Lista de verificación para la incorporación de nuevos empleados
Después de todo el esfuerzo que implica el proceso de contratación, por fin has encontrado a la persona ideal. Ahora es momento de integrarla a la empresa.
La lista de comprobación para nuevas contrataciones que he detallado aquí te llevará desde el primer día de trabajo de la nueva persona hasta la revisión a los 90 días.
Ya sea que contrates a tu primera persona o a la número cien, te asegurará que tu nueva incorporación tenga el mejor inicio posible.
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¿Qué es un proceso de integración de empleados?
Un proceso de integración de empleados es un enfoque sistemático para incorporar nuevas personas a una organización. Implica crear una experiencia estructurada que ayude a las nuevas incorporaciones a adaptarse sin problemas a sus funciones y a la cultura de la empresa.
El proceso de integración generalmente incluye varios componentes clave, que abarcan:
- Orientación
- Capacitación
- Establecimiento de objetivos
- Retroalimentación continua.
¿Por qué es importante una lista de comprobación para nuevas incorporaciones?
Después de todo el esfuerzo y recursos destinados a contratar nuevos empleados, una lista de comprobación ayuda a asegurar un proceso de integración fluido, organizado y completo.
Esto es importante, como señala una encuesta de BambooHR: "El 70% de las nuevas incorporaciones decide si un trabajo es adecuado durante el primer mes, y el 29% lo sabe en la primera semana. En promedio, las empresas tienen 44 días para influir en la permanencia a largo plazo de una nueva contratación."
El uso de plataformas de verificación de antecedentes para RRHH como parte de tu lista de comprobación protege a tu empresa de posibles problemas de cumplimiento.
Beneficios de crear una lista de comprobación de integración:
- Optimiza el proceso de integración: Una lista asegura que se tomen todos los pasos necesarios, desde tareas administrativas hasta presentaciones, haciendo el proceso eficiente y sin contratiempos.
- Mejora la experiencia del empleado: Una lista bien estructurada ayuda a que las nuevas incorporaciones se sientan bienvenidas e informadas, mejorando su experiencia inicial e implicación con la empresa.
- Asegura cumplimiento y consistencia: La lista garantiza que todos los requisitos legales y relacionados con políticas se cumplan de manera consistente para cada nuevo empleado, reduciendo el riesgo de omisiones.
Consejo práctico: Asegúrate que tu lista de comprobación cubra todas las etapas de la integración—desde las actividades del primer día hasta tareas de integración continua—y actualízala periódicamente según los comentarios de los nuevos empleados y cambios en las políticas o regulaciones de la empresa.
Por último, considera aprovechar soluciones de software para integración diseñadas específicamente para ayudar a crear un proceso de incorporación sólido.
También puedes usar nuestra plantilla de lista de comprobación de nuevas incorporaciones para empezar.
La lista de comprobación para nuevas contrataciones
El arduo trabajo del proceso de selección da frutos cuando incorporas a alguien nuevo, pero aún no has cruzado la línea de meta. Tu lista de comprobación debe ayudarte a prepararlos para el éxito y evitar errores comunes.
Un problema frecuente en el proceso de integración es la sobrecarga de información. Las nuevas incorporaciones suelen recibir una gran cantidad de información sobre la empresa, su rol, políticas y procedimientos de una sola vez, lo que puede ser abrumador y difícil de asimilar.
Esto puede provocar confusión y una adaptación más lenta a su nuevo puesto, lo que repercute en su productividad inicial y satisfacción laboral. En cambio, lo que debes crear es un camino sostenible hacia los primeros 90 días, aumentando la carga de manera gradual.
¿Dónde empieza ese proceso?
Lista de comprobación para el día 1
Tu lista comienza con los procedimientos del primer día. Es un día importante en la experiencia del empleado, la primera impresión real de lo que implica trabajar en tu organización.
Habrá muchos días en la trayectoria de un empleado en la empresa que se mezclarán entre sí, pero el primero no es uno de ellos, así que repasemos los pasos a seguir para asegurar que sea un gran comienzo.
Bienvenida inaugural
El primer día se trata de causar una gran primera impresión. Comienza saludando calurosamente a la nueva incorporación y preséntala al equipo. Un gesto sencillo como un almuerzo con el equipo o una pausa para el café ayuda a romper el hielo y a que se sienta parte del grupo desde el principio.
Recuerdo mi primer trabajo de oficina. Estaba extremadamente nervioso y venía de un entorno laboral muy diferente en mis experiencias anteriores. Me recibieron con un "desayuno de bienvenida" donde me reuní con un mentor designado y algunos miembros del equipo. Este ambiente informal ayudó a disminuir los nervios del primer día y fomentó la comunicación abierta desde el principio.
Orientación
Después de las presentaciones, es bastante habitual ofrecer un recorrido por la oficina o el lugar de trabajo si estás en un entorno presencial. Muéstrales las áreas esenciales como los aseos, las salas de descanso y las salidas de emergencia. Esto les ayuda a sentirse más cómodos al moverse por su nuevo entorno.
Si eres virtual, proporciónales algunos consejos sobre cómo organizar su espacio de trabajo y cualquier información que tengas sobre buenas prácticas para el uso del equipo. Reúnete con ellos para hablar si necesitan algún tipo de apoyo. Quieres ayudarles a crear un espacio donde puedan concentrarse y mantenerse conectados con su trabajo.
Los miembros del equipo directivo/senior deberían ayudar con la orientación de empleados y participar en actividades como:
- Ofrecer una presentación de la empresa
- Dar un recorrido por el edificio o las instalaciones
- Presentar un tema específico de formación
- Llevar al nuevo integrante del equipo a tomar un café o almorzar
Involucrar a los líderes senior demuestra su interés en el personal, los hace sentir más accesibles y contribuye a que el nuevo integrante del equipo sienta un sentido de pertenencia e inclusión.
Por último, programa una reunión introductoria con su jefe directo. Esta reunión debe cubrir las tareas inmediatas y dar al nuevo empleado una comprensión clara de lo que implicará su primer día. Establecer expectativas claras desde el principio ayuda a evitar confusiones y marca el tono para una relación laboral productiva.
Puesta a punto del puesto de trabajo
No hay nada más frustrante para un nuevo empleado que llegar a un lugar de trabajo donde sus herramientas no están listas. Asegúrate de que el espacio de trabajo del nuevo empleado esté completamente preparado antes de que llegue. Esto incluye la configuración del ordenador, la instalación del software necesario, el acceso al correo electrónico y la configuración de su teléfono.
Además de la tecnología, asegúrate de que cuenten con todos los suministros y equipos de oficina necesarios. Un puesto de trabajo bien preparado demuestra que la empresa valora su llegada y se toma en serio ayudarlos a triunfar desde el primer día.
En un entorno virtual, esto debe hacerse con antelación, asegurando que cuando saquen su equipo de la caja esté listo para usar y solo tengan que seguir unos pasos claros para iniciar sesión en sus nuevas cuentas.
Revisión de responsabilidades laborales
Una vez que te hayas asegurado de que el nuevo miembro esté cómodo con su puesto de trabajo, tómate el tiempo para revisar sus responsabilidades laborales.
Esto no debería ser información nueva para el nuevo empleado, pero es bueno repasar la descripción del puesto, aclarar cualquier duda y detallar las tareas inmediatas en las que debe centrarse. Establecer expectativas y objetivos iniciales garantiza que el nuevo integrante sepa qué se espera de él y cómo su rol contribuye al equipo en general.
Consejo: Fomenta que hagan preguntas durante esta sesión. Es fundamental que el nuevo empleado se sienta cómodo pidiendo aclaraciones y entienda bien su puesto dentro de la empresa.
Políticas y procedimientos de la empresa
El primer día es también el momento adecuado para presentar al nuevo empleado las políticas y procedimientos de la empresa. Empieza repasando el manual del empleado y resaltando las políticas clave, como asistencia, código de vestimenta y el proceso para solicitar días libres.
Explica cómo deben registrar su horario y los pasos que deben seguir para reportar ausencias o retrasos. Esto ayuda a evitar malentendidos y garantiza que el nuevo empleado sea plenamente consciente de lo que se espera de él desde el punto de vista de la conformidad de incorporación.
Si tu empresa tiene muchas políticas corporativas, considera crear un manual de bienvenida condensado para nuevos empleados, a fin de reducir la sobrecarga de información durante el proceso de incorporación.
(¡Para empresas con muchas políticas, el software para manual del empleado también puede ser una incorporación muy valiosa a tu ecosistema tecnológico de RRHH!)
Lista de verificación de incorporación para la semana 1
Ya pasó el primer día y ahora es hora de avanzar con el resto de la primera semana. Esperamos que hayas causado una buena primera impresión y que el empleado esté motivado para empezar a trabajar.
Realización de formación específica para el puesto
La primera semana es crucial para proporcionar al nuevo empleado los conocimientos y habilidades necesarios para desempeñar su trabajo eficazmente. Ofrece una capacitación completa sobre las herramientas y el software fundamentales para su función. Esto puede incluir sistemas CRM, software de gestión de proyectos u otras herramientas que vaya a utilizar a diario.
Asignar un mentor o compañero puede mejorar enormemente este proceso de formación. Esta persona actúa como recurso de referencia para el nuevo empleado, ayudándole a desenvolverse tanto en tareas específicas del puesto como en la cultura empresarial más amplia.
Comienza con sesiones de formación específicas para el puesto, aumentando gradualmente su complejidad. Este enfoque ayuda al nuevo empleado a ganar confianza mientras aprende y aplica nuevas habilidades.
Configura los canales de comunicación
Asegúrate de que el nuevo empleado sea agregado a todas las plataformas de comunicación del equipo relevantes, como Slack, Microsoft Teams o grupos de correo electrónico de la empresa. Preséntales la etiqueta de comunicación de la empresa, incluidas las mejores prácticas para mensajería, tiempos de respuesta a correos y protocolos de reuniones.
Este paso es vital para garantizar que el nuevo empleado pueda mantenerse informado y conectado con su equipo desde el principio.
Consejo: Crea una guía rápida de referencia sobre herramientas de comunicación y etiqueta, a la que el nuevo empleado pueda acudir mientras se adapta.
Ofrece una muestra de la cultura de la empresa
Organiza reuniones informales con los miembros del equipo, tanto dentro de su departamento como en toda la organización. Esto les ayuda a crear relaciones y comprender el contexto general de la empresa.
Explica la misión, visión y valores de la compañía, y comenta cómo estos principios guían las operaciones diarias y la toma de decisiones. Animar al nuevo empleado a participar en eventos sociales de empresa o actividades de integración de equipos también es una excelente manera de ayudarle a sentirse parte de la comunidad.
Investigaciones del Brandon Hall Group muestran que las empresas con un proceso de integración sólido que ayuda a las personas a sentirse integradas en la cultura empresarial aumentan la tasa de retención de nuevos empleados en un 82%.
“Es fácil concentrarse en las tareas del trabajo, procedimientos y procesos. Integrar al empleado en la cultura de la empresa desde el principio lo conectará con su puesto, equipos y la organización en general. Es el lenguaje común que une a todos los empleados y contribuye a que el nuevo empleado se sienta más cómodo desde el principio.” - Tamara Wilson de FLIR System
Lista de comprobación para los primeros 30 días
Uno de los mayores errores que cometen las empresas es reducir la experiencia de integración demasiado pronto. Un estudio de Aptitude Research en 2022 mostró que casi la mitad de las empresas analizadas finalizaron su integración después de solo dos semanas, un periodo muy inferior al ideal de 90 días.
Aquí tienes algunas maneras de mantener la integración fuerte durante el primer mes.
Revisiones periódicas
Programa reuniones semanales o quincenales uno a uno entre el nuevo empleado y su responsable para hablar de cómo se está adaptando, ofrecer retroalimentación sobre su desempeño y resolver cualquier inquietud.
Estas revisiones también ofrecen la oportunidad de ajustar expectativas y objetivos a medida que el nuevo empleado se sienta más cómodo en su puesto.
Definición de objetivos y métricas de desempeño
Trabaja con el nuevo empleado para establecer objetivos a corto y largo plazo. Un buen enfoque es escribir los objetivos bajo el marco SMART, que sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazo definido. Explica cómo se medirá su rendimiento y preséntales el proceso de evaluación de desempeño de la empresa.
Definir objetivos claros y comprender las métricas de desempeño ayuda a los nuevos empleados a mantenerse enfocados y motivados.
Consejo: Utiliza los primeros 30 días para marcar objetivos realistas y alcanzables que aporten confianza al nuevo empleado y le permitan lograr pequeños éxitos tempranos.
Formación y desarrollo continuo
Ofrece recursos de formación adicionales o cursos para ayudar al nuevo empleado a seguir desarrollando sus habilidades.
Anímales a explorar oportunidades de desarrollo profesional dentro de la empresa, como asistir a talleres, unirse a grupos de interés o asumir pequeños proyectos fuera de su rol principal.
Lista de comprobación para los 60 días
El hito de los 60 días es un momento crítico en el proceso de integración, donde las nuevas incorporaciones deben estar pasando de aprender los aspectos básicos a ser más independientes y productivas en sus funciones.
El enfoque durante este periodo de tu plan de 30-60-90 días es profundizar en su comprensión de sus responsabilidades, fomentar relaciones dentro del equipo y comenzar a realizar contribuciones significativas a la empresa.
Refina la comprensión y las responsabilidades
Revisa las tareas y objetivos establecidos durante los primeros 30 días. Evalúa el progreso y proporciona orientación adicional si es necesario.
A medida que la nueva persona se sienta más cómoda, es importante afinar y aclarar cualquier incertidumbre restante sobre su función. Esto garantiza que sea plenamente consciente de sus responsabilidades y de cómo su trabajo contribuye a los objetivos más amplios del equipo.
Comienza a asignar proyectos o responsabilidades más desafiantes que requieran una comprensión más profunda del rol. Esto ayuda a la nueva incorporación a continuar su camino hacia la integración total y aumenta su capacidad de impacto en el negocio.
Profundiza la integración en el equipo
Haz que la nueva persona participe en proyectos más colaborativos. Esto no sólo le ayuda a forjar relaciones más sólidas con sus compañeros, sino que también le permite ver cómo su trabajo encaja en el panorama general.
Aprendizaje y desarrollo continuos
Brinda oportunidades para que la nueva persona asista a sesiones de formación avanzada o talleres relevantes para su puesto. Esto podría incluir profundizaciones en herramientas especializadas, formación en liderazgo o conocimientos específicos del sector.
A medida que la nueva incorporación empieza a aprender más sobre el negocio, aprovecha la frescura de su perspectiva para desafiar los supuestos del equipo actual.
Invita a la nueva persona a compartir sus conocimientos o aprendizajes recientes mediante una presentación, un documento compartido o una reunión de equipo. Esto puede ayudar a reforzar su aprendizaje y demuestra su creciente experiencia.
Rendimiento y retroalimentación
Agenda una revisión de desempeño a los 60 días con la nueva persona. Conversa sobre su progreso, resalta logros e identifica áreas que necesitan mejorar. Esta revisión debe ser constructiva, enfocada en ayudar a que alcance todo su potencial.
Este también es un buen momento para obtener retroalimentación temprana de colegas que hayan trabajado estrechamente con la nueva incorporación. Esto puede ofrecer valiosos conocimientos sobre qué tan bien se está integrando al equipo y la efectividad con la que está desempeñando sus tareas.
Fomenta la implicación y la iniciativa
Este es el momento para que la nueva persona empiece a tomar mayor iniciativa en su función. Una señal de que está comenzando a asumir esto es cuando comienza a sugerir mejoras en los procesos, se ofrece para nuevos proyectos o propone soluciones a desafíos dentro del equipo.
Lista de comprobación para la revisión a 90 días
Es momento de que tu nueva incorporación se gradúe de la integración. Es una ocasión alegre, pero antes de que salga al mundo por su cuenta, este es un buen momento para repasar lo ocurrido durante el proceso de incorporación.
Revisión de desempeño
Realiza una evaluación formal de desempeño para hablar sobre sus logros en los primeros 90 días, áreas de mejora y progreso general. Esta revisión es una oportunidad para reforzar comportamientos positivos y corregir cualquier asunto antes de que se convierta en un hábito.
Consejo: Utiliza una plantilla de revisión estructurada que abarque indicadores clave de desempeño, logros de objetivos y comentarios de compañeros o mentores.
Sesión de retroalimentación
Recabar comentarios del nuevo empleado sobre el proceso de integración es tan importante como revisar su desempeño. Pregúntale sobre su experiencia, los desafíos que enfrentó y sugerencias para mejorar el proceso de integración. Esta retroalimentación puede ofrecer perspectivas valiosas para perfeccionar tu programa de incorporación para futuras integraciones.
Integración a largo plazo
Finalmente, describe los próximos pasos para el éxito continuo del nuevo empleado en su puesto. Esto podría incluir establecer nuevos objetivos o animarlo a asumir responsabilidades adicionales.
Fomenta la participación en proyectos o iniciativas interdepartamentales, lo que puede ayudarle a desarrollar una comprensión más amplia de la empresa y a crear una red más allá de su equipo inmediato.
“Una cosa que hacemos en Jostle y que realmente ayuda es una charla de 15 minutos entre el nuevo integrante del equipo y alguien de cada departamento/área de negocio para escuchar qué hace ese equipo y cómo colaboran con otros. Esto significa que la persona (a) conoce aproximadamente a 12 personas con las que normalmente no conectaría; (b) aprende sobre el negocio y que todos somos responsables de él; y (c) empieza a entender dónde encaja y qué significa su contribución.” Bev Attfield en Jostle
Crea un plan de formación y desarrollo
Una parte clave del proceso de integración es proporcionar al nuevo miembro del equipo las herramientas, la formación y los recursos que necesitará para tener éxito.
Según Tamara Wilson de FLIR Systems, hay seis pasos clave que seguir para construir un plan de formación y desarrollo exitoso e implementar el programa para los miembros de tu equipo:
- Analizar las necesidades del público / equipo / aprendiz
- Identificar los objetivos / resultados esperados
- Diseñar un esquema del plan de formación
- Construir el programa
- Optimizar la participación
- Evaluar el éxito de la formación
Lectura relacionada: Mejor software de formación para empleados
Incorporar un programa de formación y desarrollo en el proceso de integración dota a los nuevos empleados de las competencias y conocimientos necesarios para sus puestos, acelerando su productividad y competencia.
Para sus gestores, les da una idea de cómo pueden apoyar la trayectoria profesional de la persona y qué tipo de evaluaciones de habilidades del empleado serán necesarias a lo largo del camino para ayudarles a alcanzar sus objetivos.
Por último, también demuestra la inversión de la empresa en su crecimiento profesional, aumentando la satisfacción laboral y el compromiso a largo plazo.
Obtén nuestra lista de verificación para nuevas contrataciones
Recuerda: Puedes obtener mi lista de verificación descargable para nuevas contrataciones a continuación, que te guiará por todos estos pasos.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Cuál es la diferencia entre orientación para empleados e integración de empleados?
¿Quién debe participar en la integración de empleados?
¿Se puede iniciar la integración antes del primer día del empleado?
¿Cómo se desarrolla un proceso de integración desde cero?
¿Cómo configurar la nómina para un nuevo empleado?
Crea una mejor experiencia de integración para nuevos empleados
¿Cuáles son otros pasos fundamentales que deberían incluirse en una lista de verificación para la integración de nuevos empleados?
¿Qué tan extenso es tu programa de orientación para nuevos empleados? Las respuestas pueden variar para estas preguntas. Busca consejos de otras personas en tu sector o área y utiliza los comentarios que recibas de los empleados para diseñar la experiencia de tus nuevas contrataciones.
Quienes contratan por primera vez pueden beneficiarse de conferencias de personal donde aprenden estrategias eficaces para realizar su primera contratación.
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