Los 4 Métodos para Capacitar a los Empleados de Forma Efectiva
Los métodos de formación de empleados más efectivos son aquellos adaptados a los objetivos específicos de tu empresa y los que combinan formatos diversos como sesiones presenciales, aprendizaje en línea, formación en el puesto de trabajo y contenido de terceros. No existe un único método ideal. La variedad es clave para involucrar a colaboradores de diferentes orígenes y preferencias de aprendizaje.
En este artículo, desglosaré los métodos de formación corporativa en cuatro categorías principales (asincrónico vs. sincrónico y activo vs. pasivo) para ayudarte a elegir la combinación adecuada que impulse el aprendizaje y la retención en tu organización.
Los Cuatro Métodos de Programas de Formación
Asincrónico Pasivo
Nuestra primera categoría ha experimentado el mayor crecimiento en popularidad durante la última década. El aprendizaje asincrónico realizado pasivamente—es decir, asimilando información leyendo, viendo o escuchando—se ha convertido en una industria multimillonaria por sí misma.
Sigue leyendo—y sigue liderando de manera más inteligente
Crea una cuenta gratuita para terminar este artículo y unirte a una comunidad de líderes visionarios que están desbloqueando herramientas, guías prácticas e ideas para prosperar en la era de la IA.
Have an account? Log In
Lo más habitual es que este grupo llegue como aprendizaje en línea (o eLearning), y el auge de su popularidad se debe a que es barato y fácil de producir.
Puede estar disponible y ser aplicable a grandes segmentos de tu plantilla tan fácil como comprando una de las muchas plataformas que existen.
Piense en herramientas como LinkedIn Learning, Masterclass o Khan Academy. Estas son plataformas con bibliotecas de miles de videos, aportando valor mediante el desarrollo de habilidades blandas y la reflexión.
En su mayoría se completan individualmente, sin o con muy poca interacción (la parte "activa" que describiré más adelante) con el participante. La mayoría de la formación de cumplimiento (de nuevo, otra industria multimillonaria) es así también, y los equipos de Recursos Humanos parecen estar conformes con mantenerlo de esa manera.
El objetivo de la formación asincrónica pasiva suele ser la transferencia de información o ideas.
No destaca en el cambio de comportamiento debido al componente pasivo, pero puede adaptarse con tanta flexibilidad (por ejemplo, en pequeñas dosis, como microaprendizaje) que ofrece un valor tremendo a gran escala para las organizaciones que lo ponen a disposición.
Los proveedores de este tipo de aprendizaje han encontrado su nicho en la idea de ofrecer este tipo de material formativo en el flujo del trabajo, porque eso ayuda a cerrar la brecha aquí: la necesidad de poner esta transferencia de información en un contexto aplicable.
Esto lo convierte de pasivo a activo, pero el propio aprendizaje no necesita ofrecer actividades como aprendizaje práctico, pruebas activas o adaptativas, ni entornos de práctica en vivo.
¿Por qué elegir este método?
Porque
- Probablemente necesitas que todos completen un módulo eLearning, como ocurre con la formación de cumplimiento corporativo, o
- Tienes un cambio que deseas comunicar a toda tu organización: un nuevo valor corporativo o estudios de casos que quieras que tu equipo de Ventas conozca. Puedes cargar un archivo SCORM en tu sistema de gestión de aprendizaje, enviar un correo electrónico y esperar que los empleados se involucren con la formación.
No deberías esperar de este método transferencia directa de habilidades, aprendizaje social o cambios de comportamiento, porque todo eso requiere práctica, espacios y cuidado para desarrollarse.
Sin embargo, sigue teniendo un gran valor la formación asincrónica pasiva desde el punto de vista de proporcionar información y contexto. Es tan necesaria como los tipos que veremos a continuación.
Asincrónico Activo
A continuación tenemos la formación asincrónica activa. Asincrónica nuevamente significa que puede realizarse al propio ritmo, cuando se desee o de forma flexible dentro de un periodo.
Puede hacerse en grupo o cohorte, pero dependerá de comunicaciones como mensajería o foros porque los participantes estarán en distintos puntos de su trayectoria.
Esto se diferencia del grupo anterior en que es una experiencia de aprendizaje activa, normalmente porque hay algún tipo de interacción que el participante tiene con alguien o algo como la tecnología.
Algunos ejemplos aquí serían cuestionarios, simulaciones personales y entornos de práctica o codificación en tiempo real, generalmente actividades que pueden realizarse en solitario y no requieren formación presencial.
Las mejores opciones cuentan con ciclos de retroalimentación en tiempo real para los participantes, como la detección de errores de programación, evaluaciones adaptativas o entornos gamificados únicos para cada usuario.
En términos generales, estas oportunidades de aprendizaje activo ofrecen experiencias más enriquecedoras que los ejemplos pasivos de aprendizaje en línea descritos anteriormente. Los métodos de formación que incluyen interacción han demostrado ayudar a mantener habilidades y retener información por más tiempo.
Pero cualquier tipo de aprendizaje activo o participativo es más lento y costoso de desarrollar, así que acércate a esto con cuidado.
Por ejemplo, si tu objetivo es informar a los nuevos integrantes del equipo sobre todos sus nuevos recursos durante el proceso de incorporación, puede que no necesites una sesión activa porque solo quieres informarles.
Pero, si lo que buscas es reunir a un grupo de personas y ayudarles a desarrollar nuevas habilidades o mejorar las ya existentes, el aprendizaje activo es casi imprescindible.
Lo que tendrás que hacer como profesional del aprendizaje es equilibrar el costo y la recompensa de este tipo de método de formación.
Si desarrollar (y no olvides mantener) una simulación personal resulta costoso (y una buena lo será), entonces necesitas medir cómo se sienten, actúan y evalúan las personas después.
¿Qué comportamiento querías realmente cambiar y qué tan bien lo logró tu iniciativa de aprendizaje?
La buena noticia es la siguiente: el aprendizaje activo va a ser más barato y abundante.
La IA y otras tecnologías que se etiquetan como “generativas” significan que podremos crear contenidos y experiencias más rápido y mejor que antes —y para muchos esto supondrá un gran impulso en la oferta asíncrona disponible para cualquiera en cualquier momento.
La IA puede personalizar una experiencia (como cuestionarios o puntos de control únicos) mucho, mucho más rápido que lo que podría un diseñador o ingeniero de aprendizaje, por lo que podríamos ver que las necesidades de costos y tiempos para este tipo de aprendizaje se reducen drásticamente. Eso sería un cambio importante y el aprendizaje activo de todo tipo debería ver un salto a la participación masiva en el futuro.
Sincrónico Pasivo
Ahora pasamos a la formación sincrónica, que se realiza en un momento o lugar concreto y según un horario.
Esto es mejor para formación grupal cuando quieres que todos reciban la misma capacitación al mismo tiempo. La parte “pasiva” aquí nuevamente hace referencia a un aprendiz que solo absorbe información y no actúa ni la pone en práctica durante el programa de aprendizaje.
Los ejemplos comunes aquí son iniciativas como conferencias, paneles de discusión, formación dirigida por instructores o demostraciones, o seminarios web en vivo. Por ejemplo, puedes enviar a tu equipo de RR. HH. principal a un taller de nóminas para aprender sobre tendencias e innovaciones.
Pero también pueden ser ofertas más únicas como lanzamientos de productos, reuniones generales, o incluso algo como la observación de trabajo (job shadowing) donde una sesión se programa para que una persona observe o supervise a otra.
Como los empleados a menudo realizan el proceso de incorporación en sus primeras semanas, muchas empresas eligen incluir esta categoría como parte de esa experiencia.
Que no te quepa duda: las ofertas de formación sincrónica pueden ser eficaces y un vehículo efectivo para que los equipos de aprendizaje aseguren que la información llegue a ciertas personas en un momento concreto. Para algo como prepararse para el lanzamiento de un producto, esto es invaluable.
Pero, como puedes ver más abajo, las conferencias tienen las tasas de retención más bajas entre los tipos de aprendizaje mencionados.
Esto se debe en gran parte a la pasividad aquí (y en el aprendizaje asincrónico pasivo que mencionamos antes). Puedes ver otras iniciativas de aprendizaje en este grupo, como la Demostración, que muestran mejores tasas de retención.
Mi punto es que no hay que evitar esta categoría. Las conferencias, incluso más que el eLearning, requieren de la menor preparación y recursos.
Busca a una persona experta y ponla frente a una audiencia y ¡BOOM, ya estás formando! Y, si te fijas bien, la persona que conduce esa conferencia en realidad está viviendo la experiencia de aprendizaje con la mayor tasa de retención (Enseñar a otros).
Para las organizaciones, esta probablemente sea la menos eficaz de las categorías, porque si vas a juntar a las personas, ¿por qué no añadir algo de aprendizaje participativo, verdad? ¿Por qué hacer que tus empleados se sienten a escuchar un discurso o formación en vídeo larga sin involucrarles?
Aun así, no hay ninguna razón para que las sesiones sincrónicas pasivas no puedan ser una forma efectiva de que los empleados aprendan. Un buen ejemplo aquí sería una asamblea general/reunión donde una persona líder se pone frente a sus empleados y les inspira colectivamente para alcanzar un objetivo difícil.
Sincrónico Activo
Nuestra última categoría es la más difícil de realizar de forma constante, pero las recompensas pueden ser grandes.
Requiere reunir a una persona aprendiz, o varios aprendices, en una experiencia formativa sincronizada (mismo lugar o momento) y ofrecerles algo interactivo.
Los ejemplos más comunes aquí serían ejercicios de roles y aprendizaje por simulación, pero también podrían ser programas de rotación laboral de mayor duración.
En cada uno de estos ejemplos, las personas llegan a una experiencia de aprendizaje y participan en ella.
Generalmente, esto implicará alguna forma de retroalimentación o interacción grupal: discusión, debate o actividad de trabajo en equipo.
El beneficio aquí no solo reside en la retroalimentación instantánea, sino en el potencial de reflexionar—por uno mismo o con los demás—sobre lo que ha sucedido.
Se puede decir con seguridad que este suele ser el tipo de capacitación más gratificante para desarrollar habilidades dentro de una comunidad.
Si te encuentras en una organización y estás creando tu biblioteca de métodos de capacitación para empleados, en general querrás aspirar a crear esta experiencia de aprendizaje cuando sea posible.
Los participantes trabajan juntos, crecen juntos y comparten una experiencia coherente que pueden llevar de regreso a su trabajo.
La capacitación sincrónica permite el aprendizaje grupal y por cohortes, lo que tiene el enorme poder de la reflexión, el intercambio, la mentoría y el acompañamiento (por nombrar algunos) integrados en ella.
Y como puede mejorar o actualizar las habilidades de todo un grupo a la vez, alineando grupos de personas (como gerentes o líderes) en una sola competencia, es popular entre las empresas que buscan sincronizar a sus líderes o gerentes con un conjunto específico de habilidades.
Las oportunidades personales como la mentoría suelen incluirse aquí, aunque un buen mentor probablemente encuentre formas de influir de manera asincrónica.
Normalmente, un mentor puede fijar momentos para conversar (como también lo haría un coach) y entonces te encuentras haciendo trabajo sincrónico con otra persona.
De los tipos de capacitación para empleados, este también puede resultar el más familiar. Antes de Internet, la mayoría de las capacitaciones se realizaban en un momento y lugar determinados y muchas empresas han mantenido esa práctica; no porque sea familiar, ¡sino porque funciona!
Después de todo, la esencia de un enfoque académico estándar de educación básica (K-12) se realiza durante un horario presencial y entre semana.
Pero existen riesgos aquí. Estás ocupando mucho tiempo de muchas personas. Reunir a un grupo de aprendices requiere no solo de logística (especialmente si es presencial) por parte del equipo de capacitación, sino también del compromiso de tiempo de los participantes.
Si deseas profundizar en una experiencia de aprendizaje como las simulaciones, estás pidiendo a las personas que abandonen sus trabajos habituales durante algún tiempo para aprender nuevas habilidades.
También es más difícil construir este tipo de capacitación. Generalmente intentas aplicar un programa de aprendizaje activo o participativo a un grupo que probablemente tenga diversidad de niveles y experiencia.
Puede que no, y probablemente no, obtengas el mismo efecto de la experiencia en todos los aprendices. La capacitación práctica en esta metodología también es la opción más costosa, por lo que no deben ignorarse estos riesgos.
Mi consejo no es recurrir por defecto a este método sino ser cuidadoso respecto a cuándo utilizarlo. Cuando se implementa correctamente, puede tener efectos positivos desproporcionados. Pero una oportunidad perdida aquí, a diferencia de otros formatos, puede dañar seriamente la reputación de una marca de aprendizaje y la confianza de los participantes en lo que estás construyendo.
Consideraciones al elegir un método de capacitación
¿Cómo decides con cuál de estas cuatro categorías avanzar?
Bueno, necesitarás considerar y ser intencional acerca de lo que intentas lograr.
Si se trata de una transferencia simple de conocimiento y no quieres que consuma mucho tiempo, puedes optar por crear un aprendizaje en línea (eLearning) que los empleados realicen de manera asincrónica y pasiva.
Por supuesto, factores como la ubicación, el presupuesto, los recursos y el cronograma influirán en esta decisión. Lo entiendo. Pero piensa en ello como variables e intercambios.
Si puedes predecir que la capacitación sincrónica es la mejor opción, pero el presupuesto y el cronograma no lo permiten, entonces estamos automáticamente en un estado comprometido y debemos reflexionar y compartir los riesgos de pasarnos a otra categoría.
La simple regla es que la mejor oportunidad de aprendizaje es la que va a lograr que los participantes adopten el comportamiento que buscas o transfieran la información deseada.
Ya sea mediante una capacitación interactiva, un facilitador especializado o simplemente un artículo extenso con buenos gráficos, en última instancia se trata del resultado.
El futuro de los programas de capacitación para empleados
Como se mencionó, el futuro es realmente prometedor para estos cuatro enfoques.
El aprendizaje, en todos los sentidos, va a mejorar con la nueva tecnología y la personalización habilitada por la inteligencia artificial.
Del mismo modo, cada uno de estos enfoques tiene espacio para mejorar la forma en que entrega valor de aprendizaje a las audiencias, ya sea para nuevos empleados en una organización o para líderes de nivel C.
Las sesiones de capacitación del futuro deberían y serán muy diferentes a las de hoy.
Sin embargo, una tendencia clara que me animaría a predecir es que los enfoques de aprendizaje asincrónico van a recibir una mayor parte de la innovación futura en el aprendizaje.
En pocas palabras, nuestro mundo ocupado y global buscará soluciones equitativas para que las personas se capaciten y aprendan en su propio tiempo.
La tecnología será el habilitador para ofrecer la riqueza de experiencias compartidas de forma individual; aunque debemos ser muy cuidadosos de no abandonar por completo las opciones sincrónicas.
Para mantenerme al tanto de cómo evolucionan estas cosas, consideraría realizar algún curso sobre técnicas de aprendizaje y desarrollo y suscribirme a publicaciones que estén al día con las novedades de L&D. El boletín de People Managing People es un gran ejemplo de esto, ya que entrega ideas de expertos y contenido útil directamente en tu bandeja de entrada.
