Hakijaseurantajärjestelmän valinta: 5 vaiheen opas

ATS on erityisen arvokas organisaatioille, jotka käsittelevät suuria hakemusmääriä tai pyrkivät parantamaan hakijakokemusta, vaatimustenmukaisuutta ja rekrytoinnin nopeutta. Oikean järjestelmän valinta varmistaa, että rekrytointitiimisi voi käyttää vähemmän aikaa hallinnollisiin tehtäviin ja enemmän aikaa parhaiden osaajien löytämiseen ja sitouttamiseen.

Tärkeimmät tekijät ATS:ää valittaessa

Oikean ATS:n valinta ei tarkoita vain ominaisuuksien rastittamista. Kyse on järjestelmän löytämisestä, joka vastaa yrityksesi kokoa, rekrytointitarpeita ja pitkän aikavälin tavoitteita. Alla on viisi keskeistä aluetta, jotka kannattaa ottaa huomioon hakijaseurantajärjestelmiä arvioitaessa.

1. Sopivuus organisaatiolle

ATS:n tulisi sopia rekrytointitoimintasi nykyiseen laajuuteen ja siihen, millaiseksi odotat sen kasvavan muutaman vuoden kuluessa.

Tiimin koko:

• Pienet tiimit hyötyvät yksinkertaisista järjestelmistä, joissa on keskeiset automaatiot (ansioluetteloiden jäsentäminen, sähköpostimallit) ja läpinäkyvä hinnoittelu.
• Suuret yritykset tarvitsevat usein usean käyttäjän käyttöoikeustasoja, roolipohjaisia hierarkioita ja mukautusmahdollisuuksia eri osastojen ja sijaintien tarpeisiin – näitä ominaisuuksia löytyy yleisemmin yritystason rekrytointiratkaisuista.

Rekrytointien määrä:

• Massarekrytointi edellyttää joukkoviestintää, erämuotoista aikataulutusta ja tekoälypohjaisia esikarsintaominaisuuksia, jotta hakemukset voidaan käsitellä nopeasti ja vinoumia vähentää.
• Kausittainen tai vaihteleva rekrytointi edellyttää joustavaa hinnoittelua ja skaalautuvuutta, jotta toimintaa voidaan laajentaa tai supistaa ilman käyttämättömästä kapasiteetista maksamista.

Skaalautuvuus:

Suunnittele etukäteen – ATS-alustan vaihtaminen usein vie aikaa ja on kallista. Etsi järjestelmä, joka voi kasvaa kanssasi ja tukea uusia käyttäjiä, alueita ja kehittyneitä ominaisuuksia tarpeidesi muuttuessa.

Automaatio:

Automaatio on tehokkuuden kannalta keskeistä. Ansioluetteloiden jäsentämisen, automaattisen esikarsinnan, aikataulutuksen ja automaattisten muistutusten kaltaiset ominaisuudet vähentävät manuaalisia tehtäviä ja vapauttavat rekrytoijat keskittymään hakijoiden sitouttamiseen.

Miksi organisaation tarpeilla on merkitystä: Mitä paremmin järjestelmä sopii organisaatiosi kokoon ja kasvusuunnitelmaan, sitä vähemmän aikaa kuluu tehottomuuksien paikkaamiseen tai uuteen työkaluun siirtymiseen myöhemmin.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Operatiiviset tarpeet

ATS:n tulisi sopia saumattomasti nykyisiin työnkulkuihisi ja tekniseen kokonaisuuteesi, jotta yhteistyö sujuisi helpommin – ei monimutkaisemmin.

Mukauttaminen:

Muokkaa työnkulkuja, prosesseja ja raportointinäkymiä eri tiimeille tai työtehtävätyypeille ja varmista, että jokainen sidosryhmä saa tarvitsemansa tiedot.

Hyödyllisiä ominaisuuksia tässä yhteydessä:

• Muokattava työnkulku: Etsi ATS-järjestelmä, jonka työnkulkuja voi mukauttaa rekrytointiprosessiisi sopiviksi. Järjestelmän tulee olla riittävän joustava erilaisten työtehtävien, osastojen ja rekrytointivaiheiden tarpeisiin.
• Mukautetut raportit: Mahdollisuus luoda mukautettuja raportteja ja koontinäyttöjä keskeisten mittareiden (esim. rekrytointiin kuluva aika ja rekrytointikanava) seuraamiseksi on olennaisen tärkeää tietopohjaisten päätösten tekemisessä.

Integraatiot:

Yhdistä ATS-järjestelmäsi HRMS-järjestelmään, työpaikkasivustoihin, taustantarkistustyökaluihin ja viestintäalustoihin, kuten Slackiin tai sähköpostiin. Tämä vähentää tietosiiloja ja varmistaa sujuvat tiedonsiirrot järjestelmien välillä. 

Voit tarkistaa toimittajan verkkosivustolta tai myyntitiimiltä, mihin työkaluihin ohjelmistolla on jo integraatiot, ja jopa pyytää heitä rakentamaan uuden integraation, jos sitä ei ole olemassa (huomaa, että tästä voi aiheutua lisäkustannuksia).

(Jos tarvitset hieman enemmän taustatietoa siitä, miksi integrointi henkilöstöhallinnon järjestelmään on niin tärkeää, tutustu seuraavaksi näihin HRMS-järjestelmän ominaisuuksiin ja hyötyihin.)

Yhteistyöominaisuudet:

ATS-järjestelmän tulee helpottaa ehdokasprofiilien, palautteen ja muistiinpanojen jakamista tiimin jäsenten kesken sekä edistää rekrytoivien esihenkilöiden, HR-tiimin ja rekrytoijien välistä yhteistyötä.

Kun ehdokastiedot keskitetään yhteen paikkaan, kaikki sidosryhmät ja haastattelijat voivat jakaa muistiinpanoja, antaa palautetta ja arvioida ehdokkaita yhdessä paikassa.

Roolipohjaiset käyttöoikeudet:

Suojaa arkaluonteiset ehdokastiedot hallitsemalla, kuka voi käyttää, muokata tai jakaa tietoja. Tämä varmistaa vaatimustenmukaisuuden ja estää tietojen tahattoman jakamisen liian laajalle joukolle.

Miksi toiminnallisilla tarpeilla on merkitystä: Hyvin integroitu ja muokattava ATS-järjestelmä vähentää manuaalista työtä, pitää tiimit samalla sivulla ja varmistaa arkaluonteisten tietojen asianmukaisen käsittelyn.

3. Käyttäjäkokemus

Sekä rekrytoijat että ehdokkaat tarvitsevat järjestelmän, joka on helppokäyttöinen, intuitiivinen ja tukea tarjoava.

Helppokäyttöisyys:

Etsi selkeä ja intuitiivinen käyttöliittymä, jonka käyttö vaatii mahdollisimman vähän koulutusta. Testaa käytettävyys aina live-esittelyn avulla ennen sitoutumista.

Tässä on muutamia erityisiä ominaisuuksia, joihin kannattaa kiinnittää huomiota:

• Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä: ATS-järjestelmän tulee olla intuitiivinen ja helppokäyttöinen HR-tiimillesi ja rekrytoiville esihenkilöille. Siksi live-esittelyä kannattaa aina pyytää.
• Ehdokaskokemus: Varmista, että hakuprosessi on ehdokkaille selkeä ja että se tarjoaa mobiiliystävällisen ja sujuvan käyttökokemuksen, joka ehkäisee hakuprosessin keskeyttämistä.

Asiantuntijan vinkki

Liian monimutkainen järjestelmä voi heikentää käyttöönottoa ja tuottavuutta. Käyttäjäystävällisten käyttöliittymien ja intuitiivisten työnkulkujen priorisointi varmistaa, että tiimit voivat hyödyntää teknologiaa tehokkaasti. Parhaat ratkaisut tarjoavat muokattavuutta, monipuoliset ominaisuudet ja helppokäyttöisyyden, jolloin organisaatiot voivat kasvaa tehokkuudesta ja vaikuttavuudesta tinkimättä. — Dara Brenner, tuotejohtaja, Employ

Ehdokaskokemus:

Varmista, että hakuprosessi on nopea, mobiiliystävällinen ja brändisi mukainen. Kömpelö hakulomake on nopea tapa menettää parhaat ehdokkaat.

Perehdytyksen tuki:

Arvioi toimittajan koulutusmateriaalit, asiakastuki ja käyttöönottopalvelut. Hyvä perehdytys voi ratkaista, otetaanko ratkaisu käyttöön koko rekrytointitiimissä vai ei.

Miksi käyttökokemuksella on merkitystä: Jos tiimisi joutuu kamppailemaan ohjelmiston käytön kanssa tai ehdokkaat keskeyttävät prosessin, edes monipuolisin hakijaseurantajärjestelmä ei tuota arvoa.

4. Liiketoiminta-arvo

Oikean hakijaseurantajärjestelmän pitäisi tuottaa mitattavaa sijoitetun pääoman tuottoa – eikä vain lisätä uutta kuluerää.

Kustannukset & hinnoittelumallit:

Eri ratkaisuilla on erilaisia hinnoittelumalleja (esimerkiksi tilausperusteinen, käytön mukaan maksettava tai ominaisuuksien perusteella määräytyvä hinnoittelu). Huomioi myös mahdolliset lisämaksut integraatioista tai lisäominaisuuksista.

Vertaile tilausperusteista, käyttäjäkohtaista ja työpaikkakohtaista hinnoittelua. Kysy integraatioiden, lisäosien tai edistyneen raportoinnin piilokustannuksista.

Huomioi ATS:n tarjoamat pitkän aikavälin hyödyt ja sijoitetun pääoman tuotto (ROI), kuten ajansäästö, vähäisempi riippuvuus ulkoisista rekrytoijista ja rekrytoinnin parempi tehokkuus. Jos tarvitset tässä lisäapua, tutustu Dan Georgen erinomaiseen artikkeliin aiheesta HR:n talouslukutaito.

Sijoitetun pääoman tuotto:

Huomioi pitkän aikavälin arvo – pienemmät rekrytointitoimistojen palkkiot, nopeammat rekrytointijaksot ja rekrytoijien parempi tuottavuus ovat usein alkuperäisiä kustannuksia suurempia hyötyjä.

Raportointi & analytiikka:

Rekrytointianalytiikka on tärkeää rekrytointiprosessin parantamiseksi ja laadukkaampien rekrytointien tekemiseksi.

Seuraa koontinäyttöjen ja mukautettujen raporttien avulla keskeisiä suorituskykymittareita, kuten palkkaukseen kuluvaa aikaa, palkkauksen kustannuksia, monimuotoisuusmittareita ja lähteiden tehokkuutta. Dataan perustuvat näkemykset auttavat tarkentamaan rekrytointistrategioita ja parantamaan tehokkuutta.

Yksityiskohtainen analytiikka auttaa tekemään dataan perustuvia päätöksiä, parantamaan tehokkuutta ja vähentämään rekrytointikustannuksia. Lisäksi raportointiominaisuudet varmistavat lakien ja sääntelyvaatimusten noudattamisen ylläpitämällä tarkkoja rekrytointitietoja. 

Erillisiä rekrytointianalytiikkaohjelmistoja on toki myös saatavilla, mutta analytiikasta on tulossa yhä keskeisempi hakijaseurantajärjestelmien ominaisuus.

Vinkki: Edistyneempi analytiikka saattaa maksaa enemmän, joten tarkista, mitä ATS:n hinnoittelu sisältää.

Miksi liiketoiminta-arvolla on merkitystä: ATS:n käyttöönoton perusteleminen sijoitetun pääoman tuoton avulla helpottaa liiketoimintaperustelun rakentamista johdon tuen saamiseksi.

5. Riskienhallinta

Rekrytoinnissa käsitellään arkaluonteisia tietoja, ja siinä on noudatettava paikallisia ja kansainvälisiä säädöksiä.

Vaatimustenmukaisuus & oikeudelliset vaatimukset:

Kun valitset hakijaseurantajärjestelmää, varmista, että se tukee rekrytointiprosessin vaatimustenmukaisuutta, jotta rekrytointi sujuu tehokkaasti lakien rajoissa.

Jos yrityksesi toimii eri alueilla, joilla on erilaisia rekrytointisäädöksiä (esimerkiksi yhdenvertaista työllistymistä koskevia lakeja tai GDPR), kansainvälisen vaatimustenmukaisuuden valmiudet ovat asia, joka kannattaa huomioida ATS:ää valittaessa.

Varmista, että ATS tukee yhdenvertaista työllistymistä koskevia standardeja, GDPR:ää, CCPA:ta sekä muita sijaintialueillasi sovellettavia työ- tai tietosuojalakeja.

Maantieteellinen kattavuus:

Jos rekrytoit useilla alueilla, etsi ominaisuuksia, kuten monikielisiä työpaikkailmoituksia, aikavyöhykkeiden tukea ja paikallisia vaatimustenmukaisuustyökaluja. Tämä on ratkaisevan tärkeää, kun toimit maissa tai osavaltioissa, joissa on erityisiä yksityisyyden suojaa ja syrjinnän torjuntaa koskevia lakeja.

Miksi maantieteellisillä ominaisuuksilla on merkitystä

“Aluksi emme juurikaan ajatelleet usean sijainnin tarpeita. Mutta kun laajensimme toimintaamme esimerkiksi Kanadaan, Eurooppaan ja jopa Yhdysvaltojen eri osavaltioihin, kuten Kaliforniaan ja New Yorkiin, kävi nopeasti selväksi, ettei ATS-järjestelmämme yksinkertaisesti vastannut tarpeitamme. Meidän oli esimerkiksi hallittava Euroopan GDPR-vaatimusten noudattamista Kanadan tietosuojalakien lisäksi sekä Kalifornian kaltaisten osavaltioiden erilaisia tietosuoja- ja työlakeja, joihin liittyy omat erityiset tietosuojasäännöksensä. Meidän oli myös perehdyttävä New Yorkin tiukkoihin syrjinnän vastaisiin lakeihin. Aikavyöhyke-erot toivat tilanteeseen vielä yhden monimutkaisuutta lisäävän tekijän, ja tarvitsimme järjestelmän, joka pystyy käsittelemään monikielisiä työpaikkailmoituksia ja viestintää hakijoiden kanssa.” ~Mia Fischer, Edisonin ja Blackin vanhempi tekninen rekrytoija

Tässä on lisäohjeita maantieteellisten tarpeidesi laajuuden mukaan:

Yksi sijainti

• Yksinkertaisempi työnkulku: Jos rekrytointitoimintasi on keskitetty yhteen sijaintiin, ATS-järjestelmän ei tarvitse käsitellä useita alueita tai toimistoja. Perusjärjestelmän, joka seuraa hakijoita, automatisoi viestintää ja järjestää tietoja, pitäisi riittää.
• Paikallisten vaatimusten noudattaminen: Keskity ATS-järjestelmään, joka täyttää alueesi tai maasi sääntelyvaatimukset, kuten paikalliset työlait, tietosuoja- ja raportointistandardit.

Useita sijainteja (kotimaassa tai kansainvälisesti)

• Usean sijainnin toiminnot: Jos yrityksesi toimii useissa sijainneissa, ATS-järjestelmän tulisi tarjota usean sijainnin ominaisuuksia, joiden avulla voit julkaista työpaikkoja ja hallita hakijoita eri toimistoista tai alueilta yhden alustan kautta.
• Paikallisten vaatimusten noudattaminen: Kansainvälisessä rekrytoinnissa vaatimusten noudattaminen on ratkaisevan tärkeää. ATS-järjestelmän tulisi auttaa noudattamaan erilaisia rekrytointisäännöksiä ja tietosuojalakeja, kuten Euroopan GDPR:ää tai Yhdysvaltojen CCPA:ta.
• Kieli- ja aikavyöhyketuki: Kansainvälisessä ympäristössä kannattaa harkita ATS-järjestelmää, joka tukee useita kieliä ja aikavyöhykkeitä maailmanlaajuisten rekrytointipyrkimysten helpottamiseksi. Järjestelmän tulisi myös helpottaa haastattelujen ajoittamista ja viestintää eri sijainneissa olevien hakijoiden kanssa.
• Alueellinen osaajapooli: Jos rekrytoit maailmanlaajuisesti, ATS-järjestelmä, jonka hakutoiminnot kohdistuvat tiettyjen alueiden tai maiden osaajapooliin, voi olla erittäin hyödyllinen monipuolisten hakijoiden tavoittamisessa.

Miksi riskienhallinnan tarpeilla on merkitystä: Vaatimustenmukainen ATS-järjestelmä vähentää sakkojen, oikeusjuttujen ja mainehaittojen riskiä sekä auttaa rakentamaan luottamusta hakijoiden kanssa.

Tärkeimmät huomiot

Kun arvioit ATS-alustoja, aseta etusijalle:

• Sopivuus tiimisi kokoon ja rekrytointimäärään nyt ja tulevaisuudessa.
• Automaatio, integraatiot ja mukautettavuus toiminnan tehostamiseksi.
• Helppokäyttöinen suunnittelu rekrytoijille ja hakijoille sekä vahva toimittajan tarjoama tuki.
• Sijoitetun pääoman tuotto ja analytiikka, jotka osoittavat hyödyt ja ohjaavat harkitumpaa rekrytointia.
• Vaatimustenmukaisuus ja valmius maailmanlaajuiseen toimintaan organisaatiosi suojaamiseksi sen kasvaessa.

Kun valitset ATS-järjestelmän tästä näkökulmasta, et vain osta ohjelmistoa – investoit järjestelmään, joka tukee tehokasta, oikeudenmukaista ja skaalautuvaa rekrytointia.

ATS-ominaisuudet verrattuna liiketoiminnan tuloksiin

Jotta näitä tekijöitä olisi helpompi hahmottaa, tässä on nopea vertailu yleisistä ATS-ominaisuuksista, niiden tehtävistä ja niiden tuottamista liiketoiminnan tuloksista. Käytä tätä taulukkoa nopeana apuna toimittajia arvioidessasi – se auttaa yhdistämään ominaisuudet suoraan tiimisi kannalta tärkeisiin tuloksiin.

Ominaisuus	Mitä se tekee	Liiketoimintavaikutus
Automaatio	Ansioluetteloiden jäsentäminen, automaattinen esikarsinta, haastattelujen aikataulutus, muistutukset	Säästää rekrytoijan aikaa, vähentää manuaalisia virheitä ja nopeuttaa rekrytointia
Roolipohjaiset käyttöoikeudet	Hallitsee käyttöoikeuksia käyttäjätyypin mukaan (rekrytoija, esihenkilö, johtaja)	Suojaa arkaluonteisia tietoja, varmistaa vaatimustenmukaisuuden ja parantaa yhteistyötä
Mukautettavuus	Mukauttaa työnkulut, käsittelyputket ja raportit tiimin tarpeisiin	Yhdistää rekrytoinnin liiketoimintatavoitteisiin ja vähentää pullonkauloja
Integraatiot	Yhdistää hakijoiden seurantajärjestelmän HRMS-järjestelmään, työpaikkasivustoihin, taustatarkistuksiin ja viestintätyökaluihin	Poistaa tietosiilot ja tehostaa prosesseja
Yhteistyötyökalut	Keskittää hakijaprofiilit, muistiinpanot ja palautteen	Parantaa tiimityötä ja nopeuttaa päätöksentekoa
Helppokäyttöisyys	Intuitiiviset koontinäytöt ja yksinkertainen navigointi	Nopeampi käyttöönotto, vähemmän koulutusta ja tyytyväisemmät rekrytoijat
Hakijakokemus	Mobiiliystävälliset ja brändin mukaiset hakemukset sekä tilapäivitykset	Korkeampi hakemusten loppuunsaattamisaste ja vahvempi työnantajabrändi
Perehdytyksen tuki	Koulutus, tukipalvelu ja käyttöönottopalvelut	Nopeampi käyttöönotto, laajempi käyttö ja vähemmän käyttöönotto-ongelmia
Raportointi & analytiikka	Seuraa rekrytointiin kuluvaa aikaa, rekrytointilähteitä ja DEI-mittareita	Mahdollistaa tietoon perustuvan rekrytoinnin ja parantaa tehokkuutta sekä oikeudenmukaisuutta
Vaatimustenmukaisuustoiminnot	GDPR-, CCPA- ja EEO-työkalut sekä tarkastusketjut	Vähentää oikeudellisia riskejä ja varmistaa eettiset rekrytointikäytännöt
Skaalautuvuus	Tukee useampia käyttäjiä ja alueita sekä edistyneitä ominaisuuksia yrityksen kasvaessa	Turvaa investoinnin tulevaisuutta ja välttää kalliit hakijoiden seurantajärjestelmän vaihdokset

Kuten näet, hakijoiden seurantajärjestelmän todellinen arvo ei ole itse ominaisuuksissa vaan niiden mahdollistamissa tuloksissa – aina nopeammasta rekrytoinnista parempaan vaatimustenmukaisuuteen ja hakijakokemukseen. Kun pidät tämän ominaisuuksien ja tulosten välisen näkökulman mielessä, myyntipuheiden sivuuttaminen on helpompaa ja voit keskittyä siihen, mitkä järjestelmät todella tukevat organisaatiosi tavoitteita.

Näin valitset hakijoiden seurantajärjestelmän: 5-vaiheinen prosessi

ATS-järjestelmän valinnan ei tarvitse olla ylivoimaista, mutta sen tulisi olla järjestelmällistä ja perusteellista. Näiden viiden vaiheen avulla voit arvioida vaihtoehtoja luottavaisin mielin ja saada sidosryhmät mukaan.

Vaihe yksi: Tunnista tarpeet

Ennen toimittajien tutkimista aloita selventämällä, mitä organisaatiosi todella tarvitsee. Ota rekrytoijat, rekrytoivat esihenkilöt, IT- ja taloustiimit mukaan jo varhaisessa vaiheessa, jotta huomioit kaikki näkökulmat.

Tärkeitä kysymyksiä:

• Kuinka monta henkilöä odotamme palkkaavamme seuraavien 6–12 kuukauden aikana?
• Missä rekrytoimme (yhdellä markkina-alueella vai useilla alueilla)?
• Millainen haastatteluprosessimme on?
• Ketkä ovat ATS-järjestelmän ensisijaisia käyttäjiä?
• Millä tasolla työnantajabrändimme on?
• Jos korvaamme nykyisen ATS-järjestelmän, mitkä ongelmakohdat on ratkaistava?

Näiden kysymysten esittäminen auttaa määrittämään, mitä tarkalleen ottaen tarvitset ATS-järjestelmältäsi.

Jos esimerkiksi haluat kerätä enemmän tietoa rekrytointimittareiden seuraamiseksi ja rekrytointiprosessien parantamiseksi, hyvä analytiikka- ja raportointiominaisuus on tärkeä prioriteetti.

Pyydä sidosryhmiltäsi näkemyksiä (IT- ja taloustiimit ovat aina hyödyllisiä) ja hyödynnä heidän palautettaan käyttötapausten laatimiseen sekä matriisin rakentamiseen, jossa vertaillaan kullekin sidosryhmäryhmälle tärkeitä asioita.

Dokumentoi sen jälkeen kullekin sidosryhmäryhmälle välttämättömät ja hyvä olla -ominaisuudet. Jos rekrytointitiimisi tarvitsee esimerkiksi monipuolisempaa analytiikkaa, aseta raportointityökalut etusijalle. Jos IT-tiimi on huolissaan tietoturvasta, korosta vaatimustenmukaisuustoimintoja.