Leitfaden zur Kompetenzzuordnung: Revolutionieren Sie Ihr Talentmanagement
Kompetenzzuordnung ist ein leistungsfähiges Instrument, das die Talententwicklung in Organisationen aller Größenordnungen und Branchen revolutionieren kann.
Indem Sie einen klaren Überblick über die Kompetenzen der Mitarbeitenden schaffen und diese auf spezifische Rollen innerhalb der Organisation abbilden, erhalten Sie wertvolle Einblicke in die Fähigkeiten Ihrer Belegschaft und können gezielte Strategien zur Verbesserung der Mitarbeitendenfähigkeiten in Einklang mit den übergeordneten Unternehmenszielen entwickeln.
In diesem Artikel beschreibe ich die Vorteile und den Ablauf der Kompetenzzuordnung in Ihrem Unternehmen. Ich hoffe, Sie dazu zu inspirieren, Kompetenzzuordnung in Ihrer Rolle, in Ihrem Team und in Ihrem Unternehmen zu berücksichtigen.
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Was ist Kompetenzzuordnung?
Kompetenzzuordnung ist der Prozess, bei dem die für jede Rolle und jedes Team erforderlichen Fähigkeiten, Kenntnisse und Fertigkeiten identifiziert und mit den bereits vorhandenen Fähigkeiten abgeglichen werden. Die daraus entstehenden Kompetenzkarten werden genutzt, um gezielte Rekrutierungs- und/oder Schulungs- und Entwicklungsstrategien zu entwickeln und etwaige Lücken zu schließen.
Die Kompetenzzuordnung hilft dabei, klare Entwicklungspfade zu verschiedenen Positionen innerhalb der Organisation zu definieren und aufzuzeigen, was ein aktueller oder potenzieller Mitarbeitender benötigt, um das nächste Karriereziel zu erreichen. Die drei Hauptbereiche der Kompetenzzuordnung sind:
- Kompetenzzuordnung für einzelne Rollen
- Kompetenzzuordnung für Teams
- Kompetenzzuordnung für Einzelpersonen.
Vorteile der Kompetenzzuordnung
Kompetenzzuordnung liefert wertvolle Einblicke in den Talentpool einer Organisation. Diese können genutzt werden, um die Personalplanung zu optimieren, die Mitarbeitendenbindung und -produktivität zu steigern, die Leistungsmanagementprozesse zu verbessern und die Nachfolgeplanung effizienter zu gestalten.
Zu den Vorteilen der Kompetenzzuordnung gehören:
- Verbesserte Personalplanung. Die Kompetenzzuordnung hilft Unternehmen, Lücken im Personalbestand zu erkennen und künftigen Einstellungs- sowie Schulungsbedarf vorauszuplanen. So kann sichergestellt werden, dass die richtigen Personen mit den passenden Kompetenzen verfügbar sind, wenn sie benötigt werden.
- Höhere Mitarbeitendenbindung. Durch die Identifizierung der Stärken und Schwächen von Mitarbeitenden können Unternehmen kompetenzbasierte Lernmöglichkeiten bereitstellen. Dies führt zu erhöhter Leistung, Engagement, Arbeitszufriedenheit und Bindung.
- Gesteigerte Produktivität. Wenn Mitarbeitende ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten genau kennen, sind sie produktiver. Die Kompetenzzuordnung hilft Führungskräften, Aufgaben passend zur Kompetenz der Mitarbeitenden zuzuweisen, was zu besserer Arbeitsqualität und erhöhter Effizienz führt.
- Effektiveres Leistungsmanagement. Mit den Daten aus der Kompetenzzuordnung können Führungskräfte ihren Teams gezielteres und fundierteres Feedback geben. Insgesamt werden die Leistungsmanagementprozesse dadurch verbessert.
- Effektivere Nachfolgeplanung. Die Kompetenzzuordnung unterstützt Unternehmen bei der Identifikation potenzieller Nachfolger für Schlüsselpositionen. So können effektive Nachfolgepläne erstellt werden, um Kontinuität in Führungspositionen zu gewährleisten.
- Besserer Einstellungsprozess. Wenn klar ist, welche Kompetenzen benötigt werden, weiß jeder ganz genau, worauf bei der Einstellung zu achten ist. Dies führt zu besseren Einschätzungen und einem effizienteren, effektiveren Einstellungsprozess.
Die Kompetenzmatrix
Kompetenzmatrizen sind ein wichtiger Bestandteil des Kompetenzzuordnungsprozesses und werden verwendet, um die für jede Rolle und jedes Team erforderlichen Kompetenzen, Kenntnisse und Fähigkeiten im Vergleich zu den bereits vorhandenen zu visualisieren.
Sie helfen Führungskräften, Lücken in Kompetenzen und Qualifikationen schnell zu erkennen und Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
Die Matrix listet typischerweise auf einer Achse die Kompetenzen und auf der anderen die Rollen und Namen der Mitarbeitenden. Am Schnittpunkt von Position und Mitarbeitendem werden die für diese Rolle erforderlichen Kompetenzen angezeigt, einschließlich der Angabe, welche Fähigkeiten für die Rolle unerlässlich sind. Die Mitarbeitenden werden anschließend hinsichtlich ihres Kenntnisstandes für jede Kompetenz eingeschätzt.
In der obigen Kompetenzmatrix werden die Rollen den einzelnen identifizierten Kompetenzen zugeordnet, zusammen mit Hinweisen darauf, welche Fähigkeiten für die jeweilige Rolle unerlässlich sind.
Anschließend werden die Fähigkeiten einzelner Teammitglieder abgebildet, um zu bewerten, wie jede Person den Erwartungen der Position entspricht (erkennbar am Leistungsniveau in den jeweiligen Kompetenzen).
Eventuelle Lücken werden dann durch ein Farbcodesystem hervorgehoben, das dazu beiträgt, Entwicklungs- und Rekrutierungsgespräche anzustoßen.
Wie Sie ein Kompetenz-Mapping-Projekt durchführen
Aktuell investieren viele Organisationen in Prozesse und Technologien, um den Wandel hin zu kompetenzbasierten Unternehmen zu vollziehen.
Kompetenz-Mapping und das Erstellen von Kompetenzmatrizen sind dabei natürlich Teil dieses Prozesses.
Hier teile ich einige Strukturen und Einblicke, die Ihnen dabei helfen, Kompetenzen und Fähigkeiten in Ihrer Organisation zu erfassen.
1. Ziele des Projekts definieren
Bevor Sie ein Kompetenzmodell auswählen und mit dem Mapping von Kompetenzen beginnen, ist es wichtig zu verstehen, was Sie mit dem Projekt erreichen möchten.
Möchten Sie Kompetenzlücken bei Mitarbeitenden identifizieren? Wollen Sie gezielte Weiterbildungsprogramme entwickeln? Oder geht es Ihnen darum, die Kompetenzen der Mitarbeitenden besser an den Zielen Ihrer Organisation auszurichten?
Die Festlegung dieser Ziele hilft Ihnen dabei, ein Modell auszuwählen, das mit Ihren Zielen übereinstimmt und gibt während des gesamten Prozesses Orientierung.
2. Kompetenzmodell auswählen
Sobald Sie die Projektziele definiert haben, besteht der nächste Schritt darin, das geeignete Kompetenzmodell/-framework auszuwählen, um die Bewertung von Rollen, Teams und Mitarbeitenden zu steuern.
Es gibt verschiedene Modelle mit unterschiedlichen Stärken und Schwächen, daher ist es wichtig, sorgfältig zu prüfen, welches am besten zu den Anforderungen Ihrer Organisation passt.
Einige gängige Methoden des Kompetenz-Mappings sind:
- Korn/Ferry Lominger Leadership Architect Competency Model
- SIGMA Leadership Competency Framework
- HRSG Behavioral, Technical, and Leadership Competency Models
- Branchenspezifische Kompetenzmodelle, wie z. B. das Kompetenzmodell für den Lebensmittel- und Getränkeservice oder das Pflegekompetenzmodell.
Die Akzeptanz und das Engagement der betroffenen Personen, die mit dem Kompetenzmodell arbeiten, sind entscheidend für den Erfolg der Implementierung.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, stellen Sie sicher, dass Sie ein Modell auswählen, das Ihren Projektzielen entspricht und einen effektiven Rahmen für die Bewertung der Qualifikationen Ihrer Mitarbeitenden bietet.
2.1. Verfügbare Modelle recherchieren
Es gibt eine Vielzahl an Kompetenzmodellen, von generischen Kompetenz-Frameworks bis hin zu branchenspezifischen Standards. Recherchieren Sie die verschiedenen Möglichkeiten und prüfen Sie deren Eignung für Ihre Organisation, zum Beispiel hinsichtlich Relevanz, Umfang und Benutzerfreundlichkeit.
2.2. Einbindung von Stakeholdern
Beteiligen Sie wichtige Stakeholder wie HR-Manager, Abteilungsleiter und Mitarbeitende selbst am Auswahlprozess. Berücksichtigen Sie deren Feedback dazu, welches Modell für Ihre Organisation am besten geeignet ist.
2.3. Kosten und Ressourcen bewerten
Schätzen Sie die Kosten für die Einführung der jeweiligen Modelle ab, einschließlich eventuell notwendiger Software oder Schulungen für die Mitarbeitenden, die die Bewertungen durchführen werden. Einige Mapping-Methoden basieren auf Softwarelösungen mit Abonnement, während andere nach dem Prinzip „einmal kaufen, dauerhaft nutzen“ funktionieren – diese bieten jedoch möglicherweise nicht denselben Funktionsumfang wie softwarebasierte Ansätze.
2.4. Modell auswählen
Wählen Sie basierend auf Ihrer Recherche und dem Feedback der Stakeholder das am besten geeignete Kompetenzmodell für Ihre Organisation aus.
Profi-Tipp: Hier gibt es nicht die eine richtige Antwort – selbst innerhalb einer Branche. Sprechen Sie mit Ihrem Team und Ihren Führungskräften, um deren Wünsche hinsichtlich des Kompetenzmodells zu verstehen. Wenn Sie ein Modell gefunden haben, das Ihnen zusagt, legen Sie los und testen Sie es! Falls es doch nicht passt, seien Sie mutig und probieren Sie eine Alternative!
Sobald Sie ein Modell ausgewählt haben, können Sie mit der Mapping-Übung beginnen (jetzt geht der eigentliche Spaß los)!
3. Kompetenzen einzelnen Rollen und Teams zuordnen
3.1. Schlüsselfunktionen identifizieren
Beginnen Sie damit, die Schlüsselrollen in Ihrer Organisation zu identifizieren, für die Sie Fähigkeiten erfassen möchten. Dies kann Jobtitel oder bestimmte Abteilungen umfassen. Ich empfehle, mit einer kleinen Abteilung zu starten, in der die Rollen gut bekannt sind. Auch ist es eine große Hilfe, bereits Stellenbeschreibungen für diese Funktionen bereit zu haben!
3.2 Benötigte Fähigkeiten auflisten.
Erstellen Sie für jede Rolle eine Liste der spezifischen Fähigkeiten, die erforderlich sind, um diese Funktion erfolgreich auszuführen. Dies kann auf Stellenbeschreibungen oder auf Input von Führungskräften und Mitarbeitenden basieren.
Ich persönlich empfehle dringend, die zuständige Führungskraft in diesen Prozess einzubeziehen. Sie ist es nämlich, die die Leistung in der Rolle bewertet und verstehen sollte, was diese Position besonders und für die Organisation besonders wertvoll macht.
3.3 Fähigkeiten mit Modell abgleichen
Wenn Sie die für eine Rolle benötigten Fähigkeiten auflisten, sind diese gegebenenfalls nicht direkt mit dem gewählten Modell abgestimmt und müssen entsprechend übersetzt und angepasst werden, um sie anzugleichen.
Nutzen Sie Ihr ausgewähltes Kompetenzmodell und gleichen Sie jede gewünschte Fähigkeit mit der entsprechenden Fähigkeit innerhalb dieses Modells ab.
3.4 Rollen im Team-Kontext bewerten
Sobald Fähigkeiten den Rollen zugeordnet sind, überprüfen Sie die Rollen innerhalb desselben Teams und stellen Sie sicher, dass die dazugehörigen Fähigkeiten Unterschiede zeigen. Beispielsweise sollten weiterführende Rollen mit anspruchsvolleren bzw. mehr Fähigkeiten verbunden werden, und die Rollen sollten sich im Anforderungsprofil unterscheiden.
Stellen Sie fest, dass jede Rolle im Team alle oder fast die gleichen Fähigkeiten erfordert, ist das ein Hinweis darauf, die Rollen zu überprüfen und herauszufinden, was sie jeweils unterscheidet und wie die verschiedenen Rollen im Hinblick auf benötigte Skills betrachtet werden sollten.
Kehren Sie in einem solchen Fall zu Schritt 2 in diesem Abschnitt zurück — und haben Sie keine Scheu, während des Prozesses Anpassungen vorzunehmen! Je mehr Sie sich mit Skill Mapping beschäftigen, desto besser werden Sie darin und desto klarer erkennen Sie Unterschiede im Fähigkeitsbedarf zwischen Rollen und Teams.
3.5 Die Skill-Matrix gemeinsam mit dem Team überprüfen
Nachdem Sie alle Fähigkeiten je Rolle identifiziert und Abweichungen in notwendigen und hilfreichen Skills überprüft haben, zeigen Sie Ihren Entwurf dem Team, das die Tätigkeiten tatsächlich ausführt, und bitten Sie um Feedback dazu, ob die Matrix die benötigten Fähigkeiten korrekt widerspiegelt.
Oft erfahren Sie dabei von Aufgabenstellungen oder Sachverhalten, die Ihnen nicht bekannt waren, oder von komplexen Anforderungen, für die Kompetenzbereiche erforderlich sind, die Sie vorher nicht bedacht hatten. Die Überprüfung des Modells durch die jeweiligen Teams ist unbedingt empfehlenswert.
4. Fähigkeiten bei Mitarbeitenden bewerten
Nachdem Sie die erforderlichen Fähigkeiten für jede Rolle dokumentiert haben, bewerten Sie die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeitenden entsprechend dem gewählten Modell. Dies kann durch Umfragen, Interviews und/oder andere Bewertungsmethoden erfolgen.
Der Prozess beinhaltet in der Regel die Durchführung von Fähigkeitsbewertungen oder Leistungsbeurteilungen, um die Mitarbeiter*innen-Kompetenzen in verschiedenen Bereichen wie technische Fertigkeiten, Kommunikationsfähigkeit, Führungsqualitäten, Problemlösungskompetenzen usw. einzuschätzen.
Die Bewertung sollte das gewählte Modell widerspiegeln und sorgfältig durchgeführt werden, damit keine Verzerrung oder Überbewertung der Fähigkeiten (d.h., wenn Manager*innen oder Mitarbeitende Kompetenzen zu hoch ansetzen, um vermeintlich einem Teammitglied, einer Führungskraft oder dem Team zu helfen) geschieht.
Ich habe in der Vergangenheit Bewertungssysteme mit drei grundlegenden Stufen im Skill Mapping genutzt: unterqualifiziert, qualifiziert und überqualifiziert. Mit diesen einfachen Kategorien können Mitarbeitende und Führungskräfte klar einschätzen, ob jemand bezüglich einer Fähigkeit unter, auf oder über den Erwartungen liegt.
5. Fähigkeiten unternehmensweit analysieren
Geschafft! Wenn Sie es bis hierher geschafft haben, haben Sie eine Menge Arbeit investiert: Sie haben ein Modell ausgewählt, Rollen und Teams den Fähigkeiten zugeordnet und individuelle Mitarbeiterkompetenzen bewertet.
Jetzt ist es an der Zeit, zu überlegen, wie Sie Modell, Zuordnung und Bewertung nutzen, um Lücken zwischen den nötigen Kompetenzen und der tatsächlichen Ausprägung durch Mitarbeitende sichtbar zu machen.
In dieser Phase besteht Ihre Aufgabe darin, Lücken oder eine mangelnde Übereinstimmung zwischen vorhandenen Fähigkeiten und den Anforderungen der jeweiligen Position zu erkennen.
Wenn Sie solche Lücken feststellen, betrachten Sie die betroffene Person nicht sofort als unqualifiziert oder „nicht passend“. Überlegen Sie stattdessen, welche Maßnahmen zur Weiterentwicklung sinnvoll wären, um diese Lücke zu schließen.
Gibt es jemanden im Team, der in einem Bereich besonders qualifiziert ist, in dem jemand anderes noch Nachholbedarf hat? Das klingt für mich nach einer hervorragenden Gelegenheit für Mentoring, Job Shadowing oder einen gezielten Wissensaustausch!
Wenn Sie Maßnahmen für entstandene Kompetenzlücken planen, schauen Sie sich im Unternehmen um und erkennen Sie auch Expert*innen an, die vielleicht bereits im Team oder Unternehmen vorhanden sind.
Menschen sind soziale Wesen, und Lernen ist ein sozialer Vorgang. Es ist sowohl für die Mitarbeitendenbindung als auch für den Lernerfolg äußerst wertvoll, wenn ein*e Mitarbeiter*in einer anderen Person eine Fähigkeit beibringt, die ihr hilft, im Job erfolgreicher zu sein.
Wenn Sie Lücken im größeren Maßstab identifizieren, also über ein einzelnes Team hinaus, empfehle ich, gezielte Aktionspläne zur Schließung erkannter Kompetenzlücken bei Mitarbeitenden zu entwickeln, beispielsweise durch Trainingsprogramme oder Entwicklungsmöglichkeiten.
Wenn Sie die Lücken über verschiedene Rollen und Teams hinweg überprüfen, achten Sie auf wiederkehrende Muster im Qualifikationsdefizit. Benötigt zum Beispiel Ihr Customer-Success-Team eine Schulung im Bereich Konfliktlösung? Das wäre eine hervorragende Gelegenheit für einen groß angelegten Kurs oder ein Entwicklungsprogramm, das speziell auf die Bedürfnisse dieser Gruppe zugeschnitten ist.
Skill-Mapping-Tools
Heutzutage gibt es eine Vielzahl von Skill-Mapping-Tools, die Unternehmen dabei unterstützen, Fähigkeiten von Mitarbeitenden nahezu in Echtzeit über verschiedene Rollen und Teams hinweg zu bewerten und zuzuordnen sowie bei der Datenanalyse zu helfen. Hier sind einige Beispiele:
- HRSG – Das älteste Unternehmen im Bereich Skill-Mapping. HRSG ist ein KI-gestütztes Experten-Tool für Skill-Mapping, Gap-Analyse und die Förderung der Weiterentwicklung von Mitarbeitenden, die in ihrer Karriere vorankommen möchten. Das Tool ist flexibel und ermöglicht die Integration individuell entwickelter Qualifikationen in Ihre Skill-Map.
- AG5 – Eine reine Qualifikationsmanagement-Software, die von einigen der größten Fluggesellschaften und Hersteller weltweit genutzt wird. AG5 unterstützt detailliertes Skill-Mapping, einschließlich sicherheits- und vorschriftenbezogener Qualifikationen, und ermöglicht es Führungskräften, gezielt nach Kompetenzen in der Mitarbeiterdatenbank zu suchen, um passende Personen im Unternehmen zu identifizieren.
- MuchSkills – Eine Talentmanagement-Plattform, die die Visualisierung individueller und Team-Kompetenzen unterstützt und mit einer schnellen Suchfunktion die passenden Fachleute im Unternehmen auffindbar macht. Mit nur wenigen Klicks sehen Sie, wer in Ihrer Organisation beispielsweise eine bestimmte Technologie, Vorschrift oder kundenspezifisches Verhalten beherrscht.
- iMocha – Ein KI-basiertes Assessment-Tool, das Unternehmen dabei unterstützt, die Stärken und Schwächen ihrer Mitarbeitenden zu verstehen, um Möglichkeiten für interne Mobilität und weiterführende Entwicklung zu identifizieren.
- Skills Base – Eine visuelle Skill-Mapping-Software, die Teams dabei hilft, Kompetenzdaten zu verstehen, zu bewerten und darauf zu reagieren. Skills Base ist eines der umfassendsten Skill-Mapping-Tools auf dem Markt und erkennt Talententwicklung direkt anhand Skill-Maps, Kompetenzlücken und Nachfolgeplanung.
- TalentGuard – Ein Tool für Leistungsmanagement und Kompetenzbewertung, das HR-Teams dabei unterstützt, Mitarbeitende durch Lernmöglichkeiten wie Coaching, Trainings und On-Demand-Inhalte einzubinden.
- Cognology – Ein Kompetenzmanagementsystem, das Ihnen dabei hilft, Ihre aktuelle Belegschaft zu verstehen und externe Kandidaten zur Schließung von Qualifikationslücken zu identifizieren. Cognology umfasst Kompetenzprüfungen, Nachverfolgung und Reporting.
- SoftExpert – Eine selbsternannte Software für Human-Development-Management, die Skill-Mapping, Gap-Analyse und Talententwicklungspläne ermöglicht, um das Wachstum der Mitarbeitenden und die Nachfolgeplanung im Einklang mit den Unternehmenszielen zu unterstützen.
- Augmentir – Kein reines Skill-Mapping- und Management-Tool, kann diese Ziele aber durch eines seiner vielen Module erreichen. Augmentir ermöglicht die Zuordnung und Verwaltung von Skills, ist aber, soweit ich erkennen kann, vor allem für Produktions- und operative Rollen entwickelt – einschließlich Skill-Mappings für Sicherheit und Prozesssteuerung!
- Kahuna – Software für Fähigkeitenmanagement, die mit einer visuellen Team-Matrix die Kompetenzen einzelnen Mitarbeitenden zuordnet und Lücken sowie Entwicklungschancen mit nur wenigen Klicks sichtbar macht. Kahuna wird von einigen der größten Unternehmen weltweit genutzt und unterstützt unterschiedliche Rollen, Ansichten und Features für HR, Vorgesetzte und Führungskräfte.
Jede dieser Softwarelösungen ist ein potenzieller Kandidat für Unternehmen, die Kompetenzen abbilden, eine Matrix erstellen und Qualifikationsbedarfe im Unternehmen sichtbar machen wollen.
Die Auswahl des richtigen Tools ist ein sehr individueller Prozess, der mit den Zielen der Initiative des Unternehmens beginnt.
Bevor Sie mit einer Software starten, stellen Sie sicher, dass Sie und Ihr Team sich darüber einig sind, warum Sie Skill-Mapping nutzen möchten und welche Ergebnisse Sie sich von einer technologischen Lösung für Skill-Mapping im Rahmen der Talententwicklung erhoffen.
Überprüfen Sie außerdem, ob Ihr Talentakquise-System Skill-Mapping-Funktionen integriert hat, da einige der weiterentwickelten Plattformen das bereits bieten.
Lassen Sie uns eine Karte erstellen!
Wenn Sie sich die Zeit nehmen, eine Kompetenzkartierung durchzuführen, entdecken Sie den Weg zu nachhaltigem Wachstum in Unternehmen. Es zahlt sich langfristig aus, denn Sie wissen genau, welche Talente und Fähigkeiten bereits vorhanden sind und welche Talente und Fähigkeiten Sie zukünftig noch benötigen.
Dies hilft Ihnen dabei, Teammitglieder weiterzubilden und Sie werden außerdem Steigerungen bei Engagement und Produktivität feststellen.
