Meistern Sie das 9-Box-Talent-Review: Ein Leitfaden für HR-Profis

Kernstück des 9-Box-Talent-Reviews ist ein 3x3-Raster, in dem die Mitarbeitenden anhand der beiden Hauptkriterien bewertet werden, die ich bereits angesprochen habe:

• Leistung: Wie gut erfüllt ein:e Mitarbeiter:in derzeit die Anforderungen seiner oder ihrer Position.
• Potenzial: Die Fähigkeit eines Mitarbeitenden, sich weiterzuentwickeln, mehr Verantwortung zu übernehmen oder Führungseigenschaften auszubauen.

Diese Matrix ordnet Mitarbeitende je nach Ausprägung von Leistung und Potenzial einer von neun Kategorien zu. Je nach Leistungsmanagement-Tool, das Sie nutzen, können Sie ähnliche Funktionen in der Software abbilden oder zumindest die entsprechenden Daten in den Bewertungsprozess einbeziehen.

Zweck

Das 9-Box-Raster erfüllt mehrere wichtige Zwecke im Talentmanagement:

• Identifizierung von High-Performern und künftigen Potenzialträgern: Das Raster hebt Mitarbeitende hervor, die das Potenzial haben, künftig Führungsaufgaben zu übernehmen.
• Steuerung von Entwicklungsmaßnahmen: Für Mitarbeitende mit Entwicklungspotenzial, die Unterstützung benötigen, hilft die Matrix, gezielte Entwicklungsmaßnahmen zu priorisieren.
• Unterstützung der Nachfolgeplanung: Durch die Identifizierung von Potenzialträgern können HR-Teams geplante Führungswechsel gestalten und einen starken Talent-Kandidatenpool aufbauen.

„Das 9-Box-Talent-Review ist ein strategisches Talentmanagement-Tool, mit dem Mitarbeitende für Entscheidungen rund um Vergütung, Nachfolgeplanung usw. bewertet und kalibriert werden können“, sagte Heather Doshay, Head of Talent bei SignalFire. „Es identifiziert Top-Talente, konstante Leistungsträger sowie Mitarbeitende mit Entwicklungspotenzial. Die Stärke liegt in der Einfachheit: Es bietet eine visuelle Grundlage für schnelle Bewertungen und Entscheidungen – hat aber auch einige Schwächen.“

Warum es wertvoll ist

Das 9-Box-Raster ist zumindest in der Theorie ein datengestütztes Entscheidungswerkzeug. Indem Mitarbeitende nach Leistung und Potenzial eingestuft werden, können HR-Verantwortliche fundierte Entscheidungen zu Beförderungen, Laufbahnentwicklung und Nachfolgeplanung treffen. Dieser strukturierte Ansatz verringert Vorurteile, erhöht die Transparenz und stellt sicher, dass das Talentmanagement auf die Unternehmensziele ausgerichtet ist.

Um weitere Einblicke in die praktischen Vorteile dieses Tools zu geben, haben wir mit Heather Doshay gesprochen, einer Expertin für Talentmanagement. Doshay erklärt: „Das 9-Box-Raster schafft eine klare, objektive Grundlage für Gespräche über die Personalentwicklung. Das hilft Führungskräften, bessere Entscheidungen zu treffen und steigert letztlich die Performance der Organisation.“

Elemente eines 9-Box-Talent-Reviews

Das 9-Box-Review ist wegen seiner Einfachheit sehr beliebt. Schauen wir uns die Hauptelemente an, die dem Konzept zugrunde liegen. 

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Leistungsachse

Die Leistungsachse bewertet die aktuelle Arbeitsleistung eines Mitarbeitenden. Dabei spielen zum Beispiel folgende Aspekte eine Rolle:

• Erreichen von KPIs (Key Performance Indicators)
• Konsistenz in der Ergebnislieferung
• Qualität der Arbeit und Detailgenauigkeit
• Feedback von Kolleg:innen, Vorgesetzten und Kundschaft

Ein:e High-Performer:in auf dieser Achse könnte beispielsweise eine Person sein, die ihre Umsatzziele regelmäßig übertrifft, herausragenden Kundenservice bietet und für ihre Zuverlässigkeit bekannt ist.

Potenzialachse

Die Potenzialachse misst die Fähigkeit eines Mitarbeitenden, sich weiterzuentwickeln und künftig mehr Verantwortung zu übernehmen. Hierzu zählen Faktoren wie:

• Führungsfähigkeit: Zeigt der Mitarbeitende das Potenzial, Teams zu führen oder größere Projekte zu managen?
• Anpassungsfähigkeit: Kann die Person neue Herausforderungen meistern oder sich an veränderte Unternehmensanforderungen anpassen?
• Lernagilität: Lernt sie schnell neue Fähigkeiten und kann auch in unbekannten Situationen erfolgreich sein?

Zum Beispiel könnte ein Mitarbeitender, der proaktiv andere als Mentor unterstützt oder Interesse an Führungskräfteschulungen gezeigt hat, auf der Potenzialachse eine hohe Bewertung erhalten.

Laut Doshay ist es eine Übersimplifizierung, den Beitrag einer Person zum Unternehmen nur anhand der beiden Achsen im 9-Box-Ansatz zu bewerten, und erfordert einige Anpassungen Ihrerseits. 

„Diese beiden einfachen Variablen Leistung und Potenzial sind nicht optimal als alleinige Größen zur Bestimmung solch kritischer Entscheidungen, sei es bei Beförderungen oder Bonusauszahlungen“, schrieb Doshay in einem Beitrag für den Blog von SignalFire. „Die Anpassung der Achsenlinien an den jeweiligen Anwendungsfall ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Tool für Sie arbeitet und nicht gegen Sie.“ 

Die 9 Kategorien

Die 9-Box-Matrix unterteilt sich in neun unterschiedliche Felder auf Basis der Kombination von Leistung und Potenzial. Hier folgt eine kurze Übersicht:

1. Leistungsträger mit hohem Potenzial: Diese Mitarbeitenden erzielen konstant gute Ergebnisse und verfügen über signifikantes Entwicklungspotenzial; sie gelten oft als künftige Führungskräfte.
2. Leistungsträger mit moderatem Potenzial: Diese Mitarbeitenden machen ihre Arbeit sehr gut, haben aber eventuell weniger Führungspotenzial. Sie sind exzellente Fachkräfte, benötigen jedoch gezielte Entwicklungspläne, um weiterzuwachsen.
3. Durchschnittliche Performer mit hohem Potenzial: Diese Mitarbeitenden können ihre Leistung in der aktuellen Rolle noch steigern, zeigen aber gutes Entwicklungspotenzial für Wachstum und Führungsaufgaben.
4. Durchschnittliche Performer mit moderatem Potenzial: Diese Mitarbeitenden sind auf ihre aktuelle Rolle eingespielt, benötigen aber erhebliche Unterstützung für weitere Entwicklung.
5. Leistungsschwache Mitarbeitende mit hohem Potenzial: Diese Mitarbeitenden sind aktuell unterdurchschnittlich in ihrer Leistung, haben aber das Potenzial, sich mit der richtigen Förderung deutlich zu verbessern und womöglich zu glänzen.
6. Leistungsschwache Mitarbeitende mit moderatem Potenzial: Diese Mitarbeitenden müssen ihre Leistung umgehend verbessern, ihr weiteres Potenzial ist eher begrenzt.
7. Leistungsschwache Mitarbeitende mit geringem Potenzial: Diese Mitarbeitenden zeigen sowohl in Bezug auf Leistung als auch auf das Potenzial Schwierigkeiten und könnten Kandidat:innen für eine Neubewertung oder Trennung sein.
8. Durchschnittliche Performer mit geringem Potenzial: Mitarbeitende in dieser Kategorie können ihre derzeitige Funktion ausüben, sind jedoch für langfristiges Karrierewachstum eher ungeeignet.
9. Leistungsträger mit geringem Potenzial: Diese Mitarbeitenden sind in ihrem jetzigen Tätigkeitsbereich sehr erfolgreich, sind jedoch vermutlich nicht für zukünftige Führungs- oder weiterführende Positionen geeignet.

Schauen wir uns nun einmal an, wie das in der Praxis aussehen könnte. 

Visualisierung

Nehmen wir an, wir möchten uns die verschiedenen Charaktere in einem Team ansehen und wie die Organisation deren zukünftiges Potenzial einschätzt. Dies könnte Teil einer umfassenderen Teambewertung sein. Stellen Sie sich das zum Beispiel so vor. 

Die 9-Box-Matrix wird üblicherweise als 3x3-Matrix dargestellt. Zur besseren Übersicht erstellen Personalverantwortliche die Matrix oft mithilfe von Excel-Vorlagen oder HR-Software.

Durch diese Zuordnung lassen sich Entwicklungspotenziale, Talentlücken und künftige Führungskräfte identifizieren.

Herausforderungen und Lösungen

Wie jedes Tool bringt auch die 9-Box-Matrix einige Herausforderungen mit sich. Ein häufiges Problem ist eine Verzerrung bei der Bewertung. Es ist entscheidend, dass die Bewertungen auf objektiven Daten – wie Leistungskennzahlen und Feedback – und nicht auf subjektiven Eindrücken beruhen.

Eine weitere Herausforderung ist die Überbeanspruchung der Matrix, was zu sogenannten „Box-Fatigue“ oder einer zu starken Abhängigkeit davon führen kann, jede HR-Herausforderung mit der Matrix lösen zu wollen. Um dem entgegenzuwirken, sollte die 9-Box-Matrix immer in Verbindung mit weiteren Talentmanagement-Strategien genutzt werden.

Was macht man mit der Analyse?

Kommunikation ist eine große Hürde für ihre Effektivität, allerdings nicht so, wie vielleicht erwartet. Die 9-Box ist ein Instrument zur Talentbewertung und ist nicht dazu gedacht, in dieser Form mit der bewerteten Person geteilt zu werden. Sie ist kein reines Tool des Leistungsmanagements, sondern in erster Linie ein Instrument zur Talentbewertung und Nachfolgeplanung. 

Reaktionen wie die eines Reddit-Nutzers oben sind keine Seltenheit, wenn Mitarbeitende erstmals mit der 9-Box-Analyse konfrontiert werden. Kommentierende im Thread merken an, dass es am besten ist, wenn nur die jeweilige Führungskraft und das Management-Team wissen, wo Mitarbeitende in dem Raster eingeordnet werden. 

Ein moderner Ansatz

Die 9-Box ist keineswegs neu, daher sprechen viele Mitarbeitende und Menschen, die sich mit Arbeitsmarkttrends beschäftigen, schnell über die Schwächen dieses Modells. Aus diesem Grund ist sie häufig nicht sonderlich beliebt.

Doshay setzt sich für einen modernisierten 9-Box-Review-Prozess ein, in dem Führungskräfte die Performance anhand von drei verschiedenen 9-Box-Varianten abbilden können. Sie lauten: 

• Performance-fokussiert: X-Achse = Leistung; Y-Achse = Verhalten (Abgleich mit Werten)
• Beförderungs-fokussiert: X-Achse = individuelle Bereitschaft; Y-Achse = geschäftlicher Bedarf
• Nachfolge-fokussiert: X-Achse = Rollenwert/Kritikalität; Y-Achse = Fluktuationsrisiko

Die performancefokussierte 9-Box entspricht weitgehend dem traditionellen Modell, während die anderen beiden Varianten die nächsten Schritte für das Management aufzeigen. Insbesondere konzentrieren sie sich auf Zielvereinbarung und Entwicklung. Doshay hat erlebt, dass diese effektiv eingesetzt werden, um Vergütungsgespräche und Beförderungen zu unterstützen. 

„Sie bieten mehr Mehrwert, wenn ein Unternehmen versucht, eine Pay-for-Performance-Strategie mit gleichzeitiger Berücksichtigung kultureller Verhaltensweisen zu etablieren“, sagt sie. „Ich habe erlebt, dass unsere moderne 9-Box verwendet wurde, indem 'Potenzial' durch 'kulturelle Passung' ersetzt wurde und man Belohnungen passend zur kalibrierten Box zuordnen konnte.“

Wie funktioniert es?

Der 9-Box-Talent-Review-Prozess umfasst vier Hauptschritte, die Ihnen helfen, die Leistung und das Potenzial Ihrer Mitarbeitenden effektiv einzuschätzen, einzuordnen und zu analysieren. Jeder Schritt ist entscheidend, um datenbasierte Entscheidungen zu treffen und die richtigen Entwicklungsstrategien für Ihre Belegschaft zu priorisieren.

Schritt 1: Leistung bewerten

Der erste Schritt im 9-Box-Talent-Review-Prozess ist die Bewertung der aktuellen Leistung der Mitarbeitenden. Leistungsbeurteilungen durch geschulte Führungskräfte helfen zu erfassen, wie gut Mitarbeitende ihre Aufgaben erfüllen und ihre Ziele erreichen. So gehen Sie vor:

• Klare Messgrößen definieren: Beginnen Sie mit der Festlegung spezifischer Leistungsindikatoren, die mit den Aufgaben der Rolle und den Unternehmenszielen übereinstimmen. Dazu gehören beispielsweise KPIs (Key Performance Indicators), Abschlussquoten von Projekten oder Kundenzufriedenheitswerte. 
• Feedback einholen: Leistungsbeurteilungen sind nicht nur eine Frage von Zahlen. Das Einbeziehen von Rückmeldungen durch Vorgesetzte, Kolleg:innen und sogar Unterstellte ermöglicht eine umfassende Sicht auf den Beitrag eines Mitarbeitenden. 360-Grad-Feedback-Tools helfen, Vorurteile zu mindern und ermöglichen eine ausgewogenere Einschätzung.
• Konsistenz berücksichtigen: Achten Sie auf dauerhaft gute Leistungen über einen längeren Zeitraum. Einzelne Erfolge oder Misserfolge können täuschen. Beispielsweise sollte ein Mitarbeitender, der über mehrere Quartale hinweg regelmäßig die Umsatzziele erreicht, höher bewertet werden als jemand, der nur in einem Zeitraum stark war und das Niveau nicht halten konnte.
• Objektive Daten nutzen: Verwenden Sie objektive, messbare Daten wie monatliche Umsatzziele, Kundenfeedback oder Produktivitätsberichte. Vermeiden Sie subjektive Einschätzungen, die die Bewertung verzerren könnten. Nutzen Sie, um Ihre Bewertung zu untermauern, Tools wie Leistungsbeurteilungen, psychometrische Tests, Führungs- und Verhaltensanalysen sowie Produktivitätsanalysen.

„Eine 9-Box kann Ihnen einen Eindruck von der Breite und Tiefe Ihres Talentpools vermitteln, ist aber ohne Kontext bedeutungslos“, sagte Tim Toterhi, CHRO und Coach bei Ploterline Leadership. „Der Talent-Review-Prozess sollte mit einem 'State of the Union' auf Unternehmens- oder Abteilungsebene beginnen, der die zukünftigen Anforderungen betrachtet. Vielleicht haben Sie heute tolle Leistungstragende, doch wenn sich Branche oder Markt wandeln, reicht selbst Ihre beste aktuelle Performance möglicherweise morgen nicht mehr aus.“

„Talent-Reviews und Nachfolgepläne sind nutzlos ohne Maßnahmen, die den Plan weiterführen. Wenn Ihre Pläne Jahr für Jahr gleich aussehen, sind Sie gescheitert.“

Schritt 2: Potenzial bewerten

Im nächsten Schritt wird das Potenzial der Mitarbeitenden bewertet – also ihre Fähigkeit, sich weiterzuentwickeln, mehr Verantwortung zu übernehmen oder in Zukunft Führungsaufgaben zu übernehmen. Die Potenzialbewertung ist häufig subjektiver als die Bewertung der Leistung, jedoch gibt es zentrale Methoden und Indikatoren, die dabei helfen. 

Bewerten Sie das Potenzial, indem Sie auf Indikatoren wie Führungsfähigkeiten, Lernagilität und Anpassungsfähigkeit achten. Tools wie Umfragen zu Karriereambitionen, Bewertungen von Führungsschulungen und Talentbewertungen von Mitarbeitern können Ihnen helfen, das Wachstumspotenzial eines Mitarbeiters genauer einzuschätzen.

Letztendlich möchten Sie verstehen, wie die Person in den folgenden Bereichen abschneidet:

• Anpassungsfähigkeit: Beobachten Sie, wie Mitarbeiter mit Veränderungen umgehen oder neue Herausforderungen meistern. Blühen sie in unsicheren Situationen auf? Ein Mitarbeiter, der sich schnell an neue Technologien oder Prozesse anpasst, hat wahrscheinlich ein hohes Potenzial.
• Führungseigenschaften: Bewerten Sie die Führungseigenschaften eines Mitarbeiters, indem Sie beobachten, wie er andere motiviert und unterstützt. Dazu gehören die Fähigkeit, Kollegen zu inspirieren, Aufgaben zu delegieren und Zusammenarbeit zu fördern.
• Lernagilität: Beurteilen Sie die Bereitschaft und Fähigkeit eines Mitarbeiters, neue Fähigkeiten zu erlernen. Mitarbeiter, die Neugier, Eigeninitiative beim Erlernen neuer Technologien oder große Lernbereitschaft zeigen, haben oft ein hohes Potenzial.
• Bereitschaft für die Zukunft: Überprüfen Sie Karriereambitionen und die Übereinstimmung mit zukünftigen Rollen. Nutzen Sie Talentbewertungen und verhaltensorientierte Interviews, um Wachstumschancen und die Bereitschaft für größere Verantwortung zu ermitteln.

Manager einbeziehen 

Die Einschätzungen der Führungskräfte hinsichtlich der Fähigkeit eines Mitarbeiters, mehr Verantwortung zu übernehmen oder komplexe Projekte zu leiten, gehören zu den wertvollsten Informationen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Ihr Input zum Wachstumspotenzial und zur Entwicklungsfähigkeit eines Mitarbeiters hilft Ihnen bei der Entscheidung, wie Sie ihn im Raster einordnen.

Beispiel: Ein IT-Spezialist, der proaktiv Probleme löst, jüngere Kollegen unterstützt und Interesse an Führungstrainings zeigt, kann als Mitarbeiter mit hohem Potenzial eingestuft werden. Seine Fähigkeit, andere zu schulen und Innovationen voranzutreiben, macht ihn zu einem vielversprechenden Kandidaten für zukünftige Führungsrollen.

Schritt 3: Mitarbeiter im Raster platzieren

Sobald Leistung und Potenzial bewertet wurden, ist der nächste Schritt, die Mitarbeiter korrekt im 9-Felder-Raster zu platzieren. Dafür müssen Sie:

• Ein einheitliches Bewertungssystem verwenden: Stellen Sie sicher, dass sowohl Leistung als auch Potenzial auf einer konsistenten Skala für alle Mitarbeiter bewertet werden. Zum Beispiel können Sie beides auf einer Skala von 1 bis 5 bewerten, wobei 1 niedrig und 5 hoch bedeutet.
• Objektiv und konsequent sein: Seien Sie beim Platzieren der Mitarbeiter im Raster so objektiv wie möglich. Halten Sie sich bei den Bewertungen an die Bewertungsstandards des Unternehmens.
• Begründungen dokumentieren: Liefern Sie konkrete Beispiele oder Belege, die untermauern, warum ein Mitarbeiter in einem bestimmten Feld platziert wurde. Wird ein Mitarbeiter etwa in das Feld "Mittlere Leistung/Hohes Potenzial" eingeordnet, notieren Sie die konkreten Projekte oder Verhaltensweisen, die sein Wachstumspotenzial zeigen, auch wenn die aktuelle Leistung noch Herausforderungen birgt.
• HR-Software oder Vorlagen nutzen: Tools wie HR-Softwareplattformen oder sogar Excel-Vorlagen können diesen Prozess vereinfachen, indem sie ermöglichen, die Platzierung der Mitarbeiter im Raster nachzuverfolgen und zu visualisieren. Sie helfen zudem, Trends zu analysieren und Einblicke in Stärken und Schwächen der Organisation zu gewinnen.

Schritt 4: Ergebnisse analysieren und interpretieren

Nachdem die Mitarbeiter im Raster eingeordnet wurden, ist es an der Zeit, die Ergebnisse zu analysieren und zu interpretieren. Nun erkennen Sie erste Muster und können gezielte strategische Maßnahmen ableiten.

• Talente-Lücken identifizieren: Achten Sie auf Muster, wie beispielsweise einen Mangel an Mitarbeitern im Quadranten "Hohes Potenzial/Hohe Leistung". Wenn die meisten Ihrer Mitarbeiter in die Kategorie „Niedrige Leistung/Niedriges Potenzial“ fallen, zeigt dies Handlungsbedarf bei Rekrutierung, Weiterbildung oder im Leistungsmanagementprozess.
• Entwicklungsbedarf adressieren: Die Analyse sollte aufzeigen, welche Mitarbeiter unmittelbare Unterstützung benötigen. Beispielsweise benötigen jene in der Kategorie "Niedrige Leistung/Hohes Potenzial" gezielte Leistungsverbesserungspläne, während Angestellte aus der Kategorie "Mittlere Leistung/Niedriges Potenzial" von Karriere-Coachings oder einer Neubewertung profitieren können.
• Ressourcen priorisieren: Nutzen Sie das Raster, um Ressourcen gezielt einzusetzen. Mitarbeitende mit hoher Leistung und hohem Potenzial sollten für eine schnelle Entwicklung priorisiert werden, während schwächere Performer intensivere Trainingsmaßnahmen benötigen oder gegebenenfalls auf ihre Eignung im Unternehmen überprüft werden sollten.

"Ich habe einmal mit einem HRBP zusammengearbeitet, um eine Session mit einem Vertriebsteam von etwa 15 Personen zu leiten. Vor der Übung bewerteten die Manager im Team alle sowohl bei Leistung als auch Potenzial als hoch. Nachdem wir das Tool eingeführt und an einem Whiteboard visualisiert hatten, und gemeinsam im Team jedes Mitglied diskutierten und platzierten, wurde den Managern klarer, wie sich Leistung und Potenzial voneinander unterscheiden und wie unterschiedlich die Mitarbeitenden nach diesen Kriterien abschneiden", sagte Catherine Rymsha, Autorin von The Leadership Decision und Dozentin für Führung an der University of Massachussetts Lowell.

„Das Tool, zusammen mit der Planung als Führungsteam und der gemeinsamen Besprechung, verleiht der Übung insgesamt mehr Wert. Führungskräfte darüber aufzuklären, warum dies wichtig ist und Talente richtig zu segmentieren, ist entscheidend.“

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