Lohnsteuern verstehen: Ein umfassender Leitfaden 2025
Ihr Unternehmen wächst rasant, Sie stellen Mitarbeiter ein, und Sie fühlen sich auf der Erfolgsspur – bis ein Asteroid namens Lohnsteuer in Ihr Leben einschlägt.
FICA. FUTA. SUTA. 7,5 %. 2 %. Was bedeuten all diese Abkürzungen? Warum können Sie Ihr Unternehmen nicht einfach wachsen lassen, ohne sich um all das kümmern zu müssen? Nun, so kompliziert ist es gar nicht.
Am Ende dieses Artikels wissen Sie, was Lohnsteuern sind, welche verschiedenen Arten es gibt, auf welche Feinheiten Sie achten müssen und welche praktischen Schritte Sie ergreifen können, um sie effektiv zu bewältigen.
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Was sind Lohnsteuern?
Lohnsteuern sind die Steuern, die Sie als Arbeitgeber vom Gehalt Ihrer Mitarbeiter einbehalten müssen: Löhne, Boni, Provisionen usw.
Diese Steuern finanzieren staatliche Pflichtprogramme wie Sozialversicherung, Medicare und Arbeitslosenversicherung.
Jedes Mal, wenn Sie Ihr Team bezahlen, zahlen Sie also nicht nur Gehälter aus – Sie agieren auch als Steuereintreiber für den Staat, indem Sie die exakten Beträge berechnen, einbehalten, bestimmte Anteile abgleichen und alles an die richtigen Behörden weiterleiten.
Sogar wenn Sie nur einen einzigen Mitarbeiter auf Ihrer Gehaltsliste haben, kann eine fehlerhafte Steuerabrechnung – etwa Unterzahlung, Überzahlung, verspätete Zahlungen oder falsche Formulare – zu Strafen, einem hohen Lohnkostenaufwand und administrativen Kopfschmerzen führen.
Eine Aufschlüsselung der Lohnsteuern
Nachdem Sie das Was verstanden haben, ist es Zeit, das Wie viel aufzuschlüsseln. Lohnsteuern lassen sich in mehrere Bereiche unterteilen, die wir nachfolgend erklären.
Bundeseinkommensteuer
Der Einbehalt der Bundeseinkommensteuer bedeutet, dass ein Teil des Gehalts eines Mitarbeiters abgezogen und im Laufe des Jahres an das Finanzamt (IRS) abgeführt wird. Das hilft den Mitarbeitern, hohe Steuernachzahlungen oder Säumniszuschläge bei der jährlichen Steuererklärung zu vermeiden.
Wie viel Einkommensteuer einbehalten wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab; die wichtigsten Angaben finden sich im Formular W-4.
Dieses wird von den Mitarbeitern bei der Einstellung ausgefüllt und enthält Details wie Steuerklasse, Anzahl der unterhaltsberechtigten Personen, zusätzliche Einkünfte, abzugsfähige Beträge, zusätzliche Einbehalte usw.
FICA-Steuern: Sozialversicherung und Medicare
FICA (Federal Insurance Contributions Act) umfasst die Steuern zur Sozialversicherung und Medicare – diese werden häufig mit Lohnsteuern gleichgesetzt.
Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen jeweils zu gleichen Teilen bei.
Die Sozialversicherungssteuer beträgt 6,2 %, sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber, also insgesamt 12,4 %. Ab 2025 liegt die Bemessungsgrenze (Höchstbetrag des steuerpflichtigen Gehalts) für die Sozialversicherungssteuer bei $176.100.
Die Medicare-Steuer beträgt 1,45 % beim Arbeitgeber und 1,45 % beim Arbeitnehmer, also insgesamt 2,9 % Medicare-Steuer.
Für Personen mit einem Jahreseinkommen über $200.000 muss der Arbeitgeber zusätzlich 0,9 % auf das Einkommen über $200.000 bis Jahresende einbehalten.
Arbeitgeber müssen diesen Betrag nicht abgleichen; Sie müssen ihn lediglich vom Lohn des Mitarbeiters einbehalten.
Ihre Aufgabe ist, den Steueranteil des Mitarbeiters einzubehalten, den Anteil für Sozialversicherung und Medicare auszugleichen (insgesamt 7,65 %) und beide Hälften an den Staat zu zahlen.
Bundesarbeitslosensteuer (FUTA)
Arbeitgeber sind für die Zahlung der Steuer nach dem Federal Unemployment Tax Act (FUTA) verantwortlich, die die Arbeitslosenleistungen für entlassene Arbeitnehmer finanziert.
Diese Steuer liegt vollständig in Ihrer Verantwortung; Mitarbeiter leisten keinen Beitrag.
Der Satz für die FUTA-Steuer beträgt 6 % auf die ersten $7.000, die einem Mitarbeiter im Kalenderjahr gezahlt werden.
Allerdings können Sie als Arbeitgeber eine Gutschrift von bis zu 5,4 % erhalten, wenn Sie die staatlichen Arbeitslosenversicherungsbeiträge pünktlich und vollständig zahlen; so ergibt sich ein effektiver FUTA-Steuersatz von 0,6 %.
Wenn Sie also berechtigt sind, zahlen Sie im Jahr nur $42 pro Mitarbeiter an FUTA-Steuer.
Staatliche Arbeitslosenversicherung (SUTA)
Auch für die Zahlung der staatlichen Arbeitslosenversicherung, die die Arbeitslosenleistungen auf Landesebene finanziert, sind Arbeitgeber verantwortlich.
Die Beitragssätze und Bemessungsgrundlagen variieren je nach Bundesstaat und unterliegen staatlichen Regelungen. Damit Sie den Überblick behalten, haben wir die wichtigsten Daten für alle Bundesstaaten in der folgenden Tabelle zusammengefasst:
| Bundesstaat | 2025 SUTA-Lohnbasis | 2025 Arbeitgeberzinssatz-Spanne | Hinweise |
| Alabama | $8,000 | 0,14–5,34% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Zinssatz für neue Arbeitgeber: Tarif A (2,7%) - 0,06% ESA-Ausbildungssteuer - Gemeinnützige Organisationen können die Erstattung anstelle der SUTA-Bezahlung wählen |
| Alaska | $51,700 | 1,0–5,4% | - Arbeitnehmerbeitrag: 0,50% - Zinssatz für neue Arbeitgeber: variiert nach Tarif (kein fester "neuer" Satz) - Keine Zusatzsteuern - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Arizona | $8,000 | 0,04–9,72% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Zinssatz für neue Arbeitgeber: 2,0% - Keine zusätzlichen Zuschläge - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Arkansas | $7,000 | 0,20–10,10% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Zinssatz für neue Arbeitgeber: 1,9% - 0,10% Verwaltungsabgabe - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Kalifornien | $7,000 | 1,5–6,2% | - Arbeitnehmerbeitrag: 3,4% - Zinssatz für neue Arbeitgeber: Tarif F - 0,10% Beschäftigungsausbildungssteuer (ETT) - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Colorado | $27,200 | 0,64–8,86% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Zinssatz für neue Arbeitgeber: 3,05% (3,08–7,65% für Baugewerbe) - Keine gesonderte Ausbildungssteuer; Unterstützungs- und Solvenzzuschläge variieren nach Branche - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Connecticut | $26,000 | 1,1–8,9% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Zinssatz für neue Arbeitgeber: 2,2% - Keine zusätzlichen Zuschläge - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Delaware | $12,500 | 0,30–5,40% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Zinssatz für neue Arbeitgeber: 1,0% - 0,20% besondere Ausbildungsabgabe - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| D.C. | $9,000 | 1,9–7,4% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Zinssatz für neue Arbeitgeber: 2,7% - 0,20% Verwaltungsabgabe - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Florida | $7,000 | 0,1–5,4% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Zinssatz für neue Arbeitgeber: 2,7% - Keine zusätzlichen Zuschläge - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Georgia | $9,500 | 0,04–8,1% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Zinssatz für neue Arbeitgeber: 2,64% (fest bis 2026) - 0,06% Verwaltungsabgabe - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Hawaii | $62,000 | 0,0–5,6% | - Arbeitnehmerbeitrag: 2,4% - Neue Arbeitgeber: Tarif C (variiert nach Geschäftstyp) - 0,01% Beschäftigungs-Ausbildungsabgabe - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Idaho | $55,300 | 0,225–5,4% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Zinssatz für neue Arbeitgeber: 1,00% - Kleine Belegschafts- und Verwaltungszuschläge (0,00–0,00675% plus 0,00–0,03825%) - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Illinois | $13,916 | 0,2–7,3% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Zinssatz für neue Arbeitgeber: 3,65% (inklusive FRR) - 0,55% Fondsaufbau (FRR)-Steuer - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Indiana | $9,500 | 0,5–7,4% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Neue Arbeitgeber: 2,5% (1,6% für öffentliche Arbeitgeber) - Kein Solvenz-Zuschlag - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Iowa | $39,500 | 0–7,0% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Neue Arbeitgeber: 1,0% (7,0% für Baugewerbe) - Keine zusätzlichen Zuschläge - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Kansas | $14,000 | 0,00–6,65% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Neue Arbeitgeber: 1,75% (5,55% für Baugewerbe) - Kein Zuschlag zum Fondsaufbau (0%) - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Kentucky | $11,700 | 0,3–9,0% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Neue Arbeitgeber: Tarif A (2,7%; 9–10% für Baugewerbe) - 0,075% SCUF (staatlicher Ausbildungsfonds) - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Louisiana | $7,700 | 0,09–6,2% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Neue Arbeitgeber: variiert nach Branche (NAICS-basiert) - Steuer für Aus- und Weiterbildung bestehender Arbeitskräfte + Integrity Social Charge Fund (variiert) - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Maine | $12,000 | 0,0–5,75% | - Arbeitnehmerbeitrag: 2,11% - Neue Arbeitgeber: Tarif A (2,11%) - 0,14% CSSF + 0,16% UPAF Arbeitsmarkt-Fondsteuern - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Maryland | $8,500 | 0,3–7,5% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Neue Arbeitgeber: Tabelle A (2,6%; 3,3% für Baugewerbe) - Keine weiteren Abgaben - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Massachusetts | $15,000 | 0,83–12,65% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Neue Arbeitgeber: Tarif D (2,13%; 5,45% für Baugewerbe) - 0,056% Ausbildungsfondssteuer (WTF) - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Michigan | $9,000 | 0,06–10,30% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Neue Arbeitgeber: 2,7% (4,9% für Baugewerbe) - Keine zusätzlichen Zuschläge - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Minnesota | $43,000 | 0,40–8,90% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Neue Arbeitgeber: variiert nach Branche (1,0–8,9%) - 0,10% Arbeitsmarktentwicklungsabgabe - 5% Solvenzzuschlag (bei Fondsdefizit) - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Mississippi | $14,000 | 0,2–5,4% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Neue Arbeitgeber: 1,0–1,2% (gestuft nach Lohnsumme) - 0,2% kombinierte Arbeitsmarktzuschläge (MS Works, Ausbildung) - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Missouri | $9,500 | 0,0–6,0% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Neue Arbeitgeber: 2,376% (1,00% für gemeinnützige Organisationen) - 0,02% Automatisierungszuschlag - Gemeinnützige Organisationen erstatten (1% vs 2,376%) |
| Montana | $45,100 | 0,0–6,12% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Neue Arbeitgeber: Tarif 1 (1,0–2,0% je nach Lohnsumme) - 0,13–0,18% Verwaltungsfondssteuer - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Nebraska | $9,000/$24,000 | 0–5,4% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Neue Arbeitgeber: 1,25% (5,4% für Baugewerbe) - 20% SUIT-Zuschlag auf SUI-Satz - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Nevada | $41,800 | 0,25–5,4% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Neue Arbeitgeber: 2,95% - 0,05% Zuschlag für Career Enhancement Program - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| New Hampshire | $14,000 | 0,1–7,0% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Neue Arbeitgeber: Tabelle I (2,7% ab 7/2024) - 0,4% Verwaltungszuschlag - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| New Jersey | $43,300 | 0,6–6,4% | - Arbeitnehmerbeitrag: 3,1% - Neue Arbeitgeber: Tabelle D (3,1%, GJ2025) - 0,10% Arbeitsmarkt-Entwicklungssteuer + 0,0175% zusätzliche Zuschläge - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| New Mexico | $33,200 | 0,33–6,4% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Zinssatz für neue Arbeitgeber: 1,0% (oder Branchendurchschnitt, falls höher) - Keine zusätzlichen Abgaben - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| New York | $12,800 | 2,025–9,825% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Zinssatz für neue Arbeitgeber: 4,025% - 0,075% Zuschlag für Wiedereingliederungsmaßnahmen - 0,12% Zinsbewertungszuschlag - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| North Carolina | $32,600 | 0,06–5,76% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Zinssatz für neue Arbeitgeber: 1,0% - Keine zusätzlichen Zuschläge - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| North Dakota | $45,100 | 0,14–9,69% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Neue Arbeitgeber: 1,03% (6,09% für öffentl.; 9,69% für Baugewerbe) - Keine zusätzlichen Zuschläge - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Ohio | $9,000 | 0,4–10,1% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Zinssatz für neue Arbeitgeber: 2,7% (5,6% für Baugewerbe) - Keine zusätzlichen Zuschläge - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Oklahoma | $28,200 | 0,3–9,2% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Neue Arbeitgeber: Bedingungsfaktor D (1,5%) - 5% Technologie-Investitionszuschlag - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Oregon | $54,300 | 0,9–5,4% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Neue Arbeitgeber: Tarif III (2,4%) - Vierteljährlicher Zuschlags-Steuersatz (~0,109–0,139%) - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Pennsylvania | $10,000 | 1,419–10,373% | - Arbeitnehmerbeitrag: 0,07% - Neue Arbeitgeber: 3,822% (10,592% für Baugewerbe) - 0% Anleihezins-Zuschlag - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Rhode Island | $29,800/$31,300 | 0,89–9,49% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Neue Arbeitgeber: Tarif G (0,89%) - 0,21% Steuer für Beschäftigungsförderung (Job Dev. Fund) - Höherer Lohnbasiswert ($31,300) für Arbeitgeber mit Höchstsatz - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| South Carolina | $14,000 | 0–5,4% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Zinssatz für neue Arbeitgeber: 0,29% - 0,06% Notfall-Zuschlag (0,00% Solvenz) - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| South Dakota | $15,000 | 0–8,8% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Neue Arbeitgeber: Tarif C (1,2% allgemein; 1,0% für Baugewerbe) - 0,02% Verwaltung + 0–0,55% Investitionszuschläge - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Tennessee | $7,000 | 0,01–10,0% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Neue Arbeitgeber: variiert nach NAICS (siehe Tabelle 6) - Keine zusätzlichen Zuschläge - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Texas | $9,000 | 0,25–6,25% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Neue Arbeitgeber: 2,7% (oder Branchenschnitt, falls höher) - 0,10% Ausbildungs-Investitionssteuer - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Utah | $48,900 | 0,2–7,2% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Neue Arbeitgeber: 7,2% (für Baugewerbe); andere Zinssätze nach Branche - Keine zusätzlichen Zuschläge - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Vermont | $14,800 | 0,4–5,4% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Neue Arbeitgeber: Tarif 1 (1,0%) - Keine zusätzlichen Zuschläge - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Virginia | $8,000 | 0,1–6,2% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Neue Arbeitgeber: 2,5% (6,2% für ausländische/ säumige Arbeitgeber) - 0,05% neue Verwaltungsgebühr (2025) - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Washington | $72,800 | 0,27–6,02% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Neue Arbeitgeber: 90% vom Branchendurchschnitt (mind. 1,0%) - 0,03% EAF + 0,03% Solvenzzuschläge - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| West Virginia | $9,500 | 1,5–8,5% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Neue Arbeitgeber: Spalte C-Sätze (2,7%; 8,5% für Baugewerbe) - Keine weiteren Abgaben - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Wisconsin | $14,000 | 0,0–12% (klein); 0,05–12% (groß) | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Neue Arbeitgeber: Tarif D (3,05% klein; 3,25% groß; 2,90%/3,10% für Baugewerbe) - Keine zusätzlichen Zuschläge - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
| Wyoming | $32,400 | 0–8,5% | - Arbeitnehmerbeitrag: keiner - Neue Arbeitgeber: variiert nach Arbeitgeberklasse - 0,0423% Beschäftigungsunterstützungsfonds + 0,0143% Arbeitsmarktausbildungs-Zuschläge - Gemeinnützige Organisationen erstatten |
Einige Bundesstaaten erheben zusätzliche Steuern für Invaliditätsprogramme und Programme für bezahlten Familienurlaub.
Sechs Bundesstaaten betreiben staatliche Invaliditätsversicherungsprogramme (SDI), während weitere 16 Bundesstaaten Programme für bezahlte Familien- und Krankenurlaubsversicherung (PFML) haben oder einführen werden. Hier eine Übersicht:
| Bundesstaat | Programm(e) | Lohnbasis (2025) | Arbeitnehmerbeitragssatz | Arbeitgeberbeitragssatz | Hauptausnahmen | Hinweise |
| Kalifornien | SDI; PFML | Keine (ohne Begrenzung) | 1,20 % (SDI, beinhaltet PFML) | 0 % | – | PFML wird vollständig durch SDI-Abzüge der Arbeitnehmer finanziert. Arbeitgeber beteiligen sich nicht. |
| Connecticut | PFML | $176.100 | 0,50 % | 0 % | – | – |
| Colorado | PFML | $176.100 | 0,45 % (0,90 % wenn <10 Beschäftigte) | 0,45 % (0 % wenn <10 Beschäftigte) | <10 Beschäftigte (kein Arbeitgeberanteil) | – |
| Delaware | PFML (ab Jan 2025) | $176.100 | 0,40 % (medizinisch), 0,08 % (Familie), 0,32 % (Elternzeit) | 0,40 % (med), 0,08 % (fam), 0,32 % (Eltern) [50 % Steuervergünstigung] | <10 befreit; 10–24 zahlen nur Elternzeit | Beiträge beginnen im Jan 2025. Arbeitgeber können 50 % ihres Anteils abziehen. |
| District of Columbia | PFML | Keine Begrenzung (alle Löhne) | 0 % | 0,75 % (bis 30. Juni 2025) | – | – |
| Hawaii | SDI | $1.441,72 (wöchentlicher Höchstbetrag) | 50 % der Kosten (≤0,50 % der Löhne; max. $7,21/Woche) | 50 % der Kosten | – | Arbeitnehmer zahlen bis zu $7,21/Woche; der Arbeitgeber übernimmt die Restkosten. |
| Maine | PFML | $176.100 | 0,50 % | 0,50 % (0 % wenn <15 Beschäftigte) | <15 Beschäftigte (kein Arbeitgeberanteil) | – |
| Maryland | PFML (ab Juli 2025) | $176.100 | 0,45 % | 0,45 % (0 % wenn <15 Beschäftigte) | <15 Beschäftigte (kein Arbeitgeberanteil) | – |
| Massachusetts | PFML | $176.100 | 0,18 % (Familie), 0,28 % (medizinisch) | 42 % des medizinischen Anteils (wenn ≥25 Beschäftigte) | <25 Beschäftigte (kein Arbeitgeberanteil) | Arbeitgeber können bis zu 42 % der Versicherung für Krankheitsurlaub zahlen (Familienurlaub ist nicht verpflichtend für Arbeitgeber). |
| Minnesota | PFML (ab Jan 2026) | Sozialversicherungsgrenze (2025: $160.200; geringere Basis bei <30 Beschäftigten) | Mitarbeitende: bis zu 0,35 % (med + fam), 0,20 % (nur med), 0,15 % (nur fam) | Arbeitgeber gleicht aus (50/50-Teilung) | – | – |
| New Hampshire | PFML (freiwillig) | – | – | – | Optionale Teilnahme (private Absicherung) | Arbeitgeber erhalten einen Steuerabzug von 50 % für freiwillige Beiträge. Keine Pflichtbeiträge. |
| New Jersey | SDI; PFML | SDI: $42.300; PFML: $161.400 | SDI: 0 %; PFML: 0,09 % | SDI: ~0,5 % (neue Arbeitgeber 0,5 %; andere 0,1–0,75 % je nach Erfahrung); PFML: 0 % | – | Das SDI-Programm in NJ (TDB) beinhaltet die Deckung des Familienurlaubs. |
| New York | SDI; PFML | SDI: $43.300; PFML: $165.400 | SDI: 0,23 %; PFML: 0,33 % | SDI: ~0,5 % (neue Arbeitgeber 0,5 %, andere 0,10–0,75 % erfahrungsbasiert); PFML: 0 % | – | Die Invaliditätsversicherung in NY beinhaltet bezahlten Familienurlaub. |
| Oregon | PFML | $176.100 | 0,60 % (1,00 % wenn <25 Beschäftigte) | 0,40 % (0 % wenn <25 Beschäftigte) | <25 Beschäftigte (kein Arbeitgeberanteil) | – |
| Rhode Island | SDI; PFML | SDI: $89.200 | 1,30 % (SDI, beinhaltet PFML) | 0 % | – | PFML-Beiträge sind im 1,3 %-SDI-Satz enthalten. |
| Vermont | PFML (freiwillig) | – | – | – | Optionale Teilnahme (private Absicherung) | – |
| Washington | PFML; LTC | PFML: $176.100; LTC: – | PFML: 0,66 % (0,92 % bei <50 Beschäftigte); LTC: 0,58 % | PFML: 0,26 % (0 % wenn <50); LTC: 0 % | <50 Beschäftigte (kein Arbeitgeberanteil PFML) | Washington ist der einzige Bundesstaat mit LTC (Arbeitnehmer können abwählen); PFML-Aufteilung bei 50 Beschäftigten. |
Zusätzliche lokale oder kommunale Steuern
In einigen Regionen, wie New York City und San Francisco, können lokale Lohnsteuern fällig werden. Dazu gehören lokale Einkommensteuern, Beschäftigungssteuern sowie Abgaben für Schulbezirke.
Internationale Lohnsteuern (wenn Sie außerhalb der USA einstellen)
Wenn Sie Mitarbeitende international einstellen, unterliegen Sie häufig den Steuergesetzen des jeweiligen Landes, nicht nur den US-Bestimmungen.
Zum Beispiel müssen Arbeitgeber in Kanada den CPP (Canada Pension Plan), EI (Employment Insurance) und die Einkommenssteuerabführung übernehmen.
Da sich diese Vorschriften und Regelungen erheblich unterscheiden, ist es ratsam, einen globalen Payroll-Dienstleister oder EOR (Employer of Record) zu nutzen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.
Lohnsteuern vs. Einkommenssteuer
Es ist leicht, Lohnsteuern und Einkommenssteuer in denselben Topf zu werfen, da beide bei der Lohnabrechnung vom Gehalt der Beschäftigten einbehalten werden. Tatsächlich erfüllen sie jedoch sehr unterschiedliche Aufgaben.
Die Einkommenssteuerabzugsbeträge beziehen sich auf den Betrag, den Sie basierend auf Verdienst, Steuerklasse und der W-4-Auswahl Ihrer Mitarbeitenden vom Lohn abziehen.
Dieses Geld geht an die Bundesregierung, um allgemeine Programme wie Verteidigung, Bildung und Infrastruktur zu finanzieren.
Lohnsteuern dagegen werden hauptsächlich zur Finanzierung spezifischer Sozialversicherungsprogramme wie Sozialversicherung (Social Security), Medicare, Arbeitslosenversicherung und in einigen Bundesstaaten bezahlten Familienurlaubs oder Erwerbsunfähigkeitsversicherung verwendet.
Wie bereits zuvor erläutert, werden Lohnsteuern häufig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt, mit festen Beitragssätzen und Bemessungsgrenzen.
Obwohl beide Steuerarten im Rahmen von Lohnläufen verarbeitet und auf derselben Gehaltsabrechnung ausgewiesen werden, unterscheiden sie sich grundlegend in Funktionsweise, Finanzierungsstruktur und Verwendungszweck.
So berechnen Sie Lohnsteuern (mit Beispielen)
Die Berechnung der Lohnsteuern umfasst mehrere Komponenten, wie Bruttolohn, Abzüge, Bundesabzug, FICA- und Bundesstaats-/Kommunalsteuern.
Jeder Schritt erfordert die sorgfältige Anwendung der jeweils aktuellen Vorschriften und Tabellen, die sich jährlich ändern können.
Für 2025 zum Beispiel hat der IRS den Standardabzug für Einzelveranlagte auf $15.000 festgelegt (im Vergleich zu $14.600 im Jahr 2024) und alle Steuersätze aktualisiert.
In der Praxis berechnen Sie jeden Gehaltsscheck, indem Sie diese Schritte der Reihe nach durchgehen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie vorgehen können:
- Schritt 1. Berechnen Sie den Bruttolohn. Dazu gehören Löhne, Gehälter, Boni, Provisionen und alle anderen steuerpflichtigen Vergütungen.
- Für Stundenlohnempfänger: gearbeitete Stunden x Stundensatz. Überstunden über 40 Stunden/Woche werden mit dem 1,5-fachen Satz vergütet.
- Für Gehaltsempfänger: Jahresgehalt ÷ Anzahl der Zahlungszeiträume.
- Schritt 2. Ziehen Sie alle Beitragszahlungen vor Steuern vom Bruttolohn ab, um das steuerpflichtige Einkommen zu berechnen. Häufige Abzüge sind Beiträge zu Altersvorsorgeplänen (401(k), 403(b)), Krankenversicherungsprämien, HSA/FSA-Beiträge und bestimmte Fahrtkostenzuschüsse.
- Schritt 3. Führen Sie die Bundes-Einkommensteuer ab. Hierfür verwenden Sie die Informationen aus dem W-4-Formular des Mitarbeiters sowie das steuerpflichtige Einkommen (nach Abzug der Beitragsleistungen). Wenden Sie den jährlichen Standardabzug an (2025: $15.000 bei Einzelveranlagung, $30.000 bei gemeinsamer Veranlagung). Ziehen Sie den Standardabzug ab und berechnen Sie mit den Bundessteuertabellen 2025 die Steuer auf das jährliche steuerpflichtige Einkommen. Teilen Sie die Jahressumme durch die Anzahl der Zahlungszeiträume, um die Steuer pro Gehaltsscheck zu berechnen.
- Schritt 4. Berechnen Sie die FICA- und FUTA-Steuern wie oben beschrieben.
- Schritt 5. Berechnen Sie alle staatlichen oder lokalen Einkommenssteuern sowie SUTA-Steuern, die Sie einbehalten müssen.
- Schritt 6. Berechnen Sie die staatlichen SDI/PFML-Steuern, soweit zutreffend. Siehe die Tabelle oben.
- Schritt 7. Führen Sie die Steuern ab, überweisen Sie sie an das IRS, gleichen Sie die Arbeitgeberanteile aus und reichen Sie die korrekten Formulare ein.
Nehmen wir zum Beispiel Jamie, einen Marketingmanager in Kalifornien, der $100.000/Jahr verdient und monatlich bezahlt wird. Er zahlt $500/Monat in einen 401(k), was nicht der Bundes- oder Landes-Einkommensteuer unterliegt, aber trotzdem als Lohn für die Sozialversicherung, Medicare und FUTA besteuert wird.
Bruttoeinkommen pro Zahlungszeitraum: 100.000/12 = $8.333,33
Steuerpflichtige Bemessungsgrundlage: $8.333,33 - $500 = $7.833,33/Monat
Bundeseinkommensteuerabzug: Laut IRS Publication 15-T (2025) fällt ein Einzelveranlagter mit $7.833,33/Monat in die 22%-Stufe. Die Monatstabelle gibt an, dass $464,92/Monat zzgl. 22 % des Betrags über $5.290 einzubehalten sind.
Das ergibt eine einbehaltene Steuer von $464,92 + 22 % von (7.833,33 - 5.290), das entspricht $1.024,41/Monat. (Der Standardabzug von $15.000 ist bereits in den Schwellenwerten der Tabelle berücksichtigt und muss daher nicht separat abgezogen werden.)
FICA-Steuern: Sozialversicherung beträgt 6,2 % auf das Bruttogehalt von $8.333,33, also $516,67, und Medicare beträgt 1,45 % auf das Bruttogehalt, das ergibt $120,83/Monat.
FUTA: Es sind 6 % auf $7.000. Da Sie pünktlich staatliche Arbeitslosenversicherungen abführen, liegt Ihr effektiver FUTA-Satz nur bei 0,6 %, was $42/Jahr oder $3,5/Monat entspricht.
California SUTA: Neue Arbeitgeber in Kalifornien zahlen 3,4 % auf die ersten $7.000. Das ergibt $238/Jahr oder rund $19,83 monatlich an SUTA-Steuern auf das Gehalt des Mitarbeiters.
California State Income Tax: Für Einzelveranlagte gilt der Steuersatz von 9,3 % auf das steuerpflichtige Einkommen über $70.606. Nach dem kalifornischen Standardabzug von $5.540 (und $6.000 401(k)) beträgt das jährliche steuerpflichtige Einkommen etwa $88.460. Die Berechnung der Steuer auf $88.460 ergibt rund $4.769/Jahr oder $397,42/Monat für die einzubehaltende Landessteuer.
California SDI/PFML: Kalifornien erhebt 1,2 % Steuerabzug auf alle Löhne (ohne Grenze). Bei $8.333,33 monatlichem Gehalt ergibt das einen SDI/PFL-Abzug von $100,00 pro Monat.
Daher ergibt sich folgender Ablauf für die monatliche Lohnabrechnung:
| Abzüge (Arbeitnehmer) | Betrag |
| Bundeseinkommensteuer | $1,024.41 |
| Sozialversicherungssteuer (6,2%) | $516.67 |
| Medicare-Steuer (1,45%) | $120.83 |
| Kalifornische Einkommensteuer (ungefähr) | $397.42 |
| Kalifornische SDI/PFL (1,2%) | $100.00 |
| 401(k)-Beitrag (vor Steuern) | $500.00 |
| Gesamtabzüge Arbeitnehmer | $2,659.33 |
| Nettogehalt | $5,674.00 |
| Arbeitgebersteuer | Betrag |
| Sozialversicherungsanteil Arbeitgeber (6,2%) | $516.67 |
| Medicare-Anteil Arbeitgeber (1,45%) | $120.83 |
| Bundesarbeitslosenversicherung (FUTA, 0,6% netto) | $3.50 |
| Kalifornische Arbeitslosenversicherung (SUTA, 3,4%) | $19.83 |
| Gesamte Arbeitgebersteuern | $660.83 |
Wie Sie sehen können, ist das eine Menge manuelle Rechnerei – und das nur für einen Mitarbeiter. Deshalb wird immer empfohlen, automatisierte Lohnabrechnungssysteme zu nutzen, die alle Berechnungen für Sie übernehmen, um einen reibungslosen und stressfreien Ablauf zu gewährleisten.
Andrew Lokenauth, Interim-CFO und Finanzexperte, stimmt dem zu:
„Nachdem ich jährlich mehr als $10M an Gehältern abgewickelt habe, habe ich ein narrensicheres System entwickelt. Zuerst das Bruttogehalt berechnen. Dann alle Abzüge vor Steuern wie Krankenversicherung und 401k abziehen.
Im nächsten Schritt aktuelle Steuersätze anwenden – inzwischen verwende ich spezialisierte Software, aber anfangs nutzte ich Tabellenkalkulationen (großer Fehler). Ein Industriekunde sparte jährlich über $50K, als mir auffiel, dass unnötig FICA auf ausgenommene Leistungen berechnet wurde.
Praxis-Tipp: Nutzen Sie Lohnsoftware oder den IRS-Abzugsrechner. Manuelle Rechnerei ist ein Fehler.“
Unverzichtbare Lohnsteuerformulare und ihre Funktionen
Neben der Steuer müssen auch die richtigen Formulare fristgerecht bei den zuständigen Behörden eingereicht werden. Hier eine Übersicht der wichtigsten Formulare, die jeder Arbeitgeber kennen sollte, wofür sie dienen und wann sie einzureichen sind.
1. Formular W-2: Lohn- und Steuerbescheinigung
Zweck: Meldet gezahlte Löhne und einbehaltene Steuern je Arbeitnehmer.
Empfänger: Arbeitnehmer, Sozialversicherungsbehörde (SSA) und manchmal staatliche Steuerbehörden.
Fälligkeit:
- An Arbeitnehmer: Bis zum 31. Januar
- An SSA (Papier oder elektronisch): Bis 31. Januar
Wenn Sie verspätet oder fehlerhaft einreichen, kann die Strafe bis zu $310 pro Formular betragen, abhängig davon, wie spät Sie sind.
2. Formular W-3: Übermittlung der Lohn- und Steuerbescheinigungen
Zweck: Zusammenfassendes Formular, das alle eingereichten W-2 an die SSA auflistet.
Empfänger: SSA (nur bei Einreichung von Papier-W-2).
Fälligkeit: Bis 31. Januar, wie die W-2-Formulare.
3. Formular 941: Vierteljährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers
Zweck: Meldet einbehaltene Bundeseinkommensteuer sowie Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern (FICA).
Empfänger: IRS
Fälligkeit:
- Vierteljährlich: 30. April, 31. Juli, 31. Oktober, 31. Januar
- Auch wenn im Quartal keine Gehälter gezahlt wurden, muss das Formular eingereicht werden (sofern Sie keine endgültige Erklärung abgegeben haben).
Als saisonaler Arbeitgeber oder bei seltenen Einstellungen können Sie dies im Formular angeben, um unnötige IRS-Benachrichtigungen zu vermeiden.
4. Formular 940: Jährliche Bundessteuererklärung zur Arbeitslosenversicherung (FUTA) des Arbeitgebers
Zweck: Meldet und entrichtet die FUTA-Steuer, die bundesweite Arbeitslosenhilfe finanziert.
Empfänger: IRS
Fälligkeit: Jährlich: Bis 31. Januar
- Sie können die FUTA-Steuer vierteljährlich einzahlen, aber das Formular nur einmal pro Jahr einreichen.
- Beträgt Ihre jährliche FUTA-Steuer mehr als $500, muss sie vierteljährlich eingezahlt werden.
5. Formular W-4: Freistellungsbescheinigung des Arbeitnehmers
Wozu dient das Formular: Wird von Mitarbeitenden verwendet, um die Höhe der bundesstaatlichen Einkommenssteuerabzüge festzulegen.
Wer erhält es: Arbeitgeber bewahren es in den Unterlagen auf (wird nur auf spezielle Anforderung an das Finanzamt gesendet).
Fällig: Bei Einstellung und immer dann, wenn der Mitarbeitende es aktualisiert.
Tipp: Für jede angestellte Person muss ein W-4 im System vorliegen. Wird keines eingereicht, müssen Sie Steuern so einbehalten, als ob die Person ledig wäre und keine Anpassungen vorgenommen hat.
6. Staatliche Lohnsteuerformulare
Wozu sie dienen: Variiert je nach Bundesstaat. Kann Formulare zum Einbehalt der Einkommenssteuer, zur Arbeitslosenversicherung oder für Invaliditätsprogramme umfassen (z. B. Kalifornien DE 9/DE 9C für UI- und SDI-Meldungen).
Fällig: In der Regel vierteljährlich oder jährlich, abhängig von den Vorgaben des Bundesstaates.
Tipp: Nutzen Sie das Arbeitgeberportal Ihres Bundesstaates oder arbeiten Sie mit einem Lohnabrechnungsdienstleister, der die Mehrstaaten-Compliance übernimmt.
7. Formular 1099-NEC (falls Sie Auftragnehmer beschäftigen)
Wozu dient es: Meldet Zahlungen ab $600, die an selbstständige Auftragnehmer geleistet wurden.
Fällig:
- An Auftragnehmer: Bis 31. Januar
- An das Finanzamt: Bis 31. Januar (als Papier oder e-filing)
Was tun, wenn Sie mit Ihren Lohnsteuern im Rückstand sind
Mit Lohnsteuerzahlungen in Rückstand zu geraten ist nicht ungewöhnlich, kann aber schnell ernst werden. Ob es nun an Liquiditätsproblemen oder einem Versehen liegt – das Schlimmste, was Sie tun können, ist, es zu ignorieren.
Das Finanzamt geht nicht nur gegen Ihr Unternehmen vor; in manchen Fällen haften Sie auch persönlich.
Was sollten Sie also tun?
1. Reichen Sie alles ein, auch wenn Sie noch nicht zahlen können.
Warten Sie nicht. Priorität hat, alle fehlenden Rückmeldungen abzugeben. Auch wenn Sie derzeit nicht zahlen können, zeigen Sie durch die Abgabe guten Willen und halten Strafgebühren gering.
Lokenauth hat dieses Problem bereits erlebt und sagt dazu:
„Das ist für mich ein sehr persönliches Thema. In meinen frühen Beratungsjahren habe ich einen Kunden übernommen, der seit 6 Monaten keine Lohnsteuern gezahlt hatte: etwa $175.000 im Rückstand.
Das Wichtigste: Sofort alle fehlenden Erklärungen einreichen, auch ohne Zahlung. Danach das Finanzamt kontaktieren, um einen Ratenzahlungsplan zu vereinbaren. Die sind ziemlich entgegenkommend, wenn man proaktiv ist. Wir konnten eine 24-monatige Zahlung mit minimalen Strafen vereinbaren.”
2. Aktuell bleiben, dann Rückstände aufholen
Machen Sie nicht wieder denselben Fehler, während Sie den alten gerade ausbügeln. Das Finanzamt erwartet, dass Sie Ihre aktuellen Lohnsteuerbeiträge pünktlich leisten – auch wenn Sie Rückstände abbezahlen.
Raoul P.E. Schweicher, geschäftsführender Partner bei MSadvisory, hat mehr als 8 Jahre Erfahrung im Lohnmanagement. Er sagt:
„Leisten Sie Ihre aktuellen Einzahlungen pünktlich, damit Sie sich nicht weiter in Schwierigkeiten bringen. Die Struktur der Strafgebühren wird schnell problematisch: 2 % für 1–5 Tage zu spät, steigt auf 5 % nach 6 Tagen und 10 % nach 15 Tagen. Übersehen Sie eine Mitteilung des Finanzamts um 10 Tage, stehen Sie schon bei 15 %.“
3. Einen Zahlungsplan vereinbaren
Wenn Sie offen damit umgehen, erlaubt das Finanzamt häufig eine 24-monatige Ratenzahlungsvereinbarung für Lohnsteuerschulden.
Dadurch entfallen zwar keine Strafen oder Zinsen, aber Sie gewinnen Zeit und sind vor Vollstreckungsmaßnahmen wie Pfändungen oder Grundschuld gesichert.
Schweicher ergänzt:
„Zahlungspläne sind hilfreich, wenn Sie nicht alles auf einmal zahlen können – das Finanzamt will lieber Geld bekommen als Sie verfolgen. Für geschäftliche Lohnsteuern gibt es meist 24 Monate. Eine erstmalige Strafmilderung ist oft möglich, wenn Sie bisher keine Probleme hatten.“
4. Kennen Sie die Risiken, wenn Sie nicht reagieren
Bleiben Lohnsteuern zu lange unbezahlt, kann das Finanzamt die Trust Fund Recovery Penalty verhängen – 100 % des offenen Betrages, der persönlich gegen Eigentümer, Geschäftsleiter oder jede Person erhoben wird, die „vorsätzlich“ ihrer Zahlungspflicht nicht nachgekommen ist.
5. Frühzeitig professionelle Hilfe holen
Fachanwälte für Steuerrecht und Spezialisten für die Lösung von Lohnsteuerproblemen kennen das System genau und können oft bessere Konditionen aushandeln, Strafen reduzieren oder sogar eine erstmalige Strafmilderung erreichen. Warten Sie nicht, bis es außer Kontrolle gerät.
Häufige Fehler bei Lohnsteuern, die Sie vermeiden sollten
Schon wenige Fehlgriffe können zu erheblichen Problemen führen. Darauf sollten Sie achten:
- Verspätete Zahlungen. Pünktlichkeit ist entscheidend. Verspätete Zahlungen werden mit Gebühren belegt, die umso höher ausfallen, je länger die Zahlung überfällig ist.
- Falsche Einstufung von Mitarbeitenden. Freelancer oder Vollzeitkraft? Die Einstufung beeinflusst die Steuerklasse Ihrer Mitarbeitenden, daher ist hier besondere Sorgfalt geboten. Laut Lokenauth: „Im letzten März wäre einer meiner Startup-Kunden beinahe mit einer Strafe von 25.000 $ belegt worden, weil sie Auftragnehmer als Mitarbeitende eingestuft hatten. Tatsächlich sind Einstufungsfehler sehr häufig – ich sehe sie bei etwa 30 % meiner neuen Kundschaft.“
- Verwendung veralteter Steuersätze und Tabellen. Wenn Sie mit veralteten Steuersätzen, Tabellen oder Formularen arbeiten, können Gehaltssteuern falsch berechnet werden. Verwenden Sie deshalb immer die aktuellen Sätze und Tabellen, die vom IRS bereitgestellt werden, um die Richtigkeit zu gewährleisten.
- Nichtbeachtung steuerpflichtiger Vorteile. Wenn Sie steuerpflichtige Zusatzleistungen wie Boni, Provisionen oder geldwerte Sachleistungen nicht in die Lohnabrechnung einbeziehen, kann es zu einer Untererfassung der Einnahmen und zu einer zu geringen Steuerabführung kommen.
- Übersehene Lohnsteuerfreibeträge der Mitarbeitenden. Wenn Änderungen in Bezug auf Lohnsteuerfreibeträge (im Wesentlichen Ausnahmen) oder Änderungen beim Familienstand auf dem Formular W-4 nicht berücksichtigt werden, kann das zu falschen Beträgen beim Einbehalt der Bundessteuern führen.
- Fehlerhafte Berechnung von Überstundenvergütung. Die fehlerhafte Berechnung von Überstundensätzen für nicht ausgenommene Mitarbeitende kann zu einer Unterzahlung von Löhnen und Lohnsteuer führen. Beachten Sie die bundesweiten und staatlichen Regelungen zu Überstunden und berechnen Sie Überstundenlöhne korrekt.
- Fehlerhafte Bearbeitung von Steuerformularen für Auftragnehmende: Wenn Formulare wie Formular 1096 und Formular 1099 für US-amerikanische Auftragnehmende nicht korrekt gehandhabt werden, kann es zu Verstößen und Strafen führen. Achten Sie darauf, dass diese Formulare korrekt und rechtzeitig eingereicht werden.
Die Vermeidung typischer Fehler bei der Lohnsteuer ist entscheidend, um rechtliche Probleme zu vermeiden. Tools wie ausgereifte Steuersoftware helfen dabei, die Einhaltung der Vorschriften und die Genauigkeit im Lohnprozess sicherzustellen.
Die Wichtigkeit von Sorgfalt
Die Verwaltung von Lohnsteuern ist eine große Verantwortung für Arbeitgeber. Aufgrund möglicher rechtlicher und finanzieller Konsequenzen ist es unerlässlich, diese Aufgabe sorgfältig und korrekt zu erfüllen.
Wer die Bestandteile versteht, weiß, welche Kosten vom Unternehmen abgesetzt werden können, die richtigen Tools nutzt und informiert bleibt, kann sicherstellen, dass das Unternehmen gesetzeskonform und finanziell gesund bleibt.
Weitere praktische Ressourcen, die Ihnen helfen, einen reibungslosen Lohnabrechnungsprozess zu gewährleisten:
- Lohn- und Gehaltsvorteile: Ein umfassender Leitfaden
- Lohnabzüge verständlich erklärt: Tipps für Einsteigende und Profis
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