Lohnabrechnungskosten: Wie viel kostet sie im Jahr 2026?
Lohnabrechnungskosten sind die Gesamtausgaben für die Bezahlung Ihrer Mitarbeitenden, einschließlich ihrer Löhne, Gehälter und aller Kosten, die für die Abwicklung dieser Zahlungen anfallen. Sie sind in der Regel der größte Kostenfaktor Ihres Unternehmens und können häufig bis zu 30 % Ihres Umsatzes ausmachen.
In diesem Artikel erläutere ich genau, wie viel die Durchführung der Lohnabrechnung kostet, und stelle neun umsetzbare Strategien vor, mit denen Sie diese Kosten senken können, etwa durch den Einsatz einer Lohnabrechnungssoftware oder die Auslagerung von Lohnabrechnungsaufgaben.
Wie viel kostet die Durchführung der Lohnabrechnung?
Die Kosten für die Durchführung der Lohnabrechnung hängen davon ab, wie Sie sie organisieren: Sie können eine interne Fachkraft für die Lohnabrechnung einstellen, eine Lohnabrechnungssoftware verwenden oder die Lohnabrechnung an einen externen Lohnabrechnungsdienstleister auslagern.
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Mit diesen Kosten können Sie je nach gewählter Methode rechnen:
| Methode | Anfängliche Kosten | Wiederkehrende Kosten |
|---|---|---|
| Interne Fachkraft für die Lohnabrechnung | Kosten für Einstellung, Einarbeitung und Schulung | Jahresgehalt und Zusatzleistungen (in der Regel $60k bis $80 pro Jahr) |
| Lohnabrechnungssoftware | $0 bis $5,000+ für anfängliche Implementierung, Einrichtung, Integrationen und Anpassungen | $20 bis $200 pro Monat für kleine Unternehmen; $500 bis $10,000+ pro Monat für große Unternehmen (einige Anbieter berechnen möglicherweise pro Mitarbeitendem oder pro Lohnabrechnung) |
| Lohnabrechnungsdienst | $0 bis $1,000+ für anfängliche Kosten und Einarbeitung | $150 bis $500 pro Monat für kleine Unternehmen; $2,000 bis $20,000+ pro Monat für große Unternehmen (einige Anbieter berechnen möglicherweise pro Mitarbeitendem oder pro Lohnabrechnung) |
Wie viel kosten Lohnabrechnungssoftware und -dienste?
Vergleichen Sie mit dem folgenden Rechner die Softwarekosten und erhalten Sie einen Eindruck davon, wie die Preise für Lohnabrechnungsdienste speziell für Ihre Organisation aussehen:
Kosten nach Unternehmensgröße
Nutzen Sie diese Tabelle, um zu prüfen, mit welchen Kosten Sie für Lohnabrechnungssoftware und -dienste je nach Größe Ihres Unternehmens rechnen können:
| Unternehmensgröße | Typische Preisspanne | Üblicherweise enthalten | Häufige Anwendungsfälle & Anbieter |
|---|---|---|---|
| Kleines Unternehmen | Software: ~$20 bis $200/Monat Dienst: ~$150 bis $500/Monat | Grundlegende Lohnabrechnung, Direktüberweisung, Steuerberechnungen und -meldungen, Selbstbedienungsportal für Mitarbeitende, Erfassung von Urlaub und bezahlter Freizeit, Berichte, grundlegende Integrationen | Unternehmen mit unkomplizierten Anforderungen. Gusto, QuickBooks Payroll, Patriot |
| Mittelgroßes Unternehmen | Software: ~$200 bis $500+/Monat Dienst: ~$500 bis $2,000+/Monat | Lohnabrechnung, erweiterte Berichte, Integrationen, Werkzeuge zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, mehrere Zahlungspläne, Integration von Zusatzleistungen, Zeiterfassung, dedizierte Unterstützung | Organisationen mit eigenen HR- und Lohnabrechnungsteams oder komplexen Anforderungen. ADP Workforce Now, Paychex Flex, Paylocity |
| Großes Unternehmen | Software: ~$5,000 bis $10,000+/Monat Dienst: ~$2,000 bis $20,000+/Monat | Erweiterte Lohnabrechnung, konfigurierbare Arbeitsabläufe, HRIS-Integrationen, Analysen, Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, mehrere Gesellschaften oder Rechtsgebiete, dedizierte Betreuung | Unternehmen mit komplexen Lohnabrechnungsprozessen, mehreren Standorten oder umfangreichen Integrationsanforderungen. UKG, Dayforce, Workday |
| Konzern | Preise werden in der Regel individuell festgelegt | Lohnabrechnung für Konzerne, komplexe Integrationen, erweiterte Berichte und Analysen, Unterstützung mehrerer Gesellschaften, globale Lohnabrechnung, Management der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, SLAs, dedizierte Teams für Implementierung und Unterstützung | Große, multinationale oder besonders komplexe Organisationen. Dayforce, SAP SuccessFactors, Deel |
So kann das in der Praxis aussehen:
Beispielsweise berechnen Lohnabrechnungsplattformen für kleinere Unternehmen möglicherweise eine Grundgebühr von $60 zuzüglich $10 pro Mitarbeitendem, was insgesamt $310 pro Monat ergibt. Ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden zahlt möglicherweise eine Grundgebühr von $250 zuzüglich $10 pro Mitarbeitendem, was insgesamt $2,250 pro Monat ergibt. Unternehmen, die in mehreren Bundesstaaten oder Ländern tätig sind, müssen häufig zusätzliche Gebühren für Steuererklärungen, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben oder die Integration mit Drittanbietersystemen einkalkulieren.
Faktoren, die sich auf die Lohnabrechnungskosten auswirken
Hier finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Faktoren, die die Kosten für die Durchführung der Lohnabrechnung beeinflussen:
- Gesamtvergütung der Beschäftigten: Dazu gehören Gehälter, Löhne und andere Formen der Vergütung, die an Beschäftigte gezahlt werden. Auch die Branche kann einen Einfluss haben: Die Lohnabrechnung für Zahnarztpraxen kann beispielsweise leistungsabhängige Vergütung, Überstunden und Boni umfassen.
- Anzahl der Beschäftigten: Die meisten Anbieter von Lohnabrechnungen berechnen Gebühren pro Beschäftigtem. Daher erhöht die Einstellung weiterer Mitarbeitender Ihre monatliche Rechnung.
- Technologie und Lohnabrechnungssysteme: Die Kosten für Lohnabrechnungssoftware oder -dienstleistungen können sich auf die Gesamtkosten auswirken. Investitionen in effiziente Lohnabrechnungssysteme verursachen zunächst Kosten, können aber langfristig Geld sparen. Einige Anbieter bieten gestaffelte Preise oder Mengenrabatte für größere Teams.
- Häufigkeit der Lohnabrechnung: Eine wöchentliche, zweiwöchentliche oder halbmonatliche Lohnabrechnung kann mehr kosten als eine monatliche. Einige Plattformen berechnen Gebühren pro Abrechnungslauf, während andere unbegrenzt viele Abrechnungsläufe anbieten.
- Funktionen und Leistungsumfang: Grundlegende Dienstleistungen wie die Berechnung von Löhnen und die Ausstellung von Gehaltsabrechnungen sind günstiger. Zusatzoptionen wie Steuererklärungen, die Verwaltung von Zusatzleistungen, Zeiterfassung und Einarbeitungstools erhöhen den Preis. Anbieter von Lohnabrechnungen mit umfassendem Service kosten mehr, reduzieren aber den manuellen Aufwand.
- Steuererklärungen und Compliance: Die Bearbeitung von Steuererklärungen auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene verursacht zusätzliche Kosten. Eine Lohnabrechnung über mehrere Bundesstaaten oder Länder hinweg erhöht die Komplexität und den Preis.
- Art und Verfügbarkeit des Supports: Dienstleistungen mit Live-Unterstützung, persönlichen Kundenbetreuern oder Unterstützung rund um die Uhr kosten in der Regel mehr als Selbstbedienungsangebote oder ausschließlich per E-Mail angebotener Support.
- Klassifizierung der Beschäftigten: Die Verwaltung von Beschäftigten und Auftragnehmern kann sich auf die Kosten auswirken, insbesondere wenn unterschiedliche Steuerformulare (z. B. W-2 und 1099) erforderlich sind.
- Lohnabrechnung über mehrere Bundesstaaten oder weltweit: Eine globale Lohnabrechnung oder die Beschäftigung von Mitarbeitenden in mehreren Bundesstaaten oder Ländern erfordert eine lokalisierte Compliance und erhöht sowohl die Grundkosten als auch die Kosten pro Beschäftigtem.
- Nutzung einer PEO oder eines EOR: Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung über eine PEO oder einen EOR auslagern, müssen Sie aufgrund der rechtlichen und administrativen Verantwortlichkeiten, die diese übernehmen, mit einem höheren Preis pro Beschäftigtem rechnen.
- Anpassungen und Berichte: Erweiterte Funktionen wie benutzerdefinierte Berichte, Analyse-Dashboards oder Prüfpfade sind häufig in Premium-Tarifen enthalten.
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Arten von Lohnabrechnungskosten
Lohnabrechnungskosten werden in direkte und indirekte Kosten unterteilt und unterscheiden sich bei Vollzeitbeschäftigten, Auftragnehmern und Lohnempfängern.
Direkte Lohnabrechnungskosten
Direkte Lohnabrechnungskosten beziehen sich auf die monetäre Vergütung und zusätzlichen Leistungen, die Sie Ihren Beschäftigten direkt gewähren. Sie machen den größten Teil Ihrer Lohnabrechnungskosten aus und umfassen:
- Gehälter: Laufende, feste Beträge, die Sie unabhängig von der Anzahl der Arbeitsstunden an Ihre Mitarbeitenden zahlen. Gehälter werden regelmäßig ausgezahlt (z. B. alle zwei Wochen).
- Stundenlöhne: Variable Beträge, die Mitarbeitenden auf Grundlage der geleisteten Arbeitsstunden gezahlt werden. Der Stundenlohn selbst ist in der Regel ein fester Satz und wird regelmäßig ausgezahlt.
- Zahlungen an Auftragnehmende: Beträge, die Nichtmitarbeitenden (z. B. Freiberuflern oder Agenturen) für die Erfüllung einer vertraglichen Verpflichtung gegenüber Ihrem Unternehmen gezahlt werden. Zum Beispiel die Bezahlung ausgelagerter Buchhaltungsunterstützung durch einen freiberuflichen Buchhalter.
- Zusatzleistungen: Die nicht-monetären Leistungen, die Sie Ihren Mitarbeitenden anbieten, wie Krankenversicherung, bezahlte Freistellung und Wellnessprogramme. Einige Arten von Mitarbeitervorteilen müssen verpflichtend angeboten werden; andere werden optional eingesetzt, um Talente zu gewinnen und zu halten.
- Prämien: Zusätzliche finanzielle Vergütungen, die Mitarbeitenden über das vertraglich geschuldete und erwartete Maß hinaus gewährt werden. Die Auszahlung von Prämien liegt vollständig im Ermessen des Arbeitgebers. Dies ist in der Regel eine Form der leistungsbasierten Vergütung.
Indirekte Lohnkosten
Indirekte Lohnkosten beziehen sich auf die zusätzlichen Lohnabrechnungskosten, die Ihnen durch die Beschäftigung von Arbeitskräften entstehen und nicht direkt an die Arbeitskräfte gezahlt werden. Dazu gehören:
- Lohnabgaben: Der prozentuale Anteil der Löhne Ihrer Mitarbeitenden, den Sie der Regierung schulden und der auf nationaler und bundesstaatlicher Ebene festgelegt wird. In den USA umfasst dies die Abgaben FICA, FUTA und SUTA.
- Verwaltungskosten: Verschiedene Kosten, die mit der Durchführung der Lohnabrechnung, der Abwicklung von Zahlungen, der Sicherstellung von Lohngleichheit und der Bereitstellung von Zusatzleistungen für Ihre Mitarbeitenden verbunden sind. Dazu gehören die Kosten für die Verwaltung der Lohnabrechnung, die Einreichung von Steuererklärungen, das Versenden von Direktüberweisungen oder von Schecks.
So berechnen Sie die Lohnkosten
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um zu berechnen, wie viel Ihre Lohnabrechnung kosten wird:
1. Beginnen Sie mit den Bruttolöhnen
Addieren Sie die Gesamtlohnsumme für alle Mitarbeitenden:
- Gehälter
- Stundenlohn × geleistete Arbeitsstunden
- Überstunden
- Prämien, Provisionen, Trinkgelder
Beispiel: 10 Mitarbeitende × $4,000/Monat = $40,000 Bruttolohnsumme
2. Addieren Sie die vom Arbeitgeber zu zahlenden Lohnabgaben
Berechnen Sie Ihren Anteil an den verpflichtenden Abgaben:
- Sozialversicherung: 6.2% der Löhne (bis zur Beitragsbemessungsgrenze)
- Medicare: 1.45% aller Löhne
- Bundesweite Arbeitslosenversicherung (FUTA): 0.6%–6% auf die ersten $7,000
- Arbeitslosenversicherung des Bundesstaates (SUTA): Je nach Bundesstaat unterschiedlich
Typischer Gesamtwert: 8%–10% der Bruttolöhne
Beispiel: $40,000 × 9% = $3,600 Arbeitgeberabgaben
3. Berücksichtigen Sie die Kosten für Zusatzleistungen und Versicherungen
Berücksichtigen Sie die Kosten für:
- Kranken-, Zahn- und Augenversicherung
- Beiträge zu Altersvorsorgeplänen (z. B. Arbeitgeberzuschuss zu 401(k))
- Lebensversicherung oder Berufsunfähigkeitsversicherung
- Wellnessleistungen für Mitarbeitende
Beispiel: $400/Mitarbeitenden/Monat × 10 Mitarbeitende = $4,000/Monat
4. Berücksichtigen Sie die Kosten für Lohnabrechnungssoftware oder -dienstleistungen
Addieren Sie die monatlichen Kosten Ihres Lohnabrechnungsanbieters: Grundgebühr + Gebühr pro Mitarbeitenden
Beispiel: $40 Grundgebühr + ($6 × 10 Mitarbeitende) = $100/Monat
5. Fügen Sie weitere Arbeitgeberkosten hinzu
Optionale, aber häufige Posten:
- Kosten für die Ansammlung bezahlter Freistellung (PTO, bezahlte Freistellung)
- Unfallversicherungsbeiträge für Arbeitnehmer
- Schulungen, Einarbeitung und Unterstützung bei der Einhaltung arbeitsrechtlicher HR-Vorgaben
- Steuern auf Nebenleistungen (z. B. Firmenwagen, Boni)
Endgültige Formel
Gesamte Lohnkosten = Bruttolöhne + Arbeitgebersteuern + Leistungen + Gebühren des Lohnabrechnungsanbieters + Sonstige Arbeitgeberkosten
Beispiel für die Gesamtsumme:
- Bruttolöhne: $40,000
- Arbeitgebersteuern (9 %): $3,600
- Leistungen: $4,000
- Softwaregebühren: $100
Gesamte Lohnkosten = $47,700/Monat
Versteckte & zusätzliche Kosten, auf die Sie achten sollten
Übersehen Sie diese zusätzlichen Kosten nicht, die häufig auf Rechnungen für Lohnabrechnungssoftware und in Verträgen für Lohnabrechnungsdienste auftauchen:
- Steuerformulare zum Jahresende: Einige Anbieter wie Paychex und QuickBooks Payroll berechnen zusätzliche Gebühren für die Verarbeitung von W-2-, 1099- oder ACA-Formularen.
- Einrichtungs- oder Implementierungsgebühren: Anbieter wie ADP und Paylocity können eine einmalige Gebühr für den Datenimport oder professionelle Unterstützung bei der Einarbeitung erheben.
- Außerplanmäßige oder zusätzliche Lohnabrechnungsläufe: Gusto und RUN by ADP können Gebühren für die Verarbeitung der Lohnabrechnung außerhalb Ihres regulären Zahlungsplans berechnen.
- Integrationen: Die Anbindung an Buchhaltungs- oder Zeiterfassungstools (wie QuickBooks Online oder Deputy) kann zusätzliche monatliche Kosten auslösen.
- HR- oder Leistungsbausteine: Funktionen wie die Verwaltung von HR-Dokumenten oder die Verwaltung von Krankenversicherungen in Zenefits oder Paychex erfordern möglicherweise einen höheren Tarif oder separat gebuchte Leistungen.
- Gebühren für Direktüberweisungen & Zahlungskarten: Einige Anbieter, darunter SurePayroll, beschränken kostenlose Direktüberweisungen oder berechnen Gebühren für beschleunigte Zahlungen.
- Registrierung für staatliche Steuern: Die Registrierung für Lohnsteuern in neuen Bundesstaaten oder Kommunen kann bei ADP und ähnlichen Anbietern zusätzliche Kosten verursachen.
- Erweiterte Supportleistungen: Premium-Telefonsupport oder ein persönlicher Kundenbetreuer, wie von Paycor oder SAP SuccessFactors angeboten, können Ihre laufenden Ausgaben erhöhen.
So sparen Sie Geld bei der Lohnabrechnung
Hier finden Sie wirksame Strategien, um bei der Lohnabrechnung zu sparen, ohne Genauigkeit oder die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu beeinträchtigen:
1. Wählen Sie einen Anbieter, der zu Ihrer Größe und Ihren Anforderungen passt
Vermeiden Sie es, für Funktionen zu viel zu bezahlen, die Sie nicht benötigen, indem Sie bei der Auswahl einer Lohnabrechnungssoftware oder eines entsprechenden Dienstes sorgfältig vorgehen. Für kleinere Teams kann der Vergleich von Lohnabrechnungsdiensten für kleine Unternehmen Ihnen helfen, einen Anbieter zu finden, der zu Ihren Anforderungen und Ihrem Budget passt.
2. Bündeln Sie Dienstleistungen
Viele Anbieter bieten vergünstigte Pakete an, die Lohnabrechnung, Leistungen, HR-Tools und Steuererklärungen umfassen. Die Bündelung bei einem einzigen Anbieter kann die Gesamtkosten senken und den Bedarf an separaten Systemen beseitigen.
3. Begrenzen Sie die Lohnabrechnungsläufe
Wenn Ihr Anbieter pro Lohnabrechnungslauf Gebühren berechnet, führen Sie die Lohnabrechnung monatlich durch, um Häufigkeit und Verarbeitungskosten zu reduzieren.
4. Nutzen Sie Selbstbedienungsfunktionen
Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Selbstbedienungsportale zu nutzen, um Gehaltsabrechnungen abzurufen, persönliche Daten zu aktualisieren und Direktüberweisungen zu verwalten. Dadurch wird der Verwaltungsaufwand reduziert, und bei einigen Anbietern können Sie möglicherweise von niedrigeren Preisen profitieren.
5. Reichen Sie Steuererklärungen selbst ein
Einige kostengünstige Anbieter von Lohnabrechnungsdiensten bieten einen Basistarif an, bei dem Sie die Lohnabrechnung berechnen, die Steuern jedoch manuell einreichen. Dies kann Geld sparen, wenn Sie sicher im Umgang mit Anforderungen zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sind.
6. Unnötige Zusatzfunktionen vermeiden
Überprüfen Sie Ihren aktuellen Lohnabrechnungsdienst, um ungenutzte Funktionen zu identifizieren (z. B. erweiterte Berichte, zusätzliche Integrationen und Recruiting-Tools). Wechseln Sie zu einem Tarif, der Ihrer tatsächlichen Nutzung entspricht.
7. Mit Anbietern verhandeln
Wenn Sie Ihr Unternehmen vergrößern oder weitere Mitarbeiter auf die Plattform bringen, fragen Sie Ihren Anbieter von Lohnabrechnungssoftware oder -dienstleistungen nach Mengenrabatten oder mehrjährigen Vertragsangeboten. Einige Anbieter sind flexibel, insbesondere bei einer Vertragsverlängerung.
8. Kostenlose Testversionen oder Angebote für Start-ups nutzen
Nutzen Sie kostenlose Testversionen, erlassene Einrichtungsgebühren oder Anreize für neue Unternehmen, wenn Sie den Anbieter wechseln. So haben Sie Zeit, die Tools zu testen, bevor Sie sich finanziell binden.
9. Jährlich neu bewerten
Wenn Ihr Unternehmen wächst oder schrumpft, ändern sich auch Ihre Anforderungen an die Lohnabrechnung. Überprüfen Sie Ihren Tarif jährlich, um sicherzustellen, dass Sie nicht zu viel bezahlen, und wechseln Sie den Anbieter, wenn sich eine bessere Option ergibt.
Nächste Schritte für die Lohnabrechnung
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