Sådan ansætter du din første medarbejder: Proces i 7 trin

Hvorfor ansætte en medarbejder?

At ansætte en ny medarbejder er et stort ansvar og en betydelig udgift, så hvorfor gøre det?

• Øget produktivitet: Med ekstra arbejdskraft kan projekter gennemføres mere effektivt og målrettet, hvilket øger den samlede produktivitet. En travl virksomhedsgrundlægger kan for eksempel have brug for at ansætte en assistent.
• Nye idéer: Nye medarbejdere bidrager med nye perspektiver og innovative idéer, som potentielt kan føre til kreative løsninger og forbedringer af processerne.
• Specialiserede kompetencer: Nye medarbejdere med specifik ekspertise kan udfylde huller i teamets kompetencer, så organisationen kan påtage sig nye projekter eller forbedre eksisterende driftsaktiviteter.
• Mindre stress: Når arbejdsbyrden deles, kan stressniveauet falde, og balancen mellem arbejdsliv og privatliv forbedres.

Ansvar ved at ansætte nogen

Det er selvfølgelig en stor opgave at ansætte nogen. Pludselig er du ansvarlig for:

• Rimelig aflønning og betaling: At betale medarbejdere rimeligt og til tiden samt overholde lovgivningen om mindsteløn, reglerne for overarbejde og indeholdelse og indberetning af skat.
• Sikre arbejdsforhold: At sørge for en sikker og sund arbejdsplads, der overholder lovgivningen om arbejdsmiljø og arbejdssikkerhed.
• Rimelige tilpasninger: At tilbyde rimelige tilpasninger til medarbejdere med handicap, som loven kræver.
• Personalegoder: At tilbyde personalegoder såsom sundhedsforsikring, pensionsordninger og betalt frihed, hvor det er relevant og lovet i ansættelseskontrakterne.
• Balance mellem arbejdsliv og privatliv: At understøtte balancen mellem arbejdsliv og privatliv gennem rimelige arbejdstider, fleksibel planlægning og regler for orlov.
• Uddannelse og karriereudvikling: At tilbyde den nødvendige uddannelse, så medarbejderne kan udføre deres arbejde effektivt og sikkert, samt give mulighed for faglig vækst og karriereudvikling.

Ved at bruge rekrutteringsløsninger til små virksomheder kan du gøre det problemfrit at ansætte din første medarbejder.

Sådan ansætter du din første medarbejder: Proces i 7 trin

Arbejdsgivere, der ansætter for første gang, kan drage fordel af konferencer om bemanding, hvor de lærer effektive strategier til at foretage deres første ansættelse. Men jeg har også lavet en enkel oversigt, som du kan bruge her. Følg denne proces i 7 trin for at ansætte din første medarbejder med succes.

1. Gør virksomheden juridisk klar

Før du ansætter nogen, skal du sikre dig, at du er juridisk registreret som arbejdsgiver og har infrastrukturen til at betale folk osv.

Administration, hurra!

Heldigvis er det ikke så kompliceret:

1. Etablér din virksomhedsenhed: Først skal du etablere din virksomhed juridisk. Det kan indebære registrering som enkeltmandsvirksomhed, partnerskab, LLC eller selskab. Den struktur, du vælger, vil påvirke din skat, dit ansvar og andre juridiske forhold.
2. Få et arbejdsgiveridentifikationsnummer (EIN): Ansøg om et EIN hos den amerikanske skatteforvaltning (IRS). Dette er et unikt nummer, der identificerer din virksomhed i skattemæssig henseende, og som er nødvendigt for at indberette oplysninger om dine medarbejdere. 
3. Registrér dig hos de statslige myndigheder: Afhængigt af din placering kan det være nødvendigt at registrere dig hos forskellige statslige myndigheder:
   • Delstatens arbejdsministerium: Til arbejdsløshedsforsikring.
   • Delstatens skattemyndighed: Til håndtering af tilbageholdelse af delstatsskat.
   • Arbejdsskadeerstatning: Registrér dig til en arbejdsskadeforsikring, som er obligatorisk i de fleste delstater.
4. Opret lønadministration, og tilbagehold skat: Opret et lønsystem med lønudbetaling hver anden uge for at tilbageholde føderal skat og delstatsskat. Dette omfatter indkomstskat, Social Security og Medicare. Indbetal regelmæssigt disse tilbageholdte beløb til IRS og din delstats skattemyndighed.
5. Opslå obligatoriske meddelelser: Arbejdsgivere skal vise bestemte meddelelser om arbejdsret på arbejdspladsen, som informerer medarbejderne om deres rettigheder i henhold til arbejdsmarkedslovgivningen. Disse meddelelser varierer afhængigt af delstaten og virksomhedstypen.
6. Overhold reglerne for arbejdsmiljø og sikkerhed på arbejdspladsen: Sæt dig ind i og overhold reglerne fra den amerikanske arbejdsmiljø- og sikkerhedsmyndighed (OSHA) for at sikre et sikkert arbejdsmiljø.
7. Følg arbejdsmarkedslovgivningen: Vær opmærksom på forskellige føderale, statslige og lokale arbejdsmarkedslove, herunder regler om mindsteløn, overarbejde, forskelsbehandling på arbejdspladsen og familieorlov.
8. Udarbejd en medarbejderhåndbog: Selvom det ikke er et lovkrav, kan en medarbejderhåndbog hjælpe med at tydeliggøre din virksomheds politikker og procedurer og sikre en ensartet anvendelse af reglerne.
9. Søg juridisk rådgivning: Overvej at rådføre dig med en advokat, der er specialiseret i ansættelsesret, for at sikre, at alle juridiske krav er opfyldt, og for at holde dig opdateret om ændringer i lovgivningen.

2. Skriv en tydelig jobbeskrivelse

Du er klar over, hvilke kompetencer du mangler for at udvikle din virksomhed, og du kender profilen på den person, du gerne vil tiltrække.

Det er tid til at skrive en jobbeskrivelse!

En jobbeskrivelse (forkortet JD) er et dokument, der beskriver jobkravene, kompetencerne, kvalifikationerne, aktiviteterne, ansvarsområderne og arbejdsopgaverne for en bestemt rolle i en virksomhed. Den kan også indeholde oplysninger som lønintervallet (det er faktisk et lovkrav i nogle delstater).

Formålet med en JD er at annoncere din stilling over for potentielle kandidater og informere dem om rollen og din organisation.

Den bør indeholde tilstrækkeligt med information til at vække en jobsøgers interesse og motivere vedkommende til at gå videre i ansættelsesprocessen.

Det er også en mulighed for at give et indblik i din virksomheds kultur, mission og værdier.

Med det i tankerne får du her en vejledning til, hvordan du skriver en.

1. Opret en enkel og letforståelig jobtitel
2. Definér ansvarsområder og resultater
3. Beskriv de nødvendige kompetencer og egenskaber
4. Fremhæv, hvorfor din virksomhed er et godt sted at arbejde.

Hvis du vil gå mere i dybden, kan du læse Mariya Hristovas fremragende artikel om, hvordan man skriver en jobbeskrivelse.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Find kandidater

Med din jobbeskrivelse på plads er det tid til at markedsføre din stilling og måske også opsøge nogle kandidater direkte. Hvis dit rekrutteringsbudget tillader det, vil en kombination af disse metoder til at opbygge din strategi for kandidatsourcing give bedre kandidater.

Her er nogle mulige steder, hvor du kan slå din jobbeskrivelse op og lede efter folk.

• Din hjemmeside (brug denne guide til at hjælpe dig med at lave en attraktiv karriereside).
• Online-jobportaler: Indeed, LinkedIn, Glassdoor osv. Brug noget tid på at undersøge, hvilken der er bedst til din branche og rolle.
• Sociale medier: Instagram, Facebook, TikTok
• Faglige organisationer: Mange faglige grupper og organisationer har deres egne jobportaler eller nyhedsbreve, hvor du kan slå stillinger op målrettet fagfolk inden for bestemte brancher.
• Onlinefællesskaber: Find ud af, hvor dine potentielle medarbejdere færdes, og se, om du kan slå dit stillingsopslag op der. Hvis reglerne ikke er tydelige, skal du sørge for at spørge om tilladelse først!
• Rekrutteringsbureauer: Disse kan være særligt nyttige til specialiserede roller eller til at håndtere rekrutteringsprocessen på dine vegne. De har ofte adgang til en pulje af forhåndsvurderede kandidater.
• Karrieretjenester på uddannelsesinstitutioner og universiteter: Når det gælder praktikpladser og stillinger på begynderniveau, kan kontakt til uddannelsesinstitutioner og universiteter hjælpe dig med at få adgang til en pulje af nye talenter.
• Rekrutteringsarrangementer: Der findes mange rekrutteringsarrangementer målrettet forskellige kandidatgrupper. Der er for eksempel rekrutteringsmesser for nyuddannede, iværksættervirksomheder, teknologispecifikke roller osv.
• Praktikprogrammer: Et strategisk tilpasset praktikprogram hjælper med at rekruttere talenter, tilfører nye idéer og perspektiver og har en positiv indvirkning på dit arbejdsgiverbrand. 
• Programmer for tilbagevenden til arbejdsmarkedet: En form for lønnet praktik, der er udviklet specifikt til personer, som har haft en længere karrierepause eller er underbeskæftigede.

Hvis du vil vide mere, kan du læse disse nyttige artikler om rekrutteringsmarkedsføring og kandidatsøgning.

4. Udvælg kandidater

Nu har du modtaget nogle ansøgninger, og det er så at sige tid til at skille fårene fra bukkene.

Det er en blanding af kunst og videnskab, og jeg anbefaler, at du læser Mariyas artikel om kandidatscreening, men her er nogle generelle bedste praksisser og ting, du bør være opmærksom på:

• Bliver de rigtige færdigheder nævnt?
• Bliver de rigtige færdigheder nævnt på uventede måder?
• Kan du undersøge, om de har de rigtige færdigheder?
• Har kandidaten tydeligt angivet sin titel og sit ansvar i hver rolle?
• Er der fokus på resultater og forståelse af deres arbejdes indvirkning?
• Beskriver CV'et tydeligt, hvordan deres karrierevej har set ud indtil videre?
• Indeholder CV'et de rigtige færdigheder og den erfaring, du leder efter?
• Hvis baggrunden (f.eks. virksomhedens størrelse, placering osv.) er vigtig for rollen, er disse krav så dækket?
• Medmindre det gør CV'et ulæseligt, skal du huske, at dit ansøgerhåndteringssystem (ATS) nogle gange kan ødelægge formateringen af et CV.

5. Afhold samtaler med kandidater

Nu er der stor sandsynlighed for, at du på et tidspunkt i din karriere har forladt en jobsamtale uden rigtigt at vide, hvad du skulle mene om den.

Måske havde der været en misforståelse om rollen, eller også var de stillede spørgsmål lidt mærkelige og irrelevante.

Samtaler går begge veje. Kandidaten skal naturligvis gøre et godt indtryk, men kandidaten vurderer også dig. Samtaler er afgørende for at skabe en god kandidatoplevelse!

Som med de fleste ting ligger nøglen til at gennemføre en god samtale i forberedelsen. Jeg anbefaler på det kraftigste, at du læser Mariyas dybdegående guide om hvordan man holder en jobsamtale, men her er en opsummering, som kan hjælpe dig i gang.

Trin 5.1: Fastlæg et formål

Det første trin er at fastlægge et formål med dine samtaler. Er formålet at teste tekniske kompetencer eller adfærd – eller måske begge dele?

For at forstå dette skal du først skrive alt ned, hvad du har brug for at vide om en person for at kunne ansætte vedkommende trygt i stillingen. Dette bør danne grundlag for både samtalens struktur og indhold.

Prioritér derefter, hvilke spørgsmål du har mest brug for svar på, så du kan bruge mest tid på dem og begynde at udarbejde spørgeskabelonerne.

Når du har fastlagt formålet, som danner grundlag for udformningen af dine spørgsmål, kan du overveje, hvordan strukturen skal se ud.

Mariya anbefaler at strukturere samtalen som en tragt, hvor man begynder med de mest uundværlige færdigheder i de første faser og bevæger sig hen imod de valgfrie i de efterfølgende faser. 

Trin 5.2: Forberedelse af spørgsmål

Nøglen til et godt interviewspørgsmål er at engagere kandidaten i en samtale.

For at opnå dette skal du stille åbne spørgsmål (Hvem, Hvornår, Hvordan, Hvorfor, Hvor) eller bede om eksempler. Det vil resultere i længere svar, som giver meget mere værdi gennem de dybdegående detaljer.

Brug disse spørgsmål til at forstå personens erfaring og beslutningstagning. Jeg har lært så mange ting ved at interviewe mennesker!

Den næstvigtigste ting: at skrælle løget, også kaldet opfølgende spørgsmål.

Disse spørgsmål viser, hvem der er eksperter inden for deres felt, og hjælper personer med det største potentiale med at skille sig ud. Normalt falder folk, der forsøger at opdigte en historie for at give indtryk af, at de har erfaring, igennem ved det andet eller tredje opfølgende spørgsmål.

6. Afgivelse af et tilbud

Du har lagt et stort stykke hårdt arbejde i at offentliggøre jobbeskrivelser, finde kandidater, vurdere dem og holde dem engagerede gennem hele din rekrutteringsproces.

Den udvalgte kandidat passer godt til stillingen, så du vil gerne tilbyde vedkommende jobbet. Spændende tider! Men hvordan griber du tilbuddet og en eventuel forhandling an?

Tip – processen begyndte allerede tidligt i rekrutteringsprocessen!

Jeg anbefaler igen, at du læser Mariyas artikel om hvordan man afgiver et jobtilbud for at få en fuldstændig gennemgang, men her er nogle gode fremgangsmåder:

Skab en god relation

Det er vigtigt at opbygge en god relation til kandidaten, så du kan forstå vedkommende og dennes motivation for et eventuelt jobskifte. 

Selvom lønnen altid vil være en vigtig faktor (folk har regninger, der skal betales!), vil der sandsynligvis være andre faktorer, der påvirker beslutningen, f.eks. transporttid, udviklingsmuligheder og fleksibilitet.

Det er din opgave at finde ud af, hvad disse faktorer er, så du også kan se, om dit jobtilbud opfylder disse krav.

“Sælg” din organisation

“Sælg” står i anførselstegn, fordi det er meget anderledes end at sælge tomater på markedet!

Først og fremmest bør din opgave være at give information.

Nu hvor du har en idé om, hvad der motiverer kandidaten, er her nogle idéer til, hvordan du kan skabe forbindelse mellem vedkommende og din virksomhed:

• Tal om din virksomheds potentiale, dine seneste lanceringer eller din seneste kapitalrejsning samt dine ambitioner
• Beskriv mulighederne – vær ikke bange for at hjælpe kandidaterne med at regne på markedets potentiale!
• Del produktets udviklingsplan, hvad du planlægger at bygge i fremtiden, og hvordan denne rolle passer ind
• Tal om de andre personer på holdet og deres kompetenceniveau
• Tal om udvikling (ikke nødvendigvis karriereudvikling) og de ting, kandidaterne kan lære (samt hvad du til gengæld kan lære af dem). I stedet for udviklingsrammer (der er for stor usikkerhed til det), kan du måske fortælle din egen væksthistorie i virksomheden med fokus på indflydelse og ansvar.
• Tal om, hvordan du og dit team udlever jeres værdier hver dag, f.eks. en situation, hvor du eller en person på dit team brugte jeres værdier til at træffe en beslutning.

Tip: Tjenester til medarbejderverifikation eller tjenester til narkotikatest af medarbejdere kan hjælpe med at sikre, at alle nødvendige baggrundstjek gennemføres problemfrit og effektivt.

7. Introduktion af nye medarbejdere

Det er et match! Kandidaten har accepteret dit tilbud, og I er begge villige til at give hinanden en chance.

Men du ved, at intet er hugget i sten, og du vil gerne fortsætte den gode oplevelse, kandidaten hidtil har haft.

Det vigtigste, du skal fokusere på her, er at gøre det klart, hvad de næste skridt er, og at få alt det juridiske på plads.

Nogle gode fremgangsmåder:

• Hold regelmæssigt kontakt med den nye medarbejder.
• Sørg for, at så meget dokumentation som muligt er udfyldt, før medarbejderen starter.
• Sørg for at tale kandidaten gennem denne del af processen (ikke via sms eller e-mail). Det er en mærkelig tid at vente på at begynde i et nyt job, så hold kontakten med vedkommende.
• Automatisér så meget som muligt i denne del af processen, som dine systemer tillader (alt, der automatiseres, vil også understøtte en fjernrekrutteringsproces).
• Sørg for, at det står helt klart for den nye medarbejder, hvad der skal ske på den første dag, i den første uge og i den første måned.

Nogle yderligere ressourcer her er vores vejledninger til før-boarding, oprettelse af en 30/60/90-dages onboardingplan og udfyldelse af alt det nødvendige papirarbejde for nyansatte.

Ansættelse af din første medarbejder: Bedste praksis 

Mennesker er mennesker, og de gør mærkelige ting. Det, der motiverer dem, er ikke altid tydeligt, og livet sker.

Succesfuld rekruttering bygger på tillid, gennemsigtighed, organisering, vedholdenhed og kommunikation. 

Her er nogle bedste praksisser, der kan hjælpe dig med at tiltrække og fastholde de talenter, du har brug for

Skab et arbejdsgiverværditilbud (EVP) 

Et EVP er et sæt unikke fordele og tilbud, som en arbejdsgiver lover at levere til sine medarbejdere til gengæld for deres færdigheder, ekspertise og engagement.

Det er grundlæggende den værdi, som en organisation tilbyder sine medarbejdere til gengæld for deres bidrag.

EVP'et hjælper med at tiltrække, fastholde og engagere talenter ved effektivt at kommunikere og fremhæve det, der gør organisationen til en attraktiv arbejdsplads. Det omfatter forskellige elementer såsom:

• Formål, vision og mission
• Organisatoriske værdier
• Samlet kompensation
• Kultur
• Muligheder for karriereudvikling
• Fleksibilitet
• Balance mellem arbejdsliv og privatliv
• Den samlede medarbejderoplevelse. 

Hvis du vil dykke dybere ned i emnet, anbefaler jeg Mariyas fremragende guide til at skabe et EVP.

Opbyg et stærkt arbejdsgiverbrand

Efter at have skabt dit EVP følger arbejdet med at opbygge dit arbejdsgiverbrand.

I bund og grund er dit arbejdsgiverbrand dit omdømme som arbejdsgiver. Det handler om, hvordan du præsenterer dig selv på sociale medier, i jobbeskrivelser, under jobsamtaler og i alt, der er rettet mod kandidater.

Det handler også om, hvordan du opfører dig som virksomhed. Er du etisk, bliver medarbejderne behandlet godt, og lever du efter dine værdier?

Et citat om branding, der altid har gjort indtryk på mig, stammer fra Warren Buffet: “Det tager 20 år at opbygge et omdømme og fem minutter at ødelægge det. Hvis du tænker over det, vil du gøre tingene anderledes.”

Hvis du vil dykke dybere ned i emnet, kan du læse Mariyas guide til arbejdsgiverbranding.

Brug en struktureret interviewproces

Vi berørte vigtigheden af jobsamtaler ovenfor, og jeg gentager det her.

Det er vigtigt at opbygge en ensartet interviewstruktur for at sikre, at alle kandidater vurderes ud fra de samme kriterier. Det bidrager til at skabe en ensartet kandidatoplevelse og kan hjælpe med at reducere fordomme og gøre processen mere retfærdig.

Udnyt teknologien

I begyndelsen kan du sandsynligvis klare dig med et enkelt medarbejderstyringssystem til at hjælpe dig med at opbygge dit team.

Hvis ansættelsesaktiviteten imidlertid tager til, findes der nogle nyttige værktøjer, som kan forbedre processen for alle involverede parter. Dine behov rækker måske ud over de fordele, som medarbejderstyringsværktøjer tilbyder.

Den ubestridte konge eller dronning blandt rekrutteringssoftwaresystemer er et ansøgersporingssystem (ATS). Disse systemer bruger automatisering til at slå stillinger op, planlægge jobsamtaler, følge op på og kommunikere med kandidater gennem hele ansættelsesprocessen, screene CV'er og fortolke feedback.

Du kan læse mere i vores udvalg af de bedste ansøgersporingssystemer.

Få hjælp fra fagfolk

Ansættelse er notorisk vanskelig, især når det gælder søgning efter kandidater, så nogle gange kan det være en fordel at ansætte eller indgå kontrakt med en fagperson. Du har et par muligheder her:

• Opbyg et internt rekrutteringsteam.
• Sørg for at have et specialiseret rekrutteringsbureau, enten på abonnementsbasis eller efter gennemført levering. Disse er især nyttige ved rekruttering af ledere eller kandidater, der er svære at finde.
• Benyt en professionel arbejdsgiverorganisation eller en arbejdsgiver, der står som registreret arbejdsgiver. Disse er særligt nyttige ved rekruttering af talenter uden for dit hjemland, hvor overholdelse af rekrutteringsregler kan være vanskeligt.

Læs vores artikel om hvordan du ansætter en rekrutteringskonsulent for at få mere at vide.

Lær mere om ansættelse

Hvis du gerne vil holde dig ajour med den seneste udvikling inden for ansættelse, er der et par ting, du kan gøre.

Den ene er at overveje at tage et kursus i rekruttering som kan hjælpe dig med at bevare overblikket over den nyeste teknologi og markedets krav i forhold til din virksomhed.

Den anden er at abonnere på People Managing Peoples nyhedsbrev. Vi arbejder hele tiden på at følge tæt med i, hvad der sker inden for ansættelse, og på at dele den indsigt, vi får fra paneldiskussioner og interviews med eksperter, og du kan få det hele direkte i din indbakke!

Ofte stillede spørgsmål om ansættelse af den første medarbejder

Hvilke juridiske krav gælder ved ansættelse af en medarbejder?

Hvad bør jeg medtage i ansættelseskontrakten?

Hvordan opretter jeg en konkurrencedygtig lønpakke?

Hvordan håndterer jeg løn og skat?

Hvilke registre skal jeg føre?

Har jeg brug for en virksomhedsforsikring, når jeg ansætter medarbejdere?