Så utvecklar du exceptionella personalchefer inom ditt företag
Vad tänker du på när du hör begreppet ”personalhantering”?
De flesta seniora chefer jag pratar med bryter synligt ihop bara man nämner personalhantering. ”Oundvikligt”, sa en. ”Huvudvärk”, sa en annan. En erfaren chef såg mig rakt i ögonen och sa: ”Jag bryr mig helt enkelt inte”.
Det är därför inte förvånande att arbetsgivare världen över står inför en kris vad gäller medarbetarengagemang och välbefinnande av epidemiska proportioner.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Traditionella sätt att hantera människor är i grunden olämpliga för sitt syfte och måste förändras. Genom omfattande kulturell förändring, med stöd av rätt verktyg, tror jag att var och en av oss inte bara kan bli bra chefer – vi kan forma exceptionella personalchefer.
Oavsett om du är företagsägare, HR-professionell eller linjechef kommer den här artikeln att hjälpa dig och din organisation att åta er att följa de högsta standarderna för personalhantering, så att ni är förberedda på alla HR-utmaningar vid horisonten för framtidens arbetsliv.
Vilka är grunderna i personalhantering?
När vi talar om personalhantering syftar vi på generell personaladministration och det sätt på vilket vi optimerar arbetsarrangemang samt hanteringen av enskilda medarbetare för att maximera en rad faktorer, såsom produktivitet, effektivitet, välbefinnande och engagemang.
I grunden kan personalhantering ses som den mycket mänskliga relationen mellan arbetsplatser och teammedlemmar, samt det dagliga beslutsfattande som krävs för att optimera denna relation för bredare ekonomiska eller organisatoriska mål.
Det finns förvånansvärt många och varierande områden i anställningens livscykel som innefattar personalhantering. Till exempel:
- Rekrytering och introduktion
- Utbildning och karriärutveckling
- Genomföra utvecklingssamtal och sätta upp mål
- Stödja, handleda och forma nya talanger
- Hantera var medarbetare befinner sig, arbetstider och den dagliga arbetsbelastningen
- Säkerställa att teammedlemmarna uppfyller kundernas tidsfrister och krav
- Minimera risken för att relationen ”går åt skogen”, till exempel genom att lösa tvister, klagomål och konflikter
- Hantera eller bidra till HR-processer, såsom disciplinära åtgärder och prestationshantering
- Besluta om löner ska höjas, bonusar tilldelas, förmåner förbättras och befordringar erbjudas
- Hålla rutinmässiga avstämningar eller svårare samtal om att anställningen nått vägs ände
Som du ser är den stora mängden uppgifter och beslut inom personalhantering något hisnande – och det kommer ovanpå en chefs dagliga arbetsuppgifter!
Hur ser exceptionell personalhantering ut?
En erfaren chef skulle enkelt kunna genomföra alla ovanstående uppgifter inom personalhantering. Hen skulle vara väl insatt i introduktionsprocesser, veta hur man håller ett meningsfullt prestationssamtal, kunna hantera en medarbetare som underpresterar och förstå komplexiteten i lönebenchmarking.
Men exceptionella chefer hanterar inte bara; de leder. De antar ledarskapsutmaningen och använder mänskliga färdigheter som bygger på emotionell intelligens och empati. Exceptionella personalchefer kommer att:
- Kommunicera med äkthet och empati
- Lyssna med uppriktighet och lyhördhet
- Engagera sig för inkludering och främja en ”bred gemenskap”
- Leda med ett syfte och en gemensam vision
- Behandla människor med värdighet och medkänsla
- Utbilda där kunskap saknas
- Göra sina arbetsplatser mer mänskliga
Relaterad läsning: Tips om personalhantering för nya och erfarna chefer
Varför behöver företag ”exceptionella” chefer?
Flera makrotrender har gjort den traditionellt svåra HR-hanteringen extremt utmanande under de senaste åren:
- Det snabba införandet av ny teknik
- Långvariga störningar till följd av Covid-19-pandemin
- Ökad spridning och diversifiering av arbetsarrangemang.
Chefer som redan före Covid-19-pandemin hade svårt att få insyn i teammedlemmarnas dagliga arbetsbelastning, engagemang och välbefinnande har under pandemin funnit sig verka i en svart låda.
Många arbetsstyrkor är nu utspridda och förväntas övergå till hybrida arbetsformer. Lägg därtill mångfalden av arbetskategorier, såsom uppdragstagare, frilansare, bemanningsanställda samt deltids- och heltidsanställda, så börjar vi undra hur ett företag över huvud taget ska kunna hålla koll på så varierande arbetsformer.
Som om dessa utmaningar inte vore nog kan vi också se den sviktande infrastrukturen för engagemang och välbefinnande på arbetsplatsen. Den fysiska hälsan innebär enorma utmaningar för företag och HR-team över hela världen och kommer nästan säkert att fortsätta göra det i många år framöver.
Tyvärr är pandemin långt ifrån över, och vi har ännu inte sett hur arbetsgivare kommer att hantera kroniska hälsotillstånd—såsom långvarig covid—som kommer att påverka miljoner människor världen över tills nya behandlingar kan tas fram.
När det gäller psykiskt välbefinnande har pandemin också belyst en växande psykisk hälsokris under de senaste åren.
Detta väcker alla möjliga frågor om hur arbetsgivare välkomnar generation Z till arbetsstyrkan efter pandemins ekonomiska och sociala förödelse (och, vilket är viktigt, hur de ska behålla dem).
Allt detta väcker en grundläggande fråga—hur kan arbetsgivare uppmuntra närmaste chefer att verkligen bry sig om personalledning och faktiskt bli utmärkta personalchefer trots alla nuvarande och framtida störningar i arbetssätten?
Lösningen är att utveckla exceptionella personalchefer som kan inspirera medarbetare genom fortsatta störningar och osäkerhet.
Så hur gör vi det?
Bortom avprickning: utbildning och lärande
Med tanke på de seismiska kulturella förändringar som äger rum måste chefer börja se personalledning som något mycket större än bara HR-avprickning.
Framöver kommer chefer att förväntas ta ett verkligt ansvar. I synnerhet är medarbetarnas välbefinnande och engagemang inte längre bara HR-modeord—de håller snabbt på att bli kritiska efterlevnadsutmaningar för arbetsgivare.
Arbetsgivare behöver nu verkliga lösningar och ett genuint engagemang för hög kvalitet inom personalledning i ett ständigt föränderligt medarbetarlandskap. Tiden då en föråldrad medarbetarundersökning eller enkät räckte för att hålla koll på medarbetarnas uppfattningar är förbi.
Lösning: utbilda dina chefer i den större bilden bakom personalledning och se dem utvecklas till exceptionella ledare.
Utbilda dem i varför personalledning är viktigare än någonsin, vilka risker som kan uppstå när saker går fel och de enorma fördelar som kan skapas när vi lyckas med personalledningen.
Relaterad läsning: Så främjar du effektivt lärande mellan kollegor i din organisation
Identifiera styrkor och svagheter
Det är viktigt att regelbundet granska din ledningskedja för att identifiera eventuella brister i ledningsstandarderna. I grund och botten behöver du veta var förbättringar kan göras för att maximera din modell för personalledning. Till exempel:
- Kan introduktionsprocessen förbättras?
- Finns det chefer som behöver stämma av med sina teammedlemmar oftare?
- Kan introduktionsprocessen förbättras?
- Finns det chefer som behöver stämma av med sina teammedlemmar oftare?
- Kan introduktionsprocessen förbättras?
- Finns det chefer som behöver stämma av med sina teammedlemmar oftare?
Överväg dessutom om du redan har några utmärkta exempel på personalchefer inom din organisation.
Kan de dela med sig av sin kunskap till andra chefer inom organisationen?
Skulle du kunna lyfta fram deras resa mot att bli framstående chefer genom interna utbildningar och nätverksträffar—eller genom en intervju för en intern tidning eller en intranät-sida?
Relaterad läsning: Funderar du på ett intranät för medarbetare? Läs detta först
Från reaktiv till proaktiv ledning
Att bygga upp ett nätverk av exceptionella personalchefer kan kräva en förändring av arbetsplatskulturen.
Traditionellt har personalhantering varit en mycket reaktiv verksamhet. Men för att säkerställa medarbetarnas engagemang och välbefinnande samt minimera personalomsättningen kan du behöva gå mot en betydligt mer proaktiv modell för personalhantering.
Med proaktiv personalhantering har chefer ett kontinuerligt engagemang med sina teammedlemmar. De lyssnar och kommunicerar öppet och autentiskt. De får ut det bästa av sina teammedlemmar och utvecklar dem organiskt. Avgörande är att de förstår att personalhantering är viktig för den övergripande tillväxten och utvecklingen hos både dem själva och deras teammedlemmar.
Så hur ser proaktiv personalhantering ut?
Jag skulle säga att proaktiva personalchefer på sätt och vis är skickliga framtidsanalytiker. De kan förutse framtida åtgärdspunkter, risker och trender. De vet till exempel att en medarbetare som har haft samma roll i flera år sannolikt har stagnerat och kan behöva en ny utmaning. De har regelbundna avstämningar med personen och föreslår nya eller utökade roller, spännande projekt eller tjänstgöring på annan plats.
En verkligt exceptionell personalchef kan också identifiera problem- och belastningspunkter långt innan de blir ett allvarligt problem. En medarbetare som till exempel arbetar orimligt långa dagar utan att ta ledigt löper större risk att drabbas av stress och utbrändhet och till slut bli en potentiell risk att förlora.
Relaterad läsning: Bedragarsyndrom: Vad det är och hur du hanterar det
Överväg incitament och belöningar
Med tanke på personalhanteringens centrala betydelse för ett företags långsiktiga framgång kan du överväga att införliva standarder för personalhantering i belönings- och incitamentsprogram.
Vanligtvis fokuserar sådana program på personliga och företagsrelaterade finansiella nyckeltal. Men jag har sett ett ökande antal program där etiska standarder och beteendestandarder ingår som förutsättningar för utbetalning eller till och med som skäl för att återkräva incitamentsersättningar. Företag har slutat belöna finansiella misslyckanden efter den globala ekonomiska kraschen 2008, och samma princip kan sägas gälla för personalhantering.
Man kan hävda att endast högkvalitativ och etisk personalhantering bör belönas, och att införandet av sådana standarder i dina belöningsstrukturer kan förändra dina chefers arbetssätt från reaktiva och passiva till proaktiva och målmedvetna.
I grunden kan du utveckla bättre personalchefer genom rätt incitament och belöningar.
Teknik kan hjälpa
Oavsett hur framgångsrik du är med att genomföra den rätta kulturella förändringen för att utveckla exceptionella personalchefer finns det gränser för vad cheferna kan göra från dag till dag. Det är här tekniken kan hjälpa.
Informationssystem för personalresurser (HRIS) kan hjälpa dig att effektivisera processer och hålla koll på viktiga personalrelaterade data och mätvärden. Många kan hjälpa dig att identifiera problem- och belastningspunkter så att du kan ingripa innan de blir ett problem.
Det finns ett stort utbud av HR-hanteringssystem på marknaden som fokuserar på olika nischer. Vissa fokuserar enbart på automatisering och administration, medan andra försöker lösa mer ”mänskliga” HR-frågor, såsom arbetsplatskultur och samarbete.
Jag tror att intresset för att säkerställa medarbetarnas välbefinnande och engagemang sannolikt kommer att öka under de kommande tio åren, eftersom detta blir prioriterade områden för företag. Se därför till att välja en HRIS-leverantör som kan hjälpa dig att hantera dessa frågor som potentiella efterlevnadsfrågor i framtiden och inte bara som HR-modeord.
Några ytterligare resurser:
