Lohnabrechnungskonformität: Vollständiger Leitfaden 2026

Was bedeutet Payroll-Compliance?

Payroll-Compliance bezeichnet die Einhaltung sämtlicher Gesetze und Vorschriften, die regeln, wie Mitarbeitende bezahlt werden.

Dies umfasst die korrekte Berechnung der Löhne, rechtzeitige Auszahlung, ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung von Lohnsteuern sowie die genaue Aufzeichnung von Mitarbeiterdaten.

Zur Compliance zählt auch die Einhaltung von Regelungen zum Mindestlohn, zu Überstunden, Sozialleistungen und Abzügen, die für jede Region, in der das Unternehmen tätig ist, spezifisch sind. 

Das Ziel besteht darin, eine faire Behandlung der Mitarbeitenden zu gewährleisten und rechtliche Auseinandersetzungen, Bußgelder und Strafen zu vermeiden.

Wichtige Änderungen der Payroll-Compliance 2025

Payroll-Compliance ist ein sich stetig veränderndes Feld. Im Jahr 2025 sind mehrere bundesweite und bundesstaatliche Neuerungen in Kraft getreten – von Erhöhungen der Lohnobergrenzen bis hin zu neuen Vorschriften zur Mitarbeiterklassifizierung und verpflichtenden elektronischen Einreichungen. 

Hier sind die wichtigsten Änderungen, die US-Arbeitgebende kennen müssen, mit Fokus auf das, was neu ist oder sich gegenüber dem Vorjahr geändert hat, damit Sie informiert und schnell reagieren können.

1. Sozialversicherungs-Lohnobergrenze – erhöht

• Änderung 2025: Erhöhung von $160.200 (2024) auf $176.100
• Auswirkung: Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmende zahlen jeweils 6,2% des Gehalts bis zu dieser neuen Obergrenze.
• Maßnahme: Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme anpassen und Mitarbeitende informieren, die nun möglicherweise mehr beitragen.

2. Medicare-Steuer – keine Änderung, Schwellenwert bleibt anspruchsvoll

• Keine Änderung des Satzes im Jahr 2025:
  • 1,45% Grundsatz (keine Verdienstgrenze)
  • Zusätzlicher Zuschlag von 0,9% bleibt für Mitarbeitende mit Einkommen über $200.000
• Weshalb das jetzt relevant ist: Mit den erhöhten Lohnobergrenzen erreichen mehr Verdienende nun den Zuschlagschwellenwert.
• Maßnahme: Höhere Einkommen auf korrekte Einbehaltung überwachen.

3. FUTA-Steuergutschrift-Kürzungen – aktualisierte Staatenliste

• Update 2025: Einige Bundesstaaten haben weiterhin Bundeshilfedarlehen für die Arbeitslosenversicherung, was zu Kürzungen der FUTA-Steuergutschrift führt.
• Betroffene Staaten können sich jährlich ändern.
• Auswirkung: Unternehmen in diesen Bundesstaaten zahlen höhere FUTA-Steuer (z.B. 0,6% → 1,2%+).
• Maßnahme: Überprüfen Sie die aktualisierte Liste des IRS (normalerweise im 4. Quartal verfügbar) und passen Sie die Jahresend-Steuerschätzungen entsprechend an.

4. W-2- und W-3-Einreichung – Fristen bleiben, Kontrolle wird verschärft

• Frist bleibt unverändert: Stichtag weiterhin 31. Januar 2025 für die Aushändigung an Mitarbeitende und die Einreichung bei der SSA.
• Neu: Das IRS hat die Prüfungsintensität und Höhe der Strafen für fehlerhafte oder zu spät eingereichte Formulare erhöht.
  • Strafen nun bis zu $310 pro Formular, wenn mehr als 30 Tage Verspätung.
• Maßnahme: Genauigkeit und Vollständigkeit der Formulare schon vor Fristablauf prüfen.

5. Formular 941 (vierteljährliche Steuererklärung) – Zeilenaktualisierungen

• Update 2025: Geringfügige Neunummerierung und Änderung von Bezeichnungen, um neuen Steuergutschriften und Korrekturen Rechnung zu tragen.
• Maßnahme: Die aktuellste Version des Formulars verwenden, um Ablehnungen durch das IRS zu vermeiden.

6. Mitarbeiterklassifizierung – neue Regelung abgeschlossen

• Wichtige Änderung 2025: Die endgültige Regel des DOL (in Kraft seit 11. März 2024) wird nun vollständig durchgesetzt.
  • Führt den „wirtschaftlichen Realitäts-Test“ zur Bestimmung des Status von unabhängigen Auftragnehmern wieder ein.
• Auswirkung: Unternehmen, die Freiberufler/Auftragnehmer beschäftigen, müssen ihre Klassifizierungen neu bewerten.
• Maßnahme: Überprüfen Sie Verträge, Arbeitsaufgaben und die Kontrolle über die Arbeit, um konform zu bleiben.

7. Erhöhungen des Mindestlohns – Bundesstaatliche & lokale Aktualisierungen

• Bundesweiter Satz bleibt $7.25/Std., unverändert seit 2009.
• Aber 2025 haben viele Bundesstaaten die Sätze erhöht:
  • Kalifornien: $16.00/Std. → $16.50/Std.
  • Washington: $15.74/Std. → $16.28/Std.
  • New York: NYC/Long Island → $17.00/Std.
• Maßnahme: Prüfen Sie alle Bundesstaaten und Städte, in denen Sie tätig sind; aktualisieren Sie Sätze und Lohnabrechnungspläne.

8. 401(k)-Automatische Anmeldung – jetzt für viele verpflichtend

• Neu in 2025 durch den SECURE 2.0 Act:
  • Arbeitgeber, die Pläne nach dem 29. Dez. 2022 eingeführt haben und 11+ Mitarbeiter beschäftigen, müssen neue Mitarbeitende automatisch mit 3 % anmelden (sofern sie nicht widersprechen).
• Auswirkung: Viele Unternehmen unterliegen dieser Regel nun erstmals.
• Maßnahme: Richten Sie automatische Anmeldeprozesse und Mitarbeitermitteilungen ein.

9. Lohnabrechnungsdaten-Sicherheit – verstärkte Durchsetzung 2025

• Trend: Das IRS erhöht den Druck auf Arbeitgeber, Identitätsdiebstahl und Lohnbetrug zu verhindern.
• Schwerpunkt 2025: Mehr Prüfungen und strengere Durchsetzung von Datenverschlüsselung, MFA und Zugriffskontrollen.
• Maßnahme: Überprüfen Sie, wie Lohnabrechnungsdaten intern oder mit Dienstleistern gespeichert und geteilt werden.

10. E-Filing-Vorgabe – jetzt niedrigere Schwelle in Kraft

• Durchsetzung 2025: Wenn Sie insgesamt 10+ Meldungen (W-2, 1099, 941 usw.) abgeben, müssen Sie elektronisch einreichen.
• Änderung gegenüber 2023/2024: Frühere Schwelle waren 250+ Formulare; jetzt gilt kombiniert 10+ als Auslöser.
• Maßnahme: Wechseln Sie – falls noch nicht geschehen – vollständig zur elektronischen Einreichung.

Lohn- und Gehaltsgesetze 2025

Die folgenden Gesetze und Vorschriften regeln die Einhaltung der Lohnabrechnung in den USA im Jahr 2025:

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Fair Labor Standards Act (FLSA)

• Regelt: Mindestlohn, Überstundenvergütung, Aufzeichnungspflichten und Kinderarbeit.
• Auswirkung 2025:
  • Bundesweiter Mindestlohn bleibt bei $7.25/Std., aber bundesstaatliche/lokale Gesetze übersteigen ihn häufig.
  • Arbeitgeber müssen die geleisteten Stunden erfassen und Überstunden (mehr als 40 Std./Woche) mit dem Eineinhalbfachen bezahlen
• Bemerkenswert 2025: Verstärkte Durchsetzung von Ansprüchen auf Lohn- und Arbeitszeit durch das DOL, insbesondere im Kontext von Remote-/Hybridarbeit.

2. Internal Revenue Code (IRC)

• Regelt: Lohnsteuerabzug, Einzahlungen und Meldungen (z. B. Bundessteuer, Sozialversicherung, Medicare).
• Wichtige Abschnitte:
  • IRC §3101/§3111—FICA-Steuern (Sozialversicherung & Medicare)
  • IRC §3401–3406—Bundessteuerabzug
  • IRC §3301—FUTA (Bundesarbeitslosenversicherung)
• Schwerpunkt 2025: Arbeitgeber müssen den neuen Sozialversicherungsbemessungswert und FUTA-Gutschriftenkürzungen der Bundesstaaten beachten, sofern zutreffend.

3. Elektronische Einreichungsvorschriften (IRC §6011(e))

• Regelt: Vorgeschriebene elektronische Übermittlung von Lohnformularen (W-2, 1099, 941 usw.)
• Update 2025: Nun verpflichtend für Arbeitgeber, die insgesamt 10+ Formulare aller Typen einreichen (vorher 250).
• Maßnahme: Überprüfen Sie, ob Ihr Übermittlungsprozess elektronisch und IRS-kompatibel ist.

4. Staatliche Gesetze zu Löhnen und Arbeitszeiten

• Regelt: Staatsspezifische Mindestlöhne, Überstundenregelungen und Lohnzahlungsintervalle.
• Updates 2025:
  • Staaten wie Kalifornien, New York, Washington haben den Mindestlohn erhöht.
  • Mehrere Bundesstaaten haben strengere Sanktionen gegen Lohnraub und Fehlklassifizierung eingeführt.
• Maßnahme: Vergleichen Sie Ihre Vergütungsrichtlinien mit den jeweiligen Vorschriften der Bundesstaaten, in denen Sie Mitarbeitende beschäftigen.

5. Endgültige Regelung des Arbeitsministeriums zur Arbeitnehmerklassifizierung (nach FLSA)

• Gültig ab: 11. März 2024—wird 2025 konsequent angewendet.
• Ersetzt: Regelung von 2021, die eine Einordnung als Auftragnehmer bevorzugte.
• Verwendet jetzt: Sechs-Faktoren-„wirtschaftliche Realität“-Test zur Bestimmung, ob eine Person unabhängiger Auftragnehmer oder Arbeitnehmer ist.
• Maßnahme: Überprüfen Sie Ihre Vertragsverhältnisse anhand des neuen Tests, um Fehlklassifizierungen zu vermeiden.

6. Affordable Care Act (ACA)

• Regelt: Anforderungen an Arbeitgeber zur Krankenversicherung für Applicable Large Employers (ALEs) (50+ FTEs).
• Relevanz für Lohnabrechnung: Beeinflusst die Nachverfolgung der Arbeitsstunden, um die Berechtigung festzustellen.
• Hinweis 2025: Die E-File-Pflichten wurden auch für das ACA-Formular 1095-C erweitert (siehe #3 oben).

7. Staatliche und lokale Gesetze zu bezahltem Urlaub

• Beispiele: Kalifornien bezahlter Krankenstand, New York Familienurlaub, Washington PFML.
• Trend 2025: Mehr Bundesstaaten (z. B. Minnesota, Colorado, Maryland) haben nun eine verpflichtende, durch Lohnabzüge finanzierte bezahlte Familien-/Krankenzeit eingeführt.
• Maßnahme: Stellen Sie korrekte Abzüge, Erfassung und Abführung für die jeweiligen Programme auf Bundesstaatsebene sicher.

8. SECURE 2.0 Act

• Gültig ab 1. Januar 2025 für viele Bestimmungen.
  Regelt: Einhaltung von Vorschriften für Altersvorsorgepläne.
• Wichtige Bestimmung: Arbeitgeber mit 11+ Mitarbeitenden und neuen 401(k)-Plänen müssen neue Mitarbeitende automatisch anmelden.
• Auswirkung auf Lohnabrechnung: Erfordert Systemfähigkeit zur automatischen Anmeldung und zum Umgang mit Opt-out-Optionen der Mitarbeitenden.

9. Bundes- und staatliche Datenschutzgesetze

• Regelt: Umgang und Schutz von Lohn- und persönlichen Mitarbeiterdaten.
• Beispiele: California Consumer Privacy Act (CCPA), andere spezifische Landesgesetze.
• Fokus 2025: Fokus auf sichere, verschlüsselte und zugriffsberechtigte Lohnsysteme, um Datenpannen oder Identitätsdiebstahl zu verhindern.

Zusammenfassungstabelle: Wichtige US-Lohnsteuerregelungen 2025

Gesetz/Verordnung	Regelt	Hinweise 2025
FLSA	Mindestlohn, Überstunden	Stärkere Durchsetzung
IRC	Lohnsteuer	Lohnbasis ↑, FUTA-Änderungen
DOL Final Rule	Arbeitnehmerklassifizierung	Wirtschaftliche Realitätsprüfung
SECURE 2.0	401(k)-Automatischeinschreibung	Gilt für 11+ Mitarbeiter
ACA	Nachverfolgung der Krankenversicherung	Gilt für 50+ FTEs
Staatliche Lohn-Gesetze	Mindestlohn, Häufigkeit	Viele Staaten erhöhen die Sätze
Urlaubsgesetze	Bezahlter Familien-/Krankenurlaub	Mehr staatliche Vorgaben
E-Filing-Regel	IRS-Formularübermittlung	Ab 10+ Formularen Pflicht
Datenschutzgesetze	Datenverarbeitung	Zunehmend strengere Standards

Lohnsteuer-Compliance

Lohnsteuer-Compliance ist eine der wichtigsten Aufgaben jedes US-Arbeitgebers – und 2025 bringt mehrere Neuerungen bei Bemessungsgrundlagen, Übermittlungspflichten und Steuerregeln, die Sie stets im Blick behalten müssen.

Hier gebe ich einen Überblick über die wichtigsten bundesstaatlichen und bundesweiten Lohnsteuerpflichten, stelle die Änderungen für 2025 heraus und liefere klare Handlungsempfehlungen, damit Ihr Team gesetzeskonform und für Prüfungen bestens vorbereitet bleibt.

1. Bundessteuerabzug auf Arbeitseinkommen

• Zuständige Behörde: IRS (gemäß IRC §3401–3406)
• Was zu tun ist:
  • Den korrekten Betrag vom Lohn der Mitarbeitenden basierend auf IRS Publication 15-T und den Angaben im Formular W-4 einbehalten.
  • Sicherstellen, dass die Steuertabellen für 2025 verwendet werden (werden üblicherweise gegen Ende des Vorjahres veröffentlicht).
• Neu in 2025: Geringfügige Anpassungen der Steuerklassen und Standardabzüge. Das Layout des W-4-Formulars bleibt unverändert, aber der IRS warnt vor der Nutzung veralteter Berechnungshilfen für den Steuerabzug.
  

2. FICA-Steuern: Sozialversicherung & Medicare

• Sozialversicherung (OASDI):
  • Satz: Jeweils 6,2% für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
  • Lohnobergrenze 2025: $176.100 (↑ von $160.200 in 2024).
    
• Medicare:
  • Satz: 1,45% jeweils (ohne Lohnobergrenze).
  • Zuschlag Medicare-Steuer: Zusätzlich 0,9% für Arbeitnehmer mit Einkommen > $200.000 — nur Arbeitgeber behält ein.
• Aktion: Stellen Sie sicher, dass die Lohnabrechnungssoftware die Obergrenzen und Steuersätze für 2025 korrekt abbildet.

3. Bundesarbeitslosensteuer (FUTA)

• Satz: 6,0% auf die ersten $7.000 des Lohns.
• Möglicher Kredit: Bis zu 5,4%, wenn Ihr Bundesstaat konform ist, wodurch sich der effektive Satz auf 0,6% reduziert.
• Update 2025: Bundesstaaten mit ausstehenden Bundes-Arbeitslosendarlehen führen zu Kürzung des Steuerkredits — Liste wird vom IRS im vierten Quartal veröffentlicht.
• Aktion: Behalten Sie IRS-Ankündigungen im Auge und wenden Sie den korrekten Steuersatz je nach Bundesstaat an.

4. Einbehalt der staatlichen Einkommensteuer

• Gilt in: Den meisten Bundesstaaten (außer AK, FL, NV, NH*, SD, TN, TX, WA, WY)
• Was zu tun ist
  • Lohnsteuerabzug gemäß den Steuertabellen des jeweiligen Bundesstaates und basierend auf den von den Mitarbeitern bereitgestellten Formularen (z. B. DE-4 in Kalifornien).
  • Viele Bundesstaaten haben eigene W-4-Entsprechungen — stellen Sie sicher, dass Sie das Bundesformular nicht falsch verwenden.
• Trend 2025: Mehrere Bundesstaaten (z. B. AZ, NC und ID) haben Steuerklassen angepasst oder sind auf Flat-Tax-Systeme umgestiegen.

5. Staatliche Arbeitslosenversicherung (SUTA/SUI)

• Unterscheidet sich je nach Bundesstaat:
  • Lohnobergrenze und Satz sind für jeden Arbeitgeber und jeden Bundesstaat einzigartig.
  • Beispiel: Kalifornien Lohnobergrenze = $7.000; Washington = $68.500 (Werte für 2025).
• Aktion:
  • Überprüfen Sie Ihre Mitteilung über den Arbeitgeberbeitragssatz der jeweiligen Landesbehörde für 2025.
    Achten Sie auf Zusatzabgaben für Wiedereingliederungsfonds in Bundesstaaten wie FL und ID.

6. Einzahlungspläne

• Bundeseinzahlungen (941/944-Pflichten):
  • Monatlich oder halbwoechentlich abhängig vom Rückblickzeitraum.
  • FUTA-Einzahlungen: Vierteljährlich, wenn > $500 fällig werden.
• Aktion: Überprüfen Sie Ihre Einzahlungsfrequenz mithilfe des IRS Formulars 941 Schedule B (bei halbwoechentlicher Einzahlung) oder dem EFTPS-Dashboard.

7. Jährliche Steuerformulare und Fristen

Formular	Zweck	Fälligkeitsdatum
Form 941	Vierteljährliche bundesstaatliche Lohnsteuererklärung	Ende des Monats nach Quartalsende
Form 940	Jährliche FUTA-Erklärung	31. Jan. 2026
Form W-2/W-3	Löhne + einbehaltene Steuern	31. Jan. 2025
Form 1099-NEC	Vergütung an Nichtangestellte	31. Jan. 2025
Form 944	Für kleine Arbeitgeber (jährlich)	31. Jan. 2026

8. Anforderungen an die elektronische Einreichung (E-Filing)

• Neu in 2025: Beim Einreichen von insgesamt 10+ Informationsmeldungen (W-2, 1099s, usw.) = Pflicht zur elektronischen Übermittlung.
• Strafe bei Papier-Einreichung: Bis zu $310 pro Erklärung, sofern keine Ausnahme besteht.

9. ACA-Berichtspflicht für ALEs (50+ VZÄ)

• Formular 1095-C muss für alle Vollzeitbeschäftigten eingereicht werden.
• Elektronische Einreichung erforderlich bei 10+ Formularen.
• Stichtag: 31. März 2025 (elektronisch); 28. Feb. (Papier); 31. Jan. für Exemplare an Mitarbeitende.

Internationale Lohn- und Gehaltsabrechnungsvorschriften

Eine einheitliche Lohnstrategie funktioniert einfach nicht, wenn Menschen international beschäftigt werden. 

Die Einhaltung von Vorschriften muss lokal erfolgen, da Arbeitgeber landesspezifischen Arbeitsgesetzen, Sozialversicherungssystemen und Lohnregelungen unterliegen. 

Nachfolgend sind einige der wichtigsten Gehaltsvorschriften und -rahmen weltweit aufgeführt:

• Europäische Union – Arbeitszeitrichtlinie (WTD): Die WTD begrenzt die Arbeitszeit auf 48 Stunden pro Woche (einschließlich Überstunden) und schreibt Ruhezeiten sowie bezahlten Urlaub vor. Durchsetzung und Anpassungen variieren je nach Land, daher müssen Arbeitgeber die Einhaltung lokal sicherstellen.
• China – Arbeitsgesetz: Arbeitgeber müssen sich an strikte Regeln zu maximalen Arbeitszeiten, Überstundenvergütung und vorgeschriebenen Leistungen wie Sozialversicherung und Wohnungsfonds halten. Schriftliche Verträge sind vorgeschrieben; Verstöße können rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
• Vereinigte Arabische Emirate – System zum Schutz von Löhnen (WPS): Alle Arbeitgeber müssen sich bei MOHRE registrieren und Gehälter über autorisierte Banken in den VAE zahlen. Verspätete oder unterlassene Zahlungen können zu Geldstrafen und zur Sperrung von Arbeitserlaubnissen führen.
• Vereinigtes Königreich – Arbeitsrechtsgesetz: Dieses Gesetz regelt Anforderungen an Verträge, Kündigungsfristen, Kündigungsschutz und Lohnabrechnungen. Arbeitgeber müssen Löhne in Echtzeit über das PAYE-System an HMRC melden.
• Japan – Arbeitsnormengesetz: In Japan werden Standardarbeitszeiten, Mindestlohn, Überstunden und bezahlter Urlaub durch dieses Gesetz geregelt. Die Lohnabrechnung muss genaue Vorgaben in Bezug auf Zeitpunkt und Inhalt von Zahlungen und Lohnabrechnungen erfüllen.
• Deutschland – Teilzeit- und Befristungsgesetz: Arbeitgeber müssen Teilzeitmitarbeitenden gleiches Gehalt und gleiche Rechte bieten und befristete Verträge, die zwei Jahre übersteigen, begründen. Soziale Beiträge für Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sind ebenfalls Pflicht.
• Frankreich – Arbeitsgesetzbuch: Das Gesetz fordert detaillierte, standardisierte Lohnabrechnungen und die Einhaltung einer 35-Stunden-Woche. Tarifverträge haben häufig Vorrang vor den gesetzlichen Mindestarbeitsregeln und müssen bei der Lohnabrechnung berücksichtigt werden.
• Brasilien – Konsolidierung der Arbeitsgesetze (CLT): Arbeitgeber müssen ein 13. Monatsgehalt, Abfindungsleistungen (FGTS) zahlen und Überstunden mit Zuschlägen vergüten. Die Lohnabrechnung ist stark reguliert und muss zudem eine elektronische Zeiterfassung enthalten.
• Indien – Arbeitsgesetze: Indien setzt vereinheitlichte Arbeitsgesetze um, wobei die Lohnabrechnung nun standardisierte Mindestlöhne und erweiterte Sozialversicherungen umfasst. Arbeitgeber müssen Steuerabzug an der Quelle (TDS) und zahlreiche bundesstaatliche Meldungen handhaben.

Profi-Tipp

Die Einhaltung der Lohnabrechnungsvorschriften ist längst nicht mehr nur eine HR-Angelegenheit – sie ist ein Thema für die Unternehmensleitung. Wenn Ihr Unternehmen in 10 oder mehr Ländern aktiv ist, kann schon eine einzige verspätete Abführung oder Fehlklassifizierung zu Prüfungen, Bußgeldern oder Reputationsschäden führen. Wir raten Finanzverantwortlichen, die Einhaltung von Lohnabrechnungsvorschriften als eigene Risikokategorie zu betrachten – mit wachsender Aufmerksamkeit und juristischer Tragweite.—Katherine Loranger, CPO, Safeguard Global

Risiken der Nichteinhaltung von Lohnabrechnungsvorschriften

Die Einhaltung von Lohnabrechnungsvorschriften ist eine Grundvoraussetzung für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb.

Die Risiken einer Nichteinhaltung können erheblich sein und sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer betreffen.

Hier sind einige wesentliche Risiken im Zusammenhang mit der Missachtung von Lohnvorschriften:

1. Finanzielle Strafen: Arbeitgeber können mit erheblichen Geldbußen und Strafen belegt werden, wenn Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung auftreten, Steuererklärungen zu spät eingereicht werden oder die korrekten Abzüge nicht vorgenommen werden. Diese Strafen können sich summieren und insbesondere für kleine Unternehmen eine finanzielle Belastung darstellen.
2. Rechtliche Konsequenzen: Nichteinhaltung kann zu Klagen oder rechtlichen Schritten durch Mitarbeitende, Gewerkschaften oder Behörden führen. Rechtsstreitigkeiten sind oft teuer, zeitaufwendig und können dem Ruf eines Unternehmens schaden.
3. Rufschädigung: Die Nichtbeachtung von Lohn- und Gehaltsvorschriften kann den Ruf einer Organisation nachhaltig schädigen. Negative Schlagzeilen wirken sich auf das Vertrauen der Kunden und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden aus und können Probleme beim Anwerben sowie Halten qualifizierter Fachkräfte verursachen.
4. Betriebliche Beeinträchtigungen: Die Behebung von Problemen durch Nichtbeachtung von Lohnvorschriften erfordert oft erhebliche Management- und finanzielle Ressourcen und kann so von den regulären Geschäftsabläufen ablenken und die Gesamtproduktivität beeinträchtigen.
5. Unzufriedenheit der Arbeitnehmer: Fehlerhafte Gehaltsabrechnungen führen zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitenden und können sich negativ auf das Betriebsklima und die Fluktuation auswirken.
6. Prüfungsrisiken: Unternehmen, die Lohn- und Gehaltsgesetze nicht einhalten, werden wahrscheinlicher von Behörden geprüft – was niemand gern hat.

 7 häufige Fehler bei der Einhaltung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsvorschriften

Die Einhaltung der Lohn- und Gehaltsvorschriften kann komplex und anspruchsvoll sein und birgt zahlreiche Fallstricke für Arbeitgeber.

Hier sind einige häufige Fehler bei der Einhaltung, die Unternehmen oft machen:

1. Falsche Einstufung von Steuerbefreiungen auf Formular W-4

Mitarbeitende können eine Befreiung von der Bundessteuer geltend machen, wenn sie im Vorjahr keine Steuerschuld hatten und auch dieses Jahr keine erwarten – oft zutreffend für Studierende, Teilzeitkräfte oder Rentner. 

Falsche Angaben können jedoch zu einer Überprüfung durch die IRS führen, die mit einem sogenannten "Lock-in Letter" eine verpflichtende Steuerabzugsrate festlegt.

Arbeitgeber müssen die festgelegte Abzugsrate einhalten, um ein Haftungsrisiko für zu geringe Steuerabzüge zu vermeiden. Regelmäßige Überprüfung der W-4-Formulare auf Richtigkeit senkt das Risiko.

2. Fehlklassifizierung von Mitarbeitenden und selbstständigen Auftragnehmern

Eine Fehleinschätzung, ob eine Person Arbeitnehmer oder Auftragnehmer ist, hat Auswirkungen auf Lohnabzug, Sozialleistungen und Steuerverpflichtungen. 

Wenn der Arbeitgeber vorgibt, wie die Arbeit auszuführen ist, handelt es sich in der Regel um einen Arbeitnehmer, bei dem Abzüge für Lohnsteuern vorgenommen werden müssen. 

Fehler hierbei können zu Nachzahlungen, ausstehenden Sozialleistungen und Strafzahlungen führen. Im Zweifel sollte das Unternehmen das Formular SS-8 bei der IRS einreichen, um eine Einstufung zu erhalten.

3. Verstoß gegen das Gleichlohngesetz

Unterschiedliche Bezahlung von Männern und Frauen für die gleiche Arbeit ist nach dem Gleichlohngesetz illegal. Verstöße führen zu Beschwerden, Untersuchungen seitens der Anti-Diskriminierungsbehörde (EEOC) und zivilrechtlichen Klagen. 

Arbeitgeber können regelkonform bleiben, indem sie jährlich Lohnanalysen durchführen, Gehälter vergleichen, Entscheidungen dokumentieren und Transparenz bei der Bezahlung fördern. Auch der Verzicht auf Gehaltsverhandlungen hilft, geschlechtsspezifische Ungleichheiten zu vermeiden.

4. Fehler bei der Einstufung der Berufsgenossenschaftspflicht

Versicherungsprämien basieren auf den Lohndaten und den Tätigkeitsklassen der Mitarbeitenden, daher führen falsche Angaben zu Unter- oder Überzahlungen. 

In den meisten Bundesstaaten müssen die Versicherer innerhalb von 30–45 Tagen nach Ablauf einer Police eine jährliche Prüfung durchführen. Stimmen die Lohnunterlagen nicht, können Nachzahlungen fällig werden. 

Eine interne Prüfung vor der Überprüfung durch den Versicherer hilft, Fehler rechtzeitig aufzudecken und zu korrigieren.

5. Versäumte oder verspätete Steuerabführungen

Das Verpassen von Zahlungsfristen für einbehaltene Steuern (z.B. Einkommensteuer, Sozialversicherung, Medicare) beim IRS führt zu automatischen Strafzahlungen und Zinsen.

Der IRS legt den Abgabezeitpunkt (monatlich oder halb-wöchentlich) auf Grundlage des bisherigen Lohnvolumens fest. Arbeitgeber müssen für pünktliche und nachvollziehbare Zahlungen das EFTPS-System nutzen. Automatische Kalendererinnerungen und die Überprüfung der IRS-Mitteilungen helfen, die Einhaltung zu sichern.

6. Fehlende oder mangelhafte Lohnunterlagen

Das Bundesgesetz verlangt, dass Unternehmen Lohnunterlagen mindestens drei Jahre aufbewahren, für bestimmte Dokumente (z.B. Lohnberechnungen) gilt eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren.

Unvollständige oder fehlende Aufzeichnungen erschweren Prüfungen, Klagen oder Streitigkeiten mit Mitarbeitern. Eine zentrale und sichere Lohn-Software hilft, Unterlagen, Arbeitszeitnachweise und Steuerdokumente zu verwalten.

7. Nicht auf dem neuesten Stand bei Bundesstaats- und Kommunalrecht

Mindestlohn, Gesetze zu Krankheitszeiten und Steuerregeln unterscheiden sich stark je nach Bundesstaat und Stadt und ändern sich häufig.

Wer sich ausschließlich auf bundesstaatliche Vorschriften verlässt, riskiert Unterzahlungen oder rechtliche Konsequenzen auf Bundesstaats- bzw. kommunaler Ebene.

Arbeitgeber sollten Gesetzesänderungen in jeder Region, in der sie Mitarbeitende beschäftigen, aktiv verfolgen und die Lohnabrechnung entsprechend anpassen.

11 Wege, Fehler bei der Lohnabrechnung zu vermeiden

Die meisten Fehler bei der Einhaltung von Lohnvorschriften entstehen durch manuelle Dateneingabe, Missverständnisse bei Steuergesetzen oder eine falsche Einordnung von Beschäftigten.

Diese Fehler werden häufig durch veraltete Systeme, mangelnde Schulung und das Versäumnis, Mitarbeiterdaten korrekt und aktuell zu halten, verursacht.

Mit den richtigen Systemen, Kontrollen und einem aufmerksamen Team können Sie das Risiko teurer Fehler jedoch deutlich reduzieren.

Hier sind einige klare, praxisnahe Schritte, die Ihre Organisation unternehmen kann, um regelkonform zu bleiben, Strafen zu vermeiden und die Lohnabrechnung reibungslos zu gestalten.

1. Halten Sie Ihre Daten aktuell

Letztlich basiert die Einhaltung der Lohnabrechnungsvorschriften auf einer soliden Datenbasis. Wie Teresa Smith, Director HCM Strategic Advisory group bei UKG, erklärt:

„Im Zentrum aller Bemühungen rund um die Einhaltung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsvorschriften steht ein entscheidendes Element, nämlich die Daten. Gute Datenmanagement-Praktiken sind notwendig, um Daten während ihres gesamten Lebenszyklus sicher und korrekt zu halten. 

Kurz gesagt: Wir müssen unsere Daten verantwortungsvoll und ethisch behandeln. Das bedeutet, sie sicher aufzubewahren, sie im Einklang mit gesetzlichen Vorschriften zu verarbeiten, sie nur mit den richtigen Personen zu teilen und sie ordnungsgemäß zu entsorgen, um Missbrauch zu verhindern.

Zum Beispiel ist es entscheidend, HR-, Lohn- und Zeitdaten zentral an einem Ort für die Berichterstattung zu sammeln, weil dies eine konsistente Möglichkeit bietet, alle relevanten Informationen einheitlich zu erfassen, zu überprüfen und auszuwerten.

Ohne präzise und verlässliche Daten wird die Einhaltung der Vorschriften zu einer echten Herausforderung.“

Profitipp

Organisationen in Maryland, die während des Einstellungsprozesses und bei Rollenwechseln einen festgelegten Überprüfungsprozess zur Mitarbeitereinstufung implementieren, erleben typischerweise 85% weniger Verstöße gegen Compliance-Vorschriften als solche, die die Einstufung nur während Audits oder bei Durchsetzungsmaßnahmen betrachten. Daraus ergibt sich der deutliche Vorteil einer präventiven Dokumentation gegenüber einer rein reaktiven Korrektur.—Seann Malloy, Gründer und Managing Partner von Malloy Law Offices

2. Investieren Sie in Lohnabrechnungssoftware

Wenn Sie die Lohnabrechnung intern abwickeln, nutzen Sie moderne Lohnabrechnungs-Plattformen, um Zahlungen zu automatisieren, Steuern entsprechend aktueller Vorschriften zu berechnen und fristgerecht bei den zuständigen Stellen einzureichen.

Sie reduzieren zudem manuelle Eingabefehler, verbessern die Datensicherheit und unterstützen die Einhaltung von Vorschriften in mehreren Regionen – besonders wertvoll für verteilte und globale Teams.

Wie Katrina Magdol, Gründerin von Amalou Consulting, feststellt: „Egal, ob Sie ein Einzelkämpfer oder ein Team von fünf in der Lohnbuchhaltung sind – nutzen Sie die zur Verfügung stehenden Tools. Automatisieren Sie bereits im Onboarding-Prozess das Ausfüllen und die sichere Ablage der Lohnabrechnungs-Dokumente Ihrer Mitarbeitenden mithilfe des Onboarding-Moduls Ihres HCM/HRIS.“

Seann Malloy, Gründer und Managing Partner von Malloy Law Offices, empfiehlt die Implementierung von automatisierten Systemen zur Überwachung von Schwellenwerten, um versehentliche Verstöße gegen Vorschriften zu verhindern.

„Diese Systeme überwachen das Erreichen von Überstunden-Grenzwerten, Anforderungen an die Ansammlung von bezahltem Urlaub (insbesondere nach Marylands Healthy Working Families Act) sowie Mindestlohnschwankungen in allen relevanten Regionen. Sie lösen proaktive Benachrichtigungen aus, bevor es zu Verstößen kommt.

Ein Einzelhandelskunde aus Baltimore hat kürzlich eine Schwellenwertüberwachung eingeführt, die automatisch Dienstpläne erkennt, die an die speziellen Überstundenbestimmungen in Maryland heranreichen und gleichzeitig DCs strengere Bestimmungen berücksichtigt. Dadurch konnten Verstöße gegen Compliance-Vorgaben im ersten Quartal nach Einführung um 94% gesenkt werden.“

Profitipp

Überprüfen Sie immer Ihre Top-Verdiener und alle mit komplexen Situationen: Boni, Provisionen, Arbeit in mehreren Bundesstaaten. Die Software erledigt den Standardfall, aber bei besonderen Fällen sind menschliche Augen gefragt.—Raoul P.E. Schweicher, Managing Partner bei MS Advisory

2. Nutzen Sie eine Lohnabrechnungs-Compliance-Checkliste für Onboarding und Aktualisierungen

Eine strukturierte Checkliste stellt sicher, dass alle erforderlichen Mitarbeiterdaten erfasst und überprüft werden – von der korrekten Einordnung und den Steuerdokumenten bis zu den Angaben zu Leistungen und zum Bankeinzugsverfahren.

Die erneute Überprüfung dieser Liste bei wichtigen Ereignissen (Gehaltserhöhungen, Abwesenheiten, Änderungen) hilft, nachgelagerte Fehler und Probleme bei Prüfungen zu vermeiden.

• Klassifizieren Sie die Neueinstellung korrekt als entweder Arbeitnehmer oder unabhängigen Auftragnehmer.
• Überprüfen Sie alle Onboarding-Dokumente auf Richtigkeit und Vollständigkeit; gleichen Sie sie mit Ausweisen oder offiziellen Unterlagen ab.
• Geben Sie alle Daten (persönliche Informationen, Steuerdetails, Berufsbezeichnung, Vergütung, Sozialleistungen usw.) sorgfältig in Ihre Lohn- und HR-Systeme ein.
• Überprüfen Sie wichtige Informationen wie Sozialversicherungsnummern, Lohnsätze, Steuerkennziffern, Bankverbindung und gewählte Sozialleistungen doppelt.
• Aktualisieren Sie die Unterlagen unverzüglich bei Gehaltserhöhungen, Namensänderungen, Änderungen der Sozialleistungen oder bei Ereignissen wie einer Beurlaubung.

Profi-Tipp

Ich habe eine Compliance-Checkliste mit etwa 50 Punkten erstellt. Das wirkt vielleicht übertrieben, aber nachdem ich wegen einer versäumten lokalen Steuererklärung eine Strafe von 75.000 $ zahlen musste, gehe ich keine Risiken mehr ein.—Andrew Lokenauth, Fractional CFO und Finanzberater

3. Klassifizierungen und Vergütungspraktiken regelmäßig prüfen

Falsche Klassifizierungen gehören zu den am stärksten geahndeten Fehlern und können langwierige Steuer- und Lohnverbindlichkeiten nach sich ziehen.

Um diese Fehler zu vermeiden, überprüfen Sie regelmäßig die Unterscheidung zwischen Auftragnehmer und Arbeitnehmer sowie den Status "befreit" bzw. "nicht befreit", um sicherzustellen, dass sie mit den aktuellen Kriterien der IRS und DOL übereinstimmen. 

Profi-Tipp

Arbeitgeber sollten regelmäßig eine Nexus-Risikoanalyse durchführen, insbesondere nach der Einstellung von Mitarbeitern in anderen Bundesstaaten.—Kristin Baldwin, Director of Compliance bei dem führenden PEO CoAdvantage

4. Bleiben Sie über Änderungen von Bundes-, Landes- und lokalen Gesetzen auf dem Laufenden

Nutzen Sie zuverlässige Quellen (z. B. IRS, Arbeitsministerium und Amerikanischer Payroll-Verband), um Änderungen bei Lohnvorschriften, Vorgaben für Krankheitsurlaub und Regelungen zu Lohnsteuern zu verfolgen.

Viele Lohnfehler entstehen durch die Anwendung veralteter Sätze oder Vorschriften – insbesondere in mehreren Rechtsgebieten.

Profi-Tipp

Bauen Sie gute Beziehungen zu Steuerbehörden und Prüfern auf. Ich habe schon einige schwierige Situationen einfach dadurch gelöst, dass ich die Durchwahl der zuständigen Person hatte. Probleme lassen sich 100-mal schneller klären, wenn man nicht in automatischen Telefonsystemen festhängt.—Andrew Lokenauth, Fractional CFO und Finanzberater

5. Automatisieren Sie Steuerzahlungen und Abgabefristen

Versäumte Steuerzahlungen auf Bundes-, Landes- oder Kommunalebene infolge menschlichen Versagens können zu Strafen führen. Wenn Sie die Einreichung über EFTPS oder integrierte Funktionen Ihres Lohnabrechnungsanbieters automatisieren, stellen Sie sicher, dass Fristen ohne Rätselraten eingehalten werden.

6. Standardisieren Sie die Dateneingabe über alle Systeme

Inkonsistente Daten zwischen HR-, Zeiterfassungs- und Lohnabrechnungssystemen können zu fehlerhaften Meldungen oder falschen Gehaltsabrechnungen führen.

Integrierte Plattformen und interne SOPs (Standardarbeitsanweisungen) verringern Doppelarbeit und sorgen für Datenkonsistenz.

7. Schulen Sie HR- und Lohnbuchhaltungsmitarbeiter in den Grundlagen der Compliance

Selbst die besten Systeme sind auf kompetente Nutzer angewiesen. Bieten Sie Ihrem Team regelmäßige Schulungen zu grundlegenden Lohnabrechnungsthemen wie W-4-Änderungen, Steuerjurisdiktionen, Pfändungsvorschriften und Klassifizierungsstandards an.

8. Überprüfen Sie Praktiken zur Lohngerechtigkeit und Transparenz

Vermeiden Sie Verstöße gegen das Gleichstellungsgesetz und bereiten Sie sich auf neue gesetzliche Transparenzpflichten vor, indem Sie interne Vergütungsprüfungen durchführen. 

Die Dokumentation von Gehaltsentscheidungen und Gehaltsbändern hilft, Unterschiede zu begründen und das Risiko von Mitarbeiterbeschwerden zu verringern.

9. Bereiten Sie sich frühzeitig auf Prüfungen zu Arbeiterunfallversicherung und Lohnabrechnung vor

Überprüfen Sie Stellenklassifizierungen, Gesamtstunden und Lohnabrechnungsberichte, bevor Ihr Versicherer oder die Steuerbehörde dies tut. 

So lassen sich unterberichtete Prämien oder falsch zugeordnete Arbeitscodes erkennen, bevor sie zu unerwarteten Nachzahlungen führen.

Profi-Tipp

Drängen Sie nicht auf einen schnellen Jahresabschluss. Ich blocke mir dreimal so viel Zeit als ursprünglich geplant. Der Dezember ist immer verrückt mit W-2-Vorbereitungen, Bonusberechnungen und Änderungen bei den Sozialleistungen. Und dann gibt es immer das übliche Last-Minute-Drama, wenn Mitarbeitende noch ihre Lohnsteuerfreibeträge anpassen wollen.—Andrew Lokenauth, Interim-CFO und Finanzberater

10. Standorte von Mitarbeitenden verfolgen

Der Anstieg der Arbeit im Homeoffice hat die Einhaltung von Vorgaben komplexer gemacht, da man nie ganz genau weiß, wo sich die Mitarbeitenden gerade aufhalten.

Um das zu lösen, empfiehlt Lee Baldwin, Leiter der Managed Services bei Pay Check Limited, einen klaren Prozess einzurichten, um nachzuhalten, wo Mitarbeitende tatsächlich arbeiten, denn das entscheidet darüber, welchem Bundesstaat oder welcher Kommune sie steuerpflichtig sind:

„Für Unternehmen mit virtuellen oder hybriden Teams sorge ich dafür, dass wir einen klaren Prozess zur Nachverfolgung haben, wo Mitarbeitende tatsächlich arbeiten, denn das entscheidet, welcher Bundesstaat oder welche Kommune steuerlich zuständig ist.“

Ähnlich empfiehlt Raoul P.E. Schweicher, Managing Partner bei MS Advisory, eine Matrix zu führen, in der der Wohnort und Arbeitsort jedes Mitarbeitenden monatlich aktualisiert werden:

„Ich erstelle eine Matrix darüber, wo jeder Mitarbeitende wohnt und arbeitet, und aktualisiere diese monatlich. Glauben Sie mir, der zusätzliche Papierkram ist besser, als Ihrem Steuerberater erklären zu müssen, warum Sie in drei Bundesstaaten Steuern nachzahlen müssen.“

11. Auslagern

Wie Scheicher feststellt: „Die Kosten für professionelle Unterstützung sind nichts im Vergleich zu Strafgebühren. Ich habe ein Netzwerk von Experten für länderspezifische Vorgaben – denn das Arbeitsrecht in Kalifornien unterscheidet sich von dem in Texas und das wiederum von dem in New York. Als das Homeoffice explodierte, hatten plötzlich viele Unternehmen Probleme mit steuerlicher Betriebsstätte (Nexus).“

Die Zusammenarbeit mit professionellen Arbeitgeberorganisationen, Employer-of-Record-Services oder länderspezifischen HR-Beratungen ist hier eine gute Option.

rnrnDie Verantwortung für die Einhaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung liegt in der Regel bei mehreren Schlüsselrollen innerhalb einer Organisation:rnrnrn

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   1. Inhaber: Letztendlich trägt der Geschäftsinhaber oder das beschäftigende Unternehmen die Hauptverantwortung für die Einhaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dazu gehört die Einhaltung aller relevanten Gesetze und Vorschriften in Bezug auf die Vergütung der Mitarbeiter.
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   1. Lohn- und Gehaltsabrechnungsabteilung: In Unternehmen mit einer eigenen Lohn- und Gehaltsabrechnungsabteilung sind diese Fachkräfte für die spezifischen Aufgaben der Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständig, wie z. B. die Berechnung von Lohn und Abzügen, Steuererklärungen und die pünktliche und korrekte Auszahlung an die Mitarbeiter.
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   1. Personalabteilung (HR): Die Personalabteilung arbeitet häufig mit der Lohn- und Gehaltsabrechnungsabteilung zusammen, um die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen, insbesondere in Bereichen, die sich mit Mitarbeiterleistungen, der Meldung neuer Mitarbeiter und der Führung aktueller Personalakten überschneiden.
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   1. Finanzabteilung: Das Finanzteam arbeitet oft eng mit der Lohnbuchhaltung zusammen, um die Budgetierung sicherzustellen, damit Mittel für Gehälter, Leistungen, Steuern und andere lohnbezogene Ausgaben korrekt zugewiesen werden.
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   1. Externe Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister: Viele Unternehmen lagern ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung an spezialisierte Firmen aus, insbesondere wenn es um internationale Lohnabrechnung geht. Während externe Dienstleister die Lohnabrechnung durchführen, bleibt der Arbeitgeber weiterhin für die Einhaltung und Genauigkeit der Daten verantwortlich.
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   1. Rechts- und Compliance-Beauftragte: In größeren Unternehmen gibt es oft eigene Mitarbeiter oder Abteilungen, die für die Überwachung der Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen, einschließlich der Lohn- und Gehaltsabrechnung, zuständig sind.
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  • Offene Kommunikation mit Remote-Mitarbeitern über ihre Pflichten und Rechte ist ebenfalls essenziell.
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  • Zeitarbeitskräfte oder Saisonkräfte (Temporary or Seasonal Employees): Beschäftigt für kurzfristige Aufgaben oder Projekte; können je nach Aufgabenbereich als befreit oder nicht befreit eingestuft sein.
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  • Lohnabrechnungssysteme aktualisieren, um unterschiedliche Steuerregelungen und Voraussetzungen der Bundesstaaten abzubilden.
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  • Regelmäßig Gesetzesänderungen auf Bundesstaatsebene prüfen, die sich auf Richtlinien für Remote-Arbeit und Compliance auswirken können.
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  • Offene Kommunikation mit Remote-Mitarbeitern über ihre Pflichten und Rechte ist ebenfalls essenziell.
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rnrnJede dieser Rollen spielt eine entscheidende Rolle bei der Einhaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Verpflichtungen erfüllt und die Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt werden.","_accordion_0_row_content":"field_row_content","accordion_1_row_header":"Was sind Arbeitnehmer-Klassifizierungen bei der Lohnabrechnung?","_accordion_1_row_header":"field_row_header","accordion_1_row_content":"rnrnArbeitnehmer-Klassifizierungen bei der Lohnabrechnung unterscheiden hauptsächlich, wie Arbeitnehmer bezahlt werden und welche arbeitsrechtlichen Bestimmungen für sie gelten. Die wichtigsten Klassifizierungen sind:rnrn rn

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  • Befreite Arbeitnehmer (Exempt Employees): Erhalten ein Gehalt und sind nicht anspruchsberechtigt auf Überstunden; haben in der Regel leitende, fachliche oder Management-Funktionen nach FLSA.
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  • Nicht befreite Arbeitnehmer (Non-Exempt Employees): Haben Anspruch auf Mindestlohn und Überstundenzuschlag (1,5x) für Arbeitsstunden über 40 pro Woche.
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  • Selbstständige (Independent Contractors): Selbständige Personen, die auf Vertragsbasis bezahlt werden und nicht durch Lohn-, Steuer- oder Arbeitsschutzgesetze abgedeckt sind.
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  • Zeitarbeitskräfte oder Saisonkräfte (Temporary or Seasonal Employees): Beschäftigt für kurzfristige Aufgaben oder Projekte; können je nach Aufgabenbereich als befreit oder nicht befreit eingestuft sein.
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  • Teilzeitkräfte (Part-Time Employees): Arbeiten weniger als 35 Stunden pro Woche und können befreit oder nicht befreit sein, meist mit eingeschränkten Sozialleistungen
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","_accordion_1_row_content":"field_row_content","accordion_2_row_header":"Was sind die Unterschiede zwischen befreiten und nicht befreiten Arbeitnehmern?","_accordion_2_row_header":"field_row_header","accordion_2_row_content":"In den USA werden Arbeitnehmer nach dem Fair Labor Standards Act (FLSA) entweder als befreit oder nicht befreit eingestuft. Befreite Arbeitnehmer sind Angestellte mit einem festen Gehalt von mindestens $684 pro Woche, die hauptsächlich leitende, administrative oder akademische Tätigkeiten ausüben.rnrn rnrnSie haben keinen Anspruch auf Überstundenzahlungen. Nicht befreite Arbeitnehmer erhalten Überstundenvergütung von 1,5-fachen ihres Stundenlohns für Arbeitsstunden über 40 pro Woche und müssen mindestens den bundesweiten Mindestlohn erhalten.","_accordion_2_row_content":"field_row_content","accordion_3_row_header":"Wie ermittle ich den richtigen Lohnsteuerabzug für jeden Mitarbeiter?","_accordion_3_row_header":"field_row_header","accordion_3_row_content":"Um den korrekten Steuerabzug für jeden Mitarbeiter in den USA zu ermitteln, sollten Arbeitgeber die Angaben auf dem Formular W-4 des Mitarbeiters verwenden.rnrn rnrnDieses Formular enthält den Familienstand, die Anzahl der Unterhaltsberechtigten, zusätzliche Einkünfte, Abzüge und eventuelle weitere Steuerabzugswünsche des Mitarbeiters.rnrn rnrnAnschließend wendet der Arbeitgeber diese Angaben auf die IRS-Steuertabellen an oder nutzt das IRS Tax Withholding Estimator Tool, um den richtigen Betrag an Bundessteuer vom Gehalt jedes Mitarbeiters abzuziehen.rnrn rnrnArbeitgeber müssen außerdem auch bundesstaatliche und lokale Steuerregelungen berücksichtigen, die womöglich andere Formulare und Vorgaben haben.","_accordion_3_row_content":"field_row_content","accordion_4_row_header":"Welche Unterlagen muss ich für die Lohnabrechnung aufbewahren und wie lange?","_accordion_4_row_header":"field_row_header","accordion_4_row_content":"Für die Einhaltung der Lohnabrechnung müssen Arbeitgeber alle Unterlagen im Zusammenhang mit Löhnen, Arbeitszeiten und anderen Arbeitsbedingungen aufbewahren.rnrn rnrnDazu gehören Stundenzettel, Lohntabellen, Arbeits- und Zeitpläne sowie Unterlagen über Zuschläge oder Abzüge vom Lohn.rnrn rnrnNach dem Fair Labor Standards Act (FLSA) sind diese Unterlagen mindestens drei Jahre aufzubewahren.rnrn rnrnAufzeichnungen, auf deren Grundlage die Lohnberechnung erfolgt, wie Zeitkarten und Stücklohnbelege, sind zwei Jahre lang aufzubewahren. Steuerunterlagen sollten in der Regel mindestens vier Jahre nach Fälligkeit oder Zahlung der Steuer (je nachdem, was später eintritt) aufbewahrt werden.","_accordion_4_row_content":"field_row_content","accordion_5_row_header":"Wie oft sollten Lohn- und Gehaltsprüfungen durchgeführt werden?","_accordion_5_row_header":"field_row_header","accordion_5_row_content":"Lohn- und Gehaltsprüfungen sollten idealerweise jährlich durchgeführt werden, um die fortlaufende Einhaltung von Steuer- und Arbeitsgesetzen sicherzustellen. Größere Unternehmen oder solche mit komplexeren Lohnstrukturen profitieren möglicherweise von häufigeren Prüfungen, zum Beispiel halbjährlich oder vierteljährlich.rnrn rnrnRegelmäßige Lohnprüfungen helfen, Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen und zu beheben, eine genaue Steuererklärung und -zahlung zu gewährleisten und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiterdaten aktuell sind. Sie reduzieren zudem das Risiko rechtlicher Strafen und unterstützen die Budgetierung der Gehaltskosten.","_accordion_5_row_content":"field_row_content","accordion_6_row_header":"Wie stelle ich die Einhaltung der Vorschriften für remote oder in verschiedenen Bundesstaaten tätige Mitarbeiter sicher?","_accordion_6_row_header":"field_row_header","accordion_6_row_content":"rnrnUm die Einhaltung von Vorschriften für Remote-Mitarbeiter oder Telearbeitende in verschiedenen Bundesstaaten zu gewährleisten, sollten Arbeitgeber:rnrn rn

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  • Die Arbeitsgesetze jedes Bundesstaates kennen und einhalten, in dem Remote-Mitarbeiter beschäftigt sind, einschließlich Mindestlohn, Überstunden und Urlaubsansprüche.
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  • Eine steuerliche Registrierung für Lohnsteuerabzug und Arbeitslosenversicherung in jedem Bundesstaat vornehmen, falls erforderlich.
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  • Ein zuverlässiges Zeiterfassungssystem implementieren, um Arbeitsstunden korrekt zu dokumentieren.
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  • Lohnabrechnungssysteme aktualisieren, um unterschiedliche Steuerregelungen und Voraussetzungen der Bundesstaaten abzubilden.
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  • Regelmäßig Gesetzesänderungen auf Bundesstaatsebene prüfen, die sich auf Richtlinien für Remote-Arbeit und Compliance auswirken können.
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  • Offene Kommunikation mit Remote-Mitarbeitern über ihre Pflichten und Rechte ist ebenfalls essenziell.
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