4 formas de automatizar el proceso de incorporación de empleados
Proporcionar una experiencia integral de incorporación de empleados es algo que muchas organizaciones descuidan. Según Gallup, solo el 12 % de los empleados afirma que su organización es excelente a la hora de incorporar nuevo personal.
Lo entendemos: las personas están ocupadas y hay muchos proyectos que suceden al mismo tiempo.
¿Cómo puedes gestionar el proceso de incorporación de la manera más eficiente posible, en el menor tiempo posible, y ayudar a tus nuevos empleados a comenzar de la mejor manera?
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Respuesta: incorporación automatizada.
En este artículo, compartiré cómo agilizar la incorporación de nuevas contrataciones al quitar algunas tareas repetitivas de las responsabilidades de Recursos Humanos y los gerentes. Un proceso de incorporación automatizado hará que tus nuevos empleados se sientan bienvenidos, integrados y preparados para empezar con buen pie.
¿Qué es la incorporación automatizada?
La incorporación automatizada se refiere al proceso de incorporar empleados mediante una combinación de flujos de trabajo digitales y software de automatización.
Puedes lograr una incorporación automatizada utilizando diversos sistemas de software, incluido un software de incorporación específico, sistemas de gestión de Recursos Humanos o, en ocasiones, incluso software de contratación.
En esencia, puedes utilizar estas plataformas para automatizar la incorporación de empleados mediante la activación de acciones predefinidas vinculadas a eventos clave del ciclo de vida del nuevo empleado.
Puedes utilizarlas para notificar a las nuevas contrataciones, a los gerentes o a todo tu departamento de Recursos Humanos sobre cualquier tarea de incorporación que esté incompleta, animándolos sutilmente para ayudarles a tener éxito.
En otras ocasiones, el software automatizado de incorporación de empleados solicita a las aplicaciones integradas que modifiquen datos. En general, es una manera sencilla de aumentar el ROI de tu proceso de incorporación.
A continuación, se presentan algunos ejemplos de tareas de incorporación que el software puede automatizar fácilmente:
- Crear nuevas cuentas de usuario dentro del directorio de una empresa
- Conceder acceso a aplicaciones u otros sistemas de software
- Solicitar el equipo que necesitan las nuevas contrataciones
- Programar reuniones de orientación
- Solicitar firmas en documentos de incorporación
- Establecer la conexión entre los nuevos empleados y sus compañeros de apoyo
- Distribuir encuestas de comentarios sobre el proceso de incorporación.
Cualquier proceso que pueda automatizarse mediante un sistema de Recursos Humanos o un sistema de gestión de proyectos debería automatizarse. Esto aumenta la eficiencia y reduce la posibilidad de que algo se pase por alto y afecte negativamente a la percepción que la nueva contratación tiene de la organización.
Pero, antes de profundizar en el por qué de la incorporación automatizada, recapitulemos por qué es un problema en primer lugar.
Desafíos de la incorporación manual de empleados
Si hace tiempo que no lo haces, pero te estás preparando para una avalancha de nuevas contrataciones, esto es lo que debes evitar:
1. Menor eficiencia
Un proceso de incorporación manual requiere mucho tiempo para todas las personas involucradas. Desde el personal de Recursos Humanos hasta los equipos de soporte de TI y los gerentes, completar la lista de verificación de incorporación de cada nueva contratación lleva tiempo.
Además, cuando estás completamente ocupado con proyectos de altos ingresos, la incorporación de empleados no es una prioridad. Y dedicar mucho esfuerzo a personalizar la experiencia de incorporación para los recién llegados solo consumirá más tiempo.
Los procesos tradicionalmente manuales también son engorrosos para las empresas menos maduras con personal limitado. Por ejemplo, documentar los datos de los empleados y asignar tareas de incorporación consume gran parte de su tiempo.
La automatización es una forma de optimizar la incorporación al reducir la cantidad de tareas manuales.
2. Menor entusiasmo de las nuevas contrataciones
Si los nuevos empleados pasan el primer día o la primera semana intentando obtener acceso a aplicaciones, persiguiendo documentos entre todos los sistemas corporativos y pidiendo al gerente que revise las expectativas del puesto, tienes un problema.
Verás, los nuevos empleados cobran impulso con el nuevo trabajo. Y si intentas crear manualmente una experiencia de incorporación motivadora, podrías estar sacrificando la personalización por la rapidez, lo que acaba con el entusiasmo de los recién llegados.
Por eso también es prudente añadir un toque personal a tu proceso de incorporación.
3. Más errores humanos
Las tareas manuales de incorporación son propensas a errores. Por ejemplo, el equipo de RR. HH. podría retrasarse al recopilar y guardar toda la información necesaria de los empleados para la nómina, los beneficios y el cumplimiento de la incorporación.
O podrían olvidarse de almacenar esos datos en todas las ubicaciones necesarias, o incluso olvidar dónde los guardaron.
Estos errores también afectan a tu capacidad para medir el éxito de la incorporación.
Por suerte, el software de automatización puede encargarse por ti de estas tareas de introducción de datos propensas a errores y de otras tareas administrativas.
4. Manual = no escalable
Si tu empresa, como la mayoría, está planificando crecer, querrás eliminar muchos procesos manuales para que las operaciones sean escalables.
Los procesos en los que te basaste para incorporar a tus primeros 10 o 20 empleados podrían haber funcionado entonces, pero las cosas se descontrolarán rápidamente cuando incorpores a un mayor número de personas.
En su lugar, da un paso atrás y busca formas de rediseñar tu programa de incorporación para aprovechar mejor los flujos de trabajo automatizados, las funciones de autoservicio y los procesos fáciles de repetir, como enviar encuestas de incorporación o plantillas para diferentes casos de uso de los empleados.
Como principal persona de contacto de RR. HH. para la incorporación, nadie sabría cómo gestionarla si yo estuviera ausente. Automatizar partes clave del proceso realmente ayudó a resolver esta situación. Una vez que un candidato firmaba su contrato de trabajo, una serie de flujos de trabajo automatizados notificaba a las partes interesadas clave todas las tareas que debían realizar, lo que significaba que nada se pasaba por alto debido a procesos manuales.
Ahora, entremos en los detalles específicos que explican qué puedes automatizar y cómo.
4 pasos para automatizar la incorporación
Si te preguntas qué pasos debes seguir para automatizar tu proceso manual de incorporación, nosotros te ayudamos.
A continuación, he destacado varias áreas clave en las que puedes automatizar tu proceso de contratación, tanto si estás incorporando a nuevos empleados remotos como si se trata de personal presencial.
1. Define las tareas previas a la incorporación
Normalmente haces algunas cosas antes de la fecha de inicio de los nuevos empleados, ¿verdad? La automatización de la incorporación de empleados puede ayudarte enormemente con eso. Solo tienes que seguir los pasos siguientes.
El primero consiste en enumerar las tareas previas a la incorporación que sueles realizar, como las siguientes:
- Crear el perfil del empleado en tu sistema de información de recursos humanos (HRIS) para registrar su puesto, información de contacto, datos bancarios e información fiscal
- Enviar al nuevo empleado un correo electrónico de bienvenida y un formulario para recopilar información como las tallas de ropa (¡para los artículos promocionales de la empresa!) y así poder preparar un paquete de bienvenida
- Añadir una nueva cuenta de usuario a tu plataforma de gestión de identidades (por ejemplo, Active Directory, Okta, etc.)
- Configurar la cuenta del recién llegado en tu sistema de gestión de servicios de TI
- Informar a las partes interesadas clave sobre los datos de la persona contratada
- Añadir al nuevo empleado a los canales adecuados de tu plataforma de mensajería empresarial
- Pedir a su responsable que indique las aplicaciones que necesitará para realizar su trabajo (además del nivel de acceso)
- Notificar al equipo de soporte de TI para que compruebe las licencias disponibles y conceda el acceso
- Avisar al responsable y a los compañeros del recién llegado para que reserven tiempo en sus calendarios para las llamadas de presentación.
En este punto del proceso de incorporación, estás preparado para el primer día de las personas contratadas. Esto significa que estás un paso más cerca de contar con una nueva plantilla que será productiva
2. Estandariza los pasos de orientación
Durante la orientación de un nuevo empleado, te recomendamos:
- Programar una reunión de orientación con las nuevas contrataciones durante su primer día
- Conectar entre sí a las personas contratadas
- Hacer que conozcan individualmente a los nuevos miembros de su equipo
- Distribuir la documentación para nuevas contrataciones y
- Proporcionar específicamente a las nuevas contrataciones un manual completo del empleado o un manual abreviado para el nuevo personal.
Puede sonar abrumador al principio. Pero, con un proceso automatizado de incorporación, no tienes que hacer todo esto manualmente. En su lugar, puedes utilizar flujos de trabajo automatizados para ayudarte.
Solo tienes que saber exactamente cuáles son los pasos de tu flujo de trabajo de orientación para poder configurar la solución de software adecuada que los siga. Así es como aceleras el proceso y consigues coherencia: ejecutando exactamente los mismos pasos cada vez que incorporas a una persona nueva.
Por ejemplo, establece que el flujo de trabajo de orientación incluya añadir a cada nuevo empleado a tu espacio de trabajo de Microsoft SharePoint o a un canal de comunicación empresarial para las nuevas contrataciones.
3. Estructura el flujo de trabajo de incorporación
Hasta ahora, hemos hablado de la orientación, pero el flujo de trabajo de incorporación no termina ahí. El proceso incluye otros flujos de trabajo, como
- Flujos de trabajo de documentación (incluidos los permisos de las cuentas de usuario)
- Flujos de trabajo de formación (incluidos los cuestionarios de evaluación de seguimiento)
- Flujos de trabajo de seguimiento del progreso (incluidos controles periódicos)
- Flujos de trabajo de comentarios (incluidas encuestas de satisfacción)
Pero lo primero es lo primero: debes diseñar un proceso claro que estandarice la experiencia de incorporación tanto como sea posible y proporcione una lista de comprobación del proceso de RR. HH. que puedan seguir las personas encargadas de ejecutar la incorporación. Nuestro consejo es que desarrolles un plan de 30-60-90 días.
Si no sabes qué es eso o cómo hacerlo, consulta nuestra guía sobre cómo redactar un plan de 30-60-90 días para la incorporación en tu organización, que también incluye una plantilla.
Si ya has creado tu plan de incorporación de 30-60-90 días, el siguiente paso es definir lo que debe hacerse en cada etapa del plan. Debe incluir los siguientes elementos:
- Carpetas y documentos de documentación a los que los nuevos empleados necesitan tener acceso
- Cursos de formación o tutoriales internos que deben completar
- Reuniones de seguimiento a las que deben asistir
- Encuestas de satisfacción que deben completar
Una vez hecho esto, estarás listo para automatizar las tareas de incorporación que acabas de estructurar y definir.
4. Invierte en el software adecuado
Considera los pasos y el cronograma de tu plan de 30-60-90 días, además de las funciones involucradas en cada paso. Esa es la información que necesitas para configurar el software automatizado de incorporación de empleados que ejecute los flujos de trabajo que acabas de definir.
Bueno, en realidad, también necesitas un conjunto de herramientas adecuado con capacidades de incorporación automatizada. En otras palabras, necesitas algunos o todos los siguientes sistemas:
- Un sistema de seguimiento de candidatos (ATS)
- Un HRIS
- Una solución de software de firma electrónica
- Una plataforma de comunicación empresarial
- Una plataforma de manual del empleado o un sistema de gestión documental
- Una aplicación para crear formularios en línea
- Una aplicación de almacenamiento en la nube
- Un sistema de gestión del aprendizaje (LMS)
- Una solución de software de automatización de flujos de trabajo que integre todas las aplicaciones anteriores
Es posible que algunos sistemas ya estén integrados o incorporados entre sí. Por ejemplo, algunos HRIS cuentan con software de firma electrónica incorporado, y algunos LMS se integran con plataformas de comunicación empresarial.
Depende de ti evaluar si necesitas una herramienta completamente nueva o si puedes arreglártelas con las soluciones de RR. HH. que ya tienes. También tendrás que elegir qué tipo de software de incorporación es mejor adquirir: plataformas con tanta funcionalidad incorporada como sea posible o sistemas de RR. HH. independientes.
También tendrás que evaluar los precios del software de incorporación para determinar cuál es la mejor opción para tu presupuesto.
¿Qué pueden automatizar estos sistemas de software?
Decidas lo que decidas, estos son algunos ejemplos de lo que una plataforma de automatización de flujos de trabajo puede hacer por ti (automáticamente):
- Activar el flujo de trabajo previo a la incorporación en cuanto marques a un candidato como contratado en el ATS
- Pedirle a tu software de firma electrónica que
- Envíe los contratos de los empleados para que todas las partes requeridas los revisen y firmen en un orden predefinido (esto también es algo con lo que la IA en la gestión de contratos puede ayudar)
- Recuerde a esas partes las fechas límite
- Les notifique en tiempo real sobre las firmas recopiladas
- Reenvíe los contratos firmados a tu aplicación de almacenamiento en la nube
- Indique al HRIS que envíe formularios en línea a las nuevas contrataciones para recopilar sus datos como empleados
- Solicite a tu plataforma de comunicación empresarial que
- Añada a los recién llegados a un canal de incorporación
- Los presente a sus respectivos compañeros de incorporación
- Sugiera a los nuevos empleados que consulten los vídeos corporativos, los manuales de políticas y procedimientos, la documentación sobre beneficios para empleados y los organigramas en la aplicación de almacenamiento en la nube
- Se comunique con tu LMS para
- Inscribir a los nuevos empleados en las rutas de aprendizaje pertinentes
- Compartir enlaces a los cursos o módulos de formación adecuados cuando llegue el momento indicado
- Notificar a los compañeros de incorporación correspondientes sobre el progreso de los recién llegados en el programa de formación de incorporación
Además, el software de automatización de flujos de trabajo se encarga de estas tareas:
- Encargar al equipo de soporte informático que proporcione el software para el nuevo empleado
- Asignar compañeros de incorporación a cada nueva contratación
- Notificar a esos compañeros sobre la asignación
- Programar reuniones de orientación, llamadas de incorporación para conocer al equipo y revisiones periódicas con los recién llegados en los calendarios de las personas implicadas
- Enviar recordatorios oportunos a esas personas
Cómo automatizar la desvinculación
Al igual que la automatización mejora la incorporación, también puede simplificar y agilizar tu proceso de desvinculación.
Utilizar la automatización y la IA en la desvinculación de empleados para esta parte final del ciclo de vida del empleado reduce las cargas administrativas y garantiza que nada importante pase desapercibido.
A continuación, se presentan varias formas de automatizar el proceso de desvinculación de empleados mediante software de RR. HH.:
- Programa una entrevista de salida. Configura una automatización para enviar automáticamente a los empleados que se van una invitación a una entrevista de salida, con un enlace para programarla y una copia de tu cuestionario de entrevista de salida. Esto ayudará a tu equipo a recopilar comentarios valiosos y, al mismo tiempo, hará que la transición sea sencilla para el empleado.
- Notifica a los empleados cuándo terminará su cobertura de beneficios. Tus empleados salientes querrán saber cuándo finalizarán sus beneficios y si tienen alguna opción para continuar con su cobertura de forma privada, como COBRA en EE. UU. o planes equivalentes en otros países. Esto garantiza la transparencia y ayuda a los empleados a tomar decisiones informadas sobre su cobertura.
- Revoca automáticamente el acceso a los sistemas y las cuentas de usuario. Puedes utilizar la automatización para desactivar las cuentas del empleado que se va en todos los sistemas de la empresa, incluidos el correo electrónico, las herramientas de gestión de proyectos y el software de RR. HH., en su último día laborable. Esto evita riesgos de seguridad y garantiza el cumplimiento de las políticas de protección de datos.
- Genera documentos estándar para el personal que se va. Si tu empresa tiene información confidencial que deseas proteger, puedes pedir a los empleados que se van que completen un acuerdo de confidencialidad. Puedes automatizar este proceso para garantizar que todos los empleados con acceso a información confidencial reciban este formulario.
- Rastrea y recupera los activos de la empresa. Configura un flujo de trabajo automatizado que notifique a los equipos de TI y de instalaciones sobre los equipos propiedad de la empresa (por ejemplo, ordenadores portátiles, credenciales de acceso y dispositivos móviles) que deben devolverse. Esto mantiene actualizados los registros de activos y evita la pérdida de recursos valiosos.
- Retira al empleado de los directorios internos y las estructuras de los equipos. Utiliza una automatización del software de RR. HH. para actualizar automáticamente los organigramas, los grupos de correo electrónico, los canales de Slack y los directorios internos. Esto mantiene actualizadas las herramientas de comunicación y evita confusiones sobre la situación del empleado.
- Envía un anuncio de despedida. Automatiza un correo electrónico de despedida para toda la empresa o para un equipo específico con el fin de reconocer las contribuciones del empleado y comunicar los detalles de su salida. Esto fomenta una experiencia positiva de desvinculación y ayuda a los empleados restantes a prepararse para cualquier transición.
Para coordinar pasos como estos en un solo lugar, los equipos pueden utilizar un software de incorporación y desvinculación para automatizar flujos de trabajo, gestionar cambios de acceso, asignar tareas y hacer un seguimiento del progreso.
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