Etärekrytointiprosessi: asiantuntijan opas

Siihen kuuluu yleensä työpaikkojen ilmoittaminen, videohaastattelujen toteuttaminen, ehdokkaiden arviointi digitaalisten työkalujen avulla ja asiakirjojen sähköinen käsittely.

Prosessi tukeutuu vahvasti teknologiaan viestinnän ja arvioinnin mahdollistamiseksi sekä uusien työntekijöiden integroimiseksi etä- tai hybriditiimeihin.

Etärekrytointiprosessi (tai mikä tahansa rekrytointiprosessi) on ratkaisevan tärkeä, jotta löydät tarvitsemasi ehdokkaat, arvioit heidät perusteellisesti ja tehokkaasti sekä tarjoat hyvän ehdokaskokemuksen.

Miten etärekrytointiprosessi eroaa lähirekrytoinnista?

Etärekrytointiprosessi muistuttaa suurelta osin lähirekrytointiprosessia, mutta joitakin osa-alueita on mukautettava hieman, kuten:

1. Miten arvioit pehmeitä taitoja ja kulttuurisopivuutta

Vaikka sinulla saattaa olla jäsenneltyjä kysymyksiä, pystyt henkilökohtaisissa haastatteluissa havainnoimaan myös epämuodollisia hetkiä – kehonkieltä, epämuodollista keskustelua, toimistokierroksia ja tiimilounaita.

Osa kulttuurisopivuudesta tulee usein esiin luontevasti näiden vuorovaikutustilanteiden kautta.

Etäympäristö edellyttää jäsenneltyjä käyttäytymiseen liittyviä kysymyksiä ja asynkronisia arviointeja viestintätyylin, itsenäisyyden ja digitaalisen sujuvuuden selvittämiseksi. 

Kulttuurista yhteensopivuutta on usein arvioitava kirjallisen viestinnän, asynkronisten vastausten sävyn ja videopuheluiden selkeyden perusteella.

Tällä voidaan arvioida yhtä kulttuurisopivuuden osa-aluetta, mutta ei kaikkia, joten on tärkeää pyrkiä luomaan myös epämuodollinen ympäristö. 

2. Miten arvioit kovia taitoja ja tietämystä

Henkilökohtainen rekrytointiprosessi saattaa tarjota enemmän vapautta luovien ideointisessioiden, valkotaulutyöskentelyn ja kasvokkaisten koodauskeskustelujen toteuttamiseen. 

Jos muut ehdokkaasi tulevat henkilökohtaiseen haastatteluun, sinun on rakennettava etäehdokkaille erillinen arviointiprosessi.

Taitoarvioinnit ovat usein asynkronisia – ne tehdään verkkotestausalustojen, kirjallisten tehtävien tai projektisimulaatioiden avulla. Tämä mahdollistaa joustavuuden, mutta edellyttää luottamusta prosessin luotettavuuteen ja selkeitä ohjeita.

Verkossa tehtävät arviointityökalut ja testit voivat joskus tuntua hyvin keinotekoisilta, joten sinun on pohdittava, miten teknisten taitojen arvioinnista tehdään sellainen, joka todella jäljittelee heidän tekemäänsä työtä. Tällaiset testit voidaan toteuttaa nopeasti, ja ne saattavat houkutella ”säästämään aikaa”, mutta ovatko ne todella arvokkaita?

Voit esimerkiksi saada enemmän hyötyä tarkastelemalla todellista koodia ja sitä, miten ehdokkaat lähestyvät ongelmanratkaisua, kuin antamalla heille monivalintatestin, joka mittaa heidän muistamistaan ja sitä, ovatko he opetelleet ulkoa jokaisen tietyn ohjelmointikielen syntaksin yksityiskohdan. Et voi luottaa pelkkään tietovisaan nähdäksesi, miten tämä henkilö koodaa, varsinkaan jos et tule näkemään häntä päivittäin.. 

Etäympäristössäkin, kun et ole varma, millaista kokemusta ehdokkailla on eri puolilta maailmaa (esimerkiksi jos yritykset eivät ole sinulle tuttuja), heidän tuottamansa koodin tarkasteleminen antaa paljon enemmän tietoa kuin muistiharjoitus.

3. Arvioijien yhdenmukaisuus ja vinoumien vähentäminen

Henkilökohtaisia haastatteluja tekevät haastattelijat saattavat luottaa enemmän vaistoonsa tai reaaliaikaiseen keskusteluun, ja yhdenmukaisuus voidaan saavuttaa nopeasti haastattelun jälkeen käytävillä käytäväkeskusteluilla, mikä lisää tiedostamattoman ennakkoluulon riskiä.

Etähaastatteluissa vinoumia voi syntyä huonon valaistuksen, heikkojen yhteyksien tai erilaisten kotiympäristöjen vuoksi.  

Tässä on erään etähaastattelijan kommentti, jota jouduin kerran valmentamaan: ”No, hänen valaistuksensa ja rajauksensa olivat surkeat, eikä hän todellakaan osannut valita kuvakulmaansa, mutta hänen kokemuksensa kai korvaa sen. Annamme hänelle budjetin uuden kameran hankkimiseen ja opetamme, mihin se sijoitetaan.” 

Eikö ehdokkaan valaistus yllä kauneusvaikuttajan tasolle? Onko hänen taustallaan liikaa Lego-palikoita? Se ei liity hänen työhönsä lainkaan, ja jos jotain, Lego on siistiä! 

Kaikilla haastattelijoilla ei myöskään ole kokemusta etähaastattelujen toteuttamisesta, joten päätöksen tekeminen voi tuntua epämukavalta, sillä heistä saattaa tuntua, että jotain on jäänyt huomaamatta, jos henkilö ei ole heidän edessään.

4. Ehdokaskokemus

Ehdokkaat voivat palauttaa ensivaikutelman helpommin ollessaan paikan päällä, ja toimistoympäristösi sekä vieraanvaraisuutesi vaikuttavat heidän kokonaiskäsitykseensä organisaatiosta. 

Kasvokkain viestiminen välittää huomattavasti enemmän ihmisten välisen viestinnän vivahteita, ja kuulostaa vähemmän tylyltä sekä tarjoaa paremman asiayhteyden.

Pelkkä digitaalinen viestintä voi tarkoittaa, ettet vaikuta niin lämminhenkiseltä kuin haluaisit, mikä saattaa heikentää ehdokaskokemusta.

Etäympäristössä jokainen vuorovaikutustilanne on lisäksi "tallessa" – sähköpostin sävy, vastausten viive ja tekniset järjestelyt ovat tärkeitä.

Sujuva ja hyvin koordinoitu virtuaaliprosessi antaa hyvän kuvan; viivästykset tai tekniset ongelmat tekevät päinvastoin. 

5. Prosessin läpinäkyvyys ja viestintä

Ehdokkaat voivat luonnostaan saada vihjeitä prosessista tai tiimin dynamiikasta paikan päällä ollessaan, vaikka viestintä olisi vähemmän muodollista.

Prosessin viestiminen etäympäristössä edellyttää tietoista selkeyttä: aikataulu, seuraavat vaiheet ja odotukset on dokumentoitava ja kerrattava.

Lisäksi yhteydenpidon katkaiseminen ilman ilmoitusta on haitallisempaa, kun kaikki tapahtuu digitaalisesti. Tiukasta viestintäaikataulusta voi olla varsin vapauttavaa pitää kiinni, sillä molemmat osapuolet tietävät, mitä odottaa ja milloin, mutta siitä on tietenkin myös pidettävä kiinni.

6. Perehdytys alkaa aiemmin

Kasvokkain tapahtuvissa prosesseissa perehdytystä pidetään usein erillisenä, työsuhteen alkamisen jälkeisenä vaiheena, jossa tukeudutaan enemmän samassa paikassa työskentelevien antamaan mentorointiin ja reaaliaikaiseen ongelmanratkaisuun.

Etärekrytoinnissa prosessisi on toimittava samalla myös kevyenä perehdytyksenä. Ehdokkaat arvioivat asynkronisen viestintäsi selkeyttä, dokumentaation laatua ja viestintävälineitäsi saadakseen kuvan työympäristöstäsi.

Näin valmistaudut etärekrytointiin

Jos sinulla on jo prosessi paikan päällä tapahtuvaa rekrytointia varten, onnittelut – sinulla on perusta, jonka päälle rakentaa. Jos sinulla ei ole prosessia lainkaan, hienoa sekin: sinulla on puhdas alusta! 

Muista, että monet näistä käytännöistä ovat olennaisia sekä paikan päällä että etänä tapahtuvissa haastatteluissa, mutta tässä käsittelen erityisesti sitä, miten ne hyödyttävät etärekrytointia.

Näin rakennat etärekrytointiprosessisi: 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Määrittele työn vaatimukset ja odotukset

Kun valmistaudut rekrytoimaan etänä (tai muutenkin), on tärkeää määritellä työtehtävät, vastuut ja odotukset selkeästi.

Etätyötehtävät edellyttävät usein ennakoivia viestintätaitoja, itseohjautuvuutta ja kykyä työskennellä itsenäisesti.

Näiden vaatimusten selkeä kuvaaminen auttaa houkuttelemaan ehdokkaita, jotka soveltuvat hyvin etätyöympäristöihin.

2. Laadi etätyöhön sopiva työpaikkailmoitus

Tehokkaan työpaikkailmoituksen kirjoittaminen etätehtäviä varten edellyttää etätyöhön liittyvien etujen, kuten joustavien työaikojen ja paikkariippumattomuuden, korostamista.

Ehdokkaan näkökulmasta korosta viestintää koskevia odotuksia, ensisijaisia aikavyöhykkeitä ja mahdollisia tarvittavia teknisiä vaatimuksia, jotta yrityksen tarpeet ja ehdokkaan valmiudet vastaavat toisiaan.

Author's Tip

Palkat voivat olla hankala asia täysin etänä tehtävää koskevassa työpaikkailmoituksessa. Eri alueille voi olla omat palkkaluokkansa, kuten mielestäni pitäisi, mutta ehdokkaat eivät välttämättä ymmärrä niitä. Itse ilmoitan työpaikkailmoituksessa tai tehtävän kuvauksessa suuntaa-antavan palkkaluokan. Voit jakaa alueet esimerkiksi korkean ja matalan elinkustannustason alueisiin tai mainita, että palkka perustuu esimerkiksi New Yorkin tai Lontoon palkkatasoon, mutta sitä mukautetaan sijainnin perusteella.

3. Selkeytä haastattelu- ja arviointiprosessisi

Kun odotuksesi ovat selvillä, määrittele yksityiskohtaisesti, miten arvioit, täyttävätkö ehdokkaat nämä odotukset.

Varmista, että sinulla on vastaukset näihin kysymyksiin:

• Kuka toteuttaa kunkin haastattelun?
• Mitä kussakin haastattelussa käsitellään, esimerkiksi teknisiä taitoja, kulttuurista sopivuutta tai tiettyä arvojen osa-aluetta?
• Kuinka kauan kukin haastattelu kestää?
• Mitä kunkin haastattelijan odotetaan tietävän ehdokkaasta kunkin haastattelun jälkeen?
• Miten palaute kirjataan?
• Tallennetaanko itse haastattelut (etäympäristössä se on helpompaa, mutta onko se tarpeellista?) 
• Mitä arviointeja tarvitaan (koodikatselmointi, tehtävähaaste, esitys jne.)? Miten ne järjestetään ja miten ehdokas palauttaa ne?
• Miten rekrytointipäätökset tehdään?
• Kuka viestii ehdokkaille haastattelun aikana ja mahdollisesta työtarjouksesta (joskus haluat henkilöstöhallinnon tai osaajien hankinnasta vastaavan tiimin hoitavan kaiken, toisinaan taas haluat jakaa vastuun niin, että esihenkilö esittää työtarjouksen)?

4. Kouluta haastattelijat toteuttamaan tehokkaita haastatteluja etänä

Ei ole itsestään selvää, että haastattelija, joka on erinomainen ja oivaltava kasvokkain, pystyy siirtämään saman kokemuksen täysin etänä toteutettaviin haastatteluihin.

Haastattelijoille on joskus muodostunut tapa luottaa liikaa asioihin, joita on vaikea arvioida videoneuvottelussa, kuten kehonkieleen tai katsekontaktiin.

Jos käytämme katsekontaktia esimerkkinä, kaikki eivät pidä katsekontaktia kameraan. 

Jotkut tuntevat olonsa mukavammaksi katsoessaan näytöllään olevaa henkilöä luodakseen yhteyden häneen sen sijaan, että katsoisivat suoraan kameraan.

Tätä ei pitäisi tulkita niin, että ”Hän ei ottanut katsekontaktia, joten (lisää tähän mikä tahansa johtopäätös hänen sopivuudestaan tai taidoistaan)”. 

Ellet tietenkin hae kameraesiintyjää – siinä tapauksessa voit ehkä muistuttaa häntä katsomaan kameraan ja katsoa, miten se sujuu. 

5. Ota käyttöön oikeat työkalut ja teknologia

Onnistunut etärekrytointi perustuu oikeiden työkalujen ja teknologian hyödyntämiseen. Videoneuvottelualustat (VC) mahdollistavat virtuaaliset haastattelut, kun taas hakijaseurantajärjestelmät (ATS) sujuvoittavat rekrytointiprosessia.

Voit esimerkiksi määrittää ATS:n lähettämään automaattisia sähköposteja, kun ehdokkaat etenevät prosessissa, jotta he pysyvät ajan tasalla tilanteestaan. Voit myös yhdistää järjestelmän kalenteri- tai VC-palveluntarjoajaan ja varmistaa, että ehdokas löytää linkin helposti.

Yhteistyötyökalut, kuten Slack, Asana tai Notion, edistävät tiimiviestintää ja projektinhallintaa – mikä on olennaista etätiimien menestykselle.

Lopuksi Miro, FigJam ja Mural voivat auttaa kaikissa luovissa työskentely-, ideointi- ja valkotaulusessioissa, joita haluat järjestää verkossa.

6. Hanki juridista tukea

Lainkäyttöalueesta riippuen saatat tarvita juridista lisätukea toimeksisaaja- tai työsuhteen luomiseen. Joissakin oikeusjärjestelmissä toimeksisaajan ja työntekijän välillä tehdään tiukempi ero, kun taas toisissa suhtaudutaan asiaan vapaammin.

Suosittelen laatimaan vakiomuotoisen toimeksisaajasopimuksen, joka on voimassa muutamilla lainkäyttöalueilla, ja tarkistamaan tilanteen myöhemmin, kun tunnistat henkilön alueelta, jota et tunne entuudestaan. 

Vaihtoehtoisesti saatavilla on monia työnantajana toimimisen palveluita/toimeksiantosopimusratkaisuja, joissa on lainkäyttöaluekohtaiset vakiomallit, jos haluat automatisoida neuvonnan.

Etäosaajien etsiminen ja houkutteleminen

Etäosaajien etsiminen ja houkutteleminen, kuten muidenkin osaajien kohdalla, tarkoittaa ehdokkaiden kohtaamista siellä, missä he ovat. Tässä on joitakin taktiikoita ja strategioita.

Etätyöhön keskittyvät työpaikkasivustot

Etätyöpaikkoihin keskittyviä työpaikkasivustoja on melko paljon. 

Näin voit tavoittaa ehdokkaita, joilla on todennäköisemmin jo kokemusta etäympäristössä työskentelystä ja menestymisestä.

Tässä muutama esimerkki:

• RemoteOK
• Remotely
• Flexa
• We are Distributed

Lisäksi perinteiset työpaikkasivustot, kuten LinkedIn ja Indeed, ovat alkaneet tarjota enemmän etätyöpaikkoihin liittyviä ominaisuuksia, kuten etäroolien julkaisemisen useammissa kohteissa.

Hyödynnä sosiaalista mediaa ja verkostoitumista

Sosiaalinen media rekrytointivälineenä kasvattaa suosiotaan. LinkedInin, Twitterin, Facebookin ja jopa Slackin kaltaiset alustat voivat auttaa sinua tavoittamaan etätyöntekijöitä osallistumalla asiaankuuluvien yhteisöjen ja ryhmien toimintaan (tarkista ensin, että ne sallivat rekrytointitoiminnan).

Voit myös jakaa työpaikkailmoituksia ja tuoda esiin yrityksesi etätyökulttuuria houkutellaksesi passiivisia työnhakijoita, jotka ovat kiinnostuneita etätyömahdollisuuksista.

Se on perinteinen toimintatapa, mutta siihen on syynsä – se toimii. 

Työntekijöiden suositteluohjelmat

Työntekijöiden suositteluohjelman käyttöönotto kannustaa nykyisiä työntekijöitä suosittelemaan päteviä hakijoita etätehtäviin. Suosittelut johtavat usein laadukkaampiin rekrytointeihin, joissa henkilö sopii hyvin organisaatiokulttuuriin ja pystyy osallistumaan tehokkaasti etätiimien toimintaan.

Etärekrytoinnissa et välttämättä saa työntekijöiden suosittelujen kautta yhtä paljon hakijoita kuin suorien hakemusten kautta, mutta jos olet löytänyt yhden hyvän ehdokkaan, hän tuntee varmasti muita samanlaisia ehdokkaita tai ainakin enemmän paikkoja, joista voit löytää heidän kaltaisiaan hakijoita. 

Näin voit käyttää työntekijöiden suositteluohjelmia tutustuaksesi maailmanlaajuisten osaajamarkkinoiden eri alueisiin (esimerkiksi jos palkkaat ihmisiä Brasiliasta, voit tutustua paikallisiin osaajamarkkinoihin heidän kauttaan).

Etätyöntekijöiden esikarsinta ja haastattelu

Kun olet tunnistanut etätehtävään sopivia ehdokkaita, sinun on käytävä läpi esikarsinta- ja haastatteluprosessi, joka poikkeaa hieman siitä, miten toimit kymmenen vuotta sitten.

Käymme tämän läpi vaihe vaiheelta.

Hakemus

Nykyisen ajattelutavan mukaan hakemuksista tulisi tehdä mahdollisimman sujuvia, ja olen tästä samaa mieltä.

Etätyöympäristössä on kuitenkin muutamia alueita, joista on hyödyllistä esittää lisäkysymyksiä jo hakemusvaiheessa. 

Kun haet nimenomaan etätyötehtävään, kysy seuraavat asiat:

• Varmista, että hakijalla on oikeus työskennellä siinä paikassa, josta hän hakee tehtävää (et esimerkiksi voi sponsoroida viisumeja, mikä on todennäköisin tilanne).
• Varmista, että hakija pystyy olemaan verkossa pyytämiesi tuntien ajan edellyttämälläsi aikavyöhykkeellä.
• Selvitä hakijan palkkatoiveet (joko hänen omassa valuutassaan tai kansainvälisemmässä valuutassa, kuten USD/EUR/GBP). Varmista myös, koskevatko palkkatoiveet tiettyä ajanjaksoa (kuukausi- tai vuositasoa).
• Selvitä tarvittaessa, onko hänellä kokemusta etätyöympäristössä työskentelystä (valinnainen). 

Kuten näet, edellä esitetyt suositukset liittyvät enemmän etätyön käytännön järjestelyihin kuin itse tehtävään (tehtävän soveltuvuus tulee arvioida esikarsinnan ja haastattelun avulla). 

Author's Tip

Monet yritykset ovat pyytäneet hakijoita nauhoittamaan video- tai äänitallenteen, jossa he vastaavat esikarsintakysymyksiin. Jos rekrytointiprosessissasi on riittävät ennakkoluuloja ehkäisevät käytännöt, tämä voi olla mahdollista, mutta useimmissa tapauksissa näihin menetelmiin suhtaudutaan niin, että niiden avulla palkataan vain tiettyihin väestöryhmiin kuuluvia henkilöitä. Kaikki eivät tunne oloaan mukavaksi videolla tai nauhoitetussa vastauksessa, joten tällä lähestymistavalla saat todennäköisemmin vain tietyntyyppisiä hakijoita.

Esikarsinta

Esikarsinta on sekä taidetta että tiedettä. Jos olet onnistunut yhdistämään nämä kaksi toimistotehtävien kohdalla, voit käyttää suurinta osaa samoista toimintatavoista arvioidessasi etätehtäviin hakevia.

Etätyötä sisältäviin tehtäviin hakijoita arvioidessasi lisäisin kuitenkin muutamia asioita sen lisäksi, että selvität hakijan soveltuvuuden tehtävään tavanomaisella esikarsinnalla.

Varmista käytännön järjestelyt

Keskustele jokaisen hakijan kanssa työsuhteen käytännön järjestelyistä, kuten:

• Onko henkilö valmis työskentelemään etänä toisesta maasta käsin (esimerkiksi toimimaan itsenäisenä ammatinharjoittajana, ja onko hänellä vakaa internetyhteys)?
• Tarkista palkkatoiveet: Usein alhaisten elinkustannusten alueilla asuvat hakijat saattavat nähdä erittäin korkean ilmoitetun palkan ja odottaa sitä, vaikka sinulla saattaa olla heidän sijaintinsa perusteella erilainen palkkaluokka. Selitä tämä mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ja keskustelkaa asiasta. 

Tarkista etätyökokemus

Ensimmäisessä esikarsinnassa voit selvittää, miten hakija on tarkalleen ottaen työskennellyt etänä muissa yrityksissä (jos hän on kertonut niin tehneensä).

Jos he eivät ole, kysy, miten he muuttaisivat työskentelytapaansa varmistaakseen olevansa yhtä tuottavia ja viestivänsä yhtä tehokkaasti.

Vahvista yrityksen odotukset

Jos yritykselläsi on erityisiä odotuksia, esimerkiksi jos työskentelette täysin etänä mutta kokoonnutte samaan paikkaan kerran vuosineljänneksessä tai jos teillä on erityisiä viestintää koskevia odotuksia, keskustelkaa niistä ensimmäisen seulontapuhelun aikana. 

Etähaastattelujen toteuttaminen

Etähaastattelujen toteuttaminen edellyttää huolellista suunnittelua. Kannattaa luoda jäsennelty haastatteluprosessi, jossa käytetään videoneuvotteluja kasvokkaiseen vuorovaikutukseen, jotta hakijat saavat mahdollisuuden osoittaa viestintätyylinsä ja kykynsä työskennellä etänä.

Varmista, että kaikki haastattelijat ovat samaa mieltä arviointikriteereistä ja omasta roolistaan rekrytointiprosessissa.

Jos sinulla on yhteistyöhön perustuva rekrytointiprosessi, johdonmukaisen haastattelukokemuksen luominen riippumatta siitä, kenen kanssa hakija asioi, on tärkeä osa työnantajabrändin kehittämistä ja hyvän suhteen rakentamista uusiin työntekijöihin.

Tämä on tietenkin tärkeää kaikissa haastatteluissa, mutta erityisen olennaista etätyöntekijöille, jotka eivät välttämättä tunne olevansa yhtä läheisesti yhteydessä kollegoihinsa normaalin työnsä aikana.

Lisäksi kannattaa varmistaa, että haastatteluryhmäsi ymmärtää samalla tavalla, että etänä haastateltaessa vastaan tulee todennäköisesti hyvin erilaisia viestintätyylejä, joihin kulttuuriset vivahteet vaikuttavat. 

Jotkut hakijat saattavat puhua paljon ja jotkut taas eivät juuri lainkaan haastattelun muodollisessa tilanteessa, joten on tärkeää pystyä näkemään tämän läpi ja arvioimaan henkilön todelliset taidot ja kokemuksen.

Erin Meyerin kirjoittama kirja The Culture Map on varsin hyvä johdatus siihen, mitä kannattaa ottaa huomioon. Se ei takaa, että tietystä kulttuurista tuleva henkilö olisi tietynlainen, mutta siitä voi olla hyödyllistä tietää. 

Teknisten ja pehmeiden taitojen arviointi

Arvioi sekä työssä tarvittavia teknisiä taitoja että etätyössä olennaisia pehmeitä taitoja, kuten ajanhallintaa, yhteistyökykyä ja sopeutumiskykyä.

Näiden taitojen arviointi varmistaa, että hakijat voivat menestyä etätyöympäristössä ja osallistua tehokkaasti etätiimien toimintaan. Esimerkkejä taitojen arviointimenetelmistä ovat: 

• Ohjelmointihaasteet ja työskentely taululla
  • Tässä voit joko järjestää reaaliaikaisen ohjelmointitehtävän tai antaa heille koodia etukäteen valmisteltavaksi. Viime aikoina olen nähnyt käytettävän näiden yhdistelmää: valmistellaan koodia, keskustellaan siitä ja korjataan sitä videopuhelun aikana. Tämä voi antaa kattavamman kuvan. Jotkut hakijat eivät välttämättä suoriudu hyvin yllättävässä tilanteessa, mutta jos ohjelmistokehityskäytäntöihisi kuuluu paljon pariohjelmointia, tätä kannattaa harkita.
• Kirjoitusnäytteet
  • Varmista, että näyte liittyy tehtävään. Esimerkiksi asiakaspalvelutehtävää varten pyydä asiakasvastaus, älä kaunokirjallista tekstiä! 
• Esitysmateriaalit, joissa kuvataan lähestymistapa tehtävään
  • Varmista jälleen, että tehtävä liittyy työhön, mutta huolehdi, ettei kyse ole jostakin sellaisesta, jota parhaillaan yrität ratkaista. Älä pyydä hakijoilta ilmaista työtä! 
• Simuloidut työtilanteet.
  • Tätä on hieman vaikea toteuttaa verkossa, mutta se voi toimia tietyissä tilanteissa. Muista, että sinun on annettava paljon enemmän taustatietoa kuin muissa tilanteissa. 

Päätös ja työtarjous

Hyvä, vaikea osuus on tehty. Olet haastatellut useita hakijoita ja rajannut joukon muutamaan vahvaan ehdokkaaseen, jotka täyttävät lopullisesti tehtävään valittavalta henkilöltä tarvitsemasi kriteerit. Nyt on päätöksen aika.

Seuraavat vaiheet prosessissasi ovat nämä.

Työtarjouksen tekeminen

Kun teet työtarjouksen etätyötä hakevalle, esitä selkeät ja yksityiskohtaiset sopimusehdot, mukaan lukien palkka, edut ja etätyötä koskevat käytännöt.

Toista, että tarjous vastaa aiemmin keskusteltuja palkkaodotuksia tai ylittää ne sekä paikallisen markkinan mukaisen tarjouksesi (tämän tulisi perustua keskusteluun, jonka kävit hänen kanssaan seulontapuhelun aikana).

Muista myös tarkistaa, onko henkilö haastatteluprosessin aikana järjestänyt kaiken tarvittavan voidakseen työskennellä sinulle – esimerkiksi tarvitseeko hänen ryhtyä toimeksisaajaksi tai itsenäiseksi ammatinharjoittajaksi, jos et voi palkata häntä työntekijäksi. 

Suosittelijoiden tarkistaminen

Tarkista suosittelut aivan kuten kenen tahansa muun ehdokkaan kohdalla varmistaaksesi pätevyyden ja arvioidaksesi hänen aiempaa suoriutumistaan ja työetiikkaansa. 

Ainoa lisäosa tässä tapauksessa on kysyä, miten henkilö pystyi työskentelemään etänä.

Laadi etätyöskentelyvalmiuksiin ja yhteistyöhön liittyviä erityisiä kysymyksiä saadaksesi suosittelijoilta hyödyllistä palautetta.

Jos teet niin sanottuja ”piilotettuja” suosittelutarkistuksia – mitä en suosittele – en todellakaan suosittele niitä etätyöympäristössä. 

Et välttämättä tunne lainkaan sijaintisi ja kulttuurisi ulkopuolisia yrityksiä ja käytäntöjä, joten on parasta välttää tätä käytäntöä kokonaan. 

Etätyöntekijöiden perehdytys

Jos tarjous hyväksytään, on aika siirtyä seuraavaan vaiheeseen eli perehdytykseen. Kuten mainittu, perehdytyksen pitäisi alkaa hyvissä ajoin ennen ensimmäistä päivää, erityisesti jos ensimmäinen päivä ei tule olemaan toimipaikalla! 

Joissakin paikoissa irtisanomisaika voi olla reilusti yli kuukauden, joten haluat pitää heihin yhteyttä tuona aikana. Voisit ehkä kutsua heidät lyhyelle virtuaalikahville tulevien tiimikavereidensa kanssa. 

Viikkoa tai kahta ennen voit lähettää heille tervetuloviestin, jossa kerrotaan seuraavista asioista:

• Perehdytysprosessi
• Laitteiden toimitus
• Ensimmäinen viikko
• Perehdytyskaveri
• Suunnitelma ensimmäisille 30, 60 ja 90 päivälle.

Ensimmäiseen päivään valmistautuminen

Ennen etätyöntekijän ensimmäistä päivää varmista, että kaikki tarvittavat tilit, työkalut ja laitteet on otettu käyttöön, anna pääsy yrityksen resursseihin ja luo viestintäkanavat sujuvan siirtymän helpottamiseksi.

Varmista, että ensimmäisenä päivänä sinulla on tapa ilmoittaa hänen liittymisestään koko yritykselle (esimerkiksi Slackissa tai Teamsissa), jotta kollegat eri puolilta yritystä voivat toivottaa hänet tervetulleeksi. 

Juhlistakaa sitä, että hän on liittynyt joukkoonne! 

Virtuaalinen perehdytysprosessi

Jäsenneltyyn virtuaaliseen perehdytysprosessiin kuuluvat virtuaaliset esittelyt, yrityksen käytäntöihin ja työkaluihin liittyvä koulutus sekä uusien työntekijöiden tutustuttaminen etätiimin jäseniin yhteyden ja yhteistyön edistämiseksi.

More Articles

• Tekoälyä ja työelämää koskevat signaalit, joilla oli merkitystä tällä vuosineljänneksellä
• Mitä tekoäly löysi saapuessaan työpaikalle
• Kuinka laatia tarjouspyyntö työnantajapalveluista

Jatkuva tuki ja integroituminen

Tarjoa etätyöntekijöille jatkuvaa tukea, jotta he voivat selviytyä haasteista ja tuntea olevansa osa yrityskulttuuria.

Järjestä säännöllisiä tapaamisia, tarjoa mahdollisuuksia ammatilliseen kehittymiseen ja kannusta osallistumaan virtuaalisiin tiimiaktiviteetteihin yhteenkuuluvuuden tunteen edistämiseksi.

Pienet eleet

Pienet asiat voivat olla paras tapa varmistaa, että he saavat täyden kokemuksen yrityksestä, vaikka he eivät olekaan lähelläsi. Tässä on muutama esimerkki siitä, mitä olen aiemmin tehnyt:

• Eräs ehdokas mainitsi valmistavansa koruja, mutta ei pystynyt tekemään korvakoruja, koska työkaluja ei ollut helposti saatavilla hänen maassaan, joten sisällytin tervetuliaispakettiin pienen korvakorujen valmistussetin.
• Sisällytä mukaan yrityksen kattava brändäyspaketti, jotta hän voi pukea t-paidan tai neuleen ylleen ensimmäisenä päivänään ja tuntea olevansa osa yritystä (kysy koko etukäteen). 
• Nauhoita henkilökohtainen tervetuloviesti, jonka hän voi avata avatessaan ensimmäisen kerran kannettavan tietokoneensa (mikä ei välttämättä tapahdu juuri ensimmäisenä päivänä, vaan se voi tapahtua aiemminkin!).

Nämä ovat vain muutamia esimerkkejä, mutta mieti, mikä saisi jonkun tuntemaan itsensä tervetulleeksi yritykseesi

Onnistuneen etärekrytointiprosessin parhaat käytännöt

Kuten mikä tahansa muukin prosessi, hyvä etärekrytointiprosessi heijastaa yrityskulttuuria. Jotta prosessista tulisi tehokkaampi ja houkuttelevampi etätyötä hakeville ehdokkaille, omaksu nämä kolme parasta käytäntöä osaksi prosessiasi.

Hyödynnä asynkronista viestintää

Asynkroninen viestintä antaa tiimin jäsenille ja ehdokkaille mahdollisuuden osallistua ja vastata itselleen sopivana ajankohtana, mikä on erityisen hyödyllistä eri aikavyöhykkeillä toimittaessa. 

Ilmoita vastaamiselle aikarajat, jotta ehdokkaat eivät joudu odottamaan, mutta kerro heille, että asynkroninen viestintä on yrityksen arvo, jota tässä prosessissa noudatetaan.

Tämä lähestymistapa vähentää välittömiin vastauksiin liittyvää painetta ja mahdollistaa harkitummat ja perusteellisemmat vastaukset.

Suosikkityökaluni on Loom. Jos esimerkiksi minun täytyy esitellä viisi ehdokasta esihenkilölle, mutta meillä molemmilla on peräkkäisiä kokouksia ilman yhteistä aikaa tapaamiselle, nauhoitan lyhyen Loom-videon, jonka esihenkilö katsoo. Hän tutustuu ansioluetteloihin erikseen ja palaa luokseni kysymysten kanssa.

He ovat paremmin valmistautuneita tutustuttuaan asiayhteyteen, ja kun tapaamme, voimme aloittaa heti keskustelun ehdokkaiden kokemuksesta sen sijaan, että käyttäisimme aikaa asioiden selittämiseen. 

Jatkuva parantaminen

Arvioi ja kehitä etärekrytointiprosessiasi jatkuvasti ehdokkaiden palautteen ja rekrytoinnin suorituskykymittareiden perusteella.

Tunnista kehitysalueet ja mahdollisuudet automatisointiin tai uusien teknologiaratkaisujen käyttöönottoon sekä mukaudu etätyön muuttuviin suuntauksiin rekrytointitulosten optimoimiseksi.

Erityisesti pienet eleet ja huomionosoitukset voidaan saada tehokkaasti kollegoiltasi. Esimerkiksi edellä mainitsemistani pienistä eleistä kaksi tuli kollegoilta säännöllisissä palautekeskusteluissa, joita kävin kaikkien yritykseen liittyneiden kanssa.

Osallistavat työpaikkailmoitukset

Etärekrytointi avaa pääsyn maailmanlaajuiseen ja monimuotoiseen osaajapooliin, joten on tärkeää kirjoittaa osallistavia ja saavutettavia työpaikkailmoituksia. 

Vältä jargonia ja liian yrityskeskeistä kieltä ja korosta taitoja tietyn taustan tai tutkintojen sijaan. 

Kerro selkeästi, että tehtävä soveltuu etätyöhön, ja ilmoita mahdolliset sijaintia koskevat toiveet tai työaikoihin liittyvät odotukset sekaannusten välttämiseksi. 

Kun mahdollista, sisällytä mukaan tietoja kohtuullisista mukautuksista ja joustavista järjestelyistä osallisuuden osoittamiseksi.