Kuruluşunuzda Sıcak ve Misafirperver Bir İşyeri Kültürü Nasıl Oluşturulur

Deşifre Metnini Okuyun:

Podcast’lerimizin deşifresini bir yazılım programı kullanarak hazırlamayı deniyoruz. Bot her zaman yüzde 100 doğru sonuç vermediği için lütfen olası yazım hatalarını mazur görün.

Maggie Smith: Bence bu, yöneticileriniz için beklentiyi belirlemek ve bu beklentiyi iletmekle de ilgili. Kısa süre önce CEO’m bana, “Falanca kişinin çalışanlarıyla bire bir görüşmeler yaptığını sanmıyorum” dedi. Ben de, “Ama bunun beklenti olduğunu onlara hiç söyledik mi?” dedim. Dolayısıyla biraz geri adım atıp, “Burada yöneticilikle ilgili normlar bunlar” demek gerekiyor.

Tim Reitsma: People Managing People podcastine hoş geldiniz. Daha iyi bir çalışma dünyası oluşturmak ve mutlu, sağlıklı ve üretken işyerleri yaratmanıza yardımcı olmak için çalışıyoruz. Ben sunucunuz Tim Reitsma!

Artık sıcak, misafirperver ve kapsayıcı ortamlar oluşturduğumuzda çalışanlarımızın gelişeceği oldukça açık. Bugün, sıkıcı uyum eğitimlerini parlak bir deneyime dönüştüren çevrim içi öğrenme platformu Traliant’taki ekibe liderlik eden deneyimli insan kaynakları profesyoneli Maggie Smith ile konuşuyorum.

İnsanları davet eden, misafirperver ve çalışanlarınızın şirketiniz konusunda heyecan duymasını sağlayan bir kültür oluşturma konusunda açık ve uygulanabilir öneriler arıyorsanız, Maggie ve ekibinin yaptıklarını dinleyin. İşe başlamadan önce yapılan basit telefon görüşmelerinden sanal su sebili sohbetlerine kadar harika bir uzaktan çalışma kültürü oluşturmuşlar. Bizi dinlemeye devam edin!

Maggie, podcastimize katıldığın için çok mutluyum. Kayıttan hemen önce yaptığımız ön görüşmede, parçası olduğun organizasyon ilgimi çekti. Bu şirketteki ilk insan kaynakları yöneticisisin; şirket tamamen uzaktan çalışıyor ve sıcak ve misafirperver işyeri kültürleri, yani sıcak ve misafirperver bir işyeri kültürü oluşturmak hakkında konuşuyoruz.

Ancak buna geçmeden önce, kendini ve çalıştığın şirketi tanıtabilir misin? Bu aralar önceliğinde neler var?

Maggie Smith: Elbette. Benim adım Maggie. Burada seninle olmak ve tanışmak güzel, Tim. Traliant’ta İnsan Kaynakları Başkan Yardımcısıyım. Şirkete 2021 yılının nisan ayında katıldım. İtiraf etmesi üzücü ama 22 yılı oldukça aşan insan kaynakları deneyimimi de yanımda getirdim ve bunun tamamını burada, Traliant’ta kullanabiliyorum; bu harika.

Tim Reitsma: Bu olağanüstü. Şirketin 2016’dan beri faaliyet gösterdiğini ve ilk insan kaynakları profesyonelinin yıllar sonra, yakın zamanda işe başladığını söylemiştin.

Peki, köklü bir şirkete ilk insan kaynakları lideri olarak katılmak nasıldı?

Maggie Smith: Harikaydı. Gerçekten iyi bir deneyimdi. Çalışanların buna hazır olduğunu düşünüyorum. Ayrıca kuruluşun kurucu ortakları harika bir kültür oluşturma konusunda çok iyi bir iş çıkarmışlardı.

Ben geldiğimde kültür bir sorun değildi. Düzeltmem gereken bir şey olmadı; bu harika, çünkü bunu düzeltmek kötü yan haklar, politika eksikliği veya konularla ilgili belirsizlik gibi şeyleri düzeltmekten çok daha zor. Bu yüzden, “Tamam, bu yapılabilir ve çok uzun sürmez; yalnızca zaman ve para gerekir” diye düşündüm.

Şimdiye kadar gerçekten eğlenceli bir deneyim oldu.

Tim Reitsma: Traliant’taki kültürü nasıl tanımlarsın?

Maggie Smith: Biliyor musun? Tamamen uzaktan çalışan bir şirket olduğumuz pek hissedilmiyor. Şu anda sanırım 31 farklı eyalette çalışanlarımız var. Kanada’da da bir avuç çalışanımız bulunuyor. Gerçekten iş birliğine açık ve yardımsever bir insan grubuyuz.

Gerçekten nazik ve işe bağlılar. Buraya geldiğimde mevcut olan şeylerden biri çalışan bağlılığı komitesiydi. İnsan kaynakları ekibinin katılmasıyla bu komite elbette değişti ve gelişti, ayrıca kapsamı genişledi. Ancak bu kadar çok kişinin Traliant’ı daha iyi bir yer hâline getirme konusunda tutkulu olması harika. Bunu hem bağlılık komitemize hem de çeşitlilik, eşitlik ve kapsayıcılık komitemize katılarak yapıyorlar.

Toplamda 130 kişiyiz; şimdi 135 olduk ve bu kadar büyük hissettirmiyor. Buradaki herkesi tanıyormuşum gibi geliyor.

Tim Reitsma: Vay canına. Tamamen uzaktan çalışıyorsunuz, organizasyondaki herkesi tanıyorsun ve anladığım kadarıyla çalışanlar yalnızca işin amacını değil, kültürü de benimsemiş durumda.

Bu bizi konumuza getiriyor. Bu konu gerçekten ilgimi çekiyor. Bu bölümün başlığı sıcak ve misafirperver bir işyeri kültürü oluşturma hakkında. İnsanları bir organizasyona kattığınızda bu sıcak ve misafirperver duyguyu yaşatmak istersiniz. Peki bunu nasıl yaparsınız? Bunun ne anlama geldiğini tanımlamak isterim.

Maggie Smith: Bu soruyu çok seviyorum. Bizim için bu, işe alım sürecinde başlıyor. Sürecin kolay olmasını istiyoruz; kişinin özgeçmişini baştan sona yeniden girmek zorunda kaldığı bir süreç olmasın. İnsanların başvuru sırasında pes edip, “Of, bu çok zordu. Boş ver” demesini istemiyoruz. Bu nedenle süreci kolaylaştırmak için çok zaman harcadık. İnsanlara geri dönüş yaptığımızdan ve durumları hakkında bilgi verdiğimizden emin oluyoruz.

Günümüzde bu o kadar da zor değil, çünkü süreci oldukça kolay biçimde otomatikleştirebilirsiniz. İnsanları organizasyonumuza kabul ederken de aynı yaklaşımı sürdürüyoruz. Traliant uzaktan çalıştığı için yeni çalışanı ilk gün lobide karşılayıp, “Gelin size bir tur attıralım” diyemiyoruz.

Bu nedenle bir arkadaşlık programı başlattık. Her yeni çalışan bir arkadaşla eşleştiriliyor. Bu kişi tamamen farklı bir departmanda çalışıyor; böylece yeni çalışan her gün birlikte çalıştığı grubun dışından biriyle tanışıyor. Bunun nasıl işleyeceğini tanımlıyoruz. İki kişi kahve içmek için buluşabilir; biz de bir hediye kartı gönderiyoruz.

Ya da DoorDash için bir hediye kartı gönderebiliriz. Kişinin nerede yaşadığını ve bölgesinde hangi hizmetlerin bulunduğunu anlamanız gerekiyor ki deneyim güzel olsun. İnsanlara böyle bir destek sunmak, onların organizasyona katılmasına ve hızlıca uyum sağlamasına yardımcı oldu.

Tim Reitsma: Evet. İnsanların, özellikle yeni bir organizasyona katılırken, sabah 9.00’da bir yerde çevrim içi olmaları gerektiğini ancak bir bağlantılarının olmadığını, hatta henüz giriş yapabilecekleri bir bilgisayarlarının bile bulunmadığını görmeleri ya da tamamen gözleri bağlı biçimde geldiklerini hissetmeleri isteyecekleri son şey.

Maggie Smith: Evet, kesinlikle. Bunun için mutlaka bir plan yapmaya çalışıyoruz. Ayrıca insanlar aramıza katıldıklarında onlarla düzenli olarak iletişim kuruyoruz.

Kullandığımız bir anket var ve teknolojiden kesinlikle yararlanıyoruz. Teknoloji bizim dostumuz. Yeni çalışanların bizimle yolculuğunun farklı aşamalarında anketler uyguluyoruz; böylece sorunların büyümesine izin vermiyoruz ve geri bildirim alıyoruz.

Tim Reitsma: Geri bildirim almak çok önemli. Çünkü sormazsak insanlar çoğu zaman söylemez.

İstemediğimiz son şey, iyi insanların ve yetenekli çalışanların organizasyonlarımızdan ayrılması ve sonrasında, liderler olarak bize söylemelerini diledikleri her şeyi öğrenmemiz.

Maggie Smith: Kesinlikle. Bu çok iyi bir nokta, Tim. Traliant’a ilk katıldığımda organizasyonda hemen bir değişiklik oldu. Çalışma arkadaşımız Andrew Rawson, “Tamam, gelecek hafta bir toplantı yapacağız; herkes sorularını önceden sana e-posta ile göndersin” demişti. Ben de, “Andrew, bu işe yaramaz, çünkü burada daha iki dakikadır bulunuyorum. İnsanlar beni tanımıyor. Henüz ilişkimiz yok” dedim.

Bu nedenle hemen anonim bir çevrim içi öneri kutusu oluşturduk. Deneyebileceğiniz birkaç seçenek var. Ben Suggestion Ox adlı bir araç kullandım. Başka birçok araç da mevcut. Çalışanlar doğrudan bu platformun web sitesine gittiklerinde, platformun ciddi olduğunu görürler. Kimin ne söylediğini bize bildirmeyecekler.

Bir çalışan oraya geri bildirim bırakır ve e-posta adresini paylaşırsa, ben bu adresi görmem. Ancak en azından platform üzerinden ona yanıt verebilirim. Bazen anonim bir soru alıyoruz ve şirkete e-posta gönderiyoruz: “Bu soruyu aldık. Biraz zaman ayırıp yanıtlamak istiyoruz” diyoruz.

Soruyu kimin gönderdiğini bilmiyoruz. Bu nedenle yalnızca geri bildirim almak değil, geri bildirim döngüsünü tamamlamak, yani insanlara geri dönmek de önemli. Yanıt hayır olsa bile bu yine de bir yanıttır. Bunu çalışanlarımız için yapmak istiyoruz.

Tim Reitsma: Benim dikkatimi çeken birkaç şey var.

Bunlardan biri, “Burada iki dakikadır bulunuyorum, insanlar beni tanımıyor” demen. Mevcut liderlik ekibi olarak bu konuyu birlikte ele almamız gerekiyor. Bu yaklaşımın çok iyi. Çünkü çoğu zaman yeni bir şirkete katıldığımda, “İnsan kaynakları, sen şirkette yenisin. İşte bu sorun; şimdi bununla sen ilgilenmelisin” deniyor. Bu beklentiyi doğru biçimde belirlemen ve geri bildirim kültürünü getirmen çok iyi.

Geri bildirime davet ettiğinizde, aslında yalnızca davet etmekle kalmıyorsunuz. Geri bildirim hakkında birkaç bölüm kaydettik. Verileri toplamak harika, ancak bu veriler hakkında bir şey yapmıyorsanız yalnızca veriden ibaret kalıyor.

Bir keresinde bir organizasyonda çalışanım, “Bütün bunları topluyorsunuz ama hiçbir şey yapılmıyor” demişti.

Maggie Smith: Evet, kesinlikle. İnsanlar sizinle konuşmayı bırakır.

Tim Reitsma: Evet. Arkadaşlarına, Glassdoor’a veya gitmelerini istemediğiniz başka bir çevrim içi platforma yönelirler.

Bu konuşmanın bir parçasında sıcak ve misafirperver bir işyeri kültürü oluşturmaktan söz ediyoruz. Birkaç konuya değindik. Bazılarına daha derinlemesine girmek isterim; ayrıca kapsayıcı işyerleri konusunu da ele almak istiyorum. Çünkü kapsayıcılık olmadan sıcak ve misafirperver bir işyeri kültürüne sahip olabileceğimizi düşünmüyorum.

Kapsayıcı bir kültürü ne oluşturur?

Maggie Smith: Bunu sağlamak için birçok farklı unsur olduğunu düşünüyorum. Her şeyi dengede tutmaya çalışıyormuşum gibi hissediyorum. Buraya geldiğimde ilk önceliğim, psikolojik güvenlik ortamı oluşturmak ve Traliant’ta bugün yaptığımız gibi şeyleri gerçekleştirdiğimizden emin olmaktı.

Bir belediye toplantısı düzenleyin, insanlara soru sorma fırsatı verin. Ardından bu toplantıyı takip edin ve sunum slaytlarını gönderin. Genellikle bir veya iki gün bekliyorum, çünkü birileri anonim olarak bir şey göndermek isteyebilir ve bu sorun değil.

Bunu ele alabilmek istiyoruz. Kapsayıcılık harika bir konu. Bizim için, açık bir pozisyon olduğunda geniş bir ağ atmakla başlıyor. Farklı gruplara ulaştığımızdan ve Traliant’taki fırsatlardan haberdar olmalarını sağladığımızdan emin oluyoruz.

Kısa süre önce ilanlarımıza şöyle bir ifade eklemeye başladık: “Bu rol için belirtilen tüm şartları karşılamıyorsanız bile lütfen yine de başvurun. Sizden haber almak istiyoruz.” İnsanlara katılmaları ve bağlılık göstermeleri için fırsat sunmak da önemli.

Bunu burada bir çalışan bağlılığı grubumuz ve ayrıca çeşitlilik, eşitlik ve kapsayıcılık komitemiz aracılığıyla yapıyoruz. Bu fırsatların var olduğunu insanlara sürekli hatırlatıyor, katılımlarını ve geri bildirimlerini istiyoruz.

Tim Reitsma: Bununla ilgili birkaç konu aklıma geliyor. Bunu kasıtlı hâle getirmen hoşuma gitti. Yalnızca iş ilanlarında değil, organizasyon içinde katılım yolları konusunda da kapsayıcı bir yaklaşım var.

Belki biraz kuşkucu bir soru soracağım. Başka organizasyonlarda çalışan komiteleri veya çalışan kaynak grupları olduğunu duydum; ancak çalışanlar katılmak için yöneticilerinden destek alamıyor. Ya da şöyle deniyor: “Bu haftada bir saat sürecek. Şimdi bu bir saati başka bir zamanda telafi etmen gerekiyor, çünkü işinin başında olmana ihtiyacım var.”

Böyle bir durumla Traliant’ta olmasa bile başka yerlerde karşılaştın mı? Çünkü yöneticiler bunu dinleyip, “İnsanlarım şirket genelindeki girişimlerde değil, projelerde çalışmalı” diye düşünüyor olabilir.

Maggie Smith: Bu harika bir soru. Neyse ki burada Traliant’ta böyle bir durumla karşılaşmadım.

Ancak Traliant’a katılmadan önce uzun yıllar sağlık sektöründe çalıştım. Ayrıca bir yazılım şirketinde de görev yaptım ve bunu çok sık duydum. Çalışanların sahada bulunup insanlara bakım vermesi gerekiyordu; bu anlaşılabilir bir durum.

İnsanlara yaratıcı olmaları için meydan okumak gerekiyor. “Bunu nasıl çözebiliriz?” diye düşünün. Sağlık sektöründe çalıştığım dönemde, bu etkinliklere katılabilmeleri için insanlara fazladan bir saat ödeme yapacak şekilde bütçe ayırırdık.

Sağlık sektöründe bazen sabah 7.00 vardiyasından önce, saat 6.00’da toplantı yapıyorduk. Böylece gece vardiyasındaki ve sabah erken başlayan vardiyadaki çalışanları yakalıyorduk. Bu konuda yaratıcı olmalı ve önceden düşünmelisiniz.

Tim Reitsma: Kesinlikle katılıyorum. İnsanlar yalnızca gidip çalışacakları bir işten daha fazlasını istiyor. Organizasyonun genel vizyonuna ve misyonuna katkıda bulunabileceklerini hissetmek istiyorlar.

Bu da doğrudan misafirperver işyeri kültürüyle bağlantılı. Yeni çalışanlara sunmak isteyeceğiniz son şey, “İşte katılabileceğiniz tüm gruplar; ancak bunların hepsi mesai dışı ve ücret ödenmiyor. Kolay gelsin” demektir.

Maggie Smith: Bunu gündeme getirmen çok hoşuma gitti. Traliant’ta gerçekten üzerinde çalıştığım şeylerden biri, insanlara şunu söylemek: “Anlıyorum; bir komiteye katılmak için şu an doğru zaman olmayabilir. Ancak başka şekillerde katılmanızı isteriz. Bu ilginizi çeker mi?”

Burada bir çalışan bana, “Katılmak istiyorum ama çok yoğunum. İşimde çok fazla şey oluyor, evde bir çocuğum var” demişti. Ben de, “Yine de katılabilirsin” dedim. Her ay bir saatlik toplantıya katılmak ve bunun gerektirdiği diğer şeylere zaman ayırmak istemiyordu.

Biz insanlara ulaşıp, “Yaptığımız şey bu. Bu şekilde katılmak ister misiniz?” diyoruz. Bunun için çalışanlarınızı tanımanız, yeteneklerini ve ilgilerini bilmeniz ve onlardan yararlanmanız gerekiyor. Hayır derlerse sorun değil.

Belki doğru zaman değildir. Ancak bunu sürdürmek ve fırsat sunmak gerektiğini düşünüyorum.

Tim Reitsma: Fırsat sunmak önemli. Fırsat orada durur. Zamanlama doğru olmayabilir ama fırsat ortadan kalkmaz. “Şirkete hoş geldin, bu belgeyi imzala” gibi bir şey değil. Üniversiteye başlayıp 600 kulüp arasından birine ilk iki hafta içinde katılmak zorunda değilsiniz. Biz uzun vadeli düşünüyoruz ve istediğiniz zaman katılabilirsiniz.

Maggie Smith: Kesinlikle. Burada sahip olduğumuz harika fırsatlardan biri de işimizin neredeyse eş zamansız bir kültüre doğru kayması. Çok esneğiz. Elbette işinizi tamamlamanız, teslim tarihlerine ve sorumluluklara uymanız gerekiyor. Ancak insanların programları konusunda son derece esneğiz.

Bir çalışanım erken çalışmaya başlıyor ve sonra, “Şimdi oğlumu okula götüreceğim” diyor. Geçen hafta da çocuğunu bir müzik grubuna bırakması gerektiğini söyledi. Kimin umurunda? İşin mutlaka sabah 9.00 ile akşam 17.00 arasında yapılması gerektiği yönündeki eski anlayışı anlamıyorum.

Tim Reitsma: Evet, bu düşünce biçiminden çıkmak gerekiyor. Özellikle insanların sizi görebildiği bir ofis ortamından geldiyseniz, saat 15.00’te ayrıldığınızda herkes bunu fark eder. Çocuğunuzu okuldan alıp evde çevrim içi çalışmaya devam etseniz bile, insanlar bunu görmeyebilir ve “Maggie yine saat 15.00’te ayrılıyor; onunla konuşmalıyız” diye düşünebilir.

Başlangıca, yani misafirperver işyeri kültürüne dönmek istiyorum. Belki iyi sonuç vermeyen neler gördün? İnsanlara denemelerini önermeyeceğin hikâyeler var mı? Ya da bir insan kaynakları profesyoneli olarak kariyerin boyunca gördüğün bazı şeyler?

Maggie Smith: Ne denenmemesi gerektiğine dair bir örnek aklıma gelmiyor; ancak birinin çaba gösterdiği ve benim de, “Vay canına” diye düşündüğüm durumları paylaşabilirim.

Yıllar önce yeni bir işe başlamadan önce otoyolda araba kullanıyordum. Cep telefonum çaldı ve açtım. Arayan yöneticimdi. “Gelecek hafta seni göreceğimiz için çok heyecanlıyız. Seni gerçekten sabırsızlıkla bekliyoruz” dedi. Görüşme belki iki dakika sürdü, kesinlikle beş dakikadan azdı. Bu kişinin ben işe başlamadan önce beni düşündüğünü hatırlıyorum.

Bir şey iyi gitmediğinde bunun nedeni, hiç kimsenin yeni çalışanın kötü bir deneyim yaşamasını bilerek istemesi değildir. Ancak bunu öncelik hâline getirebilir ve “Bu kişiyle nasıl bağlantı kuracağım? Organizasyona hoş geldiğini nasıl hissettireceğim?” diye düşünebilirsiniz.

Geçen yıl yeni bir çalışanımız işe başladı. O ABD’nin batı yakasında, ben doğu yakasındayım. Onu küçük bir öğle yemeğine davet ettik ama buna brunch adını verdik. Ona bir brunch sepeti gönderdim. İnanması zor ama bir adada yaşıyor. Bu yüzden DoorDash’in evine gitmesini sağlayamadım. “Tamam, ona kutuda bir brunch göndereceğim” dedim.

İlk gün yaptığımız şey buydu. Bir kişiyi nasıl dahil edebileceğinizi, ona nasıl hoş karşılandığını ve organizasyonun bir parçası olduğunu hissettirebileceğinizi düşünmek gerekiyor.

Bu, başlangıçta başlar.

Tim Reitsma: Kutuda brunch fikrini sevdim. Daha sonra araştırabilirim, çünkü brunch’ı çok seviyorum. Bu hikâyede dikkatimi çeken şey, bir telefon görüşmesi kadar basit olması. Bir kişi işe başlamadan birkaç gün, bir hafta veya iki hafta önce yapılan bir telefon görüşmesi. E-posta, telefon, mesaj; ne olursa olsun. Birini organizasyonumuza ve burada oluşturacağı kariyere davet etmenin bir yolu.

Peki bunu nasıl sürdürüyorsunuz? Harika işe alıştırma deneyimleri duyuyorum, sonra ilk gün kutuda brunch gönderiliyor ve belki bir hafta sonra konuşuluyor. Bu misafirperver kültürü desteklemek için keşfedebileceğimiz veya etmemiz gereken başka ritüeller neler? Çünkü bu yalnızca deneme süresiyle sınırlı değil. İnsanların tüm çalışma süreleri boyunca sıcak ve misafirperver bir ortamı korumamız gerekiyor.

Maggie Smith: CEO’muz John ile çalışmak harika. Bu konu onun için de bir öncelik ve bu olağanüstü. İki haftadan kısa bir süre içinde yöneticilerimizi eğitmek için zaman ve kaynak yatırımı yapacağız.

Kimse düşüncesiz davranmak için yola çıkmaz ama herkes nasıl davranacağını bilmiyor. Ben bunu bir tür misafirperverlik anlayışını benimsemek olarak görüyorum. Çalışma süresi boyunca gerçekten çaba göstermek gerekiyor.

Birisi Traliant’a katıldığında, insan kaynakları ekibi olarak bir insan kaynakları işe alıştırma programımız var. Burada şirketin normlarını, programlarımızı ve diğer konuları anlatıyoruz. Ardından onları bu programlara davet ediyoruz.

Yeni işlerini öğrenmekle meşgul olabilirler; bu sorun değil. Ancak neler olup bittiğini bilmelerini istiyoruz. Belediye toplantıları düzenlemek de önemli. Bugün tam olarak bunu yaptık. Muhtemelen her dört ila altı haftada bir yapmaya çalışıyoruz. Bu sefer biraz gecikmiş olabiliriz; sekiz hafta olmuş gibi hissettirdi. Ancak insanlara düzenli olarak şirketin nasıl gittiğini ve onların nasıl olduğunu bildirmek istiyoruz.

En iyi uygulamaları paylaşmak da önemli. Yöneticilerimizi eğitmenin yanı sıra bir çalışan bana, “Çalışanlarımla bir kitap kulübüm var” dedi. Bunu gerçekten düşünmüşler. Şu anda Atomic Habits kitabını okuyorlar ve bir araya gelerek kitabı tartışacaklar.

En iyi uygulamaların neler olduğunu öğrenmek ve paylaşmak önemli. Hepsini uygulamanız gerekmiyor; ancak birinin, “Tamam, ben de bunu yapacağım” demesini sağlayabilirsiniz.

Tim Reitsma: O kitap kulübüne katılmayı çok isterim. Çalışanın inisiyatif alıp bunu kurması hoşuma gitti. Herkesin kitabı veya sesli kitabı edindiği ve oturup tartışacağı anlaşılıyor. Bir ekip içinde, özellikle güvenli bir ortamda, fikir birliğine varmasanız bile tartışabilmenin çok şey sağlayabileceğini düşünüyorum.

Bu, en başta sözünü ettiğin psikolojik güvenliği oluşturuyor. Misafirperver kültürü ve kapsayıcılığı destekliyor. Bir kitabın söylediği bir şeye katılmadığınızı söyleyebilmek ya da bir çalışma arkadaşınızın fikrine katılmadığınızı açıklayıp bunun hakkında konuşabilmek önemli.

Maggie Smith: Kesinlikle. Bu örnekte yönetici Amazon’a gidip kitabı satın almış ve Chambers’ın evine göndermiş. Kitap ciltsiz olduğu için maliyeti de yüksek değil. Büyük resme baktığınızda, bağlı olmadığı veya yöneticisinin onu önemsemediğini düşündüğü için bir çalışanı değiştirmek zorunda kalmanızla karşılaştırıldığında bir kitap göndermek çok küçük bir yatırım.

Tim Reitsma: Evet. Birkaç yüz dolarlık küçük yatırımlar söz konusu. Bu kitap kulübünü örnek olarak kullanalım; ton şu şekilde belirlenmişse, “Perşembe günü kitabı alacaksın, pazartesi günü de baştan sona bitirmiş olacaksın” bu kapsayıcı değildir.

Yaklaşık bir yıl önce CEO ile bir kitap hakkında konuşuyordum. CEO, “Tim, sözünü ettiğin kitabı sevdim. Tüm ekibime e-posta göndereceğim” dedi. Bu, perşembe öğleden sonraydı. “Tüm ekibime bu hafta sonu kitabı almalarını söyleyeceğim. Salı günü bitirmiş olmaları gerekiyor, sonra da bütün stratejileri uygulayacağız” dedi.

Ben de, “Hayır, bu hiç kapsayıcı değil. Rahatsız edici” dedim. Bu tür şeyleri yapmanın doğru ve yanlış yolları var.

Maggie Smith: Evet, kesinlikle. Çalışanlarınızla konuşun. Outlook’ta kolayca anket başlatabilirsiniz. “İşte birkaç kitap seçeneği; ne düşünüyorsunuz?” diyebilirsiniz. İnsanları sürece gerçekten dahil edin.

Biz de Traliant’ta bunu yapmaya çalışıyoruz. İnsanlar benden bıkmış olabilir ama fikirlerini almak için çok sayıda küçük anket gönderiyorum. Örneğin ruh sağlığı son birkaç yıldır haberlerde önemli bir konu. Buradaki çalışanlarımız için ruh sağlığı konusunda daha iyi ve kapsamlı bir çözüm sunmak istedik.

CEO’muzla konuşup bu sorunu birlikte çözmeye çalıştığımızı hatırlıyorum. Sonra gülmeye başladık ve “Şirketimizde bunu gerçekten önemseyen yalnızca iki kişi bizsek ne olacak?” dedik. Bu nedenle bir anket gönderdik: “Anket iki dakikanızı alacak. Neden sorduğumuzu açıklamak istiyoruz. Kullanacağınız ve size fayda sağlayacak bir programa doğru yatırım yapmak istiyoruz” dedik.

Geri bildirimlerini aldık, teşekkür ettik ve ne yapacağımızı açıkladık.

Tim Reitsma: Şu anda haberlerde işten çıkarmalarla ilgili çok şey görüyoruz. 2022’nin tamamı, muhtemelen 2023 de işten çıkarmalarla dolu. Bazı organizasyonlar bunu şefkat ve empatiyle yapmaya çalışıyor, bazıları ise yapmıyor.

Bu başka bir konuşmanın konusu; ancak kültür açısından, özellikle sıcak ve misafirperver kültür bakımından, bazı organizasyonların bunu önemsemediğini düşünüyorum. Liderlik ekibi olarak bu pozisyonda veya önceki görevlerinde oturup, “Bu bizim için ne anlama geliyor?” diye konuştunuz mu?

Sizin durumunuzda hediye sepetleri, kitaplar ve toplantılar gönderiyorsunuz. Ancak bazı kültürlerde, “Bir işin olduğu için şükret” anlayışı var.

Maggie Smith: Bu soruyu seviyorum. Burada bunu tartışmak ve bilgiyi aşağıya doğru aktardığımızdan emin olmak için oldukça fazla zaman harcıyoruz. CEO’muz çalışanları gerçekten önemsiyor; bu nedenle çok şanslıyım.

Diğer insan kaynakları profesyonellerinin bu kadar şanslı olmayabileceğinin farkındayım ve onlar için üzülüyorum. Böyle bir kişi önemsemiyorsa muhtemelen değişmeyecektir; bu nedenle kaçmanızı öneririm. Büyük bir gemiyi döndürmek gibidir.

Bence yine yöneticiler için beklentiyi belirlemek ve bu beklentiyi iletmek gerekiyor. Yakın zamanda CEO’m bana, “Falanca kişinin çalışanlarıyla bire bir görüşmeler yaptığını sanmıyorum” dedi. Ben de, “Ama bunun beklenti olduğunu onlara hiç söyledik mi?” diye sordum.

Burada yöneticilikle ilgili normların neler olduğunu paylaşmak ve bunları tekrar tekrar iletmek gerekiyor. Bu normları canlı tutmalısınız. Herkesin aklında tutmak önemli.

Tim Reitsma: Aklıma gelen kelime niyetli olmak. İşyeri kültürünüzü tanımlamak, sahiplenmek ve bu konuda bilinçli davranmak önemli.

İşyeri kültürünüz, yalnızca maaş için çalışan ve birbirini umursamayan bir grup insandan oluşuyorsa bunu sahiplenin. Farklı bir şeymiş gibi göstermeye çalışmayın.

Ancak sizin organizasyonunuzda durum böyle değil. Evet, insanlar maaş için çalışıyor olabilir; ama kasıtlı biçimde sıcak ve misafirperver, kapsayıcılığa ve çeşitliliğe odaklanan bir kültür oluşturmayı seçmişsiniz.

Dinleyen insanlar için bu çok önemli. Lider veya insan kaynakları yöneticisiyseniz, yöneticileriniz bunu yapmıyorsa yalnızca onlara güvenemezsiniz. Bir insan ekibine liderlik ediyorsanız, ekibinizde oluşturduğunuz kültür konusunda bilinçli olun. Sıcak ve misafirperver bir kültür oluşturun. Kendinizin de çalışmak isteyeceği bir yer yaratın.

Bu mantıklı mı?

Maggie Smith: Kesinlikle. Bunun için gerçekten çok çalışıyoruz. CEO’muz, daha önce söylediğim gibi, organizasyona benden kısa süre sonra, 2021 yılının haziran ayında katıldı. İnsanların izinlerine, akşamlarına, hafta sonlarına, tatillerine gerçekten saygı duyuyor ve bunu açıkça ifade etti.

Bir gün, “Herkesin bunun farkında olduğunu sanmıyorum. Ekibin biliyor ama diğer insan yöneticileri ne olacak?” dedim. O da bunun iyi bir nokta olduğunu söyledi ve tüm şirkete bir e-posta gönderdi:

“Bu benim beklentim. Hafta sonu çalışmak istiyorsanız çalışabilirsiniz; ancak umarım buna gerek kalmaz. Size gecikmeli gönderme özelliğini nasıl kullanacağınızı göstereyim. Böylece e-postayı pazartesi sabahı gönderilmek üzere programlayabilir ve hafta sonunun tadını çıkarmaya çalışan diğer insanları rahatsız etmezsiniz” dedi.

Bu konuları önceden düşünmek gerekiyor. Burada hayat kurtarmıyoruz. Bilgiyi hafta sonu veya gece iletmemizi gerektirecek kadar acil hiçbir şey yok.

Tim Reitsma: Buna bayıldım.

Maggie, bu konudaki konuşmamızı bitirmeye yaklaşırken, işe giderken, toplu taşımadayken, eve dönerken veya çalışma gününde mola verirken bizi dinleyen biri bu sıcak ve misafirperver kültürü oluşturmak için ne yapabilir?

Tek bir şey söyleyecek olsan ne olurdu? Farklı kişiliklere ve rollere konuştuğumuzu biliyorum ama genel olarak organizasyonumuzda değişimi etkilemek için ne yapabiliriz?

Maggie Smith: Aklıma çok fazla şey geliyor ve sen yalnızca bir tane istedin. Bu nedenle daraltıp bir tanesini seçeceğim.

Bence insanları tanımaya çalışmak çok önemli. Onları işe alıp ekibe kattığınızda, “İş dışında sizin için önemli olan nedir?” diye sorun. Her yeni çalışanla tanışmaya özen gösteriyorum. Bu hafta şirkete biri katıldı ve kendimi tanıtmak için oryantasyona girdim.

Bu kişi hakkında bir şeyi hatırlamaya çalışıyorum. Bu zor değil. Geçen yıl bir çalışanla turuncu kedileri üzerinden bağ kurduğumu hatırlıyorum; benim de büyük bir turuncu kedim var. O da bana kedisinin fotoğraflarını gönderiyordu, ben de ona gönderiyordum.

Bu yüzden insanları gerçekten tanımak ve onları birer insan olarak önemsediğinizi göstermek bir numaralı konu.

Traliant’ta bu tür bir misafirperver kültür için yaptığımız başka bir şey de şu: Tamamen uzaktan çalışıyoruz. Burada Teams kullanıyoruz ve başlattığımız sanal bir dinlenme odası oluşturduk.

Bu bizim için yeni ama sanal bir Cadılar Bayramı etkinliğinden sonra birkaç gün boyunca Teams sohbetinde çok fazla konuşma olduğunu fark ettim. İnsanlar çocuklarının kostümlü fotoğraflarını paylaşıyordu. Sohbet durunca biraz üzüldüm ve “Ne yapabiliriz?” diye düşündüm.

Bu nedenle sanal dinlenme odasını başlattık. Yeni olduğu için insanları dahil etme konusunda bilinçli davranmanız gerekiyor. Bugün oraya girip, “Hepinizle sanal dinlenme odasında kahvemi içiyorum. Bu odada sanat eseri olmadığı için evinizde veya ofisinizde asılı olan bir sanat eserini paylaşın” dedim.

İlk ben başladım, bir fotoğraf çekip Teams’e yükledim. Bugünkü sohbet bunun etrafında gerçekleşiyor.

Yarın Amerika Birleşik Devletleri’nde Gaziler Günü. Bu nedenle yarın dinlenme odasında bilgi yarışması yapacağız. İlk doğru cevap veren kişiye Starbucks’tan 10 dolarlık hediye kartı vereceğiz. Kanada’da olsaydım Tim Hortons için hemen 20 dolar verirdim.

Bunlar, dinlenme odasındaki insanların birbirlerini kişisel düzeyde tanımalarını sağlayan şeyler. Birisi bana, “Sanat eserini aldığın yere çok yakın yaşıyorum” dedi. İnsanlar normalde tanışmayacakları kişiler hakkında bilgi edinmeye ve ekiplerinin dışındaki kişilerle etkileşim kurmaya başladı.

Tim Reitsma: Buna bayıldım. Dinleyen herkes için birkaç iyi öneri var. Birincisi evrensel: İnsanlarınızı tanıyın. İnsan kaynaklarına güvenip, “İnsan kaynakları onlara soruları soracak, sonra notları bana iletecek” diyemezsiniz.

Zaman ayırın. Sanal veya yüz yüze toplantılar yapın. İş hakkında konuşmayın. Senin söylediğin gibi, iş dışında önemli olan şeyler hakkında konuşun. Kedinizle ilgili bir hikâye paylaşmanız bile çok güzel; bunu paylaşmasaydınız başka bir çalışan bunun üzerinden sizinle bağ kuramayabilirdi.

Sanal dinlenme odaları fikrini ve bunun için bilinçli davranmayı da sevdim. Bu uygun maliyetli ve basit bir yöntem. İnsanların kısa süreliğine bir araya gelip bir şey paylaşabileceği, sonra da işlerine dönebileceği bir alan sağlıyor. Dikkat dağıtmıyor ve zaman almıyor; ancak bağlantı kurmayı teşvik ediyor.

Maggie Smith: Ayrıca çalışanlara sunduğumuz iyi bir yardım programımız var. Oldukça kapsamlı bir program olduğu için onları canlı bir eğitim için davet ediyoruz. Bu hafta gelip tatil dönemi esenliği hakkında bir sunum yaptılar; yaklaşan tatil döneminin stresiyle nasıl başa çıkılacağını anlattılar ve bir bilgilendirme broşürü verdiler.

İnsanları katılmaya zorlamıyoruz. Ancak isterlerse katılabilmeleri için bu fırsatı bilinçli olarak oluşturuyoruz.

Tim Reitsma: Buna bayıldım.

Maggie, seninle bağlantı kurmak ve konuşmak büyük bir zevkti. Ayrıca web sitemizde bir makale paylaştın ve Daha İyi Bir Çalışma Dünyası Oluşturun röportaj serisine katıldın. Bunun için teşekkür ederim.

Bizi dinleyenler senin hakkında daha fazla bilgi edinmek veya oradaki kültürü nasıl bilinçli biçimde tasarladığınızı sormak isterse sana nasıl ulaşabilirler?

Maggie Smith: LinkedIn’e gidebilirler. LinkedIn’de Maggie Smith adını aratabilirler. Muhtemelen birkaç bin kişi vardır ama ben Richmond, Virginia’dayım; bu aramayı biraz kolaylaştırır. Bana maggie.smith@traliant.com adresinden de ulaşabilirler.

Tim Reitsma: Harika. Bu bağlantıları program notlarına da ekleyeceğiz. Konuştuğumuz programlar veya kapsayıcılık, bağlantı ve bilinçli davranma temeli üzerine sıcak ve misafirperver bir işyeri kültürü oluşturma konusunda sorularınız varsa peoplemanagingpeople.com adresine gidebilirsiniz; bağlantıları orada bulacaksınız.

Tekrar teşekkürler Maggie.

Bizi dinleyenler için geri bildirimlerinize her zaman değer veriyorum. Bana Tim@peoplemanagingpeople.com adresinden e-posta gönderebilirsiniz. Gelecek bölümler için fikirleriniz varsa onları da duymaktan mutluluk duyarız. Her zaman olduğu gibi podcast’imizi beğenmeyi ve abone olmayı unutmayın.

Maggie, gününün geri kalanının harika geçmesini dilerim. Bizi dinleyen herkesin de gününün geri kalanının harika geçmesini dilerim.