Los 4 Métodos para Capacitar Efectivamente a los Empleados
Algo importante ocurrió en el ámbito de aprendizaje y desarrollo alrededor de 2016. Comenzaron a aparecer nuevas investigaciones que demostraron que el acceso de los empleados a oportunidades de desarrollo profesional y crecimiento (es decir, aprendizaje corporativo) aumentaría su compromiso y retención.
Esto fue un GRAN avance porque, anteriormente, estos dos aspectos—el compromiso y la retención de los empleados—habían sido considerados los dos mayores problemas en RRHH y equipos de personas.
En los años siguientes, esto llevó a un gran aumento en el gasto en programas de formación de empleados, como puedes ver aquí en el Informe de Aprendizaje en el Lugar de Trabajo de LinkedIn 2019 sobre cómo el “presupuesto” se convirtió en una preocupación cada vez menor para los equipos de L&D.
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De repente, los líderes empresariales pedían más formación—y rápido. Y en ese momento, no eran muy exigentes respecto al tipo de aprendizaje que buscaban porque la investigación no había especificado ni detallado los tipos de formación.
Solo decía que cualquier tipo de aprendizaje—ya sea capacitación dirigida por instructores, eLearning, formación en el puesto de trabajo, etc.—sería beneficioso para los indicadores clave del negocio.
Así que la industria despegó. Herramientas como LinkedIn Learning nacieron de una gran adquisición. Plataformas como MasterClass y Khan Academy crecieron rápidamente. Los equipos de L&D duplicaron y triplicaron su tamaño. Los presupuestos para el desarrollo de empleados siguieron esa misma tendencia.
Y como, en la industria, queríamos avanzar rápido, muchas de las técnicas de formación que se priorizaron fueron las más baratas, amplias y accesibles, como las grandes bibliotecas de contenido y los MOOCs. El COVID luego aceleró muchas de estas tendencias en el aprendizaje online (que ya encajaba en esa categoría de mayor alcance), y así llegamos a donde estamos hoy.
Hoy en día, muchos programas corporativos de L&D se han convertido en un portafolio de contenido personalizado creado internamente, proveedores de contenidos externos y herramientas para acceder a formaciones abiertas en internet. Dentro de cada uno de estos puede haber docenas de herramientas que potencialmente fluyen dentro y fuera del LMS de una organización.
Se ha convertido en una mezcla bastante variada para que los empleados naveguen y significa que existen montones de caminos, alternativas o maneras diferentes en que los empleados pueden aprender.
Por eso me hizo gracia cuando me pidieron escribir un artículo sobre los métodos más efectivos de capacitación para empleados.
Para empezar, hay cientos de métodos disponibles. Este artículo en sí mismo es un método para capacitar a las personas.
Y por otro lado, el “mejor” método en abstracto no existe, debe depender de cuáles sean tus objetivos. Los mejores programas de formación para empleados son aquellos alineados con resultados específicos.
Así que quise abordar este artículo desde la perspectiva de aquel gran auge de hace algunos años, qué ha cobrado fuerza y por qué, y explorarlo desde una óptica que me permita pensar en el futuro de L&D y los programas de capacitación.
Creo haberlo logrado al clasificar los métodos para capacitar empleados en 4 categorías y dividir las modalidades entre aprendizaje asíncrono y síncrono y, dentro de estas, entre opciones activas y pasivas.
Dedicaré el resto de este artículo a detallar estas categorías, pero primero hablemos brevemente de por qué es importante adaptar tu estrategia de aprendizaje en torno a estas categorías diferentes.
Queremos diversidad en la formación laboral porque sabemos que los estilos de aprendizaje descritos tradicionalmente no existen (aunque esto no debe distraernos de la idea de que todos podríamos beneficiarnos de un aprendizaje completamente personalizado).
Los adultos que buscan desarrollar una habilidad profesional, en particular, llegan con una variedad de experiencias previas y conceptos sobre cómo aprender. Así que, al intentar atender a diferentes personas, queremos ofrecer diferentes enfoques de aprendizaje.
No existe un enfoque único para todos y un buen equipo de L&D tendrá previstos varios métodos y listos para ayudar a sus audiencias a cumplir sus necesidades de formación. Esto asegura que habrá suficiente contenido de calidad para cualquiera que esté listo para aprender.
Los Cuatro Métodos de Programas de Formación
Asíncrono Pasivo
Nuestra primera categoría ha experimentado el mayor aumento de popularidad en la última década. El aprendizaje asincrónico realizado de forma pasiva—es decir, asimilar información leyendo, viendo o escuchando—se ha transformado en una industria multimillonaria.
Generalmente, esta categoría se presenta como aprendizaje en línea (o eLearning), y su auge se debe a que es económico y fácil de producir.
Puedes hacerlo tan fácilmente como adquiriendo una de las docenas de plataformas disponibles, y estará accesible y aplicable a grandes segmentos de tu plantilla de empleados.
Piense en herramientas como LinkedIn Learning, Masterclass o Khan Academy. Estas herramientas cuentan con bibliotecas de miles de videos, que brindan valor a través de la participación en habilidades blandas y la reflexión.
Generalmente se completan de manera individual, con poca o ninguna interacción (la parte “activa” la describiré a continuación) con el aprendiz. La mayoría de las formaciones de cumplimiento (otra industria multimillonaria) también son así, y los equipos de Recursos Humanos parecen satisfechos de mantenerlo de esa manera.
El objetivo de la formación pasiva asincrónica suele ser la transferencia de información o ideas.
No sobresale en el cambio de comportamiento debido a su aspecto pasivo, pero como se puede realizar con mucha flexibilidad (en pequeñas dosis, por ejemplo como micro-aprendizaje) tiene un valor tremendo a gran escala para las organizaciones que lo ofrecen.
Los proveedores de este tipo de aprendizaje han apostado por la idea de ofrecer este material formativo en el flujo de trabajo, lo cual ayuda a solucionar la brecha aquí: lograr que la transferencia de información sea aplicable.
Esto lo convierte de pasivo a activo, pero el aprendizaje en sí no necesita ofrecer actividades como aprendizaje práctico, evaluaciones activas o adaptativas, o entornos de práctica en vivo.
¿Por qué elegir este método?
Porque
- Probablemente necesites distribuir un módulo de eLearning a todos, como ocurre con la formación obligatoria en las empresas, o
- Tienes un cambio que quieres compartir con toda tu organización: un nuevo valor de la compañía o estudios de caso que quieres que tu equipo de ventas conozca. Puedes poner un archivo SCORM en tu sistema de gestión de aprendizaje, enviar un correo electrónico y esperar a que la gente interactúe con la formación.
No deberías depositar esperanzas en este método para la transferencia directa de habilidades, el aprendizaje social o el cambio de comportamiento, porque todo eso requiere práctica, espacios o dedicación para desarrollarse.
Sin embargo, el aprendizaje pasivo asincrónico sigue teniendo un alto valor desde el punto de vista de la provisión de información y contexto. Es tan necesario como las categorías que siguen a continuación.
Asincrónico Activo
A continuación tenemos la formación activa asincrónica. Asincrónica, de nuevo, significa que se puede realizar a tu propio ritmo o cuando alguien lo desee, o de forma flexible dentro de un período.
Puede realizarse en cohorte o grupo, pero se basará en comunicaciones como mensajería o foros, ya que los alumnos estarán en diferentes etapas de su aprendizaje.
Esto difiere de la categoría anterior en que es una experiencia de aprendizaje activa, lo que generalmente significa que existe un grado de interacción entre el aprendiz y alguien o algo, como una tecnología.
Algunos ejemplos serían cuestionarios, simulaciones individuales y entornos de práctica o programación en vivo: en general, cosas que pueden hacerse en solitario y que no involucran formación en aula.
Las mejores ofrecerán bucles de retroalimentación en tiempo real, como detección de errores de código, evaluaciones adaptativas o entornos gamificados que sean únicos para cada usuario.
En términos generales, estas oportunidades de aprendizaje activo ofrecen experiencias más ricas que los ejemplos pasivos de aprendizaje en línea descritos anteriormente. Los métodos de formación que incluyen interacción han demostrado mantener habilidades y retener información por más tiempo.
Pero cualquier tipo de aprendizaje activo o participativo es más lento y caro de crear, así que es necesario abordarlo con precaución.
Por ejemplo, si tu objetivo es informar a los nuevos integrantes del equipo sobre todos sus recursos durante el onboarding, seguramente no necesitarás una sesión activa, ya que solo quieres informarles.
Pero si deseas tomar a un grupo de personas y ayudarlas a desarrollar nuevas habilidades o mejorar las que ya tienen, el aprendizaje activo es casi indispensable.
Como profesional del aprendizaje, deberás equilibrar el costo y la recompensa de este tipo de metodología formativa.
Si crear (y no olvides mantener) una simulación personalizada es costoso (y una buena lo será), entonces debes medir cómo se sienten, actúan y se evalúan las personas después.
¿Qué comportamiento realmente querías cambiar y qué tan bien logró tu iniciativa de aprendizaje ese objetivo?
La buena noticia es esta: el aprendizaje activo será cada vez más asequible y accesible.
La IA y otras tecnologías denominadas “generativas” implican que podremos crear contenido y experiencias más rápida y eficazmente que antes, y para muchos eso supondrá un gran impulso en las ofertas asíncronas disponibles para cualquiera en cualquier momento.
La IA puede personalizar una experiencia (como cuestionarios únicos o puntos de control) mucho, mucho más rápido que un diseñador o ingeniero de aprendizaje, por lo que podríamos ver que las necesidades de tiempo y costo para este tipo de aprendizaje se reduzcan drásticamente. Eso supondría un cambio importante aquí y el aprendizaje activo de todo tipo debería experimentar una transición hacia la participación masiva en el futuro.
Síncrono Pasivo
Ahora pasamos a la formación síncrona, que se realiza en un momento o lugar determinado y según un horario.
Esto es mejor para capacitación en grupo donde se desea que todos reciban la misma formación al mismo tiempo. La parte “pasiva” aquí nuevamente se refiere a un aprendiz que simplemente está absorbiendo información y no practicándola ni actuando durante el programa de aprendizaje.
Los ejemplos comunes aquí son iniciativas como clases magistrales, paneles de discusión, formación dirigida por instructores o demostraciones, o seminarios web en vivo. Por ejemplo, puedes enviar a tu equipo central de RRHH a un taller de nómina para aprender sobre tendencias e innovaciones.
Pero también pueden ser propuestas más singulares como lanzamientos de productos, reuniones generales de toda la empresa o incluso algo como shadowing, donde se agenda una sesión para que una persona observe o supervise a otra.
Dado que los empleados a menudo realizan la incorporación en sus primeras semanas, muchas empresas optan por incluir esta categoría como parte de esa experiencia.
No te confundas, las ofertas de formación síncrona pueden ser efectivas y un vehículo eficaz para que los equipos de aprendizaje se aseguren de que la información llegue a determinadas personas en un momento específico. Para prepararse, por ejemplo, para el lanzamiento de un producto, esto es invaluable.
Pero, como puedes ver más abajo, las clases magistrales tienen las tasas de retención más bajas de los diferentes tipos de aprendizaje que se mencionan.
Esto se debe principalmente a la pasividad aquí (y también en el aprendizaje asíncrono pasivo mencionado antes). Puedes ver otras iniciativas de aprendizaje en esta categoría que tienen mejores tasas de retención, como la Demostración.
Mi punto es que esta categoría no debe evitarse. Las clases magistrales, incluso más que el eLearning, requieren menos preparación y recursos que otras opciones.
Busca a un experto y ponlo frente a una audiencia ¡y listo, ya tienes una capacitación! Y, si lo miras de cerca, la persona que está dando esa clase magistral en realidad está viviendo la experiencia de aprendizaje con mayor retención (Enseñar a otros).
Para las organizaciones, esto probablemente sea la opción menos eficaz de las categorías porque, si vas a reunir a personas, ¿por qué no añadir algo de aprendizaje participativo, verdad? ¿Por qué hacer que tus empleados pasen por una charla o un vídeo largo sin involucrarlos?
Aun así, no hay motivo para que las sesiones síncronas pasivas no puedan ser una forma eficaz para que los empleados aprendan. Un buen ejemplo aquí es una reunión general de toda la empresa cuando un líder se pone frente a los empleados y los inspira juntos para lograr un objetivo difícil.
Síncrono Activo
Nuestra última categoría es la más difícil de implementar de forma constante, pero las recompensas pueden ser enormes.
Requiere reunir a un aprendiz o varios en una experiencia de formación sincronizada (mismo lugar o tiempo) y ofrecerles algo interactivo.
Los ejemplos más comunes aquí serían el aprendizaje a través de juegos de roles y simulaciones, pero también puede ser algo tan prolongado como un programa de rotación de puestos.
En cada uno de estos ejemplos, las personas acuden a una experiencia de aprendizaje y participan en ella.
Por lo general, esto implicará algún tipo de retroalimentación o interacción en grupo: una discusión, un debate o una actividad de trabajo en equipo.
El beneficio aquí no radica solo en ese mecanismo de retroalimentación instantánea, sino también en el potencial para reflexionar—ya sea de manera individual o colectiva—sobre lo que ha ocurrido.
Se puede decir con seguridad que, en general, este va a ser el tipo de formación más enriquecedor para desarrollar habilidades en una comunidad.
Si trabajas en una organización y desarrollas tu biblioteca de métodos de formación para empleados, en general deberías aspirar a crear este tipo de experiencia cuando sea posible.
Los aprendices trabajan juntos, crecen juntos y comparten una experiencia consistente que luego pueden trasladar a su trabajo.
La formación síncrona facilita el aprendizaje en cohortes y en grupo, lo que tiene el poder extraordinario de incorporar la reflexión, el intercambio, la mentoría y el coaching (por nombrar algunos) en la experiencia.
Y como puede mejorar o volver a capacitar a todo un grupo a la vez, alineando varios miembros (como gerentes o líderes) con una competencia concreta, es popular para empresas que quieren sincronizar a sus líderes o gerentes en una habilidad específica.
Las oportunidades personales como la mentoría suelen incluirse aquí, aunque un buen mentor probablemente encuentre formas de influir de manera asíncrona.
Normalmente, un mentor puede fijar horarios para hablar (al igual que lo haría un coach) y, por eso, te encuentras realizando trabajo sincrónico con otra persona.
De los tipos de capacitación para empleados, este también puede ser el más familiar. Antes de internet, la mayoría de las capacitaciones se realizaban en un lugar y momento determinados, y muchas empresas han mantenido ese formato; no porque sea familiar sino porque funciona.
Después de todo, la base del modelo académico estándar de K-12 se imparte durante un horario presencial y entre semana.
Pero existen riesgos aquí. Estás ocupando mucho tiempo de las personas. Reunir a un grupo de aprendices no solo requiere logística (especialmente si es presencial) por parte del equipo de formación, sino también el compromiso de tiempo de los participantes.
Si quieres profundizar en una experiencia de aprendizaje como las simulaciones, les estás pidiendo a las personas que abandonen su trabajo habitual durante un periodo de tiempo para aprender nuevas habilidades.
También es más difícil crear este tipo de formación. Generalmente intentas aplicar un programa de aprendizaje activo o participativo a un grupo que probablemente cuente con diferentes niveles y experiencias.
Puede que no, y probablemente no logres, que todos los aprendices obtengan el mismo resultado de la experiencia. La capacitación práctica bajo esta metodología es también la opción más costosa, por lo que estos riesgos no deben pasarse por alto.
Mi consejo es no usar este método por defecto, sino ser cuidadoso con su elección. Cuando se implementa bien, puede tener grandes efectos positivos. Pero una oportunidad perdida aquí, a diferencia de otros formatos, puede dañar realmente la imagen de tu marca de aprendizaje y la confianza de los aprendices en lo que estás construyendo.
Consideraciones al elegir un método de capacitación
¿Cómo decides con cuál de estas cuatro categorías avanzar?
Bueno, tendrás que considerar y ser intencional respecto a lo que intentas lograr.
Si se trata de una transferencia de conocimientos simple y no quieres que ocupe mucho tiempo, puedes optar por crear un aprendizaje en línea que los empleados puedan tomar de manera asincrónica y pasiva.
Por supuesto, aspectos como la ubicación, el presupuesto, los recursos y el plazo influirán en esta decisión. Lo entiendo. Pero piensa en estos factores como variables e intercambios.
Si puedes prever que la formación sincrónica es la mejor opción, pero el presupuesto y el tiempo no lo permiten, entonces automáticamente estamos en una situación comprometida y deberíamos reflexionar y compartir los riesgos de pasar a otra categoría.
La regla simple es que la mejor oportunidad de aprendizaje es aquella que logra que los aprendices adopten el comportamiento que buscas o transfieran la información que deseas.
Ya sea a través de una formación interactiva, un facilitador especializado o simplemente un artículo extenso con buenos gráficos, al final lo importante es el resultado.
El futuro de los programas de capacitación para empleados
Como mencioné, el futuro es realmente brillante para estas cuatro categorías.
El aprendizaje, en todos los aspectos posibles, va a mejorar con las nuevas tecnologías y la personalización impulsada por IA.
De igual forma, cada una de estas categorías tiene margen para mejorar la forma en que entrega valor de aprendizaje a las audiencias, ya sea para los nuevos empleados de una organización o para los líderes de nivel C.
Las sesiones de capacitación del futuro deberían, y de hecho lo harán, lucir muy diferentes a las de hoy.
Sin embargo, hay una tendencia predominante que me sentiría cómodo prediciendo: los métodos de aprendizaje asincrónico van a recibir una mayor parte de la innovación en el aprendizaje en el futuro.
En resumen, nuestro mundo, ocupado y global, buscará soluciones equitativas para que las personas puedan capacitarse y aprender en su propio tiempo.
La tecnología será el facilitador que nos permita vivir experiencias compartidas de manera individual; aunque debemos ser muy cuidadosos al descartar por completo las opciones sincrónicas.
Para mantenerse al día con la evolución de estos temas, te recomiendo realizar algún curso sobre técnicas de aprendizaje y desarrollo y suscribirte a publicaciones especializadas que estén al tanto de las tendencias en L&D. El boletín de People Managing People es un gran ejemplo de ello, ya que entrega consejos de expertos y contenido útil directamente a tu correo.
