10 pasos para mejorar la experiencia de desvinculación de tus empleados
La desvinculación de un empleado siempre es un proceso delicado.
Independientemente del cargo que ocupe el empleado que se marcha en la empresa, su renuncia pondrá en marcha una serie de pasos logísticos que deben completarse antes de su último día.
En este artículo, te guiaré paso a paso por el proceso de desvinculación de empleados y te proporcionaré una lista de verificación que puedes adaptar a tu propia organización.
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¿Qué es la desvinculación?
La desvinculación es el proceso formal de separar a un empleado de tu organización. En la mayoría de los casos, el proceso de desvinculación comienza cuando un empleado entrega una carta de renuncia. Pero no siempre es así. La jubilación también puede desencadenar un proceso de desvinculación, al igual que los despidos por causa justificada o los despidos colectivos.
Analizaré cada uno de estos pasos con más detalle a continuación, pero los componentes clave de un proceso de desvinculación bien diseñado deben incluir los siguientes puntos:
- Informar a las partes interesadas clave de recursos humanos, TI, operaciones, asuntos legales, nómina y la dirección sénior
- Informar con discreción al supervisor directo y a los compañeros de trabajo del empleado que se marcha
- Desarrollar un plan de transición y reasignar responsabilidades
- Asegurarse de que la transferencia de conocimientos a otros miembros del equipo sea fluida
- Realizar una entrevista de salida para recopilar comentarios sinceros
- Recuperar cualquier equipo de la empresa
- Desactivar el acceso del empleado a los activos y la tecnología de la empresa.
¿Por qué es importante la desvinculación?
Es importante abordar la experiencia de desvinculación por varios motivos clave. Estos incluyen:
- Es una oportunidad para recopilar comentarios, obtener información sobre posibles problemas que deben abordarse, cerrar cualquier brecha de TI y asegurarse de que no queden asuntos pendientes.
- Los empleados pueden cerrar su etapa en la empresa, transferir sus conocimientos al personal que permanece y marcharse en buenos términos.
- Al asegurarse de que los empleados que se marchan tengan la oportunidad de proporcionar comentarios y facilitar una transición fluida de sus responsabilidades a otras personas, dejarán la empresa con una impresión final más profesional.
- En consecuencia, será más probable que recomienden tu empresa como un buen lugar para trabajar.
- También ayuda a mantener abierta la posibilidad de volver a contratar a empleados que regresan—empleados que dejan la empresa para trabajar en otro lugar y regresan unos años después.
Desvinculación frente a incorporación
La incorporación y la desvinculación son dos procesos cruciales del ciclo de vida del empleado, y cada uno cumple un propósito distinto. Mientras que la incorporación consiste en integrar a los nuevos empleados en la empresa, la desvinculación es el proceso de separar formalmente a un empleado de la organización.
Incorporación: introducción e integración
La incorporación es la fase inicial de integración de un nuevo empleado en la organización. Se centra en ayudar a las nuevas contrataciones a comprender la cultura de la empresa, alinearse con sus objetivos y contar con las herramientas y los conocimientos necesarios para desempeñar su función de manera eficaz.
Imagina que un nuevo gerente de marketing se incorpora a una empresa tecnológica. Durante la incorporación, recibe formación sobre los productos de la empresa, conoce a los miembros de su equipo y recibe información sobre los proyectos en curso.
También recibe orientación sobre las políticas, los valores y las expectativas de la empresa.
Desvinculación: salida formal y transición
Ahora imaginemos a un empleado que decide marcharse para aprovechar una nueva oportunidad. Durante la desvinculación, entrega sus proyectos, devuelve todo el equipo de la empresa y comparte los motivos de su marcha y qué podría haber evitado que se fuera en una entrevista de salida. Este proceso ayuda a la empresa a comprender las áreas de mejora y garantiza una transferencia fluida de las responsabilidades.
La desvinculación tiene como objetivo mantener una relación positiva con los empleados que se marchan y garantizar el cumplimiento y la seguridad.
Este proceso también ayuda a la empresa a comprender las áreas de mejora y garantiza una transferencia fluida de las responsabilidades.
Despídete de los empleados de la manera correcta con nuestra lista de verificación gratuita para la desvinculación laboral.
Cómo desvincular correctamente a alguien de la empresa
Sigue estos 10 sencillos pasos para asegurarte de que el proceso de desvinculación de cada empleado se lleve a cabo de manera coherente.
1. Documenta la renuncia o el despido
Para formalizar una renuncia a efectos de Recursos Humanos, es importante solicitar una carta de renuncia formal en la que conste la decisión del empleado de renunciar voluntariamente a su puesto.
La carta también debe especificar:
- El último día de trabajo del empleado
- Si tiene previsto trabajar hasta su último día o utilizar los días de vacaciones restantes.
Si un empleado es despedido de manera involuntaria, tendrás que documentarlo con una carta oficial de despido.
Según la naturaleza del despido, tu equipo de Recursos Humanos preparará la carta indicando:
- Si el despido es procedente o improcedente.
- Si existen indemnizaciones por despido u otros beneficios disponibles para el empleado despedido.
Ambas cartas de despido se convierten en documentos legales importantes, ya que la redacción utilizada determinará si el empleado despedido reúne o no los requisitos para recibir apoyo financiero adicional del gobierno, cuando corresponda.
Podrías simplificar las salidas de los empleados utilizando un software de firma electrónica para gestionar los documentos de desvinculación de manera eficiente y segura.
2. Comunícate con las partes interesadas clave
Una vez que un empleado haya renunciado oficialmente, debes comunicar la noticia a las partes interesadas clave de tu empresa.
Para agilizar este proceso, recomiendo crear una lista de correo electrónico para la desvinculación que incluya a todos los contactos principales de las siguientes áreas.
- Recursos Humanos
- Tecnología de la Información
- Operaciones
- Nómina
- Alta dirección
- Compañeros de trabajo
- El gerente del empleado
Algo que no debes hacer es intentar mantener en secreto la salida del empleado. Es importante dar a las personas la oportunidad de despedirse, tanto por ellas mismas como por el empleado que se marcha.
Esto también garantizará que haya oportunidades para transferir conocimientos y limitará la posibilidad de que surjan rumores.
3. Desarrolla un plan de transición
Desarrollar un plan de transición debe ser la prioridad número uno del gerente del empleado que se marcha.
El primer paso es trabajar con el empleado para crear una lista de todas sus responsabilidades actuales. Esto debe incluir cualquier tarea semanal, mensual, trimestral, anual o de otro tipo de la que sea responsable.
Después tendrás que determinar quién puede recibir capacitación cruzada para asumir estas tareas, ya sea a corto o a largo plazo.
Parte del plan de transición debe consistir en establecer las expectativas sobre lo que el empleado que se marcha puede esperar y lo que te gustaría que hiciera durante sus últimos días.
Un plan de transición también es una buena oportunidad para evaluar a otros miembros de tu equipo que quizá estén preparados para la movilidad interna mediante un cambio de puesto, como un ascenso o un cambio lateral de responsabilidades.
Intenta reasignar las responsabilidades buscando la mejor compatibilidad posible, según las habilidades y la experiencia.
Si tienes un equipo pequeño, incluso podrías considerar preguntar individualmente a cada miembro del equipo qué responsabilidades le interesan y le gustaría asumir.
4. Iniciar las actividades de transferencia de conocimientos
El empleado que se marcha debería reunirse con frecuencia con sus compañeros de trabajo para explicarles las tareas y guiarlos paso a paso en cualquier proceso nuevo. También puede ayudar redactando instrucciones que se utilicen como material de referencia en el futuro (algo en lo que la IA en la desvinculación de empleados puede ayudar) o incluso grabando vídeos sobre cómo completar las tareas clave de principio a fin.
Es importante asegurarse de que el empleado que se marcha reserve bastante tiempo para responder a las preguntas de los miembros del equipo que asumirán nuevas responsabilidades.
Si la transferencia de responsabilidades es provisional o temporal, tiene sentido capacitar a varios empleados sobre cómo completar las tareas. Esto incluye al supervisor directo o líder del equipo del empleado, si aún no saben qué deben hacer.
Si el plan es contratar a un nuevo empleado para reemplazar al que se marcha, entonces deberías insistir en obtener la mayor cantidad posible de documentación escrita o en vídeo.
5. Realizar una entrevista de salida
Las entrevistas de salida ofrecen una perspectiva valiosa sobre la rotación de empleados, ya que ayudan a descubrir comentarios sinceros sobre los motivos por los que los empleados se marchan.
Estos comentarios pueden ayudar a los equipos de RR. HH. a detectar tendencias emergentes en el entorno laboral o a generar nuevas ideas para estrategias de retención que podrían implementarse.
La entrevista de salida siempre debe ser realizada por un miembro de tu equipo de recursos humanos y nunca por el supervisor directo del empleado que se marcha.
Los comentarios deben tratarse como confidenciales y, por lo general, no deberían compartirse con otros miembros de tu equipo de RR. HH. hasta después de que haya pasado el último día del empleado.
6. Organizar una despedida u otro tipo de reconocimiento
Es habitual y profesional ofrecer algún tipo de reconocimiento público por las contribuciones del empleado a la empresa antes de su último día.
Si la persona solo trabajó durante un periodo breve, puede bastar con un sencillo correo electrónico de reconocimiento dirigido a toda la empresa.
Puede parecerte extraño hacerle un regalo a un empleado que se marcha. Sin embargo, es una medida sencilla para mejorar su experiencia de desvinculación y podría hacer que en el futuro se convierta en un empleado que regresa a la empresa.
7. Recuperar el equipo de la empresa
En las empresas grandes, esta etapa suele corresponder al personal de TI u operaciones. Las acciones no pueden completarse hasta el último día, pero puedes anotar con antelación cualquier equipo de la empresa que esté en posesión del empleado que se marcha.
Esto es especialmente importante en el contexto actual de los acuerdos de trabajo híbrido, ya que es más probable que los empleados tengan bienes de la empresa como:
- Ordenadores portátiles
- Monitores
- Sillas de escritorio
- Teléfonos
- Tarjetas de acceso y credenciales de identificación
- Pases de aparcamiento
- Tarjetas de crédito de la empresa
En las empresas grandes con muchos empleados que se incorporan y se marchan, puede ser conveniente utilizar un sistema de seguimiento de activos para facilitar esta parte del proceso de desvinculación.
8. Desactivar el acceso a la tecnología de la empresa
La desactivación del acceso a la red y a otras tecnologías también debería realizarla el personal de TI u operaciones.
Asegúrate de haber comunicado claramente tanto a tu personal de TI como al empleado que se marcha cuándo se interrumpirá su acceso.
Asegúrate de que el personal de TI u operaciones esté al tanto de cualquier cambio en el último día de trabajo del empleado.
En el caso de empleados despedidos o rescindidos involuntariamente, querrás desactivar su acceso a TI de inmediato para evitar posibles brechas de seguridad por parte de empleados descontentos.
9. Comprobar cómo están los empleados que permanecen
Dependiendo de la importancia del empleado que ahora se ha marchado, es posible que los demás empleados tengan que afrontar nuevos desafíos relacionados con su carga de trabajo.
Los gerentes o líderes de equipo deberían dedicar tiempo a hablar individualmente con cada miembro del equipo para averiguar cómo se encuentran y si necesitan apoyo adicional.
Los miembros restantes del equipo también querrán conocer el plan a largo plazo para el puesto del antiguo empleado. ¿Se contratará a alguien para reemplazarlo o se espera que el equipo restante absorba todo el trabajo de esa persona?
Lo mejor es ser honesto en estas conversaciones y no dar por sentado que todo está bien.
10. Abordar los comentarios de la entrevista de salida
No tiene sentido solicitar comentarios en una entrevista de salida si no se va a hacer nada con ellos.
Busca oportunidades de acción que puedan aprovecharse de inmediato, así como temas que puedan explorarse como objetivos a más largo plazo.
Por ejemplo, si un empleado dice que sintió que su capacitación era insuficiente para una determinada tarea, aborda de inmediato esa capacitación adicional para los miembros restantes del equipo.
En cambio, si un empleado dice que se va debido a un problema de mayor alcance, como la falta de desarrollo profesional personal, esto debería señalarse para conversaciones de mayor nivel que aborden cómo el personal directivo puede mejorar aún más los objetivos de desarrollo profesional de su equipo.
Mejores prácticas para la desvinculación
Estas son algunas mejores prácticas para llevar a cabo una desvinculación eficaz.
1. Realizar entrevistas de salida exhaustivas
Es importante abordar estas entrevistas de manera constructiva, fomentando una comunicación honesta y abierta. Esto puede ayudar a identificar posibles áreas de mejora, celebrar lo que funciona bien y mantener una relación positiva con el empleado que se marcha.
Conclusión clave: Las entrevistas de salida son oportunidades para obtener comentarios honestos y comprender las razones detrás de la salida de un empleado, lo que puede ser fundamental para mejorar la organización.
2. Garantizar una transición fluida de las responsabilidades
Es fundamental comenzar este proceso mucho antes del último día del empleado para evitar interrupciones en el flujo de trabajo. También es importante comunicar claramente el plan de transición al resto del equipo para gestionar las expectativas y mantener la productividad.
Conclusión clave: Una transición de responsabilidades bien gestionada ayuda a mantener la continuidad y reducir el impacto de la salida de un empleado en las operaciones de la organización.
Prepararse para el futuro
La desvinculación de los empleados es un proceso fundamental que, cuando se gestiona con cuidado y precisión, puede beneficiar significativamente tanto a la organización como al empleado que se marcha.
Conclusiones clave
La desvinculación es más que una serie de tareas administrativas. Es una oportunidad para cerrar un capítulo profesional de manera positiva, recopilar información valiosa y garantizar el éxito y la seguridad continuos de la empresa.
Aunque la desvinculación pueda parecer un procedimiento sencillo, su impacto es de gran alcance. Una desvinculación eficaz es fundamental para dejar una impresión positiva y duradera en los empleados que se marchan, lo que puede allanar el camino para futuras colaboraciones o incluso para su regreso como empleados que vuelven a la empresa.
En esencia, un proceso de desvinculación bien ejecutado es tan importante como la incorporación para moldear la experiencia del empleado y fortalecer la marca empleadora. Los equipos pueden hacer que ambas transiciones sean más coherentes con software para gestionar las transiciones de los empleados que ayuda a coordinar flujos de trabajo, tareas y traspasos.
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