10 Pasos para Mejorar la Experiencia de Offboarding de tus Empleados
La desvinculación de empleados siempre es una tarea delicada.
Independientemente del puesto que tenga el empleado que se marcha, su renuncia pone en marcha una serie de pasos logísticos que deben completarse antes de su último día.
En este artículo, te guiaré paso a paso por el proceso de desvinculación del empleado y te proporcionaré una lista de verificación que puedes personalizar para tu propia organización.
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¿Qué es la desvinculación?
La desvinculación es el proceso formal de separar a un empleado de tu organización. En la mayoría de los casos, el proceso de desvinculación comienza una vez que el empleado ha entregado una carta de renuncia. Pero no siempre es así. La jubilación también puede iniciar un proceso de desvinculación, al igual que las terminaciones involuntarias o despidos.
Voy a explicar cada uno de estos pasos con más detalle a continuación, pero los componentes clave de un proceso de desvinculación bien diseñado deben incluir los siguientes puntos:
- Informar a las partes interesadas clave en recursos humanos, TI, operaciones, legal, nómina y alta dirección
- Informar con discreción al supervisor directo y a los compañeros de trabajo del empleado que se marcha
- Desarrollar un plan de transición y reasignar responsabilidades
- Asegurar que la transferencia de conocimientos a otros miembros del equipo sea fluida
- Realizar una entrevista de salida para recopilar comentarios honestos
- Recuperar cualquier equipo de la empresa
- Desactivar el acceso del empleado a los recursos y tecnología de la empresa.
¿Por qué es importante la desvinculación?
La experiencia de desvinculación es importante por varias razones clave. Estas incluyen:
- Es una oportunidad para recoger feedback, detectar posibles problemas que necesitan resolverse, cerrar cualquier agujero de seguridad en TI y asegurarse de que no queden cabos sueltos.
- Los empleados pueden cerrar su ciclo en la empresa, transferir sus conocimientos al resto del equipo y marcharse en buenos términos.
- Al asegurarse de que los empleados que se marchan tengan la oportunidad de dar su opinión y facilitar una transición fluida de sus responsabilidades a otros, dejarán una última impresión más profesional de la empresa.
- Como resultado, es más probable que recomienden tu empresa como un buen lugar para trabajar.
- También ayuda a mantener la puerta abierta para volver a contratar a empleados boomerang, es decir, empleados que se van de la empresa para trabajar en otro lugar, pero regresan años después.
Desvinculación vs Incorporación
La incorporación y la desvinculación son dos procesos cruciales en el ciclo de vida del empleado, cada uno con un propósito distinto. Mientras que la incorporación trata de integrar a los nuevos empleados en la empresa, la desvinculación es el proceso de separar formalmente al empleado de la organización.
Incorporación: Introducción e integración
La incorporación es la fase inicial de integración de un nuevo empleado en la organización. Se centra en ayudar a los nuevos empleados a comprender la cultura de la empresa, alinearse con sus objetivos y proporcionarles las herramientas y conocimientos necesarios para desempeñar su función de manera efectiva.
Imagina un nuevo gerente de marketing que se une a una empresa tecnológica. Durante la incorporación, recibe formación sobre los productos de la empresa, conoce a los miembros del equipo y se le informa sobre los proyectos en curso.
También se le guía a través de las políticas, valores y expectativas de la empresa.
Desvinculación: Salida formal y transición
Ahora imaginemos a un empleado que decide irse en busca de una nueva oportunidad. Durante la desvinculación, entrega sus proyectos, devuelve todos los equipos de la empresa y comparte sus motivos para dejar la empresa y qué podría haber evitado su salida en una entrevista de salida. Este proceso ayuda a la empresa a identificar áreas de mejora y asegura una correcta transferencia de responsabilidades.
La desvinculación busca mantener una relación positiva con los empleados salientes y garantizar el cumplimiento y la seguridad.
Este proceso también ayuda a la empresa a identificar áreas de mejora y garantiza una transición fluida de responsabilidades.
Despide a los empleados de forma correcta con nuestra lista de verificación gratuita de desvinculación.
Cómo desvincular correctamente a alguien
Sigue estos 10 sencillos pasos para asegurarte de que el proceso de desvinculación de empleados se lleve a cabo de forma coherente cada vez que un empleado deje la empresa.
1. Documenta la renuncia o el despido
Para que una renuncia sea oficial a efectos de recursos humanos, es importante solicitar una carta formal de renuncia que indique la decisión del empleado de dejar voluntariamente su puesto.
La carta también debe especificar:
- El último día de trabajo del empleado
- Si planea trabajar hasta su último día o utilizar los días de vacaciones restantes.
Si un empleado es despedido de forma involuntaria, deberás documentarlo con una carta oficial de despido.
Según la naturaleza del despido, tu equipo de recursos humanos preparará la carta, indicando:
- Si el despido es con o sin causa.
- Si existen pagos de indemnización u otros beneficios disponibles para el empleado despedido.
Ambas cartas de despido se convierten en documentos legales importantes, ya que la redacción utilizada servirá para calificar o descalificar al empleado despedido para recibir prestaciones económicas adicionales del gobierno, cuando corresponda.
Puedes considerar simplificar las salidas de empleados utilizando software de firma electrónica para gestionar los documentos de desvinculación de forma eficiente y segura.
2. Comunica a las partes interesadas clave
Una vez que un empleado ha presentado oficialmente su renuncia, debes comunicar la noticia a las partes interesadas clave de la organización.
Para agilizar este proceso, recomiendo crear una lista de correo de desvinculación que incluya a todos los contactos principales de las siguientes áreas.
- Recursos Humanos
- Tecnologías de la Información (TI)
- Operaciones
- Nómina
- Alta dirección
- Compañeros de trabajo
- El gerente del empleado
Algo que no debes hacer es intentar mantener en secreto la salida del empleado. Es importante dar a las personas la oportunidad de despedirse, tanto para ellas como para el empleado que se va.
Esto también garantizará la oportunidad para la transferencia de conocimientos y se limitará el potencial de rumores.
3. Desarrolla un plan de transición
Elaborar un plan de transición debe ser la principal prioridad para el gerente del empleado que se marcha.
El primer paso es trabajar con el empleado para crear una lista de todas sus responsabilidades actuales. Esto debe incluir cualquier tarea semanal, mensual, trimestral, anual u otras tareas de las que sea responsable.
Luego tendrás que determinar quién puede recibir capacitación cruzada para asumir estas tareas, ya sea de manera temporal o permanente.
Parte del plan de transición debe incluir establecer las expectativas acerca de lo que el empleado saliente puede esperar y lo que te gustaría que hiciera durante sus últimos días.
Un plan de transición también es una buena oportunidad para evaluar a otros miembros de tu equipo que pueden estar listos para una movilidad interna a través de un cambio de puesto, como una promoción o un traslado lateral de responsabilidades.
Procura reasignar las responsabilidades buscando el mejor encaje posible, en función de las habilidades y la experiencia.
Si tienes un equipo pequeño, incluso puedes considerar preguntar individualmente a cada miembro del equipo qué responsabilidades les interesan y les gustaría asumir.
4. Inicia actividades de transferencia de conocimientos
El empleado que se va debe reunirse con frecuencia con sus compañeros para explicar tareas y guiarlos paso a paso en cualquier proceso nuevo. También puede ayudar escribiendo instrucciones que servirán como material de referencia futura (esto es algo en lo que la IA en la desvinculación de empleados puede ser de utilidad) o incluso grabando videos en los que muestre cómo realizar tareas clave de principio a fin.
Es importante asegurarse de que el empleado saliente deje suficiente tiempo para responder a las preguntas de los compañeros que asumen nuevas responsabilidades.
Si la transferencia de responsabilidades es tenue o temporal, tiene sentido capacitar a varios empleados sobre cómo completar las tareas. Esto incluye al supervisor directo o al líder del equipo del empleado si aún no saben qué hacer.
Si el plan es contratar a un nuevo empleado para reemplazar al que se va, entonces deberías insistir en obtener la mayor cantidad posible de documentación escrita o en video.
5. Realiza una Entrevista de Salida
Las entrevistas de salida son una valiosa oportunidad para conocer las razones detrás de la rotación de empleados, ya que ayudan a descubrir comentarios sinceros sobre por qué los empleados se van.
Esta retroalimentación puede ayudar a los equipos de RR. HH. a detectar tendencias incipientes en el ambiente de trabajo, o generar nuevas ideas para estrategias de retención que se puedan implementar.
Una entrevista de salida debe ser realizada por un miembro del equipo de recursos humanos, y nunca por el supervisor directo del empleado que se va.
La retroalimentación debe tratarse como confidencial y, por lo general, no debe compartirse con otros miembros del equipo de RR. HH. hasta después de que haya pasado el último día del empleado.
6. Organiza una Despedida u Otro Reconocimiento
Es costumbre y profesional ofrecer algún tipo de reconocimiento público por las contribuciones del empleado a la empresa antes de su último día.
Si la persona solo fue empleada por un corto período de tiempo, un simple correo electrónico de reconocimiento a toda la empresa puede ser suficiente.
Puedes encontrar extraño dar un obsequio a un empleado que se va. Sin embargo, es algo sencillo de hacer para mejorar su experiencia de salida y puede que eso logre que se convierta en un empleado boomerang en el futuro.
7. Recupera el Equipo de la Empresa
En las grandes empresas, esta etapa suele recaer en el personal de TI u operaciones. Las acciones no pueden completarse hasta su último día, pero puedes anotar con anticipación cualquier equipo de la empresa que el empleado que se va tenga en su poder.
Esto es especialmente importante en esta época de trabajo híbrido, ya que es más probable que los empleados tengan propiedad de la empresa como:
- Portátiles
- Monitores
- Sillas de escritorio
- Teléfonos
- Tarjetas de acceso y credenciales de identificación
- Pases de estacionamiento
- Tarjetas de crédito corporativas
Para las grandes empresas con muchos empleados entrando y saliendo, podrías querer usar un sistema de seguimiento de activos para facilitar esta parte del proceso de salida.
8. Desactiva el Acceso a la Tecnología de la Empresa
La desactivación del acceso a la red y otros sistemas tecnológicos también debe ser realizada por el personal de TI u operaciones.
Asegúrate de haber comunicado claramente tanto al personal de TI como al empleado que se va cuándo se cortará su acceso.
Asegúrate de que tu personal de TI u operaciones esté al tanto de cualquier cambio en el último día laboral del empleado.
Para los empleados que son despedidos o cesados de manera involuntaria, deberás desactivar su acceso a TI de inmediato para prevenir cualquier amenaza de seguridad por parte de empleados descontentos.
9. Realiza un Seguimiento con los Empleados Restantes
Dependiendo de la importancia del empleado que se ha ido, tus otros empleados pueden enfrentar nuevos desafíos de carga laboral.
Los gerentes o líderes de equipo deben dedicar tiempo para reunirse individualmente con cada miembro del equipo para saber cómo están y si necesitan apoyo adicional.
Los miembros restantes del equipo también querrán saber cuál es el plan a largo plazo para la posición del empleado anterior. ¿Será reemplazado o se espera que el equipo absorba todas sus tareas?
Es mejor ser honesto en estas conversaciones y no asumir que todo está bien.
10. Aborda los Comentarios de la Entrevista de Salida
No tiene sentido pedir comentarios en la entrevista de salida si no vas a hacer nada al respecto.
Busca oportunidades de acción que puedas tomar de inmediato, así como temas que puedan explorarse como objetivos a largo plazo.
Por ejemplo, si un empleado dice que sintió que su capacitación fue insuficiente para cierta tarea, investiga esa formación adicional para los miembros restantes del equipo de inmediato.
Por el contrario, si un empleado indica que se va debido a un problema mayor, como la falta de desarrollo profesional personal, esto debe señalarse para discusiones de alto nivel que aborden cómo el personal directivo puede potenciar aún más los objetivos de desarrollo profesional de su equipo.
Mejores Prácticas para el Offboarding
A continuación, algunas mejores prácticas para llevar a cabo un offboarding efectivo.
1. Realizar Entrevistas de Salida Exhaustivas
Es importante abordar estas entrevistas de manera constructiva, fomentando una comunicación honesta y abierta. Esto puede ayudar a identificar áreas potenciales de mejora, reconocer lo que funciona bien y mantener una relación positiva con el empleado que se marcha.
Punto clave: Las entrevistas de salida son oportunidades para obtener comentarios sinceros y comprender las razones detrás de la salida de un empleado, lo que puede ser fundamental para mejorar la organización.
2. Garantizar una Transición Suave de Responsabilidades
Es fundamental comenzar este proceso mucho antes del último día del empleado para evitar cualquier interrupción en el flujo de trabajo. También es importante comunicar claramente el plan de transición al resto del equipo para gestionar las expectativas y mantener la productividad.
Punto clave: Una transición bien gestionada de las tareas ayuda a mantener la continuidad y reduce el impacto de la salida de un empleado en las operaciones de la organización.
Preparando el Futuro
El offboarding de empleados es un proceso crítico que, cuando se maneja con cuidado y precisión, puede beneficiar significativamente tanto a la organización como al empleado que se marcha.
Conclusiones Clave
El offboarding es más que una serie de tareas administrativas. Es una oportunidad para cerrar una etapa profesional de forma positiva, obtener percepciones valiosas y asegurar el éxito y la seguridad continuos de la empresa.
Aunque el offboarding pueda parecer un procedimiento sencillo, su impacto es de gran alcance. Un offboarding eficaz es fundamental para dejar una impresión duradera y positiva en los empleados que se marchan, lo que puede allanar el camino para futuras colaboraciones o incluso su regreso como empleados boomerang.
En esencia, un proceso de offboarding bien ejecutado es tan importante como la inducción para configurar la experiencia del empleado y fortalecer la marca empleadora.
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