Lohnkosten: Aufschlüsselung und Spartipps für 2026
Lohnkosten beziehen sich auf alle Ausgaben, die mit der Vergütung der Menschen, die für Ihr Unternehmen arbeiten, verbunden sind – einschließlich dessen, was Sie ihnen zahlen und was es kostet, sie zu bezahlen.
Die meisten Unternehmen geben bis zu 30 % ihres Umsatzes für Lohnkosten aus, was diesen Posten zur größten Einzelaufwendung in den meisten Firmen macht.
Hier erfahren Sie alles, was Sie über Lohnkosten wissen müssen, sowie fünf konkrete Empfehlungen, um unnötige Ausgaben zu reduzieren (z. B. durch die Einführung von Lohnabrechnungssoftware oder das Outsourcing dieser Funktion).
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Welche Arten von Lohnkosten gibt es?
Lohnkosten werden in direkte und indirekte Kosten unterteilt und unterscheiden sich bei festangestellten Mitarbeitern, Auftragnehmern und Stundenlöhnern.
Nachfolgend ein genauerer Blick auf die jeweiligen Kosten, auf die Sie stoßen werden.
Direkte Lohnkosten
Direkte Lohnkosten beziehen sich auf die finanzielle Vergütung und zusätzliche Leistungen, die Sie Ihren Mitarbeitenden direkt gewähren. Diese machen den größten Anteil Ihrer Lohnkosten aus.
Direkte Lohnkosten umfassen:
Gehälter
Gehälter sind fortlaufende, feste Beträge, die Sie Beschäftigten unabhängig von der gearbeiteten Stundenzahl zahlen. Gehälter werden in regelmäßigen Abständen (z. B. alle zwei Wochen) gezahlt.
Stundenlöhne
Stundenlöhne sind variable Beträge, die auf Grundlage der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden gezahlt werden. Der Stundensatz an sich ist meist ein fester Wert und wird regelmäßig ausbezahlt.
Vergütung externer Dienstleister
Zahlungen an Auftragnehmer sind Beträge, die an Nicht-Angestellte (z. B. Freiberufler oder Agenturen) zur Erfüllung eines vertraglichen Auftrags für Ihr Unternehmen geleistet werden. Beispielsweise eine Zahlung für ausgelagerte Buchhaltungshilfe durch einen freien Buchhalter.
Leistungen
Leistungen beziehen sich auf nicht-monetäre Angebote für Ihre Mitarbeiter, wie z. B. Krankenversicherung, bezahlter Urlaub und Gesundheitsprogramme. Manche Arten von Mitarbeitervorteilen sind gesetzlich vorgeschrieben, andere helfen dabei, Talente zu gewinnen und zu halten.
Boni
Boni sind zusätzliche finanzielle Vergütungen, die Mitarbeitenden über das vertraglich geschuldete und erwartete Maß hinaus gewährt werden. Die Zahlung eines Bonus liegt ganz im Ermessen des Arbeitgebers. Dies ist in der Regel eine Form von leistungsbasierter Vergütung.
Indirekte Lohnkosten
Indirekte Lohnkosten beziehen sich auf die zusätzlichen Ausgaben, die Ihnen durch das Beschäftigen von Mitarbeitenden entstehen – diese gehen nicht direkt an die Arbeitnehmer selbst.
Indirekte Lohnkosten umfassen:
Lohn- und Gehaltssteuern
Lohn- und Gehaltssteuern sind der Prozentsatz des Arbeitsentgelts Ihrer Mitarbeitenden, den Sie an den Staat abführen müssen, wobei nationale und bundesstaatliche Vorschriften gelten.
Verwaltungskosten
Verwaltungskosten umfassen vielfältige Aufwendungen rund um die Lohnabrechnung, Zahlungsabwicklung, Sicherstellung der Lohngleichheit und das Bereitstellen von Zusatzleistungen für Ihre Mitarbeitenden.
Darunter fallen die Kosten für die Abwicklung der Lohnzahlungen, Steuererklärungen, direkte Überweisungen und sogar Ausgaben für Gehaltsschecks auf Papier (falls Sie zu den 3,6 % der Unternehmen gehören, die das heute noch tun).
Was kosten Lohnabrechnungsdienste?
Die Kosten für Lohnabrechnungssoftware und -dienste können stark variieren, je nach verschiedenen Faktoren wie Unternehmensgröße, Anzahl der Beschäftigten, benötigten Funktionen und ob der Service national oder international ist.
Kleine Unternehmen
In den USA kann ein kleines Unternehmen mit 25 Mitarbeitern monatlich zwischen $6 und $12 pro Mitarbeiter für Lohnabrechnungsdienste einplanen.
Die meisten Anbieter berechnen eine monatliche Grundgebühr zwischen $20 und $180, dazu Mitarbeitenden-Gebühren von $4 bis $20 pro Monat.
Beispielsweise kann ein Unternehmen eine Grundgebühr von $60 plus $10 pro Mitarbeiter zahlen, was insgesamt $310 pro Monat ergibt. Erweiterte Funktionen wie die Verwaltung von Zusatzleistungen, Zeiterfassung oder Steuererklärung können zusätzliche Kosten verursachen, insbesondere bei komplexen Anforderungen oder wenn das Unternehmen in mehreren Bundesstaaten tätig ist.
Manche Lohnabrechnungsdienste, wie Gusto, erlauben neuen Unternehmen, die Lohnabrechnung zunächst kostenlos einzurichten und erst mit Beginn der echten Abwicklung auf ein kostenpflichtiges Modell umzusteigen.
Größere Unternehmen
Ein mittelgroßes bis großes Unternehmen mit 100 bis 500 Beschäftigten kann mit monatlichen Kosten von 5 bis 15 $ pro Mitarbeiter für Lohnabrechnungsdienste rechnen.
Die meisten Anbieter berechnen zusätzlich eine monatliche Grundgebühr zwischen 100 $ und 1.000 $, abhängig von der Komplexität der Lohnabrechnung, der Anzahl der Standorte, den Compliance-Anforderungen und Zusatzfunktionen wie Zeiterfassung oder Verwaltung von Sozialleistungen.
So könnte ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitern beispielsweise eine Grundgebühr von 250 $ plus 10 $ pro Mitarbeiter zahlen, was 2.250 $ pro Monat ergibt. Unternehmen mit Standorten in mehreren Bundesstaaten oder Ländern müssen oft zusätzliche Gebühren für Steuererklärungen, Compliance oder die Integration mit Drittsystemen zahlen.
Einige auf Unternehmen ausgerichtete Lohnabrechnungsplattformen wie ADP Workforce Now oder Paychex Flex bieten individuelle Preisgestaltung, umfangreiche Integrationen und optionale HR-Module.
Andere, wie Papaya Global oder Deel, unterstützen internationale Lohnabrechnung ab etwa 20 bis 100+ $ pro Mitarbeiter weltweit, je nach Land und benötigten Leistungen.
Kostenlose Lohnabrechnungsdienste
Kleine Unternehmen mit nur wenigen Beschäftigten, oder solche, die bereit sind, Teile des Lohnabrechnungsprozesses manuell zu übernehmen, können kostenlose Lohnabrechnungstools ausprobieren.
Solche Plattformen ermöglichen es oft, Bundes- und Landessteuerabzüge zu berechnen, Gehaltsabrechnungen zu erstellen und Zahlungen per Scheck oder per direkter Einzahlung durchzuführen.
Viele Gratisangebote haben jedoch Einschränkungen. Beispielsweise unterstützt Payroll4Free bis zu 10 Mitarbeiter kostenlos (allerdings werden Gebühren für Steuerabwicklung oder direkte Überweisungen über deren Bank erhoben).
Andererseits bietet HR.my, eine cloudbasierte Open-Source-Plattform, kostenlose Lohnabrechnungs- und HR-Tools ohne Begrenzung der Mitarbeiteranzahl an.
Als Gegenleistung für die Nutzung kostenloser Lösungen gibt es jedoch häufig eingeschränkten Kundensupport, minimale Automatisierung und manuelle Steuererklärungen.
Ausgelagerte Lohnabrechnungsdienste (PEOs oder EORs)
Für kleine und mittelständische Unternehmen, die umfassende HR- und Lohnabrechnungslösungen suchen, kann die Zusammenarbeit mit einer Professional Employer Organization (PEO) oder einem Employer of Record (EOR) eine effiziente und skalierbare Option sein.
Beide Modelle bieten ausgelagerte HR-Unterstützung, einschließlich Lohnabrechnung, Steuerkonformität, Verwaltung von Sozialleistungen und Mitarbeiter-Onboarding – sie erfüllen jedoch unterschiedliche Anforderungen.
Eine PEO geht eine Mit-Arbeitgeber-Beziehung ein, bei der das Unternehmen die tägliche Kontrolle behält, während die PEO die HR- und Compliance-Aufgaben übernimmt.
Im Gegensatz dazu wird ein EOR zum rechtlichen Arbeitgeber Ihrer Mitarbeitenden, was es zur idealen Lösung für Einstellungen in neuen Bundesstaaten oder Ländern macht, ohne dort eine Niederlassung gründen zu müssen. Das ist besonders nützlich für globale Expansion, Remote-Teams oder schnelles Einstellen in unbekannten Rechtssystemen.
PEOs wie Justworks, TriNet und ADP TotalSource kosten in der Regel 150–200+ $ pro Mitarbeiter pro
Monat, während EOR-Plattformen wie Deel, Remote und Papaya Global 200–1.000+ $ pro Mitarbeiter je nach Land und angebotenen Leistungen berechnen.
Beide Modelle bieten erhebliche administrative Entlastung und Compliance-Unterstützung, bringen jedoch höhere Kosten, geringere Flexibilität bei der Wahl der Leistungserbringer und bei PEOs eine geteilte Haftung für bestimmte rechtliche Belange mit sich.
Trotzdem bieten PEOs und EORs wachsenden Unternehmen – insbesondere solchen, die sich in komplexen regulatorischen Umfeldern bewegen – einen hochwertigen Weg, HR- und Lohnabrechnungsfunktionen sicher und risikoreduziert zu skalieren.
Faktoren, die die Lohnkosten beeinflussen
Eine Reihe von Schlüsselfaktoren beeinflusst die Lohnkosten. Das Verständnis dieser Faktoren kann Ihnen helfen, die kostengünstigste und passendste Lösung für Ihr Unternehmen auszuwählen. Hier ist eine Übersicht der wichtigsten Einflussgrößen:
1. Gesamte Mitarbeitervergütung
- Der wichtigste Bestandteil der Lohnkosten sind die Gehälter, Löhne und andere Vergütungsformen, die an Mitarbeitende gezahlt werden. Höhere Grundgehälter oder Stundensätze führen zu höheren Lohnkosten.
2. Technologie und Lohnabrechnungssysteme
- Die Kosten für Lohnabrechnungssoftware oder Dienstleistungen können die Gesamtkosten der Lohnabrechnung beeinflussen. Investitionen in effiziente Systeme können anfänglich teuer sein, auf lange Sicht jedoch Kosten sparen.
- Einige Anbieter bieten gestaffelte Preisstrukturen oder Mengenrabatte für größere Teams an. Es lohnt sich immer, nach Rabatten zu fragen!
3. Lohnabrechnungshäufigkeit
- Wöchentliche, zweiwöchentliche oder halbmonatliche Lohnläufe können teurer sein als monatliche Abrechnungen.
- Einige Plattformen berechnen pro Lohnlauf, während andere unbegrenzte Lohnläufe anbieten.
4. Funktionsumfang und Servicelevel
- Basisleistungen (Lohnberechnung, Erstellung von Gehaltsabrechnungen) sind günstiger.
- Zusatzleistungen wie Steuererklärung, Verwaltung von Sozialleistungen, Zeiterfassung und Onboarding-Tools erhöhen den Preis.
- Vollservice-Anbieter sind teurer, verringern aber den manuellen Aufwand.
5. Steuerabwicklung und Compliance
- Die Bearbeitung von Steuererklärungen auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene erhöht die Kosten.
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen über mehrere Bundesstaaten oder international steigern die Komplexität – und die Preise.
6. Supportart und Verfügbarkeit
- Dienste mit Live-Support, persönlichem Ansprechpartner oder 24/7-Unterstützung kosten in der Regel mehr als Self-Service- oder reiner E-Mail-Support.
7. Mitarbeiterklassifizierung
- Die Verwaltung von sowohl Angestellten als auch Auftragnehmern kann die Kosten beeinflussen, insbesondere wenn unterschiedliche Abrechnungsformulare (z.B. W-2 vs. 1099) erforderlich sind.
9. Geografische Lage
- Globale Lohnabrechnung oder dezentrale Einstellungen in mehreren Bundesstaaten oder Ländern erfordern eine lokalisierte Compliance und erhöhen sowohl die Grund- als auch die Mitarbeiterkosten.
10. Nutzung von PEO oder EOR
- Wenn Sie die Lohnabrechnung über einen PEO oder EOR auslagern, sollten Sie aufgrund der rechtlichen und administrativen Verantwortlichkeiten, die sie übernehmen, mit deutlich höheren Kosten pro Mitarbeiter rechnen.
11. Anpassung und Berichterstattung
- Erweiterte Funktionen wie benutzerdefinierte Berichte, Analyse-Dashboards oder Prüfpfade sind oft nur in Premium-Tarifen verfügbar.
So sparen Sie Geld bei der Lohnabrechnung
Hier sind effektive Strategien, um bei der Lohnabrechnung Geld zu sparen, ohne auf Genauigkeit oder Compliance zu verzichten:
1. Wählen Sie einen Anbieter, der zu Ihrer Größe und Ihren Anforderungen passt
Vermeiden Sie Überzahlungen für Funktionen, die Sie nicht benötigen, indem Sie bei der Auswahl einer Lohnabrechnungssoftware oder eines Dienstleisters sorgfältig vorgehen. Unser Artikel zur Auswahl von HR-Software ist hierfür ein guter Startpunkt.
2. Services bündeln
Viele Anbieter gewähren Rabatte bei Paketangeboten, die Lohnabrechnung, Sozialleistungen, HR-Tools und Steuererklärungen enthalten. Das Bündeln bei einem Anbieter senkt die Gesamtkosten und macht separate Systeme überflüssig.
3. Lohnläufe begrenzen
Wenn Ihr Anbieter pro Abrechnungslauf abrechnet, können Sie durch eine monatliche Auszahlungsfrequenz die Anzahl und die Kosten der Lohnläufe senken.
4. Self-Service-Funktionen nutzen
Ermutigen Sie Mitarbeitende, Self-Service-Portale für Gehaltsabrechnungen, Aktualisierungen persönlicher Daten und Verwaltung von Direktüberweisungen zu nutzen. Dies verringert den Verwaltungsaufwand und kann bei manchen Anbietern die Kosten senken.
5. Steuern selbst abführen (wenn Sie sich auskennen)
Einige günstige Payroll-Anbieter haben einen Basis-Tarif, bei dem Sie die Lohnabrechnung berechnen, aber die Steuern selbst manuell abführen. Das spart Geld, sofern Sie mit der Einhaltung der Vorgaben vertraut sind.
6. Unnötige Zusatzfunktionen vermeiden
Überprüfen Sie Ihren aktuellen Payroll-Service auf ungenutzte Funktionen (z.B. erweiterte Berichte, zusätzliche Integrationen, Recruiting-Tools) und wechseln Sie auf einen Tarif, der Ihrem tatsächlichen Bedarf entspricht.
7. Verhandeln Sie mit Anbietern
Wenn Sie skalieren oder mehr Mitarbeitende auf die Plattform holen, fragen Sie nach Mengenrabatten oder mehrjährigen Vertragsangeboten. Einige Anbieter sind flexibel, besonders bei Vertragsverlängerungen.
8. Nutzen Sie kostenlose Testphasen oder Gründerangebote
Nutzen Sie kostenlose Testphasen, erlassene Einrichtungsgebühren oder Anreize für neue Unternehmen, wenn Sie den Anbieter wechseln. So können Sie die Werkzeuge testen, bevor Sie sich finanziell binden.
9. Jährliche Überprüfung
Mit dem Wachstum oder der Verkleinerung Ihres Unternehmens ändern sich auch Ihre Lohnanforderungen. Überprüfen Sie Ihren Plan jährlich, damit Sie nicht zu viel bezahlen und wechseln Sie den Anbieter, wenn ein besseres Angebot verfügbar ist.
Wie berechnet man die Lohnkosten?
Gehen Sie wie folgt vor, um die Höhe Ihrer Lohnkosten zu berechnen:
1. Beginnen Sie mit den Bruttolöhnen
Addieren Sie die Gesamtgehälter aller Mitarbeitenden:
- Gehälter
- Stundenlohn × gearbeitete Stunden
- Überstunden
- Prämien, Provisionen, Trinkgelder
Beispiel:
10 Mitarbeitende × $4,000/Monat = $40,000 Bruttolohn
2. Arbeitgeberabgaben hinzurechnen
Berechnen Sie Ihren Anteil an den verpflichtenden Abgaben:
- Sozialversicherung: 6,2 % des Gehalts (bis zur Beitragsbemessungsgrenze)
- Krankenversicherung (Medicare): 1,45 % des gesamten Gehalts
- Bundesarbeitslosenversicherung (FUTA): 0,6 %–6 % auf die ersten $7,000
- Landesarbeitslosenversicherung (SUTA): Je nach Bundesstaat unterschiedlich
Typischer Gesamtbetrag: 8 %–10 % des Bruttolohns
Beispiel:
$40,000 × 9 % = $3,600 Arbeitgeberabgaben
3. Sozialleistungen und Versicherungskosten einbeziehen
Berücksichtigen Sie die Kosten für:
- Kranken-, Zahn- und Sehkraftversicherung
- Beiträge zum Rentenplan (z. B. 401(k)-Matching)
- Leben- oder Invaliditätsversicherung
- Sonderleistungen im Rahmen der Mitarbeitergesundheit
Beispiel:
$400/Mitarbeitende/Monat × 10 Mitarbeitende = $4,000/Monat
4. Berücksichtigen Sie Software- oder Servicegebühren für die Lohnabrechnung
Addieren Sie die monatlichen Kosten Ihres Lohnabrechnungsanbieters:
- Grundgebühr + Gebühr pro Mitarbeitende
Beispiel:
$40 Grundgebühr + ($6 × 10 Mitarbeitende) = $100/Monat
5. Weitere Arbeitgeberkosten hinzufügen
Optionale, aber übliche Posten:
- Rückstellungen für bezahlten Urlaub (PTO)
- Arbeitsunfallversicherung
- Schulung, Onboarding und Unterstützung bei HR-Compliance
- Steuern auf Zusatzleistungen (z. B. Firmenwagen, Prämien)
Endgültige Formel
Gesamtkosten der Lohnabrechnung = Bruttolöhne + Arbeitgeberabgaben + Sozialleistungen + Lohnabrechnungsanbietergebühren + sonstige Arbeitgeberkosten
Beispiel-Gesamtsumme:
- Bruttolöhne: $40,000
- Arbeitgeberabgaben (9 %): $3,600
- Sozialleistungen: $4,000
- Softwaregebühren: $100
Gesamtkosten der Lohnabrechnung = $47,700/Monat
Nächste Schritte für die Lohnabrechnungsverwaltung
Kleine Unternehmensinhaber und Verantwortliche verfügen in der Regel nicht über ausreichend Zeit, sich selbst um die Lohnabrechnung zu kümmern. Durch die Wahl eines guten Lohnabrechnungssystems oder -dienstleisters können Sie Geld sparen und gleichzeitig Ihre Abläufe verbessern.
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