Hakijanhallintajärjestelmän valinta: opas viidessä vaiheessa

ATS on erityisen arvokas organisaatioille, jotka käsittelevät suuria hakemusmääriä tai pyrkivät parantamaan hakijakokemusta, vaatimustenmukaisuutta ja rekrytoinnin nopeutta. Oikean järjestelmän valitseminen varmistaa, että rekrytointitiimisi voi keskittyä vähemmän hallinnolliseen työhön ja enemmän parhaiden osaajien löytämiseen ja sitouttamiseen.

Keskeiset tekijät ATS:ää valittaessa

Oikean ATS:n valinta ei tarkoita vain ominaisuuksien rastittamista. Tärkeää on löytää järjestelmä, joka vastaa yrityksesi kokoa, rekrytointitarpeita ja pitkän aikavälin tavoitteita. Alla on viisi tärkeintä aluetta, jotka kannattaa ottaa huomioon hakijaseurantajärjestelmiä arvioitaessa.

1. Organisaation tarpeisiin sopivuus

ATS:n tulisi sopia rekrytointitoimintasi tämänhetkiseen laajuuteen ja siihen, millaiseksi odotat sen kasvavan muutaman vuoden kuluessa.

Tiimin koko:

• Pienet tiimit hyötyvät yksinkertaisista järjestelmistä, joissa on keskeiset automaatiot (ansioluetteloiden jäsentäminen, sähköpostimallit) ja läpinäkyvä hinnoittelu.
• Suuret yritykset tarvitsevat usein usean käyttäjän tasoja, roolipohjaisia hierarkioita ja mukautettavuutta eri osastojen ja toimipaikkojen tarpeisiin – ominaisuuksia, joita löytyy yleisemmin yritystason rekrytointiratkaisuista.

Rekrytointien määrä:

• Massarekrytointi edellyttää joukkoviestintää, eräaikataulutusta ja tekoälypohjaisia seulontaominaisuuksia, jotta hakemukset voidaan käsitellä nopeasti ja harhaa vähentää.
• Kausiluonteinen tai vaihteleva rekrytointi edellyttää joustavaa hinnoittelua ja skaalautuvuutta, jotta toimintaa voidaan laajentaa tai supistaa ilman käyttämättömästä kapasiteetista maksamista.

Skaalautuvuus:

Suunnittele etukäteen – ATS-alustojen toistuva vaihtaminen vie aikaa ja on kallista. Etsi järjestelmä, joka voi kasvaa kanssasi ja tukea uusia käyttäjiä, alueita ja edistyneitä ominaisuuksia tarpeidesi kehittyessä.

Automaatiot:

Automaatio on tehokkuuden kannalta olennaista. Ansioluetteloiden jäsentämisen, automaattisen esiseulonnan, aikataulutuksen ja automaattisten muistutusten kaltaiset ominaisuudet vähentävät manuaalisia tehtäviä ja vapauttavat rekrytoijat keskittymään hakijoiden sitouttamiseen.

Miksi organisaation tarpeilla on merkitystä: Mitä paremmin järjestelmä sopii organisaatiosi kokoon ja kasvusuunnitelmaan, sitä vähemmän aikaa kuluu tehottomuuksien jatkuvaan korjaamiseen tai uuteen työkaluun siirtymiseen myöhemmin.

2. Toiminnalliset tarpeet

ATS:n tulisi sopia saumattomasti nykyisiin työnkulkuihisi ja tekniseen kokonaisuuteesi, jotta yhteistyö sujuu helpommin – ei monimutkaisemmin.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Mukautettavuus:

Mukauta työnkulkuja, prosesseja ja raportointinäkymiä eri tiimeille tai työtyypeille ja varmista, että jokainen sidosryhmä saa tarvitsemansa tiedot.

Hyödyllisiä ominaisuuksia ovat esimerkiksi:

• Muokattava työnkulku: Etsi ATS-järjestelmää, jonka työnkulkuja voi mukauttaa rekrytointiprosessiisi sopiviksi. Järjestelmän tulee olla riittävän joustava erilaisten tehtäväroolien, osastojen ja rekrytointivaiheiden käsittelyyn.
• Mukautetut raportit: Mahdollisuus luoda mukautettuja raportteja ja koontinäyttöjä keskeisten mittareiden (esim. rekrytointiin kuluva aika ja rekrytointilähde) seuraamiseksi on olennaisen tärkeää tietoon perustuvien päätösten tekemisessä.

Integraatiot:

Yhdistä ATS-järjestelmäsi HRMS-järjestelmään, työpaikkasivustoihin, taustantarkistustyökaluihin ja Slackin tai sähköpostin kaltaisiin viestintäalustoihin. Tämä vähentää tietosiiloja ja varmistaa sujuvat tiedonsiirrot järjestelmien välillä. 

Voit tarkistaa toimittajan verkkosivustolta tai myyntitiimiltä, mihin työkaluihin ohjelmistolla on jo integraatiot, ja jopa pyytää heitä rakentamaan uuden integraation, jos sellaista ei ole (huomaa, että tästä voi aiheutua lisäkustannuksia).

(Jos tarvitset hieman lisätietoa siitä, miksi integrointi HR-hallintajärjestelmään on niin tärkeää, tutustu seuraavaksi näihin HRMS-järjestelmän ominaisuuksiin ja hyötyihin.)

Yhteistyöominaisuudet:

ATS-järjestelmän tulee helpottaa hakijaprofiilien, palautteen ja muistiinpanojen jakamista tiimin jäsenten kesken sekä edistää rekrytoivien esihenkilöiden, HR:n ja rekrytoijien välistä yhteistyötä.

Kun hakijatiedot keskitetään yhteen paikkaan, kaikki sidosryhmät ja haastattelijat voivat jakaa muistiinpanoja, antaa palautetta ja arvioida hakijoita samassa paikassa.

Roolipohjaiset käyttöoikeudet:

Suojaa arkaluonteiset hakijatiedot hallitsemalla, kuka voi käyttää, muokata tai jakaa tietoja. Tämä varmistaa vaatimustenmukaisuuden ja estää tietojen tahattoman liiallisen jakamisen.

Miksi toiminnalliset tarpeet ovat tärkeitä: Hyvin integroitu ja mukautettava ATS vähentää manuaalista työtä, pitää tiimit samalla sivulla ja varmistaa, että arkaluonteisia tietoja käsitellään asianmukaisesti.

3. Käyttäjäkokemus

Sekä rekrytoijat että hakijat tarvitsevat järjestelmän, joka on yksinkertainen, intuitiivinen ja käyttäjää tukeva.

Helppokäyttöisyys:

Etsi selkeä ja intuitiivinen käyttöliittymä, jonka käyttö vaatii mahdollisimman vähän koulutusta. Testaa käytettävyys aina live-esittelyn avulla ennen sitoutumista.

Tässä on muutamia erityisiä ominaisuuksia, joihin kannattaa kiinnittää huomiota:

• Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä: ATS-järjestelmän tulee olla intuitiivinen ja helppokäyttöinen HR-tiimille sekä rekrytoiville esihenkilöille. Siksi on aina tärkeää pyytää live-esittelyä.
• Hakijakokemus: Varmista, että hakuprosessi on hakijoille suoraviivainen ja että se tarjoaa mobiiliystävällisen, sujuvan käyttökokemuksen hakemusten keskeyttämisen ehkäisemiseksi.

Asiantuntijan vinkki

Liian monimutkainen järjestelmä voi heikentää käyttöönottoa ja tuottavuutta. Käyttäjäystävällisten käyttöliittymien ja intuitiivisten työnkulkujen priorisointi varmistaa, että tiimit voivat hyödyntää teknologiaa tehokkaasti. Parhaat ratkaisut tarjoavat muokattavuutta, monipuoliset ominaisuudet ja helppokäyttöisyyden, minkä ansiosta organisaatiot voivat kasvaa tehokkuudesta ja vaikuttavuudesta tinkimättä. — Dara Brenner, Employn tuotepäällikkö

Hakijakokemus:

Varmista, että hakuprosessi on nopea, mobiiliystävällinen ja brändisi mukainen. Kömpelö hakemuslomake on nopea tapa menettää parhaat hakijat.

Perehdytyksen tuki:

Arvioi toimittajan koulutusmateriaalit, asiakastuki ja käyttöönottopalvelut. Hyvä perehdytys voi ratkaista sen, otetaanko järjestelmä käyttöön koko rekrytointitiimissä.

Miksi käyttäjäkokemuksella on merkitystä: Jos tiimilläsi on vaikeuksia käyttää ohjelmistoa tai ehdokkaat keskeyttävät prosessin, edes monipuolisin ATS ei tuota arvoa.

4. Liiketoiminta-arvo

Oikean ATS:n pitäisi tuottaa mitattavaa sijoitetun pääoman tuottoa (ROI) – ei vain lisätä uutta kuluerää.

Kustannus- ja hinnoittelumallit:

Eri ratkaisuilla on erilaisia hinnoittelumalleja (esimerkiksi tilauspohjainen, käytön mukaan maksettava tai ominaisuuksiin perustuva hinnoittelu), ja mahdolliset integraatioista tai lisäominaisuuksista perittävät lisämaksut on syytä ottaa huomioon.

Vertaile tilauspohjaista, käyttäjäkohtaista ja työpaikkakohtaista hinnoittelua. Kysy integraatioiden, lisäosien ja edistyneen raportoinnin piilokustannuksista.

Harkitse ATS:n tarjoamia pitkän aikavälin hyötyjä ja sijoitetun pääoman tuottoa (ROI), mukaan lukien ajansäästö, vähäisempi riippuvuus ulkopuolisista rekrytoijista ja rekrytoinnin tehostuminen. Jos tarvitset tähän lisäapua, tutustu Dan Georgen erinomaiseen artikkeliin aiheesta HR:n talouslukutaito.

Sijoitetun pääoman tuotto:

Harkitse pitkän aikavälin arvoa – pienemmät henkilöstöpalveluyritysten palkkiot, nopeammat rekrytointiprosessit ja rekrytoijien parempi tuottavuus usein ylittävät alkuperäiset kustannukset.

Raportointi ja analytiikka:

Rekrytointianalytiikka on tärkeää rekrytointiprosessin parantamisessa ja laadukkaampien rekrytointien tekemisessä.

Seuraa koontinäyttöjen ja mukautettujen raporttien avulla keskeisiä suorituskykymittareita, kuten rekrytointiin kuluvaa aikaa, rekrytoinnin kustannuksia, monimuotoisuusmittareita ja lähteiden tehokkuutta. Dataan perustuvat näkemykset auttavat hiomaan rekrytointistrategioita ja parantamaan tehokkuutta.

Yksityiskohtainen analytiikka auttaa tekemään dataan perustuvia päätöksiä, parantamaan tehokkuutta ja vähentämään rekrytointikustannuksia. Lisäksi raportointiominaisuudet varmistavat lakisääteisten ja sääntelyyn liittyvien vaatimusten noudattamisen ylläpitämällä tarkkoja rekrytointitietoja. 

Erillisiä rekrytointianalytiikkaohjelmistoja on tietysti myös saatavilla, mutta analytiikasta on tulossa yhä useammin ATS-järjestelmien keskeinen ominaisuus.

Vinkki: Edistyneempi analytiikka saattaa maksaa enemmän, joten tarkista, mitä ATS:n hinnoittelu sisältää.

Miksi liiketoiminta-arvolla on merkitystä: Kun ATS:n käyttöönotto sidotaan sijoitetun pääoman tuottoon, johdon tuen saamiseksi tarvittavan liiketoimintaperustelun rakentaminen on helpompaa.

5. Riskienhallinta

Rekrytointi käsittelee arkaluonteisia tietoja, ja sen on noudatettava paikallisia ja kansainvälisiä säädöksiä.

Vaatimustenmukaisuus ja lakisääteiset vaatimukset:

ATS:ää valitessasi varmista, että se tukee rekrytointiprosessin vaatimustenmukaisuutta, jotta rekrytointia voidaan tehostaa lakisääteisten rajojen puitteissa

Jos yrityksesi toimii eri alueilla, joilla on toisistaan poikkeavat rekrytointisäädökset (esimerkiksi yhdenvertaisia työllistymismahdollisuuksia koskevat lait ja GDPR), monikansallinen vaatimustenmukaisuus on asia, joka on otettava huomioon ATS:ää valittaessa.

Varmista, että ATS tukee yhdenvertaisia työllistymismahdollisuuksia koskevia standardeja, GDPR:ää, CCPA:ta sekä muita sijaintialueillasi sovellettavia työ- tai tietosuojalakeja.

Maantieteellinen kattavuus:

Jos rekrytoit useilla alueilla, etsi ominaisuuksia, kuten monikieliset työpaikkailmoitukset, aikavyöhykkeiden tuki ja paikalliset vaatimustenmukaisuustyökalut. Tämä on ratkaisevan tärkeää, kun toimit maissa tai osavaltioissa, joissa on erityisiä yksityisyyden suojaa ja syrjinnän vastaista toimintaa koskevia lakeja.

Miksi maantieteelliset ominaisuudet ovat tärkeitä

“Aluksi emme juurikaan ajatelleet usean sijainnin tarpeita. Mutta kun laajennuimme esimerkiksi Kanadaan, Eurooppaan ja jopa Yhdysvaltojen eri osavaltioihin, kuten Kaliforniaan ja New Yorkiin, kävi nopeasti selväksi, ettei ATS-järjestelmämme yksinkertaisesti vastannut tarpeitamme. Meidän oli esimerkiksi hallittava Euroopan GDPR-vaatimustenmukaisuutta Kanadan tietosuojalakien lisäksi sekä Kalifornian kaltaisten osavaltioiden erilaisia tietosuoja- ja työlakeja, joihin liittyy ainutlaatuisia tietosuojasäännöksiä. Meidän oli myös otettava huomioon New Yorkin tiukat syrjinnänvastaiset lait. Aikavyöhykkeiden erot lisäsivät vielä yhden monimutkaisuustason, ja tarvitsimme järjestelmän, joka pystyi käsittelemään monikielisiä työpaikkailmoituksia ja viestintää hakijoiden kanssa.” ~Mia Fischer, Edison & Blackin vanhempi tekninen rekrytoija

Tässä on lisäohjeita maantieteellisten tarpeidesi laajuuden mukaan:

Yksi sijainti

• Yksinkertaisempi työnkulku: Jos rekrytointitoimintosi on keskitetty yhteen sijaintiin, ATS-järjestelmän ei tarvitse käsitellä useita alueita tai toimistoja. Perusjärjestelmä, joka seuraa hakijoita, automatisoi viestintää ja järjestää tietoja, pitäisi riittää.
• Paikallisten vaatimustenmukaisuusvaatimusten täyttäminen: Keskity ATS-järjestelmään, joka täyttää alueesi tai maasi sääntelyvaatimukset, kuten paikalliset työlait, tietosuojaa koskevat vaatimukset ja raportointistandardit.

Useita sijainteja (kotimaassa tai kansainvälisesti)

• Usean sijainnin toiminnot: Jos yrityksesi toimii useissa sijainneissa, ATS-järjestelmän tulisi tarjota usean sijainnin toimintoja, joiden avulla voit julkaista työpaikkailmoituksia ja hallita hakijoita eri toimistoista tai alueilta yhden alustan kautta.
• Paikallisten vaatimustenmukaisuusvaatimusten täyttäminen: Kansainvälisessä rekrytoinnissa vaatimustenmukaisuus on ratkaisevan tärkeää. ATS-järjestelmän tulisi auttaa noudattamaan erilaisia rekrytointisäännöksiä ja tietosuojalakeja, kuten Euroopan GDPR:ää tai Yhdysvaltojen CCPA:ta.
• Kieli- ja aikavyöhyketuki: Kansainvälisessä toimintaympäristössä kannattaa valita ATS-järjestelmä, joka tukee useita kieliä ja aikavyöhykkeitä maailmanlaajuisten rekrytointitoimien helpottamiseksi. Järjestelmän tulisi myös helpottaa haastattelujen ajoittamista ja viestintää eri sijainneissa olevien hakijoiden kanssa.
• Alueellinen osaajapooli: Jos rekrytoit maailmanlaajuisesti, ATS-järjestelmä, jonka hakutoiminnot kohdistuvat tiettyjen alueiden tai maiden osaajapooliin, voi olla erittäin arvokas monimuotoisten hakijoiden tavoittamisessa.

Miksi riskienhallinnan tarpeet ovat tärkeitä: Vaatimustenmukainen ATS-järjestelmä vähentää sakkojen, oikeusjuttujen ja mainehaittojen riskiä sekä auttaa rakentamaan luottamusta hakijoiden kanssa.

Tärkeimmät huomiot

Kun arvioit ATS-alustoja, aseta etusijalle:

• Sopivuus tiimisi kokoon ja rekrytointimäärään nyt ja tulevaisuudessa.
• Automaatio, integraatiot ja mukautettavuus toimintojen tehostamiseksi.
• Helppokäyttöinen suunnittelu rekrytoijille ja hakijoille sekä vahva toimittajan tuki.
• Sijoitetun pääoman tuotto ja analytiikka, jotka osoittavat hyödyt ja ohjaavat älykkäämpään rekrytointiin.
• Vaatimustenmukaisuus ja kansainväliseen toimintaan valmius organisaatiosi suojaamiseksi sen kasvaessa.

Kun valitset ATS-järjestelmän tämän näkökulman perusteella, et ainoastaan osta ohjelmistoa, vaan investoit järjestelmään, joka tukee tehokasta, oikeudenmukaista ja skaalautuvaa rekrytointia.

ATS-järjestelmän ominaisuudet ja liiketoimintatulokset

Jotta näitä tekijöitä olisi helpompi hahmottaa, tässä on nopea vertailu yleisistä ATS-ominaisuuksista, niiden tehtävistä ja niiden tuottamista liiketoimintatuloksista. Käytä tätä taulukkoa pikaoppaana toimittajia arvioidessasi – se auttaa yhdistämään ominaisuudet suoraan tiimisi kannalta merkityksellisiin tuloksiin.

Ominaisuus	Mitä se tekee	Liiketoiminnan tulos
Automaatio	Ansioluetteloiden jäsentäminen, automaattinen esikarsinta, haastattelujen aikataulutus, muistutukset	Säästää rekrytoijan aikaa, vähentää manuaalisia virheitä ja nopeuttaa rekrytointia
Roolipohjaiset käyttöoikeudet	Hallitsee käyttöoikeuksia käyttäjätyypin mukaan (rekrytoija, esihenkilö, johtaja)	Suojaa arkaluonteisia tietoja, varmistaa vaatimustenmukaisuuden ja parantaa yhteistyötä
Mukautettavuus	Mukauttaa työnkulut, prosessit ja raportit tiimin tarpeisiin	Yhdistää rekrytoinnin liiketoiminnan tavoitteisiin ja vähentää pullonkauloja
Integraatiot	Yhdistää hakijoiden seurantajärjestelmän henkilöstöhallinnon järjestelmään, työpaikkasivustoihin, taustatarkistuksiin ja viestintätyökaluihin	Poistaa tietosiilot ja sujuvoittaa prosesseja
Yhteistyötyökalut	Keskittää hakijaprofiilit, muistiinpanot ja palautteen	Parantaa tiimityötä ja nopeuttaa päätöksentekoa
Helppokäyttöisyys	Intuitiiviset koontinäytöt ja yksinkertainen navigointi	Nopeampi käyttöönotto, vähemmän koulutusta ja tyytyväisemmät rekrytoijat
Hakijakokemus	Ystävälliset, brändätyt mobiililaitteille sopivat hakemukset ja tilapäivitykset	Korkeampi hakemusten loppuunsaattamisaste ja vahvempi työnantajabrändi
Perehdytyksen tuki	Koulutus, tukipalvelu ja käyttöönottopalvelut	Nopeampi käyttöönotto, aktiivisempi käyttö ja vähemmän käyttöönottovaikeuksia
Raportointi ja analytiikka	Seuraa rekrytointiin kuluvaa aikaa, rekrytointilähdettä ja DEI-mittareita	Mahdollistaa dataan perustuvan rekrytoinnin ja parantaa tehokkuutta sekä oikeudenmukaisuutta
Vaatimustenmukaisuuden ominaisuudet	GDPR-, CCPA- ja EEO-työkalut sekä tarkastusketjut	Vähentää oikeudellisia riskejä ja varmistaa eettiset rekrytointikäytännöt
Skaalautuvuus	Tukee useampia käyttäjiä ja alueita sekä edistyneitä ominaisuuksia yrityksen kasvaessa	Turvaa investoinnin tulevaisuutta ja välttää kalliit järjestelmävaihdokset

Kuten näet, hakijoiden seurantajärjestelmän todellinen arvo ei ole itse ominaisuuksissa vaan niiden mahdollistamissa tuloksissa – aina nopeammasta rekrytoinnista parempaan vaatimustenmukaisuuteen ja hakijakokemukseen. Kun pidät tämän ominaisuuksien ja tulosten välisen näkökulman mielessä, myyntipuheiden sivuuttaminen ja niiden järjestelmien tunnistaminen helpottuu, jotka todella tukevat organisaatiosi tavoitteita.

Hakijoiden seurantajärjestelmän valitseminen: 5-vaiheinen prosessi

Hakijoiden seurantajärjestelmän valinnan ei tarvitse tuntua ylivoimaiselta, mutta sen tulisi olla jäsennelty ja perusteellinen prosessi. Näiden viiden vaiheen avulla voit arvioida vaihtoehtoja luottavaisin mielin ja saada sidosryhmät tukemaan valintaa.

Vaihe yksi: Tunnista tarpeet

Ennen toimittajien tutkimista aloita selvittämällä, mitä organisaatiosi todella tarvitsee. Ota rekrytoijat, rekrytoivat esihenkilöt, IT- ja taloustiimit mukaan jo varhaisessa vaiheessa, jotta saat huomioitua kaikki näkökulmat.

Keskeiset kysymykset:

• Kuinka monta henkilöä odotamme palkkaavamme seuraavien 6–12 kuukauden aikana?
• Missä rekrytoimme (yhdellä markkina-alueella vai useilla alueilla)?
• Millainen haastatteluprosessimme on?
• Ketkä ovat hakijoiden seurantajärjestelmän ensisijaisia käyttäjiä?
• Millä tasolla työnantajabrändimme on?
• Jos korvaamme nykyisen hakijoiden seurantajärjestelmän, mitä ongelmakohtia on muutettava?

Näiden kysymysten esittäminen auttaa määrittämään, mitä tarkalleen tarvitset hakijoiden seurantajärjestelmältäsi.

Jos esimerkiksi haluat kerätä enemmän tietoa rekrytoinnin mittareiden seuraamiseksi ja rekrytointiprosessien parantamiseksi, hyvät analytiikka- ja raportointiominaisuudet ovat korkealla listallasi.

Pyydä sidosryhmiltäsi (IT- ja taloustiimit ovat aina hyödyllisiä) näkemyksiä ja käytä heidän palautettaan käyttötapausten kirjoittamiseen sekä matriisin rakentamiseen, jossa verrataan eri sidosryhmäryhmille tärkeitä asioita.

Dokumentoi sen jälkeen kunkin sidosryhmäryhmän välttämättömät ja hyvä olla -ominaisuudet. Jos esimerkiksi rekrytointitiimisi tarvitsee kattavampaa analytiikkaa, aseta raportointityökalut etusijalle. Jos IT-tiimi on huolissaan tietoturvasta, korosta vaatimustenmukaisuuden ominaisuuksia.

Ammattilaisen vinkki

Luo yksinkertainen käyttötapausmatriisi sidosryhmäryhmittäin. Siitä tulee tehokas vertailukohta, kun toimittajat alkavat esitellä “ainutlaatuisia” ominaisuuksiaan.

Vaihe kaksi: Tutki toimittajia

Kun tiedät, mitä tarvitset, tutustu markkinoihin. Aloita vertailuoppaista (kuten ATS-järjestelmien vertailustamme), toimittajien verkkosivustoista ja HR-yhteisöjen keskusteluista.

Mitä kannattaa etsiä:

• Kokeilukäyttö tai demovaihtoehdot
• Asiakasarvostelut, tapaustutkimukset ja suositukset
• Kategorian parhaiten arvioidut ominaisuudet (pk-yrityksille suunnatut ja suuryritysten työkalut)
• Käyttäjäkokemus (intuitiivinen navigointi, selkeä käyttöliittymä)
• Työnkulkujen joustavuus ja muokattavuus
• Hinnoittelun läpinäkyvyys ja kunkin tason sisältö
• Turvallisuusstandardit ja vaatimustenmukaisuussertifikaatit (esim. GDPR, SOC 2)
• Käyttöönottoresurssit, koulutus ja tuen saatavuus

Toimittajien vertailuvinkki

Luo toimittajien vertailutaulukko, johon voit kirjata eri ratkaisujen tiedot yhdenmukaisesti.

Parhaat harkittavat hakijaseurantajärjestelmät

Tässä on luetteloni kymmenestä parhaasta saatavilla olevasta ATS-alustasta, jotta pääset alkuun haussasi:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Factorial — Paras tekoälypohjaiseen HR-prosessien automaatioon
2. 2. Deel HR — Paras sisäänrakennetun maahanmuuttotuen ansiosta
3. 3. Greenhouse — Sopii parhaiten monien pätevien hakijoiden etsimiseen
4. 4. Workable — Helppokäyttöisyyden kannalta paras
5. 5. TalentHR — Paras rekrytointiin kokonaisvaltaisessa henkilöstöhallinnon järjestelmässä
6. 6. Pinpoint — Sopii parhaiten yritysten sisäisille osaajahankintatiimeille
7. 7. BambooHR® — Paras automaattisiin työtarjouksiin ja analytiikkaan
8. 8. Homebase — Paras rekrytoinnin ja tiiminhallinnan yhdistämiseen
9. 9. Manatal — Paras tekoälypohjaiseen rekrytointiin ja hakijoiden etsimiseen
10. 10. TE Recruit — Parhaat integroidut työkalut jaettuihin toimeksiantoihin

Joillakin toimittajilla on erityisiä kysymyksiä, joita kannattaa esittää:

Kun olet valmis perehtymään yksityiskohtiin, ohjaa arviointiprosessiasi näiden kysymysten avulla:

• Ketkä ovat käyttötapaustasi parhaiten palvelevat toimittajat?
• Mitkä ovat kategoriassaan parhaiten arvioituja?
• Mikä on kunkin työkalun parhaiten arvioitu ominaisuus?
• Onko kyseessä pienyrityksille tarkoitettu ratkaisu vai soveltuuko se paremmin suuryritysten käyttöön?
• Mitä asiakasarvostelut ja suositukset kertovat? Mitkä ovat yleisimmin mainitut hyödyt ja haitat?
• Millaista käyttöönottoa, ATS-koulutusta, tukea ja muita resursseja toimittaja tarjoaa?
• Onko saatavilla kattavaa dokumentaatiota?
• Vastaavatko työkalun ominaisuudet tarpeitasi?
• Integroituuko ohjelmisto jo käyttämiisi HR-työkaluihin?
• Käyttöliittymä: onko se visuaalisesti miellyttävä?
• Käyttäjäkokemus: onko navigointi intuitiivista ja käyttö helppoa?
• Onko tämä työkalu henkilöstöhallintosi tarpeisiin riittävän yksinkertainen tai monipuolinen? 
• Tarjoaako se tarvitsemaasi joustavuutta tai muokattavuutta?
• Tarjoaako se kattavat turvallisuusstandardit ja noudattaako se tietosuojaa koskevia säädöksiä ja parhaita käytäntöjä? Onko saatavilla paikallisesti asennettava vaihtoehto?
• Sopiiko hinnoittelu budjettiisi? Onko hinnoittelu selkeä? Onko hinta perusteltu ohjelmiston ominaisuuksien perusteella? Ovatko jotkin keskeiset ominaisuudet saatavilla vain kalliimmilla hinnoittelutasoilla? 
• Tarjoaako se demon tai ilmaisen kokeilujakson?

Kolmas vaihe: Laadi lyhytlista ja ota yhteyttä

Rajaa vaihtoehdot muutamaan lupaavaan toimittajaan ja perehdy niihin tarkemmin.

• Pyydä demoja: Varaa live-esittelyjä nähdäksesi tuotteen toiminnassa.
• Lähetä RFI (tietopyyntö): Kerää toimittajilta yhdenmukaiset perustiedot.
• Harkitse RFP:tä (tarjouspyyntöä): Suuremmille tai suuryrityksille suunnatuille tiimeille kannattaa laatia virallinen RFP. Tutustu oppaaseemme ATS-RFP:n laatimisesta.
• Arvioi sopivuutta: Kysy integraatioista HRMS-järjestelmääsi ja muihin työkaluihisi, käyttöönoton tuesta sekä hinnoittelun joustavuudesta.

Ota loppukäyttäjät mukaan

Ota loppukäyttäjät aina mukaan demopuheluihin. He huomaavat käytettävyysongelmat, jotka johto saattaa sivuuttaa.

Neljäs vaihe: Tee liiketoimintaperustelu

Kun olet vertaillut toimittajia, on aika hankkia johdon hyväksyntä. Pidä liiketoimintaperustelu keskittyneenä, selkeänä ja sijoitetun pääoman tuottoon perustuvana.

Päätöksentekijät haluavat tietää:

• Paljonko se maksaa?
• Mitä ongelmia se ratkaisee?
• Mitä tapahtuu, jos emme investoi nyt?
• Kuinka kauan käyttöönotto kestää?
• Mikä on odotettu sijoitetun pääoman tuotto?

Et ehkä tiedä vastausta kustannuksia koskevaan kysymykseen, mutta hyväksynnän hakeminen tässä vaiheessa auttaa sinua onnistumaan.

Kokemukseni mukaan sidosryhmien sitoutumisen saavuttaminen perustuu selkeään viestintään ja huolelliseen suunnitteluun. Sinun on oltava sekä täsmällinen että realistinen sen suhteen, mitä odotat ATS:n saavuttavan arvon ja odotetun sijoitetun pääoman tuoton osalta.

Tässä on ATS-ohjelmistoa varten käytettävä liiketoimintaperustelumalli:

• Johdon yhteenveto: Lyhyt katsaus ehdotukseen, keskeisiin hyötyihin ja johtopäätöksiin.
• Nykytilanne ja ongelman kuvaus: Kuvaus nykytilasta sekä käsiteltävistä erityisistä haasteista tai ongelmista.
• Ehdotettu ratkaisu ja hyödyt: Yksityiskohtainen kuvaus ehdotetusta ratkaisusta ja sen odotetuista hyödyistä, mukaan lukien kustannus-hyötyanalyysi.
• Käyttöönottosuunnitelma ja riskinarviointi: Vaiheittainen käyttöönottostrategia, aikataulu sekä yhteenveto mahdollisista riskeistä ja niiden lieventämissuunnitelmista.
• Johtopäätös ja suositukset: Tiivis yhteenveto liiketoimintaperustelusta sekä lopulliset suositukset päätöksentekijöille.

Kerää todelliset kustannustiedot

Kun laadit liiketoimintaperustelua, käytä mahdollisuuksien mukaan todellisia lukuja (esimerkiksi: “Odotamme lyhentävämme rekrytointiin kuluvaa aikaa 20 % ja säästävämme vuosittain 30 000 dollaria rekrytoijien työajassa”).

Viides vaihe: Ota käyttöön ja perehdytä

Usein suurin haaste ei ole oikean ATS:n valitseminen vaan sen tehokas käyttöönotto. Ilman asianmukaista perehdytystä ja jatkuvaa tukea edistyneinkään ATS ei välttämättä tuota odotettuja tuloksia, mikä johtaa turhautuneisiin käyttäjiin ja menetettyihin mahdollisuuksiin.

Korosta hyötyjä käyttäjien omaksumisen lisäämiseksi

\u0022Tehokas muutosjohtaminen on ratkaisevan tärkeää. Jotta kollegat käyttäisivät uutta ohjelmistoasi, heidän on ymmärrettävä, miten se hyödyttää heitä (esim. se säästää heidän aikaansa / he saavat parempia ehdokkaita) ja miten sitä käytetään.\u0022 ~Mia Fischer, Edison \u0026 Blackin vanhempi tekninen rekrytoija

Vinkkejä sujuvaan käyttöönottoon:

• Viestikää ajoissa: Ilmoita muutoksesta, kerro, miksi se on tärkeä, ja kutsu esittämään kysymyksiä.
• Hyödynnä toimittajan koulutusta: Tee perehdytyksestä ja koulutuksesta pakollisia rekrytoijille ja rekrytoiville esihenkilöille.
• Nimeä projektipäällikkö: Nimeä henkilö hallinnoimaan käyttöönottoa ja toimimaan ensisijaisena yhteyshenkilönä palautetta ja ongelmia varten.
• Tarjoa resursseja: Jaa toimittajan ohjedokumentaatio, usein kysytyt kysymykset ja tukipyyntöjen lähettämistä koskevat tiedot.
• Kannusta omaksumaan käyttö: Korosta, miten ATS säästää aikaa, parantaa hakijakokemusta tai tukee parempia rekrytointipäätöksiä.

Muutosjohtaminen on ratkaisevan tärkeää

Älä aliarvioi muutosjohtamisen merkitystä. Paraskaan hakijaseurantajärjestelmä ei toimi, jos käyttäjiä ei kouluteta, tueta ja motivoida sen käyttöönottoon.

Tämän 5-vaiheisen prosessin – tarpeiden tunnistaminen, toimittajien kartoittaminen, vaihtoehtojen rajaaminen, liiketoimintaperustelujen laatiminen ja huolellinen käyttöönotto – noudattaminen varmistaa, että valitset hakijaseurantajärjestelmän, joka ei ainoastaan vastaa tämänhetkisiin vaatimuksiin vaan skaalautuu myös tulevan kasvusi mukana.

Mitä seuraavaksi:

Jos parhaillasi kartoitat, kuinka valita hakijaseurantajärjestelmä, ota yhteyttä SoftwareSelect-neuvonantajaan saadaksesi maksuttomia suosituksia.

Täytät lomakkeen ja käyt lyhyen keskustelun, jossa tarpeidesi yksityiskohdat käydään läpi. Sen jälkeen saat tarkasteltavaksesi rajatun listan ohjelmistoja. He tukevat sinua jopa koko ostoprosessin ajan, mukaan lukien hintaneuvottelut.