¿Qué es el software de gestión de activos? Una guía completa
La forma tradicional de gestionar activos es ineficiente, especialmente si posee muchos activos. La introducción manual de datos en hojas de cálculo y los frecuentes errores humanos son problemas comunes que limitan la escalabilidad y la eficiencia de los métodos tradicionales. Ahí es donde entra en juego el software de gestión de activos, pero ¿qué es exactamente el software de gestión de activos?
En este artículo, le explicaremos qué es el software de gestión de activos y por qué una empresa moderna necesita uno. También le ofreceremos una visión general de las características clave que debe buscar en un sistema de gestión de activos para que pueda elegir la mejor herramienta para su empresa.
¿Qué es el software de gestión de activos?
Las soluciones de software de gestión de activos centralizan los datos de los activos para facilitar su seguimiento en toda la organización.
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Las empresas modernas dependen del software de gestión de activos para reducir los costes administrativos asociados a la gestión de activos. Estas soluciones agilizan la gestión de activos al ofrecer una mayor visibilidad de sus activos, lo que le permite optimizar los gastos de reparación y mantenimiento.
¿Qué hace el software de gestión de activos?
El software de gestión de activos consolida los datos de los activos de todos los departamentos, por lo que siempre dispone de información en tiempo real para tomar decisiones eficaces.
Estos son algunos ejemplos de lo que las soluciones de gestión de activos pueden hacer por usted:
1. Facilita la toma de decisiones eficaces
Supongamos que ha comprado diez ordenadores con características equivalentes. Cinco de estos ordenadores son de un fabricante diferente al de los otros cinco.
Introduce estos activos en su solución de software de gestión de activos. Cinco ordenadores comprados al fabricante A dejaron de funcionar durante los 18 meses siguientes. Durante el mismo periodo, solo uno de los ordenadores comprados al fabricante B dejó de funcionar.
Como ha registrado los detalles de estos activos en su sistema, puede consultar esta información en su panel e identificar estos ordenadores en una lista de activos que podría incluir cientos de activos adicionales. Puede decidir comprar únicamente al fabricante B en el futuro y ahorrar mucho dinero a su empresa.
2. Supervisa el coste de propiedad de los activos
El coste de poseer un activo tiende a aumentar a medida que este se deprecia. Por ejemplo, una máquina podría requerir reparaciones más frecuentes después de haberla utilizado durante varios años. En algunos casos, sustituir el activo tiene más sentido que repararlo una y otra vez.
Sin embargo, necesitará un historial preciso de reparaciones y datos de mantenimiento para decidir si debe sustituir el activo. Para tomar decisiones informadas sobre la sustitución o el mantenimiento de activos, considere utilizar herramientas como sistemas de gestión de impuestos empresariales para analizar el coste total de propiedad y los posibles beneficios fiscales.
Si el coste total de poseer el activo (es decir, los costes de reparación, mantenimiento y operación) supera los beneficios económicos que ofrece a la empresa, ha llegado el momento de sustituirlo.
3. Acceso sencillo a los datos de los activos
Necesitará datos de los activos para supervisar su rendimiento, decidir entre repararlos o sustituirlos y comprender las implicaciones fiscales de la depreciación de un activo, entre otras cosas.
Cuando utiliza un sistema de gestión de activos, podrá revisar los datos de los activos con mayor rapidez. Tendrá la opción de buscar datos de activos según diversos parámetros, como su ubicación, tipo, garantía o historial de reparaciones.
El acceso a esta información puede ahorrarle mucho tiempo que, de otro modo, habría dedicado a revisar hojas de cálculo.
4. Cumple los requisitos del IRS y del FASB
El IRS exige a las empresas conservar registros que permitan verificar determinada información sobre los activos de la empresa.
Necesita registros que muestren información como el precio de compra, las deducciones reclamadas por depreciación, el uso de los activos y mucho más. Algunos ejemplos de documentos que pueden ayudar a demostrar esta información son las facturas de compra, los cheques cancelados y las declaraciones de cierre de operaciones inmobiliarias.
Las nuevas normas contables del FASB para arrendamientos serán efectivas para todos a finales de 2022. Tendrá que ser más riguroso al registrar los activos arrendados.
En lugar de gestionar manualmente los datos y documentos de los activos, un sistema de gestión de activos simplifica el proceso de almacenarlos y enviarlos a las partes pertinentes cuando sea necesario.
Beneficios del software de gestión de activos
Estos son los beneficios que puede esperar al implementar una solución sólida de software de gestión de activos:
1. Ahorra tiempo y dinero
El principal beneficio del software de gestión de activos es ahorrar tiempo y dinero. Centraliza todos los datos que necesitas para supervisar los activos y garantizar el cumplimiento sin requerir la introducción manual de datos, y constituye una parte fundamental de cualquier sistema digital integral de gestión de oficinas. Esto reduce la carga administrativa, libera tiempo del equipo y permite ahorrar dinero a la empresa.
Los datos de los activos proporcionan información que te ayuda a identificar oportunidades para minimizar los costos. Por ejemplo, es posible que observes que algunos activos con una utilización mínima requieren mucho mantenimiento. Podrías decidir vender estos activos y subcontratar las tareas para las que utilizabas la máquina con el fin de ahorrar dinero.
2. Acceso en tiempo real a los registros de activos
Supongamos que eres un fabricante. Sabes que un programa de mantenimiento preventivo es esencial para minimizar las averías de las máquinas y los costos de reparación de los activos físicos.
Sin embargo, garantizar la coherencia del programa puede ser complicado cuando tienes muchos activos. Ahí es donde un sistema de gestión de activos puede ayudarte.
Del mismo modo, una empresa de software puede tener activos como computadoras, servidores y activos digitales, como una licencia de software. Un sistema de gestión de activos puede proporcionar la información que necesitas para supervisar estos activos y ahorrar mucho dinero.
Por ejemplo, una empresa promedio gasta el doble en activos de software de lo necesario debido a la falta de visibilidad sobre el entorno de software de la empresa.
3. Gestión eficiente del ciclo de vida de los activos
Un activo tiene una vida útil limitada. El desgaste puede hacer que tus activos actuales sean ineficientes o incluso inútiles.
Las soluciones de software de gestión de activos pueden proporcionar datos históricos sobre el ciclo de vida de un tipo de activo. El acceso a estos datos puede ayudar a estimar la vida útil de los activos nuevos, lo que te permite planificar los impuestos, los costos de propiedad y la sustitución de activos.
Para realizar un seguimiento y supervisar activos como escritorios y equipos de salas de conferencias, el software de reserva de salas de reuniones puede ayudarte a identificar quién utilizó qué, cuándo y con qué frecuencia.
4. Programas de mantenimiento optimizados
El mantenimiento preventivo es fundamental para aumentar la vida útil de un activo y minimizar los gastos de reparación. El software de gestión de activos puede proporcionar datos de mantenimiento, para que siempre estés atento a los activos que podrían estar acercándose al final de su vida útil.
Puedes optimizar el programa de mantenimiento cambiando la rutina de mantenimiento de activos específicos según los datos de mantenimiento. Esto podría ayudar a prolongar la vida útil del activo. Como alternativa, puedes optar por utilizar la máquina hasta que falle.
5. Ayuda a los auditores internos y externos
Los auditores deben verificar, entre otras cosas, la existencia, el valor y la ubicación de los activos. Los registros de activos desempeñan un papel fundamental al ayudar a los auditores externos a verificar la validez de los activos tal como aparecen en los estados financieros.
Además, los auditores internos pueden utilizar los registros de activos para asegurarse de que no se haya producido una apropiación indebida de activos y de que existan controles internos adecuados para proteger los activos de la empresa.
Las soluciones de software de gestión de activos también pueden incluir una función que permita a los auditores internos recibir actualizaciones sobre el estado de los activos, lo que les permite supervisarlos eficazmente.
Características principales del software de gestión de activos
Las mejores soluciones de software de gestión de activos cuentan con las siguientes características:
- Interfaz fácil de usar: Un sistema complejo suele frustrar el propósito de implementarlo. Puede ahorrar dinero gracias a la reducción de la carga de trabajo administrativa, pero quizá deba gastar más en capacitar a su equipo para utilizar el sistema si este es complejo. Necesita un sistema intuitivo y con una curva de aprendizaje sencilla.
- Compatibilidad multiplataforma: Seleccione un sistema que funcione en todos los sistemas operativos populares, especialmente si su equipo realiza mucho trabajo de campo. Una aplicación móvil permite a los empleados actualizar los registros de los activos sobre la marcha, lo que garantiza que los datos estén siempre actualizados.
- Gestión del mantenimiento: Su herramienta de gestión de activos debe contar con un módulo integrado de gestión del mantenimiento o integrarse con una herramienta de mantenimiento externa, como un sistema computarizado de gestión del mantenimiento (CMMS). Debe poder planificar el mantenimiento de los activos, emitir órdenes de trabajo y hacer un seguimiento del progreso mediante su sistema de gestión de activos. Con el mejor producto de software de gestión de activos empresariales, también puede supervisar el rendimiento de los activos para implementar un programa de mantenimiento predictivo.
- Seguimiento de activos: Las empresas realizan un seguimiento de los activos mediante diversas tecnologías, como códigos de barras, seguimiento por Bluetooth y RFID. Su sistema de gestión de activos debe admitir estas tecnologías y los dispositivos que requieren, como lectores de códigos de barras y lectores RFID.
- Informes de activos en tiempo real: Una vez que haya recopilado los datos, debe interpretarlos. Una hoja de cálculo extensa puede parecer intimidante. Sin embargo, un sistema de gestión de activos simplifica la interpretación al presentar visualmente los datos de los activos. Los datos se actualizan en tiempo real para que pueda tomar decisiones acertadas rápidamente.
- Registro y salida de activos: A menudo, varios departamentos pueden necesitar utilizar un activo. Debe poder realizar un seguimiento del activo mientras se desplaza entre departamentos y, para ello, su sistema necesita la función de registro y salida.
Gestione los activos de forma moderna
¿Por qué dedicar tanto tiempo a introducir datos manualmente en una hoja de cálculo? Ahorre tiempo y garantice una precisión de datos mucho mayor con un sólido producto de software de gestión de activos.
Además de ahorrar tiempo y dinero, tendrá acceso a diversas funciones que facilitarán la toma de decisiones fundamentadas y agilizarán sus procesos de gestión de activos.
Si está listo para comenzar a evaluar sus opciones, le recomiendo consultar a continuación nuestra guía de precios del software de gestión de activos.
Recursos adicionales:
