Maksaminen kansainvälisille työntekijöille: kattava opas
2000-luku tarkoittaa, että kansainvälisen työvoiman hyödyntäminen on erittäin helppoa.
Uudet alueet tarkoittavat kuitenkin myös uusia työlakeja ja käytäntöjä, jotka on tunnettava ja joita on noudatettava. Tämän oppaan avulla ymmärrät, miten kansainvälisille työntekijöille maksetaan palkkaa ja millaisia haasteita siihen liittyy.
Miten kansainvälisille työntekijöille maksetaan palkkaa
Kansainvälisten työntekijöiden palkanmaksuvaihtoehdot riippuvat siitä, kuinka paljon vastuuta haluat ottaa heidän työsuhteensa kokonaisuudesta.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Sinulla on pääpiirteissään viisi vaihtoehtoa:
- Hoidat prosessin itse organisaation sisällä
- Käytät toimeksisaajia
- Ulkoistat paikalliselle taholle
- Ulkoistat työnantajapalvelun (EOR) kautta
- Ulkoistat maailmanlaajuiselle palkanlaskentapalveluntarjoajalle
1. Hoida prosessi itse organisaation sisällä
Jotkin organisaatiot, erityisesti suuret yritykset, päättävät hoitaa maailmanlaajuisen palkanlaskennan itse käyttämällä erillisiä liiketoimintayksiköitä kullakin lainkäyttöalueella. Tämä tarkoittaa, että 1) perustetaan liiketoimintayksiköitä useille lainkäyttöalueille ja 2) palkataan henkilöstöä palkanlaskentaa varten.
Tämän etuna on, että omistat palkanlaskentaprosessin ja siihen liittyvän kokemuksen täysin itse. Vaikka maailmanlaajuinen palkanlaskentaohjelmisto voi auttaa, prosessin monimutkaisuus ja tarvittavat resurssit saavat monet organisaatiot valitsemaan vaihtoehtoisia menetelmiä.
Edut: Parempi hallinta ja mukautettavuus.
Haitat: Monimutkaisuus ja resurssitarpeet.
2. Käytä toimeksisaajia
Toinen vaihtoehto on palkata toimeksisaajia, joiden työllistäminen on teoriassa yksinkertaisempaa.
Ainoa huomioitava asia on, että jos paikallisviranomaiset luokittelevat toimeksisaajasi lain mukaan työntekijäksi, yrityksesi on vastuussa maksamattomista veroista, takautuvista palkoista ja etuuksista. Yritykselle voidaan määrätä myös lisäsakkoja.
Edut: Yksinkertaista ja helppoa.
Haitat: Paikalliset lait ja määräykset sekä kotimaasi säädökset on edelleen otettava huomioon.
3. Ulkoista paikalliselle taholle
Toinen vaihtoehto on ulkoistaa palkanlaskenta- ja henkilöstöhallinnon tehtävät paikalliselle palkanlaskentapalveluntarjoajalle, henkilöstöhallinnon konsultointiyritykselle tai PEO-palveluntarjoajalle. Näin saat käyttöösi paikallista asiantuntemusta, ja tämä on usein kustannustehokkaampi menetelmä kuin EOR-palvelun käyttäminen. Ainoa huomioitava asia on, että tätä mallia varten sinulla on edelleen oltava oikeushenkilö kyseisessä maassa.
Edut: Pääsy paikalliseen asiantuntemukseen, vaatimustenmukaisuuden varmistaminen kyseisessä maassa ja räätälöity tuki.
Haitat: Sinun on edelleen ensin perustettava paikallinen oikeushenkilö.
4. Ulkoista työnantajapalvelun kautta
Sen sijaan, että monet organisaatiot yrittäisivät hoitaa maailmanlaajuisen palkanlaskennan itse, ne ulkoistavat prosessin työnantajapalvelulle (EOR).
EOR toimii työnantajana lainkäyttöalueella, jossa haluat palkata työntekijöitä, ja hoitaa kaikki hallinnolliset toiminnot, kuten palkanlaskennan. EOR:lla on oikeushenkilö valitsemallasi lainkäyttöalueella sekä asiantuntijoita, jotka hoitavat kaiken hallinnon puolestasi ja varmistavat vaatimustenmukaisuutesi.
EOR-palvelut voivat auttaa sinua perustamaan toiminnan ja palkkaamaan työntekijöitä alle kuukaudessa.
Edut: Yksinkertaista, nopeaa ja vähemmän resursseja vaativaa.
Haitat: Heikompi hallinta ja riippuvuus palvelusta.
5. Ulkoista maailmanlaajuiselle palkanlaskentapalveluntarjoajalle
Toinen vaihtoehto on käyttää maailmanlaajuista palkanlaskentapalveluntarjoajaa, joka yhdistää useiden maiden palkanlaskennan yhdeksi alustaksi. Muista kuitenkin, että sinulla on edelleen oltava paikallinen oikeushenkilö jokaisessa maassa, jossa työntekijät työskentelevät.
Palveluntarjoaja voi tehostaa palkanlaskentaa, veroilmoitusten tekemistä ja raportointia, mutta se ei toimi lakisääteisenä työnantajana. Kun valitset kansainvälistä palkanlaskentapalvelun tarjoajaa, muista, että vastuu vaatimustenmukaisuudesta, sopimuksista ja eduista on edelleen sinulla.
Edut: Palkanlaskennan keskitetty hallinta, yhdenmukainen raportointi eri maissa ja parempi tehokkuus kansainvälisen toiminnan laajentuessa.
Haitat: Edellyttää edelleen paikallisia oikeushenkilöitä jokaisessa maassa, ja kansainvälisten palkanlaskentapalvelujen kustannukset ovat korkeat, jos palkkaat työntekijöitä vain yhdessä tai kahdessa maassa.
Minkä työllistämisvaihtoehdon valitsen?
Tässä on 5 tilanteeseen parhaiten sopivaa vaihtoehtoa, joiden avulla voit tunnistaa, mikä vaihtoehdoista sopii sinulle parhaiten.
| Tarvitsetko palkata nopeasti uudessa maassa, eikä sinulla ole oikeushenkilöä? | Käytä EOR-palvelua |
| Palkkaatko freelancerin lyhytaikaiseen työhön? | Palkkaa toimeksisaaja |
| Onko sinulla paikallinen oikeushenkilö ja tarvitset vain apua palkanlaskennassa? | Ulkoista palkanlaskenta paikalliselle palveluntarjoajalle |
| Laajennatko toimintaasi pitkäjänteisesti maassa, jossa tiimisi kasvaa? | Perusta paikallinen oikeushenkilö ja rakenna henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan prosessit itse |
| Palkkaatko työntekijöitä useissa maissa ja haluat keskitetyn valvonnan? | Käytä kansainvälistä palkanlaskenta-alustaa |
Yhdysvaltojen verovelvoitteet ulkomaisten työntekijöiden palkkaamisessa
Jos Yhdysvalloissa toimiva yrityksesi palkkaa tai maksaa palkkaa työntekijöille, jotka asuvat ja työskentelevät Yhdysvaltojen ulkopuolella, on tärkeää ymmärtää Yhdysvaltojen verovelvoitteet ja yhtä tärkeää se, mitkä velvoitteet eivät koske sinua.
Alla on eritelty neljä seikkaa, jotka on otettava huomioon vaatimustenmukaisuuden säilyttämiseksi ulkomaisia työntekijöitä palkattaessa. Ensin kuitenkin yhteenveto tärkeimmistä kohdista.
1. Työskentelypaikka määrittää veron ennakonpidätyksen
Jos ulkomainen työntekijä työskentelee kokonaan Yhdysvaltojen ulkopuolella eikä ole Yhdysvaltojen kansalainen tai asukas, tällöin:
- Yhdysvallat ei yleensä edellytä liittovaltion tuloveron ennakonpidätystä.
- FICA (sosiaaliturva ja Medicare) ja FUTA (liittovaltion työttömyysvero) eivät myöskään yleensä koske häntä.
- Yritykselläsi voi kuitenkin olla verovelvoitteita työntekijän asuinmaassa, mukaan lukien:
- Työnantajan maksut paikallisiin sosiaalivakuutusjärjestelmiin
- Paikallisen tuloveron ennakonpidätys
- Rekisteröityminen ulkomaisille veroviranomaisille
Tärkeää: Jos työntekijä tekee mitä tahansa työtä Yhdysvalloissa tai on Yhdysvaltojen henkilö (kansalainen tai asukas), Yhdysvaltojen verolakeja sovelletaan.
2. IRS:n lomakkeet, joista on hyvä tietää
Kun palkkaat ulkomaisia henkilöitä tai oikeushenkilöitä, IRS:llä on erityisiä lomakkeita verotuksellisen aseman määrittämiseksi ja virheellisen ilmoittamisen estämiseksi:
- Lomake W-8BEN (henkilöille) tai W-8BEN-E (oikeushenkilöille):
- Sillä todistetaan, ettei ulkomainen työntekijä ole Yhdysvaltojen henkilö.
- Se auttaa välttämään Yhdysvaltojen veron ennakonpidätyksen ulkomaille suoritetuista maksuista.
- Lomake 1042-S: Sillä ilmoitetaan ulkomaisille henkilöille maksetut Yhdysvalloista saadut tulot, jos ennakonpidätys oli tarpeen.
- Lomake 1099: Ei vaadita Yhdysvaltojen ulkopuolella työskenteleviltä ulkomaisilta toimeksisaajilta – vain Yhdysvalloissa toimivilta toimeksisaajilta.
3. Yhdysvaltojen palkkaveroja ei sovelleta ulkomailla tehtävään työhön
Kun ulkomaiset työntekijät tai toimeksisaajat sijaitsevat kokonaan Yhdysvaltojen ulkopuolella eikä heillä ole Yhdysvalloista saatua tuloa:
- Yhdysvaltojen palkkaveroja ei tarvitse pidättää.
- Työnantajan ei tarvitse maksaa työnantajan osuutta sosiaaliturva-, Medicare- tai työttömyysvakuutusmaksuista.
Jos ulkomainen työntekijä on kuitenkin Yhdysvaltojen kansalainen tai asukas, verot on pidätettävä ja maksettava samalla tavalla kuin kotimaisen työntekijän kohdalla – riippumatta hänen työskentelypaikastaan.
4. Kiinteän toimipaikan (PE) riski
On hyvä huomioida, että kansainvälisten työntekijöiden palkkaaminen voi luoda työntekijän maahan ”kiinteän toimipaikan”, mikä tarkoittaa seuraavaa:
- Yritykselläsi voidaan katsoa olevan veronalainen liiketoimintaläsnäolo kyseisessä maassa.
- Tämä voi johtaa yhteisöveroon, arvonlisäveroon tai paikallisiin palkanmaksuvelvoitteisiin.
Tämän riskin vähentämiseksi monet yritykset käyttävät:
- paikallisesti työntekijän palkkaavia nimellisen työnantajan palveluja (EOR-palveluja).
- oikeudellista neuvontaa ymmärtääkseen eri maiden kiinteää toimipaikkaa koskevat raja-arvot.
Kansainvälisten työntekijöiden palkkaamisen kustannukset
Jotta voisit arvioida kansainvälisten työntekijöiden palkkaamiseen liittyviä kustannuksia, olemme koonneet ne taulukkoon ja esittäneet arviot siitä, kuinka paljon kukin niistä voi maksaa USD-määräisenä.
| Luokka | Kustannustyyppi | Tiedot | Arvioitu kustannus |
| Ohjelmisto | Ohjelmisto ja infrastruktuuri | Monen maan palkanmaksuohjelmiston ja tarvittavan IT-infrastruktuurin aloituskustannukset. | $50,000 - $200,000 |
| Ohjelmisto | Integrointikustannukset | Kustannukset palkanmaksujärjestelmän integroimisesta HR- ja kirjanpito-ohjelmistoihin | $10,000 - $50,000 |
| Toiminta | Palkanmaksuhenkilöstön palkat | Kansainväliset säädökset tuntevien palkanmaksuasiantuntijoiden palkat. | $60,000 - $120,000 vuodessa |
| Toiminta | Koulutuskustannukset | Säännöllisen koulutuksen kustannukset, jotta teknologian ja lainsäädännön muutokset pysyvät ajan tasalla. | $5,000 - $20,000 vuodessa |
| Vaatimustenmukaisuus ja sääntely | Oikeudelliset ja konsultointipalkkiot | Oikeudellisten asiantuntijoiden tai konsulttien palkkiot vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi ja byrokraattisten prosessien hoitamiseksi. | $20,000 - $100,000 vuodessa |
| Vaatimustenmukaisuus ja sääntely | Tilintarkastuspalkkiot | Säännöllisten tarkastusten suorittamisesta aiheutuvat kustannukset tietojen oikeellisuuden ja vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi. | $10,000 - $30,000 vuodessa |
| Ulkoistaminen | Palveluntarjoajan palkkiot | Kansainvälisten palkanmaksupalveluntarjoajien palkkiot, jotka vaihtelevat työntekijöiden määrän, maiden ja palvelun monimutkaisuuden mukaan. | $15 - $50 työntekijää kohden kuukaudessa |
| Valuutanvaihto ja maksutapahtumat | Valuutan muuntaminen | Kansainvälisten palkanmaksujen valuuttojen muuntamisesta aiheutuvat kustannukset. | 0.5% - 2% tapahtuman määrästä |
| Valuutanvaihto ja maksutapahtumat | Pankkikulut | Kansainvälisten siirtojen ja maksujen pankkitapahtumamaksut. | $10 - $50 tapahtumaa kohden |
| Virheiden korjaaminen ja seuraamukset | Virheiden korjaaminen | Palkanmaksuvirheiden korjaamisesta aiheutuvat kustannukset, mukaan lukien takautuvat maksut ja korot. | $5,000 - $20,000 tapausta kohden |
| Virheiden korjaaminen ja seuraamukset | Vaatimustenvastaisuuden seuraamukset | Palkanmaksuun liittyvien lakien noudattamatta jättämisestä määrättävät sakot ja seuraamukset. | $10,000 - $50,000 tapausta kohden |
| Muut kustannukset | Projektinhallinta | Uusien järjestelmien käyttöönottoon tai palveluntarjoajien vaihtamiseen liittyvät projektinhallintakustannukset. | $10,000 - $40,000 projektia kohden |
Kansainvälisten työntekijöiden palkkaamisen haasteet
Tässä on seitsemän haastetta, jotka on syytä ottaa huomioon kansainvälisiä työntekijöitä käytettäessä.
1. Paikallisten työ- ja työnantajaverolakien noudattaminen
Jokaisella maalla on omat sääntönsä siitä, miten työntekijöitä on kohdeltava – esimerkiksi palkallisista vapaista, irtisanomisajoista ja vähimmäispalkasta.
Sinun on myös maksettava oma osuutesi työnantajamaksuista, kuten sairausvakuutus- tai eläkemaksuista.
Kyse on vähemmän veroista ja enemmän siitä, että olet lainmukainen työnantaja. Jos laiminlyöt tämän, voit joutua oikeudenkäynteihin tai työviranomaisten määräämien seuraamusten kohteeksi. Tämä pitää toimintasi lain silmissä laillisena.
2. Kansainväliset maksut ja kulut
Palkanmaksu useissa valuutoissa voi olla haastavaa valuuttakurssien vaihteluiden sekä pankkien vaatimusten ja kulujen vuoksi.
Kuten MS Advisoryn toimitusjohtaja Raoul P.E. Schweicher korostaa: ”Maksujärjestelmät ovat pirstaleituneita ja kalliita. Perinteiset SWIFT-siirrot kestävät 3–5 päivää ja niiden kulut ovat 3–4 prosenttia. Työntekijät tarvitsevat välittömiä maksuja, mutta joutuvat odottamaan 2–10 päivän KYC-tarkistuksia, kun pankit pyytävät lisäasiakirjoja.
Lisäksi valuuttakurssien heilahtelut voivat tuhota 12 prosenttia palkkakuluista yhdessä yössä. Työntekijät turhautuvat, kun heidän ”vakaaksi” tarkoitettu palkkansa pienenee valuuttakurssien muutosten vuoksi, joihin he eivät voi vaikuttaa”.
3. Veronpidätys ja ilmoittaminen
Kun maksat työntekijöille ulkomaille, maailmanlaajuinen palkanmaksun vaatimustenmukaisuus edellyttää, että heidän palkastaan pidätetään oikea määrä tuloveroa ja sosiaaliturvamaksuja.
Joissakin maissa työntekijöille on lisäksi annettava vuoden lopussa verolomakkeet. Tärkeintä on pitää verottaja tyytyväisenä. Jos tässä epäonnistutaan, seurauksena voi olla sakkoja tai tarkastuksia.
4. Työntekijän luokittelu (toimeksisaaja vai työntekijä)
Se, että kutsut jotakuta toimeksisaajaksi, ei tarkoita, että paikallinen lainsäädäntö olisi samaa mieltä. Jos hän työskentelee työntekijän tavoin – kokoaikaisesti, esihenkilölle raportoiden ja työkalujasi käyttäen – jotkin maat luokittelevat hänet uudelleen työntekijäksi.
Lyhyt toimeksianto Yhdysvalloissa saatetaan hyväksyä sopimustyöksi, mutta Espanjassa sama järjestely käynnistää kaikki työntekijän suojat.
Tämä voi tarkoittaa, että olet velkaa takautuvia palkkoja, veroja tai jopa etuuksia. Se on yksi yleisimmistä vaatimustenmukaisuuden laiminlyönneistä. Jos olet epävarma, tarkista paikalliset säännöt tai käytä EOR-palvelua riskien välttämiseksi.
5. Tietosuoja ja palkanmaksun turvallisuus
Palkanmaksutiedot ovat erittäin arkaluonteisia – nimiä, palkkoja, pankkitietoja ja verotunnisteita. Joissakin maissa on tiukat tietosuojalait, kuten Euroopassa GDPR, ja niitä on noudatettava.
Tiedot on tallennettava ja jaettava turvallisesti, tai seurauksena voi olla suuria sakkoja. Kyse ei ole vain oikeudellisesta riskistä, vaan myös luottamuksesta. Tiimisi odottaa, että pidät heidän tietonsa turvassa.
6. Integrointi sisäisiin järjestelmiin
Maailmanlaajuinen palkanmaksu ei toimi hyvin, jos se on eristetty muista järjestelmistä. Ihannetapauksessa sen tulisi olla yhteydessä HR-järjestelmääsi, työajanseurantaan ja taloushallinnon työkaluihin.
Jos näin ei ole, joudut kopioimaan tietoja manuaalisesti, mikä johtaa virheisiin ja viivästyksiin. Mitä useammassa maassa palkkaat työntekijöitä, sitä hankalammaksi tämä muuttuu. Integrointi auttaa kaikkea toimimaan sujuvammin.
7. Aikavyöhyke-erot
Aikaerot ovat tärkeitä kansainvälisille työntekijöille maksettaessa, koska palkanmaksun määräajat, pankkien aukioloajat ja arkipyhät vaihtelevat maittain ja voivat viivästyttää palkkasiirtoja.
Kuten Amortization Calculatorin CPA ja henkilökohtaisen talouden asiantuntija Kevin Marshall asian ilmaisee: ”Palkanmaksukalenterit osuvat harvoin yksiin, kun pääkonttori sijaitsee kymmenen aikavyöhykkeen päässä hajautetusta tiimistä. Tiedosto, joka suljetaan keskipäivällä New Yorkissa, on Manilassa jo pankin vastaanottoajan jälkeen".
Kansainvälisten työntekijöiden palkanmaksu: 6-vaiheinen päätöksentekoprosessi
Kansainvälisen palkanmaksun hallinta tai päätös siitä, miten kansainvälisille osaajille maksetaan, perustuu muutamiin keskeisiin muuttujiin: työntekijän luokitteluun, oikeudelliseen infrastruktuuriin, tiimin kokoon, kiireellisyyteen ja riskinsietokykyyn.
Tämän viitekehyksen avulla voit tehdä oikean valinnan oman erityisen tilanteesi perusteella.
1. Arvioi liiketoimintasi tarpeet ja tavoitteet
- Maantieteellinen läsnäolo: Ota huomioon maat, joissa sinulla on tällä hetkellä työntekijöitä ja joihin aiot laajentua. Lainsäädännölliset ja hallinnolliset haasteet vaihtelevat maittain, ja joissakin maissa ne ovat paljon monimutkaisempia ja pitkäkestoisempia kuin toisissa.
- Työntekijöiden määrä: Selvitä, kuinka monta työntekijää sinulla on kansainvälisesti ja kuinka paljon näiden määrän odotetaan kasvavan. Jos palkkaat maassa 1–2 työntekijää, EOR- tai toimeksisaajajärjestely voi olla yksinkertaisin ratkaisu. Jos palkkaat yhdessä maassa 3–10 työntekijää, oman oikeushenkilön perustaminen ja palkanmaksun ulkoistaminen paikalliselle palveluntarjoajalle voi olla perusteltua.
- Liiketoiminnan ydinalue: Arvioi, häiritsisikö palkanmaksun hallinnointi sisäisesti keskittymistä liiketoimintasi ydinalueisiin.
- Aikataulu: Jos sinun on palkattava nopeasti etkä halua perustaa paikallista oikeushenkilöä, EOR tarjoaa nopean ja vaatimustenmukaisen ratkaisun. Jos budjettisi on rajallinen ja palkkaat lyhytaikaiseen tai projektiperusteiseen työhön, toimeksisaajajärjestely voi olla järkevämpi vaihtoehto – edellyttäen, että vaatimustenvastaisuuden riski on pieni.
2. Arvioi nykyiset resurssisi
- Asiantuntemus: Onko sinulla tarvittavaa asiantuntemusta kansainvälisestä työlainsäädännöstä, verosäännöksistä ja palkanlaskennasta, tai pystytkö hankkimaan sitä kohtuudella?
- Teknologia: Arvioi, onko sinulla tarvittava teknologia palkanmaksun hallinnointiin tehokkaasti eri maissa, mukaan lukien vaatimustenmukaisuuspäivitykset ja integrointi muihin järjestelmiin.
- Budjetti: Ota huomioon taloudelliset vaikutukset, mukaan lukien sisäisen prosessin perustamisen ja ylläpidon kustannukset verrattuna ulkoistamismaksuihin.
3. Arvioi hyödyt ja haitat
- Hallinta ja mukautettavuus: Sisäinen käsittely antaa sinulle paremman hallinnan ja mahdollisesti enemmän mukautusvaihtoehtoja, mikä on arvokasta, jos palkanmaksutarpeesi ovat monimutkaisia.
- Skaalautuvuus: Ulkoistaminen EOR:lle tai palkanmaksupalvelulle voi skaalautua helpommin liiketoimintasi kasvun mukana, erityisesti uusilla markkinoilla.
- Riskienhallinta: Ulkoistaminen voi pienentää vaatimustenvastaisuuden riskiä ja oikeudellisten seuraamusten aiheuttamaa taakkaa.
4. Pitkän aikavälin strateginen sopivuus
- Kustannukset: Vaikka ulkoistaminen saattaa vaikuttaa aluksi kalliimmalta, se voi olla pitkällä aikavälillä kustannustehokkaampaa, koska sakkoja voidaan välttää ja erikoistuneen henkilöstön tarvetta vähentää.
- Liiketoimintastrategia: Sovita valintasi yhteen kokonaisvaltaisen liiketoimintastrategiasi kanssa. Jos nopea kansainvälinen laajentuminen on tavoitteena, ulkoistaminen tai toimeksisaajien käyttäminen voi tarjota tarvitsemaasi ketteryyttä.
5. Pyydä tarjouksia ja suorita asianmukainen ennakkotarkastus
Pyydä yksityiskohtaiset tarjoukset useilta EOR- ja kansainvälisiltä palkanmaksupalvelujen tarjoajilta. Kustannusten ja maineen lisäksi huomioitavia asioita:
- Paikallinen asiantuntemus
- Läpinäkyvä hinnoittelu
- Täsmälliset työnantajakustannusten laskelmat
- Asiakastuen taso
- Pitkän aikavälin skaalautuvuus
- Kumppaneista riippuvaiset palveluntarjoajat verrattuna omia oikeushenkilöitä käyttäviin palveluntarjoajiin (jälkimmäisiä suositellaan).
- Tarkista referenssit ja arvostelut.
6. Tee päätös
Tee päätös sen perusteella, kuinka hyvin yrityksesi pystyy hallinnoimaan palkanmaksua sisäisesti vaarantamatta vaatimustenmukaisuutta ja toiminnan tehokkuutta sekä kuinka hyvin kukin vaihtoehto tukee pitkän aikavälin liiketoimintatavoitteitasi.
Kansainvälisten työntekijöiden palkanmaksun parhaat käytännöt
Jos päätät toimia itsenäisesti ja hoitaa prosessin sisäisesti, tässä on joitakin parhaita käytäntöjä, jotka auttavat sinua:
1. Pysy ajan tasalla paikallisesta lainsäädännöstä
Tarkista jatkuvasti tietosi paikallisesta työlainsäädännöstä, verosäännöksistä ja raportointivaatimuksista kussakin maassa.
Kuten Safeguard Global -yrityksen henkilöstöjohtaja Katherine Loranger suosittelee: ”Ota käyttöön kuukausittaiset tarkistukset – älä vuosittaisia. Vahvista luokitukset ennakoivasti: Etätyöhön ensisijaisesti perustuvien mallien yleistyessä olemme nähneet työntekijöiden virheellisen luokittelun riskin kasvavan.
Jos palkkaat kansainvälisesti toimeksisaajia, varmista, että alueelliset oikeudelliset asiantuntijat tarkistavat riskimallisi ennen palkanmaksun aloittamista.”
Samoin Ashley Akin, CPA ja verokonsultti yrityksessä Gold IRA Companies, suosittelee: ”Laadi vaatimustenmukaisuuden kalenteri, joka ulottuu vähintään 12–18 kuukautta eteenpäin, ja varaa aikaa työnkulkujen mukauttamiseen uusien sääntöjen tullessa voimaan. Tämä auttaa ehkäisemään viime hetken virheitä ja tekee kansainvälisestä palkanlaskennasta paljon hallittavampaa.”
2. Hyödynnä teknologiaa
Käytä edistynyttä palkanlaskentaohjelmistoa, joka pystyy käsittelemään useita valuuttoja, kieliä ja sääntely-ympäristöjä.
Varmista, että teknologia on skaalautuvaa ja että se voidaan integroida muihin henkilöstö- ja kirjanpitojärjestelmiin. Pienemmät organisaatiot voivat täyttää nämä tarpeet pienyrityksille suunnitellulla globaalilla palkanlaskentaohjelmistolla.
3. Älä luota liikaa teknologiaan
Kuten Akin korostaa, ”Palkanlaskentaohjelmisto on hyödyllinen, mutta ei täydellinen. Se pystyy käsittelemään laskelmat ja paikalliset vähennykset, mutta manuaaliset tarkistukset ovat edelleen tarpeen. Suosittelen tekemään neljännesvuosittaisia tarkastuksia, jotta voidaan havaita esimerkiksi vanhentuneet verotunnisteet, virheelliset osoitteet tai vanhentuneeseen suostumukseen liittyvät GDPR-ongelmat”.
4. Laadi selkeät käytännöt
Kuten Marshall korostaa, ”Käytännöt ovat yhtä tärkeitä kuin ohjelmistot. Määrittele kirjallisesti, miten ja milloin valuutanvaihdot tapahtuvat, kantaako yritys vai työntekijä valuuttakurssien vaihtelun vaikutukset ja miten etuuksien vähennykset huomioidaan.
Tarkista asiakirja kahdesti vuodessa samalla tavalla kuin tarkistat toimittajasopimukset, koska sen taustalla olevat lait eivät pysy muuttumattomina”.
5. Säännölliset tarkastukset ja täsmäytykset
Riippumatta siitä, onko palkanlaskenta kansainvälistä vai ei, on hyvä käytäntö tehdä säännöllisiä palkanlaskennan tarkastuksia tarkkuuden ja vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi.
6. Tehokas viestintä
Ylläpidä selkeitä ja avoimia viestintäkanavia työntekijöidesi kanssa palkanlaskentaan liittyvissä asioissa. Tähän kuuluu yksityiskohtaisten palkkalaskelmien toimittaminen siten, että kaikki vähennykset selitetään selkeästi, sekä nopea reagointi palkanlaskentaa koskeviin kysymyksiin.
Kuten Akin huomauttaa, ”Kehotan asiakkaita vahvistamaan etukäteen jokaisen työntekijän pankkitiedot, verotuksellisen asuinpaikan ja osoitteen ja tarkistamaan ne sen jälkeen neljännesvuosittain.
Tämä ehkäisee viime hetken ongelmia, kuten epäonnistuneita maksuja tai verolomakkeiden viivästymistä. Jos verosäännöt muuttuvat, selitä muutokset selkeästi ja hyvissä ajoin, jotta työntekijät eivät ylläty nettopalkan muuttuessa.”
7. Suojaa valuuttakurssiriski järjestelmällisesti
Valuuttakurssiriskin suojaamista pidetään kansainvälisen palkanlaskennan parhaana käytäntönä silloin, kun työntekijöille maksetaan palkkaa ulkomaanvaluutoissa ja halutaan välttää valuuttakurssien vaihtelusta johtuvat yllätykset.
Se auttaa budjetoinnissa ja kustannusten hallinnassa sekä mahdollistaa yhdenmukaiset maksut – erityisesti silloin, kun palkanlaskentaa hallinnoidaan yhdestä valuutasta, kuten Yhdysvaltain dollarista.
Yleisiä menetelmiä ovat termiinisopimukset, monivaluuttatilit tai alustat, jotka tarjoavat kiinteitä valuuttakursseja. Jos maksusi ovat kuitenkin vähäisiä tai satunnaisia, suojauksen monimutkaisuus ei välttämättä ole sen arvoista.
Siitä on eniten hyötyä silloin, kun palkkakustannukset ovat korkeat tai kun ne perustuvat epävakaisiin valuuttamarkkinoihin.
8. Keskitetty raportointi
Keskitetty globaalin palkanmaksun raportointi on hyvä käytäntö, koska se antaa yhden näkymän kaikkien maiden palkkakustannuksiin, verovelvoitteisiin ja henkilöstömäärään sekä auttaa budjetoinnissa, vaatimustenmukaisuuden seurannassa ja johdon raportoinnissa.
Sen sijaan että kokoaisit erillisiä taulukkolaskentatiedostoja esimerkiksi Brasiliassa, Saksassa ja Japanissa toimivilta palveluntarjoajilta, voit tarkastella kaikkia palkkatietoja yhdestä hallintapaneelista.
Se säästää aikaa, vähentää virheitä ja tukee parempaa päätöksentekoa. Hyvin toimiminen edellyttää kuitenkin usein integroituja järjestelmiä tai globaalia palkanmaksupalveluntarjoajaa.
9. Älä koskaan ulkoista vastuuta
Lopuksi, kuten Loranger neuvoo: ”Älä koskaan ulkoista vastuuta. Käytitpä työnantajapalveluorganisaatiota eli EOR:ää tai hoiditpa palkanmaksun itse, jonkun organisaation sisällä on vastattava vaatimustenmukaisuuteen liittyvästä tiedosta.”
10. Nimeä ”aikavyöhykkeiden kyseenalaistaja”
Kuten Marshall ehdottaa, nimeä palkanmaksutiimistä joku, jonka ainoa tehtävä on kysyä ennen jokaista palkanmaksukertaa, esiintyykö valittu päivämäärä todella kaikissa mukana olevissa maissa. Se kuulostaa vähäpätöiseltä, kunnes eteesi tulee keskellä viikkoa oleva kansallinen pyhäpäivä, jota et osannut odottaa.
11. Käytä salattuja kanavia ja kaksivaiheista todennusta
Kuten Marshall jälleen ehdottaa: ”Välitämme kaikki palkkatiedot salattujen kanavien kautta ja tallennamme ne palvelimille, jotka täyttävät niiden maiden tiukimman standardin, joissa toimimme.
Käytä kaksivaiheista todennusta kaikkialla, tee taustatarkistukset kaikille toimittajille, jotka käsittelevät palkkatietoja, ja rajaa organisaation sisäinen käyttöoikeus mahdollisimman pieneen ryhmään. Ihmiset valittavat ylimääräisestä kirjautumisvaiheesta. He lopettavat valittamisen sinä päivänä, kun tietojenkalasteluyritys epäonnistuu sen ansiosta.”
Tilaa People Managing People -uutiskirje
Jos haluat lisää neuvoja kansainvälisestä palkanmaksusta ja osaamisen johtamisesta, tilaa HR- ja yritysjohtajille tarkoitettu viikoittainen uutiskirjeemme. Saat kaiken uusimman sisältömme, jonka avulla voit edetä urallasi ja saada aikaan suurempia vaikutuksia organisaatiossasi.
