Lohnkosten: Wie viel kosten sie im Jahr 2026?
Die Kosten der Lohnabrechnung umfassen den gesamten Aufwand für die Bezahlung Ihrer Mitarbeitenden, einschließlich ihrer Löhne und Gehälter sowie aller Kosten, die für die Abwicklung dieser Zahlungen anfallen. Sie sind normalerweise der größte Kostenfaktor Ihres Unternehmens und können häufig bis zu 30 % Ihres Umsatzes ausmachen.
In diesem Artikel erläutere ich genau, wie viel die Durchführung der Lohnabrechnung kostet, und stelle neun umsetzbare Strategien vor, mit denen Sie diese Kosten senken können, beispielsweise durch den Einsatz von Lohnabrechnungssoftware oder die Auslagerung von Lohnabrechnungsaufgaben.
Wie viel kostet die Durchführung der Lohnabrechnung?
Die Kosten für die Durchführung der Lohnabrechnung hängen davon ab, wie Sie sie organisieren: Sie können einen internen Lohnabrechnungsspezialisten einstellen, Lohnabrechnungssoftware verwenden oder die Lohnabrechnung an einen externen Lohnabrechnungsdienstleister auslagern.
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Mit diesen Kosten können Sie abhängig von der gewählten Methode rechnen:
| Methode | Anfangskosten | Laufende Kosten |
|---|---|---|
| Interner Lohnabrechnungsspezialist | Kosten für Einstellung, Einarbeitung und Schulung | Jahresgehalt und Zusatzleistungen (in der Regel $60k bis $80 pro Jahr) |
| Lohnabrechnungssoftware | $0 bis $5,000+ für anfängliche Implementierung, Einrichtung, Integrationen und Anpassungen | $20 bis $200 pro Monat für kleine Unternehmen; $500 bis $10,000+ pro Monat für große Unternehmen (einige Anbieter berechnen möglicherweise Gebühren pro Mitarbeitendem oder pro Lohnabrechnung) |
| Lohnabrechnungsdienst | $0 bis $1,000+ für anfängliche Kosten und Einarbeitung | $150 bis $500 pro Monat für kleine Unternehmen; $2,000 bis $20,000+ pro Monat für große Unternehmen (einige Anbieter berechnen möglicherweise Gebühren pro Mitarbeitendem oder pro Lohnabrechnung) |
Wie viel kosten Lohnabrechnungssoftware und -dienstleistungen?
Verwenden Sie den folgenden Rechner, um Softwarekosten zu vergleichen und einen Eindruck von den Preisen für Lohnabrechnungsdienstleistungen für Ihre Organisation zu erhalten:
Kosten nach Unternehmensgröße
Verwenden Sie diese Tabelle, um zu prüfen, mit welchen Kosten Sie für Lohnabrechnungssoftware und -dienstleistungen abhängig von der Größe Ihres Unternehmens rechnen können:
| Unternehmensgröße | Übliche Preisspanne | Üblicherweise enthalten | Häufige Anwendungsfälle & Anbieter |
|---|---|---|---|
| Kleines Unternehmen | Software: ~$20 bis $200/Monat Dienstleistung: ~$150 bis $500/Monat | Grundlegende Lohnabrechnung, Direktüberweisung, Steuerberechnungen und -meldungen, Selbstbedienung für Mitarbeitende, Erfassung von Urlaub, Berichte, grundlegende Integrationen | Unternehmen mit einfachen Anforderungen. Gusto, QuickBooks Payroll, Patriot |
| Mittelgroßes Unternehmen | Software: ~$200 bis $500+/Monat Dienstleistung: ~$500 bis $2,000+/Monat | Lohnabrechnung, erweiterte Berichte, Integrationen, Werkzeuge zur Einhaltung von Vorschriften, mehrere Zahlungspläne, Integrationen für Zusatzleistungen, Zeiterfassung, dedizierte Unterstützung | Organisationen mit eigenen HR- und Lohnabrechnungsteams oder komplexen Anforderungen. ADP Workforce Now, Paychex Flex, Paylocity |
| Großes Unternehmen | Software: ~$5,000 bis $10,000+/Monat Dienstleistung: ~$2,000 bis $20,000+/Monat | Erweiterte Lohnabrechnung, konfigurierbare Arbeitsabläufe, HRIS-Integrationen, Analysen, Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften, mehrere Unternehmen oder Rechtsgebiete, dediziertes Kundenmanagement | Unternehmen mit komplexen Lohnabrechnungsprozessen, mehreren Standorten oder umfangreichen Integrationsanforderungen. UKG, Dayforce, Workday |
| Unternehmensgruppe | Die Preise werden in der Regel individuell festgelegt | Lohnabrechnung für Unternehmensgruppen, komplexe Integrationen, erweiterte Berichte und Analysen, Unterstützung mehrerer Unternehmen, globale Lohnabrechnung, Management der Regelkonformität, SLAs, dedizierte Teams für Implementierung und Unterstützung | Große, multinationale oder besonders komplexe Organisationen. Dayforce, SAP SuccessFactors, Deel |
So kann das in der Praxis aussehen:
Beispielsweise berechnen Lohnabrechnungsplattformen für kleinere Unternehmen möglicherweise eine Grundgebühr von $60 plus $10 pro Mitarbeitendem, was insgesamt $310 pro Monat ergibt. Ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden zahlt möglicherweise eine Grundgebühr von $250 plus $10 pro Mitarbeitendem, also insgesamt $2,250 pro Monat. Unternehmen, die in mehreren Bundesstaaten oder Ländern tätig sind, müssen häufig zusätzliche Gebühren für Steuererklärungen, Compliance oder die Integration mit Drittanbietersystemen entrichten.
Faktoren, die sich auf die Kosten der Lohnabrechnung auswirken
Hier finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Faktoren, die die Kosten der Lohnabrechnung beeinflussen:
- Gesamtvergütung der Beschäftigten: Dazu gehören Gehälter, Löhne und andere Formen der Vergütung, die an Beschäftigte gezahlt werden. Auch die Branche kann sich auswirken: Die Lohnabrechnung für Zahnarztpraxen kann beispielsweise leistungsabhängige Vergütung, Überstunden und Boni umfassen.
- Anzahl der Beschäftigten: Die meisten Anbieter von Lohnabrechnungen berechnen Gebühren pro Beschäftigtem. Wenn Sie Mitarbeitende einstellen, steigt daher Ihre monatliche Rechnung.
- Technologie und Lohnabrechnungssysteme: Die Kosten für Lohnabrechnungssoftware oder entsprechende Dienstleistungen können die Gesamtkosten beeinflussen. Investitionen in effiziente Lohnabrechnungssysteme verursachen zunächst Kosten, können aber langfristig Geld sparen. Einige Anbieter bieten gestaffelte Preise oder Mengenrabatte für größere Teams an.
- Häufigkeit der Lohnabrechnung: Wöchentliche, zweiwöchentliche oder halbmonatliche Lohnabrechnungen können mehr kosten als monatliche. Einige Plattformen berechnen Gebühren pro Abrechnungslauf, während andere unbegrenzte Abrechnungsläufe anbieten.
- Funktionen und Leistungsumfang: Grundlegende Dienstleistungen wie die Berechnung von Löhnen und die Ausstellung von Gehaltsabrechnungen sind günstiger. Zusatzoptionen wie die Abgabe von Steuererklärungen, die Verwaltung von Zusatzleistungen, Zeiterfassung und Onboarding-Tools erhöhen den Preis. Anbieter von Komplettlösungen für die Lohnabrechnung kosten mehr, reduzieren aber den manuellen Aufwand.
- Steuererklärungen und Compliance: Die Bearbeitung von Steuererklärungen auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene verursacht zusätzliche Kosten. Eine Lohnabrechnung über mehrere Bundesstaaten oder Länder hinweg erhöht die Komplexität und den Preis.
- Art und Verfügbarkeit des Supports: Dienstleistungen mit Live-Support, festen Kundenbetreuern oder Unterstützung rund um die Uhr kosten in der Regel mehr als Self-Service- oder reine E-Mail-Unterstützung.
- Klassifizierung der Beschäftigten: Die Verwaltung von Beschäftigten und Auftragnehmern kann sich auf die Kosten auswirken, insbesondere wenn unterschiedliche Steuerformulare wie W-2 und 1099 erforderlich sind.
- Lohnabrechnung über mehrere Bundesstaaten oder weltweit: Eine weltweite Lohnabrechnung oder die Beschäftigung von Mitarbeitenden in mehreren Bundesstaaten oder Ländern erfordert eine lokalisierte Compliance und erhöht sowohl die Grundkosten als auch die Kosten pro Beschäftigtem.
- Nutzung einer PEO oder eines EOR: Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung über eine PEO oder einen EOR auslagern, müssen Sie aufgrund der rechtlichen und administrativen Verantwortlichkeiten, die diese übernehmen, mit höheren Kosten pro Beschäftigtem rechnen.
- Individuelle Anpassungen und Berichte: Erweiterte Funktionen wie benutzerdefinierte Berichte, Analyse-Dashboards oder Prüfpfade sind häufig Bestandteil von Premium-Tarifen.
Preisvergleich für Lohnabrechnungssoftware
Diese Vergleichstabelle fasst Preise, Testzeiträume und Demodetails der führenden Anbieter von Lohnabrechnungssoftware zusammen.
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|---|---|---|---|---|---|
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Arten von Lohnabrechnungskosten
Die Kosten der Lohnabrechnung werden in direkte und indirekte Kosten unterteilt und unterscheiden sich bei Vollzeitbeschäftigten, Auftragnehmern und Lohnempfängern.
Direkte Lohnabrechnungskosten
Direkte Lohnabrechnungskosten beziehen sich auf die finanzielle Vergütung und zusätzlichen Leistungen, die Sie Ihren Beschäftigten direkt gewähren. Sie machen den größten Teil Ihrer Lohnabrechnungskosten aus und umfassen:
- Gehälter: Laufende, feste Beträge, die Sie unabhängig von der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden an Ihre Mitarbeitenden zahlen. Gehälter werden in regelmäßigen Zahlungszeiträumen ausgezahlt (z. B. zweiwöchentlich).
- Stundenlöhne: Variable Beträge, die Mitarbeitenden auf Grundlage der von ihnen geleisteten Arbeitsstunden gezahlt werden. Der Stundenlohn selbst ist normalerweise ein fester Satz und wird in regelmäßigen Zahlungszeiträumen ausgezahlt.
- Zahlungen an Auftragnehmer: Beträge, die Nichtangestellten (z. B. Freiberuflern oder Agenturen) für die Erfüllung einer vertraglichen Verpflichtung gegenüber Ihrem Unternehmen gezahlt werden. Beispielsweise die Bezahlung ausgelagerter Buchhaltungsunterstützung durch einen freiberuflichen Buchhalter.
- Zusatzleistungen: Die nicht monetären Leistungen, die Sie Ihren Mitarbeitenden anbieten, wie Krankenversicherung, bezahlte Freistellung und Wellnessprogramme. Einige Arten von Mitarbeitervorteilen müssen verpflichtend angeboten werden; andere werden optional eingesetzt, um Talente zu gewinnen und zu halten.
- Boni: Zusätzliche finanzielle Vergütung, die Mitarbeitenden über das vertraglich geschuldete und erwartete Maß hinaus gewährt wird. Die Zahlung von Boni liegt vollständig im Ermessen des Arbeitgebers. Dies ist in der Regel eine Form der leistungsabhängigen Vergütung.
Indirekte Lohnkosten
Indirekte Lohnkosten beziehen sich auf die zusätzlichen Lohnaufwendungen, die Ihnen durch die Beschäftigung von Arbeitskräften entstehen. Sie werden nicht direkt an die Arbeitskräfte gezahlt. Dazu gehören:
- Lohnsteuern: Der Prozentsatz der Löhne Ihrer Mitarbeitenden, den Sie der Regierung schulden und der auf nationaler und bundesstaatlicher Ebene festgelegt wird. In den USA umfasst dies FICA-, FUTA- und SUTA-Steuern.
- Verwaltungskosten: Verschiedene Kosten, die mit der Lohnabrechnung, der Abwicklung von Zahlungen, der Sicherstellung von Lohngleichheit und der Bereitstellung von Zusatzleistungen für Ihre Mitarbeitenden verbunden sind. Dazu gehören die Kosten für die Verwaltung der Lohnabrechnung, die Einreichung von Steuererklärungen, die Durchführung von Direkteinzahlungen oder das Versenden von Schecks in Papierform.
So berechnen Sie die Lohnkosten
Gehen Sie folgendermaßen vor, um zu berechnen, wie viel Ihre Lohnabrechnung kosten wird:
1. Beginnen Sie mit den Bruttolöhnen
Addieren Sie die Gesamtlohnsumme für alle Mitarbeitenden:
- Gehälter
- Stundenlohn × geleistete Arbeitsstunden
- Überstunden
- Boni, Provisionen, Trinkgelder
Beispiel: 10 Mitarbeitende × $4,000/Monat = $40,000 Bruttolohnsumme
2. Fügen Sie die Lohnsteuern des Arbeitgebers hinzu
Berechnen Sie Ihren Anteil an den verpflichtenden Steuern:
- Sozialversicherung: 6.2% der Löhne (bis zur Beitragsbemessungsgrenze)
- Medicare: 1.45% aller Löhne
- Bundesweite Arbeitslosenversicherung (FUTA): 0.6%–6% auf die ersten $7,000
- Arbeitslosenversicherung des Bundesstaates (SUTA): Je nach Bundesstaat unterschiedlich
Typischer Gesamtbetrag: 8%–10% der Bruttolöhne
Beispiel: $40,000 × 9% = $3,600 Arbeitgebersteuern
3. Berücksichtigen Sie die Kosten für Zusatzleistungen und Versicherungen
Berücksichtigen Sie die Kosten für:
- Kranken-, Zahn- und Sehkraftversicherung
- Beiträge zu Altersvorsorgeplänen (z. B. Arbeitgeberzuschuss zu 401(k))
- Lebensversicherung oder Berufsunfähigkeitsversicherung
- Wellnessleistungen für Mitarbeitende
Beispiel: $400/Mitarbeitender/Monat × 10 Mitarbeitende = $4,000/Monat
4. Berücksichtigen Sie die Kosten für Lohnabrechnungssoftware oder -dienste
Addieren Sie die monatlichen Kosten Ihres Anbieters für die Lohnabrechnung: Grundgebühr + Gebühr pro Mitarbeitendem
Beispiel: $40 Grundgebühr + ($6 × 10 Mitarbeitende) = $100/Monat
5. Fügen Sie weitere Arbeitgeberkosten hinzu
Optionale, aber häufige Posten:
- Kosten für Rückstellungen für PTO (bezahlte Freistellung)
- Arbeitnehmerunfallversicherung
- Schulungen, Einarbeitung und Unterstützung bei der Einhaltung von HR-Vorschriften
- Steuern auf Zusatzleistungen (z. B. Firmenwagen, Boni)
Endgültige Formel
Gesamte Lohn- und Gehaltskosten = Bruttolöhne + Arbeitgebersteuern + Zusatzleistungen + Gebühren des Lohnabrechnungsanbieters + Sonstige Arbeitgeberkosten
Beispielsumme:
- Bruttolöhne: $40,000
- Arbeitgebersteuern (9 %): $3,600
- Zusatzleistungen: $4,000
- Softwaregebühren: $100
Gesamte Lohn- und Gehaltskosten = $47,700/Monat
Versteckte und zusätzliche Kosten, auf die Sie achten sollten
Übersehen Sie diese zusätzlichen Kosten nicht, die häufig auf Rechnungen für Lohnabrechnungssoftware und in Verträgen für Lohnabrechnungsdienstleistungen auftauchen:
- Steuerformulare zum Jahresende: Einige Anbieter wie Paychex und QuickBooks Payroll berechnen zusätzliche Gebühren für die Verarbeitung von W-2-, 1099- oder ACA-Formularen.
- Einrichtungs- oder Implementierungsgebühren: Anbieter wie ADP und Paylocity können eine einmalige Gebühr für den Datenimport oder professionelle Unterstützung bei der Einarbeitung erheben.
- Außerplanmäßige oder Bonus-Gehaltsabrechnungen: Gusto und RUN by ADP können Gebühren für die Verarbeitung von Gehaltsabrechnungen außerhalb Ihres regulären Zahlungsplans berechnen.
- Integrationen: Die Anbindung an Buchhaltungs- oder Zeiterfassungstools (wie QuickBooks Online oder Deputy) kann zusätzliche monatliche Kosten verursachen.
- HR- oder Zusatzleistungsmodule: Funktionen wie die Verwaltung von HR-Dokumenten oder die Verwaltung von Krankenversicherungen in Zenefits oder Paychex erfordern möglicherweise einen höheren Tarif oder Gebühren für einzelne Zusatzleistungen.
- Gebühren für Direktüberweisungen und Zahlungskarten: Einige Anbieter, darunter SurePayroll, begrenzen kostenlose Direktüberweisungen oder berechnen Gebühren für beschleunigte Zahlungen.
- Registrierung für staatliche Steuern: Die Registrierung für Lohnsteuern in neuen Bundesstaaten oder Gemeinden kann bei ADP und ähnlichen Anbietern zusätzliche Kosten verursachen.
- Erweiterte Supportleistungen: Premium-Telefonsupport oder ein persönlicher Kundenbetreuer, wie von Paycor oder SAP SuccessFactors angeboten, können Ihre laufenden Ausgaben erhöhen.
So sparen Sie Geld bei der Lohnabrechnung
Hier sind effektive Strategien, um Geld bei der Verarbeitung der Lohnabrechnung zu sparen, ohne Genauigkeit oder Compliance zu beeinträchtigen:
1. Wählen Sie einen Anbieter, der zu Ihrer Größe und Ihren Anforderungen passt
Vermeiden Sie überhöhte Kosten für Funktionen, die Sie nicht benötigen, indem Sie sorgfältig prüfen, bevor Sie sich für eine Lohnabrechnungssoftware oder einen entsprechenden Dienst entscheiden.
2. Bündeln Sie Dienstleistungen
Viele Anbieter bieten vergünstigte Pakete an, die Lohnabrechnung, Zusatzleistungen, HR-Tools und Steuererklärungen umfassen. Die Bündelung bei einem einzigen Anbieter kann die Gesamtkosten senken und den Bedarf an separaten Systemen beseitigen.
3. Begrenzen Sie die Anzahl der Gehaltsabrechnungen
Wenn Ihr Anbieter Gebühren pro Gehaltsabrechnung erhebt, führen Sie einen monatlichen Zahlungsplan ein, um die Häufigkeit und Kosten der Verarbeitung zu reduzieren.
4. Nutzen Sie Selbstbedienungsfunktionen
Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Selbstbedienungsportale zu nutzen, um Gehaltsabrechnungen abzurufen, persönliche Daten zu aktualisieren und Direktüberweisungen zu verwalten. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand und kann Sie bei einigen Anbietern für günstigere Preise qualifizieren.
5. Reichen Sie Steuererklärungen selbst ein
Einige kostengünstige Anbieter von Lohnabrechnungsdiensten bieten einen Basistarif an, bei dem Sie die Lohnabrechnung berechnen, die Steuern jedoch manuell einreichen. Dies kann Geld sparen, wenn Sie sich im Umgang mit Compliance-Anforderungen sicher fühlen.
6. Vermeiden Sie unnötige Zusatzleistungen
Prüfen Sie Ihren aktuellen Lohnabrechnungsdienst, um ungenutzte Funktionen zu identifizieren (z. B. erweiterte Berichte, zusätzliche Integrationen, Recruiting-Tools). Wechseln Sie zu einem Tarif, der Ihrer tatsächlichen Nutzung entspricht.
7. Verhandeln Sie mit Anbietern
Wenn Sie Ihr Unternehmen vergrößern oder weitere Mitarbeitende auf die Plattform bringen, fragen Sie Ihren Anbieter von Lohnabrechnungssoftware oder -dienstleistungen nach Mengenrabatten oder mehrjährigen Vertragsangeboten. Einige Anbieter sind flexibel, insbesondere bei einer Vertragsverlängerung.
8. Nutzen Sie kostenlose Testversionen oder Angebote für Start-ups
Nutzen Sie kostenlose Testversionen, erlassene Einrichtungsgebühren oder Anreize für neue Unternehmen, wenn Sie den Anbieter wechseln. So haben Sie Zeit, die Tools zu testen, bevor Sie sich finanziell binden.
9. Bewerten Sie jährlich neu
Wenn Ihr Unternehmen wächst oder schrumpft, ändern sich auch Ihre Anforderungen an die Lohnabrechnung. Überprüfen Sie Ihren Tarif jährlich, um sicherzustellen, dass Sie nicht zu viel bezahlen, und wechseln Sie den Anbieter, wenn sich eine bessere Option ergibt.
Nächste Schritte für das Lohnabrechnungsmanagement
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