Toimistotilojen suunnittelu: täydellinen opas nykyaikaisille organisaatioille
Kun työskentelin digitaalisessa toimistossa Lontoossa, näin käytännössä, miten harkittu toimistotilojen suunnittelu voi muuttaa työpaikkaa. Moderni ja valoisa toimistomme ei ainoastaan tehnyt vaikutusta asiakkaisiin – se inspiroi luovuuteen, sai ihmiset todella viihtymään työpaikalla ja siitä tuli jopa valttikortti uusia työntekijöitä rekrytoitaessa. Nykyään hybridityön ja muuttuvien toimistolle palaamista koskevien odotusten aikana toimistotilojen suunnittelu on tärkeämpää kuin koskaan. Tässä oppaassa jaan oppimani asiat, jotta voit suunnitella työtilan, joka on tehokas, viihtyisä ja valmis työn tulevaisuuteen.
Mitä toimistotilojen suunnittelu on?
Toimistotilojen suunnittelu on prosessi, jossa fyysinen työtila organisoidaan ja järjestetään käytettävissä olevan tilan optimaalista hyödyntämistä, tuottavuuden parantamista, yhteistyön edistämistä sekä työntekijöille mukavan ja turvallisen ympäristön luomista varten.
Kokonaisvaltainen toimistotilojen suunnittelu sisältää nämä 10 keskeistä osa-aluetta:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Tilan hyödyntäminen: Määritetään, miten tila jaetaan tehokkaasti, esimerkiksi työpöytien, kokoushuoneiden, yhteistyöalueiden ja yksityisten työhuoneiden sijoittelu.
- Ergonomia: Kattaa kalusteiden valinnan ja työpisteiden suunnittelun keskittyen työntekijöiden hyvinvointiin
- Joustavuus: Varaudutaan yrityksen kasvuun tai muutoksiin, kuten työntekijöiden määrän lisäämiseen tai uusiin työskentelytapoihin sopeutumiseen.
- Teknologian integrointi: Varmistetaan riittävä kaapelointi, pistorasioiden määrä ja internet-yhteys sekä otetaan käyttöön älykkään työtilan ominaisuuksia, kuten älykäs valaistus ja ilmastoinnin hallinta.
- Estetiikka ja brändi: Luodaan ympäristö, joka heijastaa yrityksen brändiä, kulttuuria ja arvoja värimaailman, taiteen ja design-elementtien avulla.
- Akustiikka ja valaistus: Tasapainotetaan luonnonvalo ja keinovalaistus valoisan ja viihtyisän ympäristön luomiseksi sekä hallitaan melutasoja ääntä vaimentavien materiaalien, akustiikkapaneelien tai rauhallisempien alueiden strategisen sijoittelun avulla erilleen vilkkaasti liikennöidyistä alueista.
- Vaatimustenmukaisuus ja turvallisuus: Varmistetaan, että toimiston suunnittelu noudattaa paikallisia rakennusmääräyksiä, paloturvallisuusmääräyksiä ja esteettömyysstandardeja (kansainvälisesti toimittaessa tässä voidaan haluta mennä jopa askelta pidemmälle).
- Kustannusten hallinta: Suunnitellaan toimiston tilankäyttö ja ulkoasu budjetin asettamissa rajoissa sekä tasapainotetaan kustannukset, toiminnallisuus ja estetiikka.
- Työntekijöiden tarpeet:
- Osallistavuus: Toimistotilojen tulee olla esteettömiä ja vastata kaikkien työntekijöiden tarpeisiin.
- Yhteistyö: Luodaan alueita, joilla tiimit voivat työskennellä tehokkaasti yhdessä.
- Rauhalliset alueet: Tarjotaan tiloja, joissa työntekijät voivat keskittyä ilman häiriötekijöitä.
- Sosiaalialueet: Suunnitellaan taukotiloja tai oleskelutiloja, joissa työntekijät voivat rentoutua ja olla vuorovaikutuksessa.
- Ruokalat: Eräässä toisessa organisaatiossa, jossa työskentelin, oli oma ruokala, joka tarjosi meille päivittäin ilmaisen lounaan (ruoka oli yleensä maukasta ja aina terveellistä).
- Lastenhoitoalueet: Tervetullut henkilöstöetu!
- Vastuullisuus: Otetaan käyttöön energiaa säästäviä teknologioita ja ratkaisuja toimiston hiilijalanjäljen pienentämiseksi, käytetään kestäviä materiaaleja ja suunnittelukäytäntöjä ympäristövaikutusten vähentämiseksi sekä varmistetaan riittävät kierrätys- ja jätehuoltotilat.
Harjoittamasi liiketoiminnan tyypistä riippuen joustavan työtilan käyttöönotto voi myös sopia hyvin tiimien yhteistyön edistämiseen ja samalla yksilöllisen tuottavuuden tukemiseen.
Toimistotilojen suunnitteluun vaikuttavat tekijät
Entisen työnantajani toimisto valittiin, koska yritys oli suhteellisen vauras, tarvitsimme kasvutilaa ja halusimme mahdollisuuden mukauttaa tiettyjä alueita.
Uutta toimistoa suunniteltaessa tai olemassa olevaa kunnostettaessa huomioitavia seikkoja ovat esimerkiksi:
- Budjettinäkökohdat: Haluat toimivan ja inspiroivan tilan ilman liiallista kuluttamista tai resurssien tuhlaamista.
- Käytettävissä oleva tila: Kuinka paljon tilaa on realistisesti käytettävissä ja miten sitä voidaan hyödyntää parhaiten tiimin tarpeiden täyttämiseksi (vinkki: kysy heiltä).
- Työskentelymalli: Sillä, työskentelevätkö tiimin jäsenet toimistolla kokoaikaisesti vai etä- tai hybridiaikataulujen mukaisesti, on merkittävä vaikutus toimiston suunnitteluprosessiin.
- Kulttuurinne: Ainutlaatuinen kulttuurinne heijastuu väistämättä toimistotilan suunnitteluun. Esimerkiksi fintech-startup Wise rakensi toimistoihinsa saunoja virolaisen perintönsä seurauksena.
- Turvallisuus ja määräykset: Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä tilan on oltava turvallinen, esteetön ja kaikkien lakisääteisten vaatimusten mukainen.
5 toimistotilan suunnittelun tavoitetta
Toimistot ovat merkittävä yleiskulu, joten niiden tehokas hyödyntäminen on tärkeää. Tässä on 5 toimistotilan suunnittelun tavoitetta:
1. Mukavan ja turvallisen työympäristön luominen
Tämä on toimistotilan suunnittelun ensisijainen tavoite. Siihen kuuluu työntekijöiden terveyttä tukevien ergonomisten kalusteiden valitseminen, riittävän valaistuksen tarjoaminen silmien rasittumisen vähentämiseksi sekä työtilan hyvän ilmanvaihdon ja lämpötilan säätelyn varmistaminen.
Turvallisuusnäkökohtiin kuuluvat rakennusmääräysten, paloturvallisuusmääräysten ja esteettömyysstandardien noudattaminen, jotta toimisto on turvallinen ja kaikkia työntekijöitä huomioiva tila.
Asettamalla mukavuuden ja turvallisuuden etusijalle yritykset voivat vähentää työtapaturmien riskiä ja luoda ympäristön, jossa työntekijät tuntevat olevansa arvostettuja ja huomioituja.
Työntekijöiden tärkein tarve? Luonnonvalo ja näkymät ulos.
2. Tuottavuuden lisääminen
Toimistotilan suunnittelulla pyritään parantamaan tuottavuutta suunnittelemalla työskentelyä tehokkaasti tukeva pohjaratkaisu.
Tähän kuuluu osastojen ja tiimien sijoittaminen strategisesti lähelle toisiaan, jotta kollegoiden luo kävelemiseen tai heidän etsimiseensä kuluva aika minimoituu.
Suunnittelun tulisi myös vähentää häiriötekijöitä tarjoamalla hiljaisia alueita keskittymistä vaativaan työskentelyyn ja yhteistyöalueita tiimitehtäviä varten.
Teknologian, kuten nopean internetyhteyden ja helposti käytettävissä olevien pistorasioiden, asianmukainen integrointi varmistaa, että työntekijät voivat työskennellä keskeytyksettä.
3. Yhteistyön tehostaminen
Parempi yhteistyö on yksi tärkeimmistä syistä, joita organisaatiot esittävät toimistolle paluun (RTO) vaatimisen perusteluksi, joten toimistotilan on tuettava tätä paremmin!
Kuten arkkitehtitoimisto HUB:n yritys- ja liiketilastudion johtaja Timothy Gawel toteaa hybriditoimistojen suunnittelua käsittelevässä artikkelissaan, “Toimistoja suunnitellaan niin, että niissä on enemmän “me-tilaa” ja vähemmän “minä-tilaa”, jotta työntekijöille voidaan tarjota yhteisöllisiä ominaisuuksia, joita ei voi jäljitellä kotona.”
Tässäkin on kyse erilaisten käyttötarkoitusten ja tarpeiden mukaan suunniteltujen tilojen yhdistelmän luomisesta.
4. Käyttökustannusten pienentäminen
Hyvin suunniteltu toimisto hyödyntää tilaa oivaltavasti, mikä vähentää lisäkiinteistöjen tarvetta sekä pienentää vuokra-, käyttö- ja ylläpitokustannuksia. Tämä voi tarkoittaa joko jaettujen työpisteiden tai työpistehotellin käyttöönottoa (jos et ole varma niiden erosta, tutustu artikkeliimme jaetuista työpisteistä verrattuna työpistehotelliin).
Lisäksi huolellinen suunnittelu voi tuoda energiansäästöjä ja muita tehokkuushyötyjä, mikä pienentää entisestään toimiston ylläpitämiseen liittyviä kokonaiskustannuksia.
5. Vahvempi turvallisuus
Turvallisuus on toinen tärkeä näkökohta toimistotilan suunnittelussa ihmisten, fyysisen omaisuuden ja arkaluonteisten tietojen suojaamiseksi.
Tähän kuuluu toimiston pohjaratkaisun suunnittelu siten, että siihen sisältyy valvottuja kulkupisteitä, turvalliset sisäänpääsyjärjestelmät ja valvontakameroita. Arkaluonteiset tilat, kuten palvelinhuoneet tai johtajien toimistot, saattavat edellyttää lisäturvatoimia, kuten rajoitettua pääsyä tai vahvistettuja ovia.
7 parasta käytäntöä toimistotilan suunnitteluun
Uuden toimiston suunnittelu on innostava hanke. Tässä on joitakin parhaita käytäntöjä, jotka auttavat varmistamaan sen onnistumisen.
1. Arvioi tilasi
Ennen suunnitteluprosessiin ryhtymistä on tärkeää arvioida nykyinen toimistotilasi perusteellisesti.
Tämä edellyttää fyysisten mittojen ymmärtämistä, tilaratkaisun vahvuuksien ja rajoitusten tunnistamista sekä sen arviointia, miten tilaa tällä hetkellä käytetään.
Huomioon otettavia tekijöitä ovat liikennevirrat, luonnonvalo ja olemassa oleva infrastruktuuri. Toimiston tilanhallintaohjelmisto voi auttaa tässä tarjoamalla reaaliaikaista analytiikkaa, joka tukee tietoon perustuvia päätöksiä tilankäytön optimoimiseksi.
Tämä arviointi auttaa tunnistamaan vajaakäytössä olevat alueet ja kehitysmahdollisuudet sekä varmistaa, että uusi tilasuunnitelma hyödyntää mahdollisimman hyvin käytettävissä olevia resursseja.
2. Ota työntekijät mukaan
Useimpien henkilöstöön liittyvien aloitteiden tavoin on hyvä käytäntö ottaa mukaan ihmiset, joita varten aloitetta suunnitellaan.
Edellä mainitussa HUBissa he hyödynsivät työntekijäkyselyjä uusien toimistojensa suunnittelussa.
He pyysivät työntekijöitään arvioimaan toimiston palveluja ja esittivät kysymyksiä, kuten kuinka usein he tulevat toimistolle käyttämään yksityisiä kokoustiloja, määrittääkseen, mitkä tilat olivat tarpeellisimpia.
Tuloksena syntyi tila nimeltä ”The HUB”, avoin tila, joka ulottuu rakennuksen yhdeltä sivulta toiselle.
HUBin toisessa päässä sijaitsee tuotantoprosessien keskus, kun taas toisessa päässä on toimiston sisääntuloalue, jossa ovat vastaanottotiski, esittelyalue, asiakkaiden kokoushuoneet, oleskelutila ja epämuodolliset istumapaikat asiakkaiden ja suunnittelijoiden välisiä keskusteluja varten.
Kyselyiden lisäksi voit järjestää myös fokusryhmiä tai ottaa mukaan edustavan toimikunnan keräämään palautetta nykyisistä ongelmakohdista ja uuden tilaratkaisun ideoista.
Työntekijöiden osallistaminen ei ainoastaan varmista, että lopullinen suunnitelma tukee heidän tuottavuuttaan ja hyvinvointiaan, vaan lisää myös heidän omistajuuden tunnettaan ja tyytyväisyyttään uuteen työtilaan.
3. Käytä oikeita työkaluja
Modernien suunnitteluohjelmistojen ja tilasuunnittelutyökalujen avulla voit luoda yksityiskohtaisia pohjapiirroksia, visualisoida tilaratkaisuja kolmiulotteisesti ja kokeilla erilaisia kokoonpanoja ennen fyysisten muutosten toteuttamista.
Näiden työkalujen avulla voit optimoida tilankäyttöä, varmistaa määräystenmukaisuuden ja tunnistaa mahdolliset ongelmat jo suunnitteluprosessin alkuvaiheessa.
Lisäksi oikeiden työkalujen käyttö voi tehostaa viestintää sidosryhmien kanssa, jolloin visiosi välittäminen ja päätöksentekijöiden tuen saaminen on helpompaa.
Esimerkiksi Microsoft hyödynsi virtuaalitodellisuusteknologiaansa sidosryhmien osallistamiseen, kun se suunnitteli Sydneyn-toimistojaan.
4. Dokumentoi tilasuunnitelmasi
Tilasuunnitelman dokumentointi on olennaisen tärkeää, jotta suunnitteluprosessi pysyy järjestelmällisenä ja kaikki sidosryhmät ovat asioista samaa mieltä.
Yksityiskohtaisen tilasuunnitelman tulisi sisältää pohjapiirrokset, kalusteiden sijoittelut, sähkö- ja verkkokaaviot sekä muut asiaankuuluvat määrittelyt.
Tämä dokumentaatio toimii viitteenä koko toteutusprosessin ajan, auttaa välttämään väärinkäsityksiä ja varmistaa, että lopputulos vastaa alkuperäistä visiota.
Dokumentoitu suunnitelma helpottaa lisäksi viestintää urakoitsijoiden, suunnittelijoiden ja muiden osapuolten kanssa sekä sujuvoittaa toteutusta.
5. Optimoi tila teknologian tarpeita varten
Tämä saattaa vaikuttaa itsestään selvältä, mutta varmista, että tilasuunnitelmasi vastaa nykyisiin ja tuleviin teknologiatarpeisiin sisällyttämällä riittävästi pistorasioita, nopean internetyhteyden ja riittävän IT-infrastruktuurin.
Suunnittele yhteistyötä tukevat työkalut, kuten videoneuvottelujärjestelmät, interaktiiviset näytöt ja langattomat latausasemat. Joustavien työpisteiden varausohjelmisto voi auttaa hyödyntämään käytettävissä olevaa työpistetilaa tehokkaammin.
Optimoimalla toimistosi nykyisiä ja tulevia teknologioita varten luot tehokkaamman, verkostoituneemman ja tulevaisuudenkestävän työpaikan, joka tukee työntekijöidesi digitaalisia tarpeita.
6. Seuraa ja kehitä
Toimitilojen suunnittelu ei pääty, kun uusi pohjaratkaisu on otettu käyttöön, vaan se on jatkuva prosessi, joka edellyttää seurantaa ja kehittämistä.
Kun toimisto on järjestetty uudelleen, tarkkaile, kuinka hyvin tila vastaa yrityksen ja työntekijöiden tarpeita.
Kerää palautetta ja seuraa keskeisiä suorituskykymittareita, kuten työntekijöiden tyytyväisyyttä, tuottavuutta ja tilankäyttöä.
Jos ongelmia ilmenee tai uusia tarpeita syntyy, varaudu tekemään muutoksia pohjaratkaisuun. Jatkuvan parantamisen lähestymistavan avulla voit varmistaa, että toimistotila säilyy tehokkaana ja mukautuvana ajan mittaan.
7. Hanki hyvä kahvikone
Se on ehdoton!
Inspiraatiota hienoista toimistotiloista
Ajattelin päättää tämän hauskasti ja esitellä viisi inspiroivaa esimerkkiä hienoista toimistoista:
1. Amazonin ‘Spheres’, Seattle
Amazonin Seattlen-toimistoissa sijaitsevat [bio]Spheres-tilat ovat koti yli 40 000 kasville, jotka ovat peräisin yli 30 maan pilvimetsäalueilta. Niiden toteuttamisen taustalla oli ajatus tarjota työntekijöille paikka, jossa he voivat olla yhteydessä luontoon ja vähentää stressiä.
2. AirBnB:n asiakaskokemustoimistot, Portland
AirBnB näki paljon vaivaa perinteisen puhelinpalvelukeskuksen uudistamiseksi. Suunnittelijat tekivät kuukausien ajan epistemologista tutkimusta ja tekivät yhteistyötä työntekijöiden kanssa luodakseen jotain todella erityistä.
3. Microsoft, Sydney
Microsoftin ANZ-alueen lippulaivatoimistoa pidetään hybridisen työpaikan suunnittelun edelläkävijänä. Ajatuksena on, että työntekijöiden pitäisi voida työskennellä milloin ja missä tahansa käyttäen älykkään valaistuksen, robotiikan, antureiden, digitaalisten valkotaulujen, erilaisten työskentelyalueiden ja mukautetun sovelluksen yhdistelmää tämän joustavuuden tarjoamiseksi.
4. Adidaksen pääkonttori, Herzogenaurach
Adidaksen Saksan lippulaivatoimisto ei sijaitse Münchenissä, Berliinissä tai Frankfurtissa, kuten ehkä voisi olettaa. Houkutellakseen työntekijöitä ja vastatakseen heidän tarpeisiinsa yritys kehitti ‘My Arena’ -konseptin, jossa hyödynnetään muotoiluajattelun periaatteita 80 kansallisuutta edustavan 3800 työntekijän tarpeiden ja toiveiden ymmärtämiseksi.
Rakennuksen eri osiot edustavat Adidaksen “kuutta avainkaupunkia” (Los Angeles, New York, Lontoo, Pariisi, Shanghai ja Tokio), ja rakennuskompleksissa on henkilöstöravintoloita, ravintoloita sekä urheilu- ja vapaa-ajan tiloja.
5. Lego, Billund
Legon Tanskan lippulaivatoimisto suunniteltiin yhdessä työntekijöiden kanssa heijastamaan LEGO Groupin arvoja: ‘mielikuvitus, hauskuus, luovuus, välittäminen, oppiminen ja laatu’. Kampus on suunniteltu tarjoamaan työntekijöille ja heidän perheilleen leikkisä, osallistava ja yhteistyöhön kannustava ympäristö.
