Wie man ein hybrides Meeting durchführt und Remote-Mitarbeiter nicht als Bürger zweiter Klasse behandelt

Dies, so Weishaupt, markierte einen entscheidenden Wendepunkt bei der Neugestaltung von Meeting-Strukturen sowie dem Gesamterlebnis von Meetings.

Owl Labs begegnet diesen Herausforderungen nicht nur, sondern gestaltet die Diskussion aktiv mit. 

„Unser Ziel ist es, die Mentalität ‚aus den Augen, aus dem Sinn‘, die viele hybride Meetings durchzieht, zu überwinden“, erklärt Weishaupt. 

Dafür hat Owl Labs eine Reihe innovativer Hardware-Lösungen entwickelt, die sicherstellen, dass Remote-Teilnehmende nicht nur anwesend sind, sondern im Zentrum der Diskussion stehen.

Diese Lösungen entfernen sich vom klassischen „Bowlingbahn“-Layout von Konferenzräumen, bei dem Remote-Teilnehmende oft nur passive Gesichter am Bildschirmrand sind. Stattdessen schafft die Technologie von Owl Labs eine demokratischere und interaktivere Atmosphäre. 

„Wir ermöglichen einen Wandel – weg vom bloßen Zuschauen eines Meetings, hin zur aktiven, engagierten Beteiligung, unabhängig vom eigenen Standort“, sagt Weishaupt. 

Diese Transformation gelingt mithilfe modernster Kameras und Tontechnologien, die nicht nur die Dynamik der Gespräche im Raum einfangen, sondern auch die Präsenz der Remote-Teilnehmenden stärken und sie das Gefühl geben, mit den Kolleginnen und Kollegen am Tisch zu sitzen.

Technologie trifft Empathie

Technologie ist zwar ein zentraler Baustein, aber nur ein Teil des Puzzles für wirklich effektive, hybride Meetings. Die wahre Kraft liegt im Zusammenspiel von Technologie und Empathie. 

„Die von uns geschaffenen Tools sind Vermittler – nicht nur für Kommunikation, sondern auch für Verständnis und Mitgefühl. Es geht darum, sicherzustellen, dass die Person auf der anderen Seite des Bildschirms sich gehört, gesehen und wertgeschätzt fühlt“, sagte Weishaupt.

Technologie sollte Brücke und kein Hindernis sein. Eine Kultur der Inklusion zu fördern, geht weit über die bloße Ausstattung von Meetingräumen mit modernster Technik hinaus. Es geht darum, Haltungen und Herangehensweisen hinsichtlich Remote-Zusammenarbeit neu zu denken. 

Wenn wir über diese digitalen Schnittstellen mit Remote-Teilnehmenden interagieren, müssen wir den Umgang mit Technologie mit derselben Sorgfalt und Aufmerksamkeit anreichern, die wir ihnen auch vor Ort im Raum entgegenbringen würden.

Frank Weishaupt, CEO von Owl Labs

Dieser kulturelle Wandel erfordert einen ganzheitlichen Ansatz für die Durchführung von Meetings. Es geht um Trainings und Leitlinien, die aktives Zuhören, gerechte Redereihenfolge und ein bewusstes Bestreben fördern, Beiträge von Remote-Teilnehmenden nahtlos in die Diskussion zu integrieren. 

„Es geht darum, unsere Meeting-Gepflogenheiten zu verändern, etwa indem Remote-Teilnehmende zuerst das Wort erhalten oder eine Person im Raum dafür verantwortlich ist, dass virtuelle Stimmen nicht nur gehört, sondern auch in Entscheidungsprozesse eingebunden werden“, fügt Weishaupt hinzu.

Darüber hinaus betrifft dieser Paradigmenwechsel auch nonverbale Kommunikation. Weishaupt betont, wie wichtig es ist, sich der Körpersprache, des Tons und weiterer subtiler Hinweise bewusst zu sein, die in virtuellen Meetings häufig verloren gehen. 

„Empathie in diesem Zusammenhang bedeutet, bewusster zu kommunizieren und sicherzustellen, dass unsere Remote-Teilnehmenden nicht nur theoretisch Teil der Konversation sind, sondern sich tatsächlich eingebunden fühlen und wirklich dazugehören“, erklärt er.

Die Widerstände gegen Veränderungen sind eine Führungsaufgabe

Eine wesentliche Herausforderung bei der Einführung solcher Technologien kommt von oben.

Laut Weishaupt fühlen sich Führungskräfte sehr wohl mit klassischen Bürostrukturen und bevorzugen Zusammenarbeit vor Ort, weshalb sie Neuerungen und Umstellungen im digitalen Umfeld der Remote-Arbeit oft skeptisch gegenüberstehen und zögern.

Dieses Zögern ist nicht nur eine Frage technologischer Trägheit, sondern tief im vor-digitalen Komfortbereich verwurzelt, in dem viele Führungskräfte lange Zeit gearbeitet haben.

Diese Herausforderung ist nicht zu unterschätzen. Führungskräfte, die ihre Karrieren und Führungsstile auf persönlicher Zusammenarbeit im Büro aufgebaut haben, können sich vor den Feinheiten und Nuancen einer digitalen Arbeitsumgebung regelrecht scheuen. 

Weishaupt erläutert: „Es gibt ein ganzes Repertoire an nonverbalen Signalen und spontanen Interaktionen, auf die Führungskräfte bei Präsenzmeetings zurückgreifen. Der Wechsel zu hybriden Modellen kann sich für sie wie ein Verlust von Kontrolle und Verbindung anfühlen.“

Doch während sich die Arbeitswelt weiter wandelt, muss sich auch die Rolle von Führung entsprechend weiterentwickeln.

„Anpassungsfähigkeit ist entscheidend“, betont Weishaupt. „Führungskräfte müssen ihre gewohnten Denkmuster überwinden und das Potenzial von digitalen Kollaborationstools nicht nur als Notwendigkeit, sondern als strategischen Vorteil begreifen.“ 

Diese Entwicklung umfasst den Einsatz von Tools wie Software für Sitzungsmanagement und deren Vorteile sowie Praktiken, die das Arbeiten aus der Ferne erleichtern. Noch wichtiger ist jedoch ein Wandel in der Haltung.

Führungskräfte müssen erkennen, dass Flexibilität und Inklusion keine bloßen Schlagworte sind, sondern grundlegende Pfeiler des modernen Arbeitsplatzes. Sehen Sie Remote-Arbeit als Chance, eine vielfältigere, dynamischere und anpassungsfähigere Belegschaft zu gewinnen, statt sie als Herausforderung zu betrachten, die es zu überwinden gilt.

„Inklusion im digitalen Zeitalter bedeutet, dass jedes Teammitglied sich unabhängig vom eigenen Arbeitsort gleichermaßen wertgeschätzt und gehört fühlt“, betont er. "Es geht darum, Engagement für das Lernen und den Einsatz digitaler Werkzeuge zu zeigen und Empathie für die Herausforderungen von Mitarbeitenden im Homeoffice aufzubringen."

Widerstand gegen hybride Arbeit überwinden

In meiner Beratungspraxis begegne ich immer wieder Widerständen gegenüber Veränderungen in hybriden Arbeitsumgebungen, wie sie auch Weishaupt beschreibt.

Dieser Widerstand sowie das damit verbundene voreingenommene Denken stellen ein ernsthaftes Hindernis bei der Einführung effektiver hybrider Arbeitsmodelle dar.

Die Zurückhaltung der Führungskräfte, die ich erlebe, betrifft nicht nur die mangelnde Vertrautheit mit neuer Besprechungstechnologie, sondern vielmehr die Ablehnung, eingespielte Arbeitsabläufe, Gewohnheiten im Besprechungsraum und Kommunikationsmuster mit anwesenden Teilnehmenden zu verändern.

Weishaupt hebt treffend hervor, dass Führungskräfte, die es gewohnt sind, persönlich mit anderen zu interagieren, den Umstieg auf hybride Modelle oft als beunruhigend empfinden.

Mein Ansatz zur Unterstützung von Unternehmen beim Übergang zu diesen Modellen besteht darin, die Kluft zwischen traditionellen Führungsstilen und den Anforderungen einer modernen, digital geprägten Arbeitsumgebung zu überbrücken. 

Dazu gehört, Workshops und Trainings für Führungskräfte durchzuführen, um hybride Arbeitsmodelle zu entmystifizieren, Empathie in der Führung zu fördern, damit die Herausforderungen von Mitarbeitenden im Homeoffice verstanden werden, und Erfolgsgeschichten anderer Unternehmen aufzuzeigen, die hybride Arbeitsmodelle erfolgreich umgesetzt haben. 

Diese Strategien helfen, Unsicherheiten abzubauen und die konkreten Vorteile von Flexibilität und Inklusion aufzuzeigen.

Darüber hinaus erlaubt es ein iterativer Ansatz bei der Einführung hybrider Arbeitsmodelle, die Anpassung Schritt für Schritt zu gestalten und so den Übergang für Führungskräfte und Mitarbeitende zu erleichtern.

Seit die Rückkehr ins Büro möglich ist, ist es entscheidend, robuste Rückmeldeschleifen zu etablieren, um den hybriden Arbeitsplatz durch regelmäßige Check-ins und Umfragen kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Diese umfassende Strategie zielt nicht nur darauf ab, hybride Arbeitsmodelle einzuführen, sondern stellt sicher, dass Unternehmen darin erfolgreich sind – durch eine ausgewogene Verbindung aus traditionellen und innovativen Ansätzen, bei der sich alle Mitarbeitenden wertgeschätzt und eingebunden fühlen, unabhängig von ihrem jeweiligen Arbeitsort.

Nutzen Sie einen dieser Kurse zum Sitzungsmanagement, um Ihre hybriden Meetings effizienter, effektiver und inklusiver zu gestalten.