Cómo despedir a alguien de la manera correcta: 10 cosas imprescindibles
Terminar el empleo de alguien nunca es fácil. Como alguien que ha tenido que despedir empleados personalmente, sé que es una de las responsabilidades más difíciles, emocionales y estresantes que pueden tener los líderes y los dueños de pequeñas empresas.
Dependiendo de las circunstancias, también puede ser una situación compleja.
El objetivo de este artículo es desmitificar el proceso de desvinculación de un empleado y minimizar el estrés y los traumas para todos los involucrados.
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Tomar las acciones adecuadas al despedir a alguien creará el mejor resultado posible para ti como empleador, al mismo tiempo que permitirá que el empleado sienta que ha sido tratado con respeto y se retire con cierto nivel de dignidad.
Razones para despedir a alguien
Cuando finalizamos la relación laboral de alguien, debemos recordar el impacto que puede tener en esa persona, en sus familias y en los miembros del equipo que dejan atrás.
También existen consideraciones legales y éticas a tener en cuenta. Por eso, documenta todo.
Rendimiento insuficiente constante
Cuando un empleado falla de manera consistente en cumplir con los estándares de desempeño de la empresa, a pesar de haber recibido la formación y apoyo adecuados, puede ser necesario terminar su contrato.
La incapacidad o falta de disposición para adaptarse a cambios importantes en el lugar de trabajo, como nuevas tecnologías, procesos o reestructuración organizacional, puede dificultar el progreso y la evolución de la empresa.
Violación de políticas o código de conducta de la empresa
Participar en comportamientos que infringen las políticas organizacionales o códigos de conducta, como acoso, violencia, discriminación o robo, puede ser un motivo de despido. Esto mantiene un entorno laboral seguro y respetuoso.
Actividades ilegales o infracciones éticas
La participación en actividades ilegales o violaciones éticas graves, como fraude, malversación o incumplimiento de confidencialidad, puede ser lo suficientemente serio como para justificar un despido.
Razones para no despedir a alguien
Antes de tomar la decisión de finalizar el empleo de alguien, considera si es algo que primero se puede corregir.
Bajo rendimiento temporal
Si un empleado que previamente tenía buen desempeño está pasando por una bajada en su rendimiento, no tomes una decisión precipitada.
Pueden estar atravesando desafíos personales, o quizás no tienen claro su rol y responsabilidades. Tal vez baste con una simple conversación.
Ofrecer apoyo, tal vez en forma de un plan de mejora de desempeño, un puesto diferente o incluso tiempo libre antes del despido, fomentará la lealtad y la productividad a largo plazo.
Cómo finalizar el empleo de alguien de la manera correcta
Sigue estas mejores prácticas para asegurar que el proceso sea lo menos doloroso posible tanto para la persona como para el equipo en general.
Imprescindible #1: Evita usar la palabra “despedido”
A pesar del título de este artículo, no me gusta usar las palabras “despedido” o “terminado” cuando hablo de finalizar el empleo de alguien.
Aunque son expresiones claras, son duras y muestran falta de respeto y empatía hacia las personas afectadas.
Por otro lado, si eres demasiado vago, existe la posibilidad de que el empleado se quede preguntándose cuál es exactamente su situación laboral.
Por ejemplo, una “suspensión” realmente ocurre cuando no hay suficiente trabajo para el empleado en ese momento, pero en realidad sigue estando empleado por la empresa.
“Dejar ir” hace que parezca que fue decisión del empleado irse y que simplemente… ¿lo dejaste ir?
Prefiero decir que la relación laboral de alguien ha “finalizado”, lo cual es claro pero no tan desagradable como “terminado”.
Imprescindible #2: Ten la certeza de que despedir es la MEJOR opción
Hay muchas razones válidas que podrían haberte llevado hasta este punto, ya sea un bajo desempeño continuado, falta de alineación con la visión y los valores de la organización, o simplemente porque su personalidad no encaja contigo o con tu equipo.
Cualquiera que sea la razón, en estos casos asegúrate de hacerte algunas de las siguientes preguntas antes de decidir despedir a alguien:
- ¿He hecho un esfuerzo razonable para corregir el bajo rendimiento?
- ¿He implementado un plan de mejora del rendimiento?
- ¿He realizado evaluaciones de desempeño y reuniones individuales 1:1 de forma regular?
- ¿Existe otro puesto dentro de la organización para el que puedan estar mejor capacitados?
- ¿He verificado mis observaciones con otros miembros del equipo y gerentes?
- ¿Será esto una completa sorpresa para este empleado y sus compañeros de trabajo?
Por supuesto, en el caso de que existan problemas más graves o incluso ilegales, como fraude, robo, acoso sexual o violencia, la decisión de finalizar la relación laboral puede ser mucho más sencilla.
Imprescindible #3: Cumple los requisitos legales
Una vez que hayas decidido finalizar la relación laboral, debes tener en cuenta las siguientes cuestiones legales y de política interna relacionadas con el despido de una persona:
- Políticas de despido de la empresa, ya sea que estén escritas en el manual del empleado o que simplemente formen parte de las prácticas habituales de la compañía;
- Acuerdos de empleo, que rigen contractualmente la relación empleador/empleado y a menudo incluyen cláusulas de terminación;
- Derechos humanos básicos que protegen a las personas contra la discriminación, como la Ley de Derechos Civiles de EE. UU. y la Ley Canadiense de Derechos Humanos;
- Leyes laborales, ya sean estatales, provinciales (por ejemplo, la Ley de Normas Laborales de la Columbia Británica) o leyes federales (por ejemplo, el Código Laboral de Canadá o la Ley WARN en EE. UU.)
- Prácticas del derecho consuetudinario, que, según el Departamento de Justicia de Canadá, son “leyes que no están escritas como legislación pero que han evolucionado en un sistema de reglas basado en precedentes”.
Los líderes de recursos humanos o un abogado laboral te ayudarán a evitar los errores más comunes relacionados con cuestiones legales como los períodos de prueba, el empleo a voluntad y la terminación con causa vs. sin causa. También pueden responder preguntas habituales como:
- ¿Cuánto aviso de despido o indemnización debo dar?
- ¿El aviso de despido o la indemnización dependen del motivo?
- ¿Puedo despedir a un empleado por cualquier motivo en cualquier momento?
- ¿Puedo simplemente degradar a un empleado o reducir su salario y esperar que renuncie?
Por ejemplo, en la Columbia Británica, lo más habitual es despedir a un empleado “sin causa”, lo que significa que se puede finalizar su contrato sin especificar el motivo.
Sin embargo, si el empleado ha superado su período de prueba, tendrá derecho a algún tipo de preaviso o indemnización. Estas terminaciones difieren de las "con causa", que suelen estar vinculadas a infracciones claras, flagrantes y graves de las leyes sociales o las políticas de la empresa.
Imprescindible #4: Redacta la carta de despido
Una vez que hayas decidido despedir a alguien y hayas consultado con recursos humanos o tu abogado laboral, hay muchas actividades que deben realizarse antes de la reunión de despido.
Estas acciones deben realizarse de manera discreta y confidencial, y las únicas otras personas que deben estar involucradas o al tanto son tu responsable de RR. HH., tu supervisor y el líder de TI.
La carta de despido es una versión por escrito de los mensajes que comunicarás durante la reunión de despido y se entrega al empleado en ese mismo momento.
La carta expone únicamente hechos y no incluye los motivos detrás de la terminación. Es educada, respetuosa y concisa, y contiene la siguiente información:
- Fecha efectiva de la terminación;
- Si la terminación fue con o sin causa;
- Detalles del paquete de indemnización (pago, beneficios, seguro médico, opciones sobre acciones, etc.);
- Beneficios por terminación a los que el empleado podría tener derecho, por ejemplo, orientación profesional;
- Información posterior al empleo, por ejemplo, Registro oficial de empleo, devolución de bienes de la empresa; y
- Nombre de contacto e información para cualquier consulta.
- Cierre cordial deseando sinceramente al empleado suerte en sus futuros proyectos.
NOTA: En algunos casos, cuando se ofrece un pago adicional de indemnización, puede solicitarse a cambio que el empleado firme una carta de liberación antes de una fecha determinada (a menudo, dentro de una semana).
Imprescindible #5: Preparar la comunicación al equipo
Puede ser un choque para los compañeros ver que un empleado se va, especialmente si no estaban al tanto del rendimiento u otros problemas del empleado.
Prepare una comunicación por correo electrónico para enviar al resto de su equipo y/o a la organización (si es una empresa pequeña) inmediatamente después de la reunión de despido.
Asegúrese también de hablar personalmente con las personas que se vean más afectadas por la salida del empleado, ya sea porque eran amigos, trabajaban estrechamente juntos o vayan a asumir repentinamente más trabajo y responsabilidades. Cómo maneje esta comunicación jugará un papel importante en reconstruir la confianza después del despido con las personas afectadas.
En todas las comunicaciones por correo electrónico y en persona, recuerde respetar al exempleado, evitar cualquier comentario despectivo y no compartir los motivos de su decisión.
Puede ser un choque para los compañeros ver que un empleado se va, especialmente si no estaban al tanto del rendimiento u otros problemas del empleado.
Prepare una comunicación por correo electrónico para enviar al resto de su equipo y/o a la organización (si es una empresa pequeña) inmediatamente después de la reunión de despido.
Asegúrese también de hablar personalmente con las personas que se vean más afectadas por la salida del empleado, ya sea porque eran amigos, trabajaban estrechamente juntos o vayan a asumir repentinamente más trabajo y responsabilidades.
En todas las comunicaciones por correo electrónico y en persona, recuerde respetar al exempleado, evitar cualquier comentario despectivo y no compartir los motivos de su decisión.
Imprescindible #6: Prepare un plan de transición para el equipo
Cada vez que un empleado se va, ya sea de forma voluntaria o involuntaria, hay muchas actividades necesarias de offboarding.
Sin embargo, cuando alguien es despedido, muchas de estas actividades pueden necesitar organizarse discretamente.
Algunas de estas actividades incluyen:
- Contactar a los clientes o proveedores afectados.
- Transferir responsabilidades a otros miembros del equipo.
- Deshabilitar el acceso a instalaciones, redes y otros sistemas de TI.
En algunos casos, también podría considerar involucrar o contratar seguridad para ayudar a escoltar al empleado despedido fuera de las instalaciones.
Solo recomiendo esto en casos en los que le preocupe que el empleado pueda reaccionar de forma agresiva o violenta, o si hay un riesgo significativo de robo o daño a la propiedad de la empresa.
Imprescindible #7: Elija el momento y lugar adecuados (y tenga un testigo)
Prepárese para una reunión de despido sin contratiempos eligiendo el lugar, el día y la hora correctos. Aquí algunos consejos que he aprendido a lo largo de los años:
Garantice privacidad y tranquilidad
Utilice una sala de reuniones que no tenga ventanas o que disponga de cortinas. Evite lugares públicos como restaurantes y no use su despacho para evitar interrupciones del equipo.
Evite los viernes
Ser despedido puede ser traumático y los recursos de apoyo, como orientadores y terapeutas, normalmente no trabajan los fines de semana. Además, evitar los viernes garantiza que usted o el responsable de recursos humanos estén disponibles al día siguiente en caso de que el empleado tenga preguntas.
Evite las vacaciones
A menos que haya un elemento urgente en la terminación, no finalice el contrato de alguien justo antes de que se vaya de vacaciones por una semana, por ejemplo.
Elija un momento más tranquilo del día
Intente programar la reunión de despido a una hora en la que haya menos gente en las instalaciones. Por ejemplo, si el empleado suele llegar temprano antes que sus compañeros, procure realizar la reunión en ese momento.
Reúnase cara a cara
Ser despedido puede ser un evento traumático en la vida, así que evite hacerlo por correo electrónico, mensaje de texto o teléfono, y hágalo de manera presencial.
Si trabaja en un entorno laboral híbrido, trate de realizar la reunión en persona un día que sepa que la persona está en la oficina. Sin embargo, si trabaja completamente en remoto, hágalo de manera virtual (pensarán que es extraño ser citados a la oficina para una “reunión especial”).
Tenga un testigo presente
Es importante contar con otra persona en la sala para minimizar cualquier debate legal sobre lo que se dijo o no se dijo.
Generalmente, esta persona sería alguien de recursos humanos, pero, si se trata de una empresa pequeña, podría ser un asistente administrativo u otro miembro del equipo en quien confíe.
Imprescindible #8: Practique, practique, practique
Despedir a alguien puede ser una experiencia que genera nervios, especialmente si es la primera vez.
El resultado de la reunión de despido estará fuertemente influido por la manera en la que usted y su responsable de recursos humanos se comporten, así que redacte un guion, practique con roles y ensaye. Dicho esto, es importante estar preparado para cualquier cosa, incluso para que su guion deje de funcionar.
Puede esperar cualquier tipo de reacción emocional del empleado despedido. He presenciado sorpresa y conmoción, incluso en casos donde había comunicado claramente el bajo rendimiento y había advertido al empleado que su puesto estaba en riesgo.
He visto personas enfadarse, llorar, negociar o simplemente quedarse impasibles y en silencio. Sin embargo, si usted y su representante de RR. HH. practican sus roles y mantienen la reunión en marcha, todo irá bien.
Imprescindible #9: Dé la mala noticia rápido y con respeto
Es momento de poner sus planes, preparación y práctica en acción. A continuación, se presentan una serie de pasos que he seguido en reuniones de despido en el pasado. Sin embargo, tenga en cuenta que cada organización y situación es única, así que modifique lo que considere necesario.
Paso 1: Acompañe al empleado a la sala de reuniones
Este paso suele ser difícil e incómodo por un par de razones.
En primer lugar, la reunión no aparece agendada en el calendario del empleado, así que espera que esté disponible y no haya salido a tomar un café o algo por el estilo. A veces solo tendrá que esperar a que regrese.
Una vez que coincida con la persona, diga algo similar a lo siguiente:
“[Nombre del empleado], necesito que me acompañes a una reunión rápida en la sala de conferencias.”
En este momento, es posible que sospeche que va a ser despedido y empiece a hacerle preguntas. Simplemente siga repitiendo: “Hablaremos cuando estemos en la sala de reuniones.”
Paso 2: Vaya al grano y evite las conversaciones triviales
Tan pronto como su empleado vea al gerente de recursos humanos en la sala con cara seria, sospechará que algo sucede.
Siéntese lo antes posible, evite charlas triviales o conversaciones superficiales y vaya al grano de manera amable pero firme. Aquí tiene un ejemplo de guion para despedir a alguien sin causa:
“[Nombre del empleado], estoy aquí para informarte que vamos a terminar tu relación laboral, sin causa, con efecto inmediato. [Nombre del responsable de RR. HH.] está aquí para guiarte con los siguientes pasos, explicarte temas como la indemnización y los beneficios, y proporcionarte algunos recursos para ayudarte en la transición a tu próximo puesto de trabajo. [Nombre del empleado], te deseo mucho éxito en el futuro. Cuídate y mucha suerte.”
En este punto, lo ideal es que usted pueda levantarse y salir de la sala. Sin embargo, es posible que la persona despedida empiece a hacerle preguntas, intente negociar o se muestre enfadada o acusadora. Siga repitiendo lo siguiente:
‘[Nombre del empleado], ya te he dado toda la información que puedo. Ahora te recomiendo que permitas que [Nombre del responsable de RR. HH.] te explique todo, para que puedas centrarte en lo que viene para ti. Cuídate y mucha suerte.”
Paso 3: Cierre la reunión
Si cuenta con un representante de RR. HH., normalmente se encargará de este punto. Si no, podría ser responsabilidad suya. Hay algunas cosas que debe gestionar después de dar la mala noticia:
- Papeleo: entréguele la carta de despido, carta de liberación (si corresponde) y el documento de Baja Laboral, y explíquele los detalles y su significado.
- Paquete de indemnización: si ha sido despedido sin causa y le corresponde preaviso, explique cómo funciona, qué pasa con el seguro médico y los beneficios, etc.
- Seguridad y pertenencias: recoja los pases, llaveros, teléfonos, portátiles, etc. que le den acceso a las instalaciones o a la red.
Paso 4: Acompañe al empleado a la salida
Tu representante de RRHH puede acompañar al empleado a su escritorio para recoger sus pertenencias personales, llaves del coche, etc.
Sin embargo, si han acumulado cosas durante 20 años, recomiendo programar un horario fuera del horario laboral para permitirles recogerse. Pueden intentar conversar con los compañeros, pero es mejor acortar estas conversaciones diciendo:
“[Nombre del empleado], necesitamos que recojas tus cosas y te retires, pero por supuesto puedes ponerte en contacto con las personas después de llegar a casa.”
Por último, acompaña al empleado fuera de la oficina o del edificio, pero asegúrate de que estén en condiciones de poder regresar a casa de manera segura. Si, por ejemplo, está angustiado, ofrécele llamar a un taxi para llevarlo.
Tarea obligatoria #10: Ejecuta tus planes posteriores al despido
¿Recuerdas todo el trabajo que hiciste preparando la comunicación al equipo, organizando los planes de transición y dejando preparado a IT para cortar el acceso del empleado?
Pues bien, inmediatamente después de que el empleado abandone el edificio es momento de poner en marcha esos planes.
Como probablemente notaste, aunque la reunión de despido en sí es importante, gran parte del trabajo está en la planificación y preparación. Al hacer la labor previa adecuada, maximizas tus posibilidades de lograr una transición fluida del empleado fuera de la organización.
Despedir a alguien es una parte desafortunada de la experiencia del empleado
Durante todo el proceso de despedir a alguien, recuerda que los empleados que se quedan estarán observando muy de cerca cómo gestionaste la situación.
¿Fuiste empático y respetuoso, o despectivo y desconsiderado?
¿Fue una gran sorpresa para todos, incluido el empleado despedido, o todos vieron que hiciste todo lo posible para evitar tomar una medida tan drástica?
La manera en que te comportas durante estas situaciones estresantes puede hacer o deshacer tu relación con el equipo e impactar la experiencia general del empleado.
El software para la experiencia del empleado ayuda en tareas como la comunicación, el soporte, la gestión del desempeño y la definición de objetivos.
Ayudan a evitar situaciones desafortunadas como finalizar la relación laboral de alguien y a mejorar el compromiso, la retención y el desempeño.
Puntos clave
- Considera primero alternativas e impactos: Antes de decidir despedir a un empleado, explora todas las posibles acciones correctivas como los planes de mejora del desempeño.
- Preparación legal y ética: Asegura el cumplimiento de las normas legales y éticas documentando cuidadosamente el proceso, consultando profesionales de RRHH o abogados y redactando una carta de despido respetuosa y objetiva.
- Comunicación y conducta efectivas: Gestiona el proceso de despido con empatía y respeto, eligiendo un lenguaje y momento adecuados, y preparándote para distintas reacciones. Después del despido, comunica efectivamente con el equipo y gestiona la transición de manera fluida para mantener un ambiente de trabajo positivo.
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