Cómo Automatizar la Gestión del Rendimiento en 5 Pasos
La promesa de la automatización para simplificar el trabajo está alcanzando nuevas alturas cada día.
Una de las áreas en las que muchos profesionales de recursos humanos agradecerán la llegada de la automatización es la gestión del desempeño.
En un momento en el que el 98% de los profesionales de RR. HH. afirman estar agotados, la automatización tiene un valor enorme para reducir el estrés y la carga de trabajo general.
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Aunque inevitablemente requiere la intervención humana, la gestión del desempeño implica una variedad de tareas repetitivas que son ideales para automatizar.
En este artículo, veremos cuáles son esos pasos, por qué deberías automatizarlos y te proporcionaremos una lista de verificación detallada de lo que deberás considerar a medida que avances.
Beneficios de los sistemas automatizados de gestión del desempeño
La automatización aporta una serie de beneficios a los profesionales de RR. HH., como la mejora de los flujos de trabajo, la reducción de las exigencias de la gestión del tiempo y la simplificación de los procesos.
A continuación te mostramos 4 grandes beneficios de automatizar tareas dentro de tu programa de gestión del desempeño.
Eficiencia y precisión mejoradas
Tareas como la introducción de datos o la elaboración de informes pueden consumir mucho tiempo y estar propensas a errores humanos. Al automatizarlas, los profesionales de RR. HH. pueden eliminar la carga administrativa de estas tareas, reducir los errores y liberar tiempo para enfocarse en labores más estratégicas.
Consistencia y estandarización
Para automatizar las tareas tradicionales de gestión del desempeño, la tecnología de automatización exige que los procesos sigan reglas y criterios coherentes.
Incorporar esto en el proceso de gestión del desempeño puede reducir el riesgo de sesgos o discriminación, garantizando un enfoque más justo y equitativo para las evaluaciones de desempeño de los empleados.
Las soluciones para evaluaciones de empleados apoyan la retroalimentación continua, haciendo de la gestión del desempeño un proceso permanente.
Retroalimentación en tiempo real
La automatización puede generar comentarios casi instantáneos tanto para empleados como para managers en tiempo real, permitiéndoles hacer un seguimiento constante de su progreso en los objetivos.
Esto ayudará a los empleados a identificar cuando han perdido de vista sus objetivos o prioridades y a los managers a comunicar lo que debe hacerse para corregirlo oportunamente.
Para lograr una ejecución fluida, automatizar las tareas de gestión del desempeño requiere herramientas de HRMS con funciones clave sólidas. Las funcionalidades clave para automatizar la retroalimentación incluyen seguimiento de objetivos en tiempo real, recordatorios de feedback y paneles de análisis de desempeño.
Mayor compromiso del empleado
Las tareas automatizadas de gestión de desempeño ofrecen la posibilidad de integrar características como el seguimiento de objetivos y los planes de aprendizaje y desarrollo para empleados. Esto permite a los empleados crear su propia estrategia de desarrollo, impulsando así la motivación y el compromiso a un nuevo nivel.
“Los objetivos anuales no funcionan en nuestra era actual”, afirmó Liz Lockhart Lance, jefa de personal en Performica. “Los objetivos trimestrales se adaptan mejor, pero deben centrarse en resultados y estar conectados con lo más importante a nivel más alto. Si las personas pueden vincular su trabajo a los resultados deseados de la organización, pueden ver cómo sus esfuerzos contribuyen y encontrar sentido en su trabajo.”
Qué automatizar
Con la razón para automatizar bien clara, ahora puedes comenzar el proceso de establecer objetivos, definir qué procesos y tareas dentro de ellos vas a automatizar y pensar en qué herramientas de gestión del desempeño elegir.
A continuación, cuatro aspectos de la gestión del desempeño que son propicios para ser automatizados.
Evaluaciones de desempeño
Automatizar la programación, distribución y recolección de los materiales involucrados en el proceso de evaluación de desempeño puede ahorrar tiempo y hacer mucho más sencilla la organización de dichos materiales.
También puede ayudarte a perfeccionar tu ciclo de evaluación para mantener los objetivos de gestión del talento.
Recurso: Cómo realizar una mejor evaluación de desempeño
Establecimiento y seguimiento de objetivos
Un sistema automatizado para la creación y seguimiento de objetivos SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes, con tiempo definido) ayudará a managers y empleados a mantenerse alineados con los objetivos de la empresa. Pero SMART es solo uno de los modelos para definir objetivos.
Otros incluyen el modelo OKR (objetivos y resultados clave) o el Modelo de Objetivos en Cascada. Deberás averiguar cuál funciona mejor para tu organización y cómo podrás automatizar los procesos relacionados.
Coaching y Retroalimentación
Fomentar una cultura de retroalimentación continua puede beneficiarse de mecanismos automatizados que brinden aportes regulares a los empleados para ayudarles a mantenerse en el camino correcto, mejorar su desempeño, reconocer logros y crecer profesionalmente.
Pero la retroalimentación va en ambos sentidos. También querrás crear un mecanismo que invite a los empleados a brindarte retroalimentación cuando las cosas no estén funcionando.
“Un enfoque práctico para el cambio significa tirar de dos palancas al mismo tiempo”, dijo Lauren Scholtz, Gerente de Aprendizaje y Desarrollo en intelliHR. “Si habláramos de un barco, se trataría de deshacerse de las anclas y levantar las velas; necesitamos ambas para poder ir rápido. Construir una cultura de retroalimentación continua es un gran ejemplo de esto en acción. Estas son las anclas que hacen parecer que las cosas se arrastran. Podría haber grandes problemas, como un empleado que siente que no tiene todo lo que necesita para su función o que el proceso anual de evaluación de desempeño es engorroso e inútil. Abrir un canal para que las personas compartan esto contigo puede ayudarte a levantar esas velas.”
Recurso útil: Frases clave para evaluaciones de desempeño
Analítica de Datos
Automatizar el análisis de datos ayudará a identificar tendencias de desempeño, así como áreas de mejora. Puede ayudar a prevenir narrativas erróneas, proporcionar un mayor contexto sobre la influencia que tiene el empleado en los objetivos empresariales más amplios y ayudar en el proceso de toma de decisiones para futuros ejercicios de definición de objetivos y promociones.
Pasos para implementar la automatización de la gestión del desempeño
Automatizar la gestión del desempeño teniendo en cuenta la experiencia del empleado requiere comprender todos los puntos de contacto y variables que están involucrados.
Esto requiere un proceso paso a paso para asegurar que la automatización apoye la experiencia del empleado que deseas brindar y contribuye a tus esfuerzos de retención y compromiso.
Paso 1: Evaluación
Para entender cómo pueden mejorar los esfuerzos de gestión del desempeño, primero debes tener una imagen clara del proceso actual.
Todos los pasos involucrados deben ser documentados para identificar puntos problemáticos y oportunidades para mejorar la eficiencia y definir cuál es el objetivo de la automatización.
Como parte de esto, también deberás crear una lista de tareas efectivas de gestión del desempeño, considerar cuáles podrían automatizarse y realizar un análisis costo-beneficio de la automatización.
Paso 2: Análisis y selección de herramientas
Comprender las herramientas que pueden ayudarte a automatizar la gestión del desempeño y realizar una auditoría de tu infraestructura actual te permitirá establecer qué funcionalidades te faltan y si tu ecosistema tecnológico de RRHH es capaz de apoyar la automatización de las tareas que has identificado.
Parte de esto es entender qué no necesitas que hagan las nuevas herramientas y con qué interactúan ya tus empleados. Sunder Nookala, cofundador y CEO de Huminos, aborda esto cuando habla sobre experiencias sin fricción para las personas.
“Lo único que podemos hacer prácticamente para construir un mejor mundo laboral es reinventar los procesos de contratación a jubilación y simplificarlos para que el trabajo pueda encontrar al trabajador en su lugar favorito en vez de obligar al trabajador a atravesar múltiples sistemas para hacer su trabajo,” dijo Nookala.
“Por ejemplo, examinemos los procesos de fijación de objetivos y evaluación del desempeño: Un Sistema de Inteligencia Moderno como Huminos permite que tareas diarias como el seguimiento de progreso, la programación de conversaciones 1:1, dar o recibir retroalimentación de agradecimiento o de desarrollo, etc., se realicen dentro de Slack o Microsoft Teams sin cambiar a otra aplicación de software.”
Como punto de partida, consulta nuestra selección del Mejor Software de Gestión del Desempeño.
Paso 3: Consideraciones sobre los datos
El cumplimiento de las normativas de seguridad y privacidad de datos es solo la punta del iceberg cuando se trata de las consideraciones sobre datos que trae consigo la automatización.
Comprender qué tipos de datos se pueden recopilar, los indicadores clave de desempeño (KPI) que pueden respaldar y cómo pueden ser usados y por quiénes son factores clave que determinarán cómo la recopilación y análisis de datos mejorarán el proceso de gestión del desempeño del empleado.
También querrás diseñar con tu equipo de TI cómo la migración de datos desde sistemas actuales hacia nuevas soluciones tecnológicas creará una transición fluida entre los procesos que ya tienes y los nuevos que estarás creando.
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Paso 4: Personalización
Los flujos de trabajo, jerarquías y estructuras de reporte de cada organización son diferentes. Cualquier herramienta de evaluación y proceso que elijas debe personalizarse para ajustarse a las necesidades y objetivos de tu organización, además de integrarse con tu HRIS para agilizar la recopilación y el análisis de datos.
Los programas piloto para probar la viabilidad y eficacia de la automatización a menor escala pueden ayudarte a afinar aún más las herramientas y los procesos y a crear un plan de gestión del cambio que aborde las inquietudes de los empleados sobre lo que la automatización podría significar para su trabajo.
Paso 5: Capacitación
La capacitación integral para los equipos de RRHH y gerentes desempeñará un papel importante en la adopción exitosa de la automatización.
Incorporar la retroalimentación de los interesados involucrados en un programa de capacitación puede ayudarte a perfeccionar los procesos y la experiencia del usuario con tus soluciones tecnológicas antes de la implementación a plena escala.
Midiendo el impacto de la automatización de la gestión del desempeño
El impacto de tus esfuerzos para automatizar puede reflejarse en varios ámbitos, desde la retroalimentación de los empleados hasta encuestas de experiencia y una variedad de métricas que ayudarán a brindar una imagen más clara a los líderes de RRHH.
Algunas métricas destacadas para medir el desempeño incluyen:
- Tiempo ahorrado
- Reducción de errores
- Satisfacción de los empleados
- Tasas de precisión y finalización de cada paso en el proceso de gestión del desempeño
- Resultados generales del desempeño.
Estos son importantes a medida que calculas el retorno de la inversión (ROI) para la automatización y evolucionas tu análisis de costo-beneficio con el tiempo.
¿Quieres aprender más sobre cómo mejorar tu enfoque de gestión del desempeño? Lee nuestro artículo sobre tipos de sistemas de gestión del desempeño y mejores prácticas para implementarlos.
