Kuinka parantaa työpaikan tuottavuutta: parhaat käytännöt
Organisaation tuottavuuden parantamiseksi aloita ymmärtämällä, mitä organisaation tuottavuus oikeastaan tarkoittaa ja miten sitä voi mitata. Tässä artikkelissa käyn läpi käytännönläheisiä parhaita käytäntöjä, joita voit hyödyntää HR-johtajana tai esihenkilönä tuottavuutta edistävän kulttuurin luomisessa, ja jaan lisäksi todellisia esimerkkejä, jotta näet selkeästi, miten voit ottaa nämä ideat käyttöön heti.
Mitä tuottavuus on ja miksi sitä pitäisi mitata?
Yksi syy siihen, että tuottavuus voi olla organisaatiolle niin vaikeasti hahmotettava asia, on yhteisen näkemyksen puute siitä, mikä tekee organisaatiosta tuottavan.
Tehdasympäristössä tuottavuutta voi mitata sen perusteella, kuinka paljon työntekijät pystyvät tuottamaan tietyn ajan kuluessa. Tietotaloudessa, jossa työntekijät yleensä tuottavat tuotteiden sijaan palveluita, asia on kuitenkin vähemmän yksiselitteinen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Yksi vaihtoehto on laskea liiketoiminnan tuottavuus suhteuttamalla tuotetut tulot tehtyjen työtuntien määrään. Mitä enemmän rahaa ansaitset lyhyemmässä ajassa, sitä tuottavampi olet.
Vaikka tämä on organisaation kannalta looginen mittari, tällaisen mittaustavan soveltaminen työntekijätasolle voi olla vaikeaa, koska tietotyöntekijä arvioi yleensä henkilökohtaista tuottavuuttaan sen perusteella, kuinka monta tehtävää hän saa merkittyä tehdyksi tehtävälistaltaan. Jotta organisaatio voisi kuitenkin pitää työntekijää tuottavana, listalla olevien tehtävien on tuotettava liiketoiminnalle arvoa.
Jos määrittelemme tuottavuuden keinoksi optimoida liikevaihtoa, ymmärrät, miksi organisaatiot haluavat mitata sitä. Liikevaihdon kasvattaminen ja siten tuottavuuden lisääminen on merkki terveestä ja kasvavasta liiketoiminnasta.
Miten tuottavuutta mitataan?
Kun pohdit, miten tuottavuutta mitataan organisaatiossasi, keskity tuotoksiin, jotka auttavat saavuttamaan yrityksen tavoitteet.
Liiketoimintasi luonteesta riippuen mittareita voivat olla esimerkiksi liikevaihto, asiakastyytyväisyys tai tuotantoon kuluva aika.
Määritä, mitä aiot seurata
Ensimmäinen vaihe on määrittää, mitä aiot seurata ja ennen kaikkea, miksi sen seuraaminen on tärkeää. Miten valitsemasi tuottavuusmittari liittyy liiketoiminnan tavoitteisiin?
Varmistaaksesi, etteivät tuottavuusmittarisi perustu pelkkään arvailuun, työskentele liiketoiminnan johtajien kanssa selkeän tavoitteenasetteluprosessin luomiseksi.
Tämän prosessin tulisi yhdenmukaistaa osastojen tavoitteet ja niiden saavuttamisen edistymisen arviointitavat.
Tavoitteiden ja keskeisten tulosten (OKR) tai SMART-tavoitteiden asettaminen auttaa myös organisaatioita kantamaan vastuunsa edistymisestä suhteessa määriteltyihin painopisteisiin.
Työntekijät voivat näin nähdä, miten heidän päivittäin tekemänsä työ liittyy organisaation missioon ja tukee keskeisten virstanpylväiden saavuttamista.
Laadi menetelmä mittareiden seurantaan
Yksi yleinen virhe OKR-tavoitteita asetettaessa on valita keskeisiä tuloksia, joita on liian vaikea mitata.
Jos esimerkiksi ilmoitettu tavoitteesi on seurata asiakastyytyväisyyttä, mutta sen arviointi edellyttää useista tietolähteistä peräisin olevien tietojen yhdistämistä, et ehkä ole vielä valmis määrittämään keskeistä tulosta tällä alueella. Aikasi olisi parempi käyttää erillisten tietolähteiden siistimiseen, jotta tietojen kerääminen olisi sujuvampaa.
Yhteistyö eri toimintojen sidosryhmien kanssa voi sisältää mittariston sanaston kehittämisen ja dokumentoinnin. Ajattele sitä tietohakemistona, joka auttaa sidosryhmiä muodostamaan yhteisen määritelmän siitä, mitä yrität mitata ja mistä tiedot ovat peräisin. Kuka esimerkiksi lasketaan käyttäjäksi tai tilaajaksi? Mitä ajanjaksoa käytät sitoutumisen mittaamiseen?
Vaikka sanaston luominen voi vaatia paljon työtä, olen nähnyt organisaatioiden saavuttavan sen ansiosta paremman tuottavuuden.
Syynä on se, että mitä enemmän aikaa tiimisi käyttää mittaamiseen, sitä vähemmän aikaa sillä on käytettävissä liiketoiminnan tavoitteiden edistämiseen. Tietojen puhdistamiseen ja järjestämiseen sekä yhteisistä määritelmistä sopimiseen etukäteen käytetty työ tuottaa pitkällä aikavälillä merkittävää hyötyä.
Analysoi tiedot ja hyödynnä niitä mahdollisten parannuskeinojen määrittämisessä
Kun seuraat tuloksia vuosineljänneksestä toiseen, hyödynnä keräämiäsi tietoja parannuskohteiden tunnistamisessa ja prosessien optimoinnissa.
Voit kokeilla ja testata hypoteeseja pienessä mittakaavassa ja, jos testisi onnistuvat, laajentaa prosessimuutoksen koskemaan koko organisaatiota.
Esimerkiksi tuoreessa tutkimuksessa generatiivisen tekoälyn käyttö paransi tietotyöntekijöiden tuottavuutta jopa 35 % aloittelevilla ja kokemattomilla työntekijöillä.
Miten tuottavuutta parannetaan organisaatiossasi?
Jotkin organisaatiot arvioivat tuottavuutta tehtyjen työtuntien tai näennäisen kiireisyyden perusteella, mutta työntekijöiden seurannan hyödyntäminen tarjoaa tarkemman mittarin.
COVID-19-pandemia paljasti puutteita läsnäolon käyttämisessä tuottavuuden mittarina ja korosti tarvetta keskittyä arvon tuottamiseen tuntien seuraamisen sijaan.
Toisin kuin tehdastyöntekijöitä, tietotyöntekijöitä, kuten tuotesuunnittelijoita, tulisi arvioida työn tulosten laadun perusteella. Yksi poikkeuksellisen hyvä suunnitelma voi olla arvokkaampi kuin useat keskinkertaiset.
Työntekijöiden seurantaan tarkoitettu ohjelmisto auttaa parantamaan tuottavuutta tunnistamalla tehokkuuden, erottamalla parhaat suoriutujat ja edistämällä kulttuuria, joka vapauttaa potentiaalin.
Tässä on vinkkejä siihen, miten henkilöstöhallinto ja johtajat voivat luoda työympäristön, joka varmistaa tiimien tuottavuuden (vinkki: motivaatio on avainasemassa!).
Varmista selkeys, vastuu ja tilivelvollisuus
Määrittele selkeät roolit ja vastuualueet, jotta on selvää, mitkä ovat painopisteet ja kuka on vastuussa mistäkin. Tähän kuuluu harkittujen tehtäväkuvausten laatiminen uusia tehtäviä täytettäessä, sen varmistaminen, että rekrytointiprosessi itsessään on mahdollisimman oikeudenmukainen, sekä urapolkujen luominen nykyisiin tehtäviin, jotta työntekijät ymmärtävät, mitä hyvä suoriutuminen ja organisaatiossa eteneminen edellyttävät. Katso lisätietoja aiheesta oppaasta Johtajuuden CRA-malli.
Osoita työntekijöille, että heidän työllään on merkitystä
Tiimin jäsenet lannistuvat nopeasti, jos he kokevat työnsä olevan turhaa. Toisaalta, jos he näkevät, miten päivittäiset tehtävät edistävät organisaation suurempia tavoitteita, he ovat motivoituneempia suoriutumaan hyvin joka päivä. Tavoitteiden asettaminen OKR-mallin avulla on tehokas tapa saavuttaa tämä.
Edistä työntekijöiden hyvinvointia
On lähes sanomattakin selvää, että henkisestä ja fyysisestä hyvinvoinnista huolehtiminen vapaiden, läheisen hoitamiseen tarkoitettujen vapaiden, hyvinvointietujen ja muiden vastaavien keinojen avulla auttaa varmistamaan, että tiimin jäsenet työskentelevät täydellä potentiaalillaan, ja ehkäisee työuupumusta.
Lisäksi tutkimukset osoittavat, että työntekijät kaipaavat älyllisesti haastavaa työtä sekä vapautta päättää, miten he suorittavat työnsä. Ajattele asiaa näin: jos tietäisit, ettet voi vaikuttaa sinulta pyydettävään työhön, miksi välittäisit sen tekemisestä paremmin?
Poista esteet
Tuottavan työympäristön kehittäminen tarkoittaa myös mahdollisten menestyksen esteiden poistamista ja järjestelmien optimointia. Tähän voi kuulua tuottavuustyökalujen käyttöönotto, jotta työntekijät voivat järjestää työnsä, hallita tehtäviään ja vähentää häiriötekijöitä.
Henkilöstöhallinnon tiimit voivat laatia ohjeet sille, miten työntekijöiden tulisi käyttää organisaation teknologiakokonaisuutta (esim. sähköpostia tai Slackia) asiayhteyden vaihtamisen rajoittamiseksi sekä hyödyntää kyselyitä selvittääkseen, onko henkilöstöllä tehokkaaseen työskentelyyn tarvittavat työkalut ja resurssit. Ne voivat myös luoda ja ylläpitää tietovarastoa työntekijöiden perehdyttämisen tukemiseksi ja tiedonhakuun käytetyn ajan minimoimiseksi.
Anna tiimillesi tunnustusta
Tunnustuksen antaminen ei tarkoita ainoastaan rahallisia palkkioita – vaikka asianmukainen palkkaus toki auttaa! Tunnustukseen kuuluvat myös urakehitysmahdollisuudet, suoritukseen perustuvat palkinnot tai jopa yksinkertainen julkinen kiitos hyvin tehdystä työstä. Tässä on hyviä ideoita työntekijöiden huomioimiseen.
Lopuksi, työntekijöiden sitoutumisen vahvistaminen ja työuupumuksen riskin vähentäminen on lähes mahdotonta ilman keskijohtoa.
Johtajat muuttavat ylimmän johdon painopisteet toiminnallisiksi suunnitelmiksi ja varmistavat yhdenmukaisuuden käytännön työssä. He ovat myös keskeisessä asemassa tiimien kehittämisessä ja työntekijöiden pitämisessä organisaatiossa.
Tehokasta keskijohtoa ei kuitenkaan voi olla ilman asianmukaista koulutusta. Henkilöstöhallinnolla on tärkeä rooli vahvan koulutusohjelman laatimisessa esihenkilöille, jotta he voivat harjoitella tehokasta viestintää ja kasvaa menestyviksi liiketoimintajohtajiksi.
Tapaustutkimus: työntekijöiden tuottavuuden parantaminen
Työntekijöiden tuottavuuden parantamiseksi voi tehdä paljon, vaikka et kuuluisi ylimpään johtoon.
Strategiakonsultoinnin aikoina johdin 15 hengen tiimiä ja keskityin hellittämättä työntekijöiden sitoutumiseen. 200 hengen pyramidiorganisaatiossa tiimini sai yli 50 % ylennyksistä.
Tässä oli tiimini menestyksen salaisuus:
- Otin käyttöön kuukausittaisen motivaatiokyselyn saadakseni ajantasaisen kuvan työntekijöiden sitoutumisesta ja tyytyväisyydestä johtamiseen, ja kävin anonyymit tulokset kuukausittain läpi tiimin kanssa, jotta: 1) palautteen antamisesta ja saamisesta tulisi luontevaa ja 2) oppimisen ja toiminnan palautesykli lyhenisi.
- Laadin viikoittaisen kiitosviestin, jossa tunnustin tiimin jäsenten saavutuksia, ja lähetin sen tiedoksi koko johtoryhmälle. Huolehdin siitä, että juhlistimme laadukasta työtä sekä tilanteita, joissa tiimin jäsenet delegoivat tehtäviä, tukivat toisiaan ja huolehtivat henkisestä hyvinvoinnistaan.
- Järjestin säännölliset viikoittaiset tapaamiset jokaisen suoraan alaisuudessani työskentelevän kanssa ymmärtääkseni heidän huolenaiheitaan, valmentaakseni heitä parantamaan työntekijöiden suoriutumista ja rakentaakseni luottamusta.
Työntekijät kokivat saavansa tukea ilman mikromanageerausta, ja heillä oli kannustin suoriutua paremmin, koska he kokivat panoksensa merkitykselliseksi.
Osallistu keskusteluun
Miten organisaatiosi on toteuttanut strategioita tuottavuuden parantamiseksi? Millaisia haasteita olet kohdannut matkan varrella? Kerro meille kommenteissa!
Jos haluat pysyä ajan tasalla työpaikan tuottavuudesta sekä siihen liittyvistä ihmisistä ja kulttuurista kertovista aiheista, tilaa People Managing People -uutiskirje.
