¿Qué es un software de gestión de activos? Guía completa
La forma tradicional de gestionar activos es ineficiente, especialmente si posees muchos activos. La introducción manual de datos en hojas de cálculo y los frecuentes errores humanos son problemas comunes que limitan la escalabilidad y eficiencia de los métodos tradicionales. Ahí es donde entra en juego el software de gestión de activos, ¿pero qué es exactamente el software de gestión de activos?
En este artículo, te explicaremos qué es un software de gestión de activos y por qué una empresa moderna lo necesita. Además, te daremos una visión general de las características clave que debes buscar en un sistema de gestión de activos para que puedas escoger la mejor herramienta para tu negocio.
¿Qué es un software de gestión de activos?
Las soluciones de software de gestión de activos centralizan los datos de los activos para facilitar el seguimiento de los mismos en toda la organización.
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Las empresas modernas confían en el software de gestión de activos para reducir los costes administrativos asociados con la gestión de activos. Estos sistemas optimizan la gestión ofreciendo una mejor visibilidad de tus activos, permitiéndote optimizar los gastos de reparación y mantenimiento.
¿Qué hace un software de gestión de activos?
El software de gestión de activos consolida los datos de todos los departamentos, así siempre tendrás información en tiempo real para una toma de decisiones efectiva.
Aquí tienes algunos ejemplos de lo que una solución de gestión de activos puede hacer por ti:
1. Facilita la toma de decisiones efectiva
Supongamos que has comprado diez ordenadores con las mismas características. Cinco de estos ordenadores son de un fabricante distinto a los otros cinco.
Ingresas estos activos en tu sistema de gestión de activos. Cinco ordenadores comprados al fabricante A dejaron de funcionar en los siguientes 18 meses. En ese mismo periodo, solo uno de los ordenadores comprados al fabricante B dejó de funcionar.
Como has registrado detalles sobre estos activos en tu sistema, puedes visualizar estos detalles en tu panel y encontrar estos ordenadores entre una lista que podría incluir cientos de activos. Así podrías decidir comprar solo al fabricante B en el futuro y ahorrar mucho dinero a tu empresa.
2. Supervisa el coste de propiedad de los activos
El coste de poseer un activo tiende a incrementarse a medida que se deprecia. Por ejemplo, una máquina puede requerir reparaciones más frecuentes después de varios años de uso. En algunos casos, reemplazar el activo tiene más sentido que repararlo una y otra vez.
Sin embargo, necesitarás un historial preciso de reparaciones y datos de mantenimiento para decidir si debes reemplazar el activo. Para tomar decisiones informadas sobre el reemplazo o mantenimiento de activos, considera utilizar herramientas como sistemas de gestión tributaria empresarial para analizar el coste total de propiedad y los posibles beneficios fiscales.
Si el coste total de propiedad del activo (es decir, el coste de reparación, mantenimiento y operación) supera los beneficios económicos que aporta a la empresa, es momento de reemplazarlo.
3. Acceso sencillo a los datos de los activos
Necesitarás datos sobre los activos para supervisar su rendimiento, tomar decisiones de reparar o reemplazar y comprender las implicaciones fiscales derivadas de la depreciación, entre otros aspectos.
Al utilizar un sistema de gestión de activos, podrás filtrar y acceder a la información de manera mucho más ágil. Podrás buscar información según diferentes parámetros, como ubicación, tipo, garantía o historial de reparaciones.
Acceder a esta información puede ahorrarte mucho tiempo que, de otro modo, gastarías buscando en hojas de cálculo.
4. Cumple con los requisitos del IRS y FASB
El IRS exige que las empresas mantengan registros que permitan verificar cierta información sobre los activos de la empresa.
Necesitas registros que muestren información como el precio de compra, deducciones reclamadas por depreciación, uso de los activos y más. Ejemplos de documentos que pueden demostrar esta información incluyen facturas de compra, cheques cancelados y actas de cierre de bienes raíces.
Las nuevas normas contables de FASB para arrendamientos entrarán en vigor para todos a finales de 2022. Tendrás que ser más riguroso al registrar los activos arrendados.
En lugar de gestionar los datos y documentos de los activos manualmente, un sistema de gestión de activos simplifica el proceso de almacenar los documentos y enviarlos a las partes relevantes cuando sea necesario.
Beneficios del software de gestión de activos
A continuación, te presentamos los beneficios que puedes esperar al implementar una solución sólida de software de gestión de activos:
1. Ahorra tiempo y dinero
El principal beneficio del software de gestión de activos es ahorrar tiempo y dinero. Centralizan todos los datos que necesitas para monitorear los activos y garantizar el cumplimiento sin requerir la entrada manual de datos, y son una parte clave de cualquier sistema integral de gestión de oficinas digital. Esto reduce la carga administrativa, liberando tiempo del equipo y ahorrando dinero a la empresa.
Los datos sobre activos proporcionan información que te ayuda a identificar oportunidades para minimizar los costos. Por ejemplo, puedes notar que algunos activos con muy poca utilización requieren mucho mantenimiento. Podrías decidir vender estos activos y subcontratar las tareas en las que usabas la máquina para ahorrar dinero.
2. Acceso en tiempo real a los registros de activos
Supón que eres un fabricante. Sabes que un programa de mantenimiento preventivo es esencial para minimizar las averías y los costos de reparación de los activos físicos.
Sin embargo, asegurar la consistencia del programa puede ser un reto cuando tienes muchos activos. Ahí es donde un sistema de gestión de activos puede ayudar.
De manera similar, una empresa de software puede tener activos como computadoras, servidores y activos digitales, como una licencia de software. Un sistema de gestión de activos puede proporcionarte la información necesaria para monitorear estos activos y ahorrar mucho dinero.
Por ejemplo, una empresa promedio gasta el doble en activos de software de lo necesario debido a la falta de visibilidad sobre el entorno de software de la empresa.
3. Gestión eficiente del ciclo de vida de los activos
Un activo tiene una vida útil limitada. El desgaste puede hacer que tus activos actuales sean ineficientes o incluso inútiles.
Las soluciones de software de gestión de activos pueden proporcionar datos históricos sobre el ciclo de vida de un tipo de activo. Tener acceso a estos datos puede ayudar a estimar la vida útil de los nuevos activos, permitiéndote planificar los impuestos, los costos de propiedad y la reposición de activos.
Para seguir y monitorear activos como escritorios y equipos de salas de reuniones, el software de reservas de salas de reuniones puede ayudar a identificar quién usó qué, cuándo y con qué frecuencia.
4. Programas de mantenimiento optimizados
El mantenimiento preventivo es clave para aumentar la vida útil de un activo y minimizar los gastos de reparación. El software de gestión de activos puede proporcionar datos de mantenimiento, para que siempre estés preparado ante activos que podrían estar alcanzando el final de su vida útil.
Puedes optimizar el programa de mantenimiento cambiando la rutina de mantenimiento para activos específicos según los datos de mantenimiento. Esto podría ayudar a extender la vida útil del activo. Alternativamente, puede que decidas operar la máquina hasta su fallo.
5. Ayuda a auditores internos y externos
Los auditores necesitan verificar la existencia, valor y ubicación de los activos, entre otros aspectos. Los registros de activos juegan un papel crucial para ayudar a los auditores externos a verificar la validez de los activos según aparecen en tus estados financieros.
Además, los auditores internos pueden utilizar los registros de activos para garantizar que no haya apropiación indebida de activos y que existan controles internos adecuados para proteger los activos de la empresa.
Las soluciones de software de gestión de activos también pueden incluir una función que permite a los auditores internos recibir actualizaciones de estado sobre los activos, permitiéndoles monitorearlos de manera efectiva.
Funciones clave del software de gestión de activos
Las mejores soluciones de software de gestión de activos cuentan con las siguientes funciones:
- Interfaz fácil de usar: Un sistema complejo a menudo anula el propósito de implementarlo. Puede que ahorres dinero al reducir la carga administrativa, pero podrías tener que invertir más en capacitar a tu equipo para usar el sistema si resulta complejo. Necesitas un sistema intuitivo y con una curva de aprendizaje suave.
- Compatibilidad multiplataforma: Selecciona un sistema que funcione en todos los sistemas operativos populares, especialmente si tu equipo realiza mucho trabajo de campo. Una aplicación móvil permite a los empleados actualizar los registros de activos en tiempo real, asegurando que los datos estén siempre actualizados.
- Gestión del mantenimiento: Tu herramienta de gestión de activos debe contar con un módulo de gestión de mantenimiento integrado o poder integrarse con una herramienta externa de mantenimiento como un sistema de gestión del mantenimiento computarizado (CMMS). Deberías ser capaz de planificar el mantenimiento de activos, emitir órdenes de trabajo y hacer seguimiento del progreso usando tu sistema de gestión de activos. Con el mejor software de gestión de activos empresariales, también puedes supervisar el rendimiento de los activos para implementar un programa de mantenimiento predictivo.
- Seguimiento de activos: Las empresas rastrean los activos utilizando diversas tecnologías como código de barras, seguimiento por Bluetooth y RFID. Tu sistema de gestión de activos debe soportar estas tecnologías y los dispositivos que requieren, como lectores de códigos de barras y lectores RFID.
- Informes en tiempo real de los activos: Una vez que tienes los datos recopilados, necesitas interpretarlos. Una hoja de cálculo densa puede resultar intimidante. Sin embargo, un sistema de gestión de activos facilita la interpretación al reportar los datos de los activos de forma visual. Los datos se actualizan en tiempo real para que puedas tomar decisiones inteligentes rápido.
- Registro y salida de activos: A menudo, varios departamentos pueden necesitar usar un activo. Debes poder rastrear el activo a medida que se traslada entre los departamentos, y para ello, tu sistema necesita la función de registro y salida de activos.
Gestiona los activos de forma moderna
¿Por qué gastar tanto tiempo ingresando datos manualmente en una hoja de cálculo? Ahorra tiempo y asegura una mayor precisión de datos con un robusto software de gestión de activos.
Además de ahorrar tiempo y dinero, tendrás acceso a diversas funciones que facilitarán la toma de decisiones inteligentes y simplificarán tus procesos de gestión de activos.
Si estás listo para empezar a evaluar tus opciones, te recomiendo revisar a continuación nuestra guía de precios sobre software de gestión de activos.
Recursos adicionales:
