Zaman takibi, çalışanların belirli bir süre boyunca veya belirli bir proje üzerinde çalıştıkları saat sayısını kaydetme sürecidir.
“Zaman takibi” dendiğinde bir fabrikada çalışanların kartlarını birbirleri yerine okutmasını düşünüyorsanız, burada odaklanacağımız tek konu bu değil. Zaman takibinin ne olduğunu ve işletme sahipleri ile İK yöneticileri için neden hayati önem taşıdığını daha derinlemesine inceleyeceğiz.
Zaman Takibi Neden Önemlidir?
Noel yaklaşıyor ve çoğu gün işi erken bitirmeye çalışıyorum. Günün işini bitirdikten sonra arkadaşıma mesaj atıp, işten çıktıktan sonra bir şeyler yemek isteyip istemediğini sordum.
“Yemeği buraya getir!” dedi. Ben de yola çıktım.
Lezzetli Tayland yemeklerine dalmışken sohbet etmeye başladık. Günün ortasında plansız bir mola verdiği için yöneticisinin kızgın olup olmadığını sordum. “Yok, projeyi bitirmek için yalnızca bir saatlik işim kaldı.”
Bir an için bunun zararsız bir mola olduğunu düşündüm… ama öyle mi?
Kişisel molalar çeşitli faydalar sunar. Ancak beynim bir muhasebeci gibi düşünmeye programlanmış. Arkadaşımın kişisel molasının sonunda nerede karşımıza çıkacağı hemen belli oldu: şirketin kâr hanesinde.
Nasıl mı? Sorduğunuza sevindim.
Örneğin şirketinizin fiyatlandırmayı hassas biçimde yapmak için standart maliyet yöntemini kullandığını varsayalım. Zaman takip yazılımı olmadan şirket, üretken olmayan saatleri veya muhasebe dilindeki adıyla normal boşta kalma süresini standart maliyetine dahil edecek verilere sahip olmaz. Bunun sonucunda standart maliyet, şirketin gerçek maliyetini yansıtmaz.
Bunun ve diğer birçok zorluğun üstesinden gelmek için ihtiyacınız olan şey zaman takibidir.
Zaman Takip Yazılımı Nasıl Yardımcı Olur?
Tüm işletmeler; kolaylaştırılmış İK iş akışı sistemlerine ulaşma, yalın iş gücü maliyetleri ve üretkenlik kayıplarını en aza indirme gibi ortak hedefleri paylaşır. Ancak veri olmadan bu şarkıyı söyleyebilecek konumda değilsiniz. Üretkenlik ve verimlilik hedeflerinize ulaşmak için güvenilir zaman verilerine ihtiyacınız vardır.
Bu doğrultuda, zaman takip yazılımının işletmelere nasıl değer kattığından ve hedeflerine ulaşmalarına nasıl yardımcı olduğundan bahsedelim.
Have an account? Log In
Zaman çizelgelerini ve faturalandırmayı otomatikleştirin
Bir yığın evrak işinden kurtulmak, zaman takip uygulamasının en temel ve en açık faydasıdır. Çalışanlar faturalandırılabilir saatlerini kendileri kaydedebiliyorken kimin kâğıt izine veya Excel tablolarına ihtiyacı var?
Geleneksel elektronik tablolar artık yeterli değil. Otomatikleştirilmiş, çalışanların zaman verilerine gerçek zamanlı erişim sağlayan ve faturalandırma ile proje yönetimi araçlarınız için entegrasyonlar sunan güçlü bir zaman takip çözümüne ihtiyacınız var.
Çalışanlar zaman çizelgelerini ne kadar sık doldurursa, bunlar o kadar doğru olur.
“Zamanlarını günde en az bir kez kaydeden kişiler yüzde 66 oranında doğru sonuç verirken, zamanlarını haftalık olarak kaydeden kişiler yalnızca yüzde 47 oranında doğru sonuç veriyor ve zaman çizelgesini haftada birden daha seyrek tamamlayan kişiler yalnızca yüzde 35 oranında doğru sonuç veriyor,” AffinityLive tarafından gerçekleştirilen bir araştırmaya göre.
Bu sayılar, gerçek zamanlı takip kullanmanın önemini, hata payını nasıl azaltabileceğini ve şirketinize ciddi miktarda para tasarrufu sağlayabileceğini ortaya koyuyor.
Serbest çalışanlar veya yükleniciler işe aldıysanız ve saatlik ücret ödemeyi kabul ettiyseniz, faturalandırılabilir sürelerini kaydederek bu verilerin doğrudan proje yöneticinize aktarılmasını sağlayabilirler.
Buna karşılık, müşterilerinize saatlik ücret yansıtıyorsanız zaman takibi, manuel zaman çizelgelerine duyulan ihtiyacı ortadan kaldırabilir. Bir projeyi tamamladığınızda, zaman takip aracının faturalandırma ve bordro entegrasyonu faturayı otomatik olarak oluşturur.
Kârlılığın artması
Bir zaman takip aracıyla; yeniden yapılan işler, iletişim ve üretim gibi bir projenin maliyetleri hakkında daha ayrıntılı bilgilere erişebilirsiniz.
Yeterli zaman takip verisine sahip olduğunuzda, gelecekteki projeleriniz için doğru bir maliyet yapısı oluşturabilecek ve bunları daha rekabetçi fiyatlandırabilecek konumda olursunuz.
Çalışma çizelgesi verilerine sahip olduğunuzda, çalışanlarınızın geçmişte X görevi için ortalama ne kadar zaman harcadığına bakabilirsiniz. Ortalama normal boşta geçen saatleri ekleyin ve ardından bir projenin işçilik maliyetlerini hesaplayın. Bu boşta geçen saatleri hesaba katmazsanız projeyi düşük fiyatlandırırsınız.
Zaman takip verileri, ekipleri zaman yönetimlerini iyileştirmeye motive eden önemli bir farkındalık kaynağı olabilir. Bir düşünün—iş gününüzün 30 dakikasını Twitter akışınızda gezinerek geçirdiğinizi öğrenmek size nasıl hissettirirdi?
Uygun fiyatlandırma ve daha iyi zaman yönetimi birlikte kârlılığı artırabilir. Takip ve raporlama işlemlerinin otomatikleşmesi için çalışan izleme araçlarından yararlanmaya bile karar verebilirsiniz.
Entegrasyonlarla proje yönetimini kolaylaştırın
Çalışanlar çalışma çizelgelerine doğru verileri girmediğinde şirkete büyük miktarda para kaybettirirler. Bu nedenle zaman takip uygulamanızı Trello veya Asana gibi proje yönetimi yazılımlarınızla entegre ettiğinizde, kendinize iyilik yapmış olursunuz.
Entegrasyon tamamlandığında zaman takip aracı, proje yöneticisini doğru zaman verileriyle otomatik olarak doldurur.
Çalışanlarınıza atadığınız görevlere bağlı olarak, ofis binasının dışında çalışırken de çalışma sürelerini kaydetmeleri gerekebilir. Android ve iOS dahil tüm cihazlar için mobil uygulaması bulunan bir zaman takip aracı, çalışanlarınızın nerede olurlarsa olsunlar zaman takibini sürdürmelerini sağlar.
Performans yönetimi
Performans yönetimi artık hesap verebilirlikten çok iyileştirmeye odaklanıyor. Amacınız bir çalışanı verimsizliği konusunda azarlamak değil, gelecekteki performansını geliştirmesine yardımcı olacak anlamlı görüşmeler yapmaktır.
Elbette ekip üyelerinin gelişmesine yardımcı olmak için hâlâ verilere ihtiyacınız var. Belirli bir görevi ne kadar sürede tamamladıklarına bakmanız ve bunu standartlaştırılmış bir zaman gereksinimiyle karşılaştırmanız gerekir.
Bu verilerle donanmış olarak performans yönetimi araçlarından veya varyans analizi gibi tekniklerden yararlanabilirsiniz. Çalışan performansı hakkında bazı içgörüler elde ettiğinizde, onları daha üretken olmaya teşvik etmek için ödüller sunabilirsiniz.
Zaman Verileri Nasıl Kullanılır
Çalışanların zaman verileriyle donanmış durumdasınız.
Peki sırada ne var?
Artık zaman verilerinin nasıl yardımcı olabileceğini bildiğinize göre, bunları nasıl kullanabileceğinizden bahsedelim. Zaman verilerine dayalı kararlar verebilmeniz için öncelikle zaman verilerinin türlerini anlamanız gerekir.
Çalışanların zaman verileri üretken veya üretken olmayan olarak kategorize edilebilir.
Üretken saatler
Üretken saatler, işlerin ilerlediği saatlerdir. Bunlar, müşterinin ücretini ödemek istediği saatlerdir. İşletmenizin faaliyet alanına bağlı olarak bir makineyi çalıştırmak, bir ürünü paketlemek veya müşteri desteği sağlamak için harcanan çalışma süresini düşünün.
More Articles
Üretken olmayan saatler
Üretken olmayan saatler, ücretleri ödenen ancak üretken çalışmaya harcanmayan tüm saatleri kapsar. Bu saatler fiyatlandırmanıza dahil edilir, ancak ideal olarak müşteriniz bunların ücretini ödemek istemez. Üretken olmayan saatler e-postaları kontrol etmek, yöneticiden onay almak veya kişisel molalar vermek için harcanan saatlerdir.
Maliyet kontrolü çalışmalarınızın bir parçası olarak üretken olmayan saatleri en aza indirmeyi hedeflemelisiniz, ancak bunlar tamamen ortadan kaldırılamaz ve zaten amacınız da bu değildir.
Ortadan kaldırmak yerine en aza indirmek istersiniz; çünkü bu saatler çoğu zaman çalışanın genel üretkenliğini artırmaya yardımcı olur. İdeal olarak üretken olmayan saatler makul düzeyde olmalıdır. Daha da önemlisi, ürününüzü veya hizmetinizi fiyatlandırırken üretken olmayan saatler hesaba katılmalıdır.
Zaman verilerini işletmenizde nasıl kullanabileceğinize dair basit bir örnek aşağıda verilmiştir.
Diyelim ki bir danışmansınız. Hizmetlerinizi belirli bir proje türü—A projesi—için $1000 olarak fiyatlandırdınız. Genellikle A proje türü için müşteri başına bir çalışana ihtiyaç duyarsınız ve projenin tamamlanması on üretken saat gerektirir.
Çalışanınızın 30 saatlik çalışma haftası için haftalık ücreti $1500’dır. Bu aynı zamanda A projesindeki çalışanın size maliyetinin $500 olduğu anlamına gelir. Genel giderlerinizin olmadığını varsayarsak, tamamlanan her A projesinden $500 kazanırsınız (yani $1000 fiyat - $500 çalışan maliyeti).
Ancak zaman takibi yapmaya başladıktan sonra çalışanınızın aslında tüm A türü projelerde 12 saat harcadığını fark edersiniz. Çalışan, projeyle ilgili olarak müşteriye güncellemeler sağlamak, soruları yanıtlamak ve bilgi talep etmek için iki saatini iletişim kurmaya harcar.
Bu iki ek saat, bir A türü projeyi her tamamladığınızda size fazladan 100 dolara mal olur. Zaman takibi verileri olmadan çalışanınızın belirli bir projeye ne kadar zaman harcadığını bilemez ve bu nedenle projeyi uygun şekilde fiyatlandıramazsınız.
Zaman takibi, hem büyük hem de küçük işletmeler için fiyatlandırmanızdaki açıkları hızlı bir şekilde belirlemenize yardımcı olabilir. Veriler elinizde olduğunda geriye rakamları hesaplamak kalır. Özellikle zaman takibini ilk kez kullanmaya başladığınızda, zaman verilerinin ne kadar bilgilendirici olabileceğine şaşıracaksınız.
Ancak bir uyarı var—zaman verilerinin takibiyle ilgili haberi çalışanlara vermek çoğu zaman olumsuz karşılanabilir.
Çalışanları Zaman Takibine Alıştırın
Zaman takibi araçlarının faydalarını biliyorsunuz, ancak çalışanlarınız bilmiyor. Ayrıca muhtemelen bir zaman takibi aracı kullanma konusunda heyecan duymayacaklar. Hiç kimse izlenmekten hoşlanmaz; bu nedenle direncin ortaya çıkması şaşırtıcı değildir.
Çalışanlarınızın korkuları, zaman verilerinin mikro yönetim amacıyla kullanılacağı yönündeki yanlış düşünceden kaynaklanır. Ancak doğru gerekçeyi açıklama sorumluluğu yöneticiye aittir.
Onları bu sürece aceleyle dâhil edemeyeceğinizi anlamanız önemlidir. Bir zaman takip sistemi uygulamadan önce görüşmeler yaparak zaman takibinin hem kendileri hem de şirket için değer sağladığını anlamalarına yardımcı olun. Değişimi iletmek, sürtüşmeyi en aza indirmek ve değişikliği başarıyla uygulamak için kritik öneme sahiptir.
Artık zaman takibinin ne olduğunu, zaman takibinin faydalarını ve zaman takibini kullanırken karşılaşılabilecek zorlukları bildiğinize göre, değişimi çalışanlarınız için nasıl kolaylaştırabileceğiniz ve operasyonel aksamalara yol açmadan nasıl uygulayabileceğiniz hakkında daha fazla bilgi edinmeye zaman ayırmalısınız.
Zaman takibi çalışmalarınızı tamamlayan zaman ve devam yazılımının faydalarını da araştırmaya değer. Bu İK uygulamaları ve araçları, daha geniş bir bakış açısı sağlayarak daha iyi üretkenlik ve verimlilik için stratejilerinize ince ayar yapmanıza yardımcı olabilir.
