Normas de Equipo: Qué Son y Cómo Establecerlas
Las normas de equipo son las reglas informales y expectativas compartidas que moldean cómo trabaja tu equipo en conjunto y logran sus objetivos. Al decidir definir y comunicar estas normas de manera intencional, puedes mejorar la colaboración, el rendimiento y la participación. En este artículo, te mostraré por qué importan las normas de equipo y te guiaré con pasos sencillos para establecerlas, para que puedas ayudar a que tu equipo funcione de la mejor manera posible.
¿Qué son las normas de equipo?
Las normas no son lo mismo que reglas o directrices. Se diferencian en varios aspectos importantes.
Nivel de formalidad
Normalmente, las normas son acuerdos informales y no escritos que ayudan a dictar cómo trabajarán juntos los miembros del equipo. Son las reglas tradicionalmente no codificadas sobre cómo se realiza el trabajo en el equipo, pero es posible y preferible que el propio equipo las cree y comunique, manteniéndolas aun así informales por naturaleza.
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Por otro lado, las reglas y directrices son formales y están documentadas, a menudo en forma de políticas o procedimientos operativos estándar.
Flexibilidad
Las normas son flexibles y fluidas, y pueden adaptarse y evolucionar fácilmente a medida que cambian el equipo o la situación, sin necesidad de una aprobación formal.
Las reglas y directrices son más rígidas. Debido a su naturaleza formal, requieren la aprobación del liderazgo para modificarse.
Cómo se crean
Las normas se forman de manera colectiva a través de las interacciones y experiencias del equipo, mientras que las reglas y directrices son desarrolladas e impuestas por alguien con autoridad (un líder, un grupo funcional o la organización).
Alcance
Las normas se centran en cómo trabajan las personas juntas en un contexto específico. Son situacionales para un equipo o grupo y no son consistentes en toda la organización.
Las reglas y directrices tienen un alcance más amplio y generalmente se aplican de manera consistente en toda la organización.
Responsabilidad y cumplimiento
Las normas se hacen cumplir de manera colectiva y dependen de la responsabilidad mutua. La falta de cumplimiento se aborda a través de retroalimentación y discusión, sin sanciones formales.
Las reglas/directrices son aplicadas por una persona o función con autoridad. La falta de cumplimiento suele tener consecuencias formales.
| Normas | Reglas/Directrices |
| Frecuentemente informales y no escritas | Formales y documentadas |
| Altamente adaptables | Rígidas; solo pueden cambiarse con aprobación del liderazgo |
| Formadas colectivamente a través de la interacción y experiencia del equipo | Creadas por el liderazgo e impuestas por alguien con autoridad |
| Se centran en cómo las personas colaboran en determinados contextos; situacionales | Tienen un alcance amplio; invariables |
| Aplicación colectiva; el cumplimiento depende de la responsabilidad mutua | Aplicadas por alguien con autoridad; el cumplimiento conlleva consecuencias formales |
La importancia de las normas para equipos de alto rendimiento
Las normas ayudan a fomentar un alto desempeño al proporcionar el entendimiento compartido necesario para que los equipos operen eficientemente y colaboren de manera efectiva.
Orientan al equipo hacia objetivos comunes y responsabilidad compartida, ayudando a reducir las distracciones causadas por prioridades en competencia.
Establecer normas de equipo ayuda a crear una dinámica de trabajo efectiva de tres formas importantes:
1. Expectativas y comportamientos consistentes
Para rendir a un alto nivel, los equipos requieren consistencia. Al establecer no solo qué hacen las personas en el equipo sino cómo lo hacen, las normas ayudan a impulsar el enfoque y la productividad y eliminan la necesidad de decidir cómo se realizará el trabajo en cada proyecto o flujo de trabajo.
Las normas crean expectativas coherentes sobre cómo los miembros del equipo colaboran, toman decisiones y se comunican entre sí, lo que reduce la ambigüedad y los conflictos que pueden ralentizar a los equipos.
2. Mayor confianza y colaboración
En su famoso estudio Project Aristotle, Google determinó que el factor más importante para un equipo de alto rendimiento es la seguridad psicológica—esencialmente el nivel de confianza dentro del equipo.
Las normas aceleran la construcción de confianza y la responsabilidad mutua al establecer los comportamientos esperados relacionados con cumplir los compromisos con el equipo, asumir la responsabilidad de los errores y trabajar juntos para resolver problemas.
3. Claridad para la priorización
Cuando los miembros del equipo tienen metas compartidas y comprenden cómo sus áreas individuales de responsabilidad apoyan esas metas, todos pueden priorizar basándose en los mismos factores compartidos.
Esto ayuda a que las personas enfoquen su tiempo y energía en los proyectos y decisiones más importantes y elimina la confusión sobre las prioridades más altas para lograr resultados.
Ejemplos de Normas de Equipo
Mientras que los equipos pueden crear normas alrededor de varios aspectos de su colaboración, aquí hay algunos ejemplos de los tipos más comunes de normas.
1. Cuándo y cómo se comunica el equipo
Establecer expectativas compartidas sobre cómo y cuándo se comunica el equipo, tanto interna como externamente con socios interfuncionales, es esencial para garantizar claridad y productividad. Esto puede incluir:
- Uso de canales de comunicación: Cuándo y cómo el equipo utiliza el correo electrónico vs. mensajería instantánea vs. reuniones vs. reuniones generales
- Tiempos de respuesta: Marcos de tiempo esperados para responder a mensajes urgentes vs no urgentes, etc.
- Urgencia: Cómo comunicar cuándo algo es urgente y qué constituye una urgencia.
- Transparencia de la información: Qué tan transparente es el equipo con la información en diversos niveles del equipo y la organización.
- Expectativas para las reuniones: Quién es invitado a las reuniones, uso de agendas, expectativas para resúmenes y difusión de información.
2. Cómo se toman las decisiones en el equipo
Tener una comprensión compartida de cómo se toman y comunican las decisiones aumenta la claridad y la responsabilidad.
Esto asegura que las decisiones se tomen con eficiencia y que los miembros del equipo comprendan su papel en el proceso. Algunas normas comunes respecto a la toma de decisiones incluyen:
- Uso de marcos de toma de decisiones específicos: Uso de herramientas como análisis FODA, una matriz de decisiones, RAPID o RACI.
- Claridad sobre quién toma la decisión: Cuándo las decisiones se toman en conjunto, cuándo las toma el líder y cuándo la decisión se delega en otra persona del equipo.
- Decisiones basadas en datos: Expectativas sobre cuándo usar datos en vez de opiniones y cuántos datos se requieren para tomar decisiones.
- Revisión de decisiones: Criterios sobre cuándo es aceptable revisar una decisión.
3. Cómo resolver desacuerdos
Las diferencias de opinión son comunes en los equipos, pero es importante distinguir entre diferencias de opinión y desacuerdos.
Las normas pueden ayudar a fomentar debates saludables y evitar que se conviertan en conflictos que dañen la dinámica del equipo. Algunos ejemplos son:
- Escucha activa: La expectativa de que los miembros del equipo escucharán para entender y no solo para responder.
- Fomentar el diálogo abierto: Promover un entorno donde las personas se sientan seguras para discutir y, potencialmente, discrepar de manera respetuosa.
- Acordar en no estar de acuerdo: Establecer expectativas sobre cuándo terminan los debates, se toman decisiones y el equipo sigue adelante, aunque no todos estén de acuerdo con los siguientes pasos.
- Discusiones orientadas a la solución: Compromiso de trabajar activamente para resolver los desacuerdos en lugar de quedarse estancados en el problema.
4. Colaboración dentro del equipo y con socios interfuncionales
La colaboración no significa lo mismo para todos. Establecer normas sobre cómo el equipo trabaja en conjunto tanto de forma interna como con socios interfuncionales ayuda a fomentar un ambiente productivo e inclusivo. Ejemplos incluyen:
- Comunicación proactiva: Compartir información y actualizaciones relevantes para fomentar el intercambio de información y eliminar silos.
- Proporcionar retroalimentación positiva y constructiva: Esperar que los miembros del equipo proporcionen de manera regular retroalimentación específica basada en comportamientos, y estén abiertos a recibir retroalimentación.
- Respetar la experiencia: Reconocer y respetar las diferentes habilidades y experiencia de los miembros del equipo y aprovechar eficazmente su experticia.
- Incluir a los socios adecuados: Asegurarse de que, según los roles y responsabilidades, las personas correctas estén en los proyectos y en las reuniones y discusiones.
Pasos para Establecer Normas de Equipo
Establecer intencionadamente normas de equipo es un proceso colaborativo. Aunque el líder o una persona neutral (por ejemplo: un socio de RR. HH.) facilita el proceso, las normas, por naturaleza, son moldeadas colectivamente por el equipo.
Para facilitar una sesión efectiva sobre normas de equipo, sigue estos pasos:
Recoge múltiples perspectivas
Dependiendo del tamaño del equipo, puede que no sea práctico o útil que todo el equipo participe en la sesión.
A menudo, las sesiones de normas de equipo tienen lugar a nivel de liderazgo pero, para garantizar que se consideran perspectivas de todos los niveles del equipo, recopila información a través de encuestas y conversaciones acerca de temas como:
- Normas existentes en el equipo
- Canales de comunicación preferidos
- Frecuencia y eficacia de las reuniones
- Herramientas de colaboración (existentes o necesarias)
- Dinámica actual del equipo
- Expectativas laborales (por ejemplo: trabajo remoto, responder emails fuera del horario, etc.)
- Retroalimentación y reconocimiento
- Proceso de toma de decisiones
- Valores y prioridades del equipo
Recopila y comparte la información con los asistentes antes de la sesión para que tengan tiempo de leer y asimilar la información.
Evalúa la situación actual
Utilizando la información recopilada, así como las perspectivas de los asistentes, evalúa la situación actual.
Puedes escribir cada respuesta en notas adhesivas para agruparlas posteriormente por tema.
Después, revisa los temas y priorízalos. Por ejemplo, puede que descubras que los aspectos bajo "Expectativas laborales" ya existen, mientras que los relacionados con "Comunicación" no. Considera lo siguiente:
- ¿Qué está funcionando bien que quisieras fortalecer o codificar como norma?
- ¿Qué no está funcionando y podría mejorar con una nueva norma?
- ¿Qué está fuera del alcance de la discusión?
También puedes empezar a observar cuestiones que atraviesan varios temas. Por ejemplo, podrías darte cuenta de que la confianza o su ausencia aparece en comunicación, colaboración, dinámica del equipo y toma de decisiones.
En ese caso, priorizar normas alrededor de la confianza será más eficaz que detallar posibles normas en cada categoría.
Algunas normas potenciales a considerar son fomentar la resolución colectiva de problemas para asegurar que se escuchen y consideren múltiples voces, crear un ciclo explícito de retroalimentación como parte de los proyectos con enfoque en la mejora continua, reconocer públicamente a quienes asumen riesgos y aprenden de ellos, y establecer que todas las decisiones se comuniquen por email en un plazo de 24 horas tras haberse tomado.
Lluvia de ideas para definir nuevas normas
Haz una lluvia de ideas para crear definiciones para cada tema o categoría. Fórmulas utilizando frases que comiencen con "Yo". Por ejemplo, "Yo admito cuando cometo un error" en lugar de "Las personas admiten cuando cometen errores".
Hacer las definiciones personales permite que cada persona se vea a sí misma y refleje su propio comportamiento en ellas.
También es mejor utilizar un lenguaje sencillo en lugar de "jerga empresarial". Por ejemplo, en vez de "Consultar a expertos en la materia y aprovechar su experiencia para tomar decisiones", escribe "Consultaré al experto en la materia y confiaré en su recomendación".
Revisa las normas una vez estén escritas, considerando qué falta y qué es redundante antes de finalizar la lista.
No hay un número perfecto de normas, y el objetivo no es crear una norma para todo. Empieza por abordar algunos aspectos básicos centrados en la comunicación y la confianza, o ataca los puntos principales de conflicto.
Por ejemplo, si el equipo está frustrado porque sienten que no están al tanto de lo que sucede con el equipo completo, establece una actualización semanal donde cada área brinde informes de estado.
Preséntelas al equipo y logra su compromiso
Una vez que las normas estén finalizadas, compártelas con el equipo. Recomendaciones para esta etapa:
- Explica el propósito de crear las normas y cómo su existencia beneficiará al equipo
- Recuerda que recabaste opiniones de varios niveles para definir las elecciones finales
- Describe la norma y los comportamientos esperados de las personas
- Crea un espacio para que las personas hagan preguntas y den retroalimentación
- Explica cómo los miembros del equipo se responsabilizarán mutuamente para cumplir las normas
Presentar las normas en una reunión de equipo es una excelente forma de mostrar entusiasmo y confianza en ellas, lograr que las personas se involucren y establecer las expectativas.
Para referencia futura, asegúrese de que las personas puedan consultar las normas, ya sea en un documento de una página o en un sitio compartido por el equipo.
Demostrar los comportamientos y responsabilizar a las personas
Para asegurarse de que las personas adopten rápidamente las normas, es esencial que los líderes las demuestren en sus interacciones.
Demostrar que las normas aplican para todos genera credibilidad y ayuda a los miembros del equipo a seguir el comportamiento modelado.
Por ejemplo, si una norma es que todas las reuniones deben comenzar y terminar puntualmente, las personas notarán si los líderes llegan tarde o permiten que las reuniones se extiendan más allá del tiempo previsto.
También es importante reconocer cuando los miembros del equipo siguen las normas tanto en pequeños detalles (por ejemplo, hacer un comentario positivo directamente a la persona) como en aspectos más grandes (por ejemplo, celebrar un logro en una reunión de equipo).
Al mismo tiempo, los miembros deben responsabilizarse mutuamente y proporcionar retroalimentación en tiempo real cuando noten que alguien no está demostrando las normas. Cambiar el comportamiento puede llevar tiempo y, al principio, las personas pueden solo necesitar un recordatorio o cierta orientación.
Cuando los miembros del equipo sienten que es seguro y esperado responsabilizarse unos a otros de manera constructiva, la responsabilidad deja de ser solo de los líderes y pasa a ser de todo el equipo.
Por último, revise las normas cuando las condiciones cambien. Por ejemplo, si su empresa pasa de que la mayoría trabaje en la oficina a que la mayoría de los empleados trabajen con un horario híbrido, tiene sentido actualizar las normas sobre la colaboración virtual frente a la presencial y las expectativas de comunicación.
Al mantenerse flexible y adaptable a las condiciones alrededor del equipo, las normas seguirán siendo relevantes y útiles.
Estudio de Caso de Normas de Equipo: Adoptar una Mentalidad de “Primer Equipo”
Hace algunos años, trabajé con un equipo de liderazgo compuesto por ejecutivos senior que supervisaban diferentes funciones bajo una misma unidad de negocio.
Aunque el equipo se llevaba bien y se reunía regularmente, la toma de decisiones era lenta y con frecuencia recaía en el líder del equipo.
Los equipos funcionales notaban que, a menudo, recibían distintos niveles de información y a veces sentían que el equipo de liderazgo estaba desconectado de lo que ocurría en las diferentes funciones.
La líder del departamento quería que su equipo de liderazgo sintiera una mayor responsabilidad por la unidad de negocio en su conjunto.
Facilité una sesión sobre normas de equipo enfocada en el concepto de primer equipo de Patrick Lencioni—la idea de que, en vez de priorizar a las personas que les reportan, los ejecutivos y líderes deberían priorizar a sus pares y el trabajo de liderar el negocio como un todo.
Durante la sesión, los líderes:
- Exploraron sus pensamientos y reacciones acerca de alejarse de una mentalidad centrada en la función hacia una mentalidad de “primer equipo”.
- Debatieron los comportamientos que implica la mentalidad de “primer equipo”, incluidos abrazar el bien común, tener expectativas explícitas y compartidas y trabajar conscientemente en construir el equipo.
- Propusieron expectativas y comportamientos específicos que darían forma a la manera en que interactuaban entre sí.
- Crearon una lista de normas para el equipo de liderazgo.
Al finalizar la sesión, el equipo de liderazgo acordó que:
- Se reunirían de forma regular sin la líder del equipo, elevando recomendaciones y decisiones para su aprobación final a la líder de la unidad de negocio.
- Utilizarían “¿Qué es lo mejor para la unidad de negocio?” como filtro principal para tomar decisiones.
- Buscarían primero puntos en común y luego debatirían puntos de vista diferentes.
- Comunicarían información de forma consistente a través de sus respectivas funciones.
Al co-crear sus normas de equipo, los líderes tenían un compromiso para responsabilizarse a sí mismos y a sus pares, lo que resultó en mayor confianza y colaboración más sencilla.
Como consecuencia, el equipo de liderazgo pudo asumir un papel más activo en la toma de decisiones y la resolución de problemas para todo el equipo.
Sus equipos también sintieron los beneficios. Gracias a su compromiso con la colaboración, el equipo de liderazgo se aseguró de considerar siempre múltiples perspectivas y que los resultados beneficiaran a todo el equipo, no solo a áreas específicas.
La líder de la unidad de negocio descubrió que su equipo de liderazgo tomaba decisiones frecuentemente sin necesitar de ella más que su opinión y la aprobación final, lo cual le permitió enfocarse en liderar la organización junto a su “primer equipo”.
Conclusiones Prácticas
Si está pensando en cómo empezar a crear normas de equipo usted mismo, aquí tiene tres recomendaciones prácticas para comenzar:
- Identifica la necesidad de normas en tu equipo. Reflexiona sobre los desafíos que enfrenta tu equipo y considera las áreas de ineficiencia. Si el equipo siente que está adecuadamente informado, probablemente no necesites empezar por la comunicación. Si las personas se frustran frecuentemente porque no las incluyen en proyectos donde tienen experiencia, ese es el lugar por donde comenzar.
- Hagan una lluvia de ideas juntos. Las normas se co-crean por medio de la discusión y el debate. No hagas que todos simplemente pongan sus ideas en un Google doc para partir desde ahí; hazlo un proceso colaborativo.
- Mantengan la flexibilidad y adaptabilidad. Una vez que tú y tu equipo hayan creado normas, revísenlas periódicamente, especialmente cuando algo cambie en el equipo o su entorno. Las normas del equipo deben responder al momento y resultar altamente relevantes.
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