¿Qué es el seguimiento del tiempo y cómo puede beneficiarte?
El seguimiento del tiempo es el proceso de registrar la cantidad de horas que los empleados trabajan, durante un cierto período de tiempo o en un proyecto en particular.
Si al oír “seguimiento del tiempo” piensas en trabajadores fichando sus tarjetas en una fábrica, no es lo único en lo que nos vamos a centrar aquí. Vamos a profundizar en qué es el seguimiento del tiempo y por qué es fundamental para los dueños de negocios y los responsables de RR.HH.
¿Por qué es importante el seguimiento del tiempo?
La Navidad se acerca y trato de terminar de trabajar temprano la mayoría de los días. Después de acabar mi jornada, le escribo a un amigo para ver si quiere salir a comer después de que termine de trabajar.
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¡"Trae comida!" me dijo. Y allá fui.
Disfrutando de una deliciosa comida tailandesa, empezamos a charlar. Le pregunté si a su jefe no le molestaba que se tomara una pausa inesperada a mitad del día. “Nah, solo me queda una hora de trabajo para terminar el proyecto”.
Por un momento pensé que era una pausa inofensiva… ¿pero lo es?
Las pausas personales ofrecen varios beneficios. Pero mi cerebro está programado para pensar como un contable. De inmediato vi claro dónde aparecerá la pausa de mi amigo tarde o temprano: en el balance de la empresa.
¿Cómo? Me alegra que lo preguntes.
Por ejemplo, si tu empresa utiliza el coste estándar para fijar precios con precisión. Sin un software de seguimiento del tiempo, la empresa no tendrá datos para tener en cuenta las horas improductivas—o tiempo muerto normal en jerga contable—en su coste estándar. Como resultado, el coste estándar no reflejará el verdadero coste de la empresa.
Lo que necesitas para superar esto y otros desafíos es el seguimiento del tiempo.
¿Cómo puede ayudar un software de seguimiento del tiempo?
Todas las empresas comparten el objetivo común de lograr sistemas de flujos de trabajo de RR.HH. eficientes, costes laborales ajustados y minimizar las fugas de productividad. Pero sin datos, no puedes cantar victoria. Para lograr tus metas de productividad y eficiencia, necesitas datos fiables sobre el tiempo.
Dicho esto, hablemos de cómo un software de seguimiento del tiempo aporta valor a las empresas y les ayuda a cumplir sus objetivos.
Automatiza partes de horas y facturación
Perder un montón de papeleo es el beneficio principal y más sencillo de una aplicación de seguimiento del tiempo. ¿Quién necesita papeles o hojas de cálculo de Excel cuando los empleados pueden registrar sus horas facturables ellos mismos?
Las hojas de cálculo tradicionales ya no son suficientes. Necesitas una solución de seguimiento del tiempo robusta y automatizada, que permita acceso a los datos de tiempo de los empleados en tiempo real y ofrezca integraciones con tus herramientas de facturación y gestión de proyectos.
Cuanto más frecuentemente rellenen las partes de horas los empleados, más precisas serán.
“Las personas que registran su tiempo al menos una vez al día tienen una exactitud del 66 por ciento, mientras que quienes lo hacen semanalmente sólo alcanzan el 47 por ciento, y quienes completan sus partes de horas menos de una vez por semana solo logran un 35 por ciento de exactitud,” según un estudio de AffinityLive.
Estas cifras ponen de manifiesto la importancia de usar seguimiento en tiempo real y cómo puede reducir los errores y ahorrar mucho dinero a tu empresa.
Si has contratado freelancers o colaboradores y has acordado pagarles por horas, pueden registrar sus horas facturables de manera que se integren directamente en tu gestor de proyectos.
A la inversa, si cobras por horas a tus clientes, el seguimiento del tiempo puede eliminar la necesidad de partes de horas manuales. Una vez que finalices un proyecto, la integración del sistema de facturación y nóminas del rastreador de tiempo generará automáticamente la factura.
Mayor rentabilidad
Con un rastreador de tiempo, tendrás acceso a una visión mucho más detallada de los costes de un proyecto, como los costes derivados de retrabajos, comunicación y producción.
Una vez que tengas suficientes datos de seguimiento del tiempo, estarás en una mejor posición para elaborar una estructura de costos precisa para tus futuros proyectos y ofrecer precios más competitivos.
Cuando tengas los datos del parte de horas, puedes analizar cuánto tiempo han tardado en promedio tus empleados en la tarea X en el pasado. Suma las horas improductivas habituales promedio y entonces calcula los costos laborales de un proyecto. Si no tienes en cuenta esas horas improductivas, acabarás cobrando de menos por el proyecto.
Los datos de seguimiento del tiempo pueden ser una verdadera revelación que motive a los equipos a mejorar su gestión del tiempo. Piénsalo —¿cómo te sentirías al descubrir que pasas 30 minutos de tu jornada laboral desplazándote por tu feed de Twitter?
Un precio adecuado y una mejor gestión del tiempo pueden, en conjunto, mejorar la rentabilidad. Incluso puedes decidir aprovechar herramientas de monitoreo de empleados para que el seguimiento y los informes se automaticen.
Optimiza la gestión de proyectos con integraciones
Cuando los empleados no ingresan datos precisos en las hojas de tiempo, le cuestan mucho dinero a la empresa. Por esta razón, al integrar tu aplicación de seguimiento de tiempo con tu software de gestión de proyectos como Trello o Asana, te estás haciendo un favor.
Una vez integrada, la herramienta de seguimiento de tiempo llenará automáticamente el gestor de proyectos con datos de tiempo precisos.
Según las tareas que asignes a tus empleados, también pueden necesitar registrar el tiempo cuando trabajen fuera de la oficina. Un sistema de seguimiento que tenga una aplicación móvil para todos los dispositivos, incluidos Android e iOS, permitirá a tus empleados seguir registrando su tiempo estén donde estén.
Gestión del rendimiento
La gestión del rendimiento ahora se centra en la mejora más que en la rendición de cuentas. El objetivo no es reprender a un empleado por ineficiencia, sino entablar conversaciones significativas que lo preparen para un mejor desempeño futuro.
Por supuesto, para ayudar a los miembros del equipo a mejorar, aún necesitas datos. Debes analizar el tiempo que les llevó una tarea determinada y compararlo con un estándar de referencia.
Con estos datos en la mano, puedes usar herramientas de gestión del rendimiento o técnicas como el análisis de variaciones. Una vez que tengas una visión clara del desempeño de los empleados, puedes ofrecer incentivos para motivarles a ser más productivos.
Cómo utilizar los datos de tiempo
Ya tienes datos de tiempo de tus empleados.
Entonces, ¿qué sigue?
Ahora que sabes cómo pueden ayudarte los datos de tiempo, hablemos de cómo puedes usarlos. Antes de tomar decisiones basadas en datos de tiempo, debes comprender los tipos de datos de tiempo que existen.
Los datos de tiempo de los empleados pueden clasificarse como productivos o improductivos.
Horas productivas
Las horas productivas son aquellas en las que las cosas avanzan. Son horas que un cliente desea pagar. Piensa en el tiempo dedicado a operar una máquina, empaquetar un producto o proporcionar atención al cliente, dependiendo del sector de tu negocio.
Horas improductivas
Las horas improductivas incluyen todas las horas que se pagan pero no se dedican a tareas productivas. Estas horas se tienen en cuenta en la fijación de precios, pero, idealmente, tu cliente no querría pagarlas. Las horas improductivas son aquellas dedicadas a revisar correos electrónicos, solicitar aprobaciones al gerente o tomar descansos personales.
Debes procurar minimizar las horas improductivas como parte de tus esfuerzos de control de costos, pero no pueden eliminarse por completo y, de hecho, ese tampoco es el objetivo.
Se trata de minimizar, no de eliminar, porque a menudo ayudan a mejorar la productividad global de un empleado. Lo ideal es que las horas improductivas estén dentro de lo razonable. Y lo más importante: las horas improductivas deben tenerse en cuenta al fijar el precio de tu producto o servicio.
He aquí un ejemplo sencillo de cómo puedes utilizar los datos de tiempo en tu negocio.
Imagina que eres consultor. Has fijado el precio de tus servicios para un determinado tipo de proyecto –el proyecto A– en $1000. Normalmente, necesitas un empleado por cliente para el proyecto tipo A, el cual requiere diez horas productivas para completarse.
La remuneración de tu empleado es de $1500 a la semana por una jornada de 30 horas. Esto significa que el costo de personal para el proyecto A es de $500. Suponiendo que no tengas gastos generales, ganarás $500 por cada proyecto A completado (es decir, $1000 de precio - $500 de coste de empleado).
Sin embargo, después de que comienzas a registrar el tiempo, te das cuenta de que tu empleado en realidad está dedicando 12 horas a todos los proyectos tipo A. El empleado dedica dos horas de su tiempo a comunicarse con el cliente sobre el proyecto: proporcionando actualizaciones, respondiendo preguntas y solicitando información.
Esas dos horas extra te cuestan $100 adicionales cada vez que terminas un proyecto tipo A. Sin los datos del registro de tiempo, no sabrías cuánto tiempo está dedicando tu empleado a un proyecto en particular y, por lo tanto, no podrías fijar el precio adecuadamente.
El registro de tiempo puede ayudarte a identificar rápidamente brechas en tu estrategia de precios tanto en grandes como en pequeñas empresas. Una vez que tengas los datos, solo es cuestión de hacer los cálculos. Te sorprenderá lo reveladores que pueden ser los datos de tiempo, especialmente cuando comienzas a utilizarlos.
Pero hay una advertencia: informar a los empleados sobre la medición de sus tiempos a menudo puede ser visto de manera negativa.
Facilita a los empleados la introducción al registro de tiempo
Tú conoces los beneficios de las herramientas de registro de tiempo, pero tus empleados no. Y probablemente no estarán entusiasmados de usar una herramienta para rastrear su tiempo. A nadie le gusta que lo monitoricen, por lo que la resistencia no debería ser una sorpresa.
Los temores de tus empleados están basados en la creencia errónea de que los datos de tiempo se utilizarán para microgestión. Sin embargo, la responsabilidad de explicar la verdadera razón recae en el gerente.
Es importante entender que no puedes apresurarlos. Ayúdales a comprender que el registro de tiempo aporta valor tanto para ellos como para la empresa, manteniendo conversaciones antes de implementar un sistema de registro de tiempo. Comunicar el cambio es clave para minimizar la fricción e implementar la medida con éxito.
Ahora que ya sabes qué es el registro de tiempo, los beneficios de implementarlo y los posibles desafíos de su uso, deberías invertir algo de tiempo en aprender más sobre cómo facilitar el cambio para tus empleados e implementarlo sin interrupciones operativas.
También vale la pena explorar los beneficios del software de control de tiempo y asistencia para complementar tus esfuerzos de registro de tiempo. Estas aplicaciones y herramientas de RR. HH. pueden ofrecer una perspectiva más amplia, ayudando a ajustar tus estrategias para mejorar la productividad y la eficiencia.
