Kokousten mukauttaminen hybridityöpaikkaan

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Jean Bays: Sanoisin jopa, että jos tässä kokoushuoneessa ei ole käytössä oikeanlaista teknologiaa, on tosiaan parempi, että kaikki istuvat näyttöjensä edessä ja tekevät siitä kokouksen, joka on kaikille hyödyllinen.

David Rice: Tervetuloa People Managing People -podcastiin. Tehtävämme on rakentaa parempi työelämä ja auttaa teitä luomaan onnellisia, terveitä ja tuottavia työpaikkoja. Olen juontajanne David Rice.

Vieraanani tänään on Jean Bays. Hän on Neatin henkilöstöjohtaja. Keskustelemme hybridityöpaikan kokouksista, nykyaikaisten kokousten kokemuksesta sekä siitä, mitä työntekijät voivat ja heidän pitäisi niiltä odottaa.

Jean, tervetuloa!

Jean Bays: Kiitos, David, että kutsuit minut.

David Rice: Aloitetaan kertomalla hieman sinusta, roolistasi Neatilla ja siitä, miten päädyit nykyiseen tilanteeseesi.

Jean Bays: Aivan. Tulette kuulemaan paljon hauskoja aksentteja. Olen siis saksalainen ja olen asunut Isossa-Britanniassa noin 17 vuotta. Olen työskennellyt aina henkilöstöhallintoon liittyvissä tehtävissä, yhteensä 25 vuoden ajan. Olen erittäin intohimoinen henkilöstöhallinnon suhteen – tai kuten sitä nykyään kutsumme, henkilöstöorganisaation suhteen.

Olen työskennellyt Neatilla, norjalaislähtöisessä teknologiayrityksessä, noin kaksi vuotta. Johdan henkilöstöosastoa yhdessä tiimini kanssa. Kaikkiaan tarkastelemme toimintaa 24 maassa ja pidämme huolta Neaters-työntekijöistämme, kuten heitä kutsumme. Kyseessä on siis hyvin kansainvälinen tehtävä, joka ulottuu monille aikavyöhykkeille.

Työ kattaa monia virtuaalikokouksia ja -tiloja. Siinä olen minä, ja olen iloinen täällä olemisesta.

David Rice: Hienoa. Olen iloinen, että olet mukana, koska yhä useammat yritykset kohtaavat eräänlaisen maailmanlaajuisen haasteen, kun ne miettivät, miten kokouksensa toteuttavat.

Haluan aloittaa keskustelun kokouksista, siitä, miten ne ovat muuttuneet viime vuosina ja millainen vaikutus muuttuvilla työskentelymalleilla on ollut niihin. Mitkä ovat mielestäsi suurimmat muutokset siinä, miten näemme ja koemme kokouksen esimerkiksi vuonna 2020 verrattuna tähän päivään?

Jean Bays: Kuten kaikki tiedämme, suurin muutos tapahtui vuonna 2020. Jotta useimmat meistä pääsivät mukaan kokoukseen, kokoushuoneeseen ja osallistumaan tiettyihin projekteihin, piti lentää tai matkustaa paikalle, vaikuttaa asioihin, saada äänensä kuuluviin ja olla osa projektiryhmää.

Luulen, että opimme kaikki melko nopeasti, että meidän oli muutettava tätä, koska muuten emme olisi voineet johtaa yrityksiä emmekä toteuttaa projekteja. Meidät pakotettiin valtavaan muutokseen, mikä tuntui, täytyy myöntää, erittäin epämukavalta. Uskon, että monet voivat samaistua siihen, ettei oltu kokoushuoneessa, vaan kaikki tapahtui Zoomissa ja oltiin koko päivä näytön edessä.

Meidät kuitenkin pakotettiin siihen. Sen seurauksena tietyissä kokouksissa kehittyi tietenkin tekniikoita ja toimintatapoja, joiden avulla kaikki voivat tuntea olevansa enemmän tai vähemmän mukana. Opimme edelleen, miten voimme vaikuttaa asioihin silloin, kun emme ole samassa huoneessa. Muutos oli valtava ja hyvä asia, vaikka se ei aina ollut hyvä asia, siitä ei ole epäilystäkään.

En sano tätä siksi, että työskentelen nykyisessä yrityksessäni, mutta kasvokkainen kokous on epäilemättä edelleen paras tapa kommunikoida. Teknologian ja kokousten toimintatapojen kehittymisen myötä olemme kuitenkin edistyneet hienosti siinä, ettei meidän tarvitse matkustaa. Minulla on aina tämä yksi esimerkki aiemmasta tehtävästäni: lensin Lontoosta San Franciscoon 24 tunniksi vain osallistuakseni kokoukseen. Ajattele hiilijalanjälkeä, ajankäyttöä ja kaikkea muuta.

Eli kyseessä on valtava muutos. Erittäin jännittävä muutos. On todella jännittävää nähdä, mitä kohtaamme.

David Rice: Pandemia alkoi vuonna 2020, ja aluksi kaikki taisivat käyttää Zoomia. Kesti ehkä vuoden, ennen kuin kaikki muut työkalut alkoivat ilmestyä. Se on mielestäni todella kiehtovaa.

Neat toimii juuri tässä tilassa, joka syntyi tarpeesta tehdä asioita tällä tavalla. On kiinnostavaa nähdä, millaisia erilaisia kokemuksia kaikki nämä työkalut luovat.

Jean Bays: Työkaluja on erilaisia. Teknologiasta puheen ollen – anteeksi, että mainitsen Zoomin, mutta siitä tuli vuonna 2020 niin vahva brändi.

David Rice: Ei haittaa, sitä oli kaikkialla.

Jean Bays: Siihen aikaan oli Zoom eikä juuri mitään muuta. Tietenkin nykyään on monia teknologioita ja alustoja, jotka auttavat tekemään kokouksista osallistavia ja tuomaan ihmiset yhteen. Kaikki eivät ole vain kokoushuoneessa tai virtuaalisissa kokoushuoneissa, vaan he voivat olla mukana yritysten menestystarinassa.

David Rice: Kun ajattelemme työn tulevaisuutta, hybridikokemukseen ja sen merkitykseen työntekijöille käytetään paljon ajatustyötä. Mainitsit osallistavuuden. Kun ajattelemme kokouksia hybridiympäristössä, mikä on mielestäsi suurin haaste niiden onnistuneessa toteuttamisessa aikana, jolloin odotukset esimerkiksi kokousetiketistä ovat melko korkealla?

Mikä on mielestäsi suurin haaste hyvän hybridikokouksen järjestämisessä?

Jean Bays: Ensinnäkin haluan korostaa tietoisuutta. Se voi alkaa hyvin pienestä asiasta: jos olet kokoushuoneessa ja ihmiset osallistuvat virtuaalisesti teknologian avulla, tiedostat, etteivät nämä ihmiset ole huoneessa kuulemassa kaikkia pieniä keskusteluja, naurua ja kaikkea muuta.

Meillä oli juuri neljännesvuosittaiset liiketoimintakatsaukset, ja mielestäni oli hienoa, että toimitusjohtajamme esimerkiksi sanoi: ”Hei kaikki, huomioikaa, että kolme ihmistä ei ole tässä kokoushuoneessa.” Meidän kaikkien on siis oltava tietoisia, osallistavia ja huomaavaisia. Se on pieni asia, mutta mielestäni suurin haaste on edelleen se, etteivät virtuaalisesti osallistuvat ihmiset tunne olevansa osa kokousta tai koe tulevansa nähdyiksi. Yritämme ratkaista tämän.

Nykyään käytössämme on hienoa teknologiaa, jolla voidaan jopa lähentää ja loitontaa kuvaa niin, että jokainen puhuja näkyy suurempana. Tuntuu kuin istuisit kollegasi vieressä, koska näet hänen ilmeensä, hyväksyntänsä ja eriävät mielipiteensä sekä pienet nyökkäykset ja äännähdykset.

Suuri askel oikeaan suuntaan otettiin jo ennen vuotta 2020 ja sitäkin aiemmin. Kun joku alkoi puhua virtuaalikokouksessa, kaikki muut äänet katkesivat. Nykyisen oikeanlaisen teknologian ansiosta tämä ei enää ole ongelma. Voit – sanotaan tämä kohteliaasti brittiläiseen tapaan – puhua kohteliaasti toisen päälle keskeyttämättä kaikkea meneillään ollutta keskustelua.

Hybridityössä on myös mielestäni erittäin tärkeää, ettei sillä ole väliä, istutko esimerkiksi kotitoimistossa MacBookin ääressä. Jos kokoushuoneessa on käytössä oikeanlainen teknologia, voit luoda osallistavan kokemuksen, vaikka kotitoimistossasi ei olisi tuhansien dollarien videoteknologiaa.

Myös vastaanottavassa päässä on kyse siitä, miten paljon teknologia voi auttaa ihmisiä tuntemaan itsensä osallisiksi kokouksessa ja vaikuttamaan asioihin. Yritysten on ehdottomasti mietittävä oikeaa tasapainoa: mitä tarjoamme pääkonttorissa tai suurissa toimistotiloissa työskenteleville ja niin edelleen?

Samalla on aina pidettävä mielessä, että ehkä 50 prosenttia kokouksen osallistujista on virtuaalisesti mukana. Kuinka paljon voimme tarjota teknologian näkökulmasta, jotta kokemus olisi hyvä ja osallistava myös niille, jotka eivät ole fyysisesti paikalla? Minulle tämä on hybridityötä. Tiedän, etteivät monet nykyään pidä tästä sanasta, mutta päivän päätteeksi kyse on hybridistä.

En keksi toista sanaa. Tärkeää on tietenkin tarjota työntekijöille vaihtoehtoja, mutta kun vaihtoehtoja tarjotaan, kokemus on tehtävä mahdollisimman sujuvaksi ja osallistavaksi, jotta ihmiset voivat olla näkyviä myös silloin, kun he eivät ole toimistolla. Se on minulle haaste, mutta uskon, että monet upeat palveluntarjoajat ratkaisevat sitä joka päivä.

David Rice: Keskustelin hiljattain etätyökokemusten suunnittelijan kanssa ja kysyin häneltä tästä. Hän sanoi, että jos haluat rakentaa osallistavaa kulttuuria etätyöntekijöille, kaikkien pitäisi olla mukana Zoomissa tai millä tahansa kokousalustalla riippumatta siitä, ovatko he toimistolla vai eivät.

Ymmärrän, mitä hän tarkoittaa ja miten se voisi luonnostaan auttaa osallistamisessa. Minusta se ei kuitenkaan ehkä ole kestävää, kun yhä useammat ihmiset palaavat toimistoihin. Toimistolla olevista voisi tuntua hieman – en halua sanoa miten –

mutta ehkä turhalta, ja lopulta se saattaisi lisätä jakautumista toimistolla työskentelevien ja muiden välille. He voisivat vain lakata kutsumasta ihmisiä kokouksiin. Mitä ajatuksia tämä herättää sinussa?

Jean Bays: Ymmärrän tämän täysin, koska koin aiemmassa työssäni tilanteita, joissa mietin: ”Miksi minua ei kutsuttu tähän kokoukseen?” Sitten minulle sanottiin: ”Voi ei, anteeksi, mutta meillä ei ollut ketään IT-osastolta aloittamaan videoneuvottelua.” Näin ei todennäköisesti enää käy, koska puhelun aloittaminen on nykyään paljon helpompaa.

Vastaisin kuitenkin ensinnäkin, että ymmärrän täysin tämän ajattelun. Sanoisin jopa, että jos kokoushuoneessa ei ole oikeanlaista teknologiaa, on parempi, että kaikki istuvat näyttöjensä edessä, jotta kokous olisi kaikille osallistujille hyödyllinen. Tulevaisuuteen katsottaessa käytössä on kuitenkin teknologiaa, jonka avulla jokaisen kasvot voidaan lähentää ja loitontaa, vaikka ihmiset istuisivat pyöreän pöydän ääressä.

Ihmisten ei siis enää tarvitse nähdä tätä vaivaa. Uskokaa tai älkää, monille on vaivalloista edes katsoa pöydän toiseen päähän kameraan ja seurata sitten, mitä siellä tapahtuu. Silloin ei tunnu siltä, että voisi istua rennosti pöydän ympärillä ja keskustella.

Palaan siis jälleen oikeanlaiseen teknologiaan, jonka ansiosta tällaista vaivaa ei tarvitse nähdä. Toimiston ulkopuolella olevat kollegat ovat käytännössä yhden napsautuksen päässä, eikä kokoushuoneeseen tarvitse asentaa valtavaa määrää teknologiaa tai kutsua IT-henkilöiden armeijaa auttamaan ympäri maailmaa olevien ihmisten liittymisessä.

Mitä helpommaksi teet tämän kokoushuoneessa oleville ihmisille, sitä vähemmän he todennäköisesti ärsyyntyvät. Häiriöitä ei tule, eikä heidän tarvitse istua katsomassa yhteen suuntaan. Kaikki on osallistavampaa. Uskon, että tämä on tulevaisuutta. Ymmärrän kuitenkin täysin näkemyksesi, ja pandemian jälkeen olin yksi niistä, jotka eivät pitäneet tilanteesta, jossa neljä ihmistä oli kokoushuoneessa ja kaikki muut virtuaalisesti mukana. Pyysimme ihmisiä jäämään kotiin, tekemään etätyöpäivän ja liittymään Zoomiin, koska muuten kokousta ei voitu toteuttaa kunnolla.

Tulevaisuutta varten on kuitenkin vaihtoehtoja, ja ne ovat todella vaikuttavia. Niistä tulee hyödyllisiä työkaluja ilman, että ihmisten täytyy nähdä suurta vaivaa tai ajatella, ettei Lontoossa työskentelevää Jeania ehkä kannata kutsua mukaan.

David Rice: Logistiikka on varmasti muuttunut monimutkaisemmaksi.

Uskotko, että työntekijöiden odotukset kokouksia kohtaan muuttuvat? Meitä ympäröi uskomaton teknologia, kuten mainitsit, ja sitä on ympärillämme myös henkilökohtaisessa elämässämme. Näemme virtuaalitodellisuutta, lisättyä todellisuutta, metaversumin ja kaikenlaisia muita asioita, joiden käyttö yleistyy.

Olemme kaikki kasvaneet Hollywoodin luomien tulevaisuuskuvien keskellä. Onko nyt siis aika perehtyä syvällisesti siihen, miltä kokouksemme tuntuvat ja näyttävät, ja alkaa hieman kokeilla uusia asioita?

Jean Bays: Muistat ehkä pandemian aivan alun, jolloin tätä teknologiaa alettiin käyttää paljon enemmän. Monissa tiimikokouksissa lähes 80 prosenttia ihmisistä ei näyttänyt kasvojaan. He olivat kokonaan pois kamerasta ja saattoivat vain joskus päästää pienen äännähdyksen tai jotain vastaavaa.

Sitten tuli tietenkin vaihe, jolloin kaikki pienet tekniset temput yleistyivät. Muistamme varmasti tuomarin, jolla oli pieni kissa, ja kaiken muun sellaisen. Siitä tuli todella suosittua.

Tulevaisuutta ajatellen ihmiset odottavat mielestäni sitä, että yritysten johto ja muut tahot sitoutuvat uudenlaiseen työskentelytapaan ja ottavat sen käyttöön. Kaikki suuret alustat ovat oikeastaan kehittäneet ratkaisuja siihen, että jos ennen käveltiin toiseen toimistoon juttelemaan kahvikoneen äärelle, nyt esimerkiksi Microsoft Teamsissa tai Zoomissa voidaan aloittaa pikakokous yhdellä napsautuksella. Se tuntuu siltä kuin kysyisit: ”Oletko käytettävissä nopeaan jutteluun?”

Tulevaisuudessa ei siis ole kyse loistokkuudesta tai siitä, miten kokouksista tehdään näyttävämpiä, vaan siitä, miten kommunikoimme käytännössä. Onko kyse nopeasta kuulumisten vaihdosta? Teen sitä oman tiimini kanssa. Joskus aamuisin järjestän lyhyen kuulumiskierroksen. Jos joku on käytettävissä, hyvä. Jos joku ei ole käytettävissä, sekin on täysin hyväksyttävää.

Miten tämä tapahtuisi toimistolla? Jos istuisin toimistossa työskentelemässä jonkin asian parissa enkä olisi käytettävissä, ilmoittaisin siitä kyseiselle henkilölle. En tiedä, vastaako tämä kysymykseesi, mutta näin näen tulevaisuuden käytännön näkökulmasta. Kyse on paljon enemmän käyttäytymisestä, kommunikoinnista ja siitä, mikä on hyväksyttävää.

Tarvitaan siis tietynlaista kurinalaisuutta, jotta nämä asiat voidaan määritellä uudella tavalla.

David Rice: Ennen kuin lopetamme, haluan tehdä kaksi asiaa, jotka kuuluvat aina podcastiimme. Ensinnäkin haluan antaa sinulle mahdollisuuden kertoa ihmisille, missä he voivat olla yhteydessä sinuun ja saada lisätietoja tekemisistäsi.

Jean Bays: Minuun voi olla yhteydessä verkkosivustomme kautta. Osoite on neat.no. NO tarkoittaa Norjaa. Sivustolla on yritysprofiili, josta löydät myös minun profiilini. Sen kautta pääset suoraan LinkedIn-profiiliini. Vastaan mielelläni myös sähköpostitse, jos sinulla on erityisiä kysymyksiä tai haluat tietää lisää.

Mene siis verkkosivuillemme. Löydät sieltä profiilini ja myös LinkedIn-profiilini. Keskustelen mielelläni, jaan ajatuksia ja kuulen kuulumisiasi, olitpa missä tahansa. Kerro vain rohkeasti.

David Rice: Viimeisenä meillä on podcastissa pieni perinne, jossa vieras saa esittää minulle kysymyksen. Nyt on sinun vuorosi.

Voit kysyä minulta mitä tahansa. Sen ei tarvitse liittyä tähän aiheeseen.

Jean Bays: Tämä on todella hyvä juttu. David, keskustelet alan asiantuntijoiden kanssa ja kuulet varmasti valtavan määrän asioita. Kun puhumme työnantajasta, jonka palvelukseen halutaan, mitä ajattelet – vain sinä henkilökohtaisesti – siitä, mihin yritysten pitäisi tulevaisuudessa keskittyä tullakseen halutuimmaksi työnantajaksi?

Olemme mielestäni kaikki tehneet hyvin läksymme puistoista, toimistoympäristöistä, hybridityöstä ja mistä tahansa työskentelystä.

Olemme tehneet paljon viime vuosisadan aikana. Mitä yritysten pitäisi mielestäsi tehdä tulevaisuudessa tullakseen halutuimmaksi työnantajaksi? Näetkö jonkin salaisen trendin tai asian, jonka sanoisit olevan juuri se, johon pitäisi keskittyä?

David Rice: Uskon, että kyse on taidoista. Olemme tilanteessa, jossa monet asiat, joita varten olemme perinteisesti kehittäneet taitojamme, saatetaan ulkoistaa jollekin, joka pystyy tekemään ne paljon nopeammin ja lopulta samalla tasolla. Meidän on siis mietittävä, mitä tarkoittaa olla ihminen työssä.

Mitä haluat ihmisten erityisesti tuovan mukanaan? Yritysten on mielestäni tuettava heitä paljon enemmän. Työntekijää ei voi jättää yksin selvittämään, miten hän hankkii tarvittavat taidot. Yritysten on johdettava heitä, keskusteltava siitä, miltä polku näyttää, ja selvitettävä, miten heitä autetaan pääsemään perille.

On mahdollista, että 30 vuoden päästä elämme maailmassa, jossa työn tekeminen on todella vain valinta, koska ihmisinä tarvitsemme päiväämme jonkinlaista tarkoitusta ja arvoa. Ihmiset tekevät varmasti aina joitakin töitä.

Tarkoitan kuitenkin sitä, että erityisesti tietoon perustuvan talouden ja näiden työpaikkojen tulevaisuudessa on selvitettävä, mikä on korvaamatonta inhimillistä arvoa. Miten ihmisiä koulutetaan siihen? Meidän on todennäköisesti siirryttävä pois perinteisistä rooleista ja työprofiileista.

Yhä enemmän on kyse siitä, mitä taitoja tämä henkilö voi tuoda tähän tilanteeseen, jotta hänestä tulee ainutlaatuisesti pätevä. Tästä tulee varmasti merkittävän kokeilun alue, johon liittyy myös hirvittäviä epäonnistumisia. Samalla onnistumisia tulee paljon, ja löydämme prosessin aikana sen, mikä toimii meille.

Kasvukipuja saattaa olla, mutta ne kuuluvat asiaan. Tätä minä sanoisin.

Jean Bays: Mielenkiintoista. Kiitos. Sain tästä jo ajatuksia esimerkiksi siitä, mitä teimme ennen vanhaan työkierron avulla uusien taitojen ja tietojen kehittämiseksi.

Olemme tosiaan oppineet asioita ja saaneet kokemuksia jo silloin. Kaiken kaikkiaan siitä oli paljon hyötyä.

David Rice: Se on hieno kokeilu toteutettavaksi. Kiitos, Jean. Arvostan todella sitä, että tulit mukaan. Tämä oli hyvä keskustelu.

Jean Bays: Kiitos, David.

David Rice: Hyvät kuuntelijat, kuullaan taas ensi kerralla. Jos ette ole vielä tilanneet uutiskirjettämme, menkää osoitteeseen peoplemanagingpeople.com/subscribe ja tilatkaa se. Kuullaan taas ensi kerralla.

Siihen asti nauttikaa auringonpaisteesta. Aurinko tulee mielestäni esiin kaikkialla. Pukekaa shortsit jalkaan ja etsikää vesistö, jonka äärellä voitte viettää aikaa.