“İşletme için stratejik bir ortak olarak hareket etme beceriniz, İK ekibinizin başarısının nihai göstergesidir.” - Alex Link, L&D Baş Direktörü, CVS Health
İnsan kaynaklarının rolü, İK'nın işletmenin stratejik ortağı olması ve işletmenin başarısına somut katkılar sunmasının beklenmesiyle birlikte gelişmiş ve genişlemiştir.
Hiçbir kuruluş birbirinin aynısı olmasa da, işletmeyi gerçekten desteklemek isteyen İK departmanları için İK en iyi uygulamalarının bir listesini oluşturmak üzere uzmanlarla görüştük.
Bu konudaki birçok makale yalnızca ‘doğru kişileri işe almak’, ‘sorunsuz bir işe alıştırma süreci geliştirmek’ veya ‘harika bir kültür oluşturmak’ gibi bariz önerilerde bulunur.
Bunlar önemli olmakla birlikte, temel bilgilerin zaten farkında olduğunuzu varsayarak konuyu biraz daha derinlemesine ele alacağım.
İK İçin En İyi 11 Uygulama
Stratejik yetenek yönetimini uygulamak, İK ekiplerinin çalışan gelişimini ve kuruluşun başarısını destekleyen uygulamalar geliştirmesine olanak tanır. Uymanızı önerdiğim 11 İK en iyi uygulaması şunlardır:
1. İşletmeyi anlayın
“Harika bir İK lideri yalnızca insanları değil, işletmeyi ve stratejiyi de merak eder.” - Doug Dennerline, CEO, Betterworks
Hakkında hiçbir şey bilmediğiniz bir şeyi etkili bir şekilde desteklemek zordur. Bu nedenle İK profesyonelleri için bir numaralı en iyi uygulama, işletmeyi ve nasıl işlediğini anlamaya çalışmaktır.
Bu; işletme modelini ve stratejisini, genel pazarı, kurumsal hedeflerin neler olduğunu ve iş arkadaşlarınızın yaptığı işi anlamak anlamına gelir.
İK profesyonellerinin işletmenin geneli hakkında bilgi edinmesinin bazı yolları şunlardır:
- Bunu bireysel gelişim planınıza (IDP) dahil edin. İşletmeyi öğrenmenizi sağlayacak mekanizmaları (ör. yeni iş alanları hakkında bilgi edinmenizi sağlayacak kurslar veya yeni projeler/gelişim fırsatları) içeren bir IDP geliştirin.
- Finansal sonuç görüşmelerini dinleyin. Kuruluşunuz halka açık bir şirketse, finansal sonuç görüşmeleri yalnızca yatırımcı topluluğu için değil, işletmeyi, stratejisini ve finansal performansını derinlemesine anlamaya çalışan herkes için zengin bir bilgi kaynağıdır.
- Resmî ilişkiler kurun. İşletme genelinde erişiminiz olan liderlere öncelik verin ve onlarla geçirdiğiniz zamandan yararlanın. Rolünüze/ilişkinize uygun olduğunda düzenli bire bir görüşmeler planlayın ve onları, ekiplerini ve yaptıkları işi öğrenmeye ilgi gösterin. Bu, güvene dayalı bir ilişki kurmak, stratejik ve danışmanlık odaklı bir şekilde hareket etmek ve işletme stratejisinin hayata geçirilmesine yardımcı olmak için fırsatınızdır.
- İç ağınızdan yararlanın. Ağınız aracılığıyla gayriresmî öğrenme, öğrenmenin en iyi (ve psikolojik açıdan en güvenli) yollarından biridir. İç ağınızdaki iş arkadaşlarınızdan sizinle kahve içmeye veya öğle yemeğine katılmalarını isteyin ve onların alanlarında yaptıkları iş hakkında daha fazla bilgi edinmek için hazırladığınız sorularla görüşmeye gidin.
- Çalışanlarınız ve liderlerinizle anketler/görüşmeler/odak grupları/dinleme oturumları düzenleyin. Çalışan anketleri veya bir dizi dinleme oturumu gibi araçlar, işletme ve iş arkadaşlarınız hakkında daha fazla bilgi edinmek için değerli olabilir.
- Strateji toplantılarına katılın. İşletme stratejisi oturumlarına katılmak (ve zamanla katkıda bulunmak), stratejik planlamanın uygulamada nasıl gerçekleştiğini görmek, işletme stratejisi oturumlarınız hakkında bilgi edinmek ve zaman içinde katkıda bulunabileceğiniz aktif bir söz hakkı elde etmek için harika bir yoldur.
2. Veriye dayalı hareket edin
“Günümüzün faaliyet ortamındaki karmaşıklık, stratejik tartışmalara yön vermek için yeni veri türlerini gerekli kılıyor. Bu yeni veriler, tipik iş gücü analizlerinin çok ötesine geçiyor ve hatta büyük hacimli yapılandırılmamış verilerden elde edilen yetenek riskleri ve fırsatlarına ilişkin içgörüleri de kapsıyor.” - Cydney Roach, Çalışan Deneyimi Küresel Başkanı, Edelman
İK'nın veriye dayalı hale gelmesi, kuruluşların iş gücünü yönetme ve optimize etme biçiminde önemli bir gelişime işaret eder.
Bu yaklaşım yalnızca karar alma süreçlerini iyileştirmekle kalmaz, aynı zamanda İK stratejilerinin işletme sonuçlarıyla uyumlu hale getirilmesine de yardımcı olur.
Peki İK ekipleri nasıl daha fazla veriye dayalı hale gelebilir?
- Açık hesaplama ve ölçüm talimatlarıyla HR metrikleri oluşturun
- İşletmeye değer kattığını gösteren HR KPI'ları oluşturarak ‘okyanusu kaynatmaya’ çalışmaktan kaçının
- İş gücü planlaması için çalışan verilerini toplamak üzere HRIS gibi araçları kullanın
- İş gücü verilerinizi analiz etmek ve eyleme geçirilebilir içgörüler ortaya çıkarmak için HR analitiği yazılımı kullanın
- Verileri kullanma konusunda beceri ve özgüven kazanmak için HR analitiği kursları alın.
Have an account? Log In
3. Çalışanları dinleyin
“İşletme liderlerinin kullanıcılara gösterdiği yoğun ilgiyle aynı düzeyde ilgiyi İK'nın da çalışanlarına göstermesi gerekir. İhtiyaçlarını, sorun yaşadıkları noktaları, karşılaştıkları zorlukları ve edinmek istedikleri becerileri anlayın.” - Donna Scarola, Parcl İnsan, Amaç ve Kültür Başkanı
İK'nın rolünün bir parçası, işe alım, çalışanların elde tutulması, performans yönetimi ve bağlılığı desteklemek için çalışan deneyiminin tasarlanmasına yardımcı olmaktır.
Ürün ekiplerinin müşterileri dinleyip geri bildirim toplaması gibi, çalışanları dinlemek harika bir çalışan deneyimi oluşturmak ve güçlü bir işveren markası geliştirmek için kritik öneme sahiptir.
Elde edilen geri bildirimler, yeni programlar ve girişimler oluşturup test etmek ve başarılı, ilgi çekici bir iş yeri kültürü oluşturmak için kullanılabilir.
Etkili çalışan dinleme stratejileri, yöntemleri ve en iyi uygulamalarından bazıları şunlardır:
- Sürekli geri bildirim için birden fazla dinleme kanalı: Etkili çalışan dinleme; yıllık ve kısa anketler, bire bir toplantılar, odak grupları, genel toplantılar, çalışan bağlılığı görüşmeleri ve işten ayrılma görüşmeleri gibi çeşitli yöntemler gerektirir.
- Geri bildirimi toplama sorumluluğunun paylaşılması: Dinlemek kolektif bir sorumluluktur ve yalnızca İK'nın veya yönetimin sorumluluğunda olmamalıdır. Bunun yerine, üst düzey liderlerin “dinleme” yaklaşımını belirlediği, İK'nın başarı için süreci yönlendirip koçluk yaptığı, yöneticilerin güveni ve bağlılığı geliştirdiği ve çalışanların sürece tam anlamıyla katkıda bulunma konusunda kendilerini yetkili hissettiği bir anlayışla tüm şirket sorumluluk alır.
- Dinleme verilerinden eyleme geçme: Ekip üyeleri, geri bildirimlerinin şirketin eylemlerini nasıl şekillendirdiğini görmezse paylaşmaya devam etme olasılıkları azalır.
- Çalışanları fikirlerini açıkça ifade etmeye teşvik etme: Çalışanların fikirlerini açıkça ifade etmesini sağlamak birçok kuruluş için zor olabilir. Çalışanları dinlemenin ardındaki “neden”i açıklamak iyi bir başlangıçtır; çünkü insanlar, bunun kendilerine nasıl fayda sağlayacağını anladıklarında bir şey yapma olasılıkları çok daha yüksektir. Bir diğer unsur da insanların aşağılanmadan fikirlerini açıkça ifade edebileceklerine ve katkıda bulunabileceklerine güven duymalarını sağlamak için psikolojik güvenlik oluşturulmasıdır.
4. İnsan operasyonlarını bir ürün gibi ele alın
“İnsan operasyonları, ekibinizin işe alım sırasında benimsediği ve istifasını verene kadar kullanmaya devam ettiği, büyük ölçüde görünmeyen üründür” - Jessica Zwaan, COO, Talentful
Yukarıda, ürün ekiplerinin yaptığı gibi çalışanları dinlemekten bahsettim. Bu yaklaşım bir adım ileri taşınarak insan operasyonları bir ürün gibi ele alınabilir.
Bu, çalışan deneyimini insanların şirkete katıldıklarında benimsedikleri bir ürün olarak ele almak anlamına gelir.
Bu ürünü mümkün olan en iyi hâle getirmek HR/insan operasyonları ekiplerinin görevidir. Çalışanları dinlemek bunun önemli bir parçasıdır; ancak bunu başarmaya yardımcı olacak birkaç yöntem ve en iyi uygulama daha şunlardır:
- Görev üzerindeki etkiyi en üst düzeye çıkarın: Şirketinizin misyonu “Dünyadaki herkese sürdürülebilir enerji sağlamak” ise çalışan operasyonları ekibinin görevi, insanların bu misyona ulaşmasını sağlamak için elinden gelen her şeyi yapmaktır.
- Her şeyi başkaları aracılığıyla gerçekleştirin: Performans ve gelişim görüşmelerinden sağlam bire bir görüşmelere ve etkili bir işe alım makinesi tarafından sunulan dünya standartlarında bir meslektaş ekibine kadar iyi çalışan operasyonları, aslında bu makineyi işleten kişiler tarafından yürütülür. Makineler, çalışan operasyonları çalışanlarının elleriyle nadiren kullanılmalıdır.
- Geri bildirim döngüleri: Ekibinizi çalışan deneyiminizin müşterileri olarak düşünüyorsanız, ürün yönetiminin en önemli ilkelerinden biri açık ve net geri bildirim döngüleri geliştirmektir.
- Tasarım odaklı düşünme: Çalışan operasyonları işlevinizi etkili bir şekilde ürün işlevi gibi yürütmek için tasarım odaklı düşünmeyi ve çevik HR uygulamalarını dâhil etmeniz gerekir. Bunun için eğitim almanız ya da ürün, tasarım ve mühendislik ekiplerinizin geriye dönük değerlendirme, günlük toplantı ve yol haritası oturumlarına katılmanız yeterli olabilir.
- Araçlar: Ürün odaklı düşünen bir çalışan ekibini yönetmek için planlama, geri bildirim, takip ve test araçlarına ihtiyacınız olacaktır. Bunlardan bazıları daha pahalı ancak oldukça etkilidir (Peakon); bazıları ise ölçeklenen işletmeler için ucuz ama pratiktir (Google Forms).
5. İşlemsel görevleri ortadan kaldırarak strateji için zaman yaratın
“Stratejik bir HR iş ortağı olmanın önündeki en büyük engellerden biri zamandır. Bir günde yalnızca belirli sayıda saat vardır ve bu saatleri nasıl harcadığınız konusunda çok bilinçli olmanız gerekir.” - Alex Link
Bir HR profesyonelinin hayatı oldukça yoğundur. İşlemsel görevler arasında kaybolmak ve daha önemli stratejik düşünme faaliyetleri için hiç zaman bulamamak kolaydır.
Bununla mücadele etmenin iki yolu vardır:
- HR yönetişim modeli: Daha stratejik olabilmek için zaman kazanmak üzere HR işletim modelinizde neler değiştirilebilir?
- Öz yönetişim: Daha stratejik konulara odaklanmak için zaman kazanmak üzere işlerinize nasıl farklı öncelikler verebilirsiniz?
Örneğin, bazen diğer aylık görevlerinin yanı sıra maaş bordrosu HR tarafından hazırlanır—ancak bu görev başka bir departmana veya dış hizmet sağlayıcısına devredilebilir mi?
6. Kişisel gelişiminizi ihmal etmeyin
“HR liderleri işletmenin farklı bölümlerinde, işletme liderleri de HR alanında dönüşümlü olarak görev yapmalıdır. Nihayetinde, işletmeyi, kültürü ve çalışanlarımızı en iyi şekilde nasıl geliştireceklerini derinlemesine ve geniş kapsamlı anlayan, çok yönlü liderler istiyoruz.” - Michael Knierim, KWM Consulting
Başkalarına yardımcı olmak için öğrenme ve gelişim stratejileri oluşturmak için çok çalışıyoruz; ancak kendi öğrenme ve gelişiminizi ihmal etmemeniz gerektiğini hatırlamanız önemlidir.
HR kitapları, podcast'ler, kurslar ve konferanslar faydalıdır; ancak asıl uygulamalı öğrenmede kendini gösterir.
Öğrenmenin 70-20-10 modeli, gelişim zamanımızın %70'ini uygulamalı öğrenmeye ayırmamız gerektiğini öne sürer.
Bu, yeni iş alanlarını tanımanızı sağlayacak ve becerilerinizi geliştirmenize yardımcı olacak yeni projeler ve sizi zorlayacak görevler üstlenmek anlamına gelir.
Fırsatlar bulmanıza ve sizi doğru yönde yönlendirmenize yardımcı olacak güçlü bir mentor ve/veya koç bulmanız da önemlidir.
7. İşletmenin HR algısını değiştirin
“Çoğu lider, HR'ın işletmenin stratejik bir ayağı olarak nasıl kullanılabileceğini görmüyor. Evet, ofis atıştırmalıklarını organize edebilir, eğlenceli etkinlikler düzenlemeye yardımcı olabiliriz; ancak ‘kültür elçileri’ yaptığımız işin yalnızca bir parçasıdır, tamamı değildir.” - Alana Fallis, Çalışan Operasyonları Direktörü, Quantum Metric
Ne yazık ki hâlâ HR'ın yalnızca insanları “işe almak ve işten çıkarmak” için var olduğu ve kuruluşun uzun vadeli başarısına stratejik bir değer katmadığı yönünde bir yanlış kanı bulunmaktadır.
Stratejik bir iş ortağı olarak faaliyet göstermek ve ilgi çekici projeler üzerinde çalışmak istiyorsanız işletmenin HR'ın ne olduğuna ilişkin algısını değiştirmeniz gerekebilir.
Yukarıdaki en iyi uygulamaları takip etmek yardımcı olacaktır; ancak paydaşınızla iletişim kurmanız, ne yapmaya çalıştığınızı onlara anlatmanız, sizden neye ihtiyaç duyduklarını tanımlamalarına yardımcı olmalarını istemeniz ve HR yaklaşımınızı onların istekleri ve ihtiyaçları doğrultusunda yeniden şekillendirdiğinizden emin olmanız önemlidir.
Bu, popüler olmakla ilgili de değildir; işletmeye nasıl yardımcı olabileceğinizi belirlemek için bir danışman gibi hareket etmek ve ardından bu KPI'ları gerçekleştirmekle ilgilidir!
8. Teknolojiden bağımsız olun
Her şeyi yapabildiği söylenen yeni İK yazılımları ve araçları hakkında çok fazla abartılı söylem var. Ancak tüm bu gösterişli özelliklere kendinizi kaptırmayın.
Tavsiyemiz, yeni teknolojilere açık olmanız; ancak pazarlama iddialarına ihtiyatla yaklaşmanız ve gerçekten neye ihtiyacınız olduğu konusunda seçici davranmanızdır. İK yazılımı için iş gerekçenizi oluştururken araştırmanızı ortaya koyun ve yaratacağına inandığınız etkiyi ana hatlarıyla açıklayın.
Daha fazla rehberlik için İK dijital dönüşümü rehberimizi okuyun.
9. Her şeyi belgeleyin
Belgeleme konusunda iyi uygulamalar oluşturmak akıllıca olacaktır. Bu, özellikle uzaktan ve hibrit kuruluşlarda oldukça faydalıdır!
Buna, tüm süreçlerin kolayca erişilebilecek ve aranabilecek şekilde belgelenmesi de dahildir. Her konu uzmanı, süreçlerini zaman içinde belgeleyebilir ve ekip üyeleriyle paylaşabilir.
İzin yönetimi, İK uyumluluğu, makul düzenlemeler, işe alım ve işe alıştırma gibi İK süreçlerini standartlaştırmak riski azaltmaya yardımcı olur ve zaman içinde bunları güncellemeyi ve denetlemeyi kolaylaştırır.
Süreç ve politikalara ek olarak, karar alma süreçlerini ve bir iş yeri soruşturması veya anlaşmazlığıyla ilgili her şeyi belgeleyin.
10. Görünür olun, sık iletişim kurun
“İK perspektifinden amaçlı iletişim; olumlu bir çalışma kültürünün sürdürülmesinden, yeteneklerin çekilmesi ve elde tutulmasından, sorunların çözülmesinden, yasal gerekliliklerin karşılanmasından ve çalışanların gelişimi ile esenliğinin desteklenmesinden sorumludur. Bunun, herkesin aynı anlayışta olmasını sağlayan bir İK işlevinin temeli olduğunu söyleyecek kadar ileri gidebilirim.” — Raakhi Vadera, Birleşik Krallık/ABD Kıdemli İnsan ve Kültür İş Ortağı, YOOBIC
İK profesyonellerinin yaptığı işlerin büyük bir kısmının çalışma arkadaşlarının çoğu tarafından fark edilmemesi ve takdir edilmemesi, işin üzücü bir gerçeğidir.
Sonuçta yaptıkları işlerin çoğu gizlidir ve çalışan ilişkileri konularıyla ilgilenirken tarafsızlık çok önemlidir.
Ancak işin büyük bir kısmı gizlilik gerektiriyor diye İK ekiplerinin ofislerine kapanması gerekmez.
Kuruluş içinde açık, iletişime önem veren ve olumlu bir varlık olmanın sağlayacağı çok şey vardır. Bu, işletme hakkında bilgi edinmenize ve çalışma arkadaşlarınızın güvenini kazanmanıza yardımcı olur.
Elbette burada arkadaşça davranmakla arkadaş olmak arasında dikkat edilmesi gereken ince bir çizgi vardır. Yakın olduğunuz birini işten çıkarmak zordur ve kayırmacı olarak algılanmak istemezsiniz.
İyi iletişimin bir parçası, ihtiyaç duyan kişilerin bilgilere intranet veya benzeri bir kanal üzerinden kolayca erişebilmesini sağlamaktır. Bu, ekibe yöneltilen soru sayısını azaltmaya yardımcı olur.
Bir İK işlevi olarak etkili iletişim kurma konusunu daha derinlemesine incelemek için İK iletişimi hakkındaki makalemize göz atın.
11. Yardım isteyin
İK çalışanları birçok farklı sorumluluk üstlenir; bu nedenle yardım istemek bir zayıflık değil, şirketiniz ve çalışanlarınız için en iyi kararları aldığınızdan emin olmanın akıllıca bir yoludur.
Örneğin, karmaşık hukuki ve uyumluluk sorunlarıyla ilgilenirken bir iş hukuku avukatına veya hukuk uzmanına danışmak daha iyi olabilir.
Yardım almak için başvurabileceğiniz kişiler hakkında bazı öneriler:
- İş hukuku avukatları: Uyumluluk ve hukuki riskler söz konusu olduğunda.
- İK danışmanları: Stratejik planlama, yeniden yapılandırma ve çalışan ilişkileri için.
- Kayıtlı İşveren (EOR) Hizmetleri: Küresel ölçekte işe alım yapıyorsanız.
- İK meslektaşları ve ağları: Deneyimlerin ve en iyi uygulamaların paylaşılması için İK toplulukları ve sektör etkinlikleri.
Gerçeklik kontrolü: İnsan kaynakları yönetimindeki en iyi uygulamalar neleri garanti edemez?
Yukarıdaki İK en iyi uygulamaları departmanın etkinliğini artırmak için çok şey yapabilir; ancak aşağıdakileri garanti edemez:
- %100 çalışan memnuniyeti ve çalışanların elde tutulması: Güçlü bağlılık stratejilerine rağmen bazı çalışanlar kişisel nedenler, kariyer değişiklikleri veya dış fırsatlar nedeniyle ayrılacaktır; bu sağlıklıdır!
- Kusursuz işe alım kararları: Stratejik iş gücü planlaması ve yapılandırılmış işe alım, önyargıyı azaltır ve seçimi iyileştirir; ancak bunlar yanlış uyum veya öngörülemeyen performans sorunları riskini tamamen ortadan kaldıramaz.
- %100 çatışmasız çalışma ortamı: İK, anlaşmazlıklarda arabuluculuk yapabilir ve açık, iş birliğine dayalı bir kültürü teşvik edebilir; ancak kişilik çatışmaları, stres veya iletişim eksikliği nedeniyle iş yeri çatışmaları yine de ortaya çıkabilir.
- Tüm çalışanlar için eşit başarı: Eğitim ve gelişim programları fırsatlar sunar; ancak başarı bireysel çabaya, uyum sağlama yeteneğine ve dış faktörlere bağlıdır.
- Aktif denetim olmadan tam uyumluluk: Etkili İK politikaları uyumluluğun korunmasına yardımcı olur; ancak yasalar değişir ve işletmelerin yasal risklerden kaçınmak için düzenlemeleri sürekli olarak takip etmesi gerekir.
- Anında kültürel uyum: Güçlü işe alıştırma ve bağlılık çabalarına rağmen yeni işe alınanları şirket kültürüne entegre etmek zaman alır ve bu her zaman garanti edilemez.
- Önyargı veya ayrımcılığın mutlak biçimde önlenmesi: Çeşitlilik ve kapsayıcılık politikaları önyargıyı azaltır; ancak bilinçsiz önyargı ve sistemik zorlukların ele alınması için sürekli çaba gerekir.
- Garantili iş başarısı: İK en iyi uygulamaları iş hedeflerini destekler; ancak piyasa koşulları, rekabet ve dış faktörler de bir şirketin başarısını etkiler.
People Managing People Bültenine Abone Olun
Dünya standartlarında bir İK işlevi geliştirme konusunda daha fazla bilgi için İK ve iş liderlerine yönelik haftalık bültenimize abone olun. Kariyerinizde ilerlemenize ve kuruluşunuzda daha büyük bir etki yaratmanıza yardımcı olacak en yeni içeriklerimizin tümünü alacaksınız.
