Miten työpaikan tuottavuutta parannetaan: parhaat käytännöt
Parantaaksesi organisaation tuottavuutta aloita ymmärtämällä, mitä organisaation tuottavuus todella tarkoittaa ja miten voit mitata sitä. Tässä artikkelissa käyn läpi käytännönläheisiä parhaita käytäntöjä, joita voit HR-johtajana tai esihenkilönä hyödyntää sellaisen kulttuurin luomisessa, joka parantaa tuottavuutta. Lisäksi jaan tosielämän esimerkkejä, jotta näet selkeästi, miten voit ottaa nämä ideat heti käyttöön.
Mitä tuottavuus on ja miksi sitä pitäisi mitata?
Yksi syy siihen, miksi tuottavuutta voi olla organisaatiossa niin vaikea määrittää, on yhteisen näkemyksen puute siitä, mikä tekee organisaatiosta tuottavan.
Tehdasympäristössä tuottavuutta voidaan mitata sen perusteella, kuinka paljon työntekijät pystyvät tuottamaan jotakin tietyn ajan kuluessa. Tietotaloudessa, jossa työntekijät yleensä tuottavat tuotteiden sijaan palveluja, asia ei kuitenkaan ole yhtä suoraviivainen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Yksi vaihtoehto on laskea liiketoiminnan tuottavuus suhteuttamalla syntynyt liikevaihto tehtyjen työtuntien määrään. Mitä enemmän rahaa ansaitset lyhyemmässä ajassa, sitä tuottavampi olet.
Vaikka tämä on organisaation kannalta looginen mittari, sen soveltaminen työntekijätasolle voi olla vaikeaa, koska tietotyöntekijä arvioi henkilökohtaista tuottavuuttaan yleensä sen perusteella, kuinka monta tehtävää hän saa merkittyä tehdyksi tehtävälistaltaan. Jotta organisaatio voisi kuitenkin pitää työntekijää tuottavana, listalla olevien tehtävien on tuotettava liiketoiminnalle arvoa.
Jos määrittelemme tuottavuuden keinoksi optimoida liikevaihtoa, ymmärrät, miksi organisaatiot haluavat mitata sitä. Liikevaihdon kasvaminen ja siten myös tuottavuuden paraneminen on merkki terveestä ja kasvavasta liiketoiminnasta.
Miten tuottavuutta mitataan?
Kun pohdit, miten tuottavuutta mitataan organisaatiossasi, keskity tuotoksiin, jotka auttavat saavuttamaan yrityksen tavoitteet.
Liiketoimintasi luonteesta riippuen mittareita voivat olla esimerkiksi liikevaihto, asiakastyytyväisyys tai tuotantoaika.
Määritä, mitä aiot seurata
Ensimmäinen vaihe on määrittää, mitä aiot seurata ja mikä vielä tärkeämpää, miksi sen seuraaminen on tärkeää. Miten valitsemasi tuottavuusmittari liittyy liiketoiminnan tavoitteisiin?
Varmistaaksesi, etteivät tuottavuusmittarisi ole vain summittaisia arvauksia, työskentele liiketoiminnan johtajien kanssa selkeän tavoitteenasettamisprosessin luomiseksi.
Tämän prosessin tulisi yhdenmukaistaa osastojen näkemykset tavoiteltavista päämääristä ja siitä, miten niiden saavuttamista arvioidaan.
Tavoitteiden ja avaintulosten (OKR) tai SMART-tavoitteiden asettaminen auttaa myös organisaatioita kantamaan vastuun edistymisestä määriteltyjen prioriteettien saavuttamisessa.
Työntekijät voivat tällöin nähdä, miten heidän päivittäinen työnsä liittyy missioon ja tukee keskeisiä virstanpylväitä.
Laadi menetelmä mittareiden seurantaan
Yksi yleinen virhe OKR-tavoitteita asetettaessa on valita avaintuloksia, joita on liian vaikea mitata.
Jos tavoitteenasi on esimerkiksi seurata asiakastyytyväisyyttä, mutta sen arviointi edellyttää useista eri lähteistä saatavien tietojen yhdistämistä, et ehkä ole vielä valmis määrittämään avaintulosta tällä alueella. Aikasi olisi parempi käyttää erillisten tietolähteiden siistimiseen, jotta tiedonkeruuprosessi sujuvoituisi.
Yhteistyö eri toimintojen edustajien kanssa voi tarkoittaa mittariston sanaston laatimista ja dokumentointia. Ajattele sitä datahakemistona, joka auttaa sidosryhmiä ymmärtämään yhteisen määritelmän siitä, mitä yrität mitata ja mistä tiedot ovat peräisin. Kuka esimerkiksi lasketaan käyttäjäksi tai tilaajaksi? Mitä ajanjaksoa käytät sitoutumisen mittaamiseen?
Vaikka sanaston luominen voi vaatia paljon työtä, olen nähnyt organisaatioiden parantavan tuottavuuttaan sen ansiosta.
Tämä johtuu siitä, että mitä enemmän aikaa tiimisi käyttää mittaamiseen, sitä vähemmän aikaa sillä on käytettävissä liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamiseen. Kun käytät alussa aikaa tietojen puhdistamiseen ja järjestämiseen sekä yhteisistä määritelmistä sopimiseen, hyödyt siitä pitkällä aikavälillä.
Analysoi tiedot ja hyödynnä niitä mahdollisten parannuskeinojen määrittämisessä
Kun seuraat tuloksia vuosineljänneksittäin, hyödynnä keräämiäsi tietoja parannuskohteiden löytämiseen ja prosessien optimointiin.
Voit kokeilla ja testata hypoteeseja pienessä mittakaavassa ja, jos testisi onnistuvat, laajentaa prosessimuutoksen koskemaan koko organisaatiota.
Esimerkiksi tuoreessa tutkimuksessa generatiivisen tekoälyn käyttö paransi tietotyöntekijöiden tuottavuutta jopa 35 % aloittelevien ja kokemattomien työntekijöiden keskuudessa.
Miten organisaation tuottavuutta parannetaan?
Jotkin organisaatiot arvioivat tuottavuutta tehtyjen työtuntien tai näennäisen kiireisyyden perusteella, mutta työntekijöiden seurannan hyödyntäminen tarjoaa tarkemman mittarin.
COVID-19-pandemia paljasti puutteita läsnäolon käyttämisessä tuottavuuden mittarina ja korosti tarvetta keskittyä arvon tuottamiseen tuntien seuraamisen sijaan.
Toisin kuin tehdastyöntekijöitä, tietotyöntekijöitä, kuten tuotesuunnittelijoita, tulisi arvioida työn tulosten laadun perusteella. Yksi poikkeuksellinen suunnitelma voi olla arvokkaampi kuin useat keskinkertaiset.
Työntekijöiden seurantaan tarkoitetut ohjelmistot auttavat parantamaan tuottavuutta tunnistamalla tehokkuutta, erottamalla parhaat suoriutujat ja edistämällä kulttuuria, joka vapauttaa potentiaalin.
Seuraavassa on vinkkejä siihen, miten HR ja johtajat voivat luoda työympäristön, joka varmistaa tiimien tuottavuuden (vinkki: motivaatio on avainasemassa!).
Varmista selkeys, vastuu ja tilivelvollisuus
Määrittele selkeät roolit ja vastuualueet, jotta prioriteetit sekä se, kuka on vastuussa mistäkin ja keneltä edellytetään tilivelvollisuutta, ovat selvät. Tähän kuuluu huolellisten tehtäväkuvausten laatiminen uusia rooleja täytettäessä, sen varmistaminen, että rekrytointiprosessi itsessään on mahdollisimman oikeudenmukainen, sekä urapolkujen luominen nykyisiä rooleja varten, jotta työntekijät ymmärtävät, mitä hyvä suoriutuminen ja organisaatiossa eteneminen edellyttävät. Lisätietoja saat tutustumalla artikkeliin Johtajuuden CRA-malli.
Osoita työntekijöille, että heidän työllään on merkitystä
Tiimin jäsenet lannistuvat nopeasti, jos he kokevat työnsä olevan turhaa. Toisaalta, jos he näkevät, miten heidän päivittäiset tehtävänsä edistävät kokonaisuutta ja organisaation tavoitteita, he ovat motivoituneempia suoriutumaan hyvin joka päivä. Tavoitteiden asettaminen OKR-mallin avulla on tehokas tapa saavuttaa tämä.
Edistä työntekijöiden hyvinvointia
On lähes sanomattakin selvää, että henkisen ja fyysisen hyvinvoinnin varmistaminen vapaan, perhevapaiden, hyvinvointietujen ja muiden vastaavien keinojen avulla auttaa tiimin jäseniä työskentelemään täydellä potentiaalillaan ja ehkäisee työuupumusta.
Lisäksi tutkimukset osoittavat, että työntekijät kaipaavat älyllisesti stimuloivaa työtä sekä vapautta valita, miten he tekevät työnsä. Ajattele asiaa näin: jos tietäisit, ettei sinulla ole mitään vaikutusvaltaa sinulta pyydettyyn työhön, miksi vaivautuisit tekemään sitä paremmin?
Poista esteet
Tuottavan työympäristön kehittäminen tarkoittaa myös mahdollisten menestyksen esteiden poistamista ja järjestelmien optimointia.
HR-tiimit voivat laatia ohjeet siitä, miten työntekijöiden tulisi käyttää organisaation teknologiapinoa (esim. sähköpostia tai Slackia) asiayhteyden vaihtamisen rajoittamiseksi, sekä hyödyntää kyselyitä selvittääkseen, onko ihmisillä tehokkaaseen työskentelyyn tarvittavat työkalut ja resurssit. Ne voivat myös luoda ja ylläpitää tietovarastoa työntekijöiden perehdyttämisen tukemiseksi ja tiedonhakuun käytetyn ajan vähentämiseksi.
Tunnusta tiimisi saavutukset
Tunnustaminen ei tarkoita ainoastaan rahallisia palkkioita – vaikka asianmukainen palkkaus toki auttaa! Tunnustamiseen kuuluvat myös urakehitysmahdollisuudet, suoritukseen perustuvat palkinnot tai jopa yksinkertainen kiitos hyvin tehdystä työstä. Tässä on hyviä ideoita työntekijöiden saavutusten tunnustamiseen.
Lopuksi työntekijöiden sitoutumisen vahvistaminen ja työuupumuksen riskin minimointi on lähes mahdotonta ilman keskijohtoa.
Esihenkilöt muuttavat johdon prioriteetit operatiivisiksi suunnitelmiksi ja varmistavat linjauksen käytännön työn tasolla. He ovat myös keskeisessä asemassa tiimin kehittämisessä ja työntekijöiden pysyvyydessä.
Tehokasta keskijohtoa ei kuitenkaan voi olla ilman asianmukaista koulutusta. HR:n rooli on ratkaiseva, kun organisaatioon laaditaan vahvaa koulutusohjelmaa esihenkilöille, jotta he voivat harjoitella tehokasta viestintää ja kasvaa menestyviksi liiketoimintajohtajiksi.
Tapaustutkimus: työntekijöiden tuottavuuden parantaminen
Työntekijöiden tuottavuuden parantamiseksi voi tehdä paljon, vaikka et kuuluisi ylimpään johtoon.
Strategiakonsultoinnin aikoina johdin 15 hengen tiimiä ja keskityin hellittämättä työntekijöiden sitoutumiseen. 200 hengen pyramidissa tiimini sai yli 50 % ylennyksistä.
Tässä olivat tiimini menestyksen avaintekijät:
- Otin käyttöön kuukausittaisen motivaatiokyselyn, jolla selvitin työntekijöiden sitoutumisen ja tyytyväisyyden johtamiseen. Kävin nimettömät tulokset tiimin kanssa läpi kuukausittain kahdesta syystä: 1) palautteen antamisen ja vastaanottamisen normalisoimiseksi ja 2) oppimisen ja toiminnan edellyttämän palautesyklin lyhentämiseksi.
- Laadin viikoittaisen kiitosviestin, jossa tunnustin tiimin jäsenten saavutukset, ja lähetin sen tiedoksi koko johtoryhmälle. Varmistin, että juhlistimme korkealaatuista työtä sekä tilanteita, joissa tiimin jäsenet delegoivat tehtäviä, tukivat toisiaan ja huolehtivat henkisestä hyvinvoinnistaan.
- Sovimme säännölliset viikoittaiset tapaamiset jokaisen suoraan alaisuudessani työskentelevän kanssa ymmärtääkseni heidän huolenaiheitaan, valmentaakseni heitä parantamaan työntekijöiden suoriutumista ja rakentaakseni luottamusta.
Työntekijät kokivat saavansa tukea ilman mikromanageerausta, ja heillä oli kannustin suoriutua paremmin, koska he kokivat panoksensa olevan merkityksellinen.
Osallistu keskusteluun
Miten organisaatiosi on toteuttanut strategioita tuottavuuden lisäämiseksi? Millaisia haasteita olet kohdannut matkan varrella? Kerro meille kommenteissa!
Tilaa People Managing People -uutiskirje, niin pysyt ajan tasalla työpaikan tuottavuudesta sekä siihen liittyvistä ihmisistä ja yrityskulttuurista kertovista aiheista.
