Lista de verificación para la incorporación de nuevos empleados
Después de todo el esfuerzo que implica el proceso de contratación, por fin has encontrado a la persona ideal. Ahora es momento de incorporarla a la empresa.
La lista de verificación para nuevas contrataciones que he elaborado aquí te llevará desde el primer día de trabajo del nuevo integrante hasta la revisión de los 90 días.
Ya sea que estés contratando a tu primer empleado o al número 100, te asegurará de que tu nueva incorporación tenga el mejor comienzo posible.
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¿Qué es un proceso de incorporación de empleados?
Un proceso de incorporación es un enfoque sistemático para integrar a los nuevos empleados en una organización. Consiste en crear una experiencia estructurada que ayude a los nuevos colaboradores a adaptarse sin problemas a sus funciones y a la cultura empresarial.
Normalmente, el proceso de incorporación incluye varios componentes clave, como:
- Orientación
- Capacitación
- Establecimiento de metas
- Retroalimentación continua.
¿Por qué es importante una lista de verificación de incorporación de nuevas contrataciones?
Tras todo el esfuerzo y los recursos que implica contratar nuevos empleados, una lista de verificación ayuda a garantizar un proceso de incorporación fluido, organizado y completo.
Esto es importante, ya que una encuesta de BambooHR indica: "El 70% de los nuevos empleados deciden si un trabajo es adecuado durante el primer mes, y el 29% lo sabe en la primera semana. En promedio, las empresas tienen 44 días para influir en la retención a largo plazo de una nueva contratación."
Utilizar plataformas de verificación de antecedentes de RR. HH. como parte de tu lista de verificación protege a tu empresa de posibles problemas de cumplimiento.
Ventajas de crear una lista de verificación de incorporación:
- Optimiza el proceso de incorporación: Una lista de verificación asegura que se realicen todos los pasos necesarios, desde tareas administrativas hasta presentaciones, haciendo que el proceso sea ágil y sin contratiempos.
- Mejora la experiencia del empleado: Una lista estructurada ayuda a los nuevos empleados a sentirse bienvenidos e informados, mejorando su experiencia inicial y su compromiso con la empresa.
- Garantiza cumplimiento y consistencia: La lista verifica que todos los requisitos legales y de política interna se cumplan de manera constante en cada nueva incorporación, reduciendo el riesgo de omisiones.
Consejo práctico: Asegúrate de que tu lista de verificación cubra todas las etapas de incorporación—desde las actividades del primer día hasta las tareas de integración continua—y actualízala regularmente en función del feedback de los nuevos empleados y de los cambios en las políticas o regulaciones de la empresa.
Finalmente, considera aprovechar soluciones de software de incorporación diseñadas específicamente para apoyar la creación de procesos de bienvenida impactantes.
Puedes utilizar también nuestra plantilla de lista de verificación para nuevas contrataciones para ayudarte a empezar.
Lista de verificación para nuevas contrataciones
El trabajo arduo del proceso de reclutamiento da frutos cuando incorporas a alguien nuevo, pero aún no está todo hecho. Tu lista de incorporación debe ayudarte a prepararlos para el éxito y evitar contratiempos comunes.
Un punto crítico en el proceso de incorporación es la sobrecarga de información. Los nuevos empleados suelen recibir mucha información sobre la empresa, su función, normativas y procedimientos de golpe, lo que puede resultar abrumador y dificultar la asimilación efectiva.
Esto puede generar confusión y una adaptación más lenta al nuevo puesto, impactando su productividad inicial y satisfacción laboral. En su lugar, lo que deseas es crear un camino sostenible durante los primeros 90 días, que aumente gradualmente en intensidad.
¿Dónde empieza ese camino entonces?
Lista de verificación para el Día 1
Tu lista comienza con el procedimiento del primer día. Es un día clave en la experiencia del empleado, la primera impresión real de trabajar en tu organización.
Habrá muchos días durante el paso de un empleado por la empresa que acaben mezclándose en su memoria, pero el primer día no es uno de ellos. Veamos entonces los pasos que necesitas seguir para asegurarte de que sea un éxito.
¡Bienvenida!
El primer día se trata de causar una excelente primera impresión. Comienza saludando cordialmente al nuevo integrante y presentándolo al equipo. Un gesto sencillo, como un almuerzo de bienvenida con el equipo o una pausa para el café, puede ayudar a romper el hielo y hacer que se sientan parte del grupo de inmediato.
Recuerdo mi primer trabajo en una oficina. Estaba extremadamente nervioso y venía de un entorno laboral muy diferente según mis experiencias anteriores. Me recibieron con un "desayuno de bienvenida" donde me reuní con un mentor asignado y algunos miembros del equipo. Este ambiente informal ayudó a reducir mis nervios del primer día y fomentó la comunicación abierta desde el principio.
Orientación
Después de las presentaciones, es bastante común que des un recorrido por la oficina o el lugar de trabajo si están en un entorno presencial. Muéstrales las áreas esenciales como los baños, salas de descanso y salidas de emergencia. Esto les ayuda a sentirse más cómodos al moverse por su nuevo entorno.
Si la incorporación es virtual, bríndales algunos consejos para organizar su espacio de trabajo e información relacionada con las mejores prácticas para el equipo. Reúnete con ellos para hablar sobre cualquier cosa que necesiten para estar apoyados. Quieres ayudarlos a crear un espacio donde puedan concentrarse y mantenerse conectados con su trabajo.
Los miembros del equipo directivo o de liderazgo ejecutivo deberían colaborar en la orientación de empleados y participar en actividades como:
- Realizar una presentación de la empresa
- Dar un recorrido por el edificio o la instalación
- Presentar un tema de capacitación específico
- Invitar al nuevo miembro del equipo a tomar un café o almorzar
Involucrar a los líderes senior en las actividades demuestra su compromiso con el personal, los hace más accesibles y ayuda a fomentar que la nueva persona se sienta parte e incluida desde el principio.
Por último, agenda una reunión de presentación con su jefe directo. En esta reunión se deben revisar las tareas inmediatas y brindar al nuevo empleado una comprensión clara de lo que implicará su primer día. Establecer expectativas claras desde el inicio ayuda a prevenir confusiones y marca el tono para una relación laboral productiva.
Configuración de la estación de trabajo
No hay nada más frustrante para una persona recién incorporada que llegar a su lugar de trabajo y darse cuenta de que sus herramientas no están listas. Asegúrate de que la estación de trabajo esté completamente equipada antes de que llegue. Esto incluye configurar su ordenador, instalar el software necesario, proporcionar acceso al correo electrónico y preparar su teléfono.
Además de la tecnología, verifica que cuenten con todos los suministros y equipos de oficina necesarios. Un espacio de trabajo bien preparado demuestra que la empresa valora su llegada y está comprometida con ayudarles a tener éxito desde el primer día.
En entornos virtuales, esto debe prepararse con antelación, de modo que, al sacar su equipo de la caja, esté listo para usar y solo tengan que seguir unos sencillos pasos para iniciar sesión en sus nuevas cuentas.
Revisión de responsabilidades del puesto
Una vez que te asegures de que la persona recién incorporada esté cómoda con su estación de trabajo, tómate un tiempo para repasar sus responsabilidades laborales.
Esto no debería ser información nueva para la persona, pero es recomendable revisar la descripción del puesto, aclarar cualquier duda y detallar las tareas inmediatas en las que debe enfocarse. Establecer expectativas y metas iniciales garantiza que sepan qué se espera de ellas y cómo encaja su función dentro del equipo.
Consejo: Fomenta las preguntas durante esta sesión. Es fundamental que la persona recién incorporada se sienta cómoda pidiendo aclaraciones y comprenda su rol dentro de la empresa.
Políticas y procedimientos de la empresa
El primer día también es el momento adecuado para presentar a la nueva persona las políticas y procedimientos de la empresa. Comienza revisando el manual del empleado y destacando las políticas clave, como asistencia, código de vestimenta y el proceso para solicitar permisos.
Explica cómo registrar sus horas de trabajo y qué pasos deben seguir para reportar ausencias o retardos. Esto ayuda a evitar malentendidos y asegura que la persona tenga claramente presente qué se espera desde el punto de vista del cumplimiento del proceso de incorporación.
Si tu empresa cuenta con muchas políticas corporativas, considera crear un manual resumido para nuevos empleados para reducir la sobrecarga de información durante el proceso de onboarding.
(¡Para empresas con muchas políticas, un software de manual del empleado también puede ser una gran adición útil a tu stack tecnológico de RRHH!)
Lista de verificación de integración de la primera semana
Ya ha pasado el primer día y ahora es momento de avanzar con el resto de la semana. Esperamos que hayas dejado una buena primera impresión y que el empleado esté motivado para empezar a trabajar.
Realiza una capacitación específica para el puesto
La primera semana es crucial para dotar a la nueva persona de los conocimientos y habilidades que necesita para desempeñar su trabajo de manera eficaz. Proporciónale una capacitación integral sobre las herramientas y el software que utilizará en su puesto. Esto puede incluir sistemas CRM, software de gestión de proyectos o cualquier otra herramienta que vaya a usar a diario.
Asignar un mentor o compañero puede mejorar enormemente este proceso de entrenamiento. Esta persona actúa como un recurso de referencia para el nuevo empleado, ayudándole a navegar tanto tareas específicas del puesto como aspectos más generales de la cultura de la empresa.
Comience con sesiones de capacitación específicas para el puesto, aumentando gradualmente la complejidad. Este enfoque ayuda al nuevo empleado a ganar confianza mientras aprende y aplica nuevas habilidades.
Establecer canales de comunicación
Asegúrese de que el nuevo empleado sea añadido a todas las plataformas relevantes de comunicación del equipo, como Slack, Microsoft Teams o los grupos de correo electrónico de la empresa. Presénteles la etiqueta de comunicación de la empresa, incluyendo las mejores prácticas para mensajería, tiempos de respuesta de correos electrónicos y protocolos para reuniones.
Este paso es vital para garantizar que el nuevo empleado pueda mantenerse informado y conectado con su equipo desde el principio.
Consejo: Cree una guía rápida de referencia sobre herramientas de comunicación y etiqueta, a la que el nuevo empleado pueda recurrir mientras se integra.
Ofrezca una muestra de la cultura de la empresa
Organice reuniones informales con miembros del equipo, tanto dentro de su departamento como en toda la organización. Esto les ayuda a construir relaciones y comprender el contexto más amplio de la empresa.
Explique la misión, visión y valores de la empresa, y comente cómo estos principios guían las operaciones diarias y la toma de decisiones. Fomentar la participación del nuevo empleado en eventos sociales de la empresa o en actividades de integración también es una excelente manera de ayudarles a sentirse parte de la comunidad.
Investigaciones de Brandon Hall Group muestran que las empresas con un proceso de inducción sólido que ayuda a las personas a integrarse en la cultura de la empresa incrementan la tasa de retención de nuevos empleados en un 82%.
"Es fácil centrarse en las tareas del trabajo, los procedimientos y los procesos. Integrar al empleado en la cultura de la empresa desde el principio conectará al empleado con su rol, los equipos y la organización en general. Es el lenguaje común que conecta a todos los empleados y hace que el nuevo integrante se sienta más cómodo desde el inicio." - Tamara Wilson de FLIR System
Lista de verificación para los primeros 30 días
Uno de los mayores errores que cometen las empresas es disminuir la experiencia de inducción demasiado pronto. Un estudio de Aptitude Research en 2022 mostró que casi la mitad de las empresas analizadas finalizaban la inducción tras solo dos semanas, un período muy inferior a los 90 días ideales.
Aquí tienes algunas formas de mantener un buen ritmo durante el primer mes.
Revisiones periódicas
Programe reuniones uno a uno semanales o quincenales entre el nuevo empleado y su supervisor para hablar sobre su integración, ofrecer retroalimentación sobre su desempeño y abordar cualquier inquietud.
Estas revisiones también ofrecen la oportunidad de ajustar las expectativas y objetivos a medida que el nuevo empleado se sienta más cómodo en su puesto.
Establecimiento de metas y métricas de desempeño
Trabaje con el nuevo empleado para fijar objetivos a corto y largo plazo. Una buena práctica es establecer metas con el marco SMART, es decir, específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo definido. Explique cómo se evaluará su desempeño e introdúzcalos al proceso de revisión de desempeño de la empresa.
Establecer metas claras y comprender las métricas de desempeño ayuda a los nuevos empleados a mantenerse enfocados y motivados.
Consejo: Utilice los primeros 30 días para definir metas realistas y alcanzables que aumenten la confianza del nuevo empleado y le permitan lograr primeros éxitos.
Aprendizaje y desarrollo continuo
Ofrezca recursos o cursos de formación adicionales para ayudar al nuevo empleado a seguir desarrollando sus habilidades.
Anímelos a explorar oportunidades de desarrollo profesional dentro de la empresa, como asistir a talleres, unirse a grupos de interés o asumir pequeños proyectos fuera de su función principal.
Lista de verificación de 60 días
El punto de los 60 días es un momento crítico en el proceso de incorporación, donde los nuevos empleados deben pasar de aprender lo básico a ser más independientes y productivos en sus funciones.
El enfoque durante este período de su plan de 30-60-90 días es profundizar su comprensión de las responsabilidades, fomentar relaciones dentro del equipo y comenzar a realizar contribuciones significativas a la empresa.
Refinar la comprensión y las responsabilidades
Revise las tareas y los objetivos establecidos durante los primeros 30 días. Evalúe el progreso y proporcione orientación adicional si es necesario.
A medida que el nuevo empleado se sienta más cómodo, es importante refinar y aclarar cualquier incertidumbre restante sobre su función. Esto asegura que sean plenamente conscientes de sus responsabilidades y de cómo su trabajo contribuye a los objetivos generales del equipo.
Comience a asignar proyectos o responsabilidades más desafiantes que requieran una comprensión más profunda del puesto. Esto ayuda al nuevo empleado a continuar en su camino hacia la integración completa y desarrolla su capacidad para impactar en el negocio.
Profundizar la integración en el equipo
Haga que el nuevo empleado participe en proyectos más colaborativos. Esto no solo les ayuda a construir relaciones más sólidas con sus colegas, sino que también les permite ver cómo su trabajo encaja en el panorama general.
Aprendizaje y desarrollo continuo
Ofrezca oportunidades para que el nuevo empleado asista a sesiones de formación avanzada o talleres relevantes para su función. Esto puede incluir profundización en herramientas especializadas, formación en liderazgo o conocimientos específicos de la industria.
A medida que el nuevo empleado aprende más sobre el negocio, aproveche la frescura de su perspectiva para desafiar los supuestos de su equipo actual.
Invite al nuevo empleado a compartir sus conocimientos o aprendizajes recientes a través de una presentación, un documento compartido o en una reunión del equipo. Esto puede ayudar a reforzar su aprendizaje y muestra su creciente experiencia.
Desempeño y retroalimentación
Programe una revisión del desempeño de 60 días con el nuevo empleado. Comente su progreso, resalte logros e identifique áreas que requieran mejora. Esta revisión debe ser constructiva, enfocada en ayudar al nuevo empleado a alcanzar su máximo potencial.
Este también es un buen momento para obtener retroalimentación preliminar de colegas que hayan trabajado de cerca con el nuevo integrante. Esto puede dar una idea valiosa sobre cómo se está integrando al equipo y cómo está desempeñando sus tareas.
Fomentar la participación y la iniciativa
Este es el momento para que el nuevo empleado empiece a tomar más iniciativa en su puesto. Una señal de que está comenzando a asumir este reto es cuando empieza a sugerir mejoras en procesos, ofrecerse como voluntario para nuevos proyectos u ofrecer soluciones a problemas dentro del equipo.
Lista de verificación de 90 días
Es momento de que su nuevo empleado "se gradúe" del proceso de incorporación. Es una ocasión feliz, pero antes de dejarle navegar su puesto solo, es importante revisar lo que sucedió durante la incorporación.
Revisión de desempeño
Realice una evaluación formal de desempeño para comentar sus logros en los primeros 90 días, identificar áreas de crecimiento y revisar el progreso general. Esta revisión es una oportunidad para reforzar conductas positivas y corregir cualquier problema antes de que se conviertan en hábitos.
Consejo: Utiliza una plantilla estructurada de revisión que cubra los indicadores clave de desempeño, logros de metas y retroalimentación de compañeros o mentores.
Sesión de retroalimentación
Recopilar comentarios del nuevo empleado sobre el proceso de incorporación es tan importante como revisar su desempeño. Pregúntales sobre su experiencia, los desafíos que enfrentaron y sugerencias para mejorar el proceso de integración. Esta retroalimentación puede aportar perspectivas valiosas para perfeccionar tu programa de integración de futuros empleados.
Integración a largo plazo
Finalmente, describe los siguientes pasos para el éxito continuo del nuevo integrante en su puesto. Esto puede incluir establecer nuevas metas o animarles a asumir responsabilidades adicionales.
Fomenta la participación en proyectos o iniciativas interdepartamentales, lo que puede ayudarles a desarrollar una comprensión más amplia de la empresa y construir una red más allá de su equipo inmediato.
“Algo que hacemos en Jostle y que realmente ayuda es una charla de 15 minutos entre el nuevo miembro del equipo y alguien de cada departamento/área de negocio para que escuchen qué hace ese equipo y cómo colaboran con otros. Esto significa que la persona (a) conoce a unas 12 personas con las que normalmente no conectaría; (b) aprende sobre el negocio y que todos somos responsables del mismo; y (c) comienza a comprender su lugar en la empresa y el significado de su contribución.” Bev Attfield de Jostle
Crea un plan de formación y desarrollo
Una parte clave de la integración es proporcionar al nuevo miembro del equipo las herramientas, formación y recursos que necesitará para tener éxito.
Según Tamara Wilson de FLIR Systems, hay seis pasos clave a seguir para construir un plan de formación y desarrollo exitoso e implementar el programa para los miembros de tu equipo:
- Evaluar las necesidades del público / equipo / persona que aprende
- Identificar los objetivos / resultados esperados
- Diseñar el esquema del plan de formación
- Construir el programa
- Optimizar la participación
- Evaluar el éxito de la formación
Lectura relacionada: Mejores programas de formación para empleados
Incorporar un programa de formación y desarrollo en el proceso de integración equipa a los nuevos empleados con las habilidades y conocimientos necesarios para sus funciones, acelerando su productividad y competencia.
Para sus responsables, aporta una visión de cómo pueden apoyar el desarrollo profesional y qué tipo de evaluaciones de habilidades de los empleados serán necesarias en el camino para ayudarles a alcanzar sus objetivos.
Por último, también demuestra la inversión de la empresa en su desarrollo profesional, aumentando la satisfacción laboral y el compromiso a largo plazo.
Obtén nuestra lista de verificación para nuevos empleados
Recuerda: Puedes descargar mi lista de verificación para nuevos empleados a continuación para que te guíe en todos estos pasos.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre la orientación del empleado y la incorporación del empleado?
¿Quién debe participar en la incorporación del empleado?
¿Puedes iniciar la incorporación antes del primer día del empleado?
¿Cómo se desarrolla un proceso de incorporación desde cero?
¿Cómo configurar la nómina para nuevas contrataciones?
Crea una mejor experiencia de incorporación para las nuevas contrataciones
¿Cuáles son otros pasos críticos que deberían incluirse en una lista de verificación para la incorporación de nuevos empleados?
¿Qué tan extenso es tu programa de orientación para nuevos empleados? Estas son preguntas cuyas respuestas pueden variar. Busca consejos de otras personas en tu sector o área y aplica el feedback que recibas de los empleados para diseñar la experiencia de incorporación.
Los empleadores primerizos pueden beneficiarse de conferencias sobre contratación donde pueden aprender estrategias eficaces para realizar su primera contratación.
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