Cómo un proceso de RRHH divertido puede mantener a tu equipo enfocado y comprometido

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Tim Reitsma

Construir una empresa en Nueva Zelanda, mudarla a Los Ángeles y luego establecerse en Victoria, Columbia Británica, implica muchos cambios. Mi invitada de hoy comparte su viaje como cofundadora y ofrece consejos prácticos sobre cómo concentrarse en tu equipo cuando no tienes una persona dedicada a RRHH.

Gracias por sintonizar. Soy Tim Reitsma, el anfitrión habitual de People Managing People. Bienvenido al podcast donde las personas gestionan personas. Y queremos liderar y gestionar mejor. Somos propietarios, fundadores, emprendedores. Somos gerentes intermedios. Lideramos equipos.

Gestionamos personas. Y sí, hacemos recursos humanos, pero no somos RRHH, al menos no en el sentido tradicional. Nuestra misión es ayudar a las personas a liderar y gestionar sus equipos y organizaciones para que funcionen de manera efectiva. Así que si quieres liderar y gestionar mejor, si quieres convertirte en un mejor líder organizacional y un gestor de personas más efectivo, únete a nosotros.

La gente escucha el podcast para encontrar los consejos, trucos y herramientas que necesitas para reclutar, retener, gestionar y liderar a tu gente en la organización de manera más efectiva. Y mientras escuchas el programa, por favor suscríbete y únete a nuestra lista de correo en peoplemanagingpeople.com para mantenerte al día con todo lo que está sucediendo.

Bienvenida al podcast, Annabel, es un placer tenerte con nosotros. Y sí, para nuestros invitados o nuestros oyentes, ¿por qué no te presentas, nos cuentas quién eres y a qué te dedicas? Me encantaría conocer tu camino como emprendedora.

Annabel Youens

Por supuesto. Gracias por invitarme, Tim. Mi nombre es Annabel Youens. Soy cofundadora y directora de marketing en Appreciation Engine. Somos una startup dedicada a ayudar a empresas a nivel empresarial a entender mejor a sus fans. Y nos enfocamos mucho en especial en la industria musical, ayudando a los sellos discográficos a comprender lo que realmente les interesa a sus fans un mes y qué han dejado de escuchar.

Eso les ayuda mucho en su marketing. Y al final, se trata de ayudar al fan a conseguir la música que quiere. Así que actualmente estamos en Victoria, tenemos miembros del equipo en el extranjero, en Nueva Zelanda y aquí en Victoria. Y además dirijo la empresa junto a mi marido. Así que, ya sabes, todo pasa en mi vida y en casa con el negocio y nuestra vida personal. Sí.

Tim Reitsma

¿Ustedes hablan de algo más además de Appreciation Engine?

Annabel Youens

Cuando tuvimos a nuestra hija, definitivamente hablamos de ella. Creo que puede ser un reto desconectarse del trabajo. Es gracioso. Jeff y yo llevamos trabajando juntos casi 20 años. Cuando empezamos con un par de startups, era nuestra primera vez trabajando realmente juntos y entendiendo cómo se vería eso.

Y yo tenía una regla estrictísima: a las cinco de la tarde, no se habla de negocios. Y era muy estricta con ese tema. Pero al final, Jeff encontraba eso frustrante porque si tenía una idea o quería charlar sobre algo, eso no necesariamente ocurre entre las nueve y las cinco.

Así que con los años he dejado eso de lado y he aceptado que hay una mezcla en mi vida. ¿Y cómo no va a haberla si están tan fusionados? Así que ahora está bien. Pero honestamente, a veces salimos a cenar solos y le digo: ¿podemos no hablar de trabajo un rato? Porque es tan fácil, nos encanta lo que hacemos y te absorbe, pero sí, necesitas ese espacio mental lejos del trabajo.

Tim Reitsma

Estaba hablando con un colega sobre nuestras pobres parejas que nos escuchan todo el tiempo. Yo no trabajo con mi esposa, así que puedo imaginar esas conversaciones cuando se comparte el trabajo y la crianza. Así que, sí, debe ser bastante loco. No es común tener varias startups durante 20 años con la misma pareja y terminar en Appreciation Engine, que lleva ya diez años.

Annabel Youens

Sí, así es.

Tim Reitsma

Entonces, 10 años. ¿Qué los llevó a empezar Appreciation Engine?

Annabel Youens

Eso fue en 2009 y mi esposo y yo estábamos viviendo en Nueva Zelanda. Salimos de Victoria porque Jeff consiguió trabajo en el extranjero y planeamos vivir allí dos años, trabajar y explorar el Pacífico Sur. Pero terminamos quedándonos mucho más tiempo, en total 10 años. Pero en 2009 la industria musical estaba en un momento muy extraño. En ese entonces, los fans eran demandados por los sellos por descargar música, y estaban surgiendo servicios geniales. Twitter había llegado, SoundCloud era muy popular sobre todo entre músicos independientes. Lanzar música ahí era lo máximo.

Flickr era donde todos compartían arte que creaban y fotos. Pensábamos que todo ese marketing de boca en boca que los fans hacían —compartían enlaces de SoundCloud, imágenes de bandas, conversaban en Twitter—, debía haber una forma mejor para que sellos y bandas reconocieran ese gran trabajo de los fans.

De ahí nació Appreciation Engine. El concepto central es: ¿cómo vas a agradecer a tus fans si no los entiendes? Hay tanto contenido en línea que es imposible hacerlo manualmente. Si miras, por ejemplo, solo Twitter y sus estadísticas, puedes ver que cien mil personas hablaron de tu banda. Pero ¿quiénes son en realidad? ¿Cómo los contactas y les agradeces? Así empezó todo. Y hemos visto la industria musical cambiar mucho y finalmente abrazar lo digital, cuando en 2009 se resistía.

Tim Reitsma

Presentar tecnología nueva o nuevas formas de obtener información, especialmente en una industria que ha evolucionado pero da miedo a veces. ¿Cómo superaron esa resistencia de las grandes compañías musicales?

Annabel Youens

Se trata de encontrar a la persona adecuada que vea tu visión y el potencial. En Nueva Zelanda, comenzamos a trabajar con una banda llamada Mint Chicks, ahora Unknown Mortal Orchestra. Rubin, uno de los hermanos, era el principal, estaba dejando su sello (Warner) y buscaba un servicio que usara estas plataformas online. Nos presentaron a ellos y Rubin y yo trabajamos muy duro juntos.

Eso ayudó mucho al éxito, porque él entiende tanto de música como de negocio. Tuvimos una campaña muy exitosa: hicimos streaming en vivo, fans crearon videos, portadas de discos, mucha colaboración banda-fans, ¡hasta sacaron un single en un USB! Luego pudimos trabajar con más sellos en Nueva Zelanda y Australia. Se trata de demostrar el éxito para que otros digan: "Eso se ve interesante, lo quiero probar".

Así pudimos recaudar capital semilla y nos mudamos a Los Ángeles, porque aunque Nueva Zelanda es un gran lugar para probar tecnología, si quieres escalar tienes que ir donde está la música: LA o Nueva York. Como crecí en Canadá, no quería nieve, así que fuimos a LA, inmersos en la industria.

Fue un gran shock pasar de pequeña Nueva Zelanda a enorme LA y ver miles de agencias digitales haciendo campañas creativas para artistas y equipos. Hicimos algunas campañas grandes, muy exitosas. Pero lo que nos hacía diferentes era nuestra tecnología básica. Nos dimos cuenta de que debíamos dejar de hacer campañas para agencias y ser proveedores de tecnología para otros. Eso implicó un gran cambio, tuvimos que despedir al equipo en Nueva Zelanda y Jeff y yo pasamos seis meses sin salario para enfocarnos en el cambio, lo que fue muy duro en el camino emprendedor.

Tim Reitsma

Cuando pruebas una idea en Nueva Zelanda y la llevas a LA, donde hay muchas otras organizaciones, te das cuenta que tu tecnología es lo que te diferencia y pasas de agencia a empresa tecnológica en poco tiempo, moviendo equipo y recursos. Ahora están en Victoria, imagino largas conversaciones y decisiones.

Annabel Youens

Es difícil tomar decisiones sin dejarte llevar por lo emocional, especialmente cuando tienes un gran equipo. Ahora mismo muchas empresas pasan por eso con COVID, deben adaptarse y cambiar equipos. Cuando el modelo en LA empezó a funcionar, notamos que aunque estábamos en LA trabajando con sellos, por la distancia y el tráfico la gente prefería una reunión por Zoom.

Después de un año y medio, nos dimos cuenta de que podíamos hacer el trabajo desde cualquier parte. Queríamos volver a Victoria, teníamos familia allí y habíamos estudiado ahí. Presenté la idea al consejo directivo, tenía miedo que dijeran que teníamos que quedarnos en LA, pero fueron muy comprensivos. Este apoyo refleja que si estás feliz y rodeado de tu gente, el negocio es más exitoso. Volvimos a Victoria y meses después firmamos un contrato global con otro sello importante. Mucho se debió a volver a casa y sentirnos apoyados. Victoria es muy acogedora.

Comparado con trabajar en LA, Victoria es el día y la noche. En LA, estábamos en WeWork junto a otras startups recibiendo millones en financiamiento en cafeterías, pero a veces realmente ni trabajaban. Aquí en Victoria hay una red de contactos, todos te ayudan, puedes escribir a cualquier emprendedor y te harán un hueco para hablarte. Eso ahí no pasa. Es más acorde a nuestro modo de ver los negocios. Si estás donde eres feliz, te irá mejor a ti y a tu empresa.

Tim Reitsma

Qué interesante viaje y aprendizajes. Ese sistema de apoyo te ayuda a crecer como individuo y organización. Hablemos del crecimiento de la empresa. Han crecido, la tecnología se ha adoptado en la música y otras industrias. ¿Han crecido el equipo en Victoria o trabajan de manera remota?

Annabel Youens

Buena pregunta. Todavía tenemos miembros en Nueva Zelanda, sobre todo Mike, uno de nuestros programadores jefe, quien lleva 20 años con nosotros. Él siempre trabajó a distancia. El equipo en Victoria crece, fue una de las razones para volver. Hay mucho talento en Victoria y gente buscando trabajos interesantes. El sector tecnológico es muy distinto de cuando me fui en 2001. Mucha gente quiere mudarse a Victoria, bueno para reclutar. Estamos creciendo.

Es un reto. Al principio te preguntas si tienes un producto-mercado, si lo comprarán. Cuando empieza a vender, necesitas gente que ayude a tus clientes y surge otro reto: ¿cómo integras a alguien nuevo, que no conoce tu empresa ni su cultura?

Ese componente de personas crece y ocupa más tiempo. Muchos fundadores lo dejan para luego porque hay otras urgencias, es comprensible, pero no puedes postergar los temas de personas. Hay que hacer el trabajo, porque rinde frutos. Si tienes gente feliz y reconocida, tu negocio será más exitoso que si solo hacen lo básico.

Tim Reitsma

Eso está respaldado por investigaciones en libros de negocios: no basta con dar un salario razonable. Se trata de crear gente feliz y con propósito. ¿Cómo se crea eso? Algunos hablan de visión o valores claros. ¿Qué otra cosa ayuda para lograr personas alineadas y motivadas?

Annabel Youens

Cambia según el tamaño del equipo. En nuestro caso, los managers hacemos reuniones individuales semanales, muy importantes para saber cómo están los miembros. También hacemos revisiones trimestrales que se resumen en evaluaciones anuales.

A veces parece mucho papeleo y repetitivo, pero desde que implementamos este sistema hace casi dos años, nos ha ido muy bien. En la revisión trimestral se identifican los objetivos clave de cada miembro y a qué metas generales contribuyen. Así cada tres meses verifico con cada uno qué se está logrando.

Es importante que ese ciclo exista, aunque parezca arduo establecerlo y mantenerlo. No tengo persona de RRHH, pero recurro a un experto en RRHH cuando lo necesito, por ejemplo, para crear un libro de políticas. Nosotros no tenemos un manual típico de políticas y procedimientos, sino uno llamado "Lo que hacemos y cómo lo hacemos", con un lenguaje simple y claro, donde explicamos incluso que damos toda la semana de Navidad libre porque no tiene sentido trabajar esos días.

Intentamos hacer nuestras políticas atractivas y no aburridas. El experto verifica que todo cumpla las leyes provinciales y federales. Puede que yo tenga ideas y él me diga: eso no se puede hacer legalmente aquí, así que me ayuda a ajustarlas.

Para los fundadores que aún no pueden contratar a alguien propio de RRHH, recomiendo buscar expertos en la red que puedan respaldarles.

Tim Reitsma

Buen punto. Para una startup o empresa pequeña, no es necesario contratar a alguien de RRHH desde el inicio, pero sí puede ser útil un consultor por un tiempo para crear estrategias y documentos alineados con la cultura y valores, no solo plantillas legales de internet. Y hay que asegurar el cumplimiento legal, claro.

Annabel Youens

Totalmente.

Tim Reitsma

No queremos problemas legales, como ocurre con el SRE en Canadá. Así que investiguen y pidan consejos. Hablando de procesos 1:1 o revisiones anuales, ¿fue algo proactivo o algún miembro del equipo pidió revisiones?

Annabel Youens

Fue proactivo. Cuando el equipo pasó de seis personas y ya no podía hablar con todos cada día, vi que era necesario que cada uno tuviera autonomía para tomar decisiones.

En las startups siempre surgen imprevistos que te sacan del foco, pero después hay que volver a alinearse. El check-in trimestral lo permite. Usamos Who? Me?, una startup canadiense, para gestionar vacaciones y evaluaciones. Cada miembro puede entrar y ver sus indicadores clave para esos tres meses, así sabe a qué prestar atención.

Esto permite independencia y mantener la visión de conjunto sobre lo que hace cada uno. Yo también lo necesito: ¿qué debo entregar al final del trimestre? ¿Qué prometí a la junta? Es muy útil para todos.

Cada persona es diferente. Algunos usan las reuniones semanales para estar en ruta; otros, la trimestral. Es interesante qué motiva a cada uno: metas de largo o corto plazo.

Necesitas ambos tipos de seguimiento. En empresas donde solo hay revisión anual, ¿cómo puedes evaluar todo un año si solo recuerdas los últimos tres meses?

Tim Reitsma

Me ha pasado. Normalmente terminas corriendo para escribir la evaluación, pides feedback reciente y estiras eso.

Por eso soy fan de los seguimientos regulares y con estructura, no solo para tomar café. ¿Qué logramos juntos? Hablaba con una startup en Vancouver que dice que los objetivos cambian tan rápido que a los meses son irrelevantes. Entonces hay que revisar si los objetivos están alineados con la visión. Luego puedes estructurar bien las reuniones. Existen herramientas tecnológicas, pero mientras sigas y hagas el seguimiento, funcionará.

Annabel Youens

Para mí, todo es a base de plantillas. Tenemos una semanal para las reuniones individuales. Y nuestro plan estratégico se resume en cuatro diapositivas, lo que es importante. No creo que un plan deba ser enorme y complicado que nadie lea jamás. Prefiero tener algo simple sobre lo que moverse en vez de un documento detallado que impida la acción. A veces puedo planear tanto que nunca ejecuto. Por eso me obligo a tener uno simple para centrarme en la acción.

Tim Reitsma

Me pasa igual. Se me da bien planificar, y luego toca rendir cuentas sobre la ejecución. Puedes poner excusas de otras tareas, pero lo importante es hacia dónde vamos como organización.

Me da curiosidad: a medida que el equipo crece, han cambiado de país varias veces, el negocio es exitoso. ¿Qué has aprendido sobre la gestión de personas?

Annabel Youens

Sobre gestión de personas, hay varias cosas, pero creo que lo más importante es que antes creía que existía el equilibrio trabajo-vida, pero ya no. Ahora pienso que cuando una persona llega al trabajo, es una persona íntegra, con todo lo que implica su vida. Puede que se le haya olvidado sacar la basura y esté frustrada, o tenga problemas familiares. Todos traemos eso al trabajo.

Quiero que la gente venga con todo eso porque es lo que los hace únicos. Así surgen soluciones innovadoras y la cultura organizacional. Así que ahora me enfoco en la persona completa y reconozco eso primero.

Por muchos años fui buena contratando y gestionando gente, pero, igual que con mi esposo Jeff, intenté mantener separación. Hoy sé que no la hay: todos somos personas, seamos líderes o parte de un equipo. Eso es clave para el éxito del negocio.

Veo mi trabajo así: si alguien viene a mi empresa para ayudarnos a ser exitosos, mi labor es ayudarle a descubrir qué habilidades quiere desarrollar, para que cuando continúe su carrera o funde algo propio, pueda decir: aquí en EA descubrí eso.

Puede que también averigüe que no le gusta hacer x o y, y eso también está bien. Tal vez no es un consejo, pero sí es el mayor aprendizaje: enfocar en ayudar a la persona a tener éxito y pensar dónde quieren estar en 10 años. Así tu negocio será exitoso y harás un lugar feliz donde trabajar. La mayoría de las veces la gente estará motivada. Eso es clave.

Tim Reitsma

Agradezco eso. Muchas veces olvidamos el aspecto humano del liderazgo y solo pensamos en lo táctico: plantillas de planes de desarrollo, compensaciones, evaluaciones. Pero somos humanos, e intentamos hacerlo lo mejor posible. Como líderes, debemos conectar, inspirar y ayudar a crecer. No se trata solo de decir: aquí tienes una pala, cava. ¿Dónde te ves en 5 o 10 años? ¿Sigues encajando en la organización, o podemos ayudarte a crecer fuera? Y eso también se refleja en las reuniones individuales y todo lo que hablamos. Hay plantillas, sí, pero a menos que alguien esté inspirado, no le importará la plantilla.

Annabel Youens

Exacto. Si no, son aburridas.

Tim Reitsma

Estoy creando muchas plantillas en un contrato actual y me doy cuenta que se necesita mucho más: no basta con lanzar la plantilla, hay que alinear e inspirar a la gente. Hay intención detrás de cada cosa.

Annabel Youens

Exacto, y mucho de esto para mí...

Mi formación es en escritura creativa. Fui novelista, quién sabe si lo volveré a ser.

Tim Reitsma

Tal vez.

Annabel Youens

El lenguaje es tan importante. He leído mucho sobre cultura y la creación de una buena cultura, y el lenguaje es esencial. En todas nuestras plantillas usamos el mismo lenguaje que empleamos en la oficina, como queremos que se comuniquen los miembros. Por ejemplo, tenemos unas rúbricas que todos rellenan, pero como no me quedaba el nombre, las llamé "Stanley Kubrick's" en broma, y ahora todos en la empresa las llaman "Kubrick's". Eso ilustra cómo se crea una cultura.

Me recuerda a aquellas experiencias en campamentos donde inventabas un lenguaje propio que nadie más entendía luego. Eso es lo que pasa aquí: aunque no sea un campamento de verano, ese sentido de unión y hacer algo juntos marca la diferencia.

Solo ahora me doy cuenta por qué sigo en startups: porque me apasiona trabajar con personas, verlas tener éxito, enfrentarse a retos o incluso fracasar. Fallar está bien, aprendamos y encontremos lo próximo. Eso me entusiasma cada día.

Antes, cuando éramos sólo Jeff y yo en plena transición difícil, fue muy duro. Ahora, con todo el equipo, soy más exitosa como persona y empresaria, porque tengo su apoyo. Es genial tener buenos compañeros, porque son las personas con las que más convives en la vida.

Tim Reitsma

Totalmente cierto. Si no disfrutas con quién trabajas, es momento de reflexionar y tal vez habrá cambios pronto.

Annabel Youens

Así es.

Tim Reitsma

Gracias, Annabel, por compartir tu experiencia como emprendedora y tus ideas sobre cómo liderar personas. Me siento inspirado por esta conversación, y estoy seguro que nuestros oyentes también. Si quieren contactarte, la URL es get.theappreciationengine.com, ¿verdad?

Annabel Youens

Sí, así es. Genial. Muchas gracias. Me ha encantado. Me fascina hablar sobre las personas y todas las cosas maravillosas y locas que van con nosotros como humanos.

Tim Reitsma

De nuevo, gracias por la charla, podría seguir hablando...

Antes de comenzar bromeamos sobre si hablaríamos seis horas, ¡y veo que tengo seis horas de preguntas para ti! Lo dejamos para próximos podcasts, ¿te parece?

Annabel Youens

¡Me parece genial! Muchas gracias, Tim.

Tim Reitsma

Gracias, cuídate.

Annabel Youens

Vale, adiós.