Mitä työntekijöiden perehdytys on? Asiantuntijan opas + mallipohja
Myönteinen ensivaikutelma on ratkaisevan tärkeä onnistuneen työuran perustan luomisessa.
Tässä artikkelissa opastamme sinua vaikuttavan työntekijöiden perehdytysohjelman luomisessa, jotta uudet työntekijät tekevät vaikutuksen ja ovat valmiita menestymään.
Käymme läpi, mitä perehdytys on, miksi se on tärkeää sekä 10 tärkeintä toimintoa, jotka uuden työntekijän perehdytysohjelman tulisi sisältää, ja lisäksi muutamia vinkkejä etätyöntekijöille.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Aloitetaan.
Mitä työntekijän perehdytys on?
Työntekijän perehdytys on prosessi, jossa uudet työntekijät tutustutetaan yrityksen missioon, kulttuuriin ja rakenteeseen sekä käydään läpi heidän työtehtävänsä ja heihin kohdistuvat odotukset.
Prosessiin kuuluu organisaation mission ja arvojen, yrityksen käytäntöjen, etujen, esittelyjen ja heidän käyttämiensä työkalujen läpikäynti.
Tehokas työntekijöiden perehdytysohjelma:
- Tekee uusille tiimin jäsenille tutuksi yrityksen käytännöt ja odotukset
- Auttaa heitä täyttämään tarvittavat uuden työntekijän asiakirjat
- Vastaa kaikkiin kysymyksiin tai huolenaiheisiin, joita heillä saattaa olla ennen siirtymistä uuteen tehtäväänsä
- Tarjoaa mahdollisuuden tavata ihmisiä, seurustella ja alkaa rakentaa ihmissuhteita.
Tämä edistää kokonaisuudessaan erinomaista työhön asettumisen kokemusta, auttaa uusia työntekijöitä pääsemään nopeammin vauhtiin ja vähentää henkilöstön vaihtuvuutta.
Monia osa-alueita voidaan standardoida, kuten pakollinen esittely ja työntekijän käsikirjan lukeminen, mutta kokemus vaihtelee luonnollisesti hieman henkilöstä toiseen.
Työhön asettuminen ja uuden työntekijän perehdytys
Työhön asettumisen ja uuden työntekijän perehdytyksen keskeinen ero liittyy niiden laajuuteen ja kestoon:
- Uuden työntekijän perehdytys on kertaluonteinen tapahtuma, jossa keskitytään uusien työntekijöiden esittelyyn yritykselle ja käydään läpi perusasioita, kuten käytännöt, edut ja yleiskuva heidän tehtävästään.
- Työhön asettuminen on pidempi prosessi, joka kestää viikkoja tai kuukausia ja jonka tarkoituksena on integroida työntekijät kokonaisvaltaisesti organisaatioon, auttaa heitä rakentamaan suhteita, kehittämään taitojaan ja saavuttamaan pitkäaikaisen tuottavuuden.
Lyhyesti sanottuna perehdytys on osa työhön asettumisen prosessia, joka on laajempi ja kattavampi.
| Perehdytys | Työhön asettuminen |
| 1 viikko | Yli 90 päivää |
| Muutamia sosiaalistamiseen keskittyviä toimintoja | Kaikki työhön asettumisen toiminnot |
Hyvän työntekijän perehdytyksen hyödyt
Kuvittele, että olet käynyt läpi ennakkoperehdytyksen ja ensimmäinen päiväsi uudessa työpaikassa on koittanut. Ensimmäinen viikkosi tuntuu kuitenkin epäjärjestelmälliseltä ja epätervetulleelta. Ei kovin hyvä ensivaikutelma, vai mitä?
Hyvä perehdytysohjelma johtaa seuraaviin tuloksiin:
Työntekijöiden sitoutumisen ja tyytyväisyyden lisääntyminen
Hyvä perehdytysohjelma voi lisätä merkittävästi uusien työntekijöiden sitoutumista ja työtyytyväisyyttä saamalla heidät tuntemaan itsensä arvostetuiksi, tuetuiksi ja osaksi tiimiä.
Nopeampi tuottavuus
Tehokas perehdytys auttaa uusia työntekijöitä ymmärtämään roolinsa ja vastuunsa paremmin, mikä johtaa nopeampaan ja tehokkaampaan tuottavuuden kasvuun.
He saavat selkeän käsityksen siitä, mitä heiltä odotetaan, miten heidän tehtävänsä liittyy organisaation laajempaan rakenteeseen, keneltä he voivat saada tukea ja mitä työkaluja he tulevat käyttämään.
Vähäisempi henkilöstön vaihtuvuus
Työnhakijoiden kansakunta -raportissa todettiin, että 30 % ihmisistä lähtee ensimmäisten 90 päivän aikana uuden työn aloittamisesta.
Perehdytys auttaa työntekijää ymmärtämään roolinsa ja tuntemaan saavansa tukea, mikä yleensä tarkoittaa, että hän lähtee epätodennäköisemmin. Tämä vähentää suureen henkilöstön vaihtuvuuteen liittyviä kustannuksia ja häiriöitä.
Vahvempi kulttuuri
Kuten todettua, perehdytysohjelmat tutustuttavat uudet työntekijät yrityksen kulttuuriin, arvoihin ja toimintatapoihin.
Tämä auttaa heitä sopeutumaan nopeammin ja mukauttamaan käyttäytymistään yrityksen odotusten mukaiseksi, mikä edistää yhtenäisempää työkulttuuria kokonaisuudessaan.
Vaatimustenmukaisuus- ja turvallisuuskoulutuksen suorittaminen
Perehdytys tarjoaa mahdollisuuden kouluttaa uudet työntekijät vaatimustenmukaisuuteen liittyvistä asioista, yrityksen toimintaperiaatteista ja turvallisuusprotokollista, mikä vähentää työpaikan vaaratilanteiden ja oikeudellisten ongelmien riskiä.
Uusien työntekijöiden perehdytyksen parhaat käytännöt
Määritä selkeä tarkoitus
Määritä selkeästi, millaisen kokemuksen haluat uuden työntekijän saavan ensimmäisenä päivänä ja ensimmäisen viikon aikana sekä mihin keskitytään (esim. ihmiset, tuotteet, kulttuuri jne.).
Minimoi yllätykset
Kerro uusille työntekijöille etukäteen, miltä heidän ensimmäinen päivänsä ja viikkonsa näyttävät – aina siitä, mikä pukukoodi on (tai ei ole!), siihen, mitä heidän tulee tuoda mukanaan. Tämä auttaa lievittämään stressitekijöitä, joita uusi työntekijä saattaa kokea ennen ensimmäistä työpäiväänsä.
Valmistaudu etukäteen
Laadi uuden työntekijän tarkistuslista, aikatauluta kokoukset ja koulutustilaisuudet etukäteen, valmistele hänen työpisteensä ja pyydä muita tiimin jäseniä avuksi.
Rakenteen luominen varmistaa, että kaikki tietävät roolinsa eikä mitään tärkeää jää huomaamatta.
Voit käyttää työntekijän perehdytyksen tarkistuslistamalliamme päästäksesi alkuun.
Tee vastaanotosta lämmin
Lämmin ja henkilökohtainen vastaanotto, joka heijastaa organisaatiokulttuurianne, auttaa uusia työntekijöitä tuntemaan itsensä arvostetuiksi.
Pienet eleet, kuten tervetuliaispaketti tai henkilökohtaisesti valmisteltu työpiste, voivat jättää pitkäkestoisen myönteisen vaikutelman.
Keskity kulttuuriin
Perehdytys on erinomainen tilaisuus tutustuttaa uudet työntekijät yrityksenne kulttuuriin.
Kerro organisaation missiosta, visiosta ja arvoista sekä käytä tosielämän tarinoita tai esimerkkejä, jotka osoittavat näiden periaatteiden toteutumisen käytännössä.
Tämä auttaa työntekijöitä luomaan tunneyhteyden yrityksen tarkoitukseen.
Tasapainota tiedonkulkua
Vältä kuormittamasta uusia työntekijöitä liiallisella tietomäärällä ensimmäisenä päivänä. Pilko sisältö hallittaviksi kokonaisuuksiksi ja käytä kiinnostavia muotoja, kuten videoita, rooliharjoituksia tai vuorovaikutteisia keskusteluja, jotta kokemus pysyy elävänä ja vaikuttavana.
Etene kohtuulliseen tahtiin ja tarjoa runsaasti taukoja sekä vapaa-aikaa.
Ole kärsivällinen
Muista, että uusi tiimin jäsenesi tekee lähes varmasti virheitä, unohtaa osia perehdytysohjelmastaan ja jättää yhden tai kaksi vaihetta väliin päästessään vauhtiin.
Selkeytä odotukset
Helpota uusien työntekijöiden sujuvaa aloitusta kuvaamalla selkeästi heidän tehtäväänsä koskevat odotukset ja ensimmäiset tavoitteet. Esittele heille tehtävän kannalta olennaiset työkalut, työnkulut ja prosessit sekä varmista, että heillä on onnistumiseen tarvittava selkeys ja resurssit.
Edistä yhteyksien syntymistä
Järjestä uusille työntekijöille mahdollisuuksia luoda suhteita organisaation sisällä. Sovi tiimin esittelyjä, kahdenkeskisiä tapaamisia esihenkilöiden kanssa tai epämuodollisia tapaamisia, kuten kahvihetkiä, jotta he tuntevat olevansa osa yhteisöä ja saavansa tukea heti ensimmäisestä päivästä alkaen.
Hyödynnä teknologiaa
HRIS-ohjelmistot, oppimisen hallintajärjestelmät, koulutusohjelmistot ja perehdytyksen työkalut tarjoavat automatisoituja ja integroituja ratkaisuja, jotka auttavat hallitsemaan perehdytyksen lukuisia tehtäviä.
Kerää palautetta
Palautteen saaminen on olennaista perehdytysprosessin kehittämisessä. Pyydä uusia työntekijöitä kertomaan kokemuksistaan ja hyödynnä heidän näkemyksiään perehdytysohjelman kehittämiseen ja parantamiseen tulevia työntekijöitä varten.
Henkilökohtaisesti kerätyn palautteen lisäksi perehdytyskyselyt ovat hyödyllisiä kerättäessä palautetta perehdytyksestä ja työn aloittamisesta yleisesti.
Mitkä ovat uusien työntekijöiden perehdytyksen 10 tärkeintä aktiviteettia?
Työntekijöiden perehdytysaktiviteetit vaihtelevat organisaatiosta toiseen. Ne riippuvat suurelta osin käytössä olevista nykyisistä toimintaperiaatteista ja prosesseista sekä siitä, kuinka paljon aikaa pystyt varaamaan perehdytykseen.
Jos työskentelet pienyrityksessä tai startup-yrityksessä, jossa aikaa on vähän ja muodollisia sääntöjä ja menettelytapoja on vain vähän, perehdytysohjelmasi saattaa koostua vain yhdestä päivästä, jolloin tapaat uusia tiimin jäseniä ja järjestät työympäristösi kuntoon.
Jos työskentelet vakiintuneemmassa organisaatiossa, siihen sisältyy todennäköisesti suurempi määrä perehdytysaktiviteetteja.
- Tapaa suoraan esihenkilöäsi kahden kesken
- Tutustu uusiin työkavereihin
- Tapaa johtoryhmän jäseniä
- Muodosta pari työparin tai mentorin kanssa
- Täytä vaaditut lomakkeet ja asiakirjat
- Tutustu työntekijän käsikirjaan ja yrityksen toimintaperiaatteisiin
- Tutustu toimitiloihin tai toimistoon
- Järjestä työtila ja työpiste
- Tutustu käytännössä yrityksen tuotteisiin ja/tai palveluihin
- Aseta tavoitteet ja koordinoi koulutus
1. Tapaa suoraan esihenkilöäsi kahden kesken
Kahdenkeskiset (1:1) tapaamiset ovat tärkeä osa myönteisten ja tuottavien suhteiden kehittämistä ja ylläpitämistä sinun ja tiimisi jäsenten välillä.
Voit käyttää ensimmäisen 1:1-tapaamisen perehdytysohjelman esityslistan läpikäymiseen, luottamussopimuksen laatimiseen, joidenkin tiimin toimintatapojen selittämiseen ja jopa hänen tehtävänkuvansa läpikäymiseen.
Voit myös käyttää tapaamista uuden tiiminjäsenesi rentouttamiseen käsittelemällä hänen mahdollisia huolenaiheitaan ja innostamalla häntä!
Asiantuntijavinkki: Aloita kahdenkeskiset tapaamiset heti; harkitse niiden järjestämistä aivan ensimmäiseksi asiaksi uuden työntekijäsi ensimmäisenä työpäivänä.
2. Tutustu uusiin työkavereihin
Uutena työntekijänä voi olla vaikeaa aloittaa uudessa työpaikassa. Voit tukea uutta työntekijääsi monin tavoin hänen pyrkiessään tutustumaan uusiin tiimikavereihinsa sekä vahvistaa hänen yhteenkuuluvuuden ja osallisuuden tunnettaan. Älä epäröi olla luova tämän toteuttamisessa!
Asiantuntijavinkki: Vancouverissa toimivan ohjelmistotoimittajan Thinkificin uudet työntekijät täyttävät ennen ensimmäistä työpäiväänsä kyselyn, jossa he kertovat muutaman hauskan faktan itsestään, kuten lempiruokansa ja saavutuksen, josta he ovat kaikkein ylpeimpiä. Kun he aloittavat, heidän vastauksensa jaetaan yrityksen Slack-kanavalla, jotta kaikki saavat paremman käsityksen heidän persoonallisuudestaan. Nykyiset tiimin jäsenet voivat sitten liittyä keskusteluun ja toivottaa heidät lämpimästi tervetulleiksi.
3. Tapaa johtoryhmän jäseniä
Kun perehdyttämiseen osallistuu ylempi johtaja, kuten toimitusjohtaja tai perustaja, esimerkiksi järjestämällä toimistokierroksen tai yritysesittelyn, tämä saa tilaisuuden auttaa uusia työntekijöitä ymmärtämään yrityskulttuuria, perehdyttää heidät yrityksen historiaan, selittää yrityksen arvot ja odotetun käyttäytymisen sekä esitellä yrityksen tavoitteet.
Se auttaa uutta työntekijää myös tuntemaan itsensä arvostetuksi ja yhteydessä johtoon.
Asiantuntijavinkki: Toimiessani aiemmin ylempänä johtajana vietin jokaisen uuden työntekijän kanssa tunnin perehdytyksen aikana (tämä voitaisiin nykyään toteuttaa virtuaalisesti) selittäen visiomme ja toiminta-ajatuksemme, miten asiakkaamme käyttivät tuotteitamme ja miten uusi tiimin jäsen osallistuu tavoitteidemme saavuttamiseen.
4. Muodosta pari työparin tai mentorin kanssa
Greenhousen, rekrytointiohjelmistojen toimittajan, mukaan ”Yksi tapa auttaa uusimpia työntekijöitä tuntemaan olonsa mukavammaksi on luoda työparijärjestelmä, jossa jokainen uusi työntekijä yhdistetään henkilön kanssa, jolla on hieman enemmän työkokemusta yrityksessä.”
Greenhousella jokainen uusi työntekijä yhdistetään eri osastolla työskentelevän henkilön kanssa. Työparit vievät uuden työntekijän toimistokierrokselle heti tämän ensimmäisen perehdytysjakson jälkeen, minkä jälkeen kaikki työparit ja heidän uudet työntekijänsä menevät yhdessä lounaalle ensimmäisenä työpäivänä.
Näin varmistetaan, että uusilla työntekijöillä on toimistolla ystävälliset kasvot, joiden puoleen kääntyä, sekä kollega, jolta voi kysyä arjen käytännön asioista.
5. Täytä vaaditut lomakkeet ja asiakirjat
Paperityöt ovat välttämätön, mutta usein tylsä osa uuden työntekijän prosessia, joten on suositeltavaa pyytää uutta tiimin jäsentä täyttämään mahdollisimman monet vaadituista lomakkeista ennen ensimmäistä työpäiväänsä.
Monet HRIS-järjestelmät tukevat keskeisten perehdytyslomakkeiden täyttämistä digitaalisesti, joten uudet työntekijät voivat täyttää ne helposti jo ennen työn aloittamista. Näin voit keskittyä uuden työntekijän aloitettua työn tärkeämpiin ja innostavampiin asioihin.
Perehdytyksen aikana henkilöstöhallinto voi auttaa uutta työntekijää tarkistamaan ja täyttämään kaikki vielä jäljellä olevat paperityöt.
Asiantuntijavinkki: Eddy HR:n Jordan Boogaard ehdottaa, että perehdytyksen aikana työntekijöistä kerättyjä tietoja käytetään uusien työntekijöiden palkitsemiseen, kun he ovat täyttäneet paperityönsä. Jos esimerkiksi tiedät heidän lempiravintolansa, voit antaa heille lahjakortin.
6. Tutustu työntekijän käsikirjaan ja yrityksen toimintaperiaatteisiin
Työntekijän käsikirja on keskeinen työkalu uuden työntekijän perehdytyksessä, ja sinun (tai henkilöstöhallinnon) tulisi käydä se läpi työntekijän kanssa osana perehdytysprosessia.
Sitä käytetään uusien työntekijöiden perehdyttämiseen sääntöihin ja prosesseihin, jotka ohjaavat työsuhdetta, sekä työnantajan ja työntekijän oikeuksiin, velvollisuuksiin ja odotettuun käyttäytymiseen.
Jotkut työntekijät eivät välttämättä tiedä, mikä on työnantajarekisteriin merkitty työnantaja tai mikä on ammatillinen työnantajajärjestö, joten käsikirjassa on kuvattava suhteen rakenne ja se, kenen puoleen työntekijöiden tulisi kääntyä eri tilanteissa.
Asiantuntijavinkki: Työntekijän käsikirja ja keskeiset henkilöstöhallinnon toimintaperiaatteet, kuten häirintää, monimuotoisuutta ja yhdenvertaisuutta, poissaoloja sekä työterveyttä ja -turvallisuutta koskevat toimintaperiaatteet, tulisi lähettää etukäteen osana uuden työntekijän tervetuliaispakettia. Näin perehdytysaika voidaan käyttää kysymysten tai huolenaiheiden käsittelyyn. Työntekijän käsikirjan ohjelmisto voi auttaa sinua laatimaan ja ylläpitämään tehokasta käsikirjaa.
7. Järjestä toimitila- tai toimistokierros
Organisaatiosi koosta riippuen käytössäsi voi olla pieni toimistotila tai kokonainen rakennus.
Joka tapauksessa on tärkeää esitellä uusi tiimin jäsen työympäristölle ja näyttää, missä eri tilat sijaitsevat. Tämä on myös hyvä tilaisuus tutustua uusiin työtovereihin (muista vain, ettet kuormita uutta työntekijää liian monilla kasvoilla ja nimillä).
Asiantuntijavinkki: Älä epäröi olla luova toimistokierroksen kanssa. Voit esimerkiksi tehdä siitä hauskan aarteenetsinnän Straybootsin tai Goosechasen kaltaisen palvelun avulla.
8. Järjestä työtila ja työpiste
Kyse voi olla joko niinkin yksinkertaisesta asiasta kuin kannettavan tietokoneen toimittamisesta etätyöntekijän kotiin virtuaalista työskentelyä varten tai täysin varustellusta erillisestä toimistotilasta, jossa on kalusteet, tietokone, tulostin ja matkapuhelin. On tärkeää varmistaa etukäteen, että kaikki uuden tiimin jäsenen onnistumiseen tarvitsemat välineet ovat valmiina.
Asiantuntijavinkki: Lisää kaikki tarvittavat työkalut ja välineet kattavaan luetteloon uuden työntekijän tarkistuslistalle, jotta mitään ei unohdeta (Muistan kerran, kun eräs työskentelemäni esimies unohti tilata kannettavan tietokoneen uudelle työntekijälleen, ja tämän täytyi odottaa kaksi viikkoa sen toimittamista!)
9. Tutustu käytännössä yrityksen tuotteisiin ja/tai palveluihin
Ei ole parempaa tapaa opettaa jollekulle, mitä organisaatio tarjoaa käyttäjilleen ja asiakkailleen, kuin antaa hänen kokea se itse.
Esimerkiksi Starbucksissa työskentelevien baristojen odotetaan pystyvän selittämään monenlaisten juomien erot. Ensimmäisenä työpäivänään uudet työntekijät osallistuvat myymäläpäällikön järjestämään kahvimaisteluun.
Vastaavasti edellisessä yrityksessäni jokainen uusi työntekijä sai kytkeä yhden teollisista digitaalikameroistamme ja kokeilla sitä sekä tutustua tuotantotiloihin.
10. Aseta tavoitteet ja koordinoi koulutusta ja kehitystä
Uuden työntekijän perehdytysohjelma on vain yksi osa työntekijän koko perehdytyspolkua. Valmistellaksesi seuraavia vaiheita työskentele uuden tiimin jäsenen kanssa seuraavien asioiden parissa:
- Aseta 30, 60 ja 90 päivän suoritustavoitteet;
- Koordinoi työtehtäviin liittyvä koulutus ja taitojen kehittäminen; sekä
- Jatka työntekijän perehdyttämistä yrityksen kulttuuriin ja tiimiin.
Nämä tehtävät ovat kuitenkin laajoja kokonaisuuksia, ja perehdytys voi olla kiireistä aikaa, joten älä huolehdi liikaa, vaikka et ehtisi käydä näitä läpi uuden työntekijäsi ensimmäisenä päivänä tai edes ensimmäisen viikon aikana. Varmista vain, että ne tehdään mahdollisimman pian, jotta perehdytys voi jatkua!
BONUS: Näin teet etä- tai virtuaaliperehdytyksestä hauskaa ja osallistavaa
Osallistavan ympäristön luominen ja ihmissuhteiden rakentamisen mahdollistaminen voi olla haastavaa. Yksi huomioon otettava asia on organisaatiokulttuurisi – näin voit sisällyttää virtuaaliperehdytykseen olennaisia ja sopivia elementtejä.
Tässä on viisi tapaa tehdä etäperehdytyksestä tehokkaampaa ja osallistavampaa:
1. Lähetä “tervetuloa-/selviytymispaketti”
Lähetä etätyöntekijöiden kotiin tervetuliaispaketti ja ala rakentaa suhdetta heihin jo ennen ensimmäistä työpäivää. Tämä auttaa heitä tuntemaan nopeasti olevansa osa organisaatiota. Hoivapakettiin voisi sisällyttää esimerkiksi:
- Yrityksen tuotteita, jos ne ovat tarkoituksenmukaisia, kuten logolla varustettuja paitoja ja muuta oheistuotetta
- Rengasvalo mahdollisia videoneuvotteluita varten
- Yrityksen logolla varustettu tyhjiöeristetty pullo (esimerkiksi termos)
- Toimitusjohtajan tai osaston päällikön henkilökohtainen viesti, jossa heidät toivotetaan tervetulleiksi organisaatioon
2. Lähetä sähköinen lahjakortti
Osta etänä aloittavalle uudelle työntekijälle aamiainen tai lounas perehdytyksen aikana ja lounasta kaikkien uusien työntekijöiden kanssa, jotta tutustutte paremmin toisiinne.
Muista tietenkin huomioida ruokavaliota koskevat rajoitukset ja mieltymykset. Yllätysten välttämiseksi voit lähettää heille ennen perehdytyspäivää kyselylomakkeen, tiedustella hienovaraisesti heidän lempiruokaansa tai -ravintolaansa ja lähettää lahjakortin.
3. Varmista, että perehdytyksessä on vierailevia puhujia
Ota mukaan vierailevia puhujia heidän omasta tiimistään tai osastoltaan sekä organisaation muista osista, joiden kanssa he tulevat työskentelemään:
- Osa perehdytystä voi sisältää sen, että jokaisen uuden työntekijän oma esihenkilö liittyy virtuaaliseen perehdytykseen ja siirtyy erilliseen pienryhmätilaan määrätyksi ajaksi (esimerkiksi 30 minuutiksi). Tämä auttaa uusia työntekijöitä tutustumaan uusiin esihenkilöihinsä ensimmäisenä päivänä
- Pyydä HR-tiimin jäseniä keskustelemaan heidän rooleihinsa liittyvistä olennaisista tiedoista (esimerkiksi etuustiimin jäsen voi kertoa henkilöstöeduista)
- Pyydä ylimmän johdon jäseniä vuorottelemaan organisaatiokulttuuria käsittelevässä keskustelussa tai vaihtoehtoisesti nauhoittamaan ja esittämään video, jossa ylimmän johdon jäsenet kertovat yrityksen missiosta, arvoista ja muusta vastaavasta
- Järjestä virtuaalisia kahvihetkiä ylimmän johdon kanssa koko perehdytyksen ajan. Ylimmän johdon jäsen voi vetää virtuaalisen pelin tai hauskan keskustelun paperitöiden ja käytäntöjen esittelyjen välissä, jotta osallistujien mielenkiinto säilyy
4. Jaa digitaalinen uusien työntekijöiden kirjasto
Sisällytä mukaan vakiotoimintamenettelyt, hyödyllisiä vihjeitä, vinkkejä ja oppaita, joiden avulla uudet työntekijät pääsevät nopeammin alkuun.
Tämä voi sisältää yrityksen sanaston termeineen, lyhenteineen ja muine tietoineen sekä hyödyllistä koulutusmateriaalia ja videoita yrityksestä ja sen kulttuurista
5. Järjestä virtuaalinen aarteenetsintä
Myöhemmin perehdytyksen aikana voit käyttää virtuaalista aarteenetsintää keskeisten tietojen vahvistamiseen.
Mukaan voi sisällyttää yrityskulttuuriin ja historiaan liittyviä asioita, ylimmän johtoryhmän jäsenten tunnistamiseen liittyviä tehtäviä sekä tietoa yrityksen tarjoamista tuotteista ja palveluista tai esimerkkejä niistä
Tee aarteenetsinnästä kiinnostavampi rakentamalla sen teema lähestyvän juhlapäivän, tapahtuman tai elokuvan ympärille ja vahvistamalla samalla yritystä ja tiimiä koskevia tärkeitä tietoja.
Työntekijän perehdyttämisen tarkistuslista
Ennen ensimmäistä päivää
- Valmistelut
- Järjestä työtila, työkalut ja laitteet (tietokone, puhelin, sähköposti ja ohjelmistojen käyttöoikeudet).
- Laadi aikataulu perehdytysprosessille.
- Ilmoita tiimille uuden työntekijän aloituspäivä.
- Lähetä tervetuloviesti, jossa kerrotaan ensimmäisen päivän tiedot (saapumisaika, pukeutumissäännöt ja yhteyshenkilö).
- Asiakirjat
- Valmistele työsuhteeseen liittyvät asiakirjat (sopimukset, verolomakkeet ja suoraveloituslomakkeet).
- Järjestä henkilöstöetujen ilmoittautumiseen liittyvät materiaalit.
Ensimmäinen päivä
- Tervetuloa ja esittely
- Toivota uusi työntekijä lämpimästi tervetulleeksi hänen saapuessaan.
- Esittele hänet esihenkilölleen ja tiimin jäsenille.
- Anna tervetuliaispaketti (esimerkiksi yrityksen oheistuotteita, käsikirja ja yhteystietoluettelo).
- Perehdytyksen yleiskatsaus
- Kerro päivän/viikon ohjelma.
- Selitä perehdytysprosessin tarkoitus.
- Yrityksen yleiskatsaus
- Esittele yrityksen historia, toiminta-ajatus, visio ja arvot.
- Korosta organisaatiorakennetta ja keskeistä johtoa.
- Toimintaperiaatteet ja menettelyt
- Käy läpi työntekijän käsikirja.
- Keskustele työpaikan toimintaperiaatteista (läsnäolo, pukeutumissäännöt, etätyö).
- Työpaikkaan tutustuminen
- Esittele toimisto tai virtuaalisen työympäristön työkalut.
- Esittele keskeiset tilat (tauko- ja lepohuoneet, WC-tilat, hätäuloskäynnit).
Ensimmäinen viikko
- Työtehtävä ja odotukset
- Selitä uuden työntekijän rooli, vastuualueet ja tavoitteet.
- Anna yleiskatsaus työkaluihin, työnkulkuihin ja keskeisiin tehtäviin.
- Edut ja palkkaus
- Käy läpi henkilöstöedut, lisäedut ja palkanmaksuprosessit.
- Avusta etuihin ilmoittautumisessa tarvittaessa.
- Koulutus ja resurssit
- Esittele vaaditut koulutusohjelmat ja materiaalit.
- Anna aloitustehtäviä tai -projekteja käytännön oppimisen käynnistämiseksi.
- Yhteyksien rakentaminen
- Järjestä tapaamisia tiimin jäsenten, esihenkilöiden ja keskeisten sidosryhmien kanssa.
- Järjestä epävirallisia kokoontumisia tai tiiminrakennusaktiviteetteja.
Esimerkkipohja uuden työntekijän perehdytysohjelmalle
Nyt sinulla pitäisi olla hyvä käsitys siitä, mitä työntekijän perehdytys on, miksi se on tärkeää ja mitä toimintoja perehdytysohjelmaan yleensä sisältyy. Saatat kuitenkin kysyä: ”Miten kokoan kaiken yhteen ja mitkä toiminnot pitäisi tehdä ensin, toisena ja niin edelleen?”
Auttaaksemme sinua olemme laatineet esimerkkiohjelman kaksipäiväistä perehdytysohjelmaa varten. Voit ladata sen alta. Voit käyttää sitä eräänlaisena uuden työntekijän perehdytyksen tarkistuslistana varmistaaksesi, ettei mitään jää väliin.
Hanki työntekijän perehdytyspohjamme!
Työntekijän perehdytyksestä eteenpäin
Työntekijän perehdytys on tärkeä vaihe perehdytyksen työnkulussa ja yksi niistä ”totuuden hetkistä”, jos lainataan termiä työntekijäkokemuksen maailmasta.
Sen onnistuminen edistää lopulta tuottavuuden, sitoutumisen ja työntekijöiden pysyvyyden paranemista sekä tarjoaa paremman perehdytyksen tuoton.
Keskeiset opit
- Aloita työntekijän perehdytys jo ennen uuden työntekijän ensimmäistä työpäivää vaikutuksen maksimoimiseksi
- Varmista, että uusilla työntekijöillä on runsaasti aikaa tavata esihenkilöään ja kollegoitaan
- Työparin tai mentorin kanssa työskentely nopeuttaa oppimista ja lisää sitoutumista.
Laajemmin tarkasteltuna on tärkeää, että uudet työntekijät saavat mahdollisimman paljon tukea ensimmäisten kuukausien aikana uudessa tehtävässään.
Tähän sisältyvät säännölliset keskustelut esihenkilön kanssa, ja voit myös harkita esimerkiksi työparityöskentelyä tai mentorointia.
On hyvä käytäntö laatia 30, 60 ja 90 päivän suunnitelma, joka sisältää vakioelementtejä mutta jota voidaan mukauttaa jokaiseen tehtävään ja henkilöön sopivaksi.
Sen lisäksi kannattaa tutustua siihen, miten perehdytyksen onnistumista mitataan, jotta voit hienosäätää prosessiasi ja kehittää sitä jatkuvasti.
Tilaa People Managing People -uutiskirje
Jos haluat lisää neuvoja työntekijöiden perehdyttämisestä ja perehdytyksestä yleensä, tilaa viikoittainen uutiskirjeemme HR-ammattilaisille ja liiketoimintajohtajille. Saat kaiken uusimman sisältömme, joka auttaa sinua kehittymään urallasi ja saavuttamaan suuremman vaikutuksen organisaatiossasi.
