Hallitse 9-laatikon osaajaarviointi: opas henkilöstöhallinnon ammattilaisille

Perusmuodossaan 9 ruudun lahjakkuusarviointi on 3x3-ruudukko, jossa työntekijöitä arvioidaan aiemmin mainitsemieni kahden keskeisen akselin perusteella:

• Suoriutuminen: Kuinka hyvin työntekijä suoriutuu tällä hetkellä tehtävässään.
• Potentiaali: Työntekijän kyky kasvaa, ottaa enemmän vastuuta tai kehittää johtamisvalmiuksia.

Tässä viitekehyksessä työntekijät sijoitetaan yhteen yhdeksästä kategoriasta sen mukaan, miten he sijoittuvat sekä suoriutumisen että potentiaalin suhteen. Käyttämästäsi suorituksenhallintatyökalusta riippuen saatat pystyä käyttämään ohjelmiston toimintoja tämän jäljittelemiseen tai vähintään sisällyttämään sen tiedot prosessiin.

Tarkoitus

9 ruudun ruudukko palvelee useita tärkeitä tehtäviä lahjakkuuksien johtamisessa:

• Huippusuoriutujien ja suuren potentiaalin omaavien tunnistaminen: Se auttaa tuomaan esiin työntekijät, joista voisi tulla organisaatiosi tulevia johtajia.
• Kehityssuunnitelmien ohjaaminen: Työntekijöiden osalta, jotka osoittavat lupaavuutta mutta tarvitsevat tukea kasvaakseen, ruudukko auttaa asettamaan kohdennetut kehittämistoimet tärkeysjärjestykseen.
• Peräkkäissuunnittelun tukeminen: Tunnistamalla suuren potentiaalin omaavat työntekijät henkilöstöhallinnon tiimit voivat suunnitella johtajuuden siirtymiä ja rakentaa vahvan lahjakkuusreservin.

”9 ruudun lahjakkuusarviointi on lahjakkuusstrategian työkalu, jota käytetään työntekijöiden arviointiin ja kalibrointiin palkitsemista, peräkkäissuunnitelmia ja muita vastaavia päätöksiä varten”, Heather Doshay, SignalFiren lahjakkuuksista vastaava johtaja, sanoi. ”Se tunnistaa huippulahjakkuudet, tasaisesti suoriutuvat työntekijät ja kehitystä tarvitsevat henkilöt. Sen voima on yksinkertaisuudessa. Se tarjoaa visuaalisen tavan arvioida ihmisiä ja tehdä päätöksiä nopeasti, mutta sillä on myös monia puutteita.”

Miksi se on arvokas?

9 ruudun ruudukko on ainakin teoriassa tietoon perustuva päätöksenteon työkalu. Sijoittamalla työntekijät suoriutumisen ja potentiaalin perusteella henkilöstöhallinnon johtajat voivat tehdä perusteltuja päätöksiä ylennyksistä, urakehityksestä ja peräkkäissuunnittelusta. Tämä jäsennelty lähestymistapa vähentää vinoumia, lisää läpinäkyvyyttä ja varmistaa, että lahjakkuuksien johtaminen tukee yrityksen tavoitteita.

Saadaksemme lisää tietoa tämän työkalun käytännön hyödyistä keskustelimme lahjakkuuksien johtamisen asiantuntijan ja johtajan Heather Doshayn kanssa. Doshayn mukaan ”9 ruudun ruudukko luo selkeän ja objektiivisen viitekehyksen lahjakkuuksien kehittämisestä keskustelemiseen, mikä auttaa johtajia tekemään parempia päätöksiä ja vahvistaa lopulta organisaation suorituskykyä.”

9 ruudun lahjakkuusarvioinnin osatekijät

9 ruudun arviointi on suosittu yksinkertaisuutensa vuoksi. Tarkastellaanpa tärkeimpiä osatekijöitä, jotka muodostavat sen taustalla olevan ajattelun. 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Suoriutumisen akseli

Suoriutumisen akselilla arvioidaan työntekijän nykyistä suoriutumista työssään, mukaan lukien esimerkiksi seuraavat tekijät:

• Keskeisten suorituskykyindikaattorien (KPIs) saavuttaminen
• Tulosten johdonmukainen saavuttaminen
• Työn laatu ja yksityiskohtien huomioiminen
• Työtovereiden, esihenkilöiden ja asiakkaiden palaute

Esimerkiksi tämän akselin huippusuoriutuja voisi olla työntekijä, joka ylittää jatkuvasti myyntitavoitteensa, tarjoaa erinomaista asiakaspalvelua ja tunnetaan luotettavuudestaan.

Potentiaalin akseli

Potentiaalin akselilla mitataan työntekijän kykyä kasvaa ja ottaa tulevaisuudessa lisää vastuuta. Tähän sisältyy esimerkiksi seuraavia tekijöitä:

• Johtamiskyky: Osoittaako työntekijä potentiaalia tiimien johtamiseen tai suurempien projektien hallintaan?
• Sopeutumiskyky: Pystyykö hän ottamaan vastaan uusia haasteita tai sopeutumaan muuttuviin liiketoiminnan tarpeisiin?
• Oppimisvalmius: Omaksuuko hän nopeasti uusia taitoja ja menestyykö hän ennestään tuntemattomissa tilanteissa?

Esimerkiksi työntekijä, joka toimii oma-aloitteisesti muiden mentorina tai on ilmaissut kiinnostuksensa johtamiskoulutukseen, voi saada potentiaaliakselilla korkeat pisteet.

Doshayn mukaan henkilön liiketoiminnalle tuoman panoksen pelkistäminen 9 ruudun malliin liittyviin kahteen akseliin yksinkertaistaa asioita liikaa ja edellyttää sinulta tiettyjä mukautuksia. 

”Nämä kaksi yksinkertaista muuttujaa, suoriutuminen ja potentiaali, eivät ole optimaalisia syötteitä, jos ne ovat ainoat muuttujat, joiden perusteella tehdään näin kriittisiä päätöksiä ylennyksistä bonusten suuruuteen”, Doshay kirjoitti SignalFiren blogissa. ”Akseliviivojen mukauttaminen vastaamaan parhaiten kulloistakin käyttötarkoitusta on olennaista, jotta työkalu toimii sinun hyväksesi eikä sinua vastaan.” 

9 luokkaa

9 ruudun matriisi jaetaan yhdeksään erilliseen ruutuun suoriutumisen ja potentiaalin yhdistelmän perusteella. Tässä on lyhyt katsaus:

1. Erinomaisesti suoriutuvat / korkea potentiaali: Nämä työntekijät suoriutuvat jatkuvasti hyvin ja heillä on merkittävää kasvupotentiaalia, joten heitä pidetään usein tulevina johtajina.
2. Erinomaisesti suoriutuvat / kohtalainen potentiaali: Nämä työntekijät menestyvät nykyisissä tehtävissään, mutta heidän johtamispotentiaalinsa voi olla vähäisempi. He ovat erinomaisia osallistujia, mutta heidän kasvunsa saattaa edellyttää erityisiä kehityssuunnitelmia.
3. Kohtalaisesti suoriutuvat / korkea potentiaali: Näillä työntekijöillä on nykyisissä tehtävissään parantamisen varaa, mutta he osoittavat lupaavia merkkejä kasvusta ja johtajuudesta.
4. Kohtalaisesti suoriutuvat / kohtalainen potentiaali: Nämä työntekijät ovat luotettavia nykyisissä tehtävissään, mutta heidän kehityksensä voi edellyttää huomattavaa tukea.
5. Heikosti suoriutuvat / korkea potentiaali: Nämä työntekijät suoriutuvat heikosti, mutta heillä on valmiudet kehittyä ja mahdollisesti menestyä oikeanlaisen kehityksen ja tuen avulla.
6. Heikosti suoriutuvat / kohtalainen potentiaali: Näiden työntekijöiden suoriutumista on parannettava välittömästi, ja heidän potentiaalinsa voi olla rajallinen.
7. Heikosti suoriutuvat / matala potentiaali: Näillä työntekijöillä voi olla vaikeuksia sekä suoriutumisessa että potentiaalinsa hyödyntämisessä, minkä vuoksi he voivat olla ehdokkaita uudelleenarviointiin tai työsuhteen päättämiseen.
8. Kohtalaisesti suoriutuvat / matala potentiaali: Tähän luokkaan kuuluvat työntekijät voivat jatkaa nykyisissä tehtävissään, mutta he eivät välttämättä sovellu pitkäaikaiseen urakehitykseen.
9. Erinomaisesti suoriutuvat / matala potentiaali: Nämä työntekijät menestyvät nykyisissä tehtävissään, mutta he eivät todennäköisesti sovellu tuleviin johtotehtäviin tai vaativampiin rooleihin.

Katsotaanpa siis hetki, miltä tämä näyttäisi käytännössä. 

Havainnollistaminen

Oletetaan, että haluamme tarkastella tiimin erilaisia henkilötyyppejä ja sitä, miten organisaatio näkee heidän tulevan potentiaalinsa. Tämä voi olla osa laajempaa tiimin suoriutumisen arviointia. Ajatellaanpa esimerkiksi tällaista. 

9 ruudun matriisi esitetään yleensä 3x3-matriisina. Selkeyden vuoksi HR-ammattilaiset voivat luoda matriisin Excel-mallien tai HR-ohjelmiston kaltaisilla työkaluilla.

Kun työntekijät sijoitetaan tällä tavalla matriisiin, voit tunnistaa kehityskohteita, osaamisaukkoja ja tulevia johtajaehdokkaita.

Haasteet ja ratkaisut

Kuten kaikkiin työkaluihin, myös 9 ruudun matriisiin liittyy haasteita. Yksi yleinen ongelma on arviointien puolueellisuus. On tärkeää varmistaa, että arvioinnit perustuvat objektiiviseen dataan – kuten suoriutumismittareihin ja palautteeseen – eivätkä subjektiivisiin vaikutelmiin.

Toinen haaste on matriisin liiallinen käyttö, joka voi johtaa ”ruutuväsymykseen” tai siihen, että matriisiin turvaudutaan jokaisen HR-ongelman ratkaisemisessa. Tämän välttämiseksi HR-tiimien tulisi käyttää 9 ruudun matriisia osana laajempaa lahjakkuuksien arviointiprosessia sen sijaan, että ne käyttäisivät sitä erillisenä työkaluna.

Mitä analyysillä tehdään

Viestintä on merkittävä este sen tehokkuudelle, mutta ei ehkä odottamallasi tavalla. 9 ruudun malli on lahjakkuuden arviointityökalu, jota ei ole tarkoitettu jaettavaksi arvioitavan henkilön kanssa tällä tavalla. Se ei ole varsinaisesti suorituskyvyn johtamisen työkalu, vaan pikemminkin lahjakkuuden arviointi- ja seuraajasuunnittelutyökalu. 

Yllä olevan Reddit-käyttäjän kaltaiset reaktiot eivät ole epätavallisia, kun työntekijät tutustuvat 9 ruudun analyysiin. Keskusteluketjun kommentoijat huomauttavat, että riippumatta siitä, mihin kohtaan ruudukossa työntekijät sijoittuvat, on parasta, että vain heidän esihenkilönsä ja johtoryhmänsä saavat tutustua näihin tietoihin. 

Moderni lähestymistapa

9 ruudun malli ei ole mitään uutta, ja siksi monet työntekijät sekä työvoimatrendejä analysoivat henkilöt puhuvat nopeasti sen puutteista. Tästä syystä siitä ei usein pidetä.

Doshay edistää nykyaikaistettua 9 ruudun arviointiprosessia, jossa johtajat voivat sijoittaa suoriutumisen kolmeen erilaiseen 9 ruudun malliin. Ne ovat: 

• Suoriutumiseen keskittyvä, jossa X-akseli = suoriutuminen; Y-akseli = käyttäytyminen (arvojen yhdenmukaisuus)
• Ylennyksiin keskittyvä, jossa X-akseli = yksilön valmius; Y-akseli = liiketoiminnan tarve
• Seuraajasuunnitteluun keskittyvä, jossa X-akseli = roolin arvo/kriittisyys; Y-akseli = pysymisriski

Suoriutumiseen keskittyvä 9 ruudun malli muistuttaa melko paljon perinteistä mallia, kun taas kaksi muuta hahmottelevat johdon seuraavat askeleet. Erityisesti ne keskittyvät tavoitteiden asettamiseen ja kehittämiseen. Doshay on nähnyt niitä käytettävän tehokkaasti palkitsemista ja ylennyksiä koskevien keskustelujen tukena. 

”Ne tuottavat enemmän arvoa, jos yritys yrittää selvittää, miten suoritukseen perustuva palkitsemisstrategia sovitetaan yhteen, mutta haluaa pitää myös kulttuuriset käyttäytymismallit keskeisinä”, hän sanoo. ”Olen nähnyt modernia 9 ruudun malliamme käytettävän niin, että mahdollisuuksien tilalle vaihdetaan "kulttuurinen yhdenmukaisuus" ja palkkioiden määrät pystyttiin kohdentamaan kalibroidun ruudun mukaan.”

Miten se toimii?

9 ruudun lahjakkuusarviointiprosessi koostuu neljästä päävaiheesta, jotka auttavat arvioimaan, sijoittamaan ja analysoimaan työntekijöidesi suoriutumista ja potentiaalia tehokkaasti. Jokainen vaihe on olennainen sen varmistamiseksi, että teet tietoon perustuvia päätöksiä ja asetat työvoimasi kannalta oikeat kehittämisstrategiat etusijalle.

Vaihe 1: Arvioi suoriutuminen

9 ruudun lahjakkuusarviointiprosessin ensimmäinen vaihe on työntekijän nykyisen suoriutumisen arviointi. Koulutettujen esihenkilöiden tekemät suoritusarvioinnit auttavat selvittämään, kuinka hyvin työntekijä hoitaa tehtävänsä ja saavuttaa työhön liittyvät tavoitteet. Näin voit lähestyä asiaa:

• Määrittele selkeät mittarit: Aloita määrittelemällä erityiset suoriutumisen mittarit, jotka ovat linjassa roolin vastuiden ja organisaation tavoitteiden kanssa. Näihin mittareihin voivat kuulua KPI:t (keskeiset suorituskykyindikaattorit), projektien valmistumisasteet tai asiakastyytyväisyyspisteet. 
• Kerää palautetta: Suoriutumisen arvioinneissa ei ole kyse pelkästään numeroista. Esihenkilöiltä, kollegoilta ja jopa alaisilta saadun palautteen sisällyttäminen antaa kokonaisvaltaisen kuvan työntekijän panoksesta. 360 asteen palautetyökalut auttavat vähentämään vinoumia ja tarjoavat tasapainoisemman arvion.
• Huomioi johdonmukaisuus: Tarkastele jatkuvaa suoriutumista ajan mittaan. Yksittäiset onnistumiset tai epäonnistumiset voivat johtaa harhaan. Esimerkiksi työntekijä, joka saavuttaa myyntitavoitteet johdonmukaisesti useiden vuosineljännesten ajan, tulisi arvioida korkeammalle kuin henkilö, joka suoriutui hyvin vain yhden ajanjakson aikana mutta jolla on vaikeuksia ylläpitää suoriutumistasoaan.
• Hyödynnä objektiivista dataa: Varmista objektiivisten ja mitattavien tietojen, kuten kuukausittaisten myyntitavoitteiden, asiakaspalautteen tai työntekijän tuottavuusraporttien, käyttö. Vältä subjektiivisia arvioita, jotka voivat vääristää arviointia. Harkitse arvioinnin tukena työkalujen, kuten suoritusarviointien, psykometristen testien, johtajuusarviointien, käyttäytymisarviointien ja tuottavuusanalytiikan, hyödyntämistä.

"9 ruudun malli voi antaa viitteitä lahjakkuutesi syvyydestä ja laajuudesta, mutta ilman asiayhteyttä se on merkityksetön", sanoi Tim Toterhi, Ploterline Leadershipin henkilöstöjohtaja ja valmentaja. "Lahjakkuusarviointiprosessin tulisi alkaa organisaation tai osaston tason tilannekatsauksella, jossa tarkastellaan tulevia tarpeita. Sinulla voi olla tänään loistavia suoriutujia, mutta jos toimiala tai markkina muuttuu, edes paras suoriutuminen ei välttämättä riitä huomisen tarpeisiin."

"Talenttiarvioinnit ja seuraajasuunnitelmat ovat hyödyttömiä ilman toimia, jotka vievät suunnitelmaa eteenpäin. Jos suunnitelmasi näyttävät vuodesta toiseen samalta, olet epäonnistunut."

Vaihe 2: Arvioi potentiaali

Seuraava vaihe on työntekijän potentiaalin arviointi eli hänen kykynsä kasvaa, ottaa vastaan enemmän vastuuta tai siirtyä tulevaisuudessa johtotehtäviin. Potentiaalin arviointi voi olla subjektiivisempaa kuin suoriutumisen arviointi, mutta sitä varten on olemassa keskeisiä menetelmiä ja indikaattoreita. 

Arvioi potentiaalia tarkastelemalla esimerkiksi johtamistaitoja, oppimiskykyä ja sopeutumiskykyä. Työkalut, kuten uratoivekyselyt, johtamiskoulutusten arvioinnit ja työntekijöiden osaamisarvioinnit, voivat auttaa arvioimaan työntekijän kasvupotentiaalia tarkemmin.

Tavoitteena on viime kädessä ymmärtää, miten henkilö suoriutuu seuraavilla osa-alueilla:

• Sopeutumiskyky: Tarkastele, miten työntekijät käsittelevät muutoksia tai selviytyvät uusista haasteista. Menestyvätkö he epävarmoissa tilanteissa? Työntekijällä, joka sopeutuu nopeasti uusiin teknologioihin tai prosesseihin, on todennäköisesti korkea potentiaali.
• Johtamisominaisuudet: Arvioi työntekijän johtamisominaisuuksia tarkkailemalla, miten hän motivoi ja tukee muita. Tähän kuuluvat hänen kykynsä innostaa työtovereita, delegoida tehtäviä ja edistää yhteistyötä.
• Oppimiskyky: Arvioi työntekijän halukkuutta ja kykyä oppia uusia taitoja. Työntekijöillä, jotka osoittavat uteliaisuutta, oma-aloitteisuutta uusien teknologioiden oppimisessa tai innokkuutta itsensä kehittämiseen, on usein korkea potentiaali.
• Valmius tulevaisuuteen: Tarkastele uratoiveita ja niiden yhteensopivuutta tulevien roolien kanssa. Hyödynnä käyttäytymishaastatteluja ja osaamisarviointeja kasvumahdollisuuksien ja suurempaan vastuuseen valmiuden selvittämiseksi.

Ota esihenkilöt mukaan 

Esihenkilöiden näkemykset työntekijän kyvystä ottaa vastaan enemmän vastuuta tai hoitaa monimutkaisia projekteja ovat arvokkainta käytettävissäsi olevaa tietoa. Heidän näkemyksensä työntekijän kasvu- ja kehityspotentiaalista ohjaa päätöksiä siitä, mihin kohtaan ruudukossa hänet sijoitetaan.

Esimerkki: IT-asiantuntijalla, joka ratkaisee ongelmia ennakoivasti, ohjaa nuorempia työtovereita ja ilmaisee kiinnostuksensa johtamiskoulutukseen, voidaan katsoa olevan korkea potentiaali. Hänen kykynsä opettaa muita ja innovoida tekee hänestä erinomaisen ehdokkaan tuleviin johtotehtäviin.

More Articles

• Tekoäly johtamisessa: signaalien tulkitseminen ihmisyyttä unohtamatta
• Tekoäly johtamisen kehittämisessä: trendit, muutokset & tulevaisuus
• Kloonaa johtoryhmäsi ChatGPT:llä: ohjeet siihen, miten se tehdään

Vaihe 3: Sijoita työntekijät ruudukkoon

Kun suoriutuminen ja potentiaali on arvioitu, seuraava vaihe on sijoittaa työntekijät tarkasti yhdeksän ruudun ruudukkoon. Tämä edellyttää seuraavia toimia:

• Käytä johdonmukaista pisteytysjärjestelmää: Varmista, että kaikkien työntekijöiden suoriutuminen ja potentiaali arvioidaan yhdenmukaisella asteikolla. Voit esimerkiksi arvioida sekä suoriutumisen että potentiaalin asteikolla 1–5, jossa 1 tarkoittaa matalaa ja 5 korkeaa tasoa.
• Ole objektiivinen ja johdonmukainen: Sijoittaessasi työntekijöitä ruudukkoon ole mahdollisimman objektiivinen. Pidä arviot yhdenmukaisina yrityksen arviointiperusteiden kanssa.
• Dokumentoi perustelut: Esitä konkreettisia esimerkkejä tai todisteita, jotka tukevat työntekijän sijoittamista tiettyyn ruutuun. Jos työntekijä sijoitetaan ruutuun "Kohtalainen suoriutuminen / korkea potentiaali", kirjaa ylös projektit tai käyttäytymismallit, jotka osoittavat hänen kasvupotentiaalinsa nykyisistä suoriutumiseen liittyvistä haasteista huolimatta.
• Käytä henkilöstöhallinnon ohjelmistoja tai malleja: Henkilöstöhallinnon ohjelmistoalustojen tai jopa Excel-mallien kaltaiset työkalut voivat yksinkertaistaa prosessia, koska niiden avulla voit seurata ja havainnollistaa työntekijöiden sijoittumista ruudukossa. Työkalut voivat myös auttaa analysoimaan trendejä sekä tuoda esiin organisaation vahvuuksia ja heikkouksia.

Vaihe 4: Analysoi ja tulkitse tuloksia

Kun työntekijät on sijoitettu ruudukkoon, on aika analysoida ja tulkita tuloksia. Tässä vaiheessa alat tunnistaa trendejä ja määrittää strategisia toimia, joihin on ryhdyttävä.

• Tunnista osaamisaukot: Etsi malleja, kuten työntekijöiden puutetta ”Korkea potentiaali/Korkea suoriutuja” -nelikentän osassa. Jos suurin osa työntekijöistäsi sijoittuu ”Heikosti suoriutuvat/Matala potentiaali” -kategoriaan, tämä osoittaa tarpeen parantaa rekrytointia, koulutusta tai suorituksen johtamisen prosesseja.
• Vastaa kehitystarpeisiin: Analyysin tulisi tuoda esiin työntekijät, jotka tarvitsevat välitöntä huomiota. Esimerkiksi ”Heikosti suoriutuvat/Korkea potentiaali” -kategoriaan kuuluvat saattavat tarvita kohdennettuja suorituksen parantamissuunnitelmia, kun taas ”Kohtalaisesti suoriutuvat/Matala potentiaali” -kategoriaan kuuluvat voivat hyötyä uravalmennuksesta tai uudelleenarvioinnista.
• Priorisoi resurssit: Käytä nelikenttää resurssien strategiseen kohdentamiseen. Hyvin suoriutuvat, joilla on korkea potentiaali, tulisi ottaa nopeutetusti mukaan kehitysohjelmiin, kun taas heikosti suoriutuvat saattavat tarvita intensiivisempää koulutusta tai joissakin tapauksissa uudelleenarviointia sen suhteen, sopivatko he organisaatioon.

”Työskentelin kerran HRBP:n kanssa johtaaksemme noin 15 henkilön myyntitiimille suunnatun tapaamisen. Ennen harjoitusta tiimin esihenkilöt arvioivat kaikki sekä suoriutumisen että potentiaalin osalta erinomaisiksi. Kun esittelimme työkalun ja asetimme sen esille valkotaululle sekä kävimme tiiminä läpi jokaisen tiimin jäsenen ja sijoitimme heidät nelikenttään, heille alkoi hahmottua selkeämmin, miten nämä kaksi asiaa eroavat toisistaan ja miten työntekijät eroavat toisistaan kriteerien perusteella”, Catherine Rymsha, teoksen Johtamispäätös kirjoittaja ja johtamisen opettaja University of Massachussetts Lowellissa, sanoi.

”Työkalu yhdessä johtoryhmänä tehtävän sijoittelun ja keskustelun kanssa antaa koko harjoitukselle enemmän arvoa. Johtajien perehdyttäminen siihen, miksi tämä on tärkeää, ja osaajien asianmukainen ryhmittely ovat avainasemassa.”

Mitä seuraavaksi?

Pysyäksesi ajan tasalla kaikista suorituksen johtamisen ja osaamisen arvioinnin uusimmista trendeistä tilaa People Managing People -uutiskirje. Saat kaikki uusimmat kehityskulut, asiantuntijoiden näkemykset ja vinkit suoraan sähköpostiisi!