Lohnkosten: Aufschlüsselung und Spartipps für 2026
Lohnkosten beziehen sich auf alle Ausgaben, die mit der Vergütung der für Ihr Unternehmen tätigen Personen verbunden sind, einschließlich dessen, was Sie ihnen bezahlen, und der Kosten, die anfallen, um sie zu bezahlen.
Die meisten Unternehmen geben bis zu 30 % ihres Umsatzes für Lohnkosten aus, was diese zur größten Einzelaufwendung der meisten Firmen macht.
Hier finden Sie alles, was Sie über Lohnkosten wissen müssen, sowie 5 konkrete Empfehlungen, wie Sie diese senken können (zum Beispiel durch die Einführung von Lohnabrechnungssoftware oder durch Outsourcing der Funktion).
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Welche Arten von Lohnkosten gibt es?
Lohnkosten lassen sich in direkte und indirekte Kosten unterteilen und unterscheiden sich je nachdem, ob es sich um Vollzeitangestellte, Auftragnehmer oder Lohnempfänger handelt.
Hier ist ein genauerer Blick auf die einzelnen Kosten, die Sie erwarten können.
Direkte Lohnkosten
Direkte Lohnkosten beziehen sich auf die finanzielle Vergütung und zusätzlichen Leistungen, die Sie Ihren Mitarbeitern direkt gewähren. Diese machen den größten Teil Ihrer Lohnkosten aus.
Zu den direkten Lohnkosten gehören:
Gehälter
Gehälter sind laufende, festgelegte Beträge, die Sie an Angestellte zahlen, unabhängig von der geleisteten Stundenzahl. Gehälter werden in regelmäßigen Zahlungsperioden ausgezahlt (z. B. alle zwei Wochen).
Stundenlöhne
Stundenlöhne sind variable Beträge, die Angestellten je nach geleisteten Arbeitsstunden gezahlt werden. Der Stundenlohn selbst ist in der Regel ein Festbetrag und wird regelmäßig ausgezahlt.
Auftragnehmervergütungen
Auftragnehmervergütungen sind Zahlungen an Nicht-Angestellte (z. B. Freiberufler oder Agenturen) für die Erfüllung einer vertraglichen Verpflichtung gegenüber Ihrem Unternehmen. Ein Beispiel wäre die Bezahlung für ausgelagerte Buchhaltungsleistungen durch eine freiberufliche Fachkraft.
Leistungen
Leistungen sind nicht-monetäre Angebote für Ihre Mitarbeitenden, wie z.B. Krankenversicherung, bezahlte Freizeit oder Gesundheitsprogramme. Bestimmte Arten von Zusatzleistungen sind verpflichtend; andere dienen dazu, Mitarbeitende zu gewinnen und zu halten.
Boni
Boni sind zusätzliche finanzielle Vergütungen, die über das vertraglich Geschuldete und Erwartete hinausgehen. Die Auszahlung eines Bonus erfolgt vollständig nach Ermessen des Arbeitgebers. Dies ist üblicherweise eine Form von leistungsabhängiger Vergütung.
Indirekte Lohnkosten
Indirekte Lohnkosten sind zusätzliche Ausgaben, die durch das Beschäftigen von Mitarbeitenden anfallen. Sie werden nicht direkt an die Beschäftigten ausgezahlt.
Zu den indirekten Lohnkosten gehören:
Lohnsteuern
Lohnsteuern sind der Prozentsatz des Mitarbeiterlohns, den Sie an den Staat abführen müssen. Diese werden auf nationaler und auf Bundesstaatenebene festgelegt.
Verwaltungskosten
Verwaltungsausgaben umfassen verschiedene Kosten, die für die Lohnabrechnung, Zahlungsabwicklung, Gleichstellung der Bezahlung und die Bereitstellung von Zusatzleistungen für Mitarbeitende anfallen.
Dazu zählen Ausgaben für die Lohnabrechnungsverwaltung, Steuererklärungen, die Durchführung von Direktüberweisungen sowie selbst die Kosten für Papierchecks (falls Sie zu den 3,6 % der Unternehmen gehören, die das noch machen).
Was kosten Lohnabrechnungsdienste?
Die Kosten für Lohnabrechnungssoftware und -dienste können stark variieren und hängen von mehreren Faktoren ab, wie z.B. Unternehmensgröße, Anzahl der Mitarbeitenden, benötigten Funktionen und ob der Service national oder international angeboten wird.
Kleine Unternehmen
In den USA kann ein kleines Unternehmen mit 25 Mitarbeitenden zwischen $6 und $12 pro Mitarbeitenden monatlich für Lohnabrechnungsdienste erwarten.
Die meisten Anbieter berechnen eine monatliche Grundgebühr von $20 bis $180, zuzüglich Mitarbeitendengebühren von $4 bis $20 pro Monat.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen zahlt eine Grundgebühr von $60 plus $10 pro Mitarbeitenden, insgesamt also $310 monatlich. Erweiterte Funktionen wie Leistungsverwaltung, Zeiterfassung oder Steuerabwicklung können die Kosten erhöhen, besonders bei komplexen Anforderungen oder mehreren Standorten.
Einige Anbieter wie Gusto ermöglichen es neuen Unternehmen, die Lohnabrechnung zunächst kostenlos einzurichten und erst dann einen kostenpflichtigen Tarif zu aktivieren, wenn tatsächlich Lohnzahlungen verarbeitet werden.
Größere Unternehmen
Ein mittelständisches bis großes Unternehmen mit 100 bis 500 Mitarbeitern kann monatlich zwischen 5 $ und 15 $ pro Mitarbeiter für Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste erwarten.
Die meisten Anbieter erheben außerdem eine monatliche Grundgebühr von 100 $ bis 1.000 $, abhängig von der Komplexität der Gehaltsabrechnung, der Anzahl der Standorte, den Compliance-Anforderungen und Zusatzfunktionen wie Zeiterfassung oder Verwaltung von Zusatzleistungen.
Ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitern könnte beispielsweise eine Grundgebühr von 250 $ sowie 10 $ pro Mitarbeiter zahlen, was insgesamt 2.250 $ pro Monat entspricht. Unternehmen, die in mehreren Bundesstaaten oder Ländern tätig sind, zahlen häufig zusätzliche Gebühren für Steuererklärungen, Compliance oder die Integration mit Drittsystemen.
Einige auf Großunternehmen ausgerichtete Gehaltsabrechnungsplattformen wie ADP Workforce Now oder Paychex Flex bieten Individualpreise, leistungsstarke Integrationen und optionale HR-Module.
Andere, wie Papaya Global oder Deel, unterstützen die internationale Gehaltsabrechnung, wobei die Kosten bei etwa 20 $ bis 100+ $ pro Mitarbeiter weltweit beginnen, abhängig vom Land und den benötigten Dienstleistungen.
Kostenlose Lohn- und Gehaltsabrechnungslösungen
Kleine Unternehmen mit sehr wenigen Mitarbeitern oder diejenigen, die bereit sind, Teile der Gehaltsabrechnung manuell zu verwalten, können kostenlose Tools zur Gehaltsabrechnung in Betracht ziehen.
Diese Plattformen ermöglichen es Nutzern häufig, Bundes- und Landessteuerabzüge zu berechnen, Gehaltsabrechnungen zu erstellen und Zahlungen per Papierscheck oder Direkteinzahlung auszuführen.
Viele kostenlose Tarife haben jedoch Einschränkungen. Beispielsweise unterstützt Payroll4Free bis zu 10 Mitarbeiter kostenlos (allerdings fallen Gebühren für Steuerabgaben oder Direkteinzahlungen über deren Bank an).
Dagegen bietet HR.my, eine cloudbasierte Open-Source-Plattform, kostenlose Lohn- und HR-Tools ohne Mitarbeiterbegrenzung.
Der Nachteil bei der Nutzung kostenloser Lösungen sind jedoch häufig begrenzter Kundensupport, minimale Automatisierung und manuelle Steuererklärung.
Ausgelagerte Lohnabrechnungsdienste (PEOs oder EORs)
Für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die umfassende HR- und Gehaltsabrechnungslösungen suchen, kann die Zusammenarbeit mit einer Professional Employer Organization (PEO) oder einem Employer of Record (EOR) eine effiziente und skalierbare Option sein.
Beide Modelle bieten ausgelagerte HR-Unterstützung, einschließlich Gehaltsabrechnung, Einhaltung von Steuervorschriften, Leistungsverwaltung und Mitarbeitereinstellung – sie erfüllen jedoch unterschiedliche Anforderungen.
Eine PEO geht eine Co-Employment-Beziehung ein, bei der das Unternehmen die tägliche Kontrolle behält, während die PEO für HR und Compliance verantwortlich ist.
Dagegen wird ein EOR zum rechtlichen Arbeitgeber Ihrer Mitarbeiter, was eine ideale Lösung ist, wenn Sie in neuen Bundesstaaten oder Ländern Personal einstellen möchten, ohne eine lokale Niederlassung gründen zu müssen. Dies ist besonders nützlich für internationale Expansionen, verteilte Teams oder schnelles Recruiting in unbekannten Rechtsgebieten.
PEOs wie Justworks, TriNet und ADP TotalSource kosten in der Regel 150–200+ $ pro Mitarbeiter und
Monat, während EOR-Plattformen wie Deel, Remote und Papaya Global 200–1.000+ $ pro Mitarbeiter verlangen, abhängig vom Land und den angebotenen Leistungen.
Beide Modelle bieten erhebliche administrative Entlastung und Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Zu den Nachteilen zählen jedoch höhere Kosten, weniger Flexibilität bei der Auswahl von Leistungserbringern und bei PEOs eine geteilte Haftung für bestimmte rechtliche Fragen.
Trotzdem bieten PEOs und EORs wachsenden Unternehmen – insbesondere solchen, die sich in komplexen Regulierungsumgebungen bewegen – einen wertvollen Weg, HR- und Gehaltsabrechnungsfunktionen sicher und risikoreduziert zu skalieren.
Faktoren, die die Lohnkosten beeinflussen
Mehrere wichtige Faktoren bestimmen die Kosten der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Wenn Sie diese kennen, können Sie die kostengünstigste und geeignetste Lösung für Ihr Unternehmen wählen. Hier sind die wichtigsten Einflüsse im Überblick:
1. Gesamte Mitarbeitervergütung
- Der Hauptbestandteil der Lohnkosten sind die an die Mitarbeitenden gezahlten Gehälter, Löhne und andere Vergütungsformen. Höhere Grundgehälter oder Stundensätze führen zu höheren Lohnkosten.
2. Technologie und Lohn-/Gehaltsabrechnungssysteme
- Die Kosten von Software oder Services für die Lohn- und Gehaltsabrechnung können die Gesamtausgaben beeinflussen. Die Investition in effiziente Abrechnungssysteme bedeutet zwar anfangs Kosten, kann aber langfristig Einsparungen bringen.
- Einige Anbieter offerieren gestaffelte Preise oder Mengenrabatte für größere Teams. Es lohnt sich immer, nach Rabatten zu fragen!
3. Lohn- und Gehaltsabrechnungshäufigkeit
- Wöchentliche, zweiwöchentliche oder halbmonatliche Lohnläufe können mehr kosten als monatliche.
- Manche Plattformen berechnen pro Lohnlauf, andere bieten unbegrenzte Lohnläufe an.
4. Funktionen und Serviceniveau
- Basisdienste (Lohnberechnung, Erstellung von Gehaltsabrechnungen) sind günstiger.
- Zusatzleistungen wie Steueranmeldung, Leistungsverwaltung, Zeiterfassung und Onboarding-Tools erhöhen den Preis.
- Full-Service-Anbieter kosten mehr, reduzieren aber den manuellen Aufwand.
5. Steuererklärung und Compliance
- Die Bearbeitung von bundes-, staats- und lokalen Steuererklärungen erhöht die Kosten.
- Lohnabrechnung in mehreren Bundesstaaten oder international erhöht die Komplexität – und die Preise.
6. Art und Verfügbarkeit des Supports
- Dienste mit Live-Support, persönlichen Ansprechpartnern oder 24/7-Hotline kosten in der Regel mehr als Self-Service- oder reiner E-Mail-Support.
7. Mitarbeiterklassifizierung
- Die Verwaltung von sowohl Angestellten als auch Auftragnehmern kann die Kosten beeinflussen, insbesondere wenn verschiedene Formulare (z. B. W-2 vs. 1099) benötigt werden.
9. Geografischer Standort
- Globale Lohnabrechnung oder Remote-Mitarbeiter in mehreren Bundesstaaten oder Ländern erfordern lokale Compliance, was sowohl Grundkosten als auch Pro-Mitarbeiter-Gebühren erhöht.
10. Einsatz von PEO oder EOR
- Wenn Sie die Gehaltsabrechnung an einen PEO oder EOR auslagern, müssen Sie aufgrund der übernommenen rechtlichen und administrativen Aufgaben mit deutlich höheren Kosten pro Mitarbeitendem rechnen.
11. Anpassung und Berichtswesen
- Erweiterte Funktionen wie individuelle Berichte, Analyse-Dashboards oder Prüfpfade sind häufig nur in Premium-Tarifen enthalten.
So sparen Sie Kosten bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Hier sind wirksame Strategien, um bei der Gehaltsabrechnung Kosten zu sparen, ohne auf Genauigkeit oder Compliance zu verzichten:
1. Wählen Sie einen Anbieter, der zu Ihrem Unternehmen passt
Vermeiden Sie es, für Funktionen zu viel zu bezahlen, die Sie nicht benötigen, indem Sie Ihre Hausaufgaben bei der Auswahl der Lohnsoftware oder des Dienstleisters machen. Unser Artikel zur Auswahl von HR-Software ist hier ein guter Ausgangspunkt.
2. Leistungen zusammenfassen
Viele Anbieter offerieren vergünstigte Pakete, die Lohnabrechnung, Sozialleistungen, HR-Tools und Steueranmeldung beinhalten. Die Bündelung bei einem Anbieter kann die Gesamtkosten senken und den Bedarf an separaten Systemen vermeiden.
3. Lohnläufe begrenzen
Wenn Ihr Anbieter pro Lohnlauf abrechnet, wählen Sie einen monatlichen Zahlungsplan, um die Zahl und die Kosten der Abrechnungen zu reduzieren.
4. Self-Service-Funktionen nutzen
Ermutigen Sie Mitarbeitende, Self-Service-Portale zu nutzen, um Gehaltsabrechnungen einzusehen, persönliche Daten zu aktualisieren und Direktüberweisungen zu verwalten. Das reduziert den Verwaltungsaufwand und kann bei einigen Anbietern zu günstigeren Konditionen führen.
5. Steuern selbst abführen (sofern Sie sich sicher fühlen)
Bei einigen günstigen Anbietern gibt es Basis-Tarife, bei denen Sie die Lohnabrechnung berechnen, aber die Steuern manuell abführen. Das spart Kosten, wenn Sie sich mit den rechtlichen Anforderungen sicher fühlen.
6. Unnötige Zusatzfunktionen vermeiden
Überprüfen Sie Ihren aktuellen Gehaltsabrechnungsdienst auf ungenutzte Funktionen (z. B. erweiterte Berichte, zusätzliche Integrationen, Recruiting-Tools). Wechseln Sie zu einem Tarif, der Ihrem tatsächlichen Bedarf entspricht.
7. Mit Anbietern verhandeln
Wenn Sie skalieren oder mehr Mitarbeitende auf die Plattform bringen, fragen Sie nach Mengenrabatten oder Angeboten für mehrjährige Verträge. Einige Anbieter sind besonders bei Vertragsverlängerungen flexibel.
8. Kostenlose Testphasen oder Start-up-Angebote nutzen
Nutzen Sie kostenlose Testphasen, erlassene Einrichtungsgebühren oder spezielle Angebote für neue Unternehmen beim Anbieterwechsel. So gewinnen Sie Zeit, um Tools zu testen, bevor Sie sich finanziell binden.
9. Jährlich neu bewerten
Mit dem Wachstum oder der Verkleinerung Ihres Unternehmens ändern sich auch Ihre Lohnabrechnungsanforderungen. Prüfen Sie Ihren Tarif jedes Jahr, um sicherzustellen, dass Sie nicht zu viel bezahlen, und wechseln Sie den Anbieter, falls ein besseres Angebot verfügbar ist.
Wie berechnet man Lohnabrechnungskosten?
Befolgen Sie diese Schritte, um die Kosten Ihrer Lohnabrechnung zu berechnen:
1. Beginnen Sie mit den Bruttolöhnen
Addieren Sie die Gesamtlöhne aller Mitarbeitenden:
- Gehälter
- Stundenlohn × gearbeitete Stunden
- Überstunden
- Boni, Provisionen, Trinkgelder
Beispiel:
10 Mitarbeitende × $4.000/Monat = $40.000 Bruttolohnsumme
2. Arbeitgeberanteil an Lohnsteuern hinzufügen
Berechnen Sie Ihren Anteil an gesetzlichen Abgaben:
- Sozialversicherung: 6,2% des Lohns (bis zur Beitragsbemessungsgrenze)
- Medicare: 1,45% aller Löhne
- Bundesarbeitslosenversicherung (FUTA): 0,6%–6% auf die ersten $7.000
- Staatliche Arbeitslosenversicherung (SUTA): Je nach Bundesstaat verschieden
Typische Gesamtsumme: 8%–10% der Bruttolöhne
Beispiel:
$40.000 × 9% = $3.600 Arbeitgebersteuern
3. Zusatzleistungen und Versicherungskosten einbeziehen
Rechnen Sie die Kosten ein für:
- Kranken-, Zahn- und Augenversicherung
- Beiträge zur Altersvorsorge (z. B. 401(k)-Matching)
- Lebens- oder Berufsunfähigkeitsversicherung
- Mitarbeitervorteile für das Wohlbefinden
Beispiel:
$400/Mitarbeiter/Monat × 10 Mitarbeitende = $4.000/Monat
4. Kosten für Lohnabrechnungssoftware oder Dienstleister einberechnen
Addieren Sie die monatlichen Gebühren Ihres Lohnabrechnungsanbieters:
- Grundgebühr + Gebühr pro Mitarbeitendem
Beispiel:
$40 Grundgebühr + ($6 × 10 Mitarbeitende) = $100/Monat
5. Weitere Arbeitgeberkosten hinzufügen
Optionale, aber gängige Posten:
- Kosten für die Ansparung von bezahlten Urlaubstagen (PTO)
- Unfallversicherung für Arbeitskräfte
- Schulungen, Onboarding und Unterstützung bei HR-Compliance
- Steuern auf Zusatzleistungen (z. B. Firmenwagen, Boni)
Endformel
Gesamte Lohnabrechnungskosten = Bruttolöhne + Arbeitgebersteuern + Zusatzleistungen + Gebühren des Lohnabrechnungsanbieters + weitere Arbeitgeberkosten
Beispiel-Gesamtsumme:
- Bruttolöhne: $40.000
- Arbeitgebersteuern (9 %): $3.600
- Zusatzleistungen: $4.000
- Software-Gebühren: $100
Gesamte Lohnabrechnungskosten = $47.700/Monat
Nächste Schritte für das Lohnabrechnungsmanagement
Kleine Unternehmer und Betreiber haben oft zu wenig Zeit, um die Lohnabrechnung selbst zu übernehmen. Durch die Auswahl eines guten Lohnabrechnungssystems oder -dienstleisters können Sie Kosten sparen und gleichzeitig Ihre Abläufe verbessern.
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