Denken Sie über ein Mitarbeiter-Intranet nach? Lesen Sie das zuerst
Sie denken also über ein Intranet nach, oder Sie besitzen bereits eines, das jedoch für Sie nicht funktioniert.
Wenn sie richtig eingesetzt werden, können Intranet-Lösungen für Mitarbeiter eine wertvolle Ressource sein, die Effizienz schafft und das Mitarbeitererlebnis verbessert.
Was ist ein Mitarbeiter-Intranet?
Ein Mitarbeiter-Intranet ist ein geschlossenes Netzwerk, in dem die Angestellten eines Unternehmens intern kommunizieren und Nachrichten, Dokumente und Richtlinien austauschen können.
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Sie sind besonders bei größeren, international verteilten Organisationen beliebt, um Informationen zu teilen und die interne Kommunikation im hauptsächlich digitalen Arbeitsumfeld zu verbessern.
Interne Kommunikation wird durch einen zentralen Ort erleichtert, an dem Mitarbeitende Ideen austauschen und Ressourcen teilen können. Die Herausforderung bei Intranets besteht jedoch darin, dass sie oft wie bei Miss Havisham „auf dem Dachboden“ vergessen werden.
Hohe Abbruchquoten haben ihren Ursprung in der Tatsache, dass viele Intranets mit Problemen wie doppelten Informationen und unübersichtlichen Oberflächen zu kämpfen haben. Wie Dhiraj Sharma erklärt:
Im Laufe der Zeit wird das [Intranet]-System zu einer Ablagestelle für Inhalte – niemand möchte sich mehr durchwühlen, denn es gleicht einer Krimskrams-Schublade und bietet weder Struktur, noch Sinn oder Wert. Aus dem leicht zugänglichen One-Stop-Shop wird eine unerwünschte Informationsflut. Ihr Team gibt es auf und sucht die Antworten anderswo, weil das einfacher ist."
Wie stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende Ihr Intranet nutzen?
24% der Unternehmen sind mit der Benutzeroberfläche (UI) ihres Intranets nicht zufrieden, und 15% finden das Suchwerkzeug unzureichend. Offenbar haben viele Intranets ihre ganz eigenen Probleme.
Der Schlüssel für die erfolgreiche Einführung und Nutzung eines Mitarbeiter-Intranets liegt darin, Hürden bereits im Vorfeld zu erkennen und diese sofort anzugehen.
Im Folgenden sind einige Möglichkeiten aufgeführt, wie Sie Engagement und Akzeptanz für das Intranet Ihres Unternehmens sicherstellen können.
1. Fokus auf Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit (UX)
Die Verbesserung der UX (Nutzererlebnis) ist der effektivste Weg, das Mitarbeiterengagement in Ihrem Intranet zu steigern. Ziel bei der Optimierung der UX sollte es sein, eine Lösung mit einer flachen Lernkurve zu entwerfen.
UX unterscheidet sich von UI (Benutzeroberfläche), ist aber eng damit verbunden. Eine aufgeräumte und verständliche UI verbessert das Nutzererlebnis, da sie die Navigation erleichtert und Nutzenden ermöglicht, schnell die gewünschten Inhalte zu finden.
Wie bei jeder Webanwendung ist das Ziel, die Nutzer:innen mit möglichst wenigen Klicks ans Ziel zu bringen. Das bedeutet, dass Sie Ihre Nutzer:innen genau analysieren und eine Informationsarchitektur planen müssen, die Seiten und Bereiche logisch und übersichtlich anordnet.
2. Setzen Sie auf Führungskräfte als Vorbilder bei der Intranet-Nutzung
Die mangelnde Nutzung des Intranets auf Führungsebene kann sich negativ auf die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden auswirken. Wenn Führungskräfte das Intranet nicht aktiv nutzen oder keine aktuellen Informationen teilen, sinkt die Begeisterung der Belegschaft für dieses Medium.
Eine gute Lösung kann sein, die Abteilungsleiter:innen mit der Pflege des Intranets zu betrauen.
Ein:e HR-Manager:in sollte beispielsweise für die Pflege des Personalbereichs im Intranet zuständig sein. Dort kann er/sie aktualisierte Informationen zu den Sozialleistungen, Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeitende, FAQs oder andere HR-Updates bereitstellen.
3. Verschiedene Inhaltsformate nutzen
Intranets können die Mitarbeiterbindung fördern, indem sie Begeisterung rund um Unternehmensnachrichten und -veranstaltungen schaffen. Auch das Sammeln von Feedback durch interaktive Elemente wie Umfragen ist möglich.
Die Nutzung verschiedener Inhaltsformate "peppt" (um kein besseres Wort zu wissen) das Nutzererlebnis auf und führt zu mehr Engagement. Es handelt sich um Kosten für Mitarbeitervorteile, die sich dadurch amortisieren, dass das Team täglich informiert wird.
4. Nutzen Sie Kennzahlen zur Optimierung
Moderne Intranet-Software für Mitarbeitende sollte Ihnen ermöglichen, das Engagement für Ihre Inhalte zu messen, um diese kontinuierlich zu optimieren – genauso wie Sie es für Ihre Website oder Social-Media-Kanäle tun würden.
Setzen Sie Software zur Mitarbeiterüberwachung ein, um Nutzerklicks auf der Startseite und wichtigen Landingpages zu verfolgen. So lassen sich die effektivsten Links und Handlungsaufforderungen identifizieren, wodurch Sie kritische Inhalte priorisieren und das Engagement der Nutzer optimieren können. Wird dies vernachlässigt, führt dies zu schlechten Nutzererfahrungen und sinkenden Konversionsraten.
Doch über die Betrachtung von Kennzahlen hinaus können Sie Mitarbeiter auch direkt nach Feedback am Ende einer Sitzung fragen, zum Beispiel mit Fragen wie „Haben Sie heute gefunden, wonach Sie gesucht haben?“ und „Wie einfach war es, das Gesuchte zu finden?“
Es ist zudem ratsam, Inhalte nach Relevanz zu verteilen. Auch wenn Mitarbeitende im Allgemeinen neugierig sind, sorgt ein auf Relevanz optimierter Newsfeed für Mitarbeitende für Übersichtlichkeit. Um dies sicherzustellen, prüfen Sie, ob Ihr Intranet die Funktion bietet, Inhalte nur an eine bestimmte Mitarbeitergruppe zu verteilen.
Beispiele für Mitarbeiter-Intranets
Ich hoffe, Sie haben nun eine Vorstellung davon, wie ein gutes Unternehmensintranet aussieht. Zur Veranschaulichung hier einige Beispiele für hervorragend umgesetzte Unternehmensintranets.
1. DBS Bank
Die DBS Bank erhielt im Dezember 2021 den Modern Intranet of the Year Award – was könnte ein besseres Beispiel sein?
Der Vorteil dieses Systems besteht darin, dass Mitarbeitende über verschiedene Kanäle auf das Intranet zugreifen können, unter anderem:
- OneBot Virtual Assistant: eine konversationsbasierte Oberfläche zur Bearbeitung von Aufgaben und Anfragen.
- DBS Search: eine Funktion, mit der Mitarbeitende Inhalte und Daten des Unternehmens durchsuchen können.
- OneMobile: eine mobile Benutzeroberfläche für das Intranet-System des Unternehmens.
Das Intranet bietet Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine umfassende digitale Umgebung mit drei Plattformen, die auf unterschiedliche Aspekte des Employee Experience ausgerichtet sind:
- F3W (Future of Work, Workplace, and Workforce): Ein Forum für die Zukunft der Arbeit
- iHealth App: Eine Wellness-Ressource für DBS-Mitarbeitende
- Life@DBS: Das firmeneigene soziale Netzwerk, in dem Mitarbeitende Kontakte knüpfen und Beziehungen außerhalb der Arbeit aufbauen können
Das DBS-Intranet ist zudem ein ausgezeichnetes Beispiel für eine mitarbeitergesteuerte Plattform. DBS ermutigt User dazu, das System zu bewerten und Vorschläge zu machen, und der EJC (Employee Journey Council) sucht gezielt nach Verbesserungsmöglichkeiten, um die Nutzererfahrung weiter zu steigern.
DBS ist ein hervorragendes Beispiel für ein gelungenes Intranet, da es den Mitarbeitern ein positives, personalisiertes Erlebnis, multikanalfähigen Zugriff und eine individuelle Nutzung bietet, die die DBS-Kultur in einer digitalen Arbeitswelt fördert.
2. 3M Go
3M, ein multinationaler Industriekonzern mit Sitz in den USA, hatte ursprünglich ein schlecht gestaltetes Intranet mit einer überladenen Oberfläche, die von den Mitarbeitern kaum genutzt wurde. Es handelte sich um eine chaotische Sammlung von Links und Intranets verschiedener 3M-Niederlassungen.
Das Design bot eine schlechte Nutzererfahrung, da es für die Mitarbeitenden mühsam war, darin zu navigieren und die benötigten Inhalte zu finden.
Nachdem dieses Problem erkannt wurde, wandelte 3M sein altes Intranet in eine ästhetisch ansprechende und einfach zu bedienende Plattform um, die den Mitarbeitern eine bessere Funktionalität bot. Nutzer hatten nun Zugriff auf ein System, mit dem Aufgaben ohne zeitraubende Navigation erledigt werden konnten.
3M Go bietet ein attraktives Design mit einem personalisierten Newsfeed auf der Startseite. Das neue Design half 3M, das Engagement und die Produktivität der Mitarbeitenden zu verbessern.
Nach der Überarbeitung erreichte 3M Go den ersten Platz auf der Nielsen Norman Group’s 10 Best Intranet List 2019.
Eigenentwicklung vs. fertige Lösung
Wenn Sie ein Intranet planen, stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung: Selbst entwickeln oder eine schlüsselfertige Lösung kaufen.
Microsoft Sharepoint-Intranets lassen sich einfach erstellen, bieten jedoch eingeschränkte Funktionalität. Die komplette Eigenentwicklung eines Intranets ermöglicht völlige Anpassung, ist jedoch zeitaufwändig und kostspielig. Zwar können individuell entwickelte Intranets auch mobile Apps umfassen, dafür ist jedoch erheblicher Entwicklungsaufwand erforderlich.
Möglicherweise müssen Sie auch einen internen Spezialisten einstellen oder externe Unterstützung für Wartung und Support Ihrer maßgeschneiderten Intranetlösung hinzuziehen. Während maßgefertigte Intranets meist umfangreiche Schulungen benötigen, erfordern vorgefertigte Intranets in der Regel nur eine kurze Einführung.
Lassen Sie Ihr Mitarbeiter-Intranet nicht verstauben
Mitarbeiter-Intranets sind eine wertvolle Ressource; lassen Sie sie nicht ungenutzt. Wenn Ihr Intranet-System eine Zeit lang vernachlässigt wurde, ist es nie zu spät, die Teile wiederaufzunehmen und das Intranet erneut zu nutzen.
Ein Mitarbeiter-Intranet mit einem leistungsstarken Content-Management-System hilft Ihnen dabei, Ihre Unternehmenskultur online zu bringen. Sie können aktuelle Informationen auf Abruf teilen und Ihre Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe nahtlos umsetzen.
Wenn Sie ein neues Intranet-System implementieren möchten, ziehen Sie eine vorgefertigte Lösung in Betracht, anstatt ein System von Grund auf neu zu erstellen.
Schauen Sie sich das an: Wie Sie ein echtes Mitarbeiter-zuerst-Unternehmen aufbauen
