Son birkaç yılda yaklaşık bir düzine İK teknolojisi projesinde yer aldıktan sonra bir şeyi kesin olarak söyleyebilirim: Henüz %100 veriye dayalı bir İK fonksiyonuyla tanışmadım.
Öncelikle bu yazının İK profesyonellerini eleştirmekle değil, İK fonksiyonunu kuruluş içinde daha değerli ve aranan hâle getirmekle ilgili olduğunu açıkça belirtmek istiyorum. Ayrıca İK teknolojisi iş gerekçelerinin savunulmasının daha kolay olduğunu kanıtlamakla da ilgili. İK'ya daha fazla değer verildiğinde, yalnızca masada bir koltuğa sahip olmakla kalmazlar, masadaki en iyi koltuğa davet edilirler.
Peki tüm bunlar nasıl başlar? Şu 3 basit adımla:
Tüm Süreçleri Belgeleyin
Kullanılan teknolojileri, hacimleri, hızı, sürece dahil olan kişileri (tedarikçiler ve müşteriler dahil), girdileri ve çıktıları ayrıntılı şekilde ortaya koyan kapsamlı bir veri derlemesiyle tüm süreçlerinizi belgeleyerek başlayın. Bu, yaygın olarak SIPOC diyagramı olarak adlandırılır.
Bu şaşırtıcı olmamalı; ancak öyleyse, İK'nın başlaması gereken yer burasıdır. Bir iş analistine, doğru yazılıma ve becerilere sahip olmamanızın ya da iş arkadaşlarınızın bunu nasıl yaptığını gösteren kıyaslama verileri sağlayan bir danışman ekibinizin bulunmamasının önemi yoktur.
Yukarıdakilerin tümü süreci daha hızlı ve kolay hâle getirse de başlamak için basit bir yöntem; biraz kraft kâğıdı, yapışkan not kâğıtları, kalemler ve elbette İK çalışanları kullanmaktır.
İş süreçleri MS Word akış şemasında veya herhangi bir ücretsiz haritalama yazılımında kolayca gösterilebilir. Fikir basittir: İşletme ve İK işlerin nasıl yapıldığını, bunu kimin yaptığını, ne kadar sürdüğünü, her adıma ne girip çıktığını ve tüm sürecin kaç kez tekrarlandığını bildiğinde aşağıdakileri hesaplamak kolaylaşır:
- Her şeyin ne kadar sürdüğü
- İK süreçlerinin şirkete ne kadara mal olduğu
- Teknoloji kullanılarak ne kadar tasarruf edilebileceği
Teknoloji Envanteri
Bu, İK fonksiyonlarının şu anda yapabileceği en kolay adımlardan biri olmalı ve herhangi bir danışmanın veya kaynağın işe alınmasını gerektirmemelidir. Hâlihazırda kullanılan İK teknolojilerini, bunların İK fonksiyonuna ve kuruluşa maliyetini ve dolayısıyla kime ait olduklarını gösteren basit bir tablo, diyagram veya harita oluşturun.
Bunu söylemenin başka bir yolu yok: Bu bilgiler hazır değilse danışmanlarla veya bilgi ve iletişim teknolojileri (ICT) ekipleri, finans ekipleri ve son kullanıcılar gibi kurum içi paydaşlarla toplantılara gitmek için zamanınızı harcamayın; çünkü paydaşların yeni teknoloji arayışını ciddiye alması için bu, asgari gerekliliktir.
Çalışan Maliyetlerini Hesaplayın
Son olarak, çoğu işletmenin maliyetlerinin en az %75'i çalışanlarla ilgilidir. Bu nedenle, her adımı gerçekleştiren kişilerin maliyetleriyle birlikte bu bilgileri süreç envanterinize girmek kolay olmalıdır.
Bu, şirkete her bir İK sürecinin tam olarak ne kadara mal olduğunu ve bakım maliyetinin ne olduğunu gösterecektir. Bu, İK için yabancı bir kavram olmamalı. Zorluk genellikle süreçlerin ilk etapta belgelenmiş olmasıdır; bu da yukarıdaki 1. adıma geri götürür!
Tüm adımlar; çalışan, süreç, ve teknoloji verilerinin açıkça ölçülmesini sağlar ve bu da veriye dayalı kararlar almanın önünü açar.
Yardımcı olabilecek bir şey, her doların nasıl harcandığını anlamanıza yardımcı olacak gider raporlama yazılımıdır.
İşletme maliyetleri konusunda endişeleniyorsanız ücretsiz veya ucuz kaynaklara yönelin. Açık kaynaklı İK yazılımları genellikle ücretsiz ve son derece esnek bir plana sahiptir.
Sonuç
Kuruluşunuzu işletmenin gerçek maliyetini bilmek, kapsamlı bir envanter çıkarmakla başlar. Bu olmadan, zararsız görünebilecek ancak kuruluşunuzun başarısı açısından zararlı sonuçlara yol açabilecek ayrıntıları gözden kaçırma riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Bir İKYS Analistinin tüm bu görevleri nasıl kolayca üstlenebileceğini buradaki makalemizde öğrenin.
Daha da faydalı bilgiler için bugün People Managing People bültenine kaydolun!
İlgili Yazılar:
