4 formas de automatizar el proceso de incorporación de empleados
Brindar una experiencia integral de incorporación de empleados es algo que muchas organizaciones descuidan. Según Gallup, solo el 12% de los empleados afirma que su organización es excelente integrando a nuevo personal.
Lo entendemos, la gente está ocupada y hay un montón de proyectos ocurriendo al mismo tiempo.
¿Cómo puedes gestionar el proceso de incorporación de la forma más eficiente posible en el menor tiempo y ayudar a que tus nuevos empleados tengan el mejor comienzo posible?
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Respuesta: incorporación automatizada.
En este artículo, compartiré cómo optimizar la integración de nuevas contrataciones quitando algunas tareas repetitivas de las manos de RRHH y de los responsables. Un proceso de incorporación automatizado hará que tus nuevos empleados se sientan bienvenidos, integrados y preparados para rendir desde el primer momento.
¿Qué es la incorporación automatizada?
La incorporación automatizada se refiere al proceso de integración de empleados utilizando una combinación de flujos de trabajo digitales y software de automatización.
Puedes lograr la incorporación automatizada utilizando diferentes sistemas de software, incluyendo software específico de onboarding, sistemas de gestión de recursos humanos o incluso con software de reclutamiento.
En esencia, puedes utilizar estas plataformas para automatizar la incorporación de empleados activando acciones predefinidas que están vinculadas a eventos clave dentro del ciclo de vida del nuevo empleado.
Puedes usarlas para notificar a nuevos empleados, responsables o a todo el departamento de RRHH sobre cualquier tarea de onboarding pendiente, recordándoles amablemente para ayudarles a tener éxito.
En otras ocasiones, el software automatizado de onboarding de empleados solicita a aplicaciones integradas que cambien datos. En general, es una forma sencilla de aumentar el retorno de inversión de tu proceso de onboarding.
A continuación, algunos ejemplos de tareas de onboarding que el software puede automatizar fácilmente:
- Crear nuevas cuentas de usuario en el directorio de la empresa
- Conceder acceso a aplicaciones u otros sistemas de software
- Solicitar el equipo que necesitan los nuevos empleados
- Programar reuniones de orientación
- Solicitar firmas en los documentos de onboarding
- Establecer la conexión entre los nuevos empleados y sus compañeros de referencia
- Distribuir encuestas de retroalimentación sobre el proceso de onboarding.
Cualquier proceso que pueda automatizarse a través de un sistema de RRHH o un sistema de gestión de proyectos, debería automatizarse. Esto incrementa la eficiencia y reduce la posibilidad de que se escapen cosas y afecten negativamente la percepción de la organización por parte del nuevo empleado.
Pero, antes de entrar en profundidad sobre el por qué de la incorporación automatizada, recordemos por qué este es un problema en primer lugar.
Retos de la incorporación manual de empleados
Si no lo has hecho en un tiempo pero te estás preparando para una avalancha de nuevas incorporaciones, esto es lo que debes evitar:
1. Menor eficiencia
Un proceso de onboarding manual consume mucho tiempo para todos los involucrados. Desde el personal de RRHH hasta el equipo de soporte técnico y los responsables, marcar todas las tareas de la lista de verificación de onboarding para cada nuevo empleado lleva tiempo.
Además, cuando estás tan inmerso en proyectos de alto ingreso, el onboarding de empleados no es una prioridad. Y dedicar mucho tiempo a personalizar la experiencia de onboarding para los recién llegados solo va a consumir aún más tu tiempo.
Los procesos tradicionalmente manuales también resultan engorrosos para empresas menos maduras con poco personal. Por ejemplo, documentar los datos de los empleados y asignar tareas de integración consume gran parte de su tiempo.
La automatización es una forma de optimizar el onboarding al reducir la cantidad de tareas manuales.
2. Menor entusiasmo de los nuevos empleados
Si los nuevos empleados pasan el primer día o semana intentando acceder a aplicaciones, buscando documentos en todos los sistemas corporativos y pidiendo a su responsable que les explique las expectativas del puesto, tienes un problema.
Verás, los nuevos empleados toman impulso con el nuevo trabajo. Y si intentas construir una experiencia de incorporación motivadora de forma manual, podrías estar sacrificando la personalización por la rapidez, lo que mata el entusiasmo de los recién llegados.
Por eso también es recomendable agregar un toque personal a tu proceso de incorporación.
3. Más errores humanos
Las tareas manuales de incorporación son propensas a errores. Por ejemplo, el equipo de RR. HH. podría retrasarse en recopilar y guardar toda la información requerida del empleado para la nómina, beneficios y cumplimiento de incorporación.
O tal vez olviden almacenar esos datos en todas las ubicaciones necesarias, o incluso pueden olvidar dónde los guardaron.
Estos errores también afectan tu capacidad para medir el éxito de la incorporación.
Por suerte, el software de automatización puede encargarse de estas tareas administrativas y de ingreso de datos propensas a errores por ti.
4. Manual = No escalable
Si tu empresa, como la mayoría, planea crecer, querrás eliminar muchos procesos manuales para que las cosas sean escalables.
Los procesos en los que confiaste para incorporar a tus primeros 10 o 20 empleados quizás funcionaron en aquel entonces, pero todo se saldrá de control rápidamente cuando incorpores a más personas.
En cambio, da un paso atrás y busca formas de rediseñar tu programa de incorporación para aprovechar mejor los flujos de trabajo automatizados, las funciones de autoservicio y los procesos fácilmente repetibles, como enviar encuestas de incorporación o plantillas para diferentes casos de uso de empleados.
Como el principal contacto de RR. HH. para la incorporación, nadie sabría cómo manejarlo si yo no estuviera. Automatizar partes clave del proceso realmente ayudó a solucionar esto. Una vez que un candidato firmaba su contrato de trabajo, una serie de flujos de trabajo automatizados notificaban a los interesados relevantes sobre todas sus tareas requeridas, lo que significaba que nada se pasaba por alto debido a procesos manuales.
Ahora, veamos los detalles específicos que explican qué puedes automatizar y cómo.
4 Pasos para automatizar la incorporación
Si te preguntas cuáles son los pasos que debes seguir para automatizar tu proceso manual de incorporación, aquí te lo contamos.
A continuación, he resaltado varias áreas clave donde puedes automatizar tu proceso de contratación, ya sea que estés integrando a nuevos empleados remotos o personal presencial.
1. Define las tareas previas a la incorporación
Sueles hacer algunas cosas antes de la fecha de inicio de los nuevos empleados, ¿verdad? La automatización del onboarding de empleados puede serte de gran ayuda para esto. Solo sigue los siguientes pasos.
La primera consiste en enumerar las tareas previas a la incorporación que sueles llevar a cabo, tales como:
- Crear el perfil del empleado en tu sistema de información de recursos humanos (HRIS) para registrar su rol, información de contacto, datos bancarios e información fiscal
- Enviar al nuevo empleado un correo electrónico de bienvenida y un formulario para recopilar información como las tallas de ropa (¡para el merchandising de la empresa!), de modo que puedas preparar un paquete de bienvenida
- Agregar una nueva cuenta de usuario a tu plataforma de gestión de identidades (por ejemplo, Active Directory, Okta, etc.)
- Configurar la cuenta del recién incorporado en tu sistema de gestión de servicios de TI
- Informar a los principales interesados los detalles del nuevo empleado
- Agregar al nuevo empleado a los canales correspondientes en tu plataforma de mensajería empresarial
- Pedir a su gerente que indique las aplicaciones que necesitará para realizar su trabajo (además del nivel de acceso requerido)
- Notificar al equipo de soporte de TI para que revise las licencias disponibles y otorgue acceso
- Alertar al gerente y compañeros del nuevo empleado para que reserven tiempo en sus calendarios para las llamadas de presentación.
En este punto del proceso de incorporación, ya estás preparado para el primer día de los nuevos empleados. Esto significa que estás un paso más cerca de tener una nueva fuerza laboral que será productiva
2. Estandariza los pasos de la orientación
Durante la orientación de un nuevo empleado, te recomendamos que:
- Agendes una reunión de orientación con los nuevos empleados en su primer día
- Conectes a los nuevos empleados entre sí
- Hagas que conozcan individualmente a los miembros de su nuevo equipo
- Distribuyas la documentación para nuevos empleados y
- Proporciones a los nuevos empleados un manual del empleado completo o un manual reducido para nuevo personal, específicamente.
Puede parecer abrumador al principio. Sin embargo, con un proceso de integración automatizado, no tienes que hacer todo esto manualmente. En su lugar, puedes utilizar flujos de trabajo automatizados para ayudarte.
Sólo tienes que saber exactamente cuáles son los pasos en tu flujo de orientación para poder configurar la solución de software adecuada que los siga. Así es como aceleras el proceso y logras consistencia: ejecutando exactamente los mismos pasos cada vez que integras a un nuevo empleado.
Por ejemplo, define que el flujo de orientación incluya agregar a cada nuevo empleado al espacio de trabajo de Microsoft SharePoint de tu empresa, o a un canal de comunicación empresarial para nuevos empleados.
3. Estructura el flujo de trabajo de la integración
Hasta ahora hemos hablado de la orientación, pero el flujo de trabajo de integración no termina ahí. El proceso incluye otros flujos de trabajo, como
- Flujos de trabajo de documentación (incluyendo permisos de cuenta de usuario)
- Flujos de trabajo de capacitación (incluyendo exámenes de evaluación posteriores)
- Flujos de seguimiento de avances (incluyendo reuniones de chequeo regulares)
- Flujos de retroalimentación (incluyendo encuestas de satisfacción)
Pero primero lo primero: debes diseñar un proceso claro que estandarice la experiencia de integración tanto como sea posible, y proporcione una lista de verificación de procesos de RRHH para quienes ejecutan la integración. Nuestro consejo es que desarrolles un plan 30-60-90 días.
Si no sabes qué es esto o cómo hacerlo, revisa nuestra guía sobre cómo escribir un plan 30-60-90 días para la integración en tu organización, que también incluye una plantilla.
Si ya has creado tu plan de integración de 30-60-90 días, el siguiente paso es definir, en cada etapa del plan. Debe incluir los siguientes elementos:
- Carpetas de documentación y documentos a los que los nuevos empleados necesitan acceso
- Los cursos o tutoriales internos de capacitación que deben completar
- Reuniones de seguimiento a las que deben asistir
- Encuestas de satisfacción que deben completar
Una vez hecho esto, ya estás listo para automatizar las tareas de integración que acabas de estructurar y definir.
4. Invierte en el software adecuado
Ten en cuenta los pasos y el cronograma de tu plan 30-60-90 días, además de los roles implicados en cada paso. Esto es la información clave que necesitas para configurar el software de integración automatizada de empleados y ejecutar los flujos de trabajo que acabas de definir.
En realidad, también necesitas un conjunto de herramientas adecuado con capacidades de integración automatizada. Dicho de otra manera, necesitas algunos o todos los siguientes sistemas:
- Un sistema de seguimiento de candidatos (ATS)
- Un HRIS
- Una solución de software de firma electrónica
- Una plataforma de comunicación empresarial
- Una plataforma de manual del empleado o sistema de gestión documental
- Una app para crear formularios en línea
- Una app de almacenamiento en la nube
- Un sistema de gestión de aprendizaje (LMS)
- Una solución de software de automatización de flujos de trabajo que integre todas las aplicaciones anteriores
Puede que descubras que algunos sistemas ya vienen integrados o conectados entre sí. Por ejemplo, algunos HRIS cuentan con software de firma electrónica incorporado y algunas LMS se integran con plataformas de comunicación empresarial.
Depende de ti evaluar si necesitas una herramienta completamente nueva o si puedes arreglártelas con las soluciones de RRHH que ya tienes. También deberás elegir qué tipo de software de incorporación es mejor adquirir: plataformas con la mayor funcionalidad incorporada posible o sistemas de RRHH independientes.
Además, deberás analizar el precio del software de incorporación para determinar la mejor opción para tu presupuesto.
¿Qué pueden automatizar estos sistemas de software?
Decidas lo que decidas, estos son ejemplos de lo que una plataforma de automatización de flujos de trabajo puede hacer por ti (de forma automática):
- Activar el flujo de trabajo previo a la incorporación tan pronto como marques a una persona candidata como contratada en el ATS
- Pedir a tu software de firma electrónica que
- Envíe los contratos laborales para su revisión y firma por todas las partes requeridas en un orden predefinido (esto también es algo para lo que la IA en la gestión de contratos puede ser útil)
- Recordar a esas partes los plazos establecidos
- Notificarlas de la recepción de las firmas en tiempo real
- Enviar los contratos firmados a tu aplicación de almacenamiento en la nube
- Indicar al HRIS que envíe a las nuevas incorporaciones formularios online para recopilar sus datos de empleado
- Solicitar a tu plataforma de comunicación empresarial que
- Añada a los nuevos empleados a un canal de onboarding
- Los presente a sus compañeros de apoyo asignados al proceso de incorporación
- Sugiera a los nuevos empleados consultar los videos corporativos, libros de políticas y procedimientos, documentación de beneficios para empleados, y organigramas en la aplicación de almacenamiento en la nube
- Comunicarse con tu LMS para
- Matricular a los nuevos empleados en las rutas de aprendizaje correspondientes
- Compartir enlaces a los cursos o módulos de formación adecuados cuando sea el momento oportuno
- Notificar a los compañeros de onboarding correspondientes sobre el progreso de los nuevos empleados en el programa de formación de incorporación
Además, el software de automatización de flujos de trabajo te quita de encima estas tareas:
- Encargar al equipo de soporte informático la provisión de software para el nuevo empleado
- Asignar compañeros de bienvenida a cada nueva incorporación
- Notificar a estos compañeros sobre la asignación
- Programar reuniones de orientación, llamadas de bienvenida al equipo y revisiones regulares para los nuevos empleados en los calendarios de todas las personas implicadas
- Enviar recordatorios puntuales a dichas personas
Cómo Automatizar la Desvinculación
Así como la automatización mejora el proceso de incorporación, también puede simplificar y agilizar tu proceso de desvinculación de personal.
El uso de la automatización y la IA en la desvinculación de empleados en esta última parte del ciclo de vida laboral, tanto reduce la carga administrativa como garantiza que nada importante se pase por alto.
A continuación, algunas formas de automatizar el proceso de desvinculación utilizando software de RRHH:
- Programa una entrevista de salida. Configura una automatización para enviar automáticamente a los empleados que salen una invitación para una entrevista de salida, incluyendo un enlace para agendar y una copia de tu cuestionario de entrevista de salida. Esto ayudará a tu equipo a recopilar comentarios valiosos mientras haces que la transición sea fluida para el empleado.
- Notifica a los empleados cuándo finalizará su cobertura de beneficios. Los empleados que se van querrán saber cuándo terminarán sus beneficios y si tienen opciones para continuar su cobertura de manera privada, como COBRA en EE. UU. u otros planes equivalentes en diferentes países. Esto asegura transparencia y ayuda a los empleados a tomar decisiones informadas sobre su cobertura.
- Revoca automáticamente el acceso a sistemas y cuentas de usuario. Puedes utilizar la automatización para desactivar las cuentas del empleado saliente en todos los sistemas de la empresa, incluyendo correo electrónico, herramientas de gestión de proyectos y software de RRHH, en su último día de trabajo. Esto previene riesgos de seguridad y garantiza el cumplimiento de las políticas de protección de datos.
- Genera documentos estándar para el personal que se retira. Si tu empresa maneja información confidencial que deseas proteger, puedes solicitar a los empleados que salen que completen un acuerdo de confidencialidad. Puedes automatizar este proceso para asegurarte de que todos los empleados con acceso a información propietaria reciban este formulario.
- Rastrea y recupera los activos de la empresa. Configura un flujo de trabajo automatizado que notifique a los equipos de TI y de instalaciones sobre los equipos propiedad de la empresa (por ejemplo, portátiles, credenciales de acceso, dispositivos móviles) que deben ser devueltos. Esto mantiene los registros de activos actualizados y previene la pérdida de recursos valiosos.
- Elimina al empleado de los directorios internos y estructuras de equipo. Utiliza una automatización del software de RRHH para actualizar automáticamente los organigramas, grupos de correo electrónico, canales de Slack y directorios internos. Esto mantiene las herramientas de comunicación precisas y evita confusión sobre el estatus del empleado.
- Envía un anuncio de despedida. Automatiza el envío de un correo de despedida a toda la empresa o al equipo específico para reconocer las contribuciones del empleado y comunicar los detalles de su salida. Esto fomenta una experiencia de offboarding positiva y ayuda a los empleados restantes a prepararse para cualquier transición.
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