Denken Sie über ein Mitarbeiter-Intranet nach? Lesen Sie dies zuerst
Sie denken also über ein Intranet nach, oder vielleicht haben Sie bereits eines, das aber nicht richtig für Sie funktioniert.
Wenn sie richtig eingesetzt werden, können Mitarbeiter-Intranet-Lösungen eine wertvolle Ressource sein, Effizienz schaffen und die Employee Experience verbessern.
Hier sehen wir uns folgendes an:
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- Was ist ein Mitarbeiter-Intranet?
- Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden das Intranet nutzen?
- Beispiele für Mitarbeiter-Intranets
Steigen wir ein.
Was ist ein Mitarbeiter-Intranet?
Ein Mitarbeiter-Intranet ist ein geschlossenes Netzwerk, in dem sich die Angestellten eines Unternehmens intern austauschen und Nachrichten, Dokumente und Richtlinien teilen können.
Vor allem in größeren, international verteilten Organisationen sind solche Intranets beliebt, um Informationen zu verbreiten und die Unternehmenskommunikation in einer überwiegend digitalen Arbeitsumgebung zu verbessern.
Interne Kommunikation wird durch einen zentralen Anlaufpunkt erleichtert, an dem Mitarbeitende Ideen austauschen und Ressourcen teilen können. Das Problem mit Intranets ist allerdings, dass sie oft wie bei Miss Havisham „auf dem Dachboden liegen gelassen“ werden.
Die hohe Abbruchrate liegt darin begründet, dass viele Intranets von Problemen wie doppelten Informationen und überladenen Oberflächen betroffen sind. Wie Dhiraj Sharma erklärt:
Im Laufe der Zeit wird das [Intranet]-System zu einem Sammelbecken für Inhalte – zu einer Ablage, durch die kein Mitarbeiter mehr stöbern will, weil sie, wie eine Gerümpelschublade, weder Sinn, Ordnung oder Wert besitzt. Was ein zugänglicher One-Stop-Shop sein sollte, wird zu einer unerwünschten Informationsflut. Ihre Mitarbeitenden wenden sich ab und suchen die Antworten, viel einfacher, woanders.“
Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden das Intranet nutzen?
24% der Unternehmen sind mit dem UI ihres Intranets unzufrieden und 15% finden das Such-Tool unzureichend. Offenbar gibt es viele Intranets, die mit deutlichen Problemen zu kämpfen haben.
Der Schlüssel für die erfolgreiche Einführung und Nutzung eines Mitarbeiter-Intranets liegt darin, Hindernisse noch vor der Implementierung zu erkennen und sie von Anfang an zu adressieren.
Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Engagement für das Intranet Ihres Unternehmens bei Mitarbeitenden sicherstellen können.
1. UX-Verbesserung in den Fokus stellen
Die Verbesserung der UX (Nutzererfahrung) ist der wirksamste Weg, die Mitarbeiterbindung im Intranet zu steigern. Ziel sollte es bei der Verbesserung der UX sein, eine Lösung mit einer geringen Einstiegshürde zu gestalten.
UX unterscheidet sich von UI (Benutzeroberfläche), aber beide hängen eng zusammen. Eine aufgeräumte und übersichtliche UI verbessert die UX, da sie die Bedienung erleichtert und ermöglicht, dass Nutzer schnell die gewünschten Inhalte finden.
Wie bei jeder Webanwendung ist es das Ziel, die Nutzenden in möglichst wenigen Klicks dorthin zu bringen, wo sie hinwollen. Das bedeutet, sich Zeit zu nehmen, die Nutzer zu analysieren und eine logische Informationsarchitektur zu entwerfen, die Seiten und Bereiche sinnvoll strukturiert.
2. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran: Nutzung auf Managementebene
Wird das Intranet vom Management kaum genutzt, kann das die Akzeptanz im Unternehmen negativ beeinflussen. Wenn Führungskräfte sich wenig im Intranet beteiligen oder selten Updates teilen, ist das für Mitarbeitende wenig motivierend, diese Ressource ebenfalls zu nutzen.
Es ist daher sinnvoll, wenn Abteilungsleiter die Verantwortung für die Pflege des Intranets in ihren Bereichen übernehmen.
So sollte etwa ein HR-Manager für den Bereich Personalwesen im Intranet verantwortlich sein. Er kann z. B. aktualisierte Benefits-Policen, Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeitende, FAQs oder andere HR-News im Intranet veröffentlichen.
3. Verschiedene Content-Formate nutzen
Intranets können dazu genutzt werden, die Mitarbeiterbindung zu fördern, indem rund um Unternehmensneuigkeiten und -Events Begeisterung geschaffen wird. Auch Feedback kann durch interaktive Funktionen wie Umfragen gesammelt werden.
Die Verwendung verschiedener Inhaltsarten wird das Nutzererlebnis „aufpeppen“ (um es mal so auszudrücken) und zu höheren Engagement-Raten führen. Es handelt sich um eine Arbeitgeberaufwendung für das Wohl der Mitarbeitenden, die sich selbst auszahlt, indem sie das Personal täglich informiert hält.
4. Nutzung von Kennzahlen zur Optimierung
Moderne Mitarbeiter-Intranet-Software sollte es Ihnen ermöglichen, das Engagement für die von Ihnen veröffentlichten Inhalte zu messen, sodass Sie diese fortlaufend optimieren können—ganz wie bei Ihrer Website oder Ihren Social-Media-Kanälen.
Setzen Sie Mitarbeiterüberwachungssoftware ein, um Klicks der Nutzer:innen auf der Startseite und wichtigen Zielseiten zu verfolgen. So identifizieren Sie die effektivsten Links und Handlungsaufforderungen und können entscheidende Inhalte priorisieren sowie das Nutzerengagement optimieren. Tun Sie dies nicht, resultieren daraus schlechte Nutzererlebnisse und sinkende Konversionsraten.
Neben der Analyse von Kennzahlen können Sie Mitarbeitende am Ende einer Sitzung auch direkt nach Feedback fragen – etwa mit den Fragen „Haben Sie heute gefunden, wonach Sie gesucht haben?“ und „Wie einfach war es, das Gesuchte zu finden?“
Ebenso ist es gute Praxis, Inhalte je nach Relevanz zu verteilen. Auch wenn Mitarbeiter:innen grundsätzlich neugierig sind, bleibt ein nach Relevanz optimierter Newsfeed für Mitarbeitende übersichtlich. Prüfen Sie hierfür, ob Ihr Intranet die Funktion bietet, Inhalte gezielt nur einer bestimmten Gruppe von Mitarbeitenden zugänglich zu machen.
Beispiele für Mitarbeiter-Intranets
Ich hoffe, Sie haben nun eine Vorstellung davon, wie ein gutes Unternehmens-Intranet aussehen kann. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für gelungene Unternehmens-Intranets.
1. DBS Bank
Die DBS Bank gewann im Dezember 2021 den Modern Intranet of the Year Award. Was könnte also ein besseres Beispiel sein?
Das Besondere an diesem System ist, dass Mitarbeitende über verschiedene Kanäle auf das Intranet zugreifen können—unter anderem über:
- OneBot Virtual Assistant: Eine dialogbasierte Oberfläche zur Erfüllung von Aufgaben und Anfragen.
- DBS Search: Eine Funktion, mit der Mitarbeitende in den Inhalten und Daten des Unternehmens suchen können.
- OneMobile: Eine mobile Oberfläche für das Intranet des Unternehmens.
Das Intranet bietet Mitarbeitenden eine umfassende digitale Umgebung mit drei Plattformen, die sich jeweils auf unterschiedliche Aspekte der Employee Experience konzentrieren:
- F3W (Future of Work, Workplace, and Workforce): Ein Forum rund um die Zukunft der Arbeit
- iHealth App: Eine Gesundheits- und Wellness-Ressource für DBS-Mitarbeitende
- Life@DBS: Das unternehmenseigene soziale Netzwerk, das Mitarbeitenden ermöglicht, in Kontakt zu bleiben und Beziehungen außerhalb der Arbeit aufzubauen
Das DBS-Intranet ist außerdem ein hervorragendes Beispiel für eine von Mitarbeitenden gesteuerte Plattform. DBS ermutigt die Nutzer:innen, das System zu bewerten und Vorschläge zu machen, während der EJC (Employee Journey Council) Lücken identifiziert, die geschlossen werden können, um die Nutzererfahrung zu verbessern.
DBS ist ein Paradebeispiel für ein gelungenes Intranet, weil es Mitarbeitenden ein angenehmes Erlebnis, einen Multi-Channel-Zugang und eine persönliche Nutzung bietet und die Unternehmenskultur von DBS digital erlebbar macht.
2. 3M Go
3M, ein multinationaler Industriekonzern mit Sitz in den USA, hatte einst ein unübersichtliches Intranet mit einem überladenen Interface, das von den Mitarbeitenden kaum genutzt wurde. Es handelte sich um eine chaotische Sammlung von Links und Intranet-Systemen für verschiedene 3M-Standorte.
Das Design bot eine schlechte Nutzererfahrung, weil sich die Mitarbeitenden nur mit Mühe zurechtfanden. Sie hatten Schwierigkeiten, benötigte Inhalte zu finden.
Erkennend, dass Handlungsbedarf bestand, verwandelte 3M sein altes Intranet schließlich in eine ansprechende Plattform, die einfach zu bedienen ist und den Mitarbeitenden nützlichere Funktionen bietet. Jetzt können Aufgaben erledigt werden ohne unnötigen Zeitaufwand bei der Navigation.
3M Go punktet mit einem ansprechenden Design und einem personalisierten Newsfeed auf der Startseite. Das neue Design half 3M, das Engagement und die Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern.
Nach dem Redesign landete 3M Go auf dem ersten Platz der 10 besten Intranets des Jahres 2019 der Nielsen Norman Group.
Eigenentwicklung oder Lösung von der Stange?
Wenn Sie ein Intranet planen, haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie entwickeln es selbst oder Sie erwerben eine schlüsselfertige Lösung.
Microsoft SharePoint-Intranets sind einfach zu erstellen, aber sie bieten nur eingeschränkte Funktionalität. Eine Intranet-Lösung komplett neu zu erstellen bedeutet, dass Sie sie ganz nach Ihren Wünschen anpassen können, allerdings kann dies zeitaufwendig und teuer sein. Zum Beispiel können maßgeschneiderte Intranets mobile Apps haben, doch dies erfordert viel Entwicklungsarbeit.
Sie müssen möglicherweise auch einen internen Spezialisten einstellen oder externe Hilfe für Wartung und Support eines maßgeschneiderten Intranets beauftragen. Während maßgeschneiderte Unternehmensintranets in der Regel eine umfassende Schulung benötigen, erfordern vorgefertigte Intranet-Systeme meist nur eine minimale Einarbeitung.
Lassen Sie Ihr Mitarbeiter-Intranet nicht verstauben
Mitarbeiter-Intranets sind eine wertvolle Ressource; lassen Sie sie nicht ungenutzt. Selbst wenn Ihr Intranet-System schon länger unbeachtet geblieben ist, ist es nie zu spät, es wieder zu nutzen und zum Leben zu erwecken.
Ein Mitarbeiter-Intranet mit einem leistungsstarken Content-Management-System hilft Ihnen dabei, Ihre Unternehmenskultur online zu bringen. Sie können On-Demand-Neuigkeiten teilen und Ihre Geschäftsprozesse sowie Workflows problemlos abbilden.
Wenn Sie ein neues Intranet-System einführen möchten, sollten Sie statt einer Eigenentwicklung eine vorgefertigte Lösung in Betracht ziehen.
Unbedingt ansehen: Wie man ein echtes Mitarbeiter-zuerst-Unternehmen aufbaut
