Guide til åben tilmelding: 5 trin til succes i 2026

Hvad er den åbne tilmeldingsperiode, og hvordan fungerer den?

Den årlige åbne tilmeldingsperiode giver dine medarbejdere, der er berettigede til personalegoder, mulighed for at tilmelde sig, ændre eller fravælge din virksomheds muligheder for personalegoder for det kommende planår uden at have oplevet en kvalificerende livsbegivenhed eller en anden særlig tilmeldingsperiode.

Mulighederne for personalegoder omfatter typisk en kombination af arbejdsgiverbetalte ordninger såsom:

• Sygeforsikringsordninger—sundhedsvedligeholdelsesorganisation (HMO), organisation med foretrukne leverandører (PPO) eller sygeforsikring med høj selvrisiko (HDHP)
• Syns- og tanddækning

• Skattebegunstigede konti—fleksible forbrugskonti (FSA), sundhedsopsparingskonti (HSA), konti til refusion af sundhedsudgifter (HRA)
• Ulykkes- og livsforsikring.

Den årlige åbne tilmeldingsperiode finder sted i efteråret og kan vare alt fra to til fire uger, selvom dette kan variere fra organisation til organisation.

For medarbejderne kan det medføre, at de mister deres sundhedsdækning eller ender med personalegoder, der ikke opfylder deres aktuelle behov eller behovene hos deres dækkede afhængige eller begunstigede, hvis de overser denne periode.

Det kan betyde, at de selv skal betale for vigtig lægehjælp eller helt må undlade at opsøge en sundhedsfaglig person.

Derfor er det så afgørende at engagere medarbejderne for at sikre, at de fuldt ud forstår og får mest muligt ud af tilmeldingen til personalegoder.

5 trin til at forberede en vellykket tilmelding til personalegoder

Planlæg i god tid 

For medarbejderne kan planlægningen af den åbne tilmeldingsperiode virke lige så let som når en tryllekunstner trækker en kanin op af en hat, mens det for HR-fagfolk ofte føles som et cirkusnummer, hvor man jonglerer med mange ting på én gang. 

I denne periode bærer HR-fagfolk mange forskellige kasketter: Vi er forhandlere, strateger, undervisere, projektledere og implementeringsspecialister.

En detaljeret projektplan hjælper dig med at balancere de forskellige tidsfrister, handlingspunkter, milepæle og partnerskaber for at sikre en problemfri lancering af den åbne tilmeldingsperiode.

Som bedste praksis bør din planlægning af tilmeldingen begynde senest 3 måneder før den ønskede tilmeldingsperiode. 

Planlægningen bør være et samarbejde mellem dig, dit forsikringsmæglerteam og leverandørerne af personalegoder.

Da organisationer har svært ved at følge med de stigende sundhedsudgifter, er det afgørende, at du samarbejder med dit forsikringsmæglerteam om at evaluere fornyelser af personalegoder.

Under disse samtaler vil dit forsikringsmæglerteam præsentere år-til-dato-data om brugen af personalegoder, hvilket hjælper dig med at afgøre, om din pakke af personalegoder i tilstrækkelig grad understøtter din medarbejdergruppe, eller om der er behov for forbedringer.

Hvis du finder huller i dine tilbud af personalegoder, er det nu, du skal lægge en strategi for ændringer i ordningernes udformning, nye tilbud af personalegoder eller nye partnerskaber med leverandører.

I denne periode bør du også mødes med dine leverandører af personalegoder for at beskrive eventuelle systemkrav, hvis du bruger software til administration af personalegoder, og notere vigtige tidsfrister for levering af filer efter tilmeldingen.

For at gøre disse samtaler lettere kan du trække på dit forsikringsmæglerteam, da de kan koordinere møderne på dine vegne.

Når fornyelserne af personalegoderne og ordningernes udformning er fastlagt, kan du begynde at arbejde på en plan for kommunikation og oplæring i personalegoder for at sikre klare forventninger og stille værktøjer til rådighed for medarbejderne, så de proaktivt kan forberede sig på at handle i forbindelse med den kommende åbne tilmeldingsperiode.

Udarbejd en effektiv kommunikationsplan

En af de mest almindelige udfordringer, arbejdsgivere står over for under den åbne tilmeldingsperiode, er medarbejderengagement. 

For HR-fagfolk kan det føles, som om man ikke kan fange kollegernes opmærksomhed, uanset hvor meget man forsøger at kommunikere med dem.

På den anden side har nogle medarbejdere, jeg har talt med, fortalt, at de følte sig overvældet af information, hvilket fik dem til at trække sig fra processen. 

Derfor har jeg erfaret, at en effektiv kommunikationsstrategi gør følgende:

Angiv tydelige tidsfrister og forventninger tidligt

Medarbejdere, der har fokus på deres daglige arbejdsopgaver, får bedre mulighed for at planlægge deres tid, hvis de får en detaljeret tidsplan med datoer og nødvendige handlinger mindst to uger før den valgte startdato for tilmeldingen. 

Kommunikationen bør også angive, hvornår valgene af personalegoder træder i kraft, og hvad der sker, hvis medarbejderne ikke foretager sig noget. 

Fremhæv større ændringer i personalegoder og nye tilbud

Når medarbejderne gennemgår processen for åben tilmelding, er det mest almindelige spørgsmål, de stiller: “Vil mine personalegoder ændre sig?”.

Ved at gøre ændringer i personalegoder til et centralt fokuspunkt for medarbejderne under den åbne tilmelding sikrer I, at de ikke går glip af muligheden for at tilmelde sig et personalegode, der bedre imødekommer deres behov og behovene hos de familiemedlemmer, der er dækket.

Sørg for, at oplysninger og ressourcer om åben tilmelding er let tilgængelige 

Ved at bruge værktøjer som virksomhedens intranet eller virtuelle opslagstavle som et centralt sted for alle ressourcer vedrørende åben tilmelding kan I sikre, at medarbejderne ved, hvordan de nemt finder og får adgang til oplysningerne.

Benyt forskellige kommunikationskanaler

Kommunikationsstile og -præferencer varierer – nogle medarbejdere bruger primært e-mail, mens andre foretrækker chatbeskeder osv.

For at sikre, at jeres kommunikation når ud til alle medarbejdere, er det afgørende at benytte flere kommunikationskanaler.

Her er nogle eksempler:

• E-mail
• Intranet
• Kommunikationskanaler til beskeder (f.eks. Slack)
• Interne sociale mediesider
• Medarbejderhåndbog.

Målret kommunikationen til jeres medarbejdere

Selvom alle medarbejdere bør modtage den indledende kommunikation og de indledende ressourcer om åben tilmelding, er det vigtigt at målrette påmindelser og opfølgende kommunikation mod medarbejdere, der endnu ikke har foretaget sig noget.

Det mindsker forvirringen blandt de medarbejdere, der har gennemført de ønskede handlinger rettidigt, samtidig med at det sikrer, at medarbejdere, der endnu ikke har gjort noget, er opmærksomme på de kommende tidsfrister. 

Hvis I bruger software til administration af personalegoder, kan I nemt køre rapporter over tilmeldingsstatus for at holde styr på medarbejdere, der har brug for opfølgning, og automatisere påmindelser. 

Hvis kommunikationen fungerer godt, vil medarbejderne være mere engagerede i processen og i sidste ende føle, at de har større kontrol over deres personalegoder.

Styrk medarbejderne gennem oplysning

Selvom personalegoder er et vigtigt værktøj til rekruttering og fastholdelse, har medarbejderne svært ved at forstå, hvordan deres personalegoder rent faktisk fungerer. 

Ifølge Metlifes undersøgelse af tendenser inden for personalegoder fra 2022 oplever 35 % af medarbejderne faktisk, at oplysningerne om personalegoder fra deres arbejdsgiver efterlader dem med flere spørgsmål end svar. 

Selvom vi måske forstår begreber som egenbetaling, selvrisiko, medforsikring og maksimumbeløb af egen lomme, er sandheden, at de fleste medarbejdere ikke er fortrolige med disse begreber.

Den manglende forståelse af, hvordan sundhedsrelaterede personalegoder fungerer, kan øge følelsen af stress, når medarbejderne skal træffe beslutninger under den åbne tilmelding.

Oplysning om personalegoder behøver ikke at være svær. Det afgørende er at møde jeres medarbejdere dér, hvor de er. 

Som forberedelse til jeres åbne tilmelding kan udsendelse af en undersøgelse om personalegoder være en god måde at indsamle feedback fra medarbejderne om deres forståelse af virksomhedens samlede pakke af personalegoder.

De indsamlede oplysninger bør danne grundlag for planlægningen af arrangementer og ressourcer om personalegoder. Vi tilegner os alle information forskelligt, så sørg for at give medarbejderne forskellige muligheder for oplysning. Det kan f.eks. være:

• Åbningstider, hvor medarbejderne kan få rådgivning om personalegoder

• Informationsmøder (virtuelle, fysiske eller begge dele)
• Webinarer om personalegoder og tilmelding
• Online- og trykte ressourcer (f.eks. vejledning om åben tilmelding, oversigt over personalegoder i ordningen osv.).

Jeg anbefaler, at du gør brug af dit team af rådgivere inden for personalegoder og dine leverandører. Ofte kan de afholde informationsmøder eller give dig adgang til en bred vifte af ressourcer om personalegoder, som du kan dele med dine medarbejdere.

Ved at give medarbejderne adgang til undervisning og værktøjer kan du sætte dem i stand til at handle og samtidig skabe en forståelse for værdien af deres personalegodepakke. 

Udnyt teknologien, hvor det er muligt

De dage er forbi, hvor papirarbejde styrede processen for den åbne tilmeldingsperiode. Et pålideligt system til administration af personalegoder kan automatisere den åbne tilmelding fra start til slut. 

Disse værktøjer hjælper med at strømline oplevelsen af den åbne tilmelding ved at give HR-teams mulighed for at opbygge en samlet løsning, hvor personalegodeordninger administreres, tilmeldinger til personalegoder registreres, medarbejdernes engagement følges, og tilmeldingsfiler sendes direkte til forsikringsselskaber, så deres systemer afspejler de opdaterede oplysninger om tilmeldte personalegoder. 

Administration af personalegoder gør ikke kun arbejdsgivernes hverdag lettere, men gør også den samlede proces med at vælge personalegoder mindre overvældende for medarbejderne takket være den brugervenlige oplevelse.

På medarbejdersiden giver de fleste systemer til administration af personalegoder medarbejderne adgang til en selvbetjeningsportal, hvor de kan modtage vigtige påmindelser om frister, følge opgaver i forbindelse med den åbne tilmelding og se deres aktuelle personalegodeordninger samt eventuelle ændringer, de foretager, når de indsender deres opgave i forbindelse med den åbne tilmelding.

Prioritér arbejdet efter den åbne tilmelding lige så højt som den tidlige planlægning

Puha! Tilmeldingsperioden er slut, og nu er det tid til revision! 

Det er afgørende at gennemføre revisioner af den åbne tilmelding for at sikre en problemfri start på personalegodeåret.

Ved at tage dig tid til at revidere tilmeldingsdataene inden de sendes videre til dine forsikringsselskabers systemer kan du opdage uoverensstemmelser i tilmeldingerne og foretage rettelser i tide, så de mest opdaterede data er indlæst inden personalegodernes ikrafttrædelsesdato. 

Når revisionen af tilmeldingerne er afsluttet, bør du kontakte dine leverandører af personalegoder for at bekræfte, at tilmeldingsfilerne er modtaget og behandlet. Det sikrer, at medarbejderne modtager deres opdaterede ID-kort til personalegoder samt eventuelle nødvendige meddelelser fra forsikringsselskaberne rettidigt. 

En revision af dine første fakturaer fra ordningens startdato kan også sikre, at medarbejdernes løntræk er blevet opdateret, så de afspejler valgene for det nye personalegodeår.

Disse forholdsregler kan mindske komplikationer med adgang til behandling, når det nye personalegodeår begynder, og reducere behovet for lønkorrektioner, hvilket i sidste ende fører til en problemfri overgang til de nye personalegoder.

Revisioner af tilmeldinger kan også give et bedre billede af, hvilke personalegoder der er populære blandt dine medarbejdere.

Denne information kan bruges til at evaluere dit program for personalegoder og afgøre, om der kan være behov for ændringer næste år.

Som afslutning på tilmeldingssæsonen kan det være en god idé at sende en spørgeskemaundersøgelse ud for at indsamle feedback fra medarbejderne om deres oplevelse af den åbne tilmelding.

De indsamlede data kan hjælpe HR-medarbejdere med at evaluere processen og identificere områder, der kan forbedres inden den næste åbne tilmelding. 

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Bedste praksis for åben tilmelding

Selvom den åbne tilmelding er en sæsonbestemt begivenhed, kan de handlinger, der foretages omkring dette tidspunkt, have en varig indvirkning på medarbejdernes adgang til behandling i det følgende personalegodeår.

Ved at implementere disse bedste praksisser kan du forbedre dine medarbejderes oplevelse af den åbne tilmelding. 

• Begynd planlægningen mindst 3 måneder før den ønskede tilmeldingsperiode. Jo mere tid du har, desto bedre. 
• Tilpas den åbne tilmelding til din målgruppe; værktøjer såsom spørgeskemaer kan sikre, at beslutningstagningen afspejler din målgruppes behov. 
• Brug dit mægler- og personalegodeteam, da de som regel har materialer om personalegoder, som er klar til deling, og kan afholde informationsmøder
• Kommunikér tidligt og ofte; del vigtige datoer og oplysninger om personalegoder mindst 2 uger før din tilmeldingsdato, og følg op med ugentlige påmindelser. 
• Brug flere kommunikationskanaler. Benyt dig af e-mail, chatbeskeder, virksomhedens intranet, informationsmøder, webinarer osv. Det er ikke alle, der tjekker deres e-mail. Ved at benytte forskellige kommunikationsformer sikrer du, at oplysningerne ikke går tabt. 
• Automatisér, hvor det er muligt, ved hjælp af teknologi. Med værktøjer såsom software til administration af personalegoder eller softwareløsninger til lønadministration kan du konfigurere arbejdsgange, der gør tilmeldingsprocessen lettere for medarbejderne, samtidig med at du overvåger tilmeldingsprocessen for at sikre, at medarbejderne holder sig på rette spor.
• Kontrollér dine tilmeldingsfiler, når perioden for åben tilmelding er afsluttet. Det sikrer, at uoverensstemmelser i tilmeldingerne opdages i tide til at blive rettet, før planåret begynder.

Hvis du følger ovenstående proces og bedste praksis, er du godt rustet til en problemfri tilmeldingsproces. 

Hvis du har brug for yderligere hjælp eller vejledning, kan du finde mig i People Managing People-fællesskabet, et støttende fællesskab for HR- og virksomhedsledere, der brænder for at opbygge fremtidens organisationer.

Ofte stillede spørgsmål

Hvornår er der åben tilmelding?

Hvor lang tid varer åben tilmelding?