Så upprätthåller du kandidatupplevelsen under snabb tillväxt

Vad är kandidatupplevelsen?

Kandidatupplevelsen är den upplevelse kandidater har när de går igenom din rekryteringsprocess.

Den påverkas av faktorer som kommunikation, längd, svårighetsgrad, kvaliteten på intervjuerna och processens övergripande effektivitet.

Varför är kandidatupplevelsen viktig?

Att lägga ner arbete på att skapa en positiv kandidatupplevelse har många fördelar, bland annat:

1. Genomföra fler anställningar
2. Få kandidater av högre kvalitet
3. Fatta bättre anställningsbeslut
4. Spara tid och interna resurser
5. Skapa ett starkare arbetsgivarvarumärke.

Det kan till och med påverka medarbetarnas engagemang och kvarstannande, eftersom dina medarbetare sannolikt lägger märke till hur du behandlar kandidater—varav vissa kan vara deras egna rekommendationer!

Så skapar du en bra kandidatupplevelse

Här är mina strategier för att balansera tillväxt i stor skala med kandidatupplevelsen, så att du inte skapar ett rykte om att ditt företag behandlar kandidater som nummer i en lottodragning.

När du tittar på följande är det viktigt att tänka på alla kontaktpunkter du kommer att ha och hur du bäst kan använda dem för att utveckla företagets relationer med kandidater.

Skapa en tydlig kompetensplan

Det kan verka grundläggande och kanske mindre direkt relaterat, men det är viktigt att börja med en bra kompetensplan, antingen i början av kvartalet, året eller till och med efter en finansieringsrunda.

Träffa alla dina företagsledare och se till att du avsätter tid för att prata om hur deras team mår och hur verksamhetens mål kommer att påverka vilka resurser som behövs.

På mina möten berör jag alltid följande punkter:

Befintliga kompetensresurser

• Vad har de upplevt som enkelt och vad är det nuvarande teamets styrka? 
• Vilka är stjärnorna, finns det en potentiell kandidat på väg att bli befordrad och behöver vi ersättningsrekrytera?

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Kompetensgap

• Vad har teamet haft svårt med? 
• Vad behöver de rekrytera för, jämfört med vad som kan utvecklas inom teamet (vid behov i samarbete med lärande och utveckling)? 
• Vem presterar under förväntan och behöver vi börja överväga att ersätta personen? 

Arbetsbeskrivningarna och de strukturerade intervjuerna bygger på detta för att bli korrekta. 

Det kan ofta finnas en frestelse att återanvända gamla arbetsbeskrivningar, annonser och intervjufrågor, men jag uppmuntrar dig att granska dem och se om de verkligen är användbara för dessa rekryteringar.

Det kommer att spara mycket tid längre fram om du inte behöver fortsätta revidera arbetsbeskrivningen.

Rekryterar vi för att möta tillväxt eller för att skapa tillväxt?

Det är faktiskt en mycket viktig skillnad. Vanligtvis handlar rekrytering i team som produkt, teknik eller support om att möta tillväxt, medan kommersiella team finns till för att skapa tillväxt. 

Se till att du pratar med ledningen så att det finns en balans mellan de två typerna av rekrytering (intäktsgenererande roller bör nästan alltid vara prioriterade!).

Vad händer om vi inte anställer?

Det här är en bra utgångspunkt för alla – talangen och verksamheten – för att förstå och hålla i åtanke vilken påverkan det skulle få. Det gör att talangteamet fortsätter att leta efter rätt personer och att verksamhetsledaren är lyhörd när beslut ska fattas.

Prioritering mellan roller

Om det finns flera roller och du samarbetar med många verksamhetspartner kommer du inte att kunna tillsätta alla roller samtidigt – särskilt när du börjar närma dig fler än 30 roller som alla kräver mycket sökande efter kandidater. 

Att få verksamhetsledaren att tänka på prioritering i början hjälper dig längre fram att prioritera för egen del och för talangteamet.

Det innebär att du, när du är redo att publicera en roll, undviker att slösa kandidaternas tid genom att engagera dem och sedan plötsligt lägga rollen på is, eller genom att behöva omarbeta rollens innehåll under hela processen.

Slöseri med tid är en av de främsta orsakerna till en dålig kandidatupplevelse, tätt följt av frustrerande intervjuprocesser.

För en djupare genomgång kan du läsa min artikel om att skapa en hållbar anställningsplan.

Gör det till ett gemensamt arbete

Om någon av er har arbetat på ett Amazon-företag kanske ni är trötta på att höra det här, så här kommer en omformulering: "Vad krävs för att vi ska nå dit?".

Du bör ha en ungefärlig uppfattning om siffror som avslutsgrader, till exempel att det för din verksamhet kanske krävs fyra accepterade erbjudanden av fem. Om du har det exakta antalet för din verksamhet börjar du arbeta baklänges – som en pyramid i stället för en tratt.

Det här ger en ungefärlig bild av arbetets omfattning. Sedan kan du börja tillämpa den på ditt favoritverktyg för projektledning – Kanban för en överblick eller Gantt om du har en kortare intensiv rekryteringsperiod, till exempel.

Nedan finns ett exempel på en Kanban-tavla från mig, med åtminstone ungefärliga siffror att sikta på.

Nästa steg är mycket viktigt – dela projektplanen med rekryterande chef och rekryteringsteamet!

Gör det här till ett gemensamt arbete och bjud in dem att delta. På så sätt kan du hjälpa dem att ta större ansvar.

Alla behöver veta vad som kommer härnäst i kalendern och om verksamheten behöver skalas upp måste alla verkligen prioritera rekrytering. Det innebär att de behöver veta hur mycket tid de måste avsätta för rekryteringsprocessen.

Oavsett hur strömlinjeformad din rekryteringsprocess är, är den tidskrävande. Genom att göra rekryteringen mer samarbetsinriktad kan ni dela på arbetsbördan och förbättra upplevelsen för alla.

Se till att intervjuerna är effektiva och engagerande

När jag säger effektiv, tänk inte direkt att intervjuprocessen måste skyndas igenom – inte alls! 

Men om du skalar upp snabbt kan du behöva hinna med många intervjuer, så det är avgörande att använda den tid du har på bästa sätt.

Här är en enkel guide till vad du behöver titta på för att säkerställa att dina kandidater får en positiv upplevelse.

Steg 1: Standardisera intervjuprocessen.

Det hjälper dig att snabbt kunna jämföra kandidater med varandra och minska risken för vissa snedvridningar.

Steg 2: Granska intervjufrågorna du ställer och när du ställer dem.

Börja med frågorna som ger dig insikt i de färdigheter du har bedömt som nödvändiga för rollen och gå sedan vidare till de mer meriterande färdigheterna. På så sätt går du från kvalificerade kandidater till de bästa kandidaterna.

Se till att frågorna är väl utformade och syftar till att gå till botten med erfarenheten. Om du är osäker ska du alltid fråga Vad, Hur och Varför. 

Berätta om ett tillfälle när du lyckades avsluta en särskilt svår kundrelation? Vad var det som gjorde kunden svår? Hur vände du situationen? Varför använde du just denna metod/detta informationsunderlag/denna strategi i stället för en annan?

Steg 3: Granska bedömningarna

Se till att alla bedömningar är ändamålsenliga och passar den roll du har. De behöver vara utmanande, men inte heller ta för mycket tid för kandidaten att genomföra eller för dig att granska. Du vill inte hamna i territoriet för vampyrrekrytering.

För mer djupgående information om fokuserade och engagerande intervjuer kan du läsa min artikel om hur man intervjuar någon.

Glöm inte grunderna

Med allt detta tal om effektiva intervjuer får du inte glömma att intervjun, när det gäller kandidatupplevelsen, är det som verkligen kan avgöra om du lyckas eller misslyckas. 

Det är här kandidaterna tillbringar mest tid med dig, och även om du inte har haft tid att skapa en superhäftig karriärsida med interaktivitet överallt kan en trevlig intervjuupplevelse kompensera för det.

Det betyder inte att intervjun ska vara enkel! De flesta kandidater föredrar faktiskt intervjuer som utmanar dem och får dem att tänka på sitt expertområde, så råden ovan om effektiva intervjuer gäller fortfarande.

Det jag däremot vill uppmärksamma dig på är grunderna. När du gör dem rätt får du förmodligen inget överväldigande beröm, men om du gör fel kommer du att få den kritik du förtjänar. 

Se alltid till att:

• Presentera dig själv och berätta vad du gör på företaget
• Om det är den första intervjun ska du även presentera företaget
• Ge en bild av vad du vill ta upp under den här intervjun
• Försäkra kandidaten, oavsett om intervjun sker online eller personligen, om att hen kan ta en paus för att hämta vatten eller gå på toaletten. Vi är alla människor
• Se till att du har gått igenom kandidatens CV i förväg och är förberedd med frågor som är relevanta för hen
• Se till att du är i tid (som värd bör du till och med vara lite tidig)
• Håll koll på tiden och se till att kandidaten får tid att ställa frågor
• Le och var nyfiken på personen framför dig! 

Det verkar grundläggande, men jag ser fortfarande situationer där människor glömmer ett eller flera av dessa saker, och det märks alltid. 

Det ovanstående kostar ingenting att göra, men kan ge dig många poäng när det gäller kandidatupplevelsen i ett hav av arbetsgivare som hoppar över detta men försöker kompensera med flashiga karriärsidor.

Skapa vissa automatiseringar för att effektivisera arbetet

Observera användningen av ordet "vissa"!

Den vanliga formeln är att ju mer tid en arbetssökande har lagt på intervjuer med rekryteraren, desto mer tid behöver du lägga på att ge hen återkoppling, vägledning och uppmärksamhet.

Det är en ömsesidig relation; genom att ge bra återkoppling till kandidater hjälper du både dem och ditt team att utvecklas.

Kommer det att finnas 1–2 kandidater bland de många som utnyttjar detta? 

Ja, men det kommer också att finnas alla de andra som du gjorde skillnad för genom att mänskliggöra det som ibland kan kännas som ett mycket stressande jobbsökande.

Moderna system för kandidatspårning (ATS) och rekryteringsprogram har alla möjliga automatiseringsfunktioner, och här är några du kan dra nytta av:

• Massutskick/schemalagda e-postmeddelanden—kan användas för avslag, aviseringar eller för att planera nästa steg med kandidater
• Hantering av karriärsidor för ett gott första intryck
• Frågor i jobbansökningar—att ta med några av de enkla frågorna med svarsalternativ redan från början kan bidra till att effektivisera ansökningsprocessen
• Chattbotar som kan besvara vissa vanliga frågor från kandidater
• Enkäter om kandidatupplevelsen—automatiserade vid vissa tidpunkter i intervjuprocessen (jag rekommenderar att göra det i slutet).

Du kan till exempel automatisera de vanligaste avslagsorsakerna vid CV-granskningen—kandidaten kanske inte uppfyller kompetenskraven eller bor i fel tidszon. Du kan skapa några mallar som passar de vanligare orsakerna.

Det tar kanske två extra sekunder att hitta rätt orsak, och även om det finns en rädsla för att kandidater kan bli defensiva eller reagera och beklaga sig över sin förmodat negativa kandidatupplevelse, kommer de flesta avvisade kandidater för det mesta att uppskatta att du har granskat deras omständigheter och agerat utifrån dem.

Det är en återspegling av företagskulturen, och de kommer också att veta om de ska söka även nästa lediga tjänster hos er!

Du kan också automatisera vissa mejl när du flyttar en potentiell kandidat mellan olika steg och uppföljningar, t.ex. i mejlet för att schemalägga de första stegen kan du ha en förinspelad video/Loom (eller något annat verktyg för videointervjuer) som berättar vad nästa steg i deras ansökningsprocess kommer att innebära.

Jag har upptäckt att det är användbart att skapa en visuell representation av hur rekryteringsprocessen kommer att se ut för dem – som en karta!

När man inte ska automatisera

Som nämnts ovan gäller att ju mer tid den arbetssökande tillbringar med intervjuer, desto färre automatiserade meddelanden bör de få.

Så snart de börjar nå senare steg ska du börja ringa dem och interagera (det kan vara du eller rekryteringsansvarig).

Du måste börja bedöma om den nyanställda personen är entusiastisk över rollen. Entusiasm ser inte likadan ut hos alla, så se till att gå djupare in på deras drivkrafter! 

Var nyfiken på människor och kandidaters förväntningar – de kanske snart blir dina kollegor! Det här kommer också att hjälpa till senare i stadiet då jobberbjudandet lämnas.

Här är ett exempel på en process som jag använder:

Några av er kanske redan säger: ”Det där är mycket arbete!” Ja, det är det, men att skala upp kommer att kräva mycket arbete och du kan inte automatisera bort alla mänskliga kontakter. 

Människor anställer människor, inte företag, inte algoritmer och inte Zapier.

Kom ihåg icke-automatiserade avslag

Du kommer att ha vissa jobbkandidater som du har granskat eller som har gått igenom X steg i intervjuprocessen utan att gå vidare.

Återigen gäller att ju mer tid de har tillbringat med ditt företag, desto mer uppmärksamhet kommer deras avslag att kräva.

Ge kandidater ordentlig återkoppling

Återkoppling är oerhört viktigt av två skäl:

1. Det ger kandidaterna något att arbeta mot
2. Det håller rekryteringsansvariga och rekryteringsteamen ansvariga för skälen till att de avvisar kandidater. Det innebär att det inte längre räcker att säga ”de passar inte in i företagskulturen” utan att förklara varför. Ibland är svaren på ”varför” inte särskilt bra, så rekryteringen behöver gräva djupare. Jag hoppas att ni inte gräver fram något dåligt, men det är fullt möjligt!

I EMEA kan återkoppling, i och med ökningen av GDPR-drivna DSAR-förfrågningar, inte längre nekas, så kandidater kan begära all sin information, inklusive sina formulär och bedömningsmatriser. 

Se till att rekryteringsteamen känner till detta, så att de verkligen tänker igenom varför de låter någon gå vidare eller avvisar någon. Be dem lägga fram det som ett affärsunderlag.

Inte ens Amazon kan längre säga att de inte ger återkoppling – det vet jag, eftersom jag arbetade där med att behandla DSAR-förfrågningar!

Granska regelbundet kandidaternas återkoppling och bedömningsmatriser

Granska regelbundet bedömningsmatriserna från intervjupanelen för att kontrollera att de håller måttet! 

Några frågor att ställa:

• Presenterar de ett ordentligt affärsunderlag?
• Finns det en tydlig dokumentation av frågorna som ställdes och svaren som gavs? 
• Finns det tillräckligt med detaljer? 
• Överensstämmer den slutliga slutsatsen med den övergripande återkopplingen, eller är de partiska någonstans?

Allt detta ger dig en uppfattning om var du kan behöva ingripa och korrigera kursen för intervjuare som inte ställer likvärdiga frågor till kandidaterna eller ger dem en dålig upplevelse.

En bedömningsmatris på tre meningar från en 45 minuter lång intervju får mig att undra om personen verkligen var uppmärksam under intervjun!

Du kan styra mycket av processen, men interaktionerna under intervjun kommer att utgöra den största delen av kandidatens upplevelse. Du måste hålla koll och påpeka när du ser att standarderna inte uppfylls.

När du pratar med kandidaten efter intervjuerna eller i slutskedet, fråga hur de hittills har upplevt sin intervjuupplevelse.

Bonustips

Kom ihåg att människor är mer benägna att lämna en negativ recension än en positiv. Se till att färre personer får en riktigt negativ upplevelse och håll koll på återkopplingen.

Kommer en eller två kandidater att falla bort under processen? 

Kanske – ingen process är perfekt – men du vill inte bli känd som företaget som aldrig återkommer till människor, bara prioriterar kandidater som går igenom processen och lämnar de andra utan återkoppling.

Några bonustips:

• Ha färre möten: Om du har följt ovanstående och talangteamet, den rekryterande chefen och rekryteringsteamet är överens – ha färre möten. Om du har fler än fyra roller med samma rekryterande chef kanske två möten i veckan behövs, men annars räcker det med ett.
• Snåla inte med planeringen. Lägg 10 % mer tid på planeringen än du tror att du behöver.
• Ring personen. Jag vet att du tycker att du är väldigt upptagen och inte har tid, men om ett samtal tar 3 minuter (till exempel ett avslag eller något annat) – gör det bara. Om du fokuserar på det kan du hinna med så många samtal på en halvtimme!
• Följ upp rekryteringsmått och data. Använd en projektstyrningstavla, till exempel Kanban, som den gemensamma referenspunkten för att se om du når milstolparna i tid. Om inte, slå larm tidigare snarare än senare och förbered dig på att ta in stöd från teamet eller de rekryterande cheferna (låt dem också hjälpa till att hitta kandidater!).

Kom ihåg att en bättre kandidatupplevelse, även under snabb expansion, inte innebär att du fattar förhastade beslut eller genomför enkla intervjuer. Det innebär att du har en smidig rekryteringsprocess och att du intervjuar med ett tydligt syfte.

Delta i samtalet

Lycka till med ditt expansionsarbete, och överväg att använda några verktyg för automatisering av rekrytering om du behöver hjälp inom det här området.

Om du har frågor eller insikter att dela med dig av hittar du mig i People Managing People Community – en stödjande gemenskap för HR- och företagsledare som delar kunskap och idéer för att hjälpa dig att utvecklas i din karriär och göra större skillnad i din organisation.