Vorlage für ein Begrüßungsschreiben an Mitarbeitende (mit Tipps zum Verfassen Ihres Eigenen)
Das Versenden eines Begrüßungsschreibens an neue Mitarbeitende ist ein wichtiger erster Schritt im Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende.
Sobald der Arbeitsvertrag unterzeichnet ist und bevor der erste Arbeitstag beginnt, sollten Sie dem neuen Mitarbeitenden eine Willkommensnachricht senden, um Ihre Freude auszudrücken und sie auf den ersten Tag und die erste Woche vorzubereiten.
Dieser Artikel hilft Ihnen dabei, die Feinheiten beim Verfassen eines Begrüßungsschreibens für neue Mitarbeitende zu verstehen und wie dieses zu einer positiven Onboarding-Erfahrung beiträgt. Wir haben außerdem ein Muster für ein Begrüßungsschreiben bereitgestellt, das Sie als Vorlage für Ihr eigenes Schreiben nutzen können.
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Was ist ein Begrüßungsschreiben für Mitarbeitende?
Ein Begrüßungsschreiben für Mitarbeitende ist ein Dokument, das die Zeitspanne zwischen der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und dem tatsächlichen Arbeitsbeginn überbrückt. Es ist Teil jeder guten Preboarding-Strategie.
Das Ziel des Begrüßungsschreibens ist es, das Unternehmen der neuen Fachkraft vorzustellen, Freude über den Einstieg auszudrücken und sie auf einen reibungslosen Onboarding-Prozess vorzubereiten.
Warum ist es wichtig, neuen Mitarbeitenden ein Begrüßungsschreiben zu senden?
Das Versenden eines Begrüßungsschreibens an ein neues Teammitglied ist ein wichtiger Bestandteil jeder Checkliste für neue Mitarbeitende und ein entscheidender Schritt in einem effektiven Onboarding-Prozess.
Untersuchungen von Sapling zeigen, dass die Einführung eines Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeitende und eines strukturierten Einarbeitungsprogramms ein wichtiger Bestandteil der Mitarbeitenden- und Unternehmenskulturstrategie eines Unternehmens ist.
Effektives Onboarding kann enorme positive Auswirkungen auf die Bindung von Mitarbeitenden, deren Motivation und Produktivität haben. Es ist außerdem entscheidend für das Gefühl der Zugehörigkeit und Inklusion.
Ein herzliches Begrüßungsschreiben kann helfen, ein starkes Fundament für die gesamte Onboarding-Erfahrung des neuen Teammitglieds zu schaffen. Das Schreiben sollte:
- Vorfreude und Begeisterung noch vor dem ersten Arbeitstag wecken;
- Stress und Unsicherheiten abbauen, indem erklärt wird, was in der ersten Woche zu erwarten ist;
- Zugehörigkeit und Inklusion fördern, indem das neue Teammitglied sich als Teil des Teams fühlt; und
- Wertvolle Einblicke in das Unternehmen und die Unternehmenskultur bieten.
Profitipp: Es ist wichtig zu beachten, dass das Begrüßungsschreiben kein Ersatz für ein Telefonat oder Videogespräch mit dem neuen Mitarbeitenden unmittelbar nach der Annahme des Jobangebots ist.
Was sollten Sie einbeziehen?
Beginnen Sie mit einer herzlichen Begrüßung im Unternehmen.
Bedanken Sie sich zunächst für die Entscheidung, Teil des Teams zu werden, und bringen Sie Ihre Freude über den Start zum Ausdruck. Die Willkommensnachricht bietet auch die Möglichkeit, neue Teammitglieder weiterhin über das Unternehmen, die Unternehmenskultur und ihren Beitrag zu informieren.
Ihre Willkommens-E-Mail sollte zudem praktische Informationen rund um das Onboarding enthalten, wie zum Beispiel:
- Startdatum und Uhrzeit
- Anreiseinformationen
- Kleiderordnung
- Was am ersten Arbeitstag mitzubringen ist
- Die Agenda für den ersten Tag
Eine großartige Willkommens-E-Mail kann außerdem – entweder direkt im Text selbst oder als Anhang – folgende Informationen enthalten:
- Informationen zu Teammitgliedern: Stellen Sie ein Organigramm zur Verfügung, das die Mitglieder Ihres Teams umfasst. So können sie sich gemeinsam mit LinkedIn bereits im Vorfeld mit ihren neuen Kolleginnen und Kollegen vertraut machen und sich Gesichter und Namen schneller merken.
- Mitarbeiterhandbuch: Senden Sie Ihr Mitarbeiterhandbuch im Voraus, damit sie die Inhalte in ihrem eigenen Tempo aufnehmen können. Weisen Sie auf einige der wichtigsten Abschnitte und zentralen HR-Richtlinien hin, die in der ersten Arbeitswoche am nützlichsten sind.
- Unterlagen für neue Mitarbeitende: Papierkram ist ein notwendiger, aber oft langweiliger Teil des Onboardings. Ermutigen Sie daher Ihr neues Teammitglied, möglichst viel bereits vor dem ersten Arbeitstag zu erledigen. So bleibt in der ersten Woche mehr Zeit für spannende Dinge.
Profitipp: Wie Sie sehen, kann die E-Mail je nach Umfang der enthaltenen Informationen recht lang werden. Geben Sie daher Ihrem neuen Teammitglied am besten gleich zu Beginn einen Hinweis, sich für das Durchlesen ausreichend Zeit zu nehmen.
So schreiben Sie ein Willkommensschreiben für neue Mitarbeitende
Schritt 1: Mit einem herzlichen Gruß beginnen
Starten Sie mit einer freundlichen und begeisterten Begrüßung. Verwenden Sie unbedingt den Namen der neuen Person und greifen Sie ein herausragendes Detail aus dem Vorstellungsgespräch auf, um das Schreiben persönlich und herzlich zu gestalten.
Schritt 2: Freude und Glückwünsche ausdrücken
Bringen Sie klar Ihre Freude darüber zum Ausdruck, dass die Person Teil des Teams wird. Gratulieren Sie ihr zur neuen Position und bestätigen Sie, dass die Entscheidung für Ihr Unternehmen richtig war.
Schritt 3: Überblick über Unternehmenskultur und Werte geben
Beschreiben Sie kurz die Unternehmenskultur, Werte und Mission. Heben Sie hervor, was Ihr Unternehmen besonders macht und wie die neue Rolle zu diesen Aspekten beiträgt.
Schritt 4: Praktische Details einfügen
Geben Sie die wichtigsten Informationen an: Startdatum, erwartete Arbeitszeiten, Dresscode und Dinge, die die neue Person mitbringen muss. Falls relevant, erläutern Sie den Ablauf der Einführung oder der bevorstehenden Schulungen – inklusive etwaiger Module, Termine, Zeiten und Orte.
Schritt 5: Mit Ermutigung und Unterstützungsangebot abschließen
Schließen Sie Ihren Brief mit ermutigenden Worten zum neuen Start ab, und bieten Sie Ihre Unterstützung bei Fragen oder Anliegen an. Fügen Sie sowohl Ihre eigenen Kontaktdaten als auch die relevanter HR-Ansprechpersonen für weitere Rückfragen hinzu.
Wer ist für das Erstellen und Versenden eines Willkommensschreibens an neue Mitarbeitende verantwortlich?
Eine wirksame Willkommensnachricht an neue Mitarbeitende sollte von Ihnen als neue Führungskraft beziehungsweise direkter Vorgesetzter oder Vorgesetzte versendet werden.
In größeren Unternehmen gibt es dafür häufig ein Personalteam, das Sie bei der Erstellung der Begrüßung unterstützt. Unabhängig vom Verfasser sollten die wichtigsten Inhalte in einer Vorlage vereinheitlicht werden, damit alle neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einheitliche Onboarding-Informationen erhalten. Personalabteilungen sind meist am besten geeignet, dies zu steuern.
Sobald Sie eine Willkommensbrief-Vorlage entwickelt haben, können Sie die Nachricht personalisieren und mit eigenen Akzenten anreichern. Mit passender Onboarding-Software lässt sich der Versand außerdem automatisieren, sobald im Einstellungsprozess bestimmte Meilensteine erreicht sind.
Profitipp: Zusätzlich zu Ihrem Schreiben sollte auch der Gründer oder die Führungskraft Ihres Unternehmens dem neuen Mitarbeitenden eine Willkommensnachricht senden. In dieser Nachricht kann der Fokus darauf liegen, das Geschäft, die Unternehmenskultur, Werte, die Vision und die Mission des Unternehmens zu erklären.
Wie sollten Sie eine Willkommensnachricht an einen neuen Mitarbeitenden senden?
Auch wenn in diesem Artikel häufig von einem Willkommens„schreiben“ die Rede ist, können Sie die Nachricht auf verschiedene Arten an Ihren neuen Mitarbeitenden senden. Ganz gleich, für welche Methode Sie sich entscheiden, der Inhalt der Nachricht sollte mit den besten Onboarding-Praktiken übereinstimmen.
- E-Mail: Das Versenden einer Willkommens-E-Mail ist der effektivste Zustellweg. Sie können auch weitere Unterlagen, wie zum Beispiel Personalrichtlinien oder ein Mitarbeiterhandbuch, anhängen und Links zu zusätzlichen Onboarding-Ressourcen einfügen.
- Physischer Brief: Wenn Sie sich entscheiden, ein ausgedrucktes Exemplar zu versenden, machen Sie den Brief zu einem Bestandteil eines umfassenderen Willkommenspakets, das per Kurier bevorzugt direkt an das Zuhause des neuen Mitarbeitenden geschickt wird.
- Video: Videos sind sehr persönlich, allerdings nicht das beste Medium, um wichtige Informationen zu vermitteln. Überlegen Sie, ein kurzes, allgemeines Willkommensvideo zu produzieren, das Sie jeder Ihrer ausführlicheren Willkommens-E-Mails anhängen können.
Beispiel für eine Willkommensnachricht an neue Mitarbeitende
Kennen Sie das „weiße-Blatt-Syndrom“? Wir haben eine Vorlage für ein Willkommensschreiben erstellt, damit Ihnen der Start leichter fällt! Laden Sie das Willkommensschreiben über das untenstehende Formular herunter.
Holen Sie sich unsere Vorlage für ein Willkommensschreiben!
Sorgen Sie für einen herzlichen Empfang
Ihr Willkommensschreiben wird vielleicht nicht der allererste Eindruck des neuen Mitarbeitenden sein, aber es vermittelt ein Bild davon, wer Sie als Organisation sind, und sorgt für einen gelungenen Start. Ihre Mitarbeitenden werden die persönliche Note zu schätzen wissen!
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