4 formas de automatizar el proceso de incorporación de empleados
Brindar una experiencia integral de incorporación de empleados es algo que muchas organizaciones descuidan. Según Gallup, solo el 12% de los empleados afirma que su organización es excelente al incorporar nuevo personal.
Lo entendemos, las personas están ocupadas y hay un montón de proyectos sucediendo al mismo tiempo.
¿Cómo puedes gestionar el proceso de incorporación de la manera más eficiente posible en el menor tiempo posible y ayudar a tus nuevos empleados a empezar con el mejor pie?
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Respuesta: Incorporación automatizada.
En este artículo, compartiré cómo agilizar la incorporación de nuevos empleados quitando algunas tareas repetitivas de las manos de RR.HH. y los gerentes. Un proceso de incorporación automatizado hará que tus nuevos empleados se sientan bienvenidos, integrados y preparados para comenzar cuanto antes.
¿Qué es la incorporación automatizada?
La incorporación automatizada se refiere al proceso de incorporación de empleados mediante una combinación de flujos de trabajo digitales y software de automatización.
Puedes lograr la incorporación automatizada utilizando una variedad de sistemas de software, incluyendo software dedicado a onboarding, sistemas de gestión de RR.HH. o, en ocasiones, incluso software de reclutamiento.
Esencialmente, puedes utilizar estas plataformas para automatizar la incorporación de empleados mediante la activación de acciones predefinidas que están vinculadas a eventos clave dentro del ciclo de vida de un nuevo empleado.
Puedes utilizarlas para notificar a los nuevos empleados, gerentes o a todo tu departamento de RR.HH. sobre cualquier tarea de incorporación que esté incompleta, dándoles un suave recordatorio para ayudarles a tener éxito.
Otras veces, el software automatizado de incorporación de empleados solicita a las apps integradas que cambien datos. En general, es una forma fácil de aumentar el retorno de la inversión del proceso de onboarding.
Aquí tienes algunos ejemplos de tareas de incorporación que el software puede automatizar fácilmente:
- Crear nuevas cuentas de usuario dentro de un directorio de la empresa
- Conceder acceso a aplicaciones u otros sistemas de software
- Solicitar el equipo que los nuevos empleados necesiten
- Programar reuniones de orientación
- Solicitar firmas en los documentos de incorporación
- Establecer la conexión entre los nuevos empleados y sus compañeros de apoyo
- Distribuir encuestas de retroalimentación sobre el proceso de incorporación.
Cualquier proceso que se pueda automatizar a través de un sistema de RR.HH., o un sistema de gestión de proyectos, debería automatizarse. Esto aumenta la eficiencia y disminuye la probabilidad de que se pasen cosas por alto, impactando negativamente la percepción que tiene el nuevo empleado de la organización.
Pero, antes de profundizar en el por qué de la incorporación automatizada, repasemos por qué es un problema en primer lugar.
Retos de la incorporación manual de empleados
Si no lo has hecho en un tiempo pero te estás preparando para una inminente oleada de nuevas contrataciones, esto es lo que debes evitar:
1. Menor eficiencia
Un proceso de incorporación manual consume mucho tiempo para todos los involucrados. Desde el personal de RR.HH. hasta los equipos de soporte TI y los gerentes, marcar cada elemento de la lista de tareas de onboarding para cada nuevo empleado lleva tiempo.
Además, cuando estás tan concentrado en proyectos de alto ingreso, la incorporación de empleados no es una prioridad. Y dedicar mucho esfuerzo a personalizar la experiencia de onboarding para los recién llegados solo va a consumir aún más tu tiempo.
Normalmente, los procesos manuales también son engorrosos para empresas menos consolidadas y con personal limitado. Por ejemplo, documentar datos de empleados y asignar tareas de incorporación consumen gran parte de su tiempo.
La automatización es una forma de optimizar la incorporación reduciendo la cantidad de tareas manuales.
2. Menor entusiasmo del nuevo empleado
Si los nuevos empleados pasan su primer día o semana tratando de obtener acceso a apps, buscando documentos entre todos los sistemas corporativos y pidiendo al gerente que repase las expectativas del puesto, tienes un problema.
Verás, los nuevos empleados ganan impulso con el nuevo trabajo. Y si intentas crear una experiencia de incorporación motivadora manualmente, podrías estar sacrificando la personalización por rapidez, lo que mata el entusiasmo de los recién llegados.
Por eso también es prudente añadir un toque personal a tu proceso de incorporación.
3. Más errores humanos
Las tareas de incorporación manuales son propensas a errores. Por ejemplo, el equipo de RR. HH. puede retrasarse en recopilar y guardar toda la información necesaria de los empleados para la nómina y beneficios y el cumplimiento de la incorporación.
O pueden olvidar almacenar esos datos en todas las ubicaciones necesarias, o incluso olvidar dónde los guardaron.
Estos errores también afectan tu capacidad para medir el éxito de la incorporación.
Por suerte, el software de automatización puede encargarse de estas tareas administrativas y de introducción de datos propensas a errores por ti.
4. Manual = No escalable
Si tu empresa, como la mayoría, está planificando crecer, querrás eliminar muchos procesos manuales para hacer las cosas escalables.
Los procesos que usaste para incorporar a tus primeros 10 o 20 empleados pueden haber funcionado en ese momento, pero las cosas se descontrolarán rápido cuando debas incorporar a un número mayor de personas.
En su lugar, retrocede un momento y busca maneras de rediseñar tu programa de incorporación para aprovechar mejor los flujos de trabajo automatizados, las funciones de autoservicio y los procesos fácilmente repetibles, como enviar encuestas de incorporación o plantillas para diferentes casos de uso de empleados.
Como el principal contacto de RR. HH. para la incorporación, nadie sabría cómo manejarlo si yo no estuviera. Automatizar partes clave del proceso realmente me ayudó a facilitar esto. Una vez que un candidato firmaba su contrato laboral, una serie de flujos de trabajo automáticos notificaba a las partes interesadas de todas sus tareas requeridas, lo que significaba que nada se pasaba por alto debido a los procesos manuales.
Ahora, pasemos a los detalles específicos que explican qué puedes automatizar y cómo hacerlo.
4 pasos para automatizar la incorporación
Si te preguntas cuáles son los pasos que debes seguir para automatizar tu proceso de incorporación manual, te tenemos cubierto.
A continuación, destaco varias áreas clave donde puedes automatizar tu proceso de contratación, ya sea para incorporar nuevos empleados remotos o personal presencial.
1. Define las tareas previas a la incorporación
¿Normalmente haces algunas cosas antes de la fecha de inicio de los nuevos empleados, verdad? La automatización del proceso de incorporación de empleados puede ayudarte mucho en esto. Sólo sigue los siguientes pasos.
El primero consiste en enumerar las tareas previas a la incorporación que sueles hacer, como:
- Crear el perfil del empleado en tu sistema de gestión de recursos humanos (HRIS) para recopilar información como su puesto, datos de contacto, datos bancarios e información fiscal
- Enviar al nuevo empleado un correo electrónico de bienvenida y un formulario para recopilar información como tallas de ropa (¡para merchandising de la empresa!) para que puedas preparar un paquete de bienvenida
- Añadir una nueva cuenta de usuario a tu plataforma de gestión de identidades (por ejemplo, Active Directory, Okta, etc.)
- Configurar la cuenta del nuevo empleado en tu sistema de gestión de servicios de TI
- Informar a las partes interesadas clave sobre los datos del nuevo empleado
- Añadir al nuevo empleado a los canales correspondientes en tu plataforma de mensajería empresarial
- Pedir a su gerente que indique las aplicaciones que necesitará para desempeñar su trabajo (y el nivel de acceso)
- Notificar al equipo de soporte de TI para revisar las licencias disponibles y conceder el acceso
- Avisar al gerente y compañeros del nuevo empleado para que reserven tiempo en sus calendarios para llamadas de presentación.
En este punto del proceso de incorporación, ya estás preparado para el primer día de los nuevos empleados. Esto significa que estás un paso más cerca de tener una nueva fuerza laboral productiva
2. Estandariza los pasos de la orientación
Durante la orientación de un nuevo empleado, te recomendamos que:
- Agendes una reunión de orientación con los nuevos empleados en su primer día
- Facilites la conexión entre los nuevos empleados
- Les presentes de manera individual a los miembros de su nuevo equipo
- Entregues la documentación para nuevos empleados
- Proporciones a los nuevos empleados un manual del empleado completo o un manual abreviado para nuevos empleados, específicamente.
Parece abrumador al principio. Pero, con un proceso de incorporación automatizado, no tendrás que hacer todo esto manualmente. En su lugar, puedes usar flujos de trabajo automatizados para ayudarte.
Solo tienes que saber exactamente cuáles son los pasos en tu flujo de orientación para poder configurar la solución de software adecuada que los siga. Así es como aceleras el proceso y logras coherencia, ejecutando exactamente los mismos pasos cada vez que recibes a un nuevo integrante.
Por ejemplo, establece que el flujo de orientación incluya agregar a cada nuevo empleado a tu espacio de trabajo en Microsoft SharePoint o a un canal de comunicación empresarial para los nuevos empleados.
3. Estructura el flujo de trabajo de incorporación
Hasta ahora hemos hablado de la orientación, pero el flujo de trabajo de incorporación no termina ahí. El proceso incluye otros flujos de trabajo, como
- Flujos de documentación (incluyendo permisos de cuentas de usuario)
- Flujos de capacitación (incluyendo pruebas de evaluación de seguimiento)
- Flujos de seguimiento del progreso (incluyendo reuniones de control regulares)
- Flujos de retroalimentación (incluyendo encuestas de satisfacción)
Pero antes que nada, debes diseñar un proceso claro que estandarice la experiencia de incorporación tanto como sea posible y proporcione una lista de verificación de procesos de RR.HH. para que quienes realicen la incorporación la sigan. Nuestro consejo es que desarrolles un plan de 30, 60 y 90 días.
Si no sabes qué es o cómo hacerlo, consulta nuestra guía sobre cómo redactar un plan de 30, 60 y 90 días para la incorporación en tu organización, que también incluye una plantilla.
Si ya has creado tu plan de incorporación de 30, 60 y 90 días, el siguiente paso es definir, en cada etapa del plan. Debe incluir los siguientes elementos:
- Carpetas y documentos a los que los nuevos empleados deben tener acceso
- Cursos de formación o tutoriales internos que deben completar
- Reuniones de control a las que deben asistir
- Encuestas de satisfacción que deben completar
Una vez hecho esto, ya estás listo para automatizar las tareas de incorporación que acabas de estructurar y delimitar.
4. Invierte en el software adecuado
Considera los pasos y el cronograma de tu plan de 30, 60 y 90 días, además de los roles involucrados en cada paso. Son el insumo que necesitas para configurar el software de incorporación automatizado que ejecute los flujos de trabajo que acabas de definir.
Bueno, en realidad, también necesitas un conjunto de herramientas adecuado con capacidades de incorporación automática. En otras palabras, necesitas algunos o todos los siguientes sistemas:
- Un sistema de seguimiento de candidatos (ATS)
- Un HRIS
- Una solución de software de firma electrónica
- Una plataforma de comunicación empresarial
- Una plataforma de manual del empleado o un sistema de gestión documental
- Una aplicación de creación de formularios en línea
- Una aplicación de almacenamiento en la nube
- Un sistema de gestión del aprendizaje (LMS)
- Una solución de software de automatización de flujos de trabajo que integre todas las aplicaciones anteriores
Puedes encontrarte con que algunos sistemas ya están integrados entre sí o incorporados uno al otro. Por ejemplo, algunos HRIS cuentan con software de firma electrónica integrado, y algunos LMS se integran con plataformas de comunicación empresarial.
Depende de ti evaluar si necesitas una herramienta completamente nueva o si puedes arreglártelas con las soluciones de RRHH que ya posees. También necesitarás elegir qué tipo de software de onboarding es mejor adquirir: plataformas con la mayor funcionalidad integrada posible o sistemas de RRHH independientes.
Además, tendrás que evaluar el precio del software de onboarding para determinar la mejor opción dentro de tu presupuesto.
¿Qué pueden automatizar estos sistemas de software?
Sea cual sea tu decisión, estos son ejemplos de lo que una plataforma de automatización de flujos de trabajo puede hacer por ti (automáticamente):
- Activar el flujo de trabajo de pre-onboarding en cuanto marques a un candidato como contratado en el ATS
- Pedir a tu software de firma electrónica que
- Envíe los contratos de los empleados para su revisión y firma por todas las partes requeridas en un orden predefinido (esto también es algo en lo que la IA en la gestión contractual puede ayudar)
- Recordar a esas partes las fechas límite
- Notificarles las firmas recogidas en tiempo real
- Reenviar los contratos firmados a tu aplicación de almacenamiento en la nube
- Indicarle al HRIS que envíe a los nuevos empleados formularios online para recopilar sus datos
- Pedir a tu plataforma de comunicación empresarial que
- Añada a los recién llegados a un canal de onboarding
- Les presente a sus respectivos compañeros de onboarding
- Sugiera a los nuevos empleados que revisen los vídeos corporativos, los libros de políticas y procedimientos, la documentación de beneficios para empleados y los organigramas en la aplicación de almacenamiento en la nube
- Comunicarte con tu LMS para
- Inscribir a los nuevos empleados en las rutas de aprendizaje correspondientes
- Compartir enlaces a los cursos o módulos de formación adecuados en el momento apropiado
- Notificar a los compañeros de onboarding correspondientes sobre el progreso de los recién llegados en el programa de formación de onboarding
Además, el software de automatización de flujos de trabajo te quita de encima estas tareas:
- Encargar al equipo de soporte de IT la provisión de software para el nuevo empleado
- Asignar compañeros de onboarding a cada nuevo empleado
- Notificar a dichos compañeros sobre la asignación
- Programar reuniones de orientación, llamadas de onboarding para conocer al equipo y chequeos regulares con los recién llegados en los calendarios de los participantes
- Enviar recordatorios oportunos a dichas personas
Cómo automatizar el offboarding
Así como la automatización mejora el onboarding, también puede simplificar y optimizar tu proceso de offboarding.
Utilizar la automatización y la IA en el offboarding de empleados en esta etapa final del ciclo de vida del empleado tanto reduce las cargas administrativas como garantiza que no se pase nada importante por alto.
A continuación, tienes varias formas de automatizar el proceso de offboarding utilizando software de RRHH:
- Programa una entrevista de salida. Configura una automatización para enviar automáticamente a los empleados que se marchan una invitación para una entrevista de salida, con un enlace para programarla y una copia de tu cuestionario de entrevista de salida. Esto ayudará a tu equipo a recopilar comentarios valiosos y a facilitar una transición suave para el empleado.
- Notifica a los empleados cuándo finalizará su cobertura de beneficios. Los empleados que dejan la empresa querrán saber cuándo terminarán sus beneficios y si tienen alguna opción para continuar su cobertura de forma privada, como COBRA en EE. UU. o planes equivalentes en otros países. Esto garantiza transparencia y ayuda a los empleados a tomar decisiones informadas sobre su cobertura.
- Revoca automáticamente el acceso a sistemas y cuentas de usuario. Puedes usar la automatización para desactivar las cuentas del empleado que se va en todos los sistemas de la empresa, incluyendo correo electrónico, herramientas de gestión de proyectos y software de RR. HH., en su último día laborable. Esto previene riesgos de seguridad y garantiza el cumplimiento de las políticas de protección de datos.
- Genera documentos estándar para el personal que deja la empresa. Si tu empresa tiene información confidencial que deseas proteger, puedes pedir a los empleados que se marchan que completen un acuerdo de confidencialidad. Puedes automatizar este proceso para asegurar que todos los empleados con acceso a información propietaria reciban este formulario.
- Rastrea y recupera los activos de la empresa. Configura un flujo de trabajo automatizado que notifique a los equipos de TI e instalaciones sobre el equipamiento propiedad de la empresa (p. ej., portátiles, credenciales de acceso, dispositivos móviles) que debe ser devuelto. Esto mantiene actualizados los registros de activos y previene la pérdida de recursos valiosos.
- Elimina al empleado de directorios internos y estructuras de equipo. Utiliza una automatización de software de RR. HH. para actualizar automáticamente los organigramas, grupos de correo, canales de Slack y directorios internos. Esto mantiene las herramientas de comunicación precisas y previene confusiones sobre el estatus del empleado.
- Envía un anuncio de despedida. Automatiza el envío de un correo de despedida a toda la empresa, o específico para el equipo, para reconocer las contribuciones del empleado y comunicar los detalles de su salida. Esto fomenta una experiencia de offboarding positiva y ayuda a los empleados que permanecen a prepararse para cualquier transición.
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