26 Características Clave de los Sistemas de Gestión de Aprendizaje (LMS)
Los sistemas de gestión de aprendizaje vienen en diferentes modalidades según las necesidades de tu organización. Con tantos en el mercado, puede ser difícil filtrar el ruido y decidir cuál es el mejor para tus necesidades.
¡Si esto te suena familiar, has llegado al artículo correcto! Hablaré sobre las características más importantes de un LMS y cómo elegir el adecuado para tu empresa.
Empecemos por lo básico.
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¿Qué es un sistema de gestión de aprendizaje?
Rápidamente, ¿qué es un LMS? En pocas palabras, un LMS es un tipo de software de RRHH que ayuda a que las funciones de formación y aprendizaje y desarrollo (L&D) de tu organización sean más fluidas. Te permite crear y gestionar los programas de capacitación para tus equipos en una plataforma unificada y fácil de usar.
Un sistema LMS facilita la creación y distribución de materiales de aprendizaje y ayuda a seguir el progreso de aprendizaje de los miembros del equipo. En general, hace que las necesidades de formación de tu empresa sean más gestionables para todos.
Beneficios clave de usar un LMS
Los sistemas de gestión de aprendizaje ofrecen numerosos beneficios, entre ellos:
- Ahorro de costos
- Datos y análisis medibles
- Mejora de la retención de empleados
- Mejor experiencia para el empleado
- Procesos de formación mejorados
- Mayor eficiencia y escalabilidad.
Si tu equipo de gestión necesita un poco más de convencimiento, echa un vistazo a nuestro resumen de los beneficios de un LMS para más detalles.
26 características clave de un sistema de gestión de aprendizaje
Para ayudarte a entender lo que un LMS puede aportar, aquí tienes mi lista de las características clave que deberías considerar:
- Gestión de usuarios simplificada
- Herramientas de creación y gestión de contenidos
- SCORM (Sharable Content Object Reference Model) y xAPI (Experience API)
- Inscripción automática
- Portales de aprendizaje
- Itinerarios de aprendizaje
- Búsqueda avanzada
- Aprendizaje en el flujo de trabajo
- Aprendizaje combinado
- Aprendizaje social
- Gamificación
- Encuestas
- Gestión sencilla de inscripción a formaciones
- Interfaz de usuario intuitiva
- Plantillas de cursos
- Contenido multimedia
- Accesibilidad remota y móvil
- Personalización y branding
- Personalización
- Agrupamiento
- Herramientas de evaluación
- Certificados
- Soporte multilingüe
- Integraciones
- Análisis de datos e informes
- Seguridad
Ahora, te detallaré cada característica para explicar qué es y cómo puede enriquecer tu proceso de aprendizaje.
1. Gestión de usuarios simplificada
Configurar a las personas con los permisos adecuados en los distintos grupos de aprendizaje puede llevar mucho tiempo. Una función de gestión de usuarios simplificada puede ayudar mediante:
- Inscribir automáticamente a los aprendices en formaciones según ubicación, puesto, expiración de certificación u otros criterios detallados.
- Permitir la segmentación fácil de los aprendices en grupos relevantes.
- Mapear campos personalizados a los usuarios que reflejen tus datos internos para optimizar el seguimiento, asignación de contenido e informes personalizados.
2. Herramientas para creación y gestión de contenidos
La calidad de esta función es fundamental porque las estrategias de L&D siempre evolucionan para responder a las necesidades de la empresa y el sistema debe actualizarse con frecuencia. Algunas capacidades a tener en cuenta:
- Herramientas de creación y edición de contenidos para múltiples usuarios, tipos y formatos de contenido
- Herramientas para organizar cursos como una biblioteca o directorio de cursos
- Automatizaciones para marcar contenido que requiera actualizaciones futuras
- Herramientas para distribuir contenido, incluidas integraciones con redes sociales
- Capacidades SCORM que simplifican el proceso de creación de contenidos.
3. SCORM (Sharable Content Object Reference Model) y xAPI (Experience API)
SCORM (Sharable Content Object Reference Model) y xAPI (Experience API) son dos estándares clave para contenido de eLearning, y su cumplimiento es esencial en un LMS para la interoperabilidad, el seguimiento y la elaboración de informes.
La compatibilidad con SCORM y xAPI garantiza que los cursos desarrollados utilizando estos estándares puedan funcionar en varias plataformas, proporcionando coherencia y ahorrando tiempo de desarrollo.
4. Inscripción automatizada
Una función útil es automatizar la inscripción a los cursos, notificaciones de recordatorio, alertas de expiración de certificados e informes exhaustivos y auditables.
Esto es especialmente útil para la integración de empleados y formaciones obligatorias de salud, seguridad y cumplimiento.
5. Portales de aprendizaje
Los mejores programas de L&D son una mezcla entre satisfacer las necesidades organizacionales y las de los aprendices. Por ello, los mejores LMS facilitan la personalización a través de portales de aprendizaje individuales que permiten a administradores y alumnos crear, acceder y monitorear experiencias de aprendizaje personalizadas.
6. Rutas de aprendizaje
La función de ruta de aprendizaje permite a los administradores establecer un plan de formación—una dirección que el usuario puede seguir para avanzar por cursos relacionados con el mismo tema en distintos pasos. Esto racionaliza lo que se espera del empleado en el sistema y le permite evaluar su propio progreso.
Las rutas de aprendizaje son beneficiosas para los administradores porque ahorran tiempo. En vez de matricular a los usuarios uno a uno en cada curso, los empleados se inscriben una sola vez y reciben los cursos de manera dosificada hasta completar la ruta de aprendizaje. Son especialmente útiles para los procesos de onboarding o para ayudar a los empleados a adaptarse a un nuevo rol o procedimiento interno.
7. Búsqueda avanzada
Cuando la biblioteca de formación crece lo suficiente, puede resultar frustrante para los usuarios encontrar cursos y materiales relevantes, por lo que una función de búsqueda avanzada es muy útil. Un par de pequeños trucos de UX a tener en cuenta:
- Refinar los resultados de búsqueda mediante etiquetas de filtrado
- Identificar fácilmente la información relevante a través de destacados de palabras clave
- Poder buscar dentro de cursos específicos
- Acciones rápidas al pasar el ratón para interactuar rápidamente con el contenido.
8. Aprendizaje integrado en el flujo de trabajo
Aprender “en el flujo de trabajo” ayuda a ahorrar tiempo y a ofrecer formación justo cuando se necesita. Los LMS pueden integrarse con otras aplicaciones como Salesforce, Teams y Slack, así como contar con apps móviles avanzadas que recomiendan cursos inteligentes y permiten el aprendizaje sin escritorio.
9. Aprendizaje combinado
Todos aprendemos de manera diferente, por eso es importante contar con un LMS que refleje esta realidad. El aprendizaje combinado proporciona distintos estilos de formación y combina opciones autodidactas y presenciales en tiempo real. Esto permite que todos los empleados aprendan en el formato y ritmo que prefieran.
El aprendizaje combinado puede incluir sesiones presenciales en directo o seminarios web en plataformas como Zoom o formación autodidacta a través de cuadernos de trabajo, lecturas o vídeos.
10. Aprendizaje social
En su excelente artículo sobre métodos de formación para empleados, Eric Grant destaca el aprendizaje social como uno de los 4 métodos más efectivos.
Por lo tanto, las funciones de aprendizaje social y colaboración, como las herramientas de chat integradas y los foros de discusión, son útiles, al igual que la oportunidad de agruparse mediante videoconferencias o seminarios web en equipo.
11. Gamificación
Los LMS modernos suelen incluir elementos de gamificación para mantener a los alumnos motivados y fomentar una sana competencia entre compañeros. Las funciones de gamificación incluyen elementos como una tabla de clasificación de puntuaciones que registra los puntos, o insignias personalizadas que los empleados pueden ganar completando cursos online o participando en iniciativas específicas de aprendizaje.
12. Encuestas
Recopilar opiniones es fundamental para mejorar todos los productos de RR. HH., no solo los de L&D. Por lo tanto, un LMS con encuestas integradas y otras herramientas de retroalimentación, como sistemas de calificación, es útil para mejorar tu función de aprendizaje.
13. Gestión sencilla de registros de capacitación
Gestionar las sesiones de formación puede generar mucha carga administrativa para los instructores. Un buen LMS reducirá la carga administrativa mediante funciones como programación inteligente, registro automático y seguimiento de asistencia.
14. Interfaz de usuario intuitiva
Parece básico, pero un LMS debería ser fácil de usar tanto para los administradores como para los empleados. Lo clave es una interfaz de usuario fácil de navegar y comprender desde el principio, lo que proporciona una mejor experiencia de usuario.
15. Plantillas de cursos
Una característica de un LMS que querrás buscar es la capacidad de crear tu propio material de aprendizaje mediante plantillas de cursos, lo que te ahorrará tiempo y energía significativamente.
Puedes elegir una plantilla en blanco o seleccionar un tema estándar como Integración. Luego, la plantilla te guía a través de cada paso del proceso de creación del curso, haciendo de esta función un verdadero ahorro de tiempo.
16. Contenido multimedia
No lograrás mantener el interés de tus empleados por mucho tiempo con cursos que solo usen texto. El contenido multimedia, como imágenes, infografías, grabaciones de video y otros elementos interactivos, añadirá variedad a la información presentada y mantendrá a tus alumnos más atentos y comprometidos.
17. Accesibilidad remota y móvil
Con el trabajo remoto cada vez más aceptado y promovido, tiene sentido que el software de gestión del aprendizaje deba ser fácilmente accesible para los trabajadores remotos.
Esto puede adoptar la forma de un aula virtual, una aplicación especial para dispositivos móviles o cursos descargables que puedes revisar sin conexión. Ofrecer flexibilidad para diferentes estilos y necesidades de aprendizaje también puede mejorar el compromiso de los alumnos y aumentar la participación de los empleados.
18. Personalización y marca
A menudo conocida como "marca blanca", muchos LMS permiten ajustar su entorno de aprendizaje para representar mejor a tu empresa y brindar una experiencia de aprendizaje más coherente.
Las opciones de personalización más populares incluyen la posibilidad de añadir tu logotipo corporativo, los colores y fuentes de tu empresa a la plataforma de aprendizaje.
19. Personalización
Una característica interesante es que el sistema sea capaz de recomendar cursos y programas de formación según el puesto y las funciones laborales del usuario. Cuando los usuarios ven que un sistema conoce quiénes son y lo que hacen, se implican más, lo que lleva a un empleado más comprometido.
Las herramientas más avanzadas utilizarán IA para conocer al aprendiz y sus objetivos específicos y así realizar mejores recomendaciones.
20. Agrupación
Esta útil característica del LMS permite a los administradores agrupar cursos de formación según sea necesario. La mayoría de las empresas cuenta con una variedad de puestos, por lo que es importante poder personalizar la formación para un grupo específico de empleados.
Por ejemplo, un hospital quiere utilizar un módulo de formación en el departamento de urgencias tanto para enfermeros como para médicos. Sin embargo, desean ofrecer cursos y materiales de aprendizaje diferentes para cada grupo. La agrupación permitiría a los administradores asignar a enfermeros y médicos sus respectivos cursos según su función.
21. Herramientas de evaluación
Herramientas de evaluación como cuestionarios, tareas, revisiones entre pares, encuestas, simulaciones, rúbricas y seguimiento del progreso permiten a los usuarios poner a prueba sus habilidades e identificar oportunidades de mejora.
Esto ofrece a los aprendices y a los gerentes información sobre las fortalezas y debilidades de sus equipos a la vez que fomenta cambios positivos. Como se puede imaginar, esto resulta útil para actividades como mapeo de competencias y planificación de la fuerza laboral.
22. Certificados
Un LMS debe facilitar la creación de certificados. Tras completar un programa de formación o un material formativo, los empleados deben recibir un certificado de finalización, otorgándoles una sensación de logro y una constancia de la formación realizada.
Los certificados también pueden ayudar a confirmar la finalización de la formación con fines de cumplimiento, para quienes no tienen acceso administrativo al progreso de los usuarios.
Ejemplo de plantilla de certificado de Docebo.
23. Soporte multilingüe
En un mundo donde contratar trabajadores internacionales es cada vez más común, ¡poder crear y gestionar traducciones desde un solo lugar es una funcionalidad muy útil! Un par de características interesantes aquí:
- Integración de servicios de traducción
- Contenido servido automáticamente en el idioma preferido del usuario
- Versiones de izquierda a derecha o de derecha a izquierda.
24. Integraciones
Usar un LMS que se integre fácilmente con otras plataformas SaaS y sistemas empresariales que ya utilizas siempre es beneficioso. Las integraciones de LMS con sistemas de capital humano o de gestión del talento son útiles, ya que te permiten conectar los registros de formación de tus empleados con otros datos de los empleados.
Los datos de finalización de cursos de un LMS también pueden ayudarte a tomar decisiones de gestión de desempeño más informadas y señalar posibles brechas en tu proceso de aprendizaje donde los empleados necesitan más formación.
25. Análisis de datos e informes
Cuando es fácil extraer datos y analizar la actividad de aprendizaje, evaluar el progreso de los aprendices y las necesidades continuas de tu organización y trabajadores también se vuelve sencillo. Las funciones de análisis de datos e informes te permiten:
- Analizar el progreso y las tasas de finalización
- Realizar diferentes informes sobre métricas de aprendizaje específicas
- Identificar qué empleados están certificados en áreas concretas
- Monitorizar la retención de conocimiento a través de las calificaciones de los cuestionarios
- Identificar necesidades adicionales de formación
- Comprender mejor el nivel de compromiso de los aprendices
26. Seguridad
Una plataforma de LMS segura es imprescindible. Los sistemas de gestión del aprendizaje deben incluir las siguientes funciones de seguridad como mínimo:
- Requisitos estrictos para contraseñas
- Requisitos de verificación en dos pasos
- Copias de seguridad automáticas de los datos
- Acceso restringido a los datos de los clientes
- Capacidad de monitorear la actividad del sistema mediante informes de auditoría
- Asignación de roles y permisos de usuario.
Un sistema de gestión del aprendizaje contiene información sensible, incluidos datos de usuarios y posiblemente detalles protegidos de la empresa—por lo que es fundamental que el LMS que elijas cuente con un sólido componente de seguridad.
Cómo elegir el mejor sistema de gestión del aprendizaje
Ahora que tienes una comprensión más profunda de las funciones esenciales dentro de un LMS, quizá te estés preguntando ¿cuál es el siguiente paso? ¿Cómo puedes determinar cuál es el LMS adecuado para ti?
Te recomiendo hacerte las siguientes preguntas para definir mejor tus necesidades:
¿Cuáles son las necesidades de aprendizaje de tu empresa?
Haz un inventario honesto del aprendizaje en tu empresa. ¿Dónde estás ahora y a dónde quieres llegar? ¿Qué ha estado funcionando? ¿Qué no ha estado funcionando? Este es el momento de obtener comentarios de los empleados para asegurarte de tener una imagen clara de hacia dónde quieres ir.
¿Qué esperas de un LMS?
Después de decidir cuáles son las necesidades de tu empresa, es momento de determinar qué necesitas de un LMS. Consulta las funciones clave mencionadas arriba mientras consideras la dirección que deseas tomar.
Tambie9n es importante decidir que9 funciones no quieres en un LMS. Esto te ayudare1 a acortar tu lista al buscar proveedores.
¿Qué opciones se ajustan al presupuesto de tu empresa?
Aunque quieras elegir un LMS de calidad, es importante asegurarte de que sea acorde con los requisitos presupuestarios de tu oficina. Una vez que conozcas tu presupuesto, haz una lista de todos los LMS que se ajusten (nuestra guía de precios de LMS también puede ayudarte).
¿Qué tamaño tiene tu organización?
Existen diferentes tipos de LMS que están diseñados para diferentes tamaños de empresas. Por ejemplo, hay LMS específicamente desarrollados para pequeñas empresas, o aquellos que están orientados a las necesidades empresariales LMS. Si buscas algo para ayudarte con la formación corporativa, también merece la pena considerar un LMS corporativo.
Pero no te preocupes demasiado por el tipo de LMS que necesitas, ya que muchos proveedores ofrecen paquetes que cubren estas tres categorías igualmente.
Recuerda, la decisión de elegir un LMS es tuya y depende de las necesidades de tu empresa—dedicar tiempo a investigar diferentes opciones e implementar un sistema nuevo que se adapte a las necesidades de tu empresa ¡valdrá la pena el tiempo y el esfuerzo invertidos!
Para más orientación sobre cómo elegir la mejor plataforma LMS para tu empresa, consulta la selección de People Managing People de los mejores sistemas de gestión del aprendizaje.
