Sådan saboterer dårlige baggrundstjek gode ansættelser
Du tror, du har fundet den rette. Deres CV læser som en drøm. De klarede hvert eneste spørgsmål til perfektion. Fik endda din driftschef til at grine – en sjælden bedrift. Du gør tilbuddet klar, men bliver pludselig taget på sengen af et baggrundstjek. En straffedom. Fra en anden delstat. Noget alvorligt.
Du træder et skridt tilbage. HR træder et skridt tilbage. Pludselig har ingen længere hånden på rattet.
Du lader være med at ansætte personen. Dage senere finder du ud af, at det ikke var dem. Forkert person. Samme navn, næsten samme fødselsdag, et helt andet liv.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Velkommen til verdenen med fejl i baggrundstjek – de tavse jobdræbere, som ingen taler om, før det koster nogen en karriere eller din virksomhed en retssag.
Systemer til baggrundstjek blev udviklet for at beskytte arbejdsgivere. Men når de svigter, kan de sabotere selve den proces, de skulle understøtte.
Problemets omfang
Lad os ikke forsøge at pynte på det: Tallene er grimme. Ifølge National Consumer Law Center indeholder 1 ud af 5 baggrundstjek en fejl, der kan ødelægge en persons jobmuligheder.
Det er ikke en tilfældighed. Det er et systemisk svigt. Og der er heller ikke tale om tastefejl – vi taler om forseglede sager, der aldrig burde være dukket op, forældede sigtelser eller fuldstændige identitetsforvekslinger, hvor nogen bliver markeret for en forbrydelse, de ikke har begået.
Læg så dette oveni: 94 % af arbejdsgiverne gennemfører baggrundstjek som en del af deres ansættelsesproces. Og de er afhængige af tredjepartsleverandører, hvoraf mange henter deres data fra offentlige kilder, som ikke er blevet opdateret siden din første iPhone. Amtsregistre. Spor fra socialsikringssystemet. Private databaser, der er syet sammen som et Frankensteins monster af halve sandheder.
Det er den perfekte storm. Du forsøger at træffe hurtige, velinformerede beslutninger. Teknologien giver dig hastighed, ikke nøjagtighed. Hvad sker der så? En stærk kandidat bliver sorteret fra. Ingen forklaring. Ingen ny vurdering. Ingen idé om, hvorfor telefonen pludselig ikke længere ringer.
Konsekvenserne for arbejdsgiverne
Jo, det her er et helvede for kandidaten. Men lad os ikke lade som om, arbejdsgiverne går derfra uden skrammer.
Hvis du håndterer det forkert, risikerer du alvorlige juridiske konsekvenser. Den amerikanske lov om fair kreditrapportering nøjes ikke med at foreslå, at du giver kandidaten besked – det kræver det i sine retningslinjer for overholdelse af reglerne for rekruttering.
Før du træffer en negativ beslutning på baggrund af et baggrundstjek, skal du give kandidaten en kopi af rapporten og mulighed for at gøre indsigelse. Springer du det trin over eller håndterer det klodset, står du pludselig på den forkerte side af en retssag.
Har du brug for bevis på, at det her ikke bare er juridisk teori? Bureauet for forbrugerbeskyttelse på finansområdet registrerede over 500.000 klager relateret til problemer med baggrundstjek i 2022.
Så er der dit omdømme. Der skal kun én kandidat til for at påpege din ødelagte proces på LinkedIn eller Glassdoor. Ét viralt opslag. Én historie om, hvordan dit team ignorerede dem efter en falsk markering for at skade det arbejdsgiverbrand, du har opbygget, alvorligt.
Føj den racemæssige og socioøkonomiske skævhed, der er indbygget i så mange af disse fejl, til, og nu har du en DEI-krise oven i et mareridt om overholdelse af reglerne.
Du mister tillid. Du mister talent. Du mister tid. Og pludselig er den person, du ansatte i stedet? Ikke helt så perfekt alligevel.
Sådan minimerer du risikoen
Ingen i HR melder sig til at være amatørdetektiv. Men hvis du er afhængig af baggrundstjek, har du to valgmuligheder:
- Stol på systemet, og bed til, at det er korrekt
- Indbyg sikkerhedsforanstaltninger i din proces, så en andens fejl ikke bliver din virksomheds ansvar.
Sådan gør du det rigtigt.
1. Vælg en pålidelig leverandør af baggrundstjek
Start med din leverandør. Ikke alle virksomheder, der udfører screeninger, er skabt ens – nogle er omhyggelige, mens andre behandler nøjagtighed som et forslag.
Se efter leverandører eller tjenester til baggrundstjek, der er akkrediteret af Foreningen for professionel baggrundsscreening (PBSA). Spørg ind til deres datakilder, hvor ofte de opdaterer registre, og om de matcher på komplette identifikationsoplysninger – ikke kun navne og fødselsdage. Hvis deres svar er vage, så find en anden leverandør.
2. Indhent et tydeligt, skriftligt samtykke fra kandidaterne
Indhent kandidatens skriftlige godkendelse, før du går i gang. Ikke bare et afkrydsningsfelt, men et reelt, underskrevet samtykke. Beskriv præcist, hvad du undersøger, hvorfor du gør det, og hvordan oplysningerne vil blive brugt. Gennemsigtighed på dette tidspunkt er ikke bare etisk korrekt – det er et lovkrav.
3. Gentænk, hvilke data du indsamler
Nogle jobansøgninger beder stadig kandidater om at angive de fulde adresser og præcise datoer for tidligere ansættelser helt ned på dagen. Det er overdrevet og skaber mulighed for uoverensstemmelser.
Til brug for baggrundstjek er ansættelsesmåned og -år typisk tilstrækkeligt. Jo mere specifikke dine oplysninger er, desto større er sandsynligheden for, at de bliver sammenblandet, og det er dér, baggrundstjek begynder at markere den forkerte person.
4. Kommunikér, når noget virker forkert undersøg kritisk.
Hvis noget ser forkert ud – f.eks. en sigtelse i en stat, hvor kandidaten aldrig har boet – så stil spørgsmål. Gå ikke ud fra, at rapporten er den endelige sandhed. Du ville blive overrasket over, hvor mange solide kandidater der er blevet hæmmet af en andens straffeattest, fordi de havde samme efternavn og fødselsår.
Hvis noget uventet dukker op i en baggrundsrapport, må du ikke ignorere kandidaten. Vær direkte over for vedkommende. Fortæl, hvad der blev markeret, og at kandidaten har ret til at svare. Overraskende mange arbejdsgivere springer denne del over, og det er sådan, retssager opstår.
5. Følg FCRA's regler om forhåndsmeddelelse og meddelelse om negativ afgørelse
I henhold til loven om fair kreditrapportering er du juridisk forpligtet til at sende en forhåndsmeddelelse om en mulig negativ afgørelse, før du træffer en endelig beslutning på grundlag af et baggrundstjek. Det betyder, at du skal dele rapporten og give kandidaten mulighed for at gøre indsigelse mod den.
Hvis du derefter stadig går videre med afslaget, kræves der en meddelelse om den negative afgørelse. Ingen genveje. Ingen undtagelser.
6. Giv kandidater tid til at gøre indsigelse
Indfør en rimelig frist – f.eks. 7 arbejdsdage – for kandidater til at reagere på fejl i baggrundstjekket. Fastlæg denne forventning tidligt, og hold fast i den. Hvis nogen har brug for mere tid til at indsamle dokumentation, så vær fleksibel. Hvis du forhaster denne del, kan det føre til dårlige beslutninger og dårlig omtale.
7. Henvis berørte kandidater til juridisk hjælp
Hvis en kandidat påpeger en fejl og underbygger den med dokumentation, skal du ikke bare trække på skuldrene og gå videre. Hav en plan.
Overvej at samarbejde med en juridisk rådgiver, som kan hjælpe kandidater med at gøre indsigelse mod fejl og beskytte deres rettigheder. Du gør ikke kun det rigtige, du reducerer også din virksomheds risikoeksponering i processen.
Støt kandidater gennem fejl
Det er denne del, der adskiller gode virksomheder fra fremragende virksomheder.
Når et baggrundstjek spænder ben for processen, går de fleste arbejdsgivere i stå. De vil ikke sagsøges, så de spiller sikkert ved ikke at sige noget, ikke at tilbyde nogen kontekst og lade systemet stille og roligt sortere en kandidat fra.
Det er fejhed pakket ind i regeloverholdelse.
Det, kandidater har brug for – især hvis de bliver markeret for noget, der ikke hænger sammen – er en fair chance for at rense deres navn. Det betyder gennemsigtighed. Det betyder, at de får rapporten, en ordentlig meddelelse og tilstrækkelig tid til at få fejlen rettet, før deres mulighed forsvinder. Juridisk er det et krav. Etisk er det det absolutte minimum.
Vil du gå videre? Så samarbejd med juridiske fagfolk, der forstår loven om fair kreditrapportering. Tilbyd ressourcer eller henvisninger. Opbyg relationer til firmaer eller nonprofitorganisationer, der hjælper mennesker med at udfordre urigtige oplysninger.
Det handler ikke bare om at redde ansigt, men om at opbygge tillid til din rekrutteringsproces, især blandt grupper, som historisk er blevet svigtet af systemer, der ikke fungerer.
For virkeligheden er noget, der måske gør nogle utilpasse, men sådan er det: Du ansætter ikke bare medarbejdere – du beslutter, hvis historie får en chance for at gå videre.
Hvis du baserer disse beslutninger på mangelfulde data, leder du ikke. Du outsourcer din dømmekraft til en algoritme.
Nøjagtighed er et menneskeligt spørgsmål
Vi foregiver gerne, at baggrundstjek er rene, objektive og neutrale. Det er de ikke. De er databaser, der er opbygget af fejlbarlige mennesker, udfyldt af forældede systemer og fortolket af software, der ikke kender din virksomhed – eller din kandidat – fra en hullet væg.
Fejl sker. Men det er det, du gør, når de sker, der definerer din integritet som arbejdsgiver.
Vil du ansætte godt? Så led derefter. Se nærmere efter. Stil spørgsmål. Og når nogen bliver markeret for noget, der ikke føles rigtigt, så stop op et øjeblik, før du træffer en afgørelse. For bag hver rapport står der et rigtigt menneske, og nogle gange tager systemet fuldstændig fejl.
Hvad er det næste?
Vil du have mere ekspertrådgivning og indsigt? Tilmeld dig People Managing People-nyhedsbrevet, og få analyser af alle de nyeste tendenser og teknologier direkte i din indbakke.
