Hvad er fleksible arbejdspladser? Fordele, ulemper og sådan implementerer du det

Hvad er pladsdeling?

Pladsdeling er en fleksibel arbejdspladsmodel, hvor medarbejderne benytter ledige skriveborde efter først til mølle-princippet i stedet for at have permanent tildelte pladser. Denne tilgang, der også kaldes deling af skriveborde eller fleksibelt arbejde, understøtter den hybride arbejdsplads ved at reducere uudnyttet kontorplads og fremme teamsamarbejde.

Moderne pladsdeling er ofte baseret på værktøjer til booking af skriveborde eller software til styring af kontorplads, som kan holde styr på tilgængelighed, analysere udnyttelsen af arbejdspladsen og skabe en problemfri brugeroplevelse for medarbejderne. Ved at optimere brugen af kontorplads hjælper pladsdeling virksomheder med at sænke ejendomsomkostningerne, samtidig med at de tilpasser sig mere fleksible arbejdsplaner.

Efterhånden som flere organisationer tager hybride arbejdsplaner til sig, reducerer mange organisationer kontorarealet og bevæger sig væk fra permanente skriveborde til fordel for pladsdeling. Pladsdeling og andre mere avancerede platforme til styring af kontorplads kan forenkle denne proces betydeligt.

Findes der forskellige modeller for pladsdeling?

Ja! Pladsdeling kan antage flere former afhængigt af, hvor meget struktur eller fleksibilitet din organisation ønsker. Nogle modeller giver mulighed for helt fri placering, mens andre omfatter systemer til booking af skriveborde eller udpegede zoner, der understøtter bestemte teams eller arbejdsformer.

For at hjælpe dig med at finde det bedste match til dine behov har jeg forklaret hver type pladsdeling mere detaljeret nedenfor.

Bær over med mig her, for terminologien er ved at blive en smule forvirrende...

Pladsdeling sammenlignet med frit pladsvalg

Selvom pladsdeling og frit pladsvalg nogle gange bruges som synonymer, er der en subtil forskel.

Pladsdeling henviser typisk til et system efter først til mølle-princippet, hvor medarbejderne tager et hvilket som helst ledigt skrivebord, når de ankommer. Mange virksomheder bruger dog nu software til booking af dele-skriveborde for at gøre processen mere struktureret, så brugerne kan se og reservere skriveborde i realtid.

Frit pladsvalg fjerner også faste pladser, men omfatter normalt data om belægning i realtid, som indsamles via IoT-aktiverede sensorer på skrivebordene og platforme til styring af arbejdspladsen. Denne teknologidrevne tilgang giver medarbejderne større overblik over og kontrol med, hvor de sidder, og kan hjælpe drifts- og facilitetsansvarlige med at overvåge brugstendenser.

Begge modeller har til formål at nedbryde hierarkier, fremme spontant samarbejde og styrke kulturen omkring hybridarbejde ved at tilskynde til tværfaglig kommunikation og fælles ansvar for kontorpladsen.

Pladsdeling sammenlignet med kontorpladsreservation

Den vigtigste forskel mellem pladsdeling og kontorpladsreservation er, hvordan skrivebordene tildeles.

• Ved pladsdeling tages skrivebordene efter først til mølle-princippet.
• Ved kontorpladsreservation reserverer medarbejderne et skrivebord på forhånd, lidt ligesom når man booker et hotelværelse.

Begge modeller fjerner permanent tildelte skriveborde og er afhængige af tilgængelighed i realtid, men kontorpladsreservation giver større forudsigelighed – især for teams, der har brug for at koordinere tidsplaner eller sikre adgang til bestemte ressourcer.

Efterhånden som hybride arbejdsplaner bliver mere komplekse, kombinerer mange organisationer elementer fra begge modeller ved hjælp af software til booking af skriveborde for at understøtte medarbejdernes selvbestemmelse og samtidig opretholde struktur og ansvarlighed.

Tankegangen bag pladsdeling

Pladsdeling er ikke bare en strategi for placering – det er også en tankegang.

Ved at fjerne ejerskabet over permanente skriveborde fremmer pladsdeling ansvarlighed, renlighed og fælles ansvar. Medarbejderne er mere tilbøjelige til at rydde op på deres arbejdsplads sidst på dagen, fordi de ved, at en anden vil bruge den næste dag.

På en arbejdsplads efter pandemien er denne kultur med fælles ansvar afgørende for at opretholde hygiejne og tillid. Kontorer, der understøtter pladsdeling, tilbyder ofte stationer til desinficering, politikker for ryddelige skriveborde og berøringsfri bookingværktøjer for at hjælpe medarbejderne med at føle sig trygge og have indflydelse.

Tænk på det som et system til booking af mødelokaler, men til hele kontoret – fælles ressourcer, effektivt administreret og brugt af alle.

Historien bag begrebet

Begrebets oprindelse kan spores tilbage til et udtryk fra flåden. På et skib skal nogen være på arbejde på ethvert givent tidspunkt. For at udnytte pladsen mere effektivt deles soverummene, hvor søfolkene skiftes til at bruge en køje, når den ene går på vagt, og den andens vagt slutter. Dette blev kaldt “varm køjeordning”, fordi køjerne altid ville være varme efter den seneste person, der havde brugt dem.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Fordele og ulemper ved fleksible skriveborde

Fordele ved fleksible skriveborde

Organisationer vælger at indføre fleksible skriveborde af flere årsager:

Optimeret pladsudnyttelse

Fleksible skriveborde gør det muligt at udnytte kontorpladsen mere effektivt ved at lade medarbejderne dele skriveborde. Det gælder især for hybride arbejdsstyrker, hvor medarbejderne er på kontoret efter behov.

Omkostningsbesparelser

Ved at reducere behovet for individuelle arbejdspladser kan fleksible skriveborde føre til lavere ejendomsomkostninger for virksomheder.

En interessant datamodel for, hvor meget man potentielt kan spare ved at benytte en række forskellige kontordesigns, findes i form af CBRE's rapport Matematikken bag den hybride arbejdsplads, som anslår, at virksomheder, der bliver hybride og gentænker deres arealer, vil opleve pladsbesparelser på mellem 10%-50%.

Fleksibilitet og selvbestemmelse

Medarbejderne har frihed til at vælge deres arbejdsplads ud fra deres behov og præferencer, hvilket fremmer fleksibilitet og selvbestemmelse. Der er ikke behov for at booke på forhånd, hvilket betyder, at de også kan være fleksible i deres planlægning.

Styrket samarbejde

I modsætning til en områdebaseret skrivebordsordning, hvor faste pladser fjernes, men specifikke teams placeres sammen, så personer inden for samme forretningsfunktion stadig deler et område, fremmer fleksible skriveborde interaktionen mellem medarbejdere fra forskellige teams og afdelinger og styrker samarbejde og videndeling.

Øget kreativitet og produktivitet

Varierede arbejdsmiljøer kan stimulere medarbejdernes kreativitet og produktivitet. Fleksible skriveborde placerer dog stadig medarbejderne i bestemte områder, mens noget som aktivitetsbaseret arbejde får medarbejderne til at finde det rette miljø til det arbejde, de udfører på et givent tidspunkt.

"Det aktivitetsbaserede design handler om valgfrihed og frihed," sagde Rebecca Swanner, leder for arbejdspladsdesign hos HED, i en nylig episode af podcasten People Managing People. "At give folk frihed – uanset om det handler om, hvilke dage de møder ind, hvor meget de møder ind, eller hvilke områder på kontoret de bruger, når de er der – er virkelig et frit gode, man kan give folk, og som de virkelig værdsætter."

"Der ligger meget styrke i at give nogen muligheden for eller magten til at beslutte, hvordan de kan udføre deres bedste arbejde. Så aktivitetsbaseret design handler virkelig om at sikre, at ens område ikke er designet med kun én type arbejdsplads."

Lyt til hele episoden, mens du læser:

Fremme af bæredygtighed

Deling af skriveborde fremmer en mere bæredygtig tilgang til kontordesign og ressourcefordeling og reducerer dermed organisationens CO2-aftryk og bringer den i det mindste tættere på at opfylde nogle af de ESG-mål, der ofte loves, men ikke indfries.

Mulighed for at kombinere forskellige pladskoncepter

Da det sker efter først til mølle-princippet, kan fleksibel pladsdeling kombineres med andre filosofier inden for kontorpladsstyring, såsom agile arbejdsområder, der tilbyder en række multifunktionelle fællesområder, som giver medarbejderne mulighed for at bevæge sig frit rundt på kontoret.

Potentielle ulemper ved fleksibel pladsdeling

Selvom fleksibel pladsdeling har mange fordele, er det altid klogt at overveje de potentielle ulemper ved en tilgang som denne. Her er nogle, du bør have in mente.

• Vanskeligheder med at finde ledig plads: I spidsbelastningsperioder kan medarbejderne have svært ved at finde ledige skriveborde, hvilket kan føre til frustration og lavere produktivitet.
• Tab af teamsammenhold: Arbejdsområder, der hele tiden skifter, kan hæmme teamsammenholdet og kommunikationen, da medarbejderne ikke altid befinder sig tæt på deres teammedlemmer.
• Hygiejneproblemer: Fælles skriveborde kan øge risikoen for spredning af bakterier og sygdomme, hvis de korrekte rengøringsprocedurer ikke følges konsekvent.
• Sikkerhedsrisici: Fleksibel pladsdeling kan medføre sikkerhedsrisici, hvis fortrolige oplysninger efterlades synlige på fælles skriveborde, eller hvis uvedkommende får adgang til følsomme områder.
• Håndtering af personlige ejendele: Engang mødte du ind på arbejde, låste dine personlige ting inde i dit skrivebord og gik i gang med dagen. Ved fleksibel pladsdeling er det usandsynligt, at medarbejderne vil kunne gøre det, hvilket kræver, at du stiller en form for skabs- eller opbevaringssystem til rådighed.
• Risiko for distraktioner: Arbejde i et åbent og fælles miljø kan føre til flere distraktioner, hvilket påvirker koncentrationen og fokus. Sørg for, at der er stillezoner, som kan bookes, for at afhjælpe disse problemer.

Sådan implementerer du fleksibel pladsdeling i din organisation

Overgangen til en model med fleksibel pladsdeling kræver omhyggelig planlægning af kontorpladsen og kommunikation. Her er nogle trin, du kan følge:

1. Evaluer og analyser din nuværende udnyttelse af kontorpladsen for at identificere områder, hvor fleksibel pladsdeling kan implementeres.
2. Giv medarbejderne træning og støtte i, hvordan de navigerer i den nye indretning af arbejdsområdet og bruger de tilgængelige værktøjer inden for kontorteknologi.
3. Kommuniker årsagerne til ændringen og de fordele, som medarbejderne kan forvente ved fleksibel pladsdeling.
4. Overvej at implementere ny kontorteknologi, såsom et bookingsystem til fleksible skrivebordspladser eller software til kontoradministration, så medarbejderne kan tjekke tilgængelighed og reservere arbejdsområder på forhånd. Disse systemer kan være udstyret med en mobilapp, der tilbyder pladsoversigter i realtid, så medarbejderne kan finde en plads, og udnyttelsen af skrivebordene forbliver høj.
5. Indsaml regelmæssigt feedback fra medarbejderne, og foretag justeringer for at imødekomme eventuelle bekymringer eller udfordringer, der opstår.

Sådan overvindes udfordringer ved implementering af fleksibel pladsdeling

Implementering af fleksibel pladsdeling kan medføre visse udfordringer, men med omhyggelig planlægning og strategiske løsninger kan de håndteres effektivt. Nogle eksempler omfatter:

Modstand mod forandring

Medarbejderne kan i begyndelsen modsætte sig ændringen på grund af bekymringer om at miste deres personlige plads. Regelmæssig kommunikation, træning og åben håndtering af deres bekymringer kan hjælpe med at mindske denne modstand. En forklaring af fordelene, såsom øget fleksibilitet og samarbejde, kan gøre overgangen lettere.

Derudover kan muligheder for personlig tilpasning, såsom skabe til personlige ejendele, hjælpe medarbejderne med at føle sig mere trygge ved den nye indretning.

Sikring af retfærdighed og tilgængelighed

Fastlæggelse af tydelige retningslinjer og politikker vil sikre en retfærdig fordeling af skriveborde og forhindre medarbejderne i at monopolisere attraktive arbejdsområder.

Implementering af et bookingsystem til skriveborde kan hjælpe med at styre tilgængeligheden, så medarbejderne kan reservere skriveborde på forhånd, og frustrationer forårsaget af konkurrence om pladser reduceres.

Disse systemer har ofte opdateringer om tilgængelige skriveborde i realtid, hvilket gør processen mere gennemsigtig og effektiv og eliminerer mange klager til HR eller supportsager.

Overvågning og håndtering af støjniveauer

Åbne kontormiljøer kan føre til øgede støjniveauer, som kan distrahere medarbejderne og påvirke produktiviteten.

Indførelse af udpegede stillezoner, lydisolerede kabiner eller støjreducerende hovedtelefoner kan hjælpe medarbejderne med at koncentrere sig.

Derudover kan tydelige retningslinjer for støjniveauer i fællesområder opretholde en balance mellem samarbejde og stille arbejdsområder.

Måling af succes

Et af de vigtigste værktøjer til at overvinde udfordringerne ved fleksible arbejdspladser er dataanalyse, som kan hjælpe med at optimere kontorindretningen og sikre, at skriveborde bruges effektivt. Målinger som tilstedeværelsesdata, pladsudnyttelse og belægningsgrader giver værdifuld indsigt i, hvor ofte skriveborde bruges, hvilke områder der er mest populære, og hvor godt pladsen imødekommer medarbejdernes behov.

• Tilstedeværelsesdata: Dette registrerer, hvornår medarbejderne fysisk er på kontoret, så virksomheder kan identificere tidspunkter med høj belastning og træffe datadrevne beslutninger om tilgængeligheden af skriveborde og behovet for kapacitet.
• Pladsudnyttelse: Ved at måle, hvor ofte arbejdsstationer, mødelokaler og fællesområder bruges, kan virksomheder optimere indretningen, potentielt reducere ubenyttede områder og omfordele ressourcer til områder med større efterspørgsel.
• Belægning: Overvågning af belægningsniveauer hjælper med at opretholde balancen i fællesområder og sikrer, at ingen områder bliver for overfyldte, mens andre er underudnyttede. Denne indsigt kan danne grundlag for beslutninger om, hvor stillezoner eller samarbejdsområder skal placeres, baseret på medarbejdernes faktiske bevægelser og brug af skriveborde.

Retningslinjer for god skik ved fleksible arbejdspladser

For at sikre et harmonisk og produktivt miljø med fleksible arbejdspladser er det op til dig som HR-leder at fastlægge tydelige retningslinjer for god skik.

Disse retningslinjer bidrager til at fremme respekt og opretholde en effektiv og behagelig arbejdsplads for alle. De vigtigste principper for god skik omfatter:

• Respekt for personligt rum og ejendele: Selvom skrivebordene deles, er det vigtigt at respektere kollegernes personlige rum. Undgå at trænge ind på andres arbejdsstationer eller bruge deres personlige genstande uden tilladelse.
• Ryd op efter brug: Efterlad altid arbejdspladsen ryddelig og klar til den næste bruger. Tør overfladerne af, læg fælles udstyr tilbage på sin rette plads, og fjern personligt rod eller arbejdsrelaterede genstande. Et rent skrivebord sikrer en behagelig oplevelse for den næste person og fremmer den generelle hygiejne på arbejdspladsen.
• Oprethold et passende støjniveau: Vær opmærksom på støj, især på kontorer med åbent plan. Hold samtaler på et rimeligt lydniveau, brug hovedtelefoner til lyd, og flyt dig til anviste områder ved telefonsamtaler eller gruppediskussioner. Det hjælper med at opretholde et fokuseret og roligt miljø for alle.
• Tag hensyn til andres præferencer og behov: Fleksible arbejdspladser kræver hensyn til kolleger med forskellige arbejdsstile. Respektér ønsker om ro, og imødekom teammedlemmer, der har brug for bestemte værktøjer eller opsætninger til deres opgaver.
• Tips til personliggørelse af arbejdspladsen: Selvom fleksible arbejdspladser kan begrænse langsigtet personliggørelse af skrivebordet, kan medarbejderne stadig sætte et personligt præg på deres arbejdsplads for dagen. Opfordr medarbejderne til at medbringe små genstande, såsom deres yndlingskrus, en notesbog eller endda en lille plante, for at skabe en følelse af genkendelighed.
• Få mest muligt ud af fællesområderne: Fælles opslagstavler kan være et godt sted for teammedlemmer at hænge inspirerende citater, opdateringer eller sjove fotos op, hvilket bidrager til at skabe et mere engagerende og personligt kontormiljø.

Sådan skaber vi fremtidens kontorer

Overgangen til fjernarbejde og hybridarbejde har fået mange organisationer til at reducere kontorpladsen og gentænke deres smarte arbejdspladser for at udnytte pladsen bedre og forhåbentlig fremme større samarbejde, samtidig med at der tages højde for specifikke aktiviteter.

Fleksible arbejdspladser vil fortsat spille en vigtig rolle ved at optimere udnyttelsen af kontorpladsen og fremme en kultur præget af fleksibilitet og samarbejde.

Hvis du endnu ikke er begyndt at undersøge en løsning til pladsstyring, er det et godt tidspunkt at komme i gang. Det er disse værktøjer, der gør det muligt for dine medarbejdere at få hybridarbejde til at fungere som den model, 71% af de amerikanske arbejdsgivere håbede, den kunne blive, da de tog den i brug.

Funktioner til scenarieplanlægning giver også organisationer mulighed for at eksperimentere med forskellige indretninger af arbejdspladsen og sikrer, at kontordesigns er fleksible og kan udvikle sig i takt med ændrede arbejdsmønstre.

Fremtidens kontor er afhængigt af denne type teknologi for at opretholde effektiviteten og imødekomme behovene hos en arbejdsstyrke i konstant forandring.

Hvis du vil vide mere, kan du lytte til vores podcast om dynamiske kontorlokaler til en moderne arbejdsstyrke.

Tilmeld dig vores nyhedsbrev

Kunne du lide det, du så her? Tilmeld dig nyhedsbrevet fra People Managing People, og modtag hver uge vores nyeste artikler, podcasts, ressourcer og inspiration om alt inden for talentledelse.