Vorlage für ein Begrüßungsschreiben an Mitarbeitende (mit Tipps für Ihr eigenes Schreiben)
Herzliche Willkommensgrüße!: Ein Begrüßungsschreiben verbessert den Onboarding-Prozess, indem es Vorfreude weckt und die Nervosität neuer Mitarbeitender vor dem Start reduziert – das erleichtert den Einstieg ins Unternehmen.
Die Brücke zum Dazugehören: Dieses Schreiben schlägt die Brücke zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn und hilft neuen Teammitgliedern, sich von Anfang an willkommen und wertgeschätzt zu fühlen.
Den Start gestalten:: Indem es Einblicke in das Unternehmen und die Unternehmenskultur gibt, bereitet ein Begrüßungsschreiben die neuen Mitarbeitenden auf ihre Rolle vor und fördert ein Gefühl der Zugehörigkeit im Team.
Das Versenden eines Willkommensschreibens an neue Mitarbeitende ist ein wichtiger erster Schritt im Onboarding-Prozess für Mitarbeitende.
Sobald der Arbeitsvertrag unterzeichnet ist, und noch vor dem ersten Arbeitstag, sollten Sie eine Willkommensnachricht versenden, um Ihre Freude auszudrücken und die neue Person auf ihren ersten Tag und die erste Woche vorzubereiten.
Dieser Artikel hilft Ihnen dabei, die Feinheiten eines Willkommensschreibens für neue Mitarbeitende zu verstehen und aufzuzeigen, wie es zu einer positiven Onboarding-Erfahrung beiträgt. Wir stellen Ihnen außerdem ein Muster-Willkommensschreiben zur Verfügung, das Sie als Vorlage für Ihr eigenes verwenden können.
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Was ist ein Willkommensschreiben für Mitarbeitende?
Ein Willkommensschreiben für Mitarbeitende ist ein Dokument, das die Zeitspanne zwischen der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und dem tatsächlichen Eintrittsdatum überbrückt. Es ist Teil jeder guten Preboarding-Strategie.
Das Ziel des Willkommensschreibens ist es, das Unternehmen vorzustellen, Vorfreude auf den Einstieg zu wecken und die neue Person auf einen reibungslosen Onboarding-Prozess vorzubereiten.
Warum ist es wichtig, neuen Mitarbeitenden ein Willkommensschreiben zu senden?
Ein Willkommensschreiben an ein neues Teammitglied zu senden ist ein wichtiger Teil jeder Checkliste für den Jobeinstieg und ein wesentlicher Schritt in einem effektiven Onboarding-Prozess.
Untersuchungen von Sapling zeigen, dass die Durchführung eines strukturierten Onboardings und eines Einarbeitungsprogramms für Mitarbeitende ein entscheidender Bestandteil der Personal- und Unternehmenskulturstrategie ist.
Effektives Onboarding kann einen enorm positiven Einfluss auf die Mitarbeitendenbindung, Motivation und Produktivität haben. Es ist außerdem wichtig, um ein Gefühl von Zugehörigkeit und Integration zu schaffen.
Ein herzliches Willkommensschreiben kann ein starkes, grundlegendes Fundament für das gesamte Onboarding-Erlebnis des Teammitglieds legen. Das Schreiben sollte:
- Vorfreude und Begeisterung noch vor dem ersten Arbeitstag wecken;
- Stress und Unsicherheit bezüglich der ersten Woche nehmen;
- Zugehörigkeit und Integration fördern, sodass sich die Person als Teil des Teams fühlt; und
- Wertvolle Einblicke in das Unternehmen und die Unternehmenskultur bieten.
Profi-Tipp: Es ist wichtig zu wissen, dass das Willkommensschreiben kein Ersatz für ein direktes Telefonat oder Videogespräch mit der neuen Person unmittelbar nach Annahme des Angebots ist.
Was sollte enthalten sein?
Beginnen Sie mit einer herzlichen Begrüßung im Unternehmen.
Bedanken Sie sich dafür, dass sie Teil des Teams werden und drücken Sie Ihre Freude auf den gemeinsamen Start aus. Die Begrüßung bietet zudem die Möglichkeit, die neue Person weiterhin über das Unternehmen, die Unternehmenskultur und ihre künftigen Beiträge zu informieren.
Ihre Willkommens-E-Mail sollte auch praktische Informationen für das Onboarding enthalten, wie zum Beispiel:
- Startdatum und -uhrzeit
- Informationen zur Ankunft
- Kleiderordnung
- Was am ersten Arbeitstag mitzubringen ist
- Die Agenda für den ersten Arbeitstag
Eine großartige Willkommens-E-Mail kann außerdem, entweder direkt im Text oder als Anlage zur E-Mail, enthalten:
- Teammitglied-Informationen: Stellen Sie ein Organigramm bereit, das die Personen in Ihrem Team enthält. Sie können dies zusammen mit LinkedIn nutzen, um sich bereits im Voraus mit ihren neuen Kollegen vertraut zu machen und Gesichter sowie Namen schneller einzuprägen.
- Mitarbeiterhandbuch: Senden Sie Ihr Mitarbeiterhandbuch im Voraus, damit sie die Inhalte in ihrem eigenen Tempo aufnehmen können. Weisen Sie auf einige der relevantesten Abschnitte und wichtige HR-Richtlinien hin, die in der ersten Arbeitswoche besonders nützlich sind.
- Unterlagen für neue Mitarbeitende: Papierkram ist ein notwendiger, aber oft langweiliger Teil des Onboardings. Ermutigen Sie daher Ihr neues Teammitglied, so viel wie möglich bereits vor dem ersten Arbeitstag zu erledigen. So bleibt in der ersten Woche mehr Zeit für interessantere Themen.
Profitipp: Wie Sie sehen, kann die E-Mail je nach Umfang der enthaltenen Informationen sehr lang werden. Geben Sie Ihrem neuen Teammitglied daher am besten vorab Bescheid, dass es sich Zeit nehmen soll, alles in Ruhe durchzugehen.
So schreiben Sie ein Willkommensschreiben für Mitarbeitende
Schritt 1: Beginnen Sie mit einer herzlichen Begrüßung
Starten Sie mit einer freundlichen und enthusiastischen Begrüßung. Verwenden Sie unbedingt den Namen des Mitarbeitenden und ein herausragendes Detail aus dem Vorstellungsgespräch, um das Schreiben persönlich und einladend zu gestalten.
Schritt 2: Begeisterung ausdrücken und gratulieren
Drücken Sie klar Ihre Freude darüber aus, dass der Mitarbeiter dem Team beitritt. Gratulieren Sie zur neuen Position und bestätigen Sie die Entscheidung, dem Unternehmen beizutreten.
Schritt 3: Übersicht über Unternehmenskultur und Werte geben
Beschreiben Sie kurz die Unternehmenskultur, Werte und Mission. Heben Sie hervor, was Ihren Arbeitsplatz besonders macht und wie die neue Rolle zu diesen Punkten passt.
Schritt 4: Praktische Details aufführen
Geben Sie wichtige Informationen wie den Starttermin, erwartete Arbeitszeiten, Dresscode und eventuell mitzubringende Gegenstände an. Falls relevant, erklären Sie den Ablauf der Einführung und etwaige Trainings, einschließlich aller Module, Daten, Zeiten und Orte.
Schritt 5: Ermutigend abschließen und Unterstützung anbieten
Beenden Sie das Schreiben mit aufmunternden Worten für den neuen Weg und bieten Sie Unterstützung für Fragen oder Anliegen an. Nennen Sie Ihre Kontaktdaten sowie die Kontaktdaten relevanter HR-Ansprechpersonen für weitere Rückfragen.
Wer ist für das Erstellen und Versenden eines Willkommensschreibens an neue Mitarbeitende verantwortlich?
Eine effektive Willkommensnachricht an neue Mitarbeitende sollte von Ihnen als neuem Vorgesetzten verfasst und versendet werden.
In größeren Organisationen kann das Personalwesen dabei unterstützen, die Willkommensnachricht zu erstellen. Egal, wer sie verfasst, die wichtigsten Inhalte sollten in einer Vorlage standardisiert werden, damit alle neuen Mitarbeitenden eine einheitliche Einführung bekommen. Das Personalwesen ist oft am besten dafür geeignet, dies zu koordinieren.
Sobald Sie eine Vorlage für das Willkommensschreiben entwickelt haben, können Sie die Nachricht personalisieren und mit einem persönlichen Gruß versehen sowie die automatische Versendung über eine Onboarding-Softwarelösung programmieren, sobald bestimmte Meilensteine im Einstellungsprozess erreicht sind.
Profitipp: Zusätzlich zu Ihrem Schreiben sollten Sie in Erwägung ziehen, den Gründer oder die Geschäftsleitung Ihres Unternehmens ebenfalls eine Willkommensnachricht an den neuen Mitarbeitenden senden zu lassen. Der Zweck dieser Nachricht könnte darin bestehen, das Geschäft, die Unternehmenskultur, Werte, die Vision und Mission des Unternehmens hervorzuheben.
Wie sollten Sie eine Willkommensnachricht an einen neuen Mitarbeitenden versenden?
Obwohl dieser Artikel häufig einen Willkommens-„Brief“ erwähnt, können Sie die Nachricht auf verschiedene Weise an Ihren neuen Mitarbeitenden senden. Ganz gleich, für welche Methode Sie sich entscheiden, der Inhalt der Nachricht sollte mit den besten Praktiken für Onboarding übereinstimmen.
- E-Mail: Das Versenden einer Willkommens-E-Mail ist die effektivste Zustellmethode. Sie können zudem zusätzliche Unterlagen wie Personalrichtlinien oder ein Mitarbeiterhandbuch anhängen und Hyperlinks zu weiteren Onboarding-Ressourcen einfügen.
- Physischer Brief: Wenn Sie sich entscheiden, eine gedruckte Version zu senden, machen Sie den Brief zu einem Teil eines größeren Willkommenspakets, das per Kurier mit Priorität direkt nach Hause zum neuen Mitarbeitenden geschickt wird.
- Video: Videos können sehr persönlich wirken, sind aber kein optimales Medium, um wichtige Informationen zu kommunizieren. Überlegen Sie, ein kurzes, allgemeines Willkommensvideo zu erstellen, das Sie jeder Ihrer detaillierteren Willkommens-E-Mails anhängen können.
Beispiel für eine Willkommensnachricht an neue Mitarbeitende
Sind Sie vom "leeren-Blatt-Syndrom" betroffen? Wir haben eine Vorlage für ein Willkommensschreiben erstellt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern! Laden Sie das Willkommensschreiben über das Formular unten herunter.
Laden Sie unsere Willkommensbrief-Vorlage herunter!
Heißen Sie herzlich willkommen
Ihr Willkommensbrief mag zwar nicht der erste Eindruck für Ihren neuen Mitarbeitenden sein, aber er vermittelt einen guten Eindruck davon, wer Sie als Organisation sind, und sorgt für einen gelungenen Start. Ihre Mitarbeitenden werden die persönliche Note zu schätzen wissen!
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