¿Qué es el seguimiento del tiempo y cómo puede beneficiarte?
El seguimiento del tiempo es el proceso de registrar la cantidad de horas que los empleados trabajan, durante un período determinado o en un proyecto concreto.
Si piensas en trabajadores fichando sus tarjetas en una fábrica cuando escuchas “seguimiento del tiempo”, eso no es lo único en lo que nos vamos a enfocar aquí. Vamos a profundizar en qué es el seguimiento del tiempo y por qué es crítico para propietarios y responsables de RRHH.
¿Por Qué Es Importante el Seguimiento del Tiempo?
La Navidad está a la vuelta de la esquina, y trato de terminar el trabajo temprano la mayoría de los días. Le envío un mensaje a mi amigo después de dar por finalizado el día preguntándole si quiere salir a comer después de que termine su jornada.
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
“¡Trae comida!” dijo él. Y allá fui.
Disfrutando de una deliciosa comida tailandesa, comenzamos a charlar. Le pregunté si su jefe se había molestado porque tomó una pausa no programada a mitad del día. “Nah, solo tengo una hora de trabajo para terminar el proyecto.”
Por un momento, pensé que era una pausa inofensiva… ¿pero lo es?
Las pausas personales ofrecen varios beneficios. Pero mi cabeza está programada para pensar como un contador. De inmediato vi claro a dónde terminará apareciendo esa pausa de mi amigo: en los resultados de la empresa.
¿Cómo? Me alegra que lo preguntes.
Supón, por ejemplo, que tu empresa utiliza el coste estándar para fijar precios con precisión. Sin software de seguimiento de tiempo, la empresa no tendrá los datos para considerar las horas improductivas—o tiempo ocioso normal en lenguaje contable—dentro de su coste estándar. Como resultado, el coste estándar no reflejará el coste real de la empresa.
Lo que necesitas para superar este y otros desafíos es el seguimiento del tiempo.
¿Cómo Ayuda el Software de Seguimiento de Tiempo?
Todas las empresas comparten objetivos comunes como lograr flujos de trabajo de RRHH eficientes, costos laborales ajustados y minimizar fugas de productividad. Pero sin datos, no puedes cantar victoria. Para lograr tus metas de productividad y eficiencia, necesitas datos fiables de tiempo.
Dicho esto, veamos cómo el software de seguimiento de tiempo ofrece valor a las empresas y les ayuda a alcanzar sus metas.
Automatiza hojas de tiempo y facturación
Deshacerte de un montón de papeleo es el beneficio más simple y básico de una app de control horario. ¿Quién necesita papeles o hojas de Excel cuando los empleados pueden registrar sus horas facturables ellos mismos?
Las hojas de cálculo tradicionales ya no son suficientes. Necesitas una solución robusta para registrar el tiempo, que sea automática, permita acceder a los datos horarios de los empleados en tiempo real y ofrezca integraciones con tus herramientas de facturación y gestión de proyectos.
Cuanto más a menudo rellenen los empleados sus hojas de tiempo, más exactas serán.
“Las personas que registran su tiempo al menos una vez al día son precisos en un 66%, mientras que quienes lo hacen semanalmente son sólo 47% precisos, y quienes lo hacen menos de una vez por semana, sólo un 35%,” según un estudio de AffinityLive.
Estos datos subrayan la importancia del control horario en tiempo real y cómo puede reducir errores y ahorrar mucho dinero a tu empresa.
Si contratas freelancers o autónomos y acordaste pagar por horas, pueden registrar su tiempo facturable de forma que se integre directamente en tu gestor de proyectos.
Por otro lado, si facturas a tus clientes por hora, controlar el tiempo elimina la necesidad de hojas de tiempo manuales. Una vez completado el proyecto, la integración de facturación y nómina del rastreador de tiempo generará automáticamente la factura.
Mayor rentabilidad
Con un registrador de tiempo, tendrás acceso a análisis más detallados de los costos de un proyecto, como los incurridos en retrabajos, comunicación y producción.
Una vez que tengas suficientes datos de seguimiento del tiempo, estarás en una mejor posición para establecer una estructura de costos precisa para tus futuros proyectos y así poder ofrecerlos a precios más competitivos.
Cuando tengas los datos de las hojas de tiempo, puedes analizar cuánto tiempo ha tomado tu equipo, en promedio, para la tarea X en el pasado. Suma las horas promedio normales de inactividad y luego calcula los costos laborales de un proyecto. Si no tienes en cuenta esas horas de inactividad, terminarás subcotizando el proyecto.
Los datos de seguimiento del tiempo pueden ser una verdadera revelación que motive a los equipos a mejorar su gestión del tiempo. Piénsalo: ¿cómo te sentirías si descubrieras que pasas 30 minutos de tu jornada laboral navegando por tu feed de Twitter?
Una adecuada fijación de precios y una mejor gestión del tiempo pueden mejorar la rentabilidad. Incluso puedes decidir aprovechar herramientas de monitoreo de empleados para que el seguimiento y los informes se automaticen.
Agiliza la gestión de proyectos con integraciones
Cuando los empleados no ingresan datos precisos en las hojas de tiempo, esto le cuesta mucho dinero a la empresa. Por esta razón, cuando integras tu aplicación de seguimiento de tiempo con tu software de gestión de proyectos como Trello o Asana, te estás haciendo un favor.
Una vez integrado, el rastreador de tiempo llenará automáticamente el gestor de proyectos con datos de tiempo precisos.
En función de las tareas que asignes a tus empleados, es posible que también necesiten registrar su tiempo cuando trabajen fuera de las instalaciones de la oficina. Un rastreador de tiempo que tenga una aplicación móvil para todos los dispositivos, incluidos Android e iOS, permitirá que tus empleados sigan realizando el seguimiento, sin importar dónde se encuentren.
Gestión del desempeño
La gestión del desempeño ahora se basa en la mejora más que en la rendición de cuentas. Tu objetivo no es darle una lección a un empleado sobre la ineficiencia, sino tener conversaciones significativas que puedan prepararlos para mejorar su desempeño a futuro.
Por supuesto, para ayudar a los miembros del equipo a mejorar, aún necesitas datos. Debes observar la cantidad de tiempo que tardaron en realizar una tarea y compararla con un tiempo estándar requerido.
Con estos datos, puedes usar herramientas de gestión del desempeño o técnicas como el análisis de variaciones. Una vez que tengas información sobre el desempeño de los empleados, podrás ofrecer incentivos para fomentar que sean más productivos.
Cómo usar los datos de tiempo
Ya tienes a tu disposición los datos de tiempo de tus empleados.
Entonces, ¿qué sigue?
Ahora que sabes cómo los datos de tiempo te pueden ayudar, hablemos de cómo puedes utilizarlos. Antes de tomar decisiones basadas en datos de tiempo, debes entender los tipos de datos de tiempo.
Los datos de tiempo de los empleados pueden clasificarse como productivos o improductivos.
Horas productivas
Las horas productivas son aquellas en las que las cosas avanzan. Son horas que un cliente quiere pagar. Piensa en el tiempo de trabajo operando una máquina, empaquetando un producto o brindando soporte al cliente, según el tipo de negocio que tengas.
Horas improductivas
Las horas improductivas incluyen todas aquellas que se pagan pero no se dedican a trabajo productivo. Estas horas se tienen en cuenta en los precios pero, idealmente, tu cliente no querría pagarlas. Las horas improductivas son las que se dedican a revisar correos electrónicos, conseguir aprobaciones del gerente o tomar descansos personales.
Deberías intentar minimizar las horas improductivas como parte de tus esfuerzos de control de costos, pero no se pueden eliminar por completo ni ese es tu verdadero objetivo.
Lo ideal es minimizar, no eliminar, porque suelen ayudar a aumentar la productividad general del empleado. Las horas improductivas deben mantenerse dentro de un margen razonable. Y, aún más importante, las horas improductivas deben considerarse al momento de fijar el precio de tu producto o servicio.
Aquí tienes un ejemplo sencillo de cómo puedes usar los datos de tiempo en tu negocio.
Supongamos que eres consultor. Has fijado el precio de tus servicios para un tipo de proyecto – el proyecto A – en $1000. Normalmente, necesitas un empleado por cliente para el proyecto tipo A, que requiere diez horas productivas para completarse.
La remuneración de tu empleado es $1500 a la semana por una jornada de 30 horas. Eso significa que el costo para ti del empleado en el proyecto A es de $500. Suponiendo que no tienes gastos generales, ganarás $500 por cada proyecto A completado (es decir, $1000 de precio - $500 de costo de empleado).
Sin embargo, después de comenzar a realizar un seguimiento del tiempo, te das cuenta de que tu empleado realmente está dedicando 12 horas a todos los proyectos tipo A. El empleado pasa dos horas de su tiempo comunicándose con el cliente sobre el proyecto: proporcionando actualizaciones, respondiendo preguntas y solicitando información.
Esas dos horas extra te cuestan $100 adicionales cada vez que terminas un proyecto tipo A. Sin los datos del seguimiento del tiempo, no sabrías cuánto tiempo está dedicando tu empleado a un proyecto en particular y, por lo tanto, no podrías fijar el precio adecuadamente.
El control de tiempo puede ayudarte a identificar rápidamente vacíos en tu estrategia de precios tanto para empresas grandes como pequeñas empresas. Una vez que tienes los datos, solo es cuestión de hacer cuentas. Te sorprenderá lo reveladores que pueden ser los datos de tiempo, especialmente cuando comienzas a utilizarlos.
Pero hay un desafío: informar a los empleados sobre el seguimiento del tiempo a menudo puede ser visto negativamente.
Facilita a los empleados la adaptación al control de tiempo
Tú conoces los beneficios de las herramientas para seguimiento del tiempo, pero tus empleados no. Y probablemente no estarán entusiasmados con el uso de una herramienta para esto. A nadie le gusta ser monitoreado, por lo que la resistencia no es del todo sorprendente.
Los temores de tus empleados se basan en la falsa idea de que los datos de tiempo se utilizarán para la microgestión. Sin embargo, la responsabilidad de explicar la verdadera razón corresponde al gerente.
Es importante entender que no puedes apresurarlos. Ayúdalos a comprender que el control del tiempo aporta valor tanto para ellos como para la empresa, manteniendo conversaciones antes de implementar un sistema de seguimiento del tiempo. Comunicar el cambio es clave para minimizar la fricción y lograr implementarlo con éxito.
Ahora que sabes qué es el control de tiempo, los beneficios del seguimiento del tiempo y los posibles retos en su uso, deberías invertir algo de tiempo en aprender más acerca de cómo facilitar el cambio para tus empleados e implementarlo sin interrumpir las operaciones.
También vale la pena explorar los beneficios del software de control de tiempo y asistencia como complemento a tus esfuerzos de seguimiento del tiempo. Estas aplicaciones y herramientas de recursos humanos pueden ofrecerte una perspectiva más amplia, ayudando a ajustar tus estrategias para mejorar la productividad y la eficiencia.
