Ofis Atıştırmalıkları serimiz, topluluğumuzun uzman üyeleriyle deneyimlerinden oluşan çeşitli açık büfeleri hakkında samimi sohbetler ettiğimiz ve bu sohbetlerden değerli içgörüler ve fikirlerle ayrıldığımız bir seridir.
Bu kez eski öğretmen, proje yöneticisi ve operasyon uzmanı Sarah-Jayne Lehtinen ile sohbet ettik. Kendisi şu anda Prodigy Education'da insan operasyonlarının başında bulunuyor ve yetenekleri çekmek, geliştirmek ve elde tutmak için yenilikçi programların geliştirilmesine ve uygulanmasına öncülük ediyor.
Eğitim ve gelişim, çalışan deneyimi tasarımı, veri toplama ve analiz, uzaktan çalışma ve elbette ofis atıştırmalıkları hakkında değerli içgörüler edinmek için izleyin/dinleyin/okuyun!
Becca Banyard
Burada olman harika Sarah-Jane. Kariyerinin çeşitlilik gösterdiğini biliyorum; bugün bulunduğun noktaya nasıl geldiğini bize biraz anlatabilir misin?
Sarah-Jayne Lehtinen
Kariyerime sınıfta, beşinci sınıfa ders veren bir ilkokul öğretmeni olarak başladım. Bu, tahmin edebileceğiniz gibi çok eğlenceliydi ve her yönüyle harikaydı. Ancak ABD ve Kanada'da yaşadığım için tüm diplomalarım Amerikan sistemine aitti. Bu nedenle eşimle birlikte memleketim olan Ontario'ya taşınmaya karar verdiğimizde, diplomalarımı OCT'ye değerlendirtmem gerekti.
Bir boşluk oluştu ve ben de “Hmm. Tamam. Sorun değil. Şöyle bir etrafa bakayım,” diye düşündüm. Bir havacılık ve uzay mühendisliği şirketinde bir yıllık doğum izni sözleşmesi fırsatı vardı ve “Bu mükemmel. Sözleşmeyi tamamlarım, ardından gelecek sonbaharda hazır olup tekrar sınıfta öğretmenlik yapabilirim,” diye düşündüm.
Ama işletmeye âşık oldum ve o sözleşme bana, kendimle ilgili daha önce hiç fark etmediğim şeylerden birinin süreç odaklı olduğumu gösterdi. Six Sigma'nın ve operasyonel verimlilik kavramının ne olduğunu daha öğrenmeden önce bile tüm bu operasyonel verimlilik fırsatlarını tespit etmeye başladım. Sonunda başkana gidip “Tüm bu silolarımız var ve ekibi bir araya getirmek için gerçekten yapmamız gereken şey, işletmenin bu alanlarını birleştirerek bir ekip olarak bir araya gelmemizi ve birlikte gerçekten iyi çalışmamızı sağlamak,” dedim.
Başkan bu fikri alıp üzerinde düşündü ve sonunda tüm bu alanları birleştirdi. Ardından doğrudan kendisine rapor vererek o alanın tamamının yöneticisi oldum. Böylece adım atıp denedim, bir şans verdim ve sonuç harikaydı. Öğrenmek için pek çok fırsat elde ettim.
Ondan sonra çoğu işimde, iyi tanımlanmamış bir şeyin içine adım atıyor ve yeni bir şey deneme fırsatı buluyordum. “Bakalım bu beni nereye götürecek,” diyerek önüme açılan kapılardan içeri girmeye devam ettim. Ontario'ya döndüğümde ise kariyerim konusunda ilk kez bilinçli davranmak istediğimi fark ettim. “Gerçekten harika bir kültür bulmak istiyorum. Çok güçlü bir misyon istiyorum ve her gün yapmaktan heyecan duyacağım bir şey istiyorum,” diye düşündüm; çünkü havacılık ve uzay şirketi heyecan vericiydi ama harika bir kültüre sahip değildi.
Benim için Prodigy, inanılmaz bir yolculuk oldu; çünkü denemeye istekli herkes için her zaman yapılacak çok iş var, ancak gerçekten harika bir kültürümüz de var.
Bağlılık, çalışanlarınızı anlamak ve onları neyin motive ettiğini, neyin heyecanlandırdığını gerçekten bilmektir. Bu sayede rolü kişiye göre uyarlayabilirsiniz. Ancak bir şeylerin uyumsuz olduğunu gördüğünüzde, yöneticilerinizi bunu fark edebilmeleri ve “Bu kişinin güçlü yönleri neler? Ne yapıyor?” sorularını belirlemek için doğru soruları sorabilmeleri konusunda eğitmeniz gerekir.
Becca Banyard
Ne güzel bir yolculuk. Harika bir şirket kültürüne sahip olan ancak havacılık ve uzay sektöründe çalışırken deneyimlediğiniz düzeyde bir bağlılığa sahip olmayan bir kuruluşta görev yapan bir İK yöneticisine veya direktörüne ne söylemek istersiniz?
Sarah-Jayne Lehtinen
Evet, mesele, rol için doğru kişilerle çalışıp çalışmadığınızı ve onların işi yapmaktan heyecan duyup duymadığını anlamakla ilgili. O zamanlar benim için mesele yapılacak işin önemli olmaması değildi; yalnızca bana o kadar ilgi çekici gelmiyordu.
Bağlılık, çalışanlarınızı anlamak ve onları neyin motive ettiğini, neyin heyecanlandırdığını gerçekten bilmektir. Bu sayede rolü kişiye göre uyarlayabilirsiniz. Ancak bir şeylerin uyumsuz olduğunu gördüğünüzde, yöneticilerinizi bunu fark edebilmeleri, doğru soruları sorabilmeleri ve “Bu kişinin güçlü yönleri neler? Ne yapıyor?” sorularının yanıtını belirleyebilmeleri konusunda eğitmeniz gerekir.
Benim en verimli olduğum alan, son derece belirsiz ve karmaşık bir problemin içine atılmaktır. Herkes bundan hoşlanmaz; bazı insanlar, iyileştirmeye odaklanabilecekleri yapılandırılmış ve tekrarlayan görevleri sever. Bu roller için doğru kişileri bulmak gerçekten önemlidir, çünkü her iş için uygun birileri vardır. Önemli olan, doğru kişiye sahip olup olmadığınızdır.
Ofis alanımızı küçültmüyoruz çünkü insanların geri dönmek isteyeceğine kesinlikle inanıyoruz. İlk başta olmasa bile zamanla, kendilerini rahat hissettikçe insanlar yavaş yavaş geri dönmenin yolunu bulacaklar.
Becca Banyard
Harika, teşekkürler. O hâlde şu anda İK alanında çok konuşulan bir konuya, yani uzaktan çalışmaya biraz değinelim. Sizce uzaktan çalışma kalıcı olacak mı?
Sarah-Jayne Lehtinen
Bence bir şekilde evet. Uzaktan çalışma, işe gidip gelmek zorunda kalmadığınız ve özel hayatınızı iş hayatınızla bütünleştirme konusunda daha fazla esnekliğe sahip olduğunuz çok güzel bir esneklik sağlıyor.
Dolayısıyla bunun bir unsurunun kesinlikle kalıcı olacağını düşünüyorum. Ama bunun bütünüyle veya bugünkü hâliyle kalıcı olacağını düşünüyor muyum? Hayır. Biz topluluk odaklı insanlarız. Buradaki zorluk, aslında birlikte değilken bu insan topluluğunu nasıl bir arada tutacağınızdır?
İlgili Yazı: Sanal Mülakatlar İçin En İyi Video Mülakat Yazılımı
Becca Banyard
Kesinlikle. Ben de topluluğa ihtiyaç duyan insanlardan biriyim. Uzaktan çalışmaya alıştım ama kesinlikle tercihim bu yönde olmadı. Prodigy, şirketin gelecekte uzaktan çalışmayla ilgili nasıl bir karar aldı?
Sarah-Jayne Lehtinen
Uzaktan çalışmayı benimsemeye devam ediyoruz ve buna “ofis isteğe bağlı” diyoruz. Ancak ofis alanımızı küçültmüyoruz çünkü insanların geri dönmek isteyeceğine kesinlikle inanıyoruz. İlk başta olmasa bile zamanla, kendilerini rahat hissettikçe insanlar yavaş yavaş geri dönmenin yolunu bulacaklar.
Bu nedenle hibrit çalışma verimliliği üzerinde çalışmamız gerekecek: “Hibrit bir ortamda birlikte nasıl çalışırız?” Bu konuda kesinlikle bazı büyüme sancıları yaşanacak. Uzaktan çalışanları görmezden gelmek veya onlara ikinci sınıf vatandaşlar gibi davranmak istemiyoruz. Kesinlikle istemediğimiz şey bu.
Hibrit çalışma konusuna çok fazla odaklanmamız gerekecek, ancak bunu kesinlikle benimseyecek ve bu seçeneği kalıcı olarak sunmaya devam edeceğiz.
Becca Banyard
Bu harika. İleride birçok şirketin muhtemelen hibrit bir modele geçeceğini düşünüyorum. Tamamen uzaktan çalışma döneminizde, olağan topluluk ve ofis etkileşimleri olmadan çalışanlarınızı bağlı ve sağlıklı tutma yaklaşımınızı öğrenmek isterim.
Sarah-Jayne Lehtinen
Evet, bu gerçekten yaratıcılığınızı ve yenilikçiliğinizi zorlayan eğlenceli bir çalışma oldu. Her gün uzaktan çalışma meydan okuması düzenlemek gibi bazı basit şeylerle başladık. Herkesin katılabildiği özel bir Slack kanalımız var ve her gün kanala bir tema veriyoruz.
Bugünkü soru, “En sevdiğiniz biyografi hangisi?” şeklindeydi. Geçen 13. Cuma’da ise “En sevdiğiniz korku filmi hangisi?” diye sormuştuk. Herkes ya fotoğraf paylaşıyor ya internetten görseller alıyor ya da soruyu yanıtlamak için yalnızca kelimeleri kullanıyor.
Bu, insanları farklı bir şekilde görmenin ve tanımanın gerçekten eğlenceli bir yolu oldu. Ayrıca kahve molaları konusunda da çok daha bilinçli davranmaya başladık. Slack’e entegre ettiğimiz bir botumuz var ve insanları eşleştiriyor; çünkü uzaktan çalışma dünyasında eksik olan şey, su sebili başındaki ve kahve molalarındaki plansız sohbetler.
Yaratıcılık ve yenilikçilik, iş açısından bu tür sohbetlerden doğabilir; ayrıca çalışanlarla ilişkiler kurmaya da yardımcı olur. Bu nedenle kahve molaları, günlük olarak birlikte çalıştığınız kişiler dışındaki insanlarla etkileşim başlatmanın harika bir yolu oldu ve bu gerçekten müthişti.
Ayrıca Oakville ofisimizde bir fitness merkezimiz var ve eğitim veren, dersler düzenleyen kurum içi bir çalışanımız bulunuyordu. Uzaktan çalışmaya geçtiğimizde o da uzaktan çalışmaya başladı ve çalışmalar biraz farklılaştı. Bazen dersler yapılıyordu, ancak bazen de öğleden sonra—herkesin takviminde göründüğünü fark edeceksiniz—rehberli esneme molası veya meditasyon düzenleniyordu. Yalnızca 15-30 dakikalığına durun. Bir an durun ve derin nefes alın.
Bu gerçekten harika ve fitness ile esenlik konularında insanları bir araya getirmenin birçok yolu oldu.
Ayrıca Kahoot tarzı bilgi yarışmaları gibi oyunlar için üyelikler satın aldık ve gerçekten harika etkinlikler düzenleyen çok sayıda yaratıcı grup var. Geçen hafta ekibimle birlikte “Sadece Gerçekten Eğlenceli” adında bir etkinlik yaptık. “Hangisini Tercih Edersin?” ve “İki Doğru Bir Yalan” gibi hızlı tempolu, rastgele oyunlar oynadık; ancak daha önce yaptığınız bir şey varsa parmağınızı indirmeniz gerekiyordu.
Yani birbirimizi tanımayı ve insanlar arasında bağ kurmayı teşvik etmek, ayrıca durup eğlenmek için birçok farklı etkinlik düzenledik.
Yöneticilerin üzerinde büyük bir baskı var; COVID ve bu çalışma ortamı nedeniyle rolleri çok değişti. Bu nedenle onların duyduklarını, çalışanlardan genel olarak ve farklı kademelerden gelen endişeleri dinleyebilmek ve ardından bunları kuruluş olarak eylem planlamasına dönüştürebilmek bizim için gerçekten çok faydalı oldu.
Have an account? Log In
Becca Banyard
Buna bayıldım, hepsi gerçekten harika fikirler gibi geliyor. Özellikle kişisel antrenörü takviminize ekletme fikrini çok sevdim. Bence dinleyen herkes için gerçekten harika bir fikir. Kahve zamanı için kullandığınız Slack uygulamasının adı neydi?
Sarah-Jayne Lehtinen
Donut App; bir kanala ekleyebilmeniz harika. Biz onu yöneticilerimizin kanalına ekledik; böylece hemen ortak bir noktanız olduğunu biliyorsunuz, çünkü hepiniz insan yöneticisisiniz.
Onu kahve zamanına da ekledik; böylece herkes şirket genelinden herhangi biriyle tanışabiliyor. Ya da ekibinize ve departmanınıza ekleyebilirsiniz; çünkü benim departmanım artık 35 kişi ve bu zamanı ayırmak zor.
Becca Banyard
Evet. Bu gerçekten harika bir fikir. Uzaktan çalışmak ve özel hayatla iş hayatını dengelemeye çalışmak konusunda, şirketlerin çalışanların tükenmişlik yaşamasını önlemeye yardımcı olmak için ne yapması gerektiğini düşünüyorsunuz?
Sarah-Jayne Lehtinen
Bence şu anda gerçekten benzersiz bir durumdayız; çünkü biliyorsunuz, 17 aydır bunun içindeyiz ve artık moralin düştüğünü, tükenmişliğin arttığını gösteren pek çok araştırma yayımlanıyor. Bunun nedeni yalnızca iş değil; çocuk bakımı, eğitim, izolasyon ve yalnızlıkla başa çıkmanız gerekebilecek bir duruma sürüklenmiş olmamız. Çok fazla etken var.
Herkes, daha önce karşılaşmadığımız bir şeyin etkisi altında; şimdi ise bu, diğer her şeyin üzerine eklendi. Ayrıca hepimizi etkileyen ve başa çıkmaya çalıştığımız küresel bir durum var.
Dolayısıyla tek bir çözüm yok; ancak kesinlikle gördüğümüz şey, çalışanlardan geri bildirim toplamanın ve onların sesinden yararlanmanın önemi. Bunun nedeni, istedikleri her şeyi yapabilecek olmamız değil; en azından farklı esnek çözümleri uygulamaya başlayabilmemiz ve bunun önceliklendirme konusunda bize yardımcı olması.
Yöneticilerimizi nasıl donatacağımızı biliyoruz. Yöneticiler üzerlerinde büyük bir baskı taşıyor; COVID ve bu yeni çalışma ortamı boyunca rolleri çok değişti. Onların duyduklarını, çalışanlardan daha genel anlamda ve farklı seviyelerde gelen endişeleri anlayabilmek ve ardından bunları kuruluş olarak eylem planlarına dönüştürebilmek bize gerçekten yardımcı oldu.
Becca Banyard
Çalışanlarınızdan ne sıklıkla geri bildirim topluyorsunuz?
Sarah-Jayne Lehtinen
Aslında yakın zamanda bir çalışan deneyimi anketi yaptık; ancak bu, neler olduğuna bağlı olarak değişiyor. Nabız anketlerinden ve diğer anketlerden yararlanıyoruz. Şu anda tipik bir dönem değil; çünkü aynı zamanda eşitlik, çeşitlilik ve kapsayıcılık anketi başlatmak üzereyiz. Bunun nedeni, bu konudaki stratejiyi oluşturmaya da çalışıyor olmamız.
Bu nedenle konuyu daha fazla temaya ayırıyoruz; ancak yalnızca neler olduğunu anlamaya ve sonrasında nereleri daha derinlemesine incelememiz gerektiğini belirlemeye çalışıyoruz.
Becca Banyard
Bu harika ve hâlâ tükenmişlik ile çalışan mutluluğu temasındayken, çalışanlarınızın mutlu olup olmadığını nasıl ölçüyorsunuz?
Sarah-Jayne Lehtinen
Culture Amp kullanıyoruz; bağlılık puanlarından ve deneyim etkenlerinden yararlanıyoruz. Bağlılık birkaç farklı temel bileşenden oluşuyor; ancak bir de deneyim etkenlerinin bir sonraki seviyesi var: İnsanların deneyimini etkileyen farklı faktörler neler?
Culture Amp'in bunu güvenli ve anonim bir şekilde yapmamıza yardımcı olan gerçekten harika bir araç olduğunu gördük. Aynı zamanda takip edebilmemiz ve eylemleri hayata geçirebilmemiz için gösterge panolarına ve raporlamaya sahip olduğumuzdan emin oluyoruz; çünkü günün sonunda bu bilgilerle bir şey yapmıyorsak bunları neden soruyoruz?
Becca Banyard
Evet, bu harika bir nokta. Biraz yön değiştirmek ve yeniden yönetimden bahsetmek istiyorum. Yöneticilerin önemli olduğunu söylediniz; onların bir kuruluştaki rolünü nasıl görüyorsunuz?
Sarah-Jayne Lehtinen
Yöneticiler, değişen koşulların yükünün büyük bir bölümünü üstlendi. Daha önce rolleri büyük ölçüde stratejik vizyon oluşturmak, netlik sağlamak, ekibi ortak bir hedef doğrultusunda hizalamak, engelleri ortadan kaldırmak, bireylere performans geri bildirimi sunmak ve gelişmeye devam etmeleri için onlara koçluk yapmaktı.
Şimdi ise hayatlarında neler olup bittiği konusunda ek destek sağlamaları ve kişinin içinde bulunduğu durumu anlamaya çalışmaları gerekiyor. Mesele yalnızca projeyle ilgili zorluklar değil; kişisel zorluklar da var.
Bu projeyi başarıyla tamamlamamı engelleyen gerçek bir engelim olmayabilir; ancak belki de arka planda bana 30 dakikadan fazla odaklanmış çalışma fırsatı vermeyen bir çocuğum vardır ve daha uzun süreler boyunca derinlemesine çalışmaya ihtiyaç duyduğum için bu yaratıcı kısmı yapamıyorum.
İşte bu nedenle yöneticiler rollerinde gerçekten değişim geçirdi ve yöneticilerin rolü daha kritik hâle geldi.
Meslektaşlarınızı tanıyabilir ve güçlü yönlerinin neler olduğunu anlayabilirseniz, ek desteğe ihtiyaç duyduğunuzda kime başvuracağınızı bilirsiniz. Bu, önce yönetici ekibimizle uygulamaya koyduğumuz, şimdi ise direktörlerimize yaygınlaştırdığımız bir program.
Becca Banyard
Yöneticilerinizi geliştirmeye yardımcı olacak herhangi bir yönetici veya liderlik eğitimi programınız var mı?
Sarah-Jayne Lehtinen
Evet. Yeni yöneticiler için oldukça basit ve anlaşılır bir yolculuğumuz var: Prodigy'de yönetici olmak ne anlama geliyor? Temel şirket süreçlerimiz neler? Ayrıca iyi bir yöneticinin tanımının ne olduğuna inanıyoruz?
Farklı kaynaklarımız var ve çeşitli vaka çalışmalarını; koçluk, empati ve bunların nasıl uygulanacağını ele alıyoruz. Ayrıca yeni yönetici eğitiminden sonra ne olduğuna, yani liderlik geliştirme programına odaklanmaya başladık.
Esasen bu, yöneticileri bir grup hâlinde bir araya getirdiğimiz ve ardından öğrendikleri materyalleri günlük işlerinde nasıl uyguladıklarını konuştukları bir program. Materyalleri yeniden öğretmek için değil; çünkü herkesin bunları daha önce duyduğunu biliyoruz. Daha çok materyalleri hatırlatmak, kavramlara dair bir dürtü sağlamak ve ardından günlük işlerinde bir lider olarak zorlanabilecekleri konulara ya da temel şirket süreçlerimizde ilerlerken karşılarına çıkan meselelere odaklanmakla ilgili.
Örneğin bir performans veya ücretlendirme değerlendirmesine yaklaşıyorsak, onlara ne gibi zorluklar yaşadıklarını ve bu ilkeleri nasıl kullanıp uygulayabileceğimizi soruyoruz. Neler iyi sonuç verdi, neler vermedi? Oturumları yürütmeleri için dışarıdan bir koçluk şirketiyle anlaştık.
Ayda iki kez oturum düzenliyoruz. Bunlardan biri daha çok atölye formatında, diğeri ise koç köşesi formatında; oldukça kolaylaştırılmış bir oturum oluyor. Böylece herkesin farklı güçlü yönleri olduğu için, katılımcılar akranlarına güvenmeyi ve onlardan yararlanmayı da öğreniyor.
Akranlarınızı tanıyabilir ve güçlü yönlerinin neler olduğunu anlayabilirseniz, ek desteğe ihtiyaç duyduğunuzda kime başvuracağınızı bilirsiniz. Bu programı ilk olarak yönetici ekibimizle uygulamaya koyduk, şimdi de direktörlerimize yayıyoruz.
Amacımız, yeni yönetici eğitiminden başlayarak herkesin bu programın bir parçası olması; Prodigy'nin neyle ilgili olduğunu öğrenmesi ve ardından başkalarının gelişimini desteklemeye ve koçluk yapmaya yönelik sürekli akran gelişimi içeren liderlik geliştirme programına katılması.
İlgili Yazı: Çalışan Ücretlendirme Yönetimi İçin En İyi 10 Yazılım
Becca Banyard
Bu gerçekten harika bir program gibi görünüyor; çünkü pek çok şirketin bunun gibi resmî bir uygulaması olmadığını biliyorum. Prodigy'nin iyi bir yöneticinin nasıl olması gerektiğine dair bir fikri olduğundan bahsettiniz. Bunu benimle paylaşır mısınız?
Sarah-Jayne Lehtinen
Bunun büyük bir kısmı Google'ın Project Oxygen çalışmasından geliyor. İyi bir yönetici olmanın ne anlama geldiğine dair on farklı göstergeden oluşan ve onaylanmış bir liste yayımladılar; biz de her yöneticiyi Google'ın Project Oxygen çalışması üzerinden geçiriyoruz. Harika bir kaynak.
Ardından onları kültür değerlerimiz üzerinden geçiriyoruz. Ayrıca kültür değerlerini hizalamaya ve yönlendirmeye yardımcı olan ve bunun organizasyonun her seviyesinde nasıl göründüğünü ortaya koyan beş temel yetkinlik belirledik. Bu temel yetkinlikler bir ekip üyesi, yönetici, direktör, başkan yardımcısı ve üst düzey yönetici için ne anlama geliyor?
Bu temel yetkinlikler üzerinde çalışıyoruz; çünkü günün sonunda bunlar, nasıl performans gösterdiğinizi ve durumlara nasıl yaklaştığınızı değerlendirmek için daha nesnel bir ölçüt sunuyor. Bu yetkinlikler, yaptığımız her şeyin merkezinde kültür değerlerimizin yer almasını sağlıyor.
Her zaman sorduğum sorulardan biri şu: “Beni denetlemenize, birlikte çalışmamıza mı yoksa koçluk yapmama mı ihtiyacınız var?” Ekibim bana gelip “Şu anda gerçekten bir denetmene ihtiyacım var, bunu doğru yaptığımdan emin olmak için benimle birlikte adım adım üzerinden geçer misin?” diyor. Ben de “Evet, kesinlikle.” diyorum.
Becca Banyard
Harika. Peki kişisel yönetim tarzınız açısından, yararlandığınız veya temel aldığınız bir şey var mı?
Sarah-Jayne Lehtinen
Kişisel tarzım, takım sporlarına duyduğum sevgiden büyük ölçüde etkileniyor. Gerçekten de o koç rolünde olmakla ilgili. Bir koç sahaya çıkıp oyuncunun yerine oynayamaz; oyuncuyu, sahaya çıkıp oynayabilmesi ve nihayetinde başarılı olabilmesi için donatması gerekir. Bu nedenle bireye ve ihtiyaçlarına odaklanırken bir yandan da geri adım atıp takımın birlikte nasıl çalıştığına bakmak gerekiyor.
Hayatta takım sporlarına ilişkin benzetmeler kullanmayı seviyorum; çünkü bunlar pek çok duruma gerçekten uyarlanabiliyor. Bireye, sahadaki belirli bir pozisyona veya alana odaklanmanız, ardından da herkesin her pozisyonda en üst düzeyde performans gösterdiğinden emin olmak için takıma bir bütün olarak bakmanız gerekiyor.
Her zaman sorduğum sorulardan biri şu: “Beni denetlemenize, birlikte çalışmamıza mı yoksa koçluk yapmama mı ihtiyacınız var?” Ekibim bana gelip “Şu anda gerçekten bir denetmene ihtiyacım var, bunu doğru yaptığımdan emin olmak için benimle birlikte adım adım üzerinden geçer misin?” diyor. Ben de “Evet, kesinlikle.” diyorum.
Bu ifadeleri günlük konuşmalarınızda kullanmanın, bir konuda daha fazla, başka bir konuda ise daha az yardım istemeyi normalleştirdiğini fark ettim. Bu benim için gerçekten çok faydalı oldu.
Becca Banyard
Buna bayılıyorum. Spor benzetmesinin gerçekten harika olduğunu düşünüyorum. Bir yöneticinin sahada gerçekten oynayamaması, geri çekilip koçluk yapması gerektiğini anlatmanın harika bir yolu.
Sarah-Jayne Lehtinen
Bu, ilkokul öğretmeni olduğum döneme kadar uzanıyor. Başarı, oturup çocuğun ödevini yapmak değil; çocuk konuyu anlayıp kendi başına yapabileceği bir noktaya gelene kadar ona rehberlik etmektir.
İnsanlara balık tutmayı öğretmek istiyoruz, onlar için balık tutmak değil. Bu çok eski bir benzetme ama gerçekten çok önemli ve çok yerinde. Bunu onlar için yapmak zorunda kaldığımda başarısızlık söz konusudur. Bu, her iki taraf açısından da başarısızlıktır; kimsenin kendini iyi hissetmesine yardımcı olmaz.
Onlara doğru düzeyde desteği sağlamalısınız; “Beni denetlememe, birlikte çalışmama veya koçluk yapmama mı ihtiyacın var?” sözleri de burada devreye giriyor, ancak işi onların yapması gerekiyor. Sonra da, ne harika bir iş çıkardıklarını birlikte kutlayabiliriz.
Becca Banyard
Bu gerçekten harika. İnsanlara bu üç farklı soruyu sormanın çok akıllıca bir yaklaşım olduğunu düşünüyorum; çünkü insanlar farklı görevlerde veya farklı projelerde her zaman aynı düzeyde desteğe ihtiyaç duymuyor.
Sarah-Jayne Lehtinen
Kesinlikle. Bir İK çalışanı olarak çalışan ilişkileri konusunda çok deneyimli olabilirsiniz ve “Bu işi hallederim,” diyebilirsiniz; ancak daha önce şirket çapında bir program başlatmamış olabilirsiniz. O zaman da “Hayır, biraz daha fazla destek almayı çok isterim,” dersiniz.
Becca Banyard
Kesinlikle. Şimdi tekrar biraz konu değiştirelim. Stratejinize yön vermek için verileri kullanmaya büyük önem verdiğinizi biliyorum. Ne tür ölçümlere bakıyorsunuz?
Sarah-Jayne Lehtinen
Birçok ölçüme bakıyorum. Analitiği ve özellikle İK alanında bunun artık daha fazla öne çıkmasını çok seviyorum.
Bireysel KPI'larımız ve ölçümlerimiz var; alt departmanlarımız var—ekibimde birden fazla işlev bulunuyor ve her işlevin kendine ait bir ölçüm seti var—ardından departman ölçümleri ve ayrıca kurumsal sağlık ölçümleri geliyor.
Yönetim ekibine raporlama yaparak çok zaman harcadığım konulardan biri, “Nasıl büyüyoruz?” gibi sorularla kurumsal sağlığımızı değerlendirmek.
Çalışan sayımızın seyrine baktığımızda bu, elbette bizi işe alımlarımız hakkında konuşmaya yönlendiriyor. İşe alımlar nasıl görünüyor? Sağlıklı bir çalışan devir oranında mıyız? Ayrıca işe alımlarda yalnızca sayıya değil, niteliğe de bakıyoruz; çünkü herkesi tam zamanında, insanların istediği zamanda işe alabiliriz ama doğru kişileri işe almadıysak bu kişiler kısa süre içinde ayrılır ve sonunda bu hiç kimseye fayda sağlamaz.
Mevcut organizasyonun yapısını değerlendirirken yalnızca kıdeme değil, ayrılan kişilerin kıdemine de bakıyoruz. Burada bazı göstergeler var mı? İnsanlar Prodigy'de kariyerlerinin belirli bir noktasında mı ayrılıyor ve neden ayrılıyor ya da ayrılmıyorlar?
Sonra çalışan deneyimi anketi var. Çalışan deneyimi anketi, bağlılığın yanı sıra deneyimi etkileyen unsurları da kapsıyor. Bu sayede programımızın birçok farklı unsurunu ve anket sonuçlarına göre odaklanmamız gereken genel öncelikleri gerçekten değerlendirebiliyoruz.
Örneğin işe alıştırma sürecine bakabiliriz. İşe alıştırma nasıldı? Bu süreç çalışan deneyimi anketiyle bağlantılıdır, ancak yeni olduğunuzda farklı bir bakış açısına sahip olduğunuz için sorular biraz farklıdır. Dolayısıyla aday deneyiminden işe alıştırma deneyimine, oradan da orta aşamadaki çalışan yolculuğu deneyiminize ve ardından işten ayrılma deneyiminize kadar uzanır.
Bu nedenle çalışan deneyimi anketimiz, çalışan yolculuğundaki her bir noktayı kapsıyor. Nicel ve nitel bileşenleri var; ardından performansa da bakıyoruz.
İlgili İçerik: İşten Ayrılma Görüşmelerinde Sorulacak 25 Faydalı Soru + Şablon
Performansa baktığımızda bunu birkaç farklı şekilde ayrıştırıyoruz. Yüksek performans gösteren kaç kişimiz var, orta düzeyde kaç kişi var ve bununla ilgili ne yapıyoruz? Herkesin en iyi performansını göstermesini nasıl sağlayabiliriz?
Ancak bunu iş sonuçlarıyla da birlikte değerlendiriyoruz. Belirli bir ekibin performansına baktığımızda, herkesin yüksek performans gösterip göstermemesi tek başına önemli değil. Ekip nasıl çalışıyor? İhtiyaç duyduğumuz iş sonuçlarını elde ediyorlar mı? Belki ekip dinamiğinde bir sorun vardır; bu durumda durumu incelememiz gerekir. Bazen tek bir kişiyi değiştirmek bile daha iyi bir ekip dinamiği oluşturduğu için iş sonuçlarını önemli ölçüde iyileştirebilir.
Son olarak toplam ödüllendirme var. Pazardaki konumumuza ve rakiplerin neler yaptığına bakıyoruz. Ayrıca işe alım açısından yeni taleplerin neler olduğuna da bakıyoruz. Yeni çalışanlar ne bekliyor? Ne kadar kazanıyorlar? İnsanlar ayrılırken hangi koşullarla ayrılıyorlar? 10,000-20,000 daha fazla mı kazanacaklar, yoksa toplam ödüllendirmenin yöneldikleri başka bir unsuru mu var?
Tüm bunları pazardaki konumumuz ve kendi yapımızla birlikte değerlendirdiğimizde genel durumumuzu görebiliyoruz.
Çalışan yolculuğunu ve çalışan deneyimini tanıtmanın, tipik İK türü projelere bakış açımızı değiştirme konusunda gerçekten etkili olduğunu düşünüyorum. Burada çalışan yolculuğuna ve bir kişinin şirketteki yolculuğunun yaşam döngüsü boyunca nasıl ilerlediğine, yol boyunca hangi belirli deneyimleri yaşadığına ve bu deneyimleri nasıl iyileştirebileceğimize bakıyoruz.
Becca Banyard
Kulağa birçok farklı veri kümesi varmış gibi geliyor. Veri toplamak için tercih ettiğiniz bir yöntem veya tüm verileri birleştirmek için kullanmayı tercih ettiğiniz bir araç var mı?
Sarah-Jayne Lehtinen
Bir gün tek bir araca sahip olmayı çok isterim, ancak piyasada çok sayıda iyi çözüm olduğu için böyle bir aracımız yok. ATS olarak Lever'ı kullanıyoruz, HRS için Bamboo HR kullanıyoruz. Tüm anketlerimiz için Culture Amp'i, tüm OKR'larımız için de Paycor'u kullanıyoruz. Bu araçların hepsinde belirli bir düzeyde raporlama özelliği var; bazıları diğerlerinden daha iyi.
Ancak yaptığımız bir başka şey de bir BI, yani işletme içgörüleri aracı kullanmak ve verilerimiz için özel bir veri ambarı oluşturmak oldu. Böylece çalışan verilerini şirket verilerinden ayrı olan özel bir veri ambarına aktarabiliyoruz. Teşekkürler, veri mühendisleri!
Ardından çalışan analitiği uzmanımız tüm bu verilere dayanarak çeşitli özel gösterge panelleri oluşturabiliyor. Periscope kullanıyoruz; sanırım artık Sisense olarak adlandırılıyor. Tüm harika gösterge panellerimizi bu şekilde görselleştirebiliyoruz.
İlgili Okuma: Karşılaştırmalı En İyi 10 OKR Yazılımı
Becca Banyard
Çalışanların profesyonel olarak gelişmelerine ve işletmeye daha iyi katkı sağlamalarına yardımcı olacak ihtiyaç duydukları eğitimi almalarını sağlama yaklaşımınız hakkında biraz daha bilgi verebilir misiniz?
Sarah-Jayne Lehtinen
Evet, birkaç farklı mekanizmamız var. Öncelikle bir öğrenme bütçesi sunuyoruz ve bu, her çalışan için ayda yüz dolar. Hiçbir soru sormadan, kişisel öğrenme hedeflerinizi destekleyecek her şeye harcayabilirsiniz.
Bu kişisel öğrenme hedefleri, yöneticilerle mevcut performansa dayalı bire bir görüşmelerden ortaya çıkıyor. Bu görüşmelerde sonraki adımlarınızın ne olduğunu ve bu öğrenmeyi nasıl destekleyebileceğimizi belirliyoruz. Bunun nasıl görüneceğine karar vermeye yardımcı olmak için kurum içinde oluşturduğumuz birkaç farklı aracımız var. Bu, bir teknik yetkinlik veya rol tanımları olabilir.
Ayrıca çalışanların nerede olduklarını, nerede olmak istediklerini ve oraya ulaşmak için sonraki adımların neler olduğunu anlamalarına yardımcı olmak üzere kurum içinde kullandığımız birkaç farklı gelişim çerçevemiz var.
Öncelikle bunlara sahibiz, ancak eğitim önerileri de sunuyoruz. Bireyselleştirilmiş veya bir ekibe yönelik bir ihtiyaç olabilir; çalışanlar bir talep gönderebilir ve eğitim sağlamak üzere ayrılmış özel bir bütçe havuzumuz var.
Satış departmanımızı yeni bir yöntemle satış yapma konusunda eğitmek için uzmanlar getirdik. Ayrıca çevik yaklaşımımızı pekiştirmek amacıyla çevik ekibimize eğitim verdik. Bunun yanı sıra, dış danışmanları dâhil ettiğimiz ve daha çok ihtiyaç anında, güncel koçluk sağladığımız bir liderlik geliştirme programımız da var.
Herkes farklı şekilde öğrendiği için bireyleri çeşitli yollarla desteklemeye çalışıyoruz.
More Articles
Becca Banyard
Bir İK profesyoneli olarak şimdiye kadar hayata geçirdiğiniz ve özellikle gurur duyduğunuz herhangi bir girişim veya değişiklik oldu mu?
Sarah-Jayne Lehtinen
Programı oluşturma ayrıcalığına sahip oldum, birçok farklı uygulamasını gördüm ve ilk uygulamadan itibaren ekibimin programa dâhil olup onu daha iyi hâle getirmesini izlemek keyifliydi.
Harika oldu, ancak çalışan yolculuğunu ve çalışan deneyimini tanıtmanın, tipik İK türü projelere bakış açımızı değiştirme konusunda gerçekten etkili olduğunu düşünüyorum. Bu yalnızca bir İK çalışanı olarak performans değerlendirmeleri yapmanız gerektiği anlamına gelmiyor. Çalışan yolculuğuna, bir kişinin şirketteki yolculuğunun yaşam döngüsü boyunca nasıl ilerlediğine, yol boyunca hangi belirli deneyimleri yaşadığına ve bu deneyimleri nasıl iyileştirebileceğimize bakıyoruz.
Tasarımda, satışta ve müşterilerle ilgili süreçlerde, bir müşteri yolculuğunu haritalandırma yaklaşımı uzun zamandır kullanılıyor. Biz bunu çalışanlarımızın yolculuklarında nasıl ilerlediğini haritalandırmak ve bunu, analitiğe vurgu yapan bir deneyim programına dönüştürmek için uyguluyoruz. Böylece hangi programları neden yürüteceğimiz konusunda verilerden etkilenen kararlar alıyoruz.
Yapmak istediğimiz çalışmalara nasıl öncelik veriyoruz? Çünkü elbette insanlara hizmet etmek söz konusu olduğunda herkesin farklı bir görüşü var ve herkesin bir fikri var.
Bu nedenle işletme hedeflerini ve kültürü güçlendiren, nihayetinde çalışmak için harika bir yer oluşturan doğru programları yürüttüğümüzden emin olmak gerçekten zor. Bu program, büyük bir etkisi olduğu ve bugün hâlâ geliştirmeye devam ettiğimiz için en çok gurur duyduğum program oldu.
Becca Banyard
Harika. Sarah-Jane, bugün için ayırdığımız sürenin sonuna geliyoruz. Bu yüzden herkese sorduğum son bir soruyu sana yöneltmek istiyorum. Ofisteki en sevdiğin atıştırmalık nedir?
Sarah-Jayne Lehtinen
Ah, jelibon şekerleri ya da herhangi bir tatlı! Bu dağıtıcılarımız var ve ofis ekibi onları gerçekten eğlenceli, şekerli şekerlemelerle dolduracak. Dolayısıyla ister jelibon şekerleri, ister hünnap, ister jelibon olsun, öğleden sonra bir kahve alırken yanında biraz şekerli, tatlı bir atıştırmalık olması açık ara en sevdiğim şey.
Becca Banyard
Kesinlikle! Bugünlük bu kadar. Benimle sohbet ederek geçirdiğiniz bu son bir saat için çok teşekkür ederim; büyük bir keyifti ve çok şey öğrendiğimi hissediyorum. Bugün bana biraz zaman ayırdığınız için teşekkür ederim.
Sarah-Jayne Lehtinen
Beni konuk ettiğin için teşekkür ederim, Becca. Harika vakit geçirdim.
Keyfini çıkarın; Sarah-Jane ve diğer İK uzmanlarından daha fazlasını duymak ister misiniz? Bilgi paylaşan ve birbirlerine destek olan İK liderlerinden oluşan destekleyici bir topluluk olan People Managing People'a katılın.
Aynı derecede ilgi çekici ve eğitici olduğundan, büyük değer bulacağınızdan emin olduğumuz şu podcast'i de dinleyebilirsiniz: İş Yerindeki Güvensizliklerle Nasıl Başa Çıkılır (DETOX: İş Yerinde Güvensizliği Yönetme kitabının yazarı Melanie Pump ile)
