Cómo redactar una descripción de puesto: guía de un experto

Sirve de guía tanto para los posibles candidatos como para los responsables de contratación y otros miembros del equipo de contratación.

Debe contener suficiente información para despertar el interés de quienes buscan empleo y motivarlos a avanzar en el proceso de contratación.

También es una oportunidad para ofrecer una visión de la cultura, la misión y los valores de tu empresa, y ayuda a alinear las expectativas entre empleadores y empleados.

Componentes de una descripción del puesto

Nombre del puesto

Indica claramente el nombre del puesto, que debe reflejar con precisión la posición y su nivel dentro de la organización.

Ejemplos: director de operaciones (COO), director de marketing, ingeniero sénior de software, responsable del equipo de ventas, coordinador de recursos humanos, representante de atención al cliente.

Objetivo del puesto

Ofrece una breve descripción general del puesto, explicando su objetivo principal y cómo encaja dentro de la organización.

Funciones y responsabilidades del puesto

Enumera las principales tareas y responsabilidades asociadas al puesto. Utiliza viñetas para facilitar la lectura y comienza cada punto con un verbo de acción (por ejemplo, «Gestionar», «Desarrollar», «Coordinar»).

Requisitos imprescindibles

Detalla las cualificaciones necesarias, incluidos los estudios, las certificaciones, la experiencia y las competencias.

Formación

Especifica la formación necesaria para que un empleado desempeñe eficazmente las funciones y responsabilidades del puesto. Indica claramente los campos de estudio relevantes, los tipos de titulación o las especializaciones concretas que proporcionan los conocimientos necesarios para tener éxito en este puesto.

Experiencia

Especifica los años mínimos de experiencia laboral a tiempo completo requeridos para el puesto, junto con los tipos de experiencia relevantes necesarios para cumplir los requisitos.

Si se consideran válidas las prácticas, la experiencia laboral durante los estudios universitarios o las ayudantías de posgrado, indícalo claramente como experiencia que cumple los requisitos.

Conocimientos, competencias y capacidades

Define claramente el nivel de conocimientos necesario para acceder al puesto, especificando la profundidad de comprensión requerida. Utiliza las siguientes definiciones como guía:

• Conocimientos prácticos: Comprensión básica de los principios y la terminología, que permite resolver problemas sencillos.
• Conocimientos generales: Dominio del área suficiente para realizar tareas habituales y afrontar situaciones de trabajo típicas, incluida la familiaridad con los aspectos clave de la materia.
• Conocimientos exhaustivos: Comprensión avanzada de la materia, que permite resolver problemas complejos, ofrecer asesoramiento técnico y servir de apoyo a otras personas.
• Conocimientos integrales: Dominio experto, que implica una comprensión profunda, pensamiento innovador y desarrollo de nuevos conceptos o enfoques (utiliza este nivel con moderación para puestos altamente especializados).

Además, enumera las competencias y capacidades específicas esenciales para tener éxito en el puesto e incluye las licencias o certificaciones necesarias.

Requisitos valorables

Una lista ampliada de requisitos valorables puede ayudar a evaluar mejor el potencial de un candidato para tener éxito y ser productivo en el puesto.

Aunque no son esenciales para desempeñar las responsabilidades principales del puesto, estos requisitos mejoran la capacidad del candidato para sobresalir. 

Los requisitos valorables se consideran «deseables» e incluyen formación adicional, experiencia relevante, conocimientos especializados, competencias avanzadas y capacidades específicas que se ajustan a los objetivos del puesto y a las necesidades de la organización.

Incluir estos criterios proporciona una imagen más clara del candidato ideal y, al mismo tiempo, permite flexibilidad en el proceso de contratación.

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Condiciones de trabajo

Describe las condiciones de trabajo y las exigencias físicas directamente relacionadas con las funciones esenciales del puesto para garantizar el cumplimiento de la Ley para Estadounidenses con Discapacidades (ADA). 

Especifica el tipo, la intensidad (nivel de esfuerzo), la frecuencia (con qué frecuencia) y la duración (cantidad de tiempo) de las capacidades físicas o mentales necesarias.

Ten en cuenta los siguientes factores:

• Entorno de trabajo: Especifica si el trabajo se realiza en interiores (por ejemplo, en una oficina) o al aire libre, y menciona las condiciones ambientales pertinentes.
• Riesgos de exposición: Indica cualquier exposición a materiales peligrosos, temperaturas extremas, ruido intenso u otros riesgos ambientales.
• Requisitos físicos: Incluye tareas físicas esenciales como subir, permanecer de pie, agacharse, inclinarse o escribir a máquina.
• Levantamiento/esfuerzo físico: Define el nivel de esfuerzo físico requerido:
  • Sedentario: Hasta 10 libras
  • Ligero: Hasta 20 libras
  • Medio: Hasta 50 libras
  • Pesado: Más de 50 libras
• Horario de trabajo: Indica si el puesto requiere trabajar por la noche, los fines de semana o estar de guardia habitualmente.
• Ubicación y requisitos de desplazamiento: Especifica la ubicación y si es necesario viajar, incluida la frecuencia y los destinos, si procede.
• Designación de personal de emergencia: Aclara si el puesto se considera esencial durante emergencias u operaciones críticas.

Esta información garantiza que las expectativas del puesto estén claramente definidas y, al mismo tiempo, respalda un proceso de contratación inclusivo y conforme a la normativa.

Misión, visión y valores de la empresa

Expón claramente la misión, la visión y los valores fundamentales de la organización para transmitir su propósito y sus objetivos a largo plazo.

Esto ayuda a los candidatos a comprender los principios rectores de la empresa, las expectativas culturales y cómo su puesto contribuye al éxito general.

Salario, beneficios y bonificaciones

Considera detallar el salario, los beneficios y la estructura de bonificaciones asociados al puesto para establecer expectativas transparentes para los candidatos. 

Puedes incluir un rango salarial, beneficios, bonificaciones y la estructura de comisiones, así como los beneficios adicionales que ofreces.

Comunicar claramente estos aspectos garantiza que los candidatos comprendan el paquete retributivo total y puedan valorar plenamente el puesto.

Cómo redactar una descripción de puesto: proceso de 4 pasos

1. Crea un título de puesto sencillo y fácil de entender

Empieza con el título del puesto. Mi lema es utilizar un lenguaje sencillo y fácil de entender.

Si ya existe una convención de nomenclatura para un puesto concreto, no es necesario ser creativo con el título. De lo contrario, a las personas les costará identificar si encajan en el puesto a partir del título. 

Ejemplo: Si el puesto es el de responsable de cuentas, llámalo así en lugar de utilizar algo como «gurú de relaciones con clientes».

2. Define las responsabilidades y los resultados

A continuación, describe las responsabilidades del puesto y cómo contribuyen a los objetivos de tu organización. ¡Los candidatos ansían esta información!

Si no sabes cómo definir las responsabilidades, crea una lista extensa con todas las funciones del puesto que se te ocurran y que la persona que ocupe este puesto tendrá que completar.

Puedes utilizar un marco similar al que crearías para tu estrategia de búsqueda de candidatos para ayudarte a estructurar tus ideas.

Después, acorta la larga lista de funciones del puesto que has elaborado. El objetivo es proporcionar información sin sobrecargar con demasiados datos. Entre 4 y 6 viñetas para las responsabilidades, y el mismo número para las habilidades, es una buena referencia.

Después de decidir qué responsabilidades vas a incluir, piensa en la misión de tu empresa. Quizás tengas algunos OKR u objetivos para el equipo a los que estas funciones contribuirán.

Empieza a formularlos como resultados y añádelos a la lista. De este modo, puedes vincular un conjunto específico de responsabilidades con un resultado.

Ejemplo

Supongamos que estás contratando a un socio de talento tecnológico. Podrías incluir estas responsabilidades y resultados deseados en la descripción del puesto:

• Buscar, involucrar y evaluar candidatos en los ámbitos de producto e ingeniería para ayudarnos a pasar de X a XX empleados en los próximos 9 meses.
• Trabajar con los responsables de contratación para crear planes de contratación e incorporación y prioridades que respalden la ampliación y el crecimiento, además de garantizar una excelente experiencia para las nuevas incorporaciones.

Sigue vinculándolo con la misión de la empresa y con la razón de vuestra existencia. Esto genera un sentimiento de pertenencia hacia el puesto y, por extensión, un sentimiento de pertenencia en el candidato potencial que lo está leyendo.

3. Especifica las habilidades y atributos necesarios

A partir de ahí, empieza a pensar en las habilidades, la experiencia relevante, la formación, las certificaciones y los atributos necesarios para que una persona sea considerada una candidata cualificada.

Esto debe estar realmente dirigido al público al que está destinada la vacante.

Habilidades y atributos para puestos de nivel inicial

Si estás contratando para un puesto de nivel inicial, no pongas como requisito entre 2 y 3 años de experiencia en X.

Esta paradoja de «necesitar experiencia para conseguir experiencia» está tan extendida que se ha convertido en un meme popular.

Para un puesto de nivel inicial, céntrate más en los atributos y las ambiciones del candidato potencial. Por ejemplo, si estás contratando para un puesto administrativo de nivel inicial, incluye aspectos como:

• Atención al detalle
• Organización
• Capacidad para establecer prioridades

La experiencia en estas áreas puede presentarse de muchas formas y no tiene por qué proceder necesariamente de trabajos administrativos anteriores.

Habilidades y atributos para puestos que no son de nivel inicial

Para los puestos que no son de nivel inicial, tendrás que incluir experiencia específica, requisitos o incluso cualificaciones para atraer a los candidatos adecuados.

Especificar el número mínimo de años de experiencia es un tema controvertido. Algunas empresas confían plenamente en este criterio y otras prefieren dejarlo impreciso.

Sin embargo, un error que debes evitar es pedir más años de experiencia de los que lleva existiendo la tecnología, como en el ejemplo siguiente:

Esta decisión te la dejo a ti, ya que veo argumentos en ambos lados. Personalmente, sí creo que una orientación general puede ser útil para las personas, pero no debería tratarse como una verdad absoluta, y tiendo a no utilizarla.

4. Destaca por qué tu empresa es un lugar excelente para trabajar

Cuanto mejor es el candidato, más opciones profesionales tiene; es un hecho.

Por eso, aunque es importante proporcionar información sobre el puesto, es igual de importante ofrecer a los posibles candidatos una muestra de lo que puede ofrecer la cultura de tu empresa.

Considera añadir un resumen y algunas viñetas sobre los siguientes atributos:

• Misión y valores de la empresa
• Tipo de entorno de trabajo (por ejemplo, presencial, remoto o híbrido)
• Beneficios adicionales (por ejemplo, códigos de vestimenta informales o almuerzos gratis los viernes)
• Paquetes de beneficios (por ejemplo, seguro médico, dental y cobertura de salud mental)
• Iniciativas de salud y bienestar
• Oportunidades de desarrollo profesional
• Políticas de vacaciones y permisos retribuidos
• Políticas relacionadas con la contratación equitativa y/o diversa

Recuerda que tu oferta de empleo promociona a tu empresa en su conjunto, no solo el puesto vacante.

Aquí es donde contar con una propuesta de valor para el empleado (EVP) clara te ayudará enormemente. En esencia, una EVP es un conjunto de beneficios y ofertas únicas que un empleador se compromete a proporcionar a sus empleados a cambio de sus habilidades, experiencia y compromiso. 

Piensa en ella como el valor que una organización ofrece a sus empleados a cambio de sus contribuciones.

Buenas prácticas para redactar una descripción del puesto

1. Crea una plantilla estándar para las descripciones de puestos

Aquí es donde incorporas tu marca empleadora y, preferiblemente, trabajas con tu responsable de marketing. 

Tu objetivo es crear una identidad en la que ciertos elementos estén estandarizados y sean reconocibles; por ejemplo, encabezados que guíen la vista por la página y la información de la empresa.

2. Utiliza un tono de voz coherente

El tono de voz también es algo con lo que el equipo de marketing puede ayudarte, ya que es un componente de la identidad de marca de un empleador. Si no estás familiarizado con lo que quiero decir con «tono de voz», aquí tienes algunos ejemplos del papel que desempeña el tono en las descripciones de puestos.

Ejemplos de tono de voz

1. Tú frente a la voz pasiva. Soy muy partidario de utilizar «tú» en las descripciones de puestos. Creo que crea cercanía con la persona candidata y ayuda a visualizar y humanizar la experiencia. Esto contrasta con la voz pasiva, que se expresa más bien así: «La persona candidata ideal para este puesto deberá...»
2. Formalidad del lenguaje. Algunas empresas se comunican con un tono muy formal y otras utilizan un lenguaje más relajado; ambas opciones son válidas y ambas transmiten algo sobre la cultura de la organización. Pero si el tono de voz de tu empresa es informal y tus descripciones de puestos parecen una invitación a una gala real, puedes representar involuntariamente de forma incorrecta a tu empresa y confundir a las personas candidatas.

3. Mantenlo sencillo 

Utiliza un lenguaje sencillo y accesible (a menos que estés hablando de términos técnicos específicos). Nadie se impresionará si necesita un diccionario de sinónimos para entender tu descripción del puesto... ¡a menos que estés contratando a una persona redactora de diccionarios de sinónimos!

4. Hazlo más breve 

Cada puesto tiene una gran cantidad de funciones y tareas que cubrir. Pero si escribes todo, obtendrás un muro de texto que pocas personas leerán. 

Las viñetas son tus mejores aliadas, y es posible agrupar algunas tareas y resumirlas en una sola viñeta (consulta el ejemplo anterior de socio de talento tecnológico).

5. Vincula las responsabilidades con los resultados

Intenta ayudar a la persona a visualizarse en el puesto vinculando las responsabilidades con los resultados, y estos con los objetivos del equipo o de la empresa. 

Debes asegurarte de que la persona candidata adecuada ya esté imaginando cómo crecerá junto a tu empresa.

6. Experimenta

Como ocurre con todo lo relacionado con el marketing de selección, conviene mantener las cosas actualizadas y experimentar un poco. 

Quizá puedas redactar un par de descripciones de puesto para cada vacante y realizar una prueba A/B para ver cuál funciona mejor en cuanto al número y, lo que es más importante, la calidad de las personas candidatas.

También tendrás que actualizar las descripciones de puestos de forma natural a medida que pase el tiempo y cambien las cosas dentro de la organización.

5 aspectos a los que prestar atención en una descripción del puesto

1. Requisitos de relleno

Estoy firmemente convencido de que, si todo lo que escribes es «grandes habilidades de comunicación» o «atención al detalle», no conoces lo suficientemente bien a la persona que debe ocupar el puesto.

Debes pensar en qué tipos de habilidades de comunicación se necesitan y ser más explícito. Los requisitos de empleo vagos o directamente ridículos ahuyentan rápidamente al talento más cualificado.

Por ejemplo, un gerente de producto podría necesitar tener «habilidades demostradas de comunicación interfuncional que le permitan comprender por igual las necesidades empresariales y técnicas».

Esto ofrece una orientación más clara.

2. Requisitos educativos

Este es un tema delicado, pero lo que diré es que pienses en qué es absolutamente necesario.

Si se requiere una titulación o certificación específica, tiene todo el sentido mencionarlo.

Pero una «calificación mínima de 2:1 en una de las 20 mejores universidades» es increíblemente excluyente. Deberíamos intentar alejarnos de esta práctica, especialmente teniendo en cuenta las numerosas vías alternativas para desarrollar una carrera profesional.

3. Lenguaje excluyente

El lenguaje excluyente en las descripciones de puestos puede disuadir a candidatos diversos y crear un ambiente no inclusivo. 

Es importante utilizar un lenguaje inclusivo para atraer a un grupo más amplio de talento, mejorar la reputación de la empresa y garantizar el cumplimiento legal.

Algunos ejemplos son utilizar términos neutros en cuanto al género y evitar expresiones específicas de una edad o condicionadas por prejuicios culturales.

4. Formato en los portales de empleo

Presta atención a cómo puede mostrarse tu formato en los distintos portales de empleo. Muchas veces me he esforzado en crear encabezados y listas con viñetas atractivos, solo para que el portal de empleo pegue un bloque de texto cuando consultas la oferta de empleo.

Busca un botón de vista previa, las reglas de formato del portal de empleo (normalmente en la página con el editor) o, al menos, asegúrate de consultar la oferta publicada justo después de publicarla para verificar el formato. 

5. Rango salarial

En cada vez más jurisdicciones es obligatorio publicar una banda o un rango salarial en una descripción del puesto.

Creo que se trata de una medida interesante para igualar las condiciones y dar más poder a los candidatos durante la negociación. 

Si tienes intención de ajustar los salarios en función de la ubicación de un candidato que trabaja a distancia, asegúrate de especificarlo.

Herramientas de ayuda

Escribir una descripción de puesto desde cero puede provocar un caso grave del «síndrome de la página en blanco»: la aflicción de quedarse mirando una página en blanco y descubrir que la mente también se ha quedado completamente en blanco. Aquí tienes algunas herramientas que pueden ayudarte:

Lee otras descripciones de puestos para obtener un punto de partida

Por sencillo que parezca, si estás realmente atascado al empezar a describir un puesto (esto ocurre muchas veces con puestos júnior u operativos), observa cómo lo describen otras empresas. 

Examina algunos ejemplos de empresas competidoras y quizá algunos de empresas completamente ajenas a tu sector para ver cuáles son las similitudes y diferencias (por ejemplo, si eres una empresa B2B de SaaS, observa cómo describen este puesto las empresas de bienes de consumo).

Una vez que hayas optado por un enfoque, el software de gestión de descripciones de puestos puede ayudarte a estandarizar y mantener las descripciones de los distintos puestos.

Utiliza un decodificador de género para detectar lenguaje excluyente

Numerosos estudios han revelado dos diferencias importantes en la forma en que hombres y mujeres solicitan puestos de trabajo. 

Las mujeres, en general, intentan cumplir el 100 % de los requisitos de un puesto antes de presentar su candidatura (de ahí que resumas y te limites a un menor número de viñetas) y tienen menos probabilidades de responder a un lenguaje excesivamente agresivo o excluyente.

Hace poco vi «Se incorporará a un equipo de 4 hombres». Bien por el uso de «Se incorporará» (mejor sería «Te incorporarás»), pero después se perjudicaron con lo del equipo de 4 hombres. ¿Es una forma de expresarlo? Sí. ¿Puede ser excluyente? También.

Hay varias herramientas para esto. Datapeople y Textio son herramientas de pago con funcionalidades avanzadas, como decodificadores de idiomas y algunas formas de IA (por ejemplo, reconocen ciertas expresiones), y Genderdecoder es más sencilla, pero gratuita. 

Puede sorprenderte lo que puede considerarse un lenguaje excluyente, especialmente si nunca has tenido que examinar detenidamente tus textos. Un estudio reciente descubrió que el lenguaje incluso puede influir en la edad media de las personas que presentan su candidatura.

Chat GPT

ChatGPT y otros chatbots pueden ayudarte a redactar descripciones de puestos mediante textos claros, inclusivos y atractivos adaptados a tus necesidades. Al utilizar ChatGPT para redactar descripciones de puestos, sigue estas buenas prácticas:

1. Proporciona detalles claros: Explica claramente las responsabilidades del puesto, las competencias requeridas, las cualificaciones y cualquier valor o aspecto específico de la cultura de la empresa para garantizar un contenido preciso y relevante.
2. Céntrate en la inclusión: Haz hincapié en el uso de un lenguaje inclusivo para atraer a una amplia diversidad de candidatos, evitando términos que puedan excluir inadvertidamente a determinados grupos.
3. Revisa y edita: Revisa y perfecciona siempre el contenido generado para comprobar su precisión, tono y coherencia con la voz de tu empresa, tal como se establece en la marca empleadora.
4. Garantiza el cumplimiento legal: Comprueba que el lenguaje utilizado cumple las leyes de igualdad de oportunidades en el empleo y otras normativas pertinentes.

Ejemplo de indicación:

«Redacta una descripción detallada del puesto de [Título del puesto]. Incluye una presentación atractiva del puesto, las responsabilidades principales, las cualificaciones requeridas (formación, experiencia y competencias), las cualificaciones deseables, las condiciones de trabajo, las exigencias físicas y cualquier ventaja o beneficio relevante. Adapta el tono para que sea [profesional/informal/atractivo] y alinea el contenido con los estándares del sector».

Sistemas de seguimiento de candidatos

Por último, algunos sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) también cuentan con plantillas de JD que puedes utilizar y consejos para optimizar tus anuncios para SEO, de modo que aparezcan ante las personas adecuadas.

Asegúrate de consultarlos y, si cuentas con un especialista interno en SEO, quizá también puedas preguntarle qué más puedes hacer.

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