Sådan kan en sjov HR-proces holde dit team fokuseret og engageret & engageret

Læs transskriptionen:

Vi prøver at transskribere vores podcasts ved hjælp af et softwareprogram. Bær over med eventuelle stavefejl, da botten ikke er korrekt 100 % af tiden.

Tim Reitsma

At opbygge en virksomhed i New Zealand, flytte den til L.A. og derefter slå sig ned i Victoria i British Columbia medfører mange forandringer. Min gæst i dag fortæller om sin rejse som medstifter og giver praktiske råd om, hvordan du fokuserer på dit team, når du ikke har en dedikeret HR-medarbejder.

Tak, fordi du lytter med. Jeg hedder Tim Reitsma og er fast vært på People Managing People. Velkommen til podcasten, hvor mennesker leder mennesker, og hvor vi ønsker at lede og administrere bedre. Vi er ejere, stiftere og iværksættere. Vi er mellemledere og teamledere.

Vi leder mennesker. Og ja, vi arbejder med menneskelige ressourcer, men vi er ikke HR – i hvert fald ikke i traditionel forstand. Vi har en mission om at hjælpe mennesker med at lede og administrere deres teams, så organisationerne fungerer effektivt. Så hvis du vil lede og administrere bedre, blive en bedre organisatorisk leder og en mere effektiv medarbejderleder, så slut dig til os.

Folk lytter til podcasten for at finde de tips, tricks og værktøjer, de har brug for til at rekruttere, fastholde, lede og administrere medarbejdere mere effektivt i organisationen. Og mens du lytter til programmet, må du meget gerne abonnere og tilmelde dig vores mailingliste på people managing people thought. Com for at holde dig opdateret om alt det, der foregår.

Velkommen til podcasten, Annabel. Det er en fornøjelse at have dig med. Og til vores gæster og lyttere: Vil du præsentere dig selv, fortælle hvem du er, hvad du arbejder med, og lidt om din rejse som iværksætter?

Annabel Youens

Selvfølgelig. Tak, fordi du inviterede mig, Tim. Jeg hedder Annabel Youens. Jeg er medstifter og marketingdirektør hos Appreciation Engine. Vi er en startup, der hjælper større virksomheder med virkelig at forstå deres fans bedre. Vi fokuserer især på musikbranchen og hjælper pladeselskaber med at forstå, hvad deres fans interesserer sig for den ene måned, og hvad de ikke længere lytter til.

Det hjælper dem med deres markedsføring, og i sidste ende handler det om at hjælpe fans med at få den musik, de gerne vil have. Jeg bor i Victoria lige nu, og vi har teammedlemmer i udlandet, i New Zealand og her i Victoria. Jeg driver også virksomheden sammen med min mand. Så alle tingene i mit liv og derhjemme hænger sammen med virksomheden og vores privatliv.

Tim Reitsma

Taler I om andet end Appreciation Engine?

Annabel Youens

Efter vi fik vores datter, talte vi helt sikkert også om hende. Det kan bestemt være udfordrende for os at slukke for arbejdet. Jeff og jeg har arbejdet sammen i næsten 20 år. Da vi først begyndte, havde vi et par startups, og vores første startup var første gang, vi virkelig arbejdede sammen og skulle finde ud af, hvordan det skulle fungere.

Jeg havde en meget fast regel om, at vi ikke talte om arbejde efter klokken fem. Jeg var utrolig regimenteret omkring det. Men Jeff syntes, det var frustrerende, for når han fik en idé eller ville tale noget igennem, skete det ikke nødvendigvis mellem ni og fem.

Med årene har jeg givet slip på det og accepteret, at der er en blanding i mit liv. Hvordan skulle der ikke være det? Jeg havde gjort modstand mod det så længe. Nu er det okay, og jeg har virkelig lært at acceptere det. Men nogle gange er vi ude at spise, bare os to, og så siger jeg: Kan vi ikke lade være med at tale om arbejde bare et lille stykke tid?

Det er så let at blive optaget af det, fordi vi elsker det, vi laver. Men man har brug for mental afstand fra arbejdet, og det er virkelig vigtigt.

Tim Reitsma

Jeg talte med en kollega om vores stakkels ægtefæller og partnere, som bare må høre på os. Jeg arbejder ikke sammen med min kone, så jeg kan forestille mig de samtaler, når I både driver virksomhed sammen og opdrager jeres datter. Det er ret vildt at have haft forskellige startups sammen gennem 20 år og nu være landet hos Appreciation Engine, som har eksisteret i omkring ti år.

Annabel Youens

Ja, det er rigtigt.

Tim Reitsma

Hvad fik jer til at starte Appreciation Engine?

Annabel Youens

Det var i 2009, og min mand og jeg boede faktisk i New Zealand. Vi havde forladt Victoria, fordi Geoff havde fået et job i udlandet, og vi besluttede at bo i New Zealand i to år, arbejde, udforske det sydlige Stillehav og se verden. Vi endte med at blive der meget længere – faktisk ti år.

Musikbranchen befandt sig et mærkeligt sted. Fans blev sagsøgt af pladeselskaber for at downloade musik, samtidig med at alle mulige spændende tjenester dukkede op. Twitter var kommet til, SoundCloud var meget populært, især blandt uafhængige musikere, og det var en meget populær platform til at udgive musik.

Flickr var et sted, hvor folk delte kunst og fotografier. Vi tænkte på al den mund-til-mund-markedsføring, fans stod for. De delte SoundCloud-links, billeder af bands og talte på Twitter. Vi tænkte, at der måtte være en bedre måde for pladeselskaber og bands at anerkende den gode adfærd, fans udviste.

Det var sådan, Appreciation Engine blev født. Kernekonceptet er: Hvordan vil du sætte pris på dine fans, hvis du ikke forstår dem? Der er så meget indhold online, at det er utrolig svært at gøre manuelt. Hvis man ser på Twitter og statistikkerne, kan man se, at hundrede tusind mennesker talte om ens band og virkelig elskede det. Men hvem er de mennesker, hvordan når man ud til dem, og hvordan takker man dem for det, de gør?

Det var sådan, det begyndte. Vi har siden set musikbranchen ændre sig med store spring og virkelig tage digitale løsninger til sig.

Tim Reitsma

Jeg kan forestille mig, at det må have været en udfordring at introducere ny teknologi og en ny måde at indsamle indsigt på i en branche, der har udviklet sig over tid. Nu ser man teknologi blive introduceret, og det kan være skræmmende. Hvordan overvandt I modstanden fra de store musikselskaber?

Annabel Youens

Det handler altid om at finde den rigtige person – en person, der deler ens vision og ser potentialet. I New Zealand var det faktisk et band, vi begyndte at arbejde med, som hed Mint Chicks. De hedder nu Unknown Mortal Orchestra, og de er fantastiske.

Rubin, som er en af brødrene i bandet og den primære drivkraft bag det, var ved at forlade sit pladeselskab. De var hos Warner på det tidspunkt og ledte efter en tjeneste, der brugte onlineplatforme. Vi blev introduceret for dem, og Rubin og jeg arbejdede utrolig hårdt sammen.

Det var en af grundene til, at vi har succes i dag. Rubin arbejder ekstremt hårdt med sin musik, men forstår også alle de andre dele af virksomheden. Vi havde en meget succesfuld kampagne med bandet. Der var livestreaming, fans skabte videoer og albumgrafik, og der var alle mulige samarbejder mellem fansene og Mint Chicks. De udgav en single på en USB-stick, hvilket var næsten uhørt på det tidspunkt.

Efter det fik vi mulighed for at arbejde med flere pladeselskaber i New Zealand og Australien. Det handlede om at finde den person, der forstod idéen, bevise at det virkede og derefter få andre pladeselskaber til at sige: Det ser spændende ud, det vil vi også prøve.

Det gjorde det muligt for os at rejse såkapital. Vi besluttede, at vi måtte flytte til L.A., fordi vi havde succes i den lille dam, men skulle vi være en større virksomhed, måtte vi hen, hvor musikken var. Det var enten L.A. eller New York. Jeg er vokset op i Canada, så jeg tænkte: Nej tak, jeg vil ikke have sne i New York. Derfor tog vi til L.A. og kastede os ud i branchen.

Det var et totalt kulturchok at gå fra lille New Zealand til enorme, vidtstrakte L.A. Vi opdagede også hurtigt, at der var tusindvis af digitale bureauer, som kørte kreative kampagner for kunstnere og bands. Vi lavede nogle få kampagner med blandt andre Thievery Corporation, Kesha og OK Go, og de var meget succesfulde.

Men det, der stod klart, var, at vores kerneteknologi under kampagnerne var noget, ingen andre digitale bureauer havde. Derfor besluttede vi at stoppe med at bygge digitale kampagner for bureauer og pladeselskaber og i stedet blive en tjenesteudbyder, der leverede teknologien til andre grupper, som kunne bygge videre på den.

Det var en stor drejning, da vi kom til L.A. Det var også meget svært, fordi vi måtte afskedige vores team i New Zealand. Jeff og jeg tog ikke løn i seks måneder, mens vi fokuserede på at ændre virksomheden til en teknologitjeneste. Det var et hårdt øjeblik på rejsen.

Tim Reitsma

Det kan jeg forestille mig. I tog en idé, der var bevist i New Zealand, til L.A. og opdagede hurtigt, at mange andre organisationer lavede noget lignende. Så fandt I ud af, at jeres kerneteknologi var det, der gjorde jer anderledes, og gik fra et bureau til en teknologivirksomhed på kort tid. Det må have krævet mange lange samtaler om alle beslutningerne.

Annabel Youens

Det er interessant at forsøge at træffe beslutninger, der ikke er følelsesmæssige. Det kan være utrolig svært, især når man har et fantastisk team. Mange virksomheder gennemgår det samme lige nu på grund af covid-19 og er nødt til at ændre og tilpasse deres teams.

Da den nye forretningsmodel kom i gang i L.A., indså vi, at vi faktisk kunne udføre arbejdet hvor som helst i verden. Vi havde altid ønsket at vende tilbage til Victoria, hvor Jeff og jeg begge gik på universitetet, og hvor vi stadig har familie.

Vi havde netop fået vores datter, som var omkring to år gammel, og vi havde ikke noget støttesystem i L.A. Det var svært at få det hele til at hænge sammen, så vi besluttede at flytte tilbage til Victoria. Jeg var nervøs for, hvad bestyrelsen ville sige, men de var meget støttende.

Jeg indså, at hvis man trives med sine omgivelser og føler sig støttet af mennesker omkring sig, bliver virksomheden mere succesfuld. Omkring fire måneder efter at vi var flyttet tilbage, indgik vi en global aftale med endnu et stort pladeselskab. Meget af det skyldtes, at vi var hjemme igen og havde et støttesystem.

Victoria er utrolig imødekommende. Man kan række ud til næsten enhver iværksætter og sige: Hej, jeg hedder Annabel og arbejder med det her – kan du tale med mig i ti minutter? De vil finde tid til dig. Det ville aldrig ske i L.A. Her passer omgivelserne bedre til vores forretningsfilosofi og den måde, vi er på som mennesker. At være et sted, der gør dig glad, er ikke kun godt for dig; det er også godt for virksomheden.

Tim Reitsma

Lad os tale om virksomhedens vækst. Teknologien er blevet taget til sig i musikbranchen og sikkert også i andre brancher. Det kan ikke kun være dig og Jeff. Hvordan har I udvidet teamet? Er det vokset i Victoria, eller gør I det på afstand?

Annabel Youens

Vi har stadig nogle teammedlemmer i New Zealand, især Mike, som er en af vores ledende programmører. Han har arbejdet med os til og fra i 20 år, så han er nærmest familie. Han har altid arbejdet på afstand.

Vi udvider teamet her i Victoria, og det var en vigtig grund til, at vi flyttede tilbage. Der er mange dygtige mennesker i Victoria, og teknologibranchen er meget anderledes end da jeg rejste i 2001. Der er mange talentfulde mennesker, som leder efter spændende jobs, og folk vil gerne flytte til Victoria.

I begyndelsen af virksomheden er den største udfordring: Har vi et produkt, der passer til markedet, og vil nogen købe det? Når folk begynder at købe det, opdager man, at man har brug for mennesker til at hjælpe kunderne. Derefter skal man finde de rigtige mennesker og få dem til at forstå, hvordan man arbejder.

Hvordan løser vi problemer? Hvordan håndterer vi succes? Hvordan fejrer vi den? Alle de små særheder begynder at fylde mere og mere. Man bruger mere tid på mennesker i virksomheden, og jeg synes, der er en tendens til, at især stiftere siger: Det tager jeg mig af senere, for jeg har en nødsituation herovre.

Men man kan ikke udskyde alt det med medarbejderne. Man skal sætte tid af til det og udføre arbejdet, for det betaler sig helt sikkert for virksomheden. Hvis medarbejderne er glade, tilfredse og føler, at deres hårde arbejde bliver anerkendt, bliver virksomheden mere succesfuld, end hvis folk bare møder op og udfører deres arbejde.

Tim Reitsma

Det, du siger, understøttes af forskning og mange erhvervsbøger. Det handler ikke bare om at tilbyde en rimelig løn. Det handler om at skabe tilfredse mennesker med et formål. Hvordan skaber man det? Er det en klar vision eller tydelige værdier?

Annabel Youens

Det er svært, fordi det ændrer sig alt efter teamets størrelse. På det sted, vi er nu, hvor vi begynder at skalere, har vi ugentlige en-til-en-samtaler med lederne og teammedlemmerne. Det er afgørende at følge op på, hvordan de har det. Vi har også kvartalsvise opfølgninger, som indgår i de årlige evalueringer.

Nogle gange føles det som meget papirarbejde, og man tænker: Gjorde jeg ikke det her lige? Men efter at vi indførte systemet for omkring to år siden, har vi set en stor forskel. I en kvartalsvis evaluering identificerer vi de vigtigste mål, som hvert teammedlem skal arbejde med, og hvordan de hænger sammen med virksomhedens overordnede mål.

Hver tredje måned følger jeg op med hvert teammedlem for at forstå, hvad de arbejder med, og hvordan det hænger sammen med vores strategi. Det kan føles besværligt at etablere sådan en cyklus, og jeg har ikke en HR-medarbejder i teamet. Men jeg har en HR-ekspert, som jeg kan kontakte, når jeg har brug for hjælp.

Vi har ikke en bog med politikker og procedurer. Vi har en bog, der hedder Hvad vi gør, og hvordan vi gør det. Den er skrevet i et almindeligt sprog og forklarer blandt andet, hvordan vi håndterer ferie, og hvorfor alle får fri mellem jul og nytår. Ingen ønsker at arbejde i den periode, og det er spild af tid at være på kontoret.

Vi har udviklet disse politikbøger, så de er engagerende og ikke kedelige. Det vil jeg sige om HR-arbejde: Lad være med at gøre det kedeligt. Jeg inddrager eksperter, når jeg har brug for dem. Matt fra Human Elements har hjulpet mig med at udforme dokumenterne og sikre, at de stemmer overens med de provinsielle og føderale regler.

Mange stiftere ser i perioden, før de kan ansætte en HR-medarbejder, efter mennesker i deres netværk, som kan hjælpe og støtte dem.

Tim Reitsma

Det er en god pointe. En startup eller lille virksomhed behøver ikke nødvendigvis ansætte en HR-medarbejder. Det kan være en fordel at få en konsulent ind i en periode for at hjælpe med strategierne. Konsulenten skal dog passe til organisationens vision og værdier. Man kan finde information om manualer, politikker og processer på Google, men det er vigtigt at formulere dem i et sprog, der passer til organisationen.

Annabel Youens

Det var proaktivt fra vores side. Da teamet voksede til mere end seks personer, kunne jeg ikke længere tale med alle hver dag og vide præcis, hvad der foregik. Vi havde brug for noget, der gjorde teammedlemmerne i stand til at træffe deres egne beslutninger.

Startup-arbejde ændrer sig hele tiden. Noget kommer ind fra en kunde, og man må skifte retning. Men når det er overstået, skal man kunne finde tilbage til det, virksomheden skal fokusere på. Den kvartalsvise opfølgning hjælper med det.

Vi bruger et canadisk system til at administrere mange af vores HR-processer, såsom orlov og præstationssamtaler. Teammedlemmerne kan når som helst se de aftalte nøgleresultater for de næste tre måneder. På den måde ved de, hvad de skal fokusere på, og hvordan de skal justere kursen.

Det gør dem selvstændige og hjælper dem med at se det større billede. Jeg har selv brug for det: Hvad var det, jeg skulle nå inden kvartalets udgang? Hvad skal jeg levere til bestyrelsen? Jeg synes, det er meget værdifuldt.

Nogle teammedlemmer er afhængige af de ugentlige en-til-en-samtaler for at holde kursen, mens andre bruger de kvartalsvise mål. Folk motiveres forskelligt, og derfor har man brug for begge dele. Jeg har arbejdet i organisationer, hvor man kun havde én årlig evaluering, men så kan man næsten kun huske de seneste tre måneder.

Tim Reitsma

Jeg har også prøvet det. Det bliver ofte en hektisk omgang: Man opdager, at man skal skrive en præstationsvurdering, beder folk om feedback og får kun tilbagemeldinger fra de seneste uger. Jeg er stor fortaler for regelmæssige en-til-en-samtaler med en vis struktur.

Mål skal være knyttet til visionen og den retning, man ønsker at bevæge sig i. Man behøver ikke en HR-medarbejder eller en omfattende plan. Der findes teknologi, der kan hjælpe, og man kan også selv lave en god skabelon, så længe man følger op på noget og fører det videre.

Annabel Youens

For mig er det hele skabelonbaseret. Vi har en ugentlig skabelon til en-til-en-samtaler, som udfyldes hver uge. Vores strategiske plan kan koges ned til fire slides. Nogle tror, at en plan skal være enorm, men jeg er uenig.

Det er bedre at få noget ned på papir, selv om det er ufærdigt, end at bruge lang tid på at lave en kompliceret strategisk plan, som ingen læser. Jeg har selv en tendens til at planlægge for evigt uden at føre tingene ud i livet, så en kort og enkel plan hjælper mig med at fokusere på arbejdet.

Tim Reitsma

Jeg er på samme måde. Jeg kan blive god til at planlægge, men mindre god til at holde mig selv ansvarlig for at udføre planen. Man kan altid sige, at andet arbejde kommer i vejen, men i sidste ende handler det om organisationens retning og om, hvor meget man bidrager til den.

Hvad har du lært om personaleledelse, efter at teamet er vokset, og virksomheden har skiftet land flere gange?

Annabel Youens

Det vigtigste, jeg har lært, er, at jeg ikke længere tror på en adskillelse mellem arbejde og privatliv. Når et teammedlem kommer på arbejde, er vedkommende først og fremmest et menneske og tager alt det med sig, der sker i livet.

Måske har personen glemt at stille genbrugsspanden ud, eller måske sker der noget med et familiemedlem. Medarbejdere kommer på arbejde med alle disse dele af sig selv, og det er faktisk det, der gør dem unikke og hjælper dem med at finde fantastiske løsninger. Det er også sådan, kulturen bliver en del af organisationen.

Man skal tænke på hele mennesket på arbejdet og anerkende, at det er det, medarbejderen er først. Mit job er at hjælpe mennesker med at finde ud af, hvilke færdigheder de gerne vil blive gode til. Når de senere går videre i karrieren eller starter deres egen virksomhed, skal de kunne se tilbage og sige: Det var dér, jeg fandt ud af det.

Måske hjælper man dem også med at opdage, at de ikke bryder sig om bestemte opgaver. Fokusér på personen og hjælp vedkommende med at få succes. Find ud af, hvor personen gerne vil være om ti år, så bliver virksomheden også mere succesfuld, og man får et gladere sted at arbejde.

Tim Reitsma

Det sætter jeg pris på. Vi overser ofte denne del af ledelse. Vi tænker taktisk på skabeloner for udviklingsplaner, løn og præstationssamtaler, men i sidste ende er vi mennesker. Som ledere er det vores rolle at skabe kontakt til medarbejderne, inspirere dem og finde ud af, hvordan vi kan hjælpe dem med at vokse.

Annabel Youens

Præcis. Skabeloner er kedelige.

Tim Reitsma

Man kan ikke bare rulle en skabelon ud. Man skal få folk på samme side og forklare hensigten og inspirationen bag den.

Annabel Youens

Sproget er meget vigtigt for mig. I alle vores skabeloner bruger vi det sprog, vi ønsker, at teammedlemmerne og organisationen skal tale. Det minder mig om, hvordan kultur bliver skabt. Man opfinder et fælles sprog og en fælles følelse af, at man er en del af noget sammen.

Jeg elsker at arbejde med mennesker og se dem få succes, møde udfordringer og fejle. Det er helt i orden at fejle – lad os lære af det og finde ud af, hvad vi gør bagefter. Det er den del af mit arbejde, der virkelig begejstrer mig.

Når jeg ser tilbage på perioden, hvor det kun var Jeff og mig, var det utrolig svært. Nu har vi et helt team, der arbejder sammen og støtter mig. Jeg er mere succesfuld som menneske og virksomhedsejer, fordi jeg har dette team omkring mig.

Tim Reitsma

Det er helt rigtigt. Hvis vi ikke trives med de mennesker, vi arbejder sammen med, er det en anledning til at reflektere og måske ændre noget.

Annabel Youens

Helt sikkert.

Tim Reitsma

Jeg sætter stor pris på, at du deltog, Annabel, og delte dine erfaringer fra din rejse som iværksætter samt dine tanker om, hvordan man leder mennesker. Jeg føler mig inspireret af samtalen, og det tror jeg også, vores lyttere vil gøre. Hvor kan folk finde dig?

Annabel Youens

På get.theappreciationengine.com. Tak, det var virkelig sjovt. Jeg elsker at tale om mennesker og alle de vidunderlige og vanvittige ting, der følger med at være mennesker.

Tim Reitsma

Tak for samtalen. Jeg kunne sikkert fortsætte i seks timer. Vi jokede før optagelsen med, at vi kunne tale i seks timer, og nu opdager jeg, at jeg har omkring seks timers opfølgende spørgsmål. Dem gemmer vi til fremtidige podcasts.

Annabel Youens

Det lyder fantastisk. Mange tak, Tim.

Tim Reitsma

Tak, og pas godt på dig selv.

Annabel Youens

Okay, hej.