İşe Alım Sürecini Otomatikleştirmenin 4 Yolu

Kapsamlı bir çalışan işe alıştırma deneyimi sunmak, birçok kuruluşun ihmal ettiği bir konudur. Gallup'a göre çalışanların yalnızca %12'si, kuruluşlarının yeni personeli işe alıştırma konusunda mükemmel olduğunu söylüyor.

Anlıyoruz; insanlar meşgul ve aynı anda gerçekleşen çok sayıda proje var.

İşe alıştırma sürecini mümkün olan en kısa sürede ve en verimli şekilde nasıl yönetebilir, yeni çalışanlarınızın mümkün olan en iyi başlangıcı yapmasına nasıl yardımcı olabilirsiniz?

Yanıt: Otomatik işe alıştırma.

Bu makalede, bazı tekrarlayan görevleri İK ekiplerinin ve yöneticilerin üzerinden alarak yeni çalışanları işe alıştırma sürecini nasıl kolaylaştırabileceğinizi paylaşacağım. Otomatik bir işe alıştırma süreci, yeni çalışanlarınızın kendilerini hoş karşılanmış, ekibe dahil edilmiş ve hızla işe koyulmaya hazır hissetmelerini sağlayacaktır.

Otomatik İşe Alıştırma Nedir?

Otomatik işe alıştırma, çalışanları dijital iş akışları ve otomasyon yazılımlarının bir kombinasyonunu kullanarak işe alıştırma sürecini ifade eder.

Otomatik işe alıştırmayı, özel işe alıştırma yazılımları, İK yönetim sistemleri ve hatta bazen işe alım yazılımları da dahil olmak üzere çeşitli yazılım sistemlerini kullanarak gerçekleştirebilirsiniz.

Temel olarak bu platformları, yeni çalışanın yaşam döngüsündeki önemli olaylarla bağlantılı önceden tanımlanmış eylemleri tetikleyerek çalışanların işe alıştırılmasını otomatikleştirmek için kullanabilirsiniz.

Bunları; tamamlanmamış işe alıştırma görevleri hakkında yeni çalışanları, yöneticileri veya tüm İK departmanınızı bilgilendirmek ve başarılı olmalarına yardımcı olmak için onları nazikçe teşvik etmek amacıyla kullanabilirsiniz.

Diğer durumlarda, otomatik çalışan işe alıştırma yazılımı entegre uygulamalardan verileri değiştirmelerini ister. Genel olarak bu, işe alıştırma sürecinizin yatırım getirisini artırmanın kolay bir yoludur.

Yazılımların kolayca otomatikleştirebileceği işe alıştırma görevlerine birkaç örnek:

• Şirket dizini içinde yeni kullanıcı hesapları oluşturmak
• Uygulamalara veya diğer yazılım sistemlerine erişim izni vermek
• Yeni çalışanların ihtiyaç duyduğu ekipmanları talep etmek
• Oryantasyon toplantıları planlamak
• İşe alıştırma belgeleri için imza talep etmek
• Yeni çalışanlarla iş arkadaşları arasındaki bağlantıyı kurmak
• İşe alıştırma süreci hakkında geri bildirim anketleri dağıtmak.

Ancak otomatik işe alıştırmanın nedenini derinlemesine incelemeden önce, bunun neden başlı başına bir sorun olduğunu özetleyelim.

Çalışanları Manuel Olarak İşe Alıştırmanın Zorlukları

Bir süredir bunu yapmadıysanız ancak yaklaşan yeni çalışan dalgasına hazırlanıyorsanız, kaçınmanız gerekenler şunlardır:

1. Daha Düşük Verimlilik

Manuel bir işe alıştırma süreci, sürece dahil olan herkes için zaman alıcıdır. İK personelinden BT destek ekiplerine ve yöneticilere kadar her yeni çalışan için işe alıştırma kontrol listesindeki maddeleri tamamlamak zaman alır.

Ayrıca yüksek gelir getiren projelere fazlasıyla odaklandığınızda çalışanları işe alıştırmak bir öncelik değildir. Yeni çalışanlar için işe alıştırma deneyimini özelleştirmeye çok fazla çaba harcamak da zamanınızın daha büyük bir bölümünü tüketecektir.

Geleneksel manuel süreçler, sınırlı personele sahip daha az gelişmiş şirketler için de zahmetlidir. Örneğin çalışan verilerini belgelemek ve işe alıştırma görevlerini atamak zamanlarının büyük bir bölümünü alır.

Otomasyon, manuel görevlerin miktarını azaltarak işe alıştırmayı optimize etmenin bir yoludur.

2. Yeni Çalışanların Heyecanının Azalması

Yeni çalışanlar ilk günlerini veya haftalarını uygulamalara erişim sağlamaya çalışarak, tüm kurumsal sistemler arasında belgelerin peşinden koşarak ve yöneticiden rol beklentilerini gözden geçirmesini isteyerek geçiriyorsa bir sorununuz var demektir.

Gördüğünüz gibi, yeni işe alınanlar yeni görevleriyle ivme kazanır. Manuel olarak motive edici bir işe alıştırma deneyimi oluşturmaya çalışıyorsanız, hız uğruna özelleştirmeden ödün veriyor olabilirsiniz; bu da yeni çalışanların heyecanını azaltır.

Bu nedenle, işe alıştırma sürecinize kişisel bir dokunuş eklemek de akıllıca olacaktır.

3. Daha Fazla İnsan Hatası

Manuel işe alıştırma görevleri hataya açıktır. Örneğin İK ekibi, bordro ve yan haklar ile işe alıştırma uyumluluğu için gerekli tüm çalışan bilgilerini toplamakta ve kaydetmekte gecikebilir.

Ya da bu verileri gerekli tüm konumlarda saklamayı, hatta nerede sakladığını unutabilir.

Bu hatalar, işe alıştırma başarısını ölçme becerinizi de etkiler.

Neyse ki otomasyon yazılımları, hataya açık bu veri girişi ve diğer idari görevleri sizin için gerçekleştirebilir.

4. Manuel Süreçler = Ölçeklenebilir Değil

Çoğu şirket gibi siz de büyümeyi planlıyorsanız, süreçleri ölçeklenebilir hâle getirmek için birçok manuel süreci ortadan kaldırmak isteyeceksiniz.

İlk 10 veya 20 çalışanınızı işe alıştırırken güvendiğiniz süreçler o zaman işe yaramış olabilir, ancak daha fazla sayıda kişiyi işe alıştırırken işler hızla kontrolden çıkacaktır.

Bunun yerine bir adım geri çekilin ve farklı çalışan kullanım senaryoları için işe alıştırma anketleri veya şablonlar göndermek gibi otomatik iş akışlarından, self servis işlevlerinden ve kolayca tekrarlanabilir süreçlerden daha iyi yararlanmak için işe alıştırma programınızı yeniden tasarlamanın yollarını arayın.

Şimdi, neyi ve nasıl otomatikleştirebileceğinizi açıklayan ayrıntılara geçelim.

İşe Alıştırmayı Otomatikleştirmek İçin 4 Adım

Manuel işe alıştırma sürecinizi otomatikleştirmek için atmanız gereken adımları merak ediyorsanız, size yardımcı oluyoruz.

Aşağıda, ister yeni uzaktan çalışanları ister ofiste çalışacak personeli işe alıştırıyor olun, işe alım sürecinizi otomatikleştirebileceğiniz birkaç temel alanı öne çıkardım.

1. İşe Alıştırma Öncesi Görevleri Tanımlayın

Yeni çalışanların işe başlama tarihinden önce genellikle birkaç iş yaparsınız, değil mi? Çalışan işe alıştırma otomasyonu bu konuda size büyük ölçüde yardımcı olabilir. Aşağıdaki adımları uygulamanız yeterlidir.

İlk adım, genellikle yaptığınız işe alıştırma öncesi görevleri listelemekten oluşur. Örneğin:

• Görevini, iletişim bilgilerini, banka bilgilerini ve vergi bilgilerini kaydetmek için insan kaynakları bilgi sisteminizde (HRIS) çalışan profilini oluşturmak
• Yeni işe alınan kişiye bir hoş geldin e-postası ve hoş geldin paketi hazırlayabilmeniz için kıyafet bedenleri gibi bilgileri toplamaya yönelik bir form göndermek
• Kimlik yönetimi platformunuzda yeni bir kullanıcı hesabı eklemek (ör. Active Directory, Okta vb.)
• Yeni çalışanın hesabını BT hizmet yönetimi sisteminizde oluşturmak
• İşe alınan kişinin bilgilerini temel paydaşlara bildirmek
• Yeni çalışanı kurumsal mesajlaşma platformunuzdaki uygun kanallara eklemek
• Yöneticisinden, görevini yerine getirmek için ihtiyaç duyacağı uygulamaları ve erişim düzeyini belirtmesini istemek
• BT destek ekibine mevcut lisansları kontrol etmesini ve erişim izni vermesini bildirmek
• Yeni çalışanın yöneticisine ve ekip arkadaşlarına tanışma görüşmeleri için takvimlerinde zaman ayırmalarını bildirmek.

İşe alıştırma sürecinin bu aşamasında, işe alınan kişilerin ilk gününe hazırsınız. Bu, üretken olacak yeni bir iş gücüne sahip olmaya bir adım daha yaklaştığınız anlamına gelir 

2. Oryantasyon Adımlarını Standartlaştırın

Yeni çalışanın oryantasyonu sırasında şunları yapmanızı öneririz:

• İşe yeni başlayanlarla ilk günlerinde bir oryantasyon toplantısı planlayın
• İşe alınan kişilerin birbirleriyle bağlantı kurmasını sağlayın
• Yeni ekip üyeleriyle bireysel olarak tanışmalarını sağlayın
• Yeni işe başlayanlara ait evrakları dağıtın ve
• Yeni işe başlayanlara eksiksiz bir çalışan el kitabı veya özellikle yeni personel için hazırlanmış kısaltılmış bir el kitabı sağlayın.

İlk başta göz korkutucu gelebilir. Ancak otomatikleştirilmiş bir işe alıştırma süreciyle bunların tamamını manuel olarak yapmanız gerekmez. Bunun yerine size yardımcı olması için otomatik iş akışlarını kullanabilirsiniz.

Oryantasyon iş akışınızdaki adımların tam olarak neler olduğunu bilmeniz yeterlidir; böylece doğru yazılım çözümünü bu adımları takip edecek şekilde yapılandırabilirsiniz. Yeni bir çalışanı işe her aldığınızda tamamen aynı adımları uygulayarak süreci bu şekilde hızlandırır ve tutarlılık sağlarsınız.

Örneğin, oryantasyon iş akışına her yeni çalışanı Microsoft SharePoint çalışma alanınıza veya işe alınan kişiler için oluşturulmuş bir iş iletişimi kanalına ekleme adımını dahil edebilirsiniz.

3. İşe Alıştırma İş Akışını Yapılandırın

Şimdiye kadar oryantasyonu ele aldık; ancak işe alıştırma iş akışı bununla sınırlı değildir. Süreç, aşağıdakiler gibi başka iş akışlarını da içerir: 

• Belgelendirme iş akışları (kullanıcı hesabı izinleri dahil)
• Eğitim iş akışları (takip değerlendirme testleri dahil)
• İlerleme takibi iş akışları (düzenli kontroller dahil)
• Geri bildirim iş akışları (memnuniyet anketleri dahil)

Ancak öncelikle, işe alıştırma deneyimini mümkün olduğunca standartlaştıran ve işe alıştırmayı gerçekleştiren kişilerin izlemesi için bir İK süreç kontrol listesi sunan net bir süreç tasarlamalısınız. Tavsiyemiz, bir 30-60-90 günlük plan geliştirmenizdir.

Bunun ne olduğunu veya nasıl hazırlanacağını bilmiyorsanız, bir şablon da içeren kuruluşunuzun işe alıştırma süreci için 30-60-90 günlük plan yazma rehberimize göz atın.

30-60-90 günlük işe alıştırma planınızı zaten oluşturduysanız, sonraki adım planın her aşamasında aşağıdakileri tanımlamaktır. Plan şu unsurları içermelidir: 

• Yeni çalışanların erişmesi gereken belge klasörleri ve belgeler
• Tamamlamaları gereken eğitim kursları veya kurum içi eğitimler
• Katılmaları gereken kontrol toplantıları
• Tamamlamaları gereken memnuniyet anketleri

Bunu tamamladıktan sonra, az önce yapılandırıp ana hatlarını belirlediğiniz işe alıştırma görevlerini otomatikleştirmeye hazırsınız.

4. Doğru Yazılıma Yatırım Yapın

30-60-90 günlük planınızdaki adımları ve zaman çizelgesini, ayrıca her adımda yer alan rolleri göz önünde bulundurun. Bunlar, az önce tanımladığınız iş akışlarını çalıştıracak otomatik çalışan işe alıştırma yazılımını kurmak için ihtiyaç duyduğunuz girdilerdir.

Aslında otomatik işe alıştırma özelliklerine sahip uygun bir araç yığınına da ihtiyacınız vardır. Başka bir deyişle, aşağıdaki sistemlerin bazılarına veya tamamına ihtiyacınız olabilir:

• Bir aday takip sistemi (ATS)
• Bir İK bilgi sistemi (HRIS)
• Bir elektronik imza yazılımı çözümü
• Bir iş iletişimi platformu
• Bir çalışan el kitabı platformu veya belge yönetim sistemi
• Bir çevrim içi form oluşturma uygulaması
• Bir bulut depolama uygulaması
• Bir öğrenme yönetim sistemi (LMS)
• Yukarıdaki tüm uygulamalarla entegre olacak bir iş akışı otomasyon yazılımı çözümü

Bazı sistemlerin zaten birbirine entegre edilmiş veya sistemlerin içine yerleştirilmiş olduğunu görebilirsiniz. Örneğin, bazı HRIS'lerde yerleşik elektronik imza yazılımı bulunur ve bazı LMS'ler iş iletişimi platformlarıyla entegre olur.

Tamamen yeni bir araca ihtiyacınız olup olmadığını veya elinizdeki İK çözümleriyle idare edip edemeyeceğinizi değerlendirmek size kalmıştır. Ayrıca edinmek için hangi tür işe alıştırma yazılımını seçmenin en iyi seçenek olduğunu da belirlemeniz gerekir: mümkün olduğunca çok yerleşik işlevselliğe sahip platformlar mı, yoksa bağımsız İK sistemleri mi?

Bütçeniz için en iyi seçeneği belirlemek üzere işe alıştırma yazılımı fiyatlandırmasını da değerlendirmeniz gerekir.

Bu Yazılım Sistemleri Neleri Otomatikleştirebilir?

Kararınız ne olursa olsun, bir iş akışı otomasyon platformunun sizin için otomatik olarak yapabileceklerine şu örnekler verilebilir:

• Bir adayı ATS'de işe alındı olarak işaretlediğiniz anda işe alım öncesi iş akışını tetiklemek
• Elektronik imza yazılımınızdan
  • Çalışan sözleşmelerini, gerekli tüm tarafların önceden belirlenmiş sırayla incelemesi ve imzalaması için göndermesini istemek (bu, sözleşme yönetiminde yapay zekânın da yardımcı olabileceği bir konudur)
  • Bu taraflara son tarihleri hatırlatmak
  • Toplanan imzaları gerçek zamanlı olarak onlara bildirmek
• İmzalanmış sözleşmeleri bulut depolama uygulamanıza iletmek
• HRIS'e, çalışan verilerini toplamak için yeni işe alınanlara çevrimiçi formlar göndermesini söylemek
• İş iletişimi platformunuzdan
  • Yeni çalışanları bir işe alıştırma kanalına eklemesini istemek
  • Onları ilgili işe alıştırma destekçileriyle tanıştırmasını istemek
  • İşe alınanlara bulut depolama uygulamasındaki kurumsal videolara, politika ve prosedür kitaplarına, çalışan yan hakları belgelerine ve organizasyon şemalarına göz atmalarını önermesini istemek
• LMS'inizle iletişim kurarak
  • Yeni çalışanları ilgili öğrenme yollarına kaydetmek
  • Doğru zaman geldiğinde uygun eğitim kurslarına veya modüllerine bağlantılar paylaşmak
  • Yeni çalışanların işe alıştırma eğitim programındaki ilerlemelerini ilgili işe alıştırma destekçilerine bildirmek

Ayrıca iş akışı otomasyon yazılımı şu görevleri sizin üzerinizden alır:

• Yeni çalışan için yazılım tedarik etme görevini BT destek ekibine vermek
• Her yeni işe alınan kişiye bir işe alıştırma destekçisi atamak
• Atamayı bu destekçilere bildirmek
• Oryantasyon toplantılarını, ekiple tanışma amaçlı işe alıştırma görüşmelerini ve yeni çalışanlarla düzenli kontrolleri ilgili kişilerin takvimlerinde planlamak
• Bu kişilere zamanında hatırlatmalar göndermek

İşten Ayrılma Süreci Nasıl Otomatikleştirilir?

Otomasyonun işe alıştırma sürecini geliştirmesi gibi, işten ayrılma sürecinizi de basitleştirip daha verimli hâle getirebilir.

Çalışanın yaşam döngüsünün bu son bölümünde otomasyondan ve çalışanların işten ayrılma sürecinde yapay zekâdan yararlanmak, hem idari yükleri azaltır hem de önemli hiçbir şeyin gözden kaçmamasını sağlar.

İK yazılımını kullanarak çalışanların işten ayrılma sürecini otomatikleştirmenin birkaç yolu şunlardır:

• İşten ayrılma görüşmesi planlayın. Ayrılan çalışanlara, bir planlama bağlantısı ve işten ayrılma görüşmesi anketinizin bir kopyasıyla birlikte işten ayrılma görüşmesi davetini otomatik olarak gönderecek bir otomasyon ayarlayın. Bu, çalışan için geçiş sürecini kolaylaştırırken ekibinizin değerli geri bildirimler toplamasına yardımcı olur.
• Çalışanları yan hak kapsamlarının ne zaman sona ereceği konusunda bilgilendirin. Ayrılan çalışanlarınız, yan haklarının ne zaman sona ereceğini ve kapsamlarını özel olarak sürdürmek için ABD'deki COBRA veya diğer ülkelerdeki eşdeğer planlar gibi seçeneklerinin olup olmadığını bilmek isteyecektir. Bu, şeffaflığı sağlar ve çalışanların kapsamları hakkında bilinçli kararlar vermelerine yardımcı olur.
• Sistem ve kullanıcı hesabı erişimlerini otomatik olarak iptal edin. Ayrılan çalışanın hesaplarını, son çalışma gününde e-posta, proje yönetimi araçları ve İK yazılımları da dâhil olmak üzere tüm şirket sistemlerinde devre dışı bırakmak için otomasyonu kullanabilirsiniz. Bu, güvenlik risklerini önler ve veri koruma politikalarına uyulmasını sağlar.
• Ayrılan çalışanlar için standart belgeler oluşturun. Şirketinizde korumak istediğiniz özel bilgiler varsa ayrılan çalışanlardan gizlilik sözleşmesi doldurmalarını isteyebilirsiniz. Özel bilgilere erişimi olan tüm çalışanların bu formu almasını sağlamak için bu süreci otomatikleştirebilirsiniz.
• Şirket varlıklarını takip edin ve geri alın. İK ve tesis ekiplerini iade edilmesi gereken şirkete ait ekipmanlar (ör. dizüstü bilgisayarlar, erişim kartları, mobil cihazlar) hakkında bilgilendiren otomatik bir iş akışı oluşturun. Bu, varlık kayıtlarını güncel tutar ve değerli kaynakların kaybolmasını önler.
• Çalışanı dahili dizinlerden ve ekip yapılarından çıkarın. Organizasyon şemalarını, e-posta gruplarını, Slack kanallarını ve dahili dizinleri otomatik olarak güncellemek için bir İK yazılımı otomasyonundan yararlanın. Bu, iletişim araçlarını doğru tutar ve çalışanın durumu hakkında kafa karışıklığını önler.
• Veda duyurusu gönderin. Çalışanın katkılarını takdir etmek ve ayrılışına ilişkin ayrıntıları paylaşmak için şirket geneline veya belirli bir ekibe yönelik veda e-postasını otomatikleştirin. Bu, olumlu bir işten ayrılma deneyimi sağlar ve kalan çalışanların olası geçişlere hazırlanmasına yardımcı olur.

Bu gibi adımları tek bir yerde koordine etmek için ekipler, iş akışlarını otomatikleştirmek, erişim değişikliklerini yönetmek, görevler atamak ve ilerlemeyi takip etmek amacıyla işe alım ve işten ayrılma yazılımlarını kullanabilir.

Sırada Ne Var?

Daha fazla işe alım tavsiyesi için İK ve iş liderlerine yönelik haftalık bültenimize abone olun. Kariyerinizde ilerlemenize ve kuruluşunuzda daha büyük bir etki yaratmanıza yardımcı olacak en yeni içeriklerimizin tümünü alacaksınız.