Uuden työntekijän käsikirjan puolesta (ja mitä siihen kannattaa sisällyttää)

Työntekijäkäsikirjoja on kahdenlaisia

Monet henkilöstöhallinnon ammattilaiset suosittelevat kahdenlaisten työntekijäkäsikirjojen laatimista:

1.  Tiivistetty asiakirja, joka käsittelee olennaisia asioita, jotka uusien työntekijöiden tulisi tietää tutustuessaan yritykseen, sekä
2.  Kattavampi asiakirja, jota voidaan käyttää työntekijän koko työskentelyn ajan organisaatiossasi. 

Uusille työntekijöille suosittelen tiiviimmän työntekijäkäsikirjan toimittamista ennen heidän työnsä alkamista. Sen tulisi antaa heille yleiskuva yrityskulttuuristasi, työympäristöstäsi, keskeisistä yrityksen käytännöistä ja kaikista muista tiedoista, jotka helpottaisivat heidän perehdytysprosessiaan.

Tiivistetty työntekijäkäsikirja sopii täydellisesti sisällytettäväksi osaksi ennakkoperehdytyspakettiasi – eli viestintää, jota sinun tulisi käydä jokaisen uuden työntekijän kanssa ennen hänen aloituspäiväänsä.

Jos olet aiemmin suorittanut perehdytyskurssin, tiedät, että uudet työntekijät voivat kuormittua helposti, joten tietotulvan välttäminen tässä työntekijän elinkaaren tärkeässä vaiheessa on ratkaisevan tärkeää. Työntekijät tarvitsevat kuitenkin edelleen käsikirjan, joka käsittelee yksityiskohtia paljon perusteellisemmin.

Koko työntekijäkäsikirjasi tulisi sisältää kattava joukko käytäntöjä, ja sen tulisi toimia työntekijöiden viiteasiakirjana koko heidän organisaatiossa työskentelynsä ajan.

Tämä ei ole hyödyllistä ainoastaan työntekijöille, vaan se voi myös suojata sinua syrjintää tai epäoikeudenmukaista kohtelua koskevilta vaatimuksilta.

Mitä uusien työntekijöiden työntekijäkäsikirjaan tulisi sisällyttää?

Vaikka tähän ei ole olemassa oikeaa tai väärää lähestymistapaa – sinun on määritettävä, mikä on organisaatiollesi järkevintä – voimme tarkastella hyviä käytäntöjä.

Uusille työntekijöille suunnatun työntekijäkäsikirjan tavoitteena on lievittää osaa niistä huolista, joita me kaikki tunnemme ennen uuden työn aloittamista, ja saada heidät innostumaan uudesta roolistaan.

Ajattele sitä tiivistelmänä kaikesta, mitä uudet työntekijät haluavat tietää mutta joita he saattavat arastella kysyä.

Tässä on joitakin kohtia ja käytäntöjä, jotka suosittelen sisällyttämään:

• Yrityksen henkilöhakemisto tai tärkeimpien yhteyshenkilöiden luettelo: Vähintään tässä tulisi olla ohjeet siitä, keneen työntekijät voivat ottaa yhteyttä henkilöstöhallinnossa saadakseen apua tietyissä asioissa (palkkahallinto, edut jne.).
• Perehdytysaikataulu, jossa kerrotaan, mitä ensimmäiseltä päivältä, ensimmäiseltä viikolta ja sitä seuraavalta ajalta voi odottaa. Kyse ei ole minuuttikohtaisesta erittelystä, vaan se antaa uusille työntekijöille käsityksen siitä, mitä odottaa ennen työn aloittamista. 
• Organisaatiokaavio: Se antaa heille käsityksen siitä, miten organisaatio toimii, ketkä ovat heidän tärkeimmät tiimijäsenensä ja mitä työtovereilta voi odottaa. 
• Alan sanaston ja lyhenteiden sanasto: Jokaisella organisaatiolla on oma osuutensa käyttämästään ammattikielestä ja lyhenteistä. Helpota ensimmäisiä päiviä tarjoamalla jotain, josta he voivat tarkistaa asioita ja päästä nopeasti mukaan. 
• Organisaation toiminta-ajatus ja keskeiset arvot. Voit kertoa yksityiskohtaisemmin siitä, miksi juuri nämä valittiin, sen sijaan että vain luettelisit ne. Tämä antaa uusille työntekijöille viitteitä siitä, millaista yrityskulttuuriltasi voi odottaa. 
• Yrityksen historia ja merkkipaalut: Voit antaa lyhyen katsauksen organisaatiosi historian tärkeisiin päivämääriin, kuten perustamispäivään, uuden toimiston avaamiseen, tietyn liikevaihdon saavuttamiseen tai tunnustuksen saamiseen yhtenä parhaista työpaikoista. 
• Yleiset toimistotiedot: Jos olette palanneet toimistolle, mukana tulisi olla tietoa pysäköinnistä, kulkukorteista, hälytyskoodeista ja rakennuksen yhteystiedoista. 
• Sisällysluettelo koko työntekijäkäsikirjasta. Tämä on tärkeää, koska se antaa uusille työntekijöille ennakkokatsauksen muista käytössä olevista käytännöistä, joten he tietävät, mistä etsiä näitä tietoja myöhemmin niitä tarvitessaan.
• Keskeiset HR-käytännöt, joita uudet työntekijät odottavat näkevänsä, kuten työaikoihin ja työvuoroihin, vapaisiin, yrityksen omaisuuteen (kuten tietokoneisiin ja matkapuhelimiin) sekä etätyöhön liittyvät käytännöt.
• Pukukoodin tiedot: Olettepa etätöissä tai toimistolla, on hyvä kertoa heille, mitä pukukoodilta odotetaan. 
• Yhteenveto työntekijäeduista: Tämän tulisi olla pikainen yleiskatsaus odotettavissa olevista eduista; tarkemmat tiedot voidaan lisätä myöhemmin. 

Viime kädessä sinä päätät, mitä mukaan otetaan. Nämä ovat kuitenkin tärkeimmät kohdat, jotka suosittelen sisällyttämään tehokkaaseen uusien työntekijöiden työntekijäkäsikirjaan.

Aiheeseen liittyvää luettavaa: Mitä työntekijäetujen vastuuvakuutus kattaa?

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Mitä tietoja sinun tulisi säästää virallista työntekijäkäsikirjaa varten?

nyt kun olemme käsitelleet uusien työntekijöiden työntekijäkäsikirjaan sisällytettävät perusasiat, saatat pohtia, mitä muita tietoja sinun tulisi koota osaksi muodollisempaa ja kattavampaa versiota.

Suosittelen tutustumaan työntekijäkäsikirjojen täydelliseen oppaaseemme sisältyviin parhaisiin käytäntöihin, jos haluat kattavan luettelon käsikirjaan sisällytettävistä asioista. Tässä kuitenkin muutamia perusvinkkejä yleiskuvan antamiseksi:

• Perusteellinen opas siihen, miten työntekijäedut toimivat. Voit käsitellä sairausvakuutusta, lomapäiviä (PTO), sairauslomaa, vanhempainvapaata ja surulomaa sekä kunkin eturyhmän kelpoisuusvaatimuksia.
• Yhteenveto muista työntekijäeduista, joita saatatte tarjota, sekä siitä, miten ne toimivat, kuten eläkejärjestelyistä tai palkallisesta vapaasta valamiehistötehtävää varten.
• Työntekijöiden kuluja koskevat säännöt, hyväksymisprosessit ja korvausmenettelyt.
• Työsuhdetta koskevat käytännöt, kuten toimintaohjeet, työturvallisuus, seksuaalinen häirintä, työajan seuranta, kurinpitotoimet, suoritusten arvioinnit, yhdenvertaiset työllistymismahdollisuudet ja eturistiriidat.
• Sosiaalisen median ohjeet! Tämä on erityisen tärkeää nykyään, joten muista antaa uusille työntekijöillesi selkeät ohjeet siitä, miten organisaatiotasi edustetaan sosiaalisessa mediassa epäselvyyksien ja sekaannusten vähentämiseksi. 
• Terveyttä ja turvallisuutta koskevat tiedot, jotka ovat merkityksellisiä toimialallasi ja paikallisten sekä kansallisten lakien mukaisia. Turvallisuuskriittisillä toimialoilla toimivien yritysten kannattaa harkita erillisen asiakirjan laatimista myös yrityksen turvallisuuskohtaisille käytännöille.

Jos tarvitset apua tällä alueella, älä huoli! Olemme koonneet yhteen yli 40 HR-käytäntöä, parasta käytäntöä ja esimerkkiä, joiden avulla voit yksinkertaistaa tätä prosessia huomattavasti.

Esimerkkejä työntekijäkäsikirjoista

Jos etsit inspiraatiota uuteen työntekijäkäsikirjaasi tai työntekijäkäsikirjoihin yleensä, tässä on muutamia, joihin voit tutustua saadaksesi ideoita. 

Trello

Trellon työntekijäkäsikirja (he kutsuvat sitä työntekijäoppaaksi) on mielenkiintoinen, koska:

1. Se on esimerkki siitä, kuinka Trello "syö omaa koiranruokaansa" käyttämällä omaa tuotettaan työntekijäoppaan luomiseen. 
2. Trellon taulujen luonteen ansiosta työntekijäkäsikirjan jatkuva päivittäminen on paljon helpompaa. Trellon taululla tehtyjä muutoksia on paljon helpompi seurata kuin PDF-tiedostoon tehtyjä muutoksia. 

Trellon oppaassa on hienoa se, että siinä on eritelty, mitä ensimmäisenä päivänä kannattaa lukea. Tämä kattaa enimmäkseen yrityksen käytännöt, kuten sairauslomat, lomakäytännön ja seksuaalisen häirinnän.

Lisälukemista varten heillä on muita tauluja, joissa käsitellään työntekijäetuja, sairausvakuutusta, kulukorvauksia, palkallista vapaata ja muuta vastaavaa. Sivujen selaamisen sijaan kaikki on suoraan nähtävillä.

Valve

Tämä työntekijäkäsikirja levisi viraalisti vuonna 2012. Ei ainoastaan sen välittämän huumorin vuoksi, vaan myös siksi, että se antaa katsauksen ainutlaatuisen rakenteen omaavaan organisaatioon, joka tuolloin vaikeni prosesseistaan visusti. 

Se tarjoaa tietoa siitä, mitä uudet työntekijät voivat odottaa, sekä yrityksen kulttuurista, työskentelyolosuhteista Valvella, työviikon sisällöstä, toiminta-ajatuksesta, suoritusarvioinneista, alan slangin sanastosta ja paljon muusta. 

On kuitenkin huomattava, että koska Valve rahoittaa toimintansa täysin itse, pitää henkilöstömääränsä pienenä ja noudattaa matalaa organisaatiorakennetta, heidän lähestymistapansa poikkeaa todennäköisesti tavallista enemmän siitä, miten sinun yrityksesi toimii. Se, mikä toimii heillä, ei välttämättä sovi organisaatiollesi.

Silti kyseessä on mukava ja ytimekäs opas, joka auttaa välittämään yrityksen toiminta-ajatuksen ja vision sekä kuvaamaan, miten he työskentelevät. 

Netflix 

Tämä ilmestyi vuonna 2009, ja kyseessä on hyvin suorasukainen työntekijäkäsikirja. Vaikka useimmissa tunnetuissa työntekijäkäsikirjoissa on yleensä miellyttävä visuaalinen ilme ja huumoria, Netflixin käsikirja on suorasukainen ja menee suoraan asiaan – aivan kuten heidän kulttuurinsa. 

Siinä käsitellään heidän arvojaan, suhtautumistaan ”loistaviin kusipäihin”, syitä siihen, miksi he vaativat niin tinkimättömästi korkeaa suorituskykyä, lomakäytäntöä, heidän perustelujaan työntekijöiden korvauksille, vaativia työskentelyolosuhteita ja paljon muuta. 

Yksi asia, jota tässä työntekijäkäsikirjassa todella arvostan, on se, kuinka suorasukainen se on. Se kertoo suoraan, miten Netflix toimii ja ettei se sovi kaikille – eikä teeskentele muuta. 

Vaikka tämä työntekijäkäsikirja on vuodelta 2009, yrityksen kulttuurissa ei vaikuta tapahtuneen sen jälkeen suuria muutoksia. 

Siinä siis kolme hyvin erilaista esimerkkiä työntekijäkäsikirjoista. 

Netflixin käsikirja on hyvin pelkistetty, suorasukainen ja ytimekäs, mutta se kuvastaa heidän kulttuurinsa luonnetta. Miellyttävän visuaalisen ilmeen ja huumorin lisääminen tuntuisi heistä irralliselta.

Vertaa tätä Valven työntekijäkäsikirjaan – se on täynnä värikästä kieltä, huumoria ja visuaalisuutta, ja sopii heidän kulttuurilähtöiseen lähestymistapaansa.

Kun siis pohdit uuden työntekijäkäsikirjasi "miten"-kysymystä, ota kulttuurisi huomioon. 

More Articles

• Miten tekoäly muuttaa hakijoiden rekrytoinnin alkuvaiheen suppiloa (ja mihin se ei pysty)
• Tekoälyä käyttävä rekrytoinnin esikarsinta vaatii kriittistä tarkastelua
• Halutuimmat johtajat ovat juuri niitä, joita et tavoita

Työntekijäkäsikirjoja koskevat vastuuvapauslausekkeet

Nyt kun olemme tarkastelleet, miltä työntekijäkäsikirja voi näyttää (muutaman esimerkin avulla) ja mitä siihen pitäisi sisällyttää, haluan käsitellä myös muutamia työntekijäkäsikirjaan liittyviä asioita, jotka on hyvä tiedostaa.

Vaikka laadukas työntekijäkäsikirja voi olla erittäin hyödyllinen perehdytysprosessissa, sen ei pitäisi olla aivan listasi kärjessä. Kaverijärjestelmä, 30–60–90 päivän suunnitelma tai rekrytointiohjelmiston käyttäminen perehdytyksen työnkulkujen automatisointiin ovat myös ratkaisevan tärkeitä, jotta uudet työntekijät pääsevät hyvään alkuun.

Rekrytointiohjelmisto, jossa on perehdytyksen työnkulkuja, voi auttaa sujuvoittamaan rekrytointiprosessia varmistamalla, että uudet työntekijät ovat hyvin informoituja ja valmistautuneita jo ennen työnsä aloittamista, täydentäen näin työntekijäkäsikirjan roolia.

Toinen huomioitava asia on, että työntekijäkäsikirja voi helposti muuttua yhdeksi niistä asiakirjoista, jotka hautautuvat työpöydän laatikkoon. Vaikka näiden asiakirjojen sisältämät tiedot yrityksen käytännöistä voivat olla hyödyllisiä, niiden läpikäyminen ei välttämättä ole kaikkein innostavinta. 

Siksi ehdotan, että silloin kun mahdollista (ja jos se sopii organisaatiosi kulttuuriin), valitset kevyemmän ja visuaalisuuteen perustuvan lähestymistavan.

Olemme visuaalisia olentoja, ja käsittelemme visuaalista tietoa paljon tekstiä nopeammin. Asiakirjojenhallintajärjestelmien avulla henkilöstötiimit voivat helposti hallita ja päivittää työntekijäkäsikirjan sisältöä sekä pitää visuaalisen ilmeen modernina ja ajan tasalla.

Vielä yksi huomio työntekijäkäsikirjasta.

Eräs Valven (niiden omalaatuisten tyyppien) entinen työntekijä sanoi heidän työntekijäkäsikirjastaan seuraavaa:

"Kaikkien aidosti itseohjautuvien yritysten on 'vuodettava' julkisuuteen virallinen, epävirallinen yritysopas. Sen täytyy olla tyylikkäästi tehty ja hauska lukea. Kehittäjien markkinointigurut luovat näitä tuotoksia houkutellakseen uusia työntekijöitä rekrytointisuppiloon. Sisäpiiriläiset nauravat näille jutuille."  

Tämä saattoi toki olla vain hänen kokemuksensa, mutta se on tärkeä pitää mielessä. Vuosien mittaan tällaiset työntekijäkäsikirjat ovat levinneet laajasti, ja ne ovat kiistatta erinomaisia markkinointivälineitä.

Muista kuitenkin pitää sisältö keskittyneenä olennaiseen, jotta uudet työntekijät saavat siitä mahdollisimman paljon hyötyä. 

Jos se sattuu leviämään laajasti ja sitä voidaan käyttää uuden osaamisen houkuttelemiseen, hienoa! Varo kuitenkin suunnittelemasta sitä ainoastaan tätä tavoitetta silmällä pitäen. 

Seuraavat vaiheet

Nyt ymmärrät paremmin työntekijäkäsikirjan arvon uusien työntekijöiden parhaassa mahdollisessa vastaanottamisessa.

Haluan jälleen korostaa, ettei työntekijäkäsikirjan laatimiseen ole yhtä oikeaa tai väärää tapaa – jokainen organisaatio on erilainen, ja jokaisella on omat painopisteensä, vahvuutensa ja haasteensa. 

Ehkä sinulla on vanha työntekijäkäsikirja, joka on vain vuosia sitten laadittu Word-asiakirja, johon ei ole koskettu sen jälkeen ja jota kukaan ei lue. Ehkä sinulla ei ole työntekijäkäsikirjaa lainkaan. 

Nyt on hyvä aika joko aloittaa sen laatiminen alusta tai kehittää sitä, mitä sinulla jo on. Helpottaaksesi työtä suosittelen käyttämään jotakin työntekijäkäsikirjaohjelmistoa, jonka avulla saat sen käyttöön nopeammin.  

Organisaatiotasi tukevista työkaluista ja teknologioista puheen ollen, tässä on luettelomme parhaista perehdytysohjelmistoista, joiden avulla voit tuoda lisää järjestystä perehdytysprosessiisi.

Aiheeseen liittyvää luettavaa: Paras yritysvastuun ohjelmisto