10 pasos para mejorar la experiencia de salida de empleados
El proceso de desvinculación de empleados siempre es una tarea delicada.
Independientemente del puesto del empleado que se va en la empresa, su renuncia inicia una serie de pasos logísticos que deben completarse antes de su último día.
En este artículo, te guiaré paso a paso por el proceso de desvinculación de empleados y te proporcionaré una lista de verificación que puedes personalizar para tu propia organización.
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¿Qué es la desvinculación?
La desvinculación es el proceso formal de separar a un empleado de tu organización. En la mayoría de los casos, el proceso de desvinculación comienza una vez que el empleado entrega una carta de renuncia. Pero no siempre es así. La jubilación también puede desencadenar un proceso de desvinculación, así como las terminaciones involuntarias o despidos.
Comentaré cada uno de estos pasos en más detalle abajo, pero los componentes clave de un proceso de desvinculación bien diseñado deben incluir los siguientes puntos:
- Informar a los principales interesados de recursos humanos, TI, operaciones, legal, nóminas y directivos de alto nivel
- Informar con discreción al supervisor directo y compañeros de trabajo del empleado que se va
- Desarrollar un plan de transición y reasignar responsabilidades
- Garantizar que la transferencia de conocimiento a otros miembros del equipo sea fluida
- Realizar una entrevista de salida para recopilar retroalimentación sincera
- Recuperar cualquier equipo de la empresa
- Desactivar el acceso del empleado a los activos y tecnologías de la empresa.
¿Por qué es importante la desvinculación?
La experiencia de desvinculación es importante de abordar por varias razones clave. Estas incluyen:
- Es una oportunidad para recopilar retroalimentación, obtener percepción sobre posibles problemas que necesitan abordarse, cerrar cualquier brecha de TI y asegurar que no queden cabos sueltos.
- Los empleados pueden cerrar su etapa con la empresa, transferir sus conocimientos al personal restante y dejar la compañía en buenos términos.
- Al garantizar que los empleados que se van tengan la oportunidad de proporcionar retroalimentación y facilitar una transición fluida de sus responsabilidades, dejarán la empresa con una impresión final más profesional.
- La consecuencia de esto es que serán más propensos a recomendar tu empresa como un buen lugar para trabajar.
- También ayuda a mantener la puerta abierta para volver a contratar a empleados boomerang—empleados que dejan la empresa para trabajar en otro sitio y regresan unos años después.
Desvinculación vs Incorporación
La incorporación y la desvinculación son dos procesos cruciales en el ciclo de vida del empleado, cada uno cumpliendo un propósito diferente. Mientras que la incorporación trata de integrar a nuevos empleados en la empresa, la desvinculación es el proceso de separar formalmente a un empleado de la organización.
Incorporación: Introducción e integración
La incorporación es la etapa inicial de integración de un nuevo empleado en la organización. Se enfoca en ayudar a los nuevos integrantes a comprender la cultura de la empresa, alinearse con sus objetivos y dotarlos de las herramientas y conocimientos necesarios para desempeñar su función de manera efectiva.
Imagina a un nuevo gerente de marketing que se une a una empresa tecnológica. Durante la incorporación, recibe formación sobre los productos de la compañía, conoce a los miembros del equipo y recibe información sobre los proyectos en curso.
También se le guía a través de las políticas, valores y expectativas de la empresa.
Desvinculación: Salida formal y transición
Ahora imagina a un empleado que decide irse por una nueva oportunidad. Durante la desvinculación, entrega sus proyectos, devuelve todo el equipo de la empresa y comparte sus motivos de salida y lo que podría haber evitado su partida en una entrevista de salida. Este proceso ayuda a la compañía a identificar posibles áreas de mejora y asegura una transición fluida de responsabilidades.
El objetivo de la desvinculación es mantener una relación positiva con los empleados que se marchan y garantizar el cumplimiento y la seguridad.
Este proceso también ayuda a la empresa a identificar áreas de mejora y garantiza una entrega de responsabilidades sin problemas.
Despide a los empleados de la manera correcta con nuestra lista de verificación gratuita para desvinculación.
Cómo desvincular a alguien correctamente
Sigue estos 10 sencillos pasos para asegurar que el proceso de desvinculación de empleados se lleve a cabo de forma consistente en cada salida de personal.
1. Documenta la Renuncia o Terminación
Para hacer oficial una renuncia a efectos de recursos humanos, es importante solicitar una carta formal de renuncia en la que se indique la decisión del empleado de dejar voluntariamente su puesto.
La carta también debe especificar:
- El último día de trabajo del empleado
- Si planea trabajar hasta su último día o utilizar el tiempo de vacaciones restante.
Si un empleado es despedido de manera involuntaria, deberás documentarlo con una carta formal de terminación.
Dependiendo de la naturaleza de la terminación, tu equipo de recursos humanos preparará la carta indicando:
- Si la terminación es con o sin causa justificada.
- Si existen pagos por indemnización u otros beneficios disponibles para el empleado cesado.
Ambas cartas de terminación se convierten en documentos legales importantes, ya que la redacción utilizada calificará o descalificará al empleado desvinculado para recibir apoyo financiero adicional del gobierno, donde aplique.
Podrías considerar simplificar las salidas mediante el uso de software de firma electrónica para gestionar los documentos de offboarding de manera eficiente y segura.
2. Comunica con los Principales Interesados
Cuando un empleado ha renunciado de forma oficial, debes comunicar la noticia a los principales interesados de tu empresa.
Para agilizar este proceso, recomiendo crear una lista de correo de offboarding que incluya todos los contactos clave de las siguientes áreas.
- Recursos Humanos
- TI
- Operaciones
- Nómina
- Alta dirección
- Compañeros de trabajo
- El gerente del empleado
Algo que no debes hacer es intentar mantener en secreto la salida del empleado. Es importante dar a las personas la oportunidad de despedirse: tanto para ellos como para el empleado que se va.
Esto también garantizará que haya oportunidad para transferencias de conocimiento y se limitará el potencial de rumores.
3. Desarrolla un Plan de Transición
Desarrollar un plan de transición debe ser la prioridad número uno para el gerente del empleado saliente.
El primer paso es trabajar con el empleado para crear una lista de todas sus responsabilidades actuales. Esto debe incluir todas las tareas semanales, mensuales, trimestrales, anuales u otras de las que sea responsable.
Luego tendrás que decidir quién puede recibir capacitación cruzada para asumir estas tareas, ya sea a corto o largo plazo.
Parte del plan de transición debe involucrar establecer lo que tu empleado saliente puede esperar y lo que te gustaría que hiciera durante sus últimos días.
Un plan de transición también es una buena oportunidad para evaluar a otros miembros del equipo que pueden estar listos para movilidad interna mediante un cambio de puesto, ya sea una promoción o un traslado lateral de responsabilidades.
Procura reasignar las responsabilidades pensando en el mejor ajuste posible, en función de habilidades y experiencia.
Si cuentas con un equipo pequeño, incluso puedes preguntar a cada miembro qué responsabilidades les interesa asumir.
4. Inicia Actividades de Transferencia de Conocimientos
Tu empleado saliente debe reunirse frecuentemente con sus compañeros para explicar tareas y guiarlos paso a paso por cualquier proceso nuevo. También puede ayudar redactando instrucciones para que sirvan como material de consulta (esto es algo con lo que la IA en la desvinculación de empleados puede ayudar) o incluso grabando videos sobre cómo completar tareas clave de principio a fin.
Es importante asegurarse de que el empleado saliente deje suficiente tiempo para que los miembros del equipo que asumirán nuevas responsabilidades puedan hacer preguntas.
Si la transferencia de responsabilidades es tenue o temporal, tiene sentido capacitar a varios empleados sobre cómo completar las tareas. Esto incluye al supervisor directo o líder de equipo del empleado, si aún no sabe cómo hacerlo.
Si el plan es contratar a un nuevo empleado para reemplazar al que se va, entonces deberías solicitar la mayor cantidad posible de documentación escrita o en video.
5. Realiza una entrevista de salida
Las entrevistas de salida son una valiosa oportunidad para entender la rotación de empleados, ya que ayudan a descubrir opiniones sinceras sobre por qué los empleados se marchan.
Estos comentarios pueden ayudar a los equipos de RR. HH. a detectar tendencias emergentes en el entorno de trabajo, o a generar nuevas ideas para estrategias de retención que podrían implementarse.
Una entrevista de salida siempre debe ser realizada por un miembro de tu equipo de recursos humanos y nunca por el supervisor directo del empleado que se va.
La retroalimentación debe tratarse como confidencial y, por lo general, no debe compartirse con otros miembros de tu equipo de RR. HH. hasta después del último día del empleado.
6. Organiza una despedida u otro reconocimiento
Es habitual y profesional ofrecer algún tipo de reconocimiento público por las contribuciones del empleado a la empresa antes de su último día.
Si la persona solo trabajó durante un periodo breve, un simple correo electrónico de reconocimiento a toda la empresa puede ser suficiente.
Puedes encontrar extraño dar un regalo a un empleado que se va. Sin embargo, es una acción sencilla para mejorar su experiencia de salida y podría hacer que en el futuro se convierta en un empleado boomerang.
7. Recupera el equipo de la empresa
En las grandes empresas, esta etapa suele corresponder al personal de TI u operaciones. Las acciones no pueden completarse hasta el último día del empleado, pero se puede anotar de antemano cualquier equipo de la empresa que el empleado posea.
Esto es especialmente importante en estos tiempos de trabajo híbrido, ya que es más probable que los empleados tengan propiedad de la empresa como:
- Portátiles
- Monitores
- Sillas de escritorio
- Teléfonos
- Tarjetas de acceso y credenciales de identificación
- Pases de estacionamiento
- Tarjetas de crédito de la empresa
En empresas grandes con muchos empleados que entran y salen, puede que quieras usar un sistema de seguimiento de activos para facilitar esta parte del proceso de desvinculación.
8. Desactiva el acceso a la tecnología de la empresa
La desactivación de accesos a la red y a otras tecnologías también debe ser realizada por el personal de TI u operaciones.
Asegúrate de haber comunicado claramente tanto a tu personal de TI como al empleado que se va cuándo se cortará su acceso.
Asegúrate de que tu personal de TI u operaciones esté al tanto de cualquier cambio en el último día laboral del empleado.
Para los empleados que son despedidos o cesados de manera involuntaria, deberás desactivar su acceso de TI de inmediato para prevenir cualquier posible problema de seguridad por parte de empleados descontentos.
9. Da seguimiento a los empleados restantes
Dependiendo de la importancia del empleado que se ha ido, es posible que tus otros empleados enfrenten nuevos desafíos respecto a la carga de trabajo.
Los gerentes o líderes de equipo deberían dedicar tiempo para hablar individualmente con cada miembro del equipo y saber cómo se sienten y si necesitan apoyo adicional.
Los miembros restantes del equipo también querrán saber cuál es el plan a largo plazo para el puesto del ex empleado. ¿Será reemplazado, o se espera que el equipo asuma todo el trabajo de esa persona?
Es mejor ser honesto en estas conversaciones y no asumir simplemente que todo está bien.
10. Atiende los comentarios de la entrevista de salida
No tiene sentido pedir comentarios en la entrevista de salida si no vas a hacer nada al respecto.
Busca oportunidades de acción que puedan implementarse de inmediato, así como temas que podrían explorarse como metas a largo plazo.
Por ejemplo, si un empleado dice que sintió que su capacitación era insuficiente para una tarea, revisa esa capacitación adicional para los miembros restantes del equipo de inmediato.
Por el contrario, si un empleado expresa que desea irse debido a un problema mayor, como la falta de desarrollo profesional, esto debe ser señalado para discusiones a un nivel superior que aborden cómo el equipo directivo puede potenciar aún más los objetivos de desarrollo profesional de su equipo.
Mejores Prácticas para el Offboarding
A continuación, algunas mejores prácticas para llevar a cabo un proceso de offboarding efectivo.
1. Realiza Entrevistas de Salida Exhaustivas
Es importante abordar estas entrevistas de manera constructiva, fomentando la comunicación honesta y abierta. Esto puede ayudar a identificar posibles áreas de mejora, celebrar lo que está funcionando bien y mantener una relación positiva con el empleado que se va.
Punto Clave: Las entrevistas de salida son oportunidades para obtener comentarios honestos y comprender las razones detrás de la salida de un empleado, lo que puede ser clave para mejorar la organización.
2. Asegura una Transición Suave de Responsabilidades
Es fundamental comenzar este proceso mucho antes del último día del empleado para evitar cualquier interrupción en el flujo de trabajo. También es importante comunicar claramente al resto del equipo el plan de transición para gestionar las expectativas y mantener la productividad.
Punto Clave: Una transición bien gestionada de las responsabilidades ayuda a mantener la continuidad y reduce el impacto de la salida de un empleado en las operaciones de la organización.
Preparándose para el Futuro
El offboarding de empleados es un proceso crucial que, cuando se maneja con cuidado y precisión, puede beneficiar significativamente tanto a la organización como al empleado que se marcha.
Puntos Clave
El offboarding es más que una serie de tareas administrativas. Es una oportunidad para cerrar un capítulo profesional de forma positiva, recopilar insights valiosos y garantizar el éxito y la seguridad continuos de la empresa.
Aunque el offboarding pueda parecer un procedimiento sencillo, su impacto es de gran alcance. Un offboarding efectivo es fundamental para dejar una impresión duradera y positiva en los empleados que se van, lo que puede allanar el camino para futuras colaboraciones o incluso para su regreso como empleados boomerang.
En esencia, un proceso de offboarding bien ejecutado es tan importante como el onboarding para moldear la experiencia del empleado y fortalecer la marca empleadora.
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