Cómo mejorar la productividad en el trabajo: mejores prácticas
Para mejorar la productividad en una organización, empieza por comprender qué significa realmente la productividad organizativa y cómo puedes medirla. En este artículo, desglosaré prácticas recomendadas y aplicables que puedes utilizar como líder o responsable de Recursos Humanos para crear una cultura que impulse la productividad, además de compartir ejemplos reales para dejar claro cómo puedes poner estas ideas en práctica de inmediato.
¿Qué es la productividad y por qué deberías medirla?
Una de las razones por las que la productividad puede resultar tan difícil de alcanzar para una organización es la falta de consenso sobre qué hace que una organización sea productiva.
En un entorno fabril, puedes medir la productividad en función de cuánto pueden producir los trabajadores dentro de un periodo de tiempo determinado. Pero en una economía del conocimiento, donde los trabajadores normalmente producen servicios en lugar de productos, resulta menos sencillo.
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Una opción es calcular la productividad empresarial como los ingresos generados en función del número de horas trabajadas. Cuanto más dinero generes en menos tiempo, más productivo serás.
Aunque es una métrica lógica para una organización, este tipo de medición puede resultar difícil de trasladar al nivel del empleado, porque un trabajador del conocimiento normalmente evalúa su productividad personal en función del número de tareas que marca como completadas en su lista de pendientes. Sin embargo, para que una organización considere productivo a ese trabajador, los elementos de esa lista deben generar valor para la empresa.
Si definimos la productividad como una forma de optimizar los ingresos, puedes entender por qué a las organizaciones les interesa medirla. Aumentar los ingresos —y, por tanto, aumentar la productividad— es una señal de que una empresa está sana y creciendo.
Cómo medir la productividad
Cuando te plantees cómo medir la productividad en tu organización, céntrate en los resultados que te ayuden a alcanzar los objetivos de la empresa.
Según la naturaleza de tu negocio, algunos ejemplos de métricas pueden incluir los ingresos, la satisfacción del cliente o el tiempo de producción.
Determina qué vas a medir
El primer paso es determinar qué vas a medir y, lo que es más importante, por qué es relevante medirlo. ¿Cómo se relaciona la métrica de productividad que has elegido con los objetivos empresariales?
Para asegurarte de que tus métricas de productividad no sean simplemente un disparo a ciegas, trabaja con los líderes de la empresa para establecer un proceso claro de definición de objetivos.
Este proceso debe alinear a los departamentos en torno a los objetivos deseados y a la forma en que evaluarán el progreso hacia dichos objetivos.
Establecer objetivos y resultados clave (OKRs) u objetivos SMART también hace que las organizaciones rindan cuentas sobre el progreso respecto a las prioridades definidas.
De este modo, los empleados pueden ver cómo el trabajo que realizan a diario se conecta con la misión y contribuye a alcanzar hitos importantes.
Diseña un método para realizar un seguimiento de las métricas
Un error común al establecer OKRs es elegir resultados clave que sean demasiado difíciles de medir.
Por ejemplo, si tu objetivo declarado es realizar un seguimiento de la satisfacción del cliente, pero evaluarla requiere sintetizar datos de múltiples fuentes de información, es posible que todavía no estés preparado para establecer un resultado clave en este ámbito. Sería mejor dedicar tu tiempo a depurar las distintas fuentes de datos para agilizar el proceso de recopilación.
Alinear a las partes interesadas de distintas funciones puede incluir el desarrollo y la documentación de un glosario de métricas. Piensa en él como un diccionario de datos que orienta a las partes interesadas hacia una definición común de lo que intentas medir y de dónde proceden los datos. Por ejemplo, ¿quién cuenta como usuario o suscriptor? ¿Qué periodo de tiempo utilizarás para medir la participación?
Aunque crear un glosario puede requerir mucho trabajo, he visto que las organizaciones logran una mayor productividad como resultado.
Esto se debe a que cuanto más tiempo dedica tu equipo a realizar mediciones, menos tiempo tiene disponible para trabajar en los objetivos empresariales. Hacer de antemano el trabajo necesario para depurar y organizar los datos y acordar definiciones comunes genera beneficios a largo plazo.
Analiza los datos y utilízalos para determinar posibles métodos de mejora
A medida que hagas un seguimiento de los resultados trimestre tras trimestre, utiliza los datos que hayas recopilado para identificar áreas de mejora y optimizar tus procesos.
Puedes experimentar y probar hipótesis a pequeña escala y, si las pruebas tienen éxito, ampliar su aplicación para implementar el cambio de proceso en toda la organización.
Por ejemplo, en un estudio reciente, el uso de la inteligencia artificial generativa mejoró la productividad de los trabajadores del conocimiento hasta en un 35 % en el caso de empleados principiantes y con poca experiencia.
Cómo mejorar la productividad en tu organización
Algunas organizaciones evalúan la productividad según las horas trabajadas o la actividad aparente, pero aprovechar la supervisión de los empleados ofrece una medición más precisa.
La pandemia de COVID-19 puso de manifiesto las deficiencias de utilizar la asistencia como métrica de productividad, lo que destacó la necesidad de impulsar el valor en lugar de controlar las horas.
A diferencia de los trabajadores de fábrica, los trabajadores del conocimiento, como los diseñadores de productos, deben evaluarse en función de la calidad de sus resultados. Un diseño excepcional puede superar a varios diseños mediocres.
El software de supervisión de empleados ayuda a mejorar la productividad al identificar la eficiencia, distinguir a los empleados con mejor rendimiento y fomentar una cultura que desbloquee el potencial.
A continuación, se ofrecen algunos consejos para que RR. HH. y los líderes creen un entorno de trabajo que garantice la productividad en todos sus equipos (pista: ¡la motivación es clave!).
Garantiza la claridad, la responsabilidad y la rendición de cuentas
Define claramente las funciones y responsabilidades para que quede claro cuáles son las prioridades y quién es responsable de cada tarea y debe rendir cuentas por ella. Esto incluye redactar descripciones de puestos bien planteadas al contratar para nuevos puestos, trabajar para garantizar que el propio proceso de contratación sea lo más equitativo posible y crear trayectorias profesionales para los puestos existentes, de modo que los empleados entiendan qué deben hacer para rendir bien y progresar en la organización. Para obtener consejos al respecto, consulta El modelo CRA de liderazgo.
Demuestra a los empleados que su trabajo importa
Los miembros del equipo se desanimarán rápidamente si creen que su trabajo es inútil. Por el contrario, si pueden ver cómo sus tareas diarias contribuyen al objetivo general que la organización intenta alcanzar, estarán más motivados para rendir cada día. El establecimiento de objetivos mediante OKR es un método eficaz para lograrlo.
Fomenta el bienestar de los empleados
Casi no hace falta decir que garantizar el bienestar mental y físico mediante permisos, permisos para el cuidado de personas dependientes, beneficios de bienestar, etc. ayudará a garantizar que los miembros del equipo trabajen a pleno rendimiento y a prevenir el agotamiento.
Además, las investigaciones demuestran que los empleados desean realizar un trabajo intelectualmente estimulante, así como tener libertad para elegir cómo llevarlo a cabo. Piénsalo: si supieras que no tienes ningún control sobre el trabajo que te piden hacer, ¿por qué te preocuparías por hacerlo mejor?
Elimina los obstáculos
Fomentar un entorno de trabajo productivo también significa eliminar los posibles impedimentos para alcanzar el éxito y optimizar los sistemas. Esto puede incluir la adopción de herramientas de productividad que ayuden a los empleados a organizar el trabajo, gestionar las tareas y reducir las distracciones.
Los equipos de RR. HH. pueden crear directrices sobre cómo deben utilizar los empleados el conjunto de tecnologías de la organización (por ejemplo, el correo electrónico o Slack) para limitar el cambio de contexto, y utilizar encuestas para determinar si las personas disponen de las herramientas y los recursos que necesitan para trabajar eficazmente. También pueden crear y mantener un repositorio de información que facilite la incorporación de los empleados y reduzca el tiempo dedicado a recuperar información.
Reconoce a tu equipo
El reconocimiento no solo significa recompensas económicas—aunque una remuneración adecuada sin duda ayuda—. También incluye oportunidades de crecimiento profesional, premios al rendimiento o incluso una simple felicitación por un trabajo bien hecho. Aquí encontrarás algunas excelentes ideas para reconocer a los empleados.
Por último, es casi imposible fortalecer el compromiso de los empleados y minimizar el riesgo de agotamiento sin mandos intermedios.
Los responsables transforman las prioridades ejecutivas en planes operativos y garantizan la alineación en el nivel operativo. También son fundamentales para el desarrollo y la retención del equipo.
Además, no se puede contar con mandos intermedios eficaces sin la formación adecuada. RR. HH. desempeña un papel fundamental a la hora de ayudar a la organización a elaborar un sólido programa de formación para los responsables de equipo, de modo que puedan practicar una comunicación eficaz y convertirse en líderes empresariales de éxito.
Caso práctico: mejora de la productividad de los empleados
Hay mucho que puedes hacer para mejorar la productividad de los empleados, aunque no formes parte de la alta dirección.
Durante mis años como consultor de estrategia, dirigí un equipo de 15 personas y me centré incansablemente en el compromiso de los empleados. En una estructura piramidal de 200 personas, mi equipo obtuvo >50% de los ascensos.
Esto es lo que hizo que mi equipo tuviera éxito:
- Instituí una encuesta mensual de motivación para conocer el nivel de compromiso de los empleados y su satisfacción con el liderazgo, y revisé mensualmente los resultados anonimizados con el equipo para: 1) normalizar la recepción de comentarios y 2) acortar el ciclo de retroalimentación para facilitar el aprendizaje y la acción.
- Preparé un correo electrónico semanal de reconocimientos para destacar los logros de los miembros del equipo e incluí en copia a todo el equipo directivo. Me aseguré de celebrar el trabajo de alta calidad, así como las ocasiones en las que los miembros del equipo delegaban tareas, se apoyaban mutuamente y cuidaban de su bienestar mental.
- Establecí reuniones individuales semanales periódicas con cada una de las personas que me reportaban directamente para comprender sus inquietudes, orientarlas con el fin de mejorar el rendimiento de los empleados y generar confianza.
Los empleados se sintieron apoyados sin una microgestión, y tuvieron un incentivo para rendir mejor porque sentían que sus contribuciones importaban.
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¿Cómo ha implementado tu organización estrategias para aumentar la productividad? ¿Qué desafíos has encontrado en el camino? ¡Cuéntanoslo en los comentarios!
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