Ketterä henkilöstöhallinto: kuinka toteuttaa osaajaohjelmat tuotetiimien tavoin
Viimeisten kahden vuosikymmenen aikana ketterät menetelmät ovat muuttaneet teknologiayhteisöä perusteellisesti, mahdollistaen organisaatioille ratkaisujen nopeamman markkinoille saattamisen, paremman asiakastyytyväisyyden ja suuremman kannattavuuden.
Samoja menetelmiä pidetään nykyään mahdollistajina paitsi IT- ja digitaaliorganisaatioille myös operatiivisille toiminnoille, markkinoinnille ja kyllä, jopa HR-käytännöille. HR-strategian toteuttaminen ketterässä HR:ssä mahdollistaa joustavat ja nopeasti reagoivat lähestymistavat henkilöstön tarpeisiin ja organisaation muutoksiin.
Kuinka siis samoja ketteriä periaatteita, jotka mullistivat teknologiamaailman, voidaan soveltaa henkilöstöhallinnon toimintaan?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mitä ketterä HR tarkalleen tarkoittaa?
Ketterä HR on ratkaisujen toimitusmenetelmä, jossa käytetään iteratiivisen kehityksen periaatteita toimitusnopeuden, kokeilujen ja asiakastyytyväisyyden asettamiseksi etusijalle.
Ketterä HR on enemmän kuin pelkkiä prosesseja. Se alkaa ajattelutavasta ja kulttuurista, joita pyrit kehittämään.
Monia suuria ja vakiintuneita organisaatioita vaivaavat byrokratia, kankeat prosessit ja hallinnollinen jäykkyys. Tämä johtaa pysähtyneisyyteen, työntekijöiden sitoutumisen heikkenemiseen ja lopulta heikkoon asiakastyytyväisyyteen.
Ketterässä HR-ajattelutavassa ja -kulttuurissa on kyse näiden esteiden purkamisesta, jotta voidaan omaksua ketteriä arvoja, kuten asiakastyytyväisyys (olipa asiakkaasi sisäinen tai ulkoinen), yksinkertaisuus, nopeus ja innovointi.
Miksi HR:n pitäisi olla ketterää
Jotta henkilöstöhallinnon ketterää tulevaisuutta voisi ymmärtää, on hyödyllistä tarkastella sen alkuperää.
Vuonna 1901 National Cash Register perusti teollisen vallankumouksen, nopean innovoinnin sekä laajamittaisen ammatillisen järjestäytymisen ja työntekijöiden levottomuuksien aiheuttamien paineiden seurauksena sen, mitä pidettiin ensimmäisenä HR-osastona ja jonka nimi oli ”Personnel”.
Ensisijaisesti liiketoiminnan hallinnollisena tukena toiminut Personnel keskittyi rekrytointiin, palkkaamiseen, työntekijöiden valituksiin, palkanlaskennan hoitamiseen ja jopa työntekijöiden hyvinvointiin liittyviin tehtäviin.
Seuraavan vuosisadan aikana työntekijöiden oikeuksia vahvistavan lainsäädännön myötä HR-tiimeistä tuli yhä hallinnollisempia ja sääntöjen noudattamiseen keskittyviä. Nopea globalisaatio ja teknologinen kehitys, kuten HR-tietojärjestelmät, johtivat lopulta henkilöstöhallinnon toimintojen supistamiseen, ulkoistamiseen ulkomaille ja entistä vahvempaan hallinnolliseen painotukseen.
Monissa tapauksissa heiluri oli kuitenkin heilahtanut liian pitkälle, ja National Cash Registerin Personnel-tiimin keskittyminen työntekijöiden hyvinvointiin oli jäänyt unohduksiin. Kuten Namely kuvailee: ”Menneisyyden HR-osastoja on luonnehdittu vanhanaikaisiksi, kaavoihin kangistuneiksi ja ylistetyiksi valitusosastoiksi. Ei ole sattumaa, että järjestäjät voivat myydä loppuun kokonaisia konferensseja, joissa käsitellään tarvetta ’määritellä HR uudelleen’.”
Nykyään HR:n vastuut ulottuvat työntekijäsuhteita laajemmalle. Ihmiset vaativat työnantajiltaan enemmän, ja HR-ammattilaisten roolit ovat kehittyneet strategisiksi kumppaneiksi liiketoiminnan tulosten vauhdittamisessa.
Laajempien vastuualueiden ja strategisen vastuun myötä henkilöstöhallinnon on kuitenkin mukauduttava ja vastattava haasteeseen. Tässä ketterä HR astuu kuvaan.
Perinteisistä HR:n toimitusmalleista saattaa puuttua nopeus, asiakaslähtöisyys ja innovatiivisuus, joita työntekijöidesi toiveiden ja tarpeiden täyttämiseen tarvitaan.
Ketterät menetelmät mahdollistavat HR-tiimeille tuotteiden ja tuotetiimien nopean käynnistämisen sekä ihmiskeskeisen lähestymistavan uusien aloitteiden suunnitteluun.
| Perinteinen HR | Ketterä HR |
|---|---|
| Prosessikeskeinen | Asiakaskeskeinen |
| Kokonaisvaltainen | Iteratiivinen |
| Ohjeistava | Kokeileva |
| Muodollinen | Joustava |
| Täydellisyys | Edistyminen |
Vinkki: avoimen lähdekoodin HR-alustat voivat tukea ketteriä HR-lähestymistapoja tarjoamalla joustavia työkaluja, joita voidaan mukauttaa tiimien kehittyessä.
Näin muutut ketteräksi
Kuinka HR-toiminnosta siis tulee ketterä? Ketterää toimintaa pidetään usein prosessina tai menetelmänä, mutta todellisuudessa se on paljon enemmän. Ketterä HR koostuu mielestäni kolmesta pääosa-alueesta:
- Ketterä ajattelutapa ja kulttuuri
- Ketterät prosessit
- Ketterä organisaatiosuunnittelu ja toimitus.
Ensinnäkin jokaisella on mahdollisuus muuttua ketteräksi yrityksen koosta tai resursseista riippumatta. Pienyritysten HR-alustat voivat tukea ketterää HR-lähestymistapaa tarjoamalla mukautuvia työkaluja nopeaan päätöksentekoon ja muutoksenhallinnan perusteisiin.
Ketterä ajattelutapa ja kulttuuri
Työntekijöiden tyytyväisyys etusijalle
Ketterissä prosesseissa asetetaan ihmiset etusijalle ja varmistetaan asiakastyytyväisyys. Tässä tapauksessa asiakkaitasi ovat organisaatiosi työntekijät ja johtajat, jotka hyödyntävät tuotteita (kuten etuja, kyvykkyyksien kehittämisen työkaluja sekä oppimis- ja kehittymismahdollisuuksia), joita HR-tiimisi heille tarjoaa.
Ihmislähtöinen lähestymistapa, esimerkiksi ratkaisujen yhteiskehittäminen HR-tiimin ja liiketoimintajohtajien yhteistyönä, on erinomainen tapa varmistaa, että vastaat asiakkaidesi ja loppukäyttäjiesi tarpeisiin. Yhteiskehittämisen lisäksi voit hyödyntää kyselyitä, fokusryhmiä tai haastatteluja palautteen keräämiseen. Olennaista on, että palautteenantoprosessisi on oikea-aikainen, jotta se ohjaa HR-ratkaisujesi iteratiivista kehittämistä.
Luo yksinkertaisuutta, lisää nopeutta
Yksi ketterän kulttuurin keskeisistä periaatteista on pyrkimys yksinkertaisuuteen toimitusnopeuden mahdollistamiseksi. Vaikka yritysmaailmassa on yleistä sanoa, ettei pidä yrittää “keittää valtamerta”, todellisuudessa HR-organisaatiot ajautuvat jatkuvasti tähän ansaan. Prosesseja suunnitellaan liian usein liian monimutkaisiksi tai HR-tiimin jäsenten, ei loppukäyttäjän, yksinkertaisuuden ehdoilla.
Yksinkertaiset prosessit sekä HR-tiimille että loppukäyttäjälle lisäävät paitsi nopeutta, jolla voit tarjota uusia palveluita kollegallesi, myös todennäköisyyttä, että työntekijäsi ottavat uudet HR-ratkaisusi käyttöön ja hyödyntävät niitä.
Vähimmäistoimivat tuotteet (MVP)
Olet urasi jossain vaiheessa epäilemättä kuullut sanonnan “älä anna täydellisyyden estää edistymistä”. On luonnollista, että olemme perfektionisteja, etenkin sellaisen työn kohdalla, josta olemme innostuneita ja jonka omistamme.
MVP-ajatus heittää perfektionismin romukoppaan. Tässä tulisi keskittyä ratkaisujen luomiseen, jotka täyttävät vähimmäisvaatimukset, joita tarvitaan, jotta organisaatiollesi voidaan alkaa tuottaa arvoa mahdollisimman nopeasti. Sen jälkeen voit kerätä jatkuvasti työntekijöiden palautetta ja iteroida ratkaisua.
Ketterät prosessit
Hyödynnä palautetta iteratiivisessa kehittämisessä
Edellä käsittelemämme MVP-lähestymistavan hyödyntämisen etuna HR-ratkaisujen toimittamisessa on se, että olet nopeuttanut käyttökelpoisen tuotteen saamista johtajillesi, välttänyt ratkaisun tahattoman ylisuunnittelun ja kerännyt merkityksellistä reaaliaikaista palautetta prosessin parantamiseksi.
Tuotteiden iteratiivinen kehittäminen tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että jatkat niiden hienosäätämistä ja julkaiset ne uudelleen ajan mittaan työntekijöiden ja johtajien palautteen perusteella. Tämä voi tapahtua korostetummin alussa, kun HR-prosessisi ovat organisaatiollesi täysin uusia, mutta ajan mittaan on olennaista jatkaa palautteen keräämistä ja tehdä parannuksia niiden toimivuuden ja tehokkuuden varmistamiseksi myös tulevaisuudessa.
Muotoiluajattelu
Kuten edellä mainitsin, loppukäyttäjän asettaminen etusijalle on yksi ketterän HR:n tärkeimmistä periaatteista. Yksi helpoimmista tavoista varmistaa tämän periaatteen toteutuminen on muotoiluajattelun käytäntöjen vakiinnuttaminen osaksi HR-toimintoa.
Muotoiluajattelu on yksinkertaisesti “prosessi, jossa ongelmia ratkaistaan asettamalla kuluttajan tarpeet kaiken muun edelle”. HR:n yhteydessä tämä tarkoittaa samojen ihmislähtöisten periaatteiden soveltamista monimutkaisten ongelmien ratkaisemiseen ja parhaiden mahdollisten työntekijäkokemusten luomiseen.
Kaikkien uusien haasteiden, ongelmien ja ratkaisujen, joita yrität toteuttaa HR-toimintona, tulisi alkaa virallisella, ihmislähtöisellä suunnitteluvaiheella.
Pilko monimutkaiset prosessit
Teknologia-alan ketterässä kehittämisessä monimutkaiset ratkaisut pilkotaan taitavasti pienemmiksi ja hallittavammiksi kokonaisuuksiksi, joita voidaan kehittää ja toteuttaa ajan mittaan. Näin ketterät tuotekehitystiimit voivat parantaa tuotteita asteittain paljon nopeammin sen sijaan, että yksi suuri ja monimutkainen ratkaisu rakennettaisiin kerralla valmiiksi.
Ketterä HR ei poikkea tästä. Voit parantaa huomattavasti työntekijäkokemusten kehittämisen nopeutta omaksumalla samanlaisen lähestymistavan. Jaa projektisuunnittelun yhteydessä monimutkaiset HR-haasteet yksinkertaisempiin ja helpommin toteutettaviin osiin. Jokaisen osan tulisi liittyä kokonaiskuvaan eli perimmäiseen tavoitteeseen, jonka haluat saavuttaa.
Helppo esimerkki tästä olisi uuden hybridityöhön palaamisen ohjelman toteuttaminen. Sen sijaan, että yrittäisit rakentaa kokonaisvaltaisen lähestymistavan kaikkien työntekijöidesi palauttamiseksi toimistolle, jaa lähestymistapasi loogisiin vaiheisiin.
Voit esimerkiksi ensin pyrkiä tuomaan johtoryhmän takaisin toimistolle, jotta he voivat näyttää esimerkkiä. Tai jos sinulla on useita toimistoja, voit harkita työntekijöiden tuomista ensin takaisin johonkin keskeiseen toimipisteeseen.
Tämä tarjoaa tietysti myös lisähyödyn: voit korjata suuntaa matkan varrella käyttämällä reaaliaikaista palautesilmukkaa ja kehittää lähestymistapaasi jatkuvasti, kun viet pitkän aikavälin visiosi käytäntöön.
Viestinnän rutiinit
Viestintä on ketterässä maailmassa taiteenlaji. Tiimien työskentelynopeus edellyttää aiempaa tehokkaampaa viestintää, mutta on myös olennaista varmistaa, etteivät toimitustiimisi uppoudu kokouksiin, jotka estävät niitä saamasta tehtäviään suoritetuiksi.
Ketterässä toimintatavassa tämä on otettu huomioon. Kokousten määrää vähennetään, ja keskeisiä ”rutiineja” hyödynnetään esteiden poistamiseen ja tiimien keskittymisen säilyttämiseen käsillä olevaan työhön. Kaksi harkitsemisen arvoista rutiinia ovat päivittäiset tilannekatsaukset ja retrospektiivit.
Päivittäiset tilannekatsaukset on suunniteltu nopeiksi työtiimien kokouksiksi, joissa käsitellään edistymistä ja mahdollisia haasteita sekä poistetaan esteitä.
Yksinkertaisin tapa toteuttaa tämä on pyytää jokaista tiimin jäsentä kertomaan:
(1) Mitä hän on saanut aikaan edellisen tapaamisen jälkeen
(2) Minkä parissa hän työskentelee parhaillaan
(3) Millaisia esteitä hän kohtaa.
Kaikille kokouksen aikana tunnistetuille esteille tulisi nimetä vastuuhenkilö, joka ryhtyy ratkaisemaan niitä, jotta edistyminen jatkuu. Päivittäiset tilannekatsaukset järjestetään perinteisesti päivittäin, mutta voit mukauttaa niiden toistuvuutta tarpeidesi mukaan.
Retrospektiiveissä on vähemmän kyse edistymisen seurannasta ja enemmän opituista asioista. Retrospektiivin tarkoituksena on luoda turvallinen tila, jossa voidaan muodostaa yhteinen näkemys siitä, mikä sujui hyvin ja mikä ei sujunut niin hyvin, sekä käyttää tätä jatkuvan parantamisen palautesilmukkana.
Retrospektiivi järjestetään perinteisesti viikoittain, mutta jälleen kerran voit mukauttaa käytäntöä sen mukaan, mikä on järkevää ratkaisujen toimitustiimeillesi.
Ketterä organisaatiosuunnittelu ja toimitus
Ketterä organisaatiosuunnittelu
Organisaatiosuunnittelu on olennainen lähtökohta ketterälle matkallesi. Ketterän HR-tiimisi kokoonpano voi kuitenkin vaihdella huomattavasti organisaatiosi koon, ketterien prosessiesi kypsyysasteen ja toimitustesi laajuuden mukaan.
Organisaatiosi erityistarpeista riippumatta jokaiseen ketterään HR-tiimiin liittyy muutamia periaatteita: selkeä tarkoitus, asiakaslähtöisyys, autonomia ja päätöksenteon siirtäminen mahdollisimman matalalle tasolle sekä palautteeseen perustuvat tietopohjaiset päätökset.
Ketterän organisaatiosi koon perusteella sinun on ehkä myös otettava käyttöön uusia ketteriä rooleja, kuten ketterän kehittämisen valmentajia, Scrum-mestareita ja tuoteomistajia.
Monialaiset ketterät tuotetiimit
Riippumatta organisaatiosuunnittelusta, johon päädyt, ketterä toimitus perustuu organisaatiosi kykyyn muodostaa joustavia ja monialaisia ketteriä tuotetiimejä. Tämä tarkoittaa monipuolisen joukon kokoamista eri HR- ja liiketoimintatoiminnoista. Jokaisella jäsenellä on ainutlaatuinen ja muita täydentävä osaaminen, jota tarvitaan HR-tuotteesi kehittämiseen.
Tuotetiimit kokoontuvat tiettyjen tuotteiden tai projektien ympärille ja ottavat projektista vastuun sen alusta aina toimitukseen ja käyttöönottoon asti.
Monialaisuus on keskeistä ketterässä HR-tuotetiimissä. Tiimiin suoraan rakennettu ajattelun, asiantuntemuksen ja erikoistumisen monimuotoisuus varmistaa, että tuotetiimi on omavarainen ja että sillä on sisäisesti tarvittava alan asiantuntemus, jotta se voi ottaa täyden omistajuuden ja vastuun tuotteen edistämisestä.
Sprintit
Ketterät tiimit hyödyntävät yleensä sprinttejä vauhdin ylläpitämiseen uusien ratkaisujen suunnittelussa, kehittämisessä ja toimittamisessa. Sprintit ovat lyhyitä, omistettuja ja ajallisesti rajattuja jaksoja, joiden aikana tiettyjen tuotosten on määrä valmistua osana ketterää tuotetta.
Tässä iteratiivisen kehityksen käsite kohtaa ketterän toimituksen todellisuuden. Jokaisessa sprintissä keskitytään tiettyyn tuotosten joukkoon, jolloin tiimi voi tuottaa arvoa nopeammin, kerätä palautetta ja edetä kohti laajempia HR-ratkaisun toimitustavoitteita.
Kaiken yhdistäminen – tapaustutkimus ketterästä osaamisen kehittämisestä
Ketterän HR:n käyttöönotto voi olla paljon yksinkertaisempaa kuin ehkä arvaat. Haluan esitellä sinulle tosielämän tapaustutkimuksen siitä, miten olen hyödyntänyt ketterän HR:n periaatteita laadukkaiden osaamisen kehittämisen ratkaisujen toimittamiseen.
Tiimini valvoo suuren potentiaalin omaavien johtajien kehittämisohjelmaa, jonka toteutamme yhdessä liiketoimintayksikössämme. Kehitimme sen edellä kuvaamieni ketterien periaatteiden mukaisesti:
- Monialaiset ketterät tiimit - Aloitimme matkamme kokoamalla yhteen monialaisen ketterän tiimin työntekijöistä, joilla oli monipuolista osaamista ja erilaisia rooleja. Tiimiin kuului osaajia kykyjenhallintatiimistä, HR-liiketoimintakumppaneita, liiketoimintajohtajia ja ihmislähtöisiä suunnittelijoita. Tällä erityistiimillä oli ratkaisun toteuttamiseen tarvittava ajattelun ja osaamisen monimuotoisuus, ja johtoryhmämme valtuutti sen toimimaan riittävän itsenäisesti tuotteen edistämiseksi ilman byrokratiaa, turhaa sääntelyä tai lisähyväksyntöjä.
- Viestintärutiinit - Tuotteen toteutustiimi hyödynsi perinteisiä ketterän työskentelyn viestintärutiineja. Kokoonnuimme kahdesti viikossa tilannepalavereihin varmistaaksemme yhteisen suunnan ja kerran viikossa retrospektiiviin, jotta voisimme hidastaa tahtia, tarkastella, mikä toimi hyvin ja mikä ei, sekä mukauttaa toimintaamme sen mukaisesti. Pystyimme esimerkiksi tunnistamaan nopeasti esteet, jotka liittyivät tiettyyn koulutussisällön toimittajaan, jota hyödynsimme. Tämä mahdollisti lähestymistapamme muuttamisen ja odotusten uudelleen asettamisen toimittajan kanssa tulevia yhteistyöprojekteja varten.
- Työntekijätyytyväisyys etusijalle ja muotoiluajattelu - Aloitimme hyödyntämällä kahta ihmislähtöistä suunnittelijaa (rooli, joka kuuluu teknologiaorganisaatioomme ja tukee yleensä digitaalisten tuotteiden suunnittelua) tekemään merkittävän määrän käyttäjätutkimusta (haastatteluja johtajien, muiden johtamisen kehittämisohjelmien aiempien osallistujien, ohjelmaa tukevan liiketoimintayksikön sisäisten asiakkaiden sekä ohjelman mahdollisten suuren potentiaalin omaavien osallistujien kanssa) ohjelman suunnittelun tueksi ja varmistaaksemme, että se vastasi kaikkiin asiakkaiden tarpeisiin.
- Yksinkertaisuus ja iteratiivinen kehittäminen - Sen sijaan, että olisimme suunnitelleet ja kehittäneet koko ohjelman alusta loppuun ennen sen esittelemistä loppukäyttäjille, pilkoimme vision pienempiin osiin. Tämä toi yksinkertaisuutta ja mahdollisti iteratiivisen kehittämistavan. Vaikka suunnittelimme koko ohjelmaa koskevan vision, kehitimme ja toimitimme ohjelman vaiheita ja iteraatioita ajan mittaan. Tämä nopeutti markkinoille saattamista ja mahdollisti jatkuvan palautteen keräämisen osallistujilta matkan varrella. Palaute ohjasi tulevien vaiheiden suunnittelua ja kehittämistä.
Kuten näette, tämä ei edellyttänyt koko HR-organisaatiomme muuttamista. Meidän tarvitsi vain yhdistää voimamme edellä esittämieni periaatteiden ympärille, koota yhteen valtuutettu tuotetiimi ja järjestää projektinhallintamme tavalla, joka mahdollisti yksinkertaisuuden, nopeuden ja jatkuvan parantamisen.
Tulokset puhuivat puolestaan: loimme työntekijätyytyväisyyden arvioiden perusteella korkeimmin arvioidun kehittämisohjelman, johon olen osallistunut.
Ketterän HR-muutoksen käynnistäminen
Älä pelkää ketterän lähestymistavan omaksumista ketterän HR:n käyttöönotossa. Ota pieniä askelia kohti laajempaa ketterää visiotasi, kerää palautetta, iteroi ja kokeile.
Anna kollegoidesi kehittää yhdessä kanssasi ketterä lähestymistapa, joka toimii organisaatiossasi parhaiten, ja muista pilkkoa lähestymistapasi helposti toteutettaviin osiin, joita voit ottaa käyttöön ajan mittaan pyrkiessäsi siirtämään HR-toimintosi kokonaisuudessaan ketterään toimintaympäristöön. Kun tiedät, mikä toimii tiimillesi, voit laajentaa toimivia käytäntöjä ja toteuttaa aidon ketterän muutoksen.
Suosittelen aloittamaan ensin kulttuurista ja ajattelutavasta, jotka haluat luoda, ennen kuin siirryt muodollisiin ketteriin prosesseihin.
Kuten Agile HR Community toteaa, ketterässä HR:ssä ”on todella kyse siitä, että irtaudutaan perinteisestä HR:n parhaiden käytäntöjen noudattamisesta ja omaksutaan kokeileva ja oppiva lähestymistapa arvon tuottamiseen – sellaisen arvon, jonka ihmisemme ja heidän työkokemuksensa vahvistavat. Vasta kun HR omaksuu tämän ajattelutavan, ammattiala voi menestyksekkäästi ottaa käyttöön ketterät työkalut ja käytännöt omissa tiimeissämme ja projekteissamme.”
Lisämateriaalia:
- HR:n ketterä muutos: asteittainen kehitys
- Henkilöstötoiminnot tuotteena
- Henkilöstötoimintojen kipeästi kaivattu nousu
Tilaa People Managing People -uutiskirje ja saat säännöllisesti sisältöä, joka auttaa sinua edistymään urallasi ja rakentamaan terveitä, tuottavia organisaatioita.
