Meetings an den hybriden Arbeitsplatz anpassen

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Jean Bays: Ich würde sogar sagen: Wenn Sie nicht die richtige Technik in diesem Besprechungsraum haben, ist es tatsächlich besser, wenn alle vor ihren Bildschirmen sitzen, damit das Meeting für alle wertvoll ist.

David Rice: Willkommen zum Podcast „People Managing People“. Unsere Mission ist es, eine bessere Arbeitswelt zu gestalten und Ihnen zu helfen, glückliche, gesunde und produktive Arbeitsplätze zu schaffen. Ich bin Ihr Gastgeber, David Rice.

Mein heutiger Gast ist Jean Bays. Sie ist Chief People Officer bei Neat. Wir sprechen heute über Meetings am hybriden Arbeitsplatz, die Erfahrungen moderner Besprechungen und darüber, was Mitarbeitende davon erwarten können und sollen.

Jean, willkommen!

Jean Bays: Danke, David, dass ich dabei sein darf.

David Rice: Dann erzähl uns doch zuerst ein wenig über dich, deine Rolle bei Neat und wie du dahin gekommen bist, wo du heute bist.

Jean Bays: Ganz genau. Sie werden viele unterschiedliche Akzente hören. Ich bin tatsächlich Deutsche und lebe seit knapp 17 Jahren im Vereinigten Königreich. Ich war 25 Jahre lang stets in HR-nahen Funktionen tätig, sehr leidenschaftlich im Personalbereich – oder wie wir es jetzt nennen: die People-Organisation.

Ich bin seit etwa zwei Jahren bei Neat, einer norwegischen, technologiegetriebenen Firma mit Hauptsitz in Norwegen. Ich leite dort gemeinsam mit meinem Team die Personalabteilung. Insgesamt betreuen wir unsere „Neaters“, wie wir sie gerne nennen, in 24 Ländern. Es ist also eine sehr internationale Aufgabe über viele Zeitzonen hinweg.

Das bedeutet auch viele virtuelle Meetings und Spaces. Das bin also ich und ich freue mich, hier zu sein.

David Rice: Sehr cool. Schön, dass du dabei bist, denn immer mehr Unternehmen stehen vor einer globalen Herausforderung, wenn es darum geht, wie sie ihre Meetings gestalten.

Ich möchte das Gespräch einleiten und darüber sprechen, wie sich Meetings in den letzten Jahren verändert haben und welchen Einfluss neue Arbeitsmodelle darauf hatten. Was ist aus deiner Sicht der größte Wandel in der Wahrnehmung und Erfahrung von Meetings, sagen wir 2020 im Vergleich zu heute?

Jean Bays: Ich denke, wie wir alle wissen, gab es 2020 die größte Veränderung. Um an einem Meeting teilzunehmen oder Teil eines Projektteams zu sein, musste man früher oft einfliegen oder anreisen, um mitzumachen, Einfluss zu nehmen, eine Stimme zu haben.

Wir haben alle ziemlich schnell gelernt, dass wir das ändern müssen, sonst könnten Firmen nicht funktionieren und Projekte nicht fortgeführt werden. Wir wurden zu einer massiven Veränderung gezwungen, die sich – das muss ich zugeben – sehr ungewohnt anfühlte. Viele können sicher nachvollziehen, nicht im Besprechungsraum zu sein und stattdessen den ganzen Tag vor dem Bildschirm zu sitzen.

Doch wir mussten uns anpassen. Daraus sind natürlich auch Techniken und Verhaltensweisen in manchen Meetings entstanden, sodass sich alle mehr oder weniger einbezogen fühlen. Ich denke, wir lernen immer noch jeden Tag, wie man auch ohne Anwesenheit vor Ort Wirkung erzielt. Es war also ein enormer Wandel – teils zum Guten, teils mit Schattenseiten.

Und ich sage das nicht, weil ich für mein Unternehmen arbeite – aber ohne Zweifel bleibt ein persönliches Treffen noch immer die beste Kommunikationsform. Aber durch die technologische Entwicklung und neue Verhaltensmuster in Meetings haben wir einen riesigen Schritt nach vorn gemacht – etwa, dass man nicht mehr reisen muss. Ich habe da ein Beispiel aus meiner früheren Position: Ich bin von London nach San Francisco geflogen, nur um für 24 Stunden an einem Meeting teilzunehmen. Wenn man an CO₂-Fußabdruck und Zeit denkt …

Also ja, es war ein gewaltiger und sehr spannender Wandel. Wirklich spannend, was da auf uns zukommt.

David Rice: Ja, ich denke, als die Pandemie 2020 begann, haben erst einmal alle Zoom genutzt. Es dauerte dann etwa ein Jahr, bis weitere Tools auf den Markt kamen. Das ist spannend.

Neat ist in diesem Bereich tätig, um diesem Bedarf gerecht zu werden, und es ist interessant zu sehen, welche unterschiedlichen Erfahrungen die Tools ermöglichen.

Jean Bays: Es gibt unterschiedliche Tools, und ich muss sagen – die Technik … Es tut mir leid, Zoom zu nennen, aber 2020 war das zur Marke geworden.

David Rice: Ja, das kannte jeder.

Jean Bays: Es gab damals nur Zoom. Aber es gibt natürlich viele Technologien und Plattformen, um Menschen zusammenzubringen – nicht nur im Meeting-Raum, sondern auch virtuell – und ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg zu ermöglichen.

David Rice: Bei der Zukunft der Arbeit gibt es viele Überlegungen zum hybriden Erlebnis und was das für Mitarbeitende bedeutet. Du hast Inklusion erwähnt. Was ist im hybriden Setting die größte Herausforderung für ein gut durchgeführtes Meeting – gerade jetzt, wo hohe Erwartungen an Etikette usw. herrschen?

Was ist deiner Meinung nach die größte Herausforderung für gute hybride Meetings?

Jean Bays: Zuerst möchte ich auf das Thema Bewusstheit eingehen. Die fängt schon bei Kleinigkeiten an: Wenn man im Meetingraum ist und Leute virtuell mit Technologie dazuschalten, sollte man sich bewusst sein, dass diese nicht für den Smalltalk oder das Lachen im Raum dabei sein können.

Wir hatten kürzlich Quartalsreviews und unser CEO hat zum Beispiel direkt angesprochen: „Achtet darauf, dass drei Leute nicht im Raum sind. Seid inklusiv und denkt daran.“ Das ist eine kleine Geste, aber die größte Herausforderung bleibt: Die virtuell Teilnehmenden fühlen sich oft nicht gesehen und wir versuchen, das zu lösen.

Es gibt inzwischen großartige Technik, durch die z.B. auf einzelne Sprecher herangezoomt werden kann, sodass es fast so wirkt, als säße man nebeneinander: Man erkennt Mimik, Zustimmung, Ablehnung, Kopfnicken, kleine Geräusche.

Vor 2020 war es so, dass beim Sprechen in virtuellen Meetings alle Nebengeräusche sofort weggeblendet wurden. Mit moderner Technik ist das heute kein Problem mehr – man kann höflich dazwischenreden, ohne die Unterhaltung zu unterbrechen.

Im hybriden Setting ist wichtig: Egal, ob man im Homeoffice am MacBook sitzt – wenn im Besprechungsraum die richtige Technik da ist, kann man für Inklusion sorgen, auch wenn zu Hause kein teures Videotool steht.

Entscheidend ist, wie die Technik am Ende hilft, für Teilhabe und einen Beitrag zum Meeting zu sorgen. Für Unternehmen gilt es genau das auszubalancieren: Was stellen wir im HQ oder Office bereit?

Dabei immer daran denken: Auch wenn 50 % der Teilnehmenden virtuell dabei sind – wie können wir das hybride Erlebnis für sie hochwertig gestalten und inklusiv machen?

Ich weiß, viele mögen das Wort nicht mehr, aber es bleibt am Ende einfach hybrid.

Wichtig ist bei Wahlfreiheit, das Erlebnis für alle möglichst reibungslos und exklusiv zu gestalten – damit auch Remote-Kollegen sichtbar sind. Das bleibt die Herausforderung, aber es gibt großartige Anbieter, die daran arbeiten.

David Rice: Ich habe letztens mit einer Designerin für Remote-Arbeit gesprochen und sie sagte, für wirkliche Inklusion müssten alle – egal, ob im Büro oder daheim – im gleichen virtuellen Raum teilnehmen.

Ich verstehe diesen Ansatz, aber ich denke, es ist langfristig schwer haltbar, wenn immer mehr ins Büro zurückkehren. Die Leute im Büro könnten das auch als unnötig empfinden und dann womöglich einfach keine Remote-Kollegen mehr einladen. Was ist deine Einschätzung dazu?

Jean Bays: Oh ja, das ist nachvollziehbar. Ich hatte in meiner Vergangenheit auch Situationen, in denen ich nicht zu Meetings eingeladen wurde, weil zum Beispiel niemand aus der IT da war, um die Videokonferenz zu starten. Das ist heute wesentlich unkomplizierter.

Ich kann den Gedankengang also nachvollziehen und ich würde sogar sagen: Wenn im Meetingraum nicht die richtige Technik vorhanden ist, dann ist es besser, alle sitzen einzeln vor ihren Bildschirmen, damit das Meeting einen Wert für alle hat. Aber jetzt mit Blick in die Zukunft: Es gibt inzwischen Technik, mit der man selbst am runden Tisch jedes Gesicht einzeln heranzoomen kann.

Die Leute müssen sich also nicht mehr extra ins Zeug legen – für viele ist es ja schon anstrengend, am Tischende in die Kamera zu schauen und alles im Blick zu behalten. Entspannt am Tisch sitzen zu können, während Remote-Kollegen quasi nur einen Klick entfernt sind, ist mit moderner Technik problemlos möglich – und das ganz ohne aufwendige IT-Installationen und Supportteams.

Je einfacher die Lösung in den Räumen ist, desto weniger werden die Leute gestört oder genervt, es gibt keine Pannen, niemand muss sich in eine Richtung drehen – alles wird inklusiver. Ich glaube, das ist die Zukunft. Direkt nach der Pandemie war ich übrigens auch keine Freundin davon, wenn einige im Raum und der Rest virtuell war. Daher baten wir die Leute, bei Meetings möglichst aus dem Homeoffice einzuwählen, weil es anders kaum ging.

Aber mit den neuen Möglichkeiten werden Meetings insgesamt komfortabler und inklusiver, ohne großen Aufwand – sodass niemand denkt, man solle Jean aus London lieber doch lieber nicht einladen.

David Rice: Die Organisation wird auf jeden Fall komplexer.

Meinst du, die Erwartungen der Mitarbeitenden an Meetings verändern sich? Wir sind von moderner Technik umgeben – im Job wie privat erleben wir VR, Augmented Reality, das Metaverse etc. Und viele wurden mit Hollywood-Visionen einer digitalen Zukunft groß. Ist es an der Zeit, dass wir unsere Meetings grundlegend überdenken und mehr experimentieren?

Jean Bays: Erinnert euch an den Pandemiebeginn: Damals haben in Teams-Meetings 80 % ihre Kamera nicht aktiviert, waren quasi nur stumm da.

Dann kam die Zeit der lustigen Filter und Spielereien, wir erinnern uns alle an den Richter mit Katzenfilter. All das war ein Trend. Aber für die Zukunft glaube ich, dass die Erwartungen sich v.a. auf die Art der Zusammenarbeit richten.

Mitarbeitende erwarten heute, dass die Führung neue Arbeitsweisen ermöglicht. Große Plattformen wie MS Teams oder Zoom haben inzwischen die Sofort-Meeting-Funktion: Mit einem Klick einfach mal eben nachfragen: „Hast du kurz Zeit?“

Künftig wird es weniger um das Glänzende und mehr um reale Zusammenarbeit gehen: Wie arbeiten wir zusammen, wie laufen kurze Abstimmungen? Das mache ich auch mit meinem Team – morgens ein kurzer Check-in, wenn es passt.

Im Büro wäre es ähnlich: Wenn man keine Zeit hat, gibt man Bescheid. Es geht also mehr um Verhaltensweisen, Kommunikation und Disziplin, hier eine neue Verbindlichkeit zu definieren.

David Rice: Zwei Dinge zum Abschluss. Erstens: Wo können Menschen mehr über dich und deine Arbeit erfahren?

Jean Bays: Sie können sich gern mit mir in Verbindung setzen: Gehen Sie auf unsere Website neat.no (NO steht für Norwegen). Dort gibt es ein Firmenprofil mit meinem Profil, das Sie direkt zu meinem LinkedIn-Profil führt. Sie können mich auch gerne per E-Mail kontaktieren, wenn es spezifische Fragen gibt oder Sie mehr erfahren möchten.

Besuchen Sie einfach die Webseite – mein Profil ist verlinkt. Ich freue mich auf Diskussionen, Ideen oder auf Ihre Nachricht, wo auch immer Sie gerade sind. Sagen Sie gern Bescheid.

David Rice: Die letzte Tradition – Sie können mir eine Frage stellen. Was möchten Sie wissen? Thema egal.

Jean Bays: Tolle Idee. David, du sprichst mit vielen Branchenprofis – was glaubst du, wenn wir vom „Employer of Choice“ sprechen (also dem Arbeitgeber der Wahl): Worauf sollten Firmen setzen, um das in Zukunft zu werden? Gibt es ein Geheimnis, einen Trend, auf den man sich besonders konzentrieren sollte?

David Rice: Ich denke, es geht um Kompetenzen. Viele Fähigkeiten, die wir uns antrainiert haben, werden künftig ausgelagert, automatisiert, vielleicht sogar auf gleichem Niveau erledigt werden. Daher stellt sich die Frage: Was bedeutet es, Mensch bei der Arbeit zu sein?

Worauf kommt es an, was sollen Menschen gezielt einbringen? Firmen müssen mehr unterstützen: Es reicht nicht, Mitarbeitenden das Lernen selbst zu überlassen. Sie müssen sich gemeinsam auf den Weg machen, sie anleiten und fördern.

Es ist möglich, dass Arbeit in 30 Jahren „nur noch“ eine Entscheidung ist, weil wir als Menschen Beschäftigung und Wert im Alltag suchen. Bestimmte Tätigkeiten werden wohl immer von Menschen erledigt, vor allem im Wissensbereich müssen wir aber herausfinden, was einzigartig menschlichen Wert schafft und wie man das trainiert.

Ich glaube, die klassischen Jobprofile werden sich auflösen, es wird mehr darum gehen, welche Skills jemand in eine Situation einbringt, die ihn einzigartig qualifizieren. Das wird viel ausprobiert werden – es wird Rückschläge geben, aber auch Erfolge. Wir werden unseren Weg darin finden, auch wenn es Herausforderungen gibt. Das wäre meine Einschätzung.

Jean Bays: Sehr interessant, danke. Das gibt mir jetzt schon Impulse, was wir früher mit Job-Rotation versucht haben, um neue Fähigkeiten und Wissen zu entwickeln …

Wir haben damals auch schon Lektionen gelernt, aber alles in allem war es sehr wertvoll.

David Rice: Ein tolles Experiment. Jean, vielen Dank fürs Gespräch!

Jean Bays: Danke, David.

David Rice: Und an die Zuhörer:innen: Falls Sie unseren Newsletter noch nicht abonniert haben, gehen Sie auf peoplemanagingpeople.com/subscribe und melden Sie sich an! Wir sehen uns beim nächsten Mal.

Bis dahin genießen Sie die Sonne – sie kommt überall raus, glaube ich. Also schnappen Sie sich Ihre Shorts und suchen Sie sich ein kühles Plätzchen am Wasser!