Certificeret lønadministration: En komplet guide til 2026

Certificeret lønrapportering er et krav i henhold til Davis-Bacon-loven, som kræver, at arbejdstagere på sådanne projekter mindst får udbetalt den gældende løn og ikke-lønrelaterede personalegoder for det område, hvor de arbejder.

Davis-Bacon-loven

Davis-Bacon-loven blev vedtaget af Kongressen i 1931 for at beskytte arbejdstagere mod lave timelønninger.

I henhold til loven skal du overholde kravene om certificeret lønrapportering, hvis staten tildeler din virksomhed en kontrakt på over 2.000 USD om opførelse, ændring, vedligeholdelse eller reparation af offentlige bygninger eller offentlige bygge- og anlægsprojekter.

Det betyder, at du skal indsende din ugentlige certificerede lønrapport og betale dine medarbejdere den gældende løn samt personalegoder, der svarer til deres geografiske placering.

Den gældende løn fastsættes af DOL på baggrund af undersøgelser. Der kræves betaling for overarbejde med 1,5 gange medarbejderens grundløn for alle arbejdstimer ud over 40 timer på kontrakter, der er underlagt loven om standardarbejdstid for kontraktarbejde.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Formular WH-347

Formular WH-347 er den formular, du skal bruge til at indsende din certificerede lønrapport til DOL. Instruktioner leveres detaljeret af DOL, men her er en opsummering af, hvad den indeholder:

Virksomhedsoplysninger

• Klassifikation
• Navn
• Adresse
• Lønnummer
• For uge, der slutter (dato)
• Projekt og placering
• Projekt- eller kontraktnummer.

Oplysninger om medarbejdere

• Medarbejderens navn og identifikationsnummer
• Arbejdsklassifikationer (angiv den klassifikation, der beskriver det arbejde, som hver arbejdstager eller håndværker faktisk udfører).
• Arbejdstimer (på kontrakter, der er underlagt loven om standardarbejdstid for kontraktarbejde, skal timer ud over 40 timer om ugen angives som "overarbejde").
• Lønsats (inklusive personalegoder)
• Bruttoindtjening
• Alle løntræk og det samlede beløb for fradragene
• Nettoløn udbetalt for ugen.

Hvilke arbejdsgivere skal anvende certificeret lønrapportering?

Certificeret lønrapportering for entreprenører er et lovkrav for alle hovedentreprenører eller underentreprenører, der arbejder på offentlige byggeprojekter til en værdi af over 2.000 USD.

Byggeri er et bredt begreb og kan dække alt fra opførelse af en skole til reparation af en motorvej. Det omfatter en lang række opgaver såsom maling, udsmykning, VVS- eller elarbejde. 

Den løn og de personalegoder, du skal betale, fastsættes af arbejdsministeriet. Selvom disse oplysninger bør udleveres, når du får tildelt kontrakten, anbefales det, at du kontakter DOL for at få bekræftet alt, hvad du er usikker på.

Manglende overholdelse af kravene til certificeret lønrapportering 

Manglende overholdelse af kravene til certificeret lønrapportering kan medføre følgende:

• Tilbageholdelse af kontraktmidler: Den føderale myndighed, der finansierer byggeprojektet, kan tilbageholde en del af kontraktmidlerne for at dække det beløb, som arbejdstagerne er blevet underbetalt. Dette er ofte det første skridt, der tages for at sikre, at arbejdstagerne modtager den løn, de har krav på.
• Betaling af efterbetaling: Entreprenører kan blive pålagt at betale efterbetaling til arbejdstagere, der har fået mindre end de gældende lønsatser for deres arbejde. Dette kan omfatte både lønforskellen og eventuelle frynsegoder, der er blevet underbetalt.
• Opsigelse af kontrakten: I alvorlige tilfælde af manglende overholdelse kan en entreprenørs nuværende kontrakt blive opsagt, og entreprenøren kan blive holdt ansvarlig for eventuelle yderligere omkostninger, som staten pådrager sig for at færdiggøre arbejdet med en anden entreprenør.
• Udelukkelse fra offentlige kontrakter: Entreprenører og underentreprenører, der findes at have overtrådt Davis-Bacon-loven i væsentlig grad, kan udelukkes fra fremtidige offentlige kontrakter i en bestemt periode, typisk tre år. Det betyder, at de ikke er berettigede til at afgive tilbud på eller modtage føderale kontrakter, hvilket kan have en betydelig indvirkning på deres virksomhed.
• Retlige skridt og bøder: Entreprenører kan blive mødt med retlige skridt, herunder bøder og sanktioner, for forsætlige overtrædelser af Davis-Bacon-loven. I tilfælde, hvor der er tegn på svig eller falske oplysninger, kan der også rejses straffesager.
• Skade på omdømmet: Manglende overholdelse kan også føre til skade på omdømmet og påvirke en entreprenørs mulighed for at sikre sig fremtidigt arbejde, også uden for offentlige kontrakter.
• Civile søgsmål: Arbejdstagere, der ikke har fået den korrekte gældende lønsats, kan også have ret til at anlægge et civilt søgsmål mod arbejdsgiveren med krav om udbetaling af manglende løn.

Lønkonferencer er perfekte til at lære, hvordan man overholder standarderne for certificeret lønrapportering. Du kan stille spørgsmål og få svar fra brancheeksperter samt lære om ny teknologi og nye udviklinger.

Delstatslige og lokale love om gældende lønsatser

Entreprenører, der er omfattet af Davis-Bacon-loven, skal muligvis også overholde delstatslige og lokale love, der regulerer gældende lønsatser og betaling for overarbejde.

Disse love, der kaldes "Little Davis-Bacon Acts", er love på delstatsniveau i USA, som ligner den føderale Davis-Bacon-lov. 

Mens den føderale Davis-Bacon-lov gælder for føderalt finansierede byggeprojekter, gælder Little Davis-Bacon-lovene for delstatsfinansierede eller delstatsstøttede byggeprojekter.

Arbejdsgivere på delstatsfinansierede projekter bør kontakte den relevante arbejdsmarkedsmyndighed i delstaten, hvis deres rapporteringsforpligtelser ikke er tilstrækkeligt forklaret, når de modtager deres kontrakt.

Almindelige fejl i certificeret lønrapportering, der bør undgås

Udarbejdelse af certificeret lønrapportering kræver sans for detaljer og overholdelse af specifikke regler. Kendskab til almindelige fejl kan hjælpe med at undgå problemer med overholdelsen og sanktioner. Her er nogle af de mest almindelige fejl, der bør undgås ved udarbejdelse af certificeret lønrapportering:

• Forkerte lønsatser: En af de hyppigste fejl er at betale medarbejdere mindre end de gældende lønsatser for deres jobklassifikationer. Sørg for, at du anvender den mest aktuelle lønfastsættelse for projektet.
• Forkert klassificering af medarbejdere: Forkert klassificering af medarbejdere i en lavere betalt jobklassifikation er en almindelig fejl. Hver medarbejder skal klassificeres i henhold til det arbejde, der faktisk udføres.
• Unøjagtig rapportering af arbejdstimer: Manglende nøjagtig rapportering af antallet af arbejdstimer, herunder overarbejde, kan føre til problemer med overholdelsen af reglerne. Det er vigtigt at føre præcise optegnelser over alle arbejdstimer for hver medarbejder. Investering i de bedste lønadministrationstjenester til små virksomheder kan forenkle denne proces og sikre overholdelse af reglerne.
• Fejl i beregningen af overarbejde: Overarbejde skal beregnes korrekt og betales i overensstemmelse med den amerikanske lov om rimelige arbejdsstandarder (FLSA). Husk, at overarbejde typisk betales med halvanden gange medarbejderens normale sats for timer, der arbejdes ud over 40 timer i en arbejdsuge.
• Manglende medtagelse af personalegoder: Hvis personalegoder indgår i den gældende lønfastsættelse, skal de beregnes og rapporteres korrekt. Dette omfatter bidrag til pensionsordninger, sundhedsforsikring, feriefonde osv.
• Ufuldstændige eller forsinkede indsendelser: Godkendte lønrapporter skal indsendes ugentligt og være komplette. Forsinkede eller ufuldstændige indsendelser kan føre til sanktioner.
• Manglende opbevaring af korrekte optegnelser: Entreprenører er forpligtede til at opbevare lønoptegnelser i en bestemt periode, normalt tre år. Disse optegnelser skal være nøjagtige og let tilgængelige for kontrol.
• Manglende overholdelse af statsspecifikke krav: Hvis du arbejder på et projekt, der også er omfattet af statslige love om gældende lønninger ("Little Davis-Bacon"-love), skal du også sikre overholdelse af disse, da de kan have andre eller yderligere krav.

Ændring eller korrigering af lønoptegnelser

Det er afgørende at føre nøjagtige godkendte lønoptegnelser for at overholde lovgivningen om gældende lønninger og undgå potentielle sanktioner. Hvis der identificeres uoverensstemmelser eller fejl i tidligere indsendte godkendte lønrapporter, er det vigtigt at håndtere dem hurtigt og systematisk.

Sådan ændrer og korrigerer du disse optegnelser, når du har opdaget en fejl:​

1. Dokumentér hver identificeret fejl sammen med de korrekte oplysninger for at sikre en tydelig registrering af uoverensstemmelserne.
2. Opret en ny lønoptegnelse, der afspejler de korrekte data. Mærk den tydeligt som en ændret optegnelse for den pågældende lønperiode.
3. Sørg for, at alle korrigerede oplysninger er fuldstændige, herunder medarbejderoplysninger, arbejdsklassifikationer, arbejdstimer, lønsatser og fradrag.​
4. Følg indsendelsesretningslinjerne fra den relevante myndighed eller instans.
   • Nogle systemer tillader muligvis ikke direkte ændringer af indsendte optegnelser; i sådanne tilfælde skal du indsende en ny optegnelse for den samme lønperiode. Den ændrede optegnelse vil have forrang for den oprindelige.
   • Du bør også inkludere en erklæring, der forklarer de foretagne rettelser og årsagerne til ændringerne.
5. Informer berørte medarbejdere om rettelserne, især hvis ændringerne påvirker deres løn eller skattetilbageholdelse. Du bør også give dem opdaterede lønsedler eller opgørelser, der afspejler ændringerne.
6. Opbevar detaljerede optegnelser over både de oprindelige og ændrede lønrapporter, herunder dokumentation for identificerede fejl og de korrigerende handlinger, der er truffet.​ Du bør også gemme al korrespondance vedrørende ændringerne til fremtidig reference og kontrol af overholdelsen af reglerne.
7. Analyser til sidst de grundlæggende årsager til fejlene for at forhindre, at de gentager sig. Dette kan omfatte forbedring af interne kontroller, yderligere lønadministrationstræning af medarbejderne eller indførelse af lønsoftware med funktioner til fejlkontrol for at forbedre nøjagtigheden.​

Hurtig og nøjagtig korrektion af lønoptegnelser sikrer ikke blot overholdelse af arbejdsmarkedsreglerne, men opretholder også integriteten og pålideligheden af din organisations lønadministrationspraksis.

Bedste praksis for indsendelse af godkendte arbejdsrapporter

Følg disse bedste praksisser for at sikre, at du håndterer godkendt lønadministration korrekt:

• Forstå kravene: Sæt dig ind i Davis-Bacon Act, relaterede arbejdsstandarder og eventuelle statsspecifikke love om gældende lønsatser (små Davis-Bacon-love). Det er afgørende at kende detaljerne i disse krav.
• Hold dig opdateret om gældende lønsatser: Kontrollér regelmæssigt opdateringer af de gældende lønsatser for projektets placering og jobklassifikationer.
• Før detaljerede optegnelser: Opbevar nøjagtige og detaljerede optegnelser over alle arbejdstimer, herunder start- og sluttidspunkter, pauser, overarbejde osv. God dokumentation er afgørende for rapportering af certificeret løn.
• Brug nøjagtig lønsoftware: Benyt lønsoftware, der er udviklet til certificeret løn. Det betyder, at softwaren skal kunne håndtere specifikke opgaver såsom forskellige lønsatser, beregning af overarbejde og registrering af personalegoder, så eventuelle tilknyttede omkostninger til lønsoftware nemt kan begrundes.
• Samarbejd med en specialist: En specialist i certificeret løn eller en løn-virksomhed har den nødvendige viden og erfaring til at hjælpe dig med at håndtere certificeret løn og overholde reglerne.

Ofte stillede spørgsmål

Her er nogle svar på ofte stillede spørgsmål, du måtte have om certificeret løn:

Hvad er nogle almindelige metoder til at identificere offentlige bygge- og anlægsprojekter?

\u003cp class=\u0022\u0022 data-start=\u0022144\u0022 data-end=\u0022426\u0022\u003eOffentlige bygge- og anlægsprojekter identificeres typisk ved hjælp af unikke projektidentifikatorer, der tildeles af den bevilligende myndighed eller kontraktmyndigheden. Disse kan omfatte kontraktnumre, projektkoder eller et projektnavn, der bruges konsekvent i al dokumentation, herunder rapporter om certificeret løn.\u003c/p\u003e\r\n\u003cp class=\u0022\u0022 data-start=\u0022428\u0022 data-end=\u0022881\u0022\u003eMange stater og myndigheder kræver, at entreprenører medtager denne identifikator i hver indberetning af certificeret løn for at sikre nøjagtig sporing og overholdelse af reglerne. I nogle jurisdiktioner knytter onlineindberetningssystemer – såsom California DIR’s eCPR-system – automatisk lønoptegnelser til registrerede offentlige bygge- og anlægsprojekter ved hjælp af et projekt-id.\u003c/p\u003e\r\n\u003cp class=\u0022\u0022 data-start=\u0022428\u0022 data-end=\u0022881\u0022\u003eSe altid din kontraktdokumentation eller den lokale myndighed med ansvar for gældende lønsatser for at bekræfte, hvilken identifikator der skal bruges.\u003c/p\u003e

Er certificeret løn påkrævet, hvis du bruger 1099-medarbejdere?

\u003cp class=\u0022\u0022 data-start=\u0022166\u0022 data-end=\u0022496\u0022\u003eKravene til certificeret løn gælder generelt for medarbejdere, ikke selvstændige entreprenører. Hvis en arbejdstager \u003ca href=\u0022https://peoplemanagingpeople.com/strategy-operations/payroll-finance/form-1099/\u0022\u003eer korrekt klassificeret som en 1099-entreprenør\u003c/a\u003e, medtages vedkommende ikke i rapporter om certificeret løn, såsom formularen WH-347, der bruges til at dokumentere løn og personalegoder for arbejdstagere, der er klassificeret som medarbejdere i henhold til Davis-Bacon Act.\u003c/p\u003e\r\n\u003cp class=\u0022\u0022 data-start=\u0022498\u0022 data-end=\u0022952\u0022\u003eDet er dog vigtigt at sikre, at selvstændige entreprenører ikke fejlklassificeres. Hvis en arbejdstager opfylder kriterierne for at være medarbejder – f.eks. hvis vedkommende er underlagt direkte supervision, arbejder på faste tidspunkter eller bruger arbejdsgiverens værktøj – skal vedkommende muligvis indberettes som medarbejder, uanset sin 1099-status.\u003c/p\u003e\r\n\u003cp class=\u0022\u0022 data-start=\u0022498\u0022 data-end=\u0022952\u0022\u003eFejlklassificering kan føre til sanktioner og problemer med overholdelse af reglerne, så det er afgørende at gennemgå arbejdstagerens status omhyggeligt, når du udarbejder optegnelser over certificeret løn.\u003c/p\u003e

Gælder kravene til certificeret løn for statsfinansierede projekter?

\u003cp class=\u0022\u0022 data-start=\u0022185\u0022 data-end=\u0022710\u0022\u003eJa, mange statsfinansierede byggeprojekter er omfattet af love om gældende lønsatser, der afspejler føderale krav, og som ofte omtales som “små Davis-Bacon-love”. Disse statslove pålægger entreprenører og underentreprenører at betale arbejdstagere de lokalt gældende lønsatser for tilsvarende arbejde på offentlige projekter og kræver i mange tilfælde rapportering af certificeret løn for at kontrollere overholdelsen. Selvom det grundlæggende formål stemmer overens med den føderale Davis-Bacon Act, fastsætter hver stat sine egne tærskler, lønbestemmelser og rapporteringsprocedurer.\u003c/p\u003e\r\n\u003cp class=\u0022\u0022 data-start=\u0022712\u0022 data-end=\u00221220\u0022\u003eDa kravene varierer betydeligt fra jurisdiktion til jurisdiktion, skal entreprenører nøje gennemgå de specifikke regler, der håndhæves af statens arbejdsmarkeds- eller myndighed for offentlige bygge- og anlægsarbejder. Nogle stater, såsom Californien og New York, har omfattende elektroniske systemer til rapportering af certificeret løn og strenge sanktioner for manglende overholdelse. Andre kan have andre formularer, indberetningsfrekvenser eller kriterier for fritagelse. Manglende opfyldelse af disse forpligtelser kan føre til tilbageholdte betalinger, bøder eller udelukkelse fra fremtidige offentlige kontrakter.\u003c/p\u003e

Certificeret løn behøver ikke at være besværligt

Ved at følge de retningslinjer og bedste praksisser, der er beskrevet i denne artikel og på DOL's websted, kan certificeret løn blive en rutineproces.

Se vores artikel om håndtering af løn for små virksomheder og vores løntjekliste for yderligere vejledning i optimering af din lønproces.