6 parasta käytäntöä uusien esihenkilöiden tehokkaaseen perehdyttämiseen
Perehdytys on työntekijän elinkaaren tärkeä, mutta usein sivuutettu vaihe, ja aivan liian usein uudet työntekijät ja esihenkilöt eivät saa tarvitsemaansa tukea voidakseen toimia tehokkaasti uudessa roolissaan.
Kun otetaan huomioon esihenkilöiden tärkeä rooli organisaatiossa, uusien esihenkilöiden asianmukaisen perehdytyksen varmistaminen on itsestäänselvyys.
Tässä artikkelissa jaan parhaat käytännöt uusien esihenkilöiden onnistuneeseen perehdyttämiseen organisaation kaikilla tasoilla.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mitä esihenkilön perehdytys on ja miksi se on tärkeää?
Esihenkilön perehdytys on jäsennelty prosessi, joka auttaa hiljattain palkattuja tai ylennettyjä esihenkilöitä toimimaan tehokkaasti uusissa tehtävissään.
Siihen kuuluu tarvittavien työkalujen, resurssien, tietojen ja tuen tarjoaminen, jotta he ymmärtävät roolinsa ja vastuunsa, oppivat toimimaan yrityskulttuurissa ja pystyvät johtamaan tiiminsä jäseniä tehokkaasti kohti menestystä.
Esihenkilön perehdytyskokemus menee yleistä työntekijän perehdytystä pidemmälle ja keskittyy erityisesti johtamisrooliin liittyviin ainutlaatuisiin haasteisiin ja odotuksiin.
Jokaisen uuden työntekijän tulisi osallistua muodolliseen työntekijän perehdytysprosessiin, ja uusille esihenkilöille on vielä tärkeämpää tarjota selkeä perehdytyssuunnitelma.
Muodollinen perehdytyssuunnitelma varmistaa, että uudet esihenkilöt saavat tarvittavat tiedot, koulutuksen ja resurssit päästäkseen nopeasti vauhtiin.
Mitä esihenkilön perehdytykseen kuuluu?
Jokaisen uuden työntekijän perehdytyksessä organisaatioon tulee käsitellä tiettyjä osa-alueita hänen asemastaan riippumatta. Näihin kuuluvat:
- yleiskatsaus organisaation tarkoitukseen, missioon ja keskeisiin arvoihin,
- selitys yrityksen rakenteesta (mukaan lukien organisaatiokaavio),
- esittelyt organisaation eri osastojen olennaisille kollegoille,
- koulutus keskeisiin työkaluihin ja prosesseihin, joita he tulevat käyttämään,
- tietoa yrityksen tavoitteista, strategioista ja strategisista suunnitelmista,
- sekä siitä, miten heidän roolinsa edistää organisaation yleistä menestystä.
Tästä eteenpäin kokemus vaihtelee roolin ja aseman mukaan. Tämä tarkoittaa, että organisaation eri tasoilla toimivilla esihenkilöillä on erilaiset tarpeet perehdytyssuunnitelmiensa suhteen.
Laadi esihenkilöille onnistunut perehdytyssuunnitelma aloittamalla kaikkien uusien työntekijöiden kanssa käyttämästäsi uuden työntekijän perehdytysmallista ja mukauta sitä sitten jokaiselle yksilölle.
Alla olevissa osioissa olen kuvannut eri tasoilla toimivien uusien esihenkilöiden perehdytyksessä huomioitavat yksityiskohdat yrityksesi eri osissa.
Tiiminvetäjien & junioriesihenkilöiden perehdytys
Tiiminvetäjät ja junioritason esihenkilöt ovat kokemattomia johtajia. Vaikka heillä on tekniset taidot, heiltä saattavat puuttua uudessa tehtävässä tarvittavat johtamis- ja henkilöstöjohtamisen taidot.
Siksi vähemmän kokeneiden esihenkilöiden perehdytyssuunnitelmaan tulisi sisältyä aikataulutettuja tapaamisia ja palautekeskusteluja kokeneempien esihenkilöiden kanssa, jotta he voivat perehtyä rakentavan palautteen antamiseen, valmentamiseen ja mentorointiin. Tämä jatkuva tuki on olennaisen tärkeää, jotta he voivat kehittyä ja kasvaa uudessa roolissaan.
Mukaan tulisi ottaa myös muodollista koulutusta ja oppimismahdollisuuksia heidän johtamis- ja henkilöstötaitojensa kehittämiseksi ja vahvistamiseksi riippumatta siitä, oletko kehittänyt ne itse vai ovatko ne jonkin muun tahon tarjoamia uusien esihenkilöiden kursseja. (Sisäisen esihenkilökoulutuksen etuna on se, että se voidaan räätälöidä jokaisen uuden esihenkilön erityistarpeisiin.)
Kokeneiden esihenkilöiden perehdytys
Kokeneilla esihenkilöillä ja osastopäälliköillä on todennäköisesti usean vuoden kokemus esihenkilötyöstä, joten heidän perehdytyssuunnitelmassaan voidaan keskittyä enemmän tiimin kehittämiseen.
Edellä mainittujen asioiden lisäksi kokeneiden esihenkilöiden perehdytyssuunnitelmassa on selkeytettävä suoritusodotuksia, tavoitteita ja keskeisiä suorituskykymittareita (KPIs), ei ainoastaan heidän oman roolinsa vaan koko osaston osalta.
Selitä organisaatiosi suorituskyvyn johtamisen prosessi, mukaan lukien suoritusarvioinnit ja palautemekanismit, ja selvennä, miten organisaatiossa annetaan ja vastaanotetaan palautetta päivittäin verrattuna muodollisten vuosittaisten suoritusarviointien aikatauluun.
Johtajien & ylimmän johdon perehdytys
Johtajilla ja ylimmän johdon jäsenillä on merkittävä rooli yrityskulttuurin muovaamisessa ja vahvistamisessa. Tästä syystä heidän perehdytysprosessinsa tulee sisältää perusteellinen katsaus kulttuuriin, jotta he ymmärtävät organisaation arvot ja mission sekä voivat toimia niiden mukaisesti.
Myös johtajat ja ylimmät johtajat tarvitsevat kattavan käsityksen liiketoiminta-aloitteista, sidosryhmistä, mittareista ja tavoitteista, mukaan lukien niistä, joiden saavuttamisesta he ovat vastuussa.
Esihenkilöiden perehdytyksen parhaat käytännöt
Auttaakseni sinua ja henkilöstöhallinnon tiimiäsi luomaan uusille työntekijöillesi myönteisen työntekijäkokemuksen olen koonnut joitakin parhaita käytäntöjä, joilla voi olla suuri vaikutus.
Luo perehdytyssuunnitelma
Yleinen näkemys on, että henkilöllä kestää noin 90 päivää päästä kunnolla vauhtiin uudessa tehtävässään, ja vaativammissa tehtävissä tähän voi kulua vieläkin kauemmin.
30–60–90 päivän perehdytyssuunnitelma on hyödyllinen malli perehdytystehtävien aikatauluttamiseen, välitavoitteiden asettamiseen ja vastuiden asteittaiseen lisäämiseen.
Suunnitelman tulisi sisältää vakiomuotoisia elementtejä, kuten etuuksiin ilmoittautumisen määräajat ja tehtävät, jotka kaikkien uusien työntekijöiden on suoritettava (öhöm... vaatimustenmukaisuuskoulutus!), sekä tarjota puitteet uudelle työntekijälle olennaiseen mukauttamiseen.
Erityisen perehdytysohjelmiston käyttö voi myös auttaa optimoimaan perehdytysprosesseja helpottamalla yksilöllisten perehdytysohjelmien luomista ja edistymisen seurantaa.
Tarjoa materiaaleja etukäteen
Jotta esihenkilöt pääsevät heti vauhtiin, heille kannattaa tarjota kirjallisia materiaaleja, kuten työntekijäkäsikirjoja, ennen heidän ensimmäistä työpäiväänsä. Jos mahdollista, anna heille pääsy yrityksesi intranetiin, jotta uudet esihenkilöt voivat tutustua yrityksen kulttuuriin, arvoihin ja missioon jo ennen ensimmäistä päivää.
Nämä materiaalit voidaan jakaa helposti perehdytyspaketissa, joka sisältää tietoa eduista ja yrityksen käytännöistä. Paketti kannattaa tarjota digitaalisessa muodossa, jotta valmisteluprosessi sujuu jouhevammin ja paketti soveltuu etäkäyttöön sekä on kaikkien saatavilla. (Lue seuraavaksi tämä artikkeli, jossa kerrotaan muista etätyöhön sopivista perehdytysvinkeistä!)
Yritykseni lähettää tervetuliaispaketin, joka sisältää brändättyjä tuotteita, kuten muistikirjan ja vesipullon, sekä QR-koodin, joka ohjaa uuden työntekijän portaaliin, jossa näihin tietoihin on helppo tutustua.
Yksi etukäteen tarjottava materiaali on myös toimialaa koskeva tieto, etenkin jos uuden esihenkilön tausta on toiselta toimialalta. Tähän voivat kuulua esimerkiksi toimialakohtaiset verkostot ja julkaisut, joihin hänen kannattaa tutustua.
Rakenna tiimiyhteyksiä varhain
Uuden esihenkilön esitteleminen tiimilleen ennen virallista aloituspäivää voi auttaa rakentamaan luottamusta, vähentämään ensimmäisen päivän jännitystä ja luomaan pohjan sujuvalle siirtymälle. Se antaa uudelle esihenkilölle myös mahdollisuuden tehdä myönteisen ensivaikutelman ennen virallista tehtävään astumista.
Aloita tarjoamalla tulevalle esihenkilölle keskeisiä taustatietoja uusista tiimin jäsenistä, kuten heidän rooleistaan, tärkeimmistä vastuistaan sekä huomionarvoisista saavutuksistaan tai projekteistaan. Tämä auttaa esihenkilöä muodostamaan selkeämmän käsityksen tiimin dynamiikasta ja valmistautumaan merkityksellisiin kohtaamisiin kasvokkain.
Kannusta uutta esihenkilöä lisäksi ottamaan yhteyttä tiimin jäseniin ja verkostoitumaan heidän kanssaan esimerkiksi LinkedInissä. Tämä pieni teko ei ainoastaan auta rakentamaan suhdetta, vaan antaa esihenkilölle myös mahdollisuuden tutustua kunkin tiimin jäsenen ammatilliseen taustaan ja kiinnostuksen kohteisiin.
Suosittelen myös järjestämään lyhyitä virtuaalisia esittäytymisiä tai epämuodollisia tutustumistilaisuuksia ennen ensimmäistä työpäivää, jos mahdollista. Jos niiden järjestäminen etukäteen ei onnistu, nämä tilaisuudet voidaan sisällyttää perehdytyksen tarkistuslistaan ja antaa uuden esihenkilön aikataulutettaviksi ensimmäisen viikon aikana.
Näiden ensimmäisten tutustumistilaisuuksien tulisi olla rentoja hetkiä, joissa tiimin jäsenet voivat toivottaa esihenkilön tervetulleeksi, kertoa työskentelykulttuuristaan ja luoda ensimmäisen yhteyden. Näin kaikki voivat tuntea olonsa mukavammaksi muutoksen keskellä.
Aseta selkeät odotukset
Uusille esihenkilöille asetettujen odotusten tulisi olla selkeitä alusta alkaen, ja mikä tärkeintä, niiden tulee olla mitattavissa ja saavutettavissa.
Kerro yrityksen nykyisistä ja tulevista strategisista tavoitteista ja aloitteista sekä kuvaile, miten esihenkilön rooli ja tiimi liittyvät näihin tavoitteisiin.
SMART-tavoitteenasettamismalli on suosikkimenetelmäni tavoitteiden asettamiseen, sillä se edellyttää kriittistä ajattelua realististen ja saavutettavissa olevien tavoitteiden määrittämisessä.
Ensimmäisen viikon aikana uuden esihenkilön ja hänen johtoryhmänsä tulisi työskennellä yhdessä lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteiden määrittämiseksi.
Tarjoa jatkuvaa tukea
Esihenkilöt, erityisesti uudet esihenkilöt, tarvitsevat jatkuvaa tukea. Voit auttaa tässä yhdistämällä heidät mentorin kanssa, joka on itse toiminut aiemmin uutena esihenkilönä. Tällainen mentorointi voi tarjota uudelle esihenkilölle arvokasta näkemystä yhteistyöhön perustuvalla tavalla.
Toinen tapa tarjota jatkuvaa tukea on tutustuttaa uudet esihenkilöt toisiinsa, jotta he voivat muodostaa vertaisryhmän. Tällainen tuki voi auttaa uusia esihenkilöitä tuntemaan olonsa tervetulleiksi, tuetuiksi ja sitoutuneiksi.
Syvällinen katsaus organisaatiokulttuuriin
Tarjoa organisaatiokaavio, joka selittää raportointisuhteet, hierarkiat ja osastojen väliset suhteet. Tämä auttaa uutta esihenkilöä ymmärtämään, miten hänen roolinsa liittyy kokonaisuuteen.
Kerro uudelle esihenkilölle kaikista säännöllisistä yrityksen tapahtumista, perinteistä tai sosiaalisista kokoontumisista, jotta voit edistää tiimihenkeä, kulttuuriin integroitumista ja yhteenkuuluvuuden tunnetta.
Esimerkiksi oma yritykseni juhlii halloweenia naamiaisasujen kilpailulla, kurpitsojen koristelukilpailulla ja iltapäiväjuhlalla. Työntekijöitä kannustetaan koristelemaan työtilansa lokakuun ajaksi ja pukeutumaan naamiaisasuun halloween-juhlaa varten.
Tämä juhla kerää työntekijöiltä runsaasti osallistumista, ja se oli yllättävin asia, jonka opin yrityksestäni.
Yhteenveto
Esihenkilön perehdytys vaikuttaa suoraan organisaation menestykseen tarjoamalla uusille johtajille taidot, tiedot ja resurssit, joita he tarvitsevat johtaakseen tiimejään tehokkaasti, parantaakseen suorituskykyä ja edistääkseen yrityksen yleisten tavoitteiden saavuttamista.
Muista, että tehokas perehdytysohjelma tulisi mukauttaa uuden esihenkilön erityistarpeisiin ja organisaatiokulttuuriin.
Tämän toteuttamiseen on saatavilla monenlaisia työkaluja, ja voit myös osallistua perehdytyskursseille kehittääksesi taitojasi jatkuvasti.
Pysyäksesi ajan tasalla työntekijöiden perehdytyksen, rekrytoinnin, henkilöstöhallinnon ja johtamisen uusimmista kehityssuunnista tilaa People Managing People -uutiskirje. Saat uusimmat artikkelit, näkemykset, podcastit ja paljon muuta suoraan sähköpostiisi.
