Uuden startup-yrityksen HR-johtajan ensimmäiset kolme kuukautta

Tässä vahvistat asemaasi strategisena kumppanina entisestään.

Neljännessä vaiheessa laadit suunnitelman yhdistämällä ratkaisut tunnistettuihin ongelmiin.

Seuraava vaihe on visualisoida tämä laajemmaksi henkilöstöhallinnon strategiseksi suunnitelmaksi, jonka voit jakaa koko yrityksen kanssa.

Tarkastellaan joitakin periaatteita tämän toteuttamiseen.

Ensinnäkin suosittelen, ettet ajattele tätä liikaa. Olet ensimmäinen henkilöstöhallinnon työntekijä, ja yritys on vielä suhteellisen nuori, joten pidä aikajänne melko lyhyenä – sanoisin 1–2 vuotta ja säännölliset tarkistukset.

Strategiasi tulisi osoittaa, miten muutat henkilöstötoiminnon nykytilasta joksikin muuksi tulevaisuudessa.

Siinä täytyy olla selkeä otsikko, joka linkittyy yrityksen kokonaisstrategiaan ja voi toimia kaikkia aloitteita ohjaavana valona.

Ryhmittelemällä sitten yhteen joitakin muista aloitteista, joiden toteuttamisesta olette sopineet, sinun pitäisi pystyä esittämään yhtenäinen joukko tavoitteita sekä joitakin keinoja niiden saavuttamiseksi.

Kuvitellaan, että olet liittynyt yritykseen, joka on hiljattain saanut rahoitusta, joten henkilöstömäärän kasvattaminen ja joidenkin käytäntöihin, palkitsemiseen ja etuihin liittyvien rakenteiden luominen ovat tällä hetkellä keskeisiä asioita. 

Joitakin tunnistamiasi pitkän aikavälin hankkeita ovat suoritusten johtaminen, palkitseminen ja vaatimustenmukaisuus.

Strategiasi voisi näyttää tältä:

Näin sinun pitäisi pystyä osoittamaan, että aloitteet sopivat yhteen ja ratkaisevat tärkeimmät henkilöstöön liittyvät ongelmat, jotka puolestaan edistävät laajempaa liiketoimintastrategiaa.

Kuten edellä, OKR-tyyppisen menetelmän käyttäminen on tässä hyödyllistä, koska sinulla on selkeä joukko tavoitteita ja avaintuloksia, jotka vievät sinua kohti kokonaispäämäärääsi.

Startup-yrityksissä asiat muuttuvat nopeasti, ja siihen voi kestää jonkin aikaa tottua.

Ympäristö on dynaaminen ja innostava: ”Kyllä, voimme toteuttaa tuon nopeasti, tehdään se!”, mutta toisaalta tämä voi myös olla ylivoimaista.

Yksi asia, joka kannattaa pitää mielessä koko startup-yrityksessä kulkemasi matkan ajan, on se, että hankkeet ovat usein iteratiivisia ja niissä noudatetaan elinkelpoisen vähimmäistuotteen (MVP) lähestymistapaa.

Tämä tuotehallinnan maailmasta lainattu termi tarkoittaa pohjimmiltaan sellaisen prototyypin luomista, jonka avulla voit arvioida sen hyödyllisyyttä ennen kuin sitoudut käyttämään lisää resursseja.

Ajatus perustuu käyttäjätietoihin ja tutkimukseen (tässä tapauksessa työntekijöihin), ja sen vaikutus kasvaa myös henkilöstöhallinnon alalla.

Kun saat jotakin paikoilleen, esimerkiksi uuden suoritusten johtamisen järjestelmän, joka ei ole niin valmis kuin haluaisit, voit mitata sen tehokkuutta ja hyödyntää palautetta sen parantamiseen ajan mittaan.

Joka epäröi, päätyy lounaaksi. Älä rajoita itseäsi täydellisyyden vaatimuksilla. Ryhdy toimeen, iteroi ideoita ja vie niitä jatkuvasti eteenpäin.

Cydney Roach, Edleman

Kaikesta tästä huolimatta joillakin startup-yrityksillä saattaa olla iteratiivinen toimintamalli, kun taas toisilla voi olla pidemmän aikavälin ongelmalähtöinen lähestymistapa.

Varmista, että ymmärrät, kumpaan ryhmään perustajat kuuluvat ja mitä he arvostavat, jotta tiedät, miten tuot aloitteet heidän käsiteltävikseen.

Yksi tapa selvittää tämä on kysyä heiltä suoraan, asettavatko he etusijalle erinomaisten, pidempään luotavien prosessien rakentamisen vai sen, että useimmat asiat ovat ensimmäisessä versiossa ja niitä voidaan myöhemmin iteroida.

Kun asetat asian kaksijakoiseksi valinnaksi, saat heidät yleensä pohtimaan sitä hieman tarkemmin sen sijaan, että he valitsisivat vaihtoehdon “Ai, haluamme erinomaiset prosessit erittäin nopeasti”.

Jatkuva muutos vaikuttaa myös siihen, miten viestit laajemmalle työntekijäjoukolle.

Yksi vinkki on saada perustaja(t) viestimään säännöllisesti, mieluiten viikoittain, siitä, mitä he ajattelevat, ja olemaan avoimia liiketoiminnan tilanteesta. Tämä voi tapahtua uutiskirjeen tai esimerkiksi Loomilla tallennetun lyhyen videon avulla.

Tässä on muutamia asioita, joita heidän kanssaan kannattaa käydä läpi:

• Aitous
• Keskittyminen onnistumisten lisäksi myös epäonnistumisista opittuihin asioihin
• Mission, vision ja arvojen toistaminen
• Perustajan tarinan juurruttaminen organisaation rakenteisiin, sillä hyvin toteutettuna se on erittäin voimakas väline.

Työskentelytapamme muuttuessa etätyöpainotteisemmaksi olemme nähneet paljon enemmän sellaisten työkalujen käyttöä, jotka auttavat viestimään tärkeistä liiketoimintatiedoista, kuten uusista työntekijöistä, lähtijöistä ja muistutuksista.

Yhteistyö ylimmän johdon kanssa sen varmistamiseksi, että vastuut ovat selkeät, on ratkaisevan tärkeää. Esimerkiksi:

• Täytyykö sinun esitellä uudet työntekijät vai pitäisikö sen olla esihenkilöiden vastuulla?
• Voitko saada perustajan lisäämään työntekijöiden tavoitteiden asettamista koskevia muistutuksia niin, että asia kytkeytyy liiketoimintaympäristöön?

Kaikki nämä asiat vaihtelevat yrityksestä ja henkilöstä toiseen, mutta on ratkaisevan tärkeää ymmärtää yhdessä, mitä ihmisten tarvitsee tietää, ja sopia, kuka viestii mitä ja milloin — älä ryhdy vain sähköpostiuutiskirjeiden kirjoittajaksi.

Kun kohtasimme muutosvaiheen, eräs entinen johtaja, jonka kanssa työskentelin, sanoi aina: ”Se, mikä toi meidät tähän, ei välttämättä vie meitä sinne.”

Se on kuuluisa maksiimi, joka on todella tärkeä pitää mielessä, kun työskentelet perustajien ja toimitusjohtajien kanssa.

Usein he ovat menestyksen aallon kuljettamina siirtyneet johtamaan kasvavaa yritystä, ja muiden asettamat odotukset voivat olla voimakkaita.

Monet johtajat tuntevat olonsa mukavammaksi koodatessaan, myydessään, kehittäessään tuotetta tai määrittäessään strategiaa kuin toimiessaan yrityksen kasvoina. Siksi on todella tärkeää käyttää aikaa sen ymmärtämiseen, missä he tuntevat olonsa luontevimmaksi, ennen kuin annat heille odotuksia koskevan mallin.

Hyviä toimitusjohtajia yhdistää kyky kuunnella ihmisiä, jotka ovat auttamassa heitä, joten valmentavan tyylin omaksuminen tuottaa todennäköisesti hyviä tuloksia, kun haluat vaikuttaa heidän toimintaansa oman agendasi mukaisesti.

Jos sinulla on vaikeuksia saada toimitusjohtajasi sitoutumaan henkilöstöagendaasi, palaa siihen, mitä kävit läpi liittyessäsi yritykseen, kertaa se hänen kanssaan, osoita, miten strategiasi tukee hänen tavoitteitaan ja miten työskentelet hänen tukemisekseen. Kerro sen jälkeen, mitä tarvitset häneltä oman agendasi osalta.

Olen huomannut, että on tehokasta todeta selkeästi, että useimmat henkilöstöagendan asiat menettävät uskottavuutensa, jos toimitusjohtaja ei itse toteuta niitä. Se auttaa ohjaamaan toimintaa oikeaan suuntaan, ja rehellisyys sekä suorasukaisuus tässä asiassa voivat usein kiinnittää huomion käsiteltävään aiheeseen.

Muita yleisiä neuvoja

• Laadi joitakin toimintaperiaatteita, jotta jokaista työntekijän pyyntöä ei tarvitse käsitellä erillistapauksena.
• Käytä Tangon kaltaisia työkaluja vakiotoimintamenettelyjen nopeaan dokumentointiin ja dokumentoi kaikki työn edetessä.
• Hyödynnä sitä, että rakennat keskeistä liiketoimintatoimintoa, ja pohdi, mitä tämä voi tarkoittaa urasi kannalta. Dokumentoi saavutuksesi.
• Torju ammatillisen vastuualueesi ulkopuoliset tehtävät, sillä ne vievät aikaa strategisemmilta prioriteeteilta.
• Hyödynnä startup-yrityksille tarkoitettujen henkilöstöhallinnon ohjelmistojen edut automatisoidaksesi mahdollisimman suuren osan henkilöstöhallinnon hallinnollisesta työstäsi ja tehdäksesi henkilöstöhallinnon toiminnoista erittäin tehokkaita.