nå dina karriärmål?
14. Hur kan vi som organisation ge dig bättre stöd?
15. Vad ser du som nästa steg i din karriär?
16. Vilken annan återkoppling hade du som vi inte pratade om, eller vilken fråga ställde jag inte som du önskar att jag hade ställt?

ChatGPT-instruktioner för att ta fram frågor till möten med chefens chef 

ChatGPT, du kanske har hört talas om det! Det är användbart för många olika uppgifter, bland annat för att hjälpa dig att skapa intervjufrågor.

Här är några instruktioner som hjälper dig att skapa frågor för möten med chefens chef. 

• Instruktion nr 1: ”Skapa frågor för ett möte med chefens chef med fokus på att förstå teamdynamik och arbetsmoral.”
• Instruktion nr 2: ”Skapa frågor för ett möte med chefens chef som berör medarbetarnas professionella utveckling och karriärmål.”
• Instruktion nr 3: ”Skapa insiktsfulla frågor för ett möte med chefens chef om uppfattningar kring ledarskap och chefskapets effektivitet.”

Du förstår! Du kan också läsa den här guiden om hur du använder ChatGPT inom HR.

Fördelar med möten med chefens chef

Möten med chefens chef är värdefulla både för ledaren och teamet. Fördelarna omfattar:

• Värdefull feedback. Chefer får värdefulla insikter om teammedlemmarna, vad som är viktigt för dem och eventuella möjligheter att förbättra arbetsmiljön eller skapa förändring. 
• Ökat medarbetarengagemang. Medarbetaren går därifrån med en känsla av att du bryr dig om dem och vill stötta dem i deras karriär och dagliga arbete.
• Skapa en feedbackkultur. Möten med chefens chef visar att du är öppen för feedback, vilket gör människor mer benägna att ge den.
• Talangidentifiering och -utveckling: Möten med chefens chef gör det möjligt för seniora chefer att identifiera och uppmärksamma potentiella talanger. Detta kan vara avgörande för initiativ inom successionsplanering och talangutveckling.

En chef jag arbetade med insåg genom möten med chefens chef att en ny organisationsstruktur inte fungerade. 

Det enda sättet för dem att få denna information var genom direkt feedback från teamet, eftersom cheferna var osäkra på hur de skulle framföra feedbacken med tanke på sin position i den nya strukturen. 

En annan chef jag känner tycker att möten med chefens chef är mycket effektiva för att få marknadsfeedback från teammedlemmar som har direktkontakt med kunder. 

De kan ställa direkta följdfrågor och skapa sig en bild av kundsamtalen, i stället för att få feedbacken andrahandsvägen genom chefer.

Bästa praxis för möten med chefens chef

Bästa praxis för chefer vid möten med chefens chef

Här är en sammanfattning av min bästa praxis för chefer som vill genomföra effektiva möten med chefens chef.

• Förberedelser: Förbered dig noggrant inför mötet och sätt dig in i teamets aktuella projekt och utmaningar.
• Aktivt lyssnande: Fokusera på att aktivt lyssna på medarbetaren och visa ett genuint intresse för deras perspektiv.
• Konfidentialitet: Försäkra medarbetaren om att samtalet är konfidentiellt och upprätthåll konfidentialiteten för att skapa en trygg och öppen samtalsmiljö.
• Uppföljning: Förbind dig att följa upp på ett konkret sätt alla frågor eller förslag som tas upp.
• Transparens: Var transparent med mötets mål och hur feedbacken kommer att användas.

Bästa praxis för medarbetare vid möten med chefens chef

Några tips att dela med den intervjuade för att hjälpa dem att förbereda sig och ge så värdefull feedback som möjligt.

• Ärlighet: Var ärlig och konstruktiv när du delar dina åsikter och erfarenheter.
• Specificitet: Ge konkreta exempel eller förslag när du diskuterar problem eller förbättringar.
• Professionalism: Behåll en professionell ton, särskilt när du diskuterar känsliga ämnen.
• Öppenhet: Var öppen för att både ge och ta emot feedback.
• Förberedelser: Förbered punkter eller frågor i förväg för att få ut så mycket som möjligt av mötestillfället.

Möten med chefens chef visar på ett starkt ledarskap

Det har aldrig varit viktigare att vara en stark, närvarande, sårbar och tillgänglig chef.

Medan medarbetare lämnar chefer och företag som inte bryr sig om dem, stannar de också kvar på företag där de känner sig hörda, uppskattade och stöttade. 

De stannar hos chefer och ledare som tar sig tid att ta kontakt, lyssna på deras feedback och agera utifrån den, och som får dem att känna sig hörda.

Samtal med chefens chef är ett utmärkt sätt att bygga förtroende, samla in feedback, öka medarbetarengagemanget och behålla de bästa medarbetarna.

De utgör en viktig del av din övergripande strategi för att lyssna på medarbetarna.

Viktigaste slutsatserna

• Syfte och fördelar: Möten med chefens chef sammanför seniora chefer med medarbetare på lägre nivåer för att förbättra transparensen och samla in direkt feedback. De bidrar också till ökat engagemang och hjälper till att identifiera talanger.
• Genomförande av möten: Effektiva möten med chefens chef kräver förberedelser, aktivt lyssnande, konfidentialitet och en genomtänkt uppföljning. Det är avgörande att skapa en bekväm miljö för öppna diskussioner, och förberedelser av specifika vägledande frågor kan hjälpa till att styra samtalet på ett effektivt sätt.
• Påverkan på ledarskap och kultur: Dessa möten visar på ett starkt ledarskap och främjar en positiv organisationskultur. De bygger förtroende, visar att ledningen tar medarbetarnas feedback på allvar och är viktiga för att behålla de bästa talangerna genom att få medarbetarna att känna sig uppskattade och hörda.

Gå med i gemenskapen People Managing People

För ytterligare stöd kring möten med chefens chef och insamling av medarbetarfeedback, gå med i gemenskapen People Managing People, en stöttande gemenskap för HR- och företagsledare som delar kunskap för att hjälpa dig att utvecklas i din karriär och skapa större genomslag i din organisation.