Lohnsteuer verstehen: Ein vollständiger Leitfaden 2025
Ihr Unternehmen wächst rasant, Sie stellen neue Mitarbeiter ein und fühlen sich unschlagbar – bis plötzlich ein Asteroid namens Lohnsteuer in Ihr Leben einschlägt.
FICA. FUTA. SUTA. 7,5 %. 2 %. Es gibt einfach so viele Zahlen und Abkürzungen.
Was bedeuten all diese Abkürzungen? Warum können Sie Ihr Unternehmen nicht ausbauen, ohne sich um all das Sorgen machen zu müssen?
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Nun, es ist nicht so kompliziert, wie es klingt.
Bei Lohnsteuern gibt es viele Feinheiten, aber wir versprechen, alles für Sie aufzuschlüsseln und einfach zu erklären.
Am Ende dieses Artikels wissen Sie, was Lohnsteuern sind, welche verschiedenen Arten es gibt, welche Besonderheiten Sie beachten müssen und welche praktischen Schritte Sie ergreifen können, um sie effektiv zu bewältigen.
Was sind Lohnsteuern?
Lohnsteuern sind die Steuern, die Sie als Arbeitgeber vom Arbeitsentgelt Ihrer Mitarbeiter einbehalten müssen: Gehälter, Boni, Provisionen usw.
Diese Steuern finanzieren wichtige staatliche Programme wie die Sozialversicherung, Medicare und die Arbeitslosenversicherung.
Jedes Mal, wenn Sie Ihr Team bezahlen, zahlen Sie also nicht nur Gehälter aus, sondern fungieren auch als Steuereintreiber für die Regierung, indem Sie genaue Beträge berechnen, einbehalten, bestimmte Anteile abgleichen und alles an die zuständigen Behörden weiterleiten.
Selbst wenn Sie nur einen Mitarbeiter auf Ihrer Gehaltsliste haben, kann eine fehlerhafte Handhabung Ihrer Steuern durch Unterzahlung, Überzahlung, verspätete Zahlung oder fehlerhafte Formulare Sanktionen, viel Lohnnebenkosten und administrativen Aufwand nach sich ziehen.
Eine Aufschlüsselung der Lohnsteuern
Jetzt, da Sie das Was verstanden haben, ist es Zeit für das Wie viel. Die Lohnsteuern lassen sich in mehrere Bereiche einteilen, die im Folgenden erläutert werden.
Bundeseinkommensteuern
Der Einbehalt der Bundeseinkommensteuer ist der Prozess, bei dem ein Teil des Arbeitslohns eines Mitarbeiters abgezogen und im Laufe des Jahres an das IRS überwiesen wird. Dies hilft den Mitarbeitern, große Steuernachzahlungen oder Strafzahlungen wegen Unterzahlung bei der jährlichen Steuererklärung zu vermeiden.
Der Lohnsteuerabzug hängt von verschiedenen Faktoren ab, wobei die wichtigsten Informationen im Formular W-4 aufgeführt sind.
Mitarbeiter füllen dieses bei der Einstellung aus, und es enthält Angaben wie den Steuerstatus, die Anzahl der unterhaltspflichtigen Personen, zusätzliche Einkommen, Abzüge, weitere einzubehaltende Beträge usw.
FICA-Steuern: Sozialversicherung und Medicare
FICA (Federal Insurance Contributions Act) Steuern setzen sich aus Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern zusammen und sind meist das, was die meisten Menschen mit Lohnsteuern verbinden.
Arbeitgeber und Arbeitnehmer zahlen jeweils den gleichen Anteil.
Die Sozialversicherungssteuer beträgt 6,2 % und wird sowohl vom Arbeitnehmer als auch vom Arbeitgeber gezahlt, also insgesamt 12,4 %. Ab 2025 liegt die Bemessungsgrenze (das maximale, für die Steuer zu berücksichtigende Gehalt) für die Sozialversicherung bei $176.100.
Die Medicare-Steuer beträgt 1,45 % für den Arbeitgeber und 1,45 % für den Arbeitnehmer, woraus sich eine gesamte Medicare-Steuer von 2,9 % ergibt.
Für Personen mit einem Einkommen von über $200.000 muss der Arbeitgeber zusätzlich 0,9 % auf das über $200.000 hinausgehende Gehalt bis zum Ende des Kalenderjahres einbehalten.
Arbeitgeber müssen diesen Betrag nicht abgleichen; Sie müssen diesen lediglich vom Lohn des Mitarbeitenden einbehalten.
Ihre Aufgabe besteht darin, den Arbeitnehmeranteil einzubehalten, diesen für die Sozialversicherung und Medicare zu ergänzen (insgesamt 7,65 %) und beide Anteile an den Staat abzuführen.
Bundesarbeitslosensteuer (FUTA)
Arbeitgeber sind für die Zahlung der Bundesarbeitslosensteuer laut Federal Unemployment Tax Act (FUTA) verantwortlich, die Arbeitslosengelder für Arbeitnehmer finanziert, die ihren Job verloren haben.
Diese Steuer liegt vollständig in Ihrer Verantwortung; Arbeitnehmer leisten hierzu keinen Beitrag.
Der FUTA-Steuersatz liegt bei 6 % auf die ersten $7.000 des an jeden Mitarbeiter im Kalenderjahr gezahlten Lohnes.
Allerdings können Sie (der Arbeitgeber) eine Gutschrift von bis zu 5,4 % erhalten, wenn Sie die staatlichen Arbeitslosensteuern pünktlich und vollständig zahlen, so dass sich ein effektiver FUTA-Steuersatz von 0,6 % ergibt.
Wenn Sie also berechtigt sind, zahlen Sie nur $42 pro Mitarbeiter und Jahr an FUTA.
Staatliche Arbeitslosensteuer (SUTA)
Arbeitgeber sind ebenfalls verpflichtet, staatliche Arbeitslosensteuern zu zahlen, die Arbeitslosengelder auf Landesebene finanzieren.
Die Steuersätze und Lohnbemessungsgrenzen variieren je nach Bundesstaat und unterliegen bundesstaatspezifischen Vorschriften, aber um es Ihnen leichter zu machen, haben wir die wichtigsten Daten für alle Bundesstaaten in der untenstehenden Tabelle zusammengefasst:
| Bundesstaat | 2025 SUTA-Lohnbasis | 2025 Arbeitgebersatzspanne | Hinweise |
| Alabama | $8,000 | 0,14–5,34% | - Arbeitnehmerbeitrag: Keine - Beitragssatz für neue Arbeitgeber: Schedule A (2,7%) - 0,06% ESA-Trainingsteuer - Gemeinnützige Organisationen können wählen, ob sie erstatten oder SUTA zahlen |
| Alaska | $51,700 | 1,0–5,4% | - Arbeitnehmerbeitrag: 0,50% - Beitragssatz für neue Arbeitgeber: variiert je Plan (kein fester "neuer" Satz) - Keine zusätzlichen Steuern - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Arizona | $8,000 | 0,04–9,72% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Beitragssatz für neue Arbeitgeber: 2,0% - Keine zusätzlichen Zuschläge - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Arkansas | $7,000 | 0,20–10,10% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Beitragssatz für neue Arbeitgeber: 1,9% - 0,10% Verwaltungsabgabe - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Kalifornien | $7,000 | 1,5–6,2% | - Arbeitnehmerbeitrag: 3,4% - Beitragssatz für neue Arbeitgeber: Schedule F - 0,10% Beschäftigungsförderungssteuer (ETT) - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Colorado | $27,200 | 0,64–8,86% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Beitragssatz für neue Arbeitgeber: 3,05% (3,08–7,65% für Baugewerbe) - Keine separate Ausbildungssteuer; Unterstützungs- und Solvenzaufschläge variieren nach Branche - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Connecticut | $26,000 | 1,1–8,9% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Beitragssatz für neue Arbeitgeber: 2,2% - Keine zusätzlichen Zuschläge - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Delaware | $12,500 | 0,30–5,40% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Beitragssatz für neue Arbeitgeber: 1,0% - 0,20% Sonderausbildungsabgabe - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| D.C. | $9,000 | 1,9–7,4% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Beitragssatz für neue Arbeitgeber: 2,7% - 0,20% Verwaltungsabgabe - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Florida | $7,000 | 0,1–5,4% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Beitragssatz für neue Arbeitgeber: 2,7% - Keine zusätzlichen Zuschläge - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Georgia | $9,500 | 0,04–8,1% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Beitragssatz für neue Arbeitgeber: 2,64% (festgelegt bis 2026) - 0,06% Verwaltungsabgabe - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Hawaii | $62,000 | 0,0–5,6% | - Arbeitnehmerbeitrag: 2,4% - Neue Arbeitgeber: Schedule C (variiert nach Geschäftstyp) - 0,01% Ausbildungsabgabe - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Idaho | $55,300 | 0,225–5,4% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Beitragssatz für neue Arbeitgeber: 1,00% - Kleine Belegschafts- und Verwaltungszuschläge (0,00–0,00675% plus 0,00–0,03825%) - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Illinois | $13,916 | 0,2–7,3% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Beitragssatz für neue Arbeitgeber: 3,65% (inkl. FRR) - 0,55% Fondsaufbausteuer (FRR) - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Indiana | $9,500 | 0,5–7,4% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Neue Arbeitgeber: 2,5% (1,6% für öffentliche Arbeitgeber) - Kein Solvenzaufschlag - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Iowa | $39,500 | 0–7,0% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Neue Arbeitgeber: 1,0% (7,0% für Baugewerbe) - Keine zusätzlichen Zuschläge - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Kansas | $14,000 | 0,00–6,65% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Neue Arbeitgeber: 1,75% (5,55% für Baugewerbe) - Kein Fondsaufbauzuschlag (0%) - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Kentucky | $11,700 | 0,3–9,0% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Neue Arbeitgeber: Schedule A (2,7%; 9–10% für Baugewerbe) - 0,075% SCUF (staatlicher Ausbildungsfonds) - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Louisiana | $7,700 | 0,09–6,2% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Neue Arbeitgeber: variiert nach Branche (NAICS-basiert) - Steuer für Weiterbildung bestehender Arbeitskräfte + Integrity Social Charge Fund (variiert) - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Maine | $12,000 | 0,0–5,75% | - Arbeitnehmerbeitrag: 2,11% - Neue Arbeitgeber: Schedule A (2,11%) - 0,14% CSSF + 0,16% UPAF Arbeitskräftesteuern - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Maryland | $8,500 | 0,3–7,5% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Neue Arbeitgeber: Tabelle A (2,6%; 3,3% für Baugewerbe) - Keine zusätzlichen Gebühren - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Massachusetts | $15,000 | 0,83–12,65% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Neue Arbeitgeber: Schedule D (2,13%; 5,45% für Baugewerbe) - 0,056% Ausbildungssteuer (WTF) - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Michigan | $9,000 | 0,06–10,30% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Neue Arbeitgeber: 2,7% (4,9% für Baugewerbe) - Keine zusätzlichen Zuschläge - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Minnesota | $43,000 | 0,40–8,90% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Neue Arbeitgeber: variiert nach Branche (1,0–8,9%) - 0,10% Ausbildungsförderabgabe - 5% Solvenzaufschlag (Fondsdefizit) - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Mississippi | $14,000 | 0,2–5,4% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Neue Arbeitgeber: 1,0–1,2% (gestaffelt nach Lohnsumme) - 0,2% kombinierte Arbeitskräftesonderabgaben (MS Works, Ausbildung) - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Missouri | $9,500 | 0,0–6,0% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Neue Arbeitgeber: 2,376% (1,00% für gemeinnützige) - 0,02% Automatisierungszuschlag - Gemeinnützige Organisationen erstatten (1% vs 2,376%) |
| Montana | $45,100 | 0,0–6,12% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Neue Arbeitgeber: Schedule 1 (1,0–2,0% nach Lohnsumme) - 0,13–0,18% Verwaltungsfondssteuer - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Nebraska | $9,000/$24,000 | 0–5,4% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Neue Arbeitgeber: 1,25% (5,4% für Baugewerbe) - 20% SUIT-Aufschlagszuschlag auf SUI-Satz - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Nevada | $41,800 | 0,25–5,4% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Neue Arbeitgeber: 2,95% - 0,05% Programmzuschlag Berufsförderung - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| New Hampshire | $14,000 | 0,1–7,0% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Neue Arbeitgeber: Tabelle I (2,7% ab 7/2024) - 0,4% Verwaltungszuschlag - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| New Jersey | $43,300 | 0,6–6,4% | - Arbeitnehmerbeitrag: 3,1% - Neue Arbeitgeber: Tabelle D (3,1%, GJ2025) - 0,10% Ausbildungsentwicklungs- + 0,0175% Zusatzabgaben - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| New Mexico | $33,200 | 0,33–6,4% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Beitragssatz für neue Arbeitgeber: 1,0% (oder Branchendurchschnitt, wenn höher) - Keine zusätzlichen Gebühren - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| New York | $12,800 | 2,025–9,825% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Beitragssatz für neue Arbeitgeber: 4,025% - 0,075% Zuschlag Arbeitsvermittlung - 0,12% Zinszuschlag - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| North Carolina | $32,600 | 0,06–5,76% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Beitragssatz für neue Arbeitgeber: 1,0% - Keine zusätzlichen Zuschläge - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| North Dakota | $45,100 | 0,14–9,69% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Neue Arbeitgeber: 1,03% (6,09% für Behörden; 9,69% für Baugewerbe) - Keine zusätzlichen Zuschläge - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Ohio | $9,000 | 0,4–10,1% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Beitragssatz für neue Arbeitgeber: 2,7% (5,6% für Baugewerbe) - Keine zusätzlichen Zuschläge - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Oklahoma | $28,200 | 0,3–9,2% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Neue Arbeitgeber: Bedingter Faktor D (1,5%) - 5% Technologie-Reinvestitionszuschlag - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Oregon | $54,300 | 0,9–5,4% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Neue Arbeitgeber: Schedule III (2,4%) - Quartalsweiser Ausgleichszuschlag (~0,109–0,139%) - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Pennsylvania | $10,000 | 1,419–10,373% | - Arbeitnehmerbeitrag: 0,07% - Neue Arbeitgeber: 3,822% (10,592% für Baugewerbe) - 0% Anleihenzinszuschlag - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Rhode Island | $29,800/$31,300 | 0,89–9,49% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Neue Arbeitgeber: Schedule G (0,89%) - 0,21% Jobentwicklungsfondssteuer - Höhere Basis ($31,300) für Höchstsatz-Arbeitgeber - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| South Carolina | $14,000 | 0–5,4% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Beitragssatz für neue Arbeitgeber: 0,29% - 0,06% Eventualitätszuschlag (0,00% Solvenz) - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| South Dakota | $15,000 | 0–8,8% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Neue Arbeitgeber: Schedule C (1,2% allgemein; 1,0% für Baugewerbe) - 0,02% Verwaltungs- + 0–0,55% Investitionszuschläge - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Tennessee | $7,000 | 0,01–10,0% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Neue Arbeitgeber: variiert nach NAICS (vgl. Tabelle 6) - Keine zusätzlichen Zuschläge - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Texas | $9,000 | 0,25–6,25% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Neue Arbeitgeber: 2,7% (oder Branchendurchschnitt, wenn höher) - 0,10% Ausbildungsinvestitionssteuer - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Utah | $48,900 | 0,2–7,2% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Neue Arbeitgeber: 7,2% (für Bau); andere Sätze nach Branche - Keine zusätzlichen Zuschläge - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Vermont | $14,800 | 0,4–5,4% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Neue Arbeitgeber: Schedule 1 (1,0%) - Keine zusätzlichen Zuschläge - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Virginia | $8,000 | 0,1–6,2% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Neue Arbeitgeber: 2,5% (6,2% für ausländische/nichtzahlende) - 0,05% neue Verwaltungsgebühr (2025) - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Washington | $72,800 | 0,27–6,02% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Neue Arbeitgeber: 90% des Branchendurchschnitts (mind. 1,0%) - 0,03% EAF + 0,03% Solvenzaufschläge - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| West Virginia | $9,500 | 1,5–8,5% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Neue Arbeitgeber: Spalte C-Sätze (2,7%; 8,5% für Baugewerbe) - Keine zusätzlichen Gebühren - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Wisconsin | $14,000 | 0,0–12% (klein); 0,05–12% (groß) | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Neue Arbeitgeber: Schedule D (3,05% klein; 3,25% groß; 2,90%/3,10% für Baugewerbe) - Keine zusätzlichen Zuschläge - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Wyoming | $32,400 | 0–8,5% | - Arbeitnehmerbeitrag: keine - Neue Arbeitgeber: variiert nach Arbeitgeberklasse - 0,0423% Beschäftigungsförderungsfonds + 0,0143% Ausbildungszuschläge Arbeitskräfteentwicklung - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
Einige Bundesstaaten erheben zusätzliche Steuern für Invaliditätsprogramme und Programme für bezahlten Familienurlaub.
Sechs Bundesstaaten betreiben staatliche Invaliditätsversicherungsprogramme (SDI), während weitere 16 über eine Versicherung für bezahlten Familien- und Krankenurlaub (PFML) verfügen oder einführen werden. Hier ein Überblick:
| Bundesstaat | Programm(e) | Beitragsbemessungsgrenze (2025) | Mitarbeiterbeitragssatz | Arbeitgeberbeitragssatz | Wichtige Ausnahmen | Hinweise |
| Kalifornien | SDI; PFML | Keine (kein Limit) | 1,20 % (SDI, beinhaltet PFML) | 0 % | – | PFML wird vollständig durch SDI-Abzüge der Mitarbeitenden finanziert. Keine Arbeitgeberbeteiligung. |
| Connecticut | PFML | $176.100 | 0,50 % | 0 % | – | – |
| Colorado | PFML | $176.100 | 0,45 % (0,90 % bei <10 Mitarbeitenden) | 0,45 % (0 % bei <10 Mitarbeitenden) | <10 Mitarbeitende (keine Arbeitgeberbeteiligung) | – |
| Delaware | PFML (ab Jan 2025) | $176.100 | 0,40 % (medizinisch), 0,08 % (Familie), 0,32 % (Elternzeit) | 0,40 % (med), 0,08 % (fam), 0,32 % (Eltern) [50 % Steuervergünstigung] | <10 ausgenommen; 10–24 zahlen nur Elternzeit | Beiträge ab Jan 2025. Arbeitgeber dürfen 50 % ihres Anteils abziehen. |
| District of Columbia | PFML | Kein Limit (alle Löhne) | 0 % | 0,75 % (bis 30. Juni 2025) | – | – |
| Hawaii | SDI | $1.441,72 (wöchentliches Maximum) | 50 % der Kosten des Plans (≤0,50 % der Löhne; max $7,21/Woche) | 50 % der Kosten des Plans | – | Mitarbeitende zahlen bis zu $7,21/Woche; der Arbeitgeber zahlt die restlichen Kosten. |
| Maine | PFML | $176.100 | 0,50 % | 0,50 % (0 % bei <15 Mitarbeitenden) | <15 Mitarbeitende (keine Arbeitgeberbeteiligung) | – |
| Maryland | PFML (ab Juli 2025) | $176.100 | 0,45 % | 0,45 % (0 % bei <15 Mitarbeitenden) | <15 Mitarbeitende (keine Arbeitgeberbeteiligung) | – |
| Massachusetts | PFML | $176.100 | 0,18 % (Familie), 0,28 % (medizinisch) | 42 % des medizinischen Anteils (bei ≥25 Mitarbeitenden) | <25 Mitarbeitende (keine Arbeitgeberbeteiligung) | Arbeitgeber können bis zu 42 % der Krankenurlaubsversicherung zahlen (keine Verpflichtung, Familienurlaub zu finanzieren). |
| Minnesota | PFML (ab Jan 2026) | Social Security-Grenze (2025: $160.200; geringere Grenze bei <30 Mitarbeitenden) | Mitarbeitende zahlen bis zu 0,35 % (med + fam), 0,20 % (nur med), 0,15 % (nur fam) | Arbeitgeber matchen (50/50 Aufteilung) | – | – |
| New Hampshire | PFML (freiwillig) | – | – | – | Optionale Teilnahme (private Versicherung) | Arbeitgeber erhalten 50 % Steuervergünstigung für freiwillige Beiträge. Keine Pflichtbeiträge. |
| New Jersey | SDI; PFML | SDI: $42.300; PFML: $161.400 | SDI: 0 %; PFML: 0,09 % | SDI: ~0,5 % (neue Arbeitgeber zahlen 0,5 %, andere 0,1–0,75 % je Erfahrung); PFML: 0 % | – | New Jerseys SDI (TDB) umfasst auch Familienurlaub. |
| New York | SDI; PFML | SDI: $43.300; PFML: $165.400 | SDI: 0,23 %; PFML: 0,33 % | SDI: ~0,5 % (neue Arbeitgeber 0,5 %, andere 0,10–0,75 % erfahrungsabhängig); PFML: 0 % | – | Die NY-Invaliditätsversicherung beinhaltet bezahlten Familienurlaub. |
| Oregon | PFML | $176.100 | 0,60 % (1,00 % bei <25 Mitarbeitenden) | 0,40 % (0 % bei <25 Mitarbeitenden) | <25 Mitarbeitende (keine Arbeitgeberbeteiligung) | – |
| Rhode Island | SDI; PFML | SDI: $89.200 | 1,30 % (SDI, beinhaltet PFML) | 0 % | – | PFML-Beiträge sind im SDI-Satz von 1,3 % enthalten. |
| Vermont | PFML (freiwillig) | – | – | – | Optionale Teilnahme (private Versicherung) | – |
| Washington | PFML; LTC | PFML: $176.100; LTC: – | PFML: 0,66 % (0,92 % bei <50 Mitarbeitenden); LTC: 0,58 % | PFML: 0,26 % (0 % bei <50); LTC: 0 % | <50 Mitarbeitende (keine PFML-Arbeitgeberbeteiligung) | Washington ist der einzige Bundesstaat mit LTC (Ausstieg möglich); PFML-Teilung ab Schwelle von 50 Mitarbeitenden. |
Zusätzliche lokale oder städtische Steuern
In manchen Gebieten, wie New York City und San Francisco, können lokale Lohn- und Gehaltssteuern anfallen. Dazu zählen zum Beispiel lokale Einkommensteuern, Beschäftigungssteuern und Schulbezirksteuern.
Internationale Lohnsteuern (bei Beschäftigung außerhalb der USA)
Wer international Fachkräfte einstellt, unterliegt in der Regel den Steuergesetzen des jeweiligen Landes und nicht nur den US-Regeln.
Beispielsweise müssen Arbeitgeber in Kanada Beiträge für den CPP (Canada Pension Plan), EI (Employment Insurance) und die Einkommenssteuerabführung leisten.
Da diese Vorschriften und Gesetze erheblich variieren, empfiehlt sich die Nutzung eines globalen Payroll-Services oder eines EOR (Employer of Record), um Rechtssicherheit zu gewährleisten.
Lohnsteuern vs. Einkommensteuer
Es ist leicht, Lohnsteuern und Einkommensteuern zu vermischen, da beide bei den Gehaltsabrechnungen vom Lohn der Mitarbeitenden abgezogen werden. Allerdings erfüllen beide im Hintergrund sehr unterschiedliche Aufgaben.
Der Einbehalt der Einkommensteuer bezieht sich auf den Betrag, den Sie abhängig vom Verdienst, dem Steuerstatus und den W-4-Angaben Ihrer Mitarbeitenden vom Gehalt abziehen.
Dieses Geld geht an die Bundesregierung, um allgemeine Programme wie Verteidigung, Bildung und Infrastruktur zu finanzieren.
Auf der anderen Seite werden Lohnsteuern hauptsächlich zur Finanzierung bestimmter Sozialversicherungsprogramme wie Sozialversicherung, Medicare, Arbeitslosenversicherung und in einigen Bundesstaaten für bezahlten Familienurlaub oder Invalidenversicherung verwendet.
Wie bereits erläutert, werden Lohnsteuern oft zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt, mit festen Beitragssätzen und Beitragsbemessungsgrenzen.
Obwohl beide Steuerarten während der Lohn- und Gehaltsabrechnung behandelt und auf demselben Gehaltsabrechnungsbeleg erscheinen, unterscheiden sie sich in ihrer Funktionsweise, Finanzierungsstruktur und ihrem Verwendungszweck grundlegend.
Wie berechnet man Lohnsteuern? (Mit Beispielen)
Die Berechnung der Lohnsteuern umfasst mehrere Komponenten, wie Bruttoverdienst, Abzüge, Bundesabzug, FICA und staatliche/kommunale Steuern.
Jeder Schritt erfordert die sorgfältige Anwendung der aktuellen Regeln und Tabellen, die sich jährlich ändern können.
Für das Jahr 2025 beispielsweise hat der IRS den Standardabzug für Einzelveranlagte auf $15.000 festgelegt (vorher $14.600 im Jahr 2024) und alle Steuertabellen aktualisiert.
In der Praxis berechnet man jede Gehaltsabrechnung, indem man diese Schritte der Reihe nach durchgeht. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie es funktioniert:
- Schritt 1. Berechnung des Bruttoverdiensts. Hierzu zählen Löhne, Gehälter, Boni, Provisionen und jede andere steuerpflichtige Vergütung.
- Für Stundenlöhner: gearbeitete Stunden x Stundenlohn. Überstunden ab mehr als 40 Stunden/Woche mit dem 1,5-fachen Satz abrechnen.
- Für Festangestellte: Jahresgehalt ÷ Anzahl der Abrechnungszeiträume.
- Schritt 2. Ziehen Sie alle Vorsteuerabzüge vom Bruttolohn ab, um das steuerpflichtige Einkommen zu ermitteln. Übliche Abzüge sind Rentenbeiträge (401(k), 403(b)), Krankenversicherungsprämien, HSA/FSA-Beiträge und bestimmte Fahrtkostenzuschüsse.
- Schritt 3. Ziehen Sie die Bundes-Einkommensteuer ab. Verwenden Sie die W-4 Angaben des Arbeitnehmers sowie das steuerpflichtige Einkommen (nach Vorsteuerabzügen). Wenden Sie den jährlichen Standardabzug an (2025: $15.000 für Einzelveranlagte, $30.000 für zusammen veranlagte Ehepaare) auf Jahresbasis an. Ziehen Sie den Standardabzug ab und berechnen Sie auf Basis der 2025er Bundessteuertabellen die Steuer für das verbleibende Einkommen. Teilen Sie die berechnete Jahressteuer durch die Anzahl der Abrechnungszeiträume, um die Steuer pro Gehaltsscheck zu erhalten.
- Schritt 4. Berechnen Sie die FICA-Steuern und die FUTA-Steuern wie oben beschrieben.
- Schritt 5. Berechnen Sie eventuelle staatliche oder lokale Einkommenssteuern und SUTA-Steuern, die Sie einbehalten müssen.
- Schritt 6. Berechnen Sie etwaige SDI/PFML-Steuern des Bundesstaates, sofern anwendbar. Siehe Tabelle oben.
- Schritt 7. Behalten Sie die Steuern ein, führen Sie sie an das IRS ab, gleichen Sie die Arbeitgeberbeiträge aus und reichen Sie die korrekten Formulare ein.
Nehmen wir beispielsweise Jamie, einen Marketingmanager in Kalifornien, mit einem Jahresgehalt von $100.000, ausgezahlt monatlich. Er leistet monatlich einen 401(k)-Beitrag von $500, der nicht der Bundes- oder Staats-Einkommensteuer unterliegt, aber bei der Berechnung der Sozialversicherung, Medicare und FUTA dennoch zum Bruttolohn zählt.
Bruttoverdienst pro Abrechnungszeitraum: 100.000/12 = $8.333,33
Steuerpflichtige Bemessungsgrundlage: $8.333,33 - $500 = $7.833,33/Monat
Bundes-Einkommensteuerabzug: Laut IRS Publication 15-T (2025) gilt für einen Einzelveranlagten mit $7.833,33 pro Monat der 22%-Steuersatz. Die Monatstabelle weist aus, dass $464,92/Monat + 22% des Betrags über $5.290 einzubehalten sind.
Das ergibt insgesamt einzubehaltende Steuern von $464,92 + 22% von (7833,33 - 5290), was $1.024,41/Monat entspricht. (Der Standardabzug von $15K ist in den Schwellenwerten der Tabelle bereits berücksichtigt, sodass hier kein separater Abzug erforderlich ist.)
FICA-Steuern: Die Sozialversicherung beträgt 6,2% auf den gesamten Bruttolohn von $8.333,33, also $516,67, und Medicare beträgt 1,45% auf den Bruttolohn, was $120,83/Monat ergibt.
FUTA: Beträgt 6% von $7.000. Da Sie aber die staatlichen Arbeitslosenbeiträge rechtzeitig zahlen, ist Ihr effektiver FUTA-Satz nur 0,6%, was $42/Jahr oder $3,5/Monat entspricht.
California SUTA: Neue Arbeitgeber in Kalifornien zahlen 3,4% auf die ersten $7.000. Das sind $238/Jahr bzw. ca. $19,83/Monat SUTA-Steuer auf diesen Lohn.
California State Income Tax: Für Einzelveranlagte gilt der 9,3%-Satz auf steuerpflichtige Einkommen über $70.606. Hier, nach dem kalifornischen Standardabzug von $5.540 (und $6.000 401(k)), beträgt Jamies staatliches zu versteuerndes Einkommen ca. $88.460. Die Steuer auf $88.460 ergibt etwa $4.769/Jahr oder $397,42/Monat als einzubehaltende Staatssteuer.
California SDI/PFML: In Kalifornien wird 1,2% von allen Löhnen einbehalten (ohne Obergrenze). Bei $8.333,33 Monatslohn entspricht dies $100,00 pro Monat für SDI/PFL.
Somit ergibt sich folgende monatliche Lohnabrechnung:
| Abzüge (Arbeitnehmer) | Betrag |
| Bundeseinkommensteuer | $1,024.41 |
| Sozialversicherungsbeitrag (6,2%) | $516.67 |
| Medicare-Steuer (1,45%) | $120.83 |
| Kalifornische Einkommensteuer (ungefähr) | $397.42 |
| Kalifornische SDI/PFL (1,2%) | $100.00 |
| 401(k)-Beitrag (vor Steuern) | $500.00 |
| Gesamtabzüge Arbeitnehmer | $2,659.33 |
| Nettoauszahlung | $5,674.00 |
| Arbeitgebersteuer | Betrag |
| Sozialversicherungszuschuss (6,2%) | $516.67 |
| Medicare-Zuschuss (1,45%) | $120.83 |
| Bundesarbeitslosenversicherung (FUTA, 0,6% netto) | $3.50 |
| Kalifornische Arbeitslosenversicherung (SUTA, 3,4%) | $19.83 |
| Gesamt Arbeitgebersteuern | $660.83 |
Wie Sie sehen können, ist das eine Menge händischer Mathematik für nur einen Mitarbeiter. Daher wird immer empfohlen, automatisierte Lohnabrechnungssysteme zu nutzen, die all diese Berechnungen für Sie übernehmen und einen reibungslosen, stressfreien Ablauf gewährleisten.
Andrew Lokenauth, Teilzeit-CFO und Finanzexperte, stimmt dem zu:
„Durch die Verwaltung von über $10M an jährlicher Gehaltsabrechnung habe ich ein narrensicheres System entwickelt. Erst berechne ich den Bruttolohn. Dann ziehe ich Vorsteuer-Abzüge wie Krankenversicherung & 401k ab.
Dann wende ich die aktuellen Steuersätze an – ich nutze heute eine spezialisierte Software, habe aber mit Tabellenkalkulationen angefangen (großer Fehler). Einem Fertigungskunden habe ich jährlich über $50K gespart, als mir auffiel, dass FICA auf ausgeschlossene Leistungen zu hoch berechnet wurde.
Profi-Tipp: Verwenden Sie Lohnabrechnungssoftware oder den IRS-Lohnsteuerrechner. Mathematik per Hand ist vorprogrammiertes Chaos.“
Wichtige Lohnsteuerformulare und ihre Funktionen
Neben Ihren Steuern müssen Sie auch die richtigen Formulare fristgerecht bei den jeweiligen Behörden einreichen. Hier finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Formulare, die jeder Arbeitgeber kennen sollte, deren Zweck und den jeweiligen Abgabezeitpunkt.
1. Formular W-2: Lohn- und Steuerbescheinigung
Was es macht: Meldet gezahlte Gehälter und einbehaltene Steuern für jeden Mitarbeitenden.
Wer es erhält: Mitarbeitende, die Sozialversicherungsbehörde (SSA) und ggf. die Landessteuerbehörden.
Frist:
- Für Mitarbeitende: Bis 31. Januar
- Für SSA (schriftlich oder elektronisch): Bis 31. Januar
Bei verspäteter oder inkorrekter Einreichung kann die Strafe bis zu $310 pro Formular betragen – je nach Verspätung.
2. Formular W-3: Übermittlung von Lohn- und Steuerbescheinigungen
Was es macht: Eine Zusammenfassung aller W-2-Formulare für die SSA.
Wer es erhält: SSA (nur bei schriftlicher Abgabe der W-2).
Frist: Bis 31. Januar, genauso wie die W-2.
3. Formular 941: Vierteljährliche Lohnsteuererklärung des Arbeitgebers
Was es macht: Meldet einbehaltene Bundessteuern sowie Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern (FICA).
Wer es erhält: IRS
Frist:
- Vierteljährlich: 30. April, 31. Juli, 31. Okt, 31. Jan
- Auch wenn in diesem Quartal keine Löhne gezahlt wurden, muss das Formular eingereicht werden (außer bei einer Endabrechnung).
Wenn Sie ein saisonaler Arbeitgeber sind oder nur selten einstellen, können Sie dies auf dem Formular angeben, um unnötige Benachrichtigungen durch das IRS zu vermeiden.
4. Formular 940: Jährliche Bundesarbeitslosensteuererklärung (FUTA)
Was es macht: Meldet und zahlt die FUTA-Steuer, die die Bundesarbeitslosenversicherung finanziert.
Wer es erhält: IRS
Frist: Jährlich: Bis 31. Januar
- Sie können die FUTA-Steuer vierteljährlich einzahlen, aber das Formular muss nur einmal jährlich eingereicht werden.
- Liegt Ihre jährliche FUTA-Steuerlast bei mehr als $500, müssen Sie diese vierteljährlich einzahlen.
5. Formular W-4: Lohnsteuerbescheinigung des Arbeitnehmers
Was es bewirkt: Wird von Mitarbeitern verwendet, um die Beträge für den Bundeslohnsteuerabzug festzulegen.
Wer es bekommt: Arbeitgeber bewahren es in den Akten auf (wird nur auf ausdrückliche Anforderung an die IRS gesendet).
Fällig: Bei der Einstellung und immer, wenn der Mitarbeiter es aktualisiert.
Tipp: Haben Sie immer ein W-4 für jeden Mitarbeiter in den Unterlagen. Wenn keines eingereicht wird, müssen Sie Steuern so einbehalten, als wäre die Person ledig und ohne Anpassungen.
6. Staatliche Lohnsteuerformulare
Was sie bewirken: Variiert je nach Bundesstaat. Kann Formulare für den Lohnsteuerabzug, die Arbeitslosenversicherung oder Invaliditätsprogramme umfassen (z.B. Kalifornien DE 9/DE 9C für UI- und SDI-Meldungen).
Fällig: In der Regel vierteljährlich oder jährlich, abhängig von den Vorschriften des Bundesstaates.
Tipp: Nutzen Sie das Arbeitgebersteuerportal Ihres Bundesstaates oder arbeiten Sie mit einem Lohnabrechnungsdienstleister zusammen, der Multistaat-Compliance unterstützt.
7. Formular 1099-NEC (falls Sie Auftragnehmer beschäftigen)
Was es bewirkt: Meldet Zahlungen von 600 $ oder mehr an unabhängige Auftragnehmer.
Fällig:
- An Auftragnehmer: Bis zum 31. Januar
- An IRS: Bis zum 31. Januar (Papier oder E-File)
Was tun, wenn Sie mit Ihren Lohnsteuerzahlungen im Rückstand sind
Mit den Lohnsteuern in Rückstand zu geraten, ist nicht selten, aber es kann schnell ernst werden. Ob es nun ein Liquiditätsengpass oder ein Versehen ist – das Schlimmste, was Sie tun können, ist, es zu ignorieren.
Die IRS nimmt dabei nicht nur Ihr Unternehmen ins Visier; in manchen Fällen nimmt sie auch Sie persönlich zur Rechenschaft.
Was sollten Sie also tun?
1. Reichen Sie alles ein – auch wenn Sie noch nicht zahlen können.
Warten Sie nicht. Die Priorität liegt darin, alle fehlenden Erklärungen einzureichen. Auch wenn Sie das Geld aktuell nicht haben, zeigt das Einreichen Ihren guten Willen und hält die Strafen geringer.
Lokenauth hat diesen Prozess durchlaufen und berichtet:
„Das ist mir persönlich sehr nah. In meinen frühen Beratungstagen übernahm ich einen Kunden, der sechs Monate lang keine Lohnsteuern gezahlt hatte: etwa 175.000 $ Rückstand.
Das Erste: Alle fehlenden Erklärungen sofort einreichen – auch ohne Zahlung. Dann Kontakt mit der IRS aufnehmen, um einen Ratenzahlungsplan zu vereinbaren. Sie sind recht entgegenkommend, wenn man proaktiv handelt. Wir haben einen 24-Monats-Plan mit minimalen Strafen bekommen.“
2. Bleiben Sie aktuell und holen Sie Rückstände auf
Machen Sie beim Versuch, Altes zu beheben, nicht immer wieder denselben Fehler. Die IRS erwartet, dass Sie die laufenden Lohnsteuerzahlungen pünktlich leisten – auch wenn Sie die Rückstände noch abzahlen.
Raoul P.E. Schweicher, Managing Partner bei MSadvisory, hat mehr als 8 Jahre Erfahrung im Lohnmanagement. Er sagt:
„Leisten Sie Ihre aktuellen Zahlungen pünktlich, damit Sie nicht ein noch größeres Loch graben. Die Strafstruktur wird schnell übel: 2 % für 1–5 Tage Verspätung, steigt auf 5 % nach 6 Tagen und 10 % nach 15 Tagen. Verpassen Sie eine IRS-Mitteilung um 10 Tage, sind es 15 %."
3. Einen Zahlungsplan aufsetzen
Wenn Sie transparent sind, erlaubt die IRS oft eine 24-monatige Ratenzahlungsvereinbarung für Lohnsteuer-Schulden.
Das beseitigt zwar keine Strafen oder Zinsen, verschafft Ihnen aber Zeit und schützt vor Vollstreckungsmaßnahmen wie Pfändungen oder Grundbucheinträgen.
Schweicher ergänzt:
„Zahlungspläne sind Ihr Freund, wenn Sie nicht alles auf einmal begleichen können – der IRS ist es lieber, bezahlt zu werden, als Ihnen nachzulaufen. Für betriebliche Lohnsteuern gibt es meist 24 Monate Zeit. Ein erstmaliger Strafenerlass ist oft möglich, wenn Sie eine weiße Weste haben.“
4. Kennen Sie die Risiken, wenn Sie nicht handeln
Bleiben Lohnsteuern lange genug unbezahlt, kann die IRS die Trust Fund Recovery Penalty verhängen – 100 % des ausstehenden Betrags, persönlich gegen Eigentümer, Geschäftsführer oder jeden, der „vorsätzlich“ die Überweisung unterlassen hat.
5. Holen Sie sich frühzeitig professionelle Unterstützung
Steueranwälte und Lohnsteuer-Experten kennen das System und können oft bessere Konditionen aushandeln, Strafen reduzieren oder sogar einen erstmaligen Strafenerlass sichern. Warten Sie nicht, bis die Situation außer Kontrolle gerät.
Häufige Fehler bei Lohnsteuern, die Sie vermeiden sollten
Ein paar Fehler können zu erheblichen Problemen führen. Achten Sie auf Folgendes:
- Verspätete Zahlungen. Pünktlichkeit ist entscheidend. Verspätete Zahlungen werden mit Gebühren belegt, die umso höher ausfallen, je länger die Zahlung überfällig ist.
- Falsche Einstufung von Mitarbeitenden. Freelancer oder Festangestellter? Die Einstufung Ihrer Mitarbeitenden beeinflusst deren Steuerklasse – achten Sie also darauf, dies korrekt zu machen. Laut Lokenauth: „Im vergangenen März wäre einer meiner Startup-Kunden beinahe mit einer Strafe von 25.000 $ belegt worden, weil sie Auftragnehmer als Mitarbeitende eingestuft hatten. Das Problem ist, dass diese Klassifizierungsfragen sehr häufig sind – ich sehe sie bei etwa 30 % meiner neuen Kundschaft.“
- Verwendung veralteter Steuersätze und Tabellen. Die Nutzung veralteter Steuersätze, -tabellen oder -formulare kann zu fehlerhaften Berechnungen der Lohnsteuern führen. Verwenden Sie stets die aktuellsten Steuersätze und Tabellen der IRS, um Genauigkeit sicherzustellen.
- Nichtberücksichtigung steuerpflichtiger Zusatzleistungen. Werden steuerpflichtige Nebenleistungen wie Boni, Provisionen oder Sachzuwendungen in den Lohnberechnungen vergessen, kann das zu einer Untererfassung von Einkommen und einer Unterzahlung von Steuern führen.
- Übersehen von Freibeträgen der Mitarbeitenden. Die Nichtberücksichtigung von Lohnsteuerfreibeträgen (im Wesentlichen Ausnahmen) oder Änderungen im Steuerstatus, die auf dem Formular W-4 angegeben sind, kann zu falschen Beträgen bei der Bundeslohnsteuer führen.
- Ungenaue Berechnung von Überstunden. Fehler bei der Berechnung der Überstundensätze für nicht befreite Mitarbeitende führen zu Unterzahlungen beim Lohn sowie den Lohnsteuern. Halten Sie sich an die föderalen und bundesstaatlichen Regeln zu Überstunden und rechnen Sie Überstunden korrekt ab.
- Unsachgemäßer Umgang mit Steuerformularen für Auftragnehmende: Fehler bei Formularen wie Formular 1096 und Formular 1099 für US-Auftragnehmende können zu Problemen bei der Einhaltung der Vorschriften und zu Strafen führen. Achten Sie darauf, diese Formulare korrekt und fristgerecht einzureichen.
Typische Fehler bei der Lohnsteuer zu vermeiden, ist entscheidend, um rechtliche Probleme zu verhindern. Tools wie fortschrittliche Steuersoftware helfen Ihnen, dass Ihre Lohnabrechnungen korrekt erfolgen und Sie alle Vorgaben einhalten.
Die Bedeutung von Sorgfalt
Lohnsteuern zu verwalten ist für Arbeitgeber eine erhebliche Verantwortung. Aufgrund potenzieller rechtlicher und finanzieller Konsequenzen ist es wichtig, diese Aufgabe sorgfältig und präzise anzugehen.
Indem Sie die Bestandteile verstehen, wissen, welche Ausgaben für das Unternehmen abzugsfähig sind, die richtigen Tools nutzen und sich kontinuierlich informieren, sichern Sie die Einhaltung aller Vorschriften und die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens.
Weitere hilfreiche Ressourcen, mit denen Sie einen reibungslosen Lohnabrechnungsprozess gestalten:
- Lohnabrechnungsleistungen: Ein umfassender Leitfaden
- Gehaltsabzüge einfach erklärt: Tipps für Neulinge und Profis
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