Cómo Automatizar la Gestión del Desempeño en 5 Pasos
Para automatizar las tareas de gestión del desempeño, concéntrate en simplificar los pasos repetitivos, como el seguimiento de objetivos, la recopilación de comentarios y la programación de evaluaciones utilizando tecnología. En este artículo encontrarás cuáles partes de la gestión del desempeño son más fáciles de automatizar, por qué la automatización es importante y una lista de verificación práctica para que puedas aligerar con confianza la carga de trabajo de RRHH y reducir el agotamiento.
Beneficios de los sistemas automatizados de gestión del desempeño
La automatización tiene una serie de beneficios para profesionales de RRHH, como mejorar los flujos de trabajo, reducir las demandas de gestión del tiempo y simplificar los procesos.
A continuación, se presentan 4 beneficios principales de automatizar tareas dentro de tu programa de gestión del desempeño.
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Eficiencia y precisión mejoradas
Las tareas como la entrada de datos o la generación de informes pueden requerir mucho tiempo y estar expuestas a errores de los empleados. Al automatizarlas, los profesionales de RRHH pueden eliminar la carga administrativa de dichas tareas, reducir los errores e incrementar el tiempo que pueden dedicar a trabajos más estratégicos.
Consistencia y estandarización
Para automatizar las tareas tradicionales de gestión del desempeño, la tecnología de automatización requiere que los procesos sigan reglas y criterios consistentes.
Incorporar esto en el proceso de gestión del desempeño puede reducir el riesgo de sesgo o discriminación, asegurando que se aplique un enfoque más justo y equitativo en las evaluaciones de desempeño de los empleados.
Las soluciones de evaluación de empleados apoyan la retroalimentación continua, convirtiendo la gestión del desempeño en un proceso constante.
Retroalimentación en tiempo real
La automatización puede desencadenar retroalimentación casi instantánea tanto para empleados como para gerentes en tiempo real, permitiéndoles seguir su progreso en los objetivos de manera continua.
Esto ayudará a los empleados a identificar cuándo han perdido el rumbo de sus metas o prioridades y permitirá a los gerentes comunicar de manera oportuna lo que debe hacerse para corregirlo.
Para lograr una ejecución sin problemas, automatizar tareas de gestión del desempeño requiere herramientas HRMS con funcionalidades clave robustas. Las funcionalidades clave para automatizar la retroalimentación incluyen el seguimiento de objetivos en tiempo real, recordatorios de retroalimentación y paneles de análisis de desempeño.
Mejora del compromiso del empleado
Las tareas automatizadas de gestión del desempeño ofrecen la posibilidad de integrar funciones como el seguimiento de objetivos y los planes de aprendizaje y desarrollo para los empleados. Esto permite a los empleados crear su propia estrategia de desarrollo, impulsando así la motivación y el compromiso a un nuevo nivel.
“Los objetivos anuales no funcionan en nuestra era actual”, dijo Liz Lockhart Lance, Chief of Staff en Performica. “Los objetivos trimestrales se ajustan mejor, pero deben orientarse a los resultados y estar vinculados a lo más importante en el máximo nivel. Si las personas pueden conectar su trabajo con los resultados deseados de alto nivel de la organización, pueden ver cómo sus esfuerzos contribuyen y encontrar significado en su trabajo.”
Qué automatizar
Con la razón de por qué quieres automatizar claramente definida, ahora puedes comenzar el proceso de establecer objetivos, determinar qué procesos y tareas dentro de ellos vas a automatizar y pensar en qué herramientas de gestión del desempeño elegir.
Estos son cuatro aspectos de la gestión del desempeño que están listos para ser automatizados.
Evaluaciones de desempeño
Automatizar la programación, distribución y recopilación de materiales involucrados en el proceso de evaluación del desempeño puede ahorrar tiempo y hacer que la organización de esos materiales sea mucho más sencilla.
También puede ayudarte a afinar tu ciclo de evaluaciones para mantener los objetivos de gestión del talento.
Recurso: Cómo llevar a cabo una mejor evaluación de desempeño
Establecimiento y seguimiento de objetivos
Un sistema automatizado para la creación y seguimiento de objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes, con plazo definido) ayudará a que tanto gerentes como empleados se mantengan alineados con los objetivos del negocio. Pero SMART es solo un modelo de establecimiento de metas.
Otros incluyen el modelo OKR (objetivos y resultados clave) o el Modelo de Objetivos en Cascada. Tendrás que determinar cuál funciona mejor para tu organización y cómo podrás automatizar los procesos en torno a él.
Coaching y retroalimentación
Fomentar una cultura de retroalimentación continua puede lograrse mediante mecanismos automatizados que proporcionan información regular a los empleados para ayudarlos a mantenerse enfocados, mejorar su rendimiento, reconocer logros y crecer profesionalmente.
Pero la retroalimentación es bidireccional. También querrás crear un mecanismo que motive a los empleados a proporcionarte comentarios cuando algo no esté funcionando.
“Un enfoque práctico para el cambio significa accionar dos palancas al mismo tiempo”, dijo Lauren Scholtz, Gerente de Aprendizaje y Desarrollo en intelliHR. “Si estuviéramos hablando de un barco, se trataría de deshacerse de las anclas y levantar las velas; necesitamos ambas cosas para poder avanzar rápido. Construir una cultura de retroalimentación continua es un gran ejemplo de esto en acción. Estas son las anclas que hacen que parezca que las cosas están arrastrándose. Puede haber grandes problemas, como un empleado que siente que no tiene todo lo necesario para su puesto o que el proceso anual de evaluación de desempeño consume mucho tiempo y resulta poco útil. Abrir un canal para que las personas compartan esto contigo puede ayudarte a levantar esas velas.”
Recurso útil: Frases clave para evaluaciones de desempeño
Analítica de Datos
Automatizar el análisis de datos ayudará a identificar tendencias de rendimiento así como áreas de mejora. Puede ayudar a evitar narrativas erróneas, proporcionar un mayor contexto sobre la influencia que el empleado tiene en los objetivos generales del negocio y servir de apoyo en el proceso de toma de decisiones para futuras configuraciones de objetivos y promociones.
Pasos para implementar la automatización de la gestión del desempeño
Automatizar la gestión del desempeño teniendo en cuenta la experiencia del empleado requiere comprender todos los puntos de contacto y variables involucrados.
Esto requiere un proceso paso a paso para asegurar que la automatización apoye la experiencia del empleado que deseas brindar y ayude en tus esfuerzos de retención y compromiso.
Paso 1: Evaluación
Para comprender cómo pueden mejorar los esfuerzos de gestión del desempeño, primero debes tener una visión clara del proceso actual.
Todos los pasos implicados deben documentarse para identificar puntos problemáticos y oportunidades de mejorar la eficiencia y definir cuál es el objetivo de la automatización.
Como parte de esto, también será importante crear una lista de tareas efectivas de gestión del desempeño, considerar cuáles podrían automatizarse y realizar un análisis de costo-beneficio para la automatización.
Paso 2: Análisis y selección de herramientas
Comprender qué herramientas pueden ayudarte a automatizar la gestión del desempeño y realizar una auditoría de tu infraestructura actual te ayudará a determinar qué funcionalidades faltan y si tu ecosistema tecnológico de RR. HH. es capaz de apoyar la automatización de las tareas que has identificado.
Parte del proceso es entender qué no necesitas que hagan nuevas herramientas y con qué ya están familiarizados tus empleados. Sunder Nookala, cofundador y director ejecutivo de Huminos, habla de esto cuando se refiere a las experiencias de personas sin fricciones.
“Lo que podemos hacer prácticamente para construir un mejor mundo laboral es reimaginar los procesos desde la contratación hasta la jubilación y simplificarlos para que el trabajo llegue al empleado en su lugar favorito, en vez de obligarlo a recorrer múltiples sistemas para hacer su trabajo”, aseguró Nookala.
“Por ejemplo, analicemos los procesos de establecimiento de objetivos y evaluación del desempeño: un Sistema de Inteligencia moderno como Huminos permite que tareas del día a día como chequeos de progreso, agendar conversaciones 1:1, dar o recibir retroalimentación de reconocimiento o desarrollo, etc., se realicen en Slack o Microsoft Teams sin tener que cambiar a otra aplicación.”
Como punto de partida, consulta nuestra selección del Mejor software para gestión del desempeño.
Paso 3: Consideraciones sobre los datos
Cumplir con las regulaciones de privacidad y seguridad de datos es solo la punta del iceberg respecto a las consideraciones sobre datos que conlleva la automatización.
Comprender qué tipos de datos pueden ser recolectados, los indicadores clave de desempeño (KPIs) que puede respaldar y cómo y quién los puede usar, son factores que determinarán cómo la recolección y el análisis de datos mejorarán el proceso de gestión del desempeño del empleado.
También tendrás que planificar con tu equipo de TI cómo la migración de datos de los sistemas existentes a nuevas soluciones tecnológicas creará una transición fluida entre tus procesos actuales y los nuevos que implementarás.
Paso 4: Personalización
Los flujos de trabajo, jerarquías y estructuras de reporte de cada organización son diferentes. Las herramientas de evaluación y los procesos que elijas deben personalizarse para ajustarse a las necesidades y objetivos de tu organización, a la vez que se integren con tu sistema de información de recursos humanos (HRIS) para agilizar la recopilación y el análisis de datos.
Programas piloto para probar la viabilidad y eficacia de la automatización a una escala menor pueden ayudarte a perfeccionar aún más las herramientas y procesos, además de crear un plan de gestión del cambio que aborde las preocupaciones de los empleados sobre lo que la automatización podría significar para su trabajo.
Paso 5: Capacitación
La capacitación integral para los equipos de RRHH y gerentes desempeñará un papel importante en la adopción exitosa de la automatización.
Incorporar los comentarios de los interesados que participan en un programa de capacitación puede ayudarte a perfeccionar los procesos y la experiencia de usuario de tus soluciones tecnológicas antes de la implementación a gran escala.
Midiendo el impacto de la automatización de la gestión del desempeño
El impacto de tus esfuerzos por automatizar puede reflejarse en varios aspectos, desde los comentarios y encuestas de experiencia de los empleados hasta una variedad de métricas que ayudarán a dar una visión más clara a los líderes de RRHH.
Algunas métricas destacadas para medir el desempeño incluyen:
- Tiempo ahorrado
- Reducción de errores
- Satisfacción de los empleados
- Precisión y tasas de finalización de cada paso en el proceso de gestión del desempeño
- Resultados generales de desempeño.
Estos indicadores son importantes a la hora de calcular tu retorno de inversión (ROI) para la automatización y para evolucionar tu análisis de costo-beneficio a lo largo del tiempo.
¿Quieres aprender más sobre cómo mejorar tu enfoque de la gestión del desempeño? Lee nuestro artículo sobre tipos de sistemas de gestión del desempeño y las mejores prácticas para su implementación.
