5 asiantuntijavinkkiä onnistuneeseen suorituksen johtamisen prosessiin
Suorituksen johtaminen on tunnetusti vaikeaa toteuttaa oikein, mutta se ei ole mahdotonta. Tässä sarjassa keskustelemme asiantuntijoiden kanssa saadaksemme heidän näkemyksiään tehokkaan suorituksen johtamisjärjestelmän luomisesta.
Hei Elena. Voisitko kertoa hieman ”taustastasi” ja siitä, miten aloitit?
Ehdottomasti! Olen perulainen ja olen asunut Houstonissa, Texasissa, yli puolet elämästäni. Muutin Yhdysvaltoihin 22-vuotiaana tarkoituksenani suorittaa hotelli- ja ravintola-alan maisterintutkinto.
Kuten monien maahanmuuttajien tarinoissa, myös minun matkani johti minut työskentelemään arvostetussa kansainvälisessä hotelliketjussa, mikä lopulta sai minut rakentamaan elämäni tänne Yhdysvaltoihin. Amerikkalaisen kanssa solmimani avioliiton ja poikani syntymän myötä siteeni tähän maahan ovat vahvistuneet Peruun liittyviä siteitäni vahvemmiksi.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Matkani alkoi vastaanottovirkailijana yövuoroissa, samalla kun opiskelin Houstonin yliopiston Hilton Collegessa.
Kun muistelen asiaa, kerron usein ystävilleni, että tämä tehtävä toimi henkilökohtaisena tohtorikoulunani. Se opetti minulle sinnikkyyttä, kykyä ratkaista ongelmatilanteita lennossa sekä taitoa selviytyä itsenäisesti monenlaisista haasteista. Tämä oli ensimmäinen kokemukseni johtajuudesta.
Valitettavasti viisumiin liittyvät ongelmat johtivat siihen, että minut siirrettiin väliaikaisesti vuodeksi Cancúniin Meksikoon. Palattuani Yhdysvaltoihin entinen henkilöstöjohtajani tarjosi minulle mahdollisuutta siirtyä henkilöstöhallinnon pariin hotellin kouluttajaksi.
Tämä vaihe merkitsi henkilöstöhallinnon urani alkua. Ura kesti yli 25 vuotta ja ulottui monille eri toimialoille ja kulttuureihin. Juuri tämä matka johti minut päätökseen perustaa oma johtajuusvalmennusyritys, jonka toiminnan aloitin aiemmin tänä vuonna. Johtajien valmentamisesta tuli henkilöstöhallinnon urani antoisin osa.
Kukaan meistä ei voi saavuttaa menestystä ilman apua matkan varrella. Onko olemassa erityistä henkilöä, jolle olet kiitollinen siitä, että hän auttoi sinua pääsemään nykyiseen tilanteeseesi?
Olen tästä täysin samaa mieltä. Matkani varrella minulla on ollut monia upeita mentoreita ja valmentajia, jotka ovat ohjanneet minua.
Yksi heistä oli Marilyn, joka toimi henkilöstöjohtajana työskennellessäni luksushotellissa. Hän näki minussa jotain, jonka olemassaolosta en edes tiennyt: potentiaalin työskennellä henkilöstöhallinnossa.
Olin juuri palannut Meksikosta, jossa olin työskennellyt vastaanottopäällikkönä. Kun hän sai tietää minun palanneen Houstoniin, hän otti minuun yhteyttä ja kertoi haluavansa minut takaisin hotelliin, tällä kertaa henkilöstöhallinnon kouluttajaksi. Näin elämäni muuttui täysin ja päädyin siihen, missä olen tänä päivänä.
Hän näki minussa kyvyn kohdella ihmisiä niin kuin haluan itseäni kohdeltavan sekä auttaa organisaatioita menestymään työntekijöidensä hyvinvoinnin kautta. Olen hänelle ikuisesti kiitollinen.
Voisitko kertoa meille suosikkisi ”elämänopetuksesta”? Voisitko kertoa, miten se on ollut merkityksellinen omassa elämässäsi?
Äitini opetti meille lapsilleen aina, ettei ole pahempaa tekoa kuin tekemättä jätetty teko (Ei ole pahempaa tekoa kuin tekemättä jätetty teko).
Paikalleen jääminen ja seuraavan askeleen ottamisen pelkääminen, vaikka se olisi kuinka pelottavaa, tai itsensä epäileminen vaikean päätöksen edessä, vaikka tietäisit, ettei sinulla ole muuta vaihtoehtoa, eivät kuulu tapaani elää elämääni.
Olen riskinottaja ja olen aina ollut sitä. Se on vienyt minut vähemmän kuljetuille teille ja pakottanut minut tekemään vaikeita päätöksiä sekä kestämään tuskallisia hetkiä, mutta en vaihtaisi tätä polkua mihinkään.
Olen sellainen kuin olen ja olen siinä, missä olen, koska tein nuo teot ja vaikeat päätökset. Tämä elämänopetus on muovannut minua jokaisessa vaiheessa, ja nyt vielä enemmän, kun rakennan omaa yritystäni.
Kun ajattelet uraasi taaksepäin, mitä sanoisit nuoremmalle itsellesi?
Pidän tästä kysymyksestä todella paljon! Käytän sitä valmennustapaamisissani, koska se kannustaa syvälliseen itsetutkiskeluun. Sanoisin nuoremmalle itselleni, että luota siihen, mitä maailmankaikkeus eteesi tuo, älä vaivu epätoivoon, kaikki järjestyy lopulta ja selviydyt kaikesta vahvempana ja viisaampana. Kaikki järjestyy lopulta.
Miksi suorituksen johtaminen on niin vaikeaa toteuttaa oikein?
Kokemukseni on osoittanut, että työntekijät haluavat ja tarvitsevat palautetta, vaikka sitä ei aina olisi miellyttävää kuulla. Kun palaute annetaan oikein, se rakentaa luottamusta työnantajan ja työntekijän välille, luo sävyn työntekijän uran loppuajalle ja siten myös organisaation menestykselle.
Työntekijän suorituksen johtaminen tarkoittaa hänen ohjaamistaan ja johtamistaan alusta alkaen läpinäkyvällä ja aidolla tavalla uuden kulttuurin ja ympäristön tuntemattomien asioiden, prosessien ja käytäntöjen monimutkaisuuden sekä organisaatioissa esiintyvän inhimillisen käyttäytymisen ennakoimattomuuden läpi.
Tämä on esihenkilöille tasapainoilua, sillä se edellyttää yhdistelmää itsetuntemusta, riskinottoa, haavoittuvuutta ja myötätuntoa. Kuten muita valmentaessani, kehittämällä itseäsi kehität myös kykyäsi johtaa muita, mukaan lukien heidän suoritustaan.
Kun näen johtajien pelkäävän suoriutumiseen liittyvien ongelmien käsittelyä, näen yleensä itsetuntemuksen puutetta sekä pelkoa sanoa tai tehdä sitä, mitä juuri sillä hetkellä pitäisi sanoa ja tehdä.
Menestyvät organisaatiot pitävät suorituksen johtamista strategiansa kiinteänä ja olennaisena päivittäisenä peruselementtinä – yksi keskustelu kerrallaan.
Missä näet monien organisaatioiden epäonnistuvan suorituksen johtamisessa?
Kokemukseni perusteella näen organisaatioiden käsittelevän suorituksen johtamista kerran vuodessa järjestettävänä erillisenä pakollisena tapahtumana sen sijaan, että ne näkisivät sen jatkuvana suorituksen johtamisen syklinä.
Pelätty vuoden lopun suorituksen johtamisen keskustelu sisältää toisinaan pelottavan keskustelun, joka määrittää palkankorotukset, ylennykset tai kenties pahamaineisen PIP:n (suorituksen parantamissuunnitelman).
Menestyvät organisaatiot pitävät suorituksen johtamista strategiansa kiinteänä ja olennaisena päivittäisenä peruselementtinä – yksi keskustelu kerrallaan.
Se on dynaaminen ja osallistava mahdollisuus aitoihin keskusteluihin ja valmennustilanteisiin, jotka hyödyttävät molempia osapuolia ja vahvistavat heidän välistä suhdettaan.
Kokemuksesi ja menestyksesi perusteella mitkä ovat viisi parasta vinkkiäsi onnistuneeseen suorituksen johtamisen prosessiin?
1 . Psykologisesti turvallisen ympäristön rakentaminen: tämä alkaa jo ennen kuin uusi työntekijä aloittaa ensimmäisenä työpäivänään. Kun rekrytoiva esihenkilö, rekrytoija tai jopa HR-työntekijä ottaa yhteyttä valittuun hakijaan ennen hänen ensimmäistä työpäiväänsä, luottamuksellinen suhde ja turvallinen ympäristö syntyvät, ja työntekijä aloittaa uudessa työssään innostuneena ja tervetulleeksi toivotettuna sen sijaan, että hän tuntisi itsensä tietämättömäksi ja pelokkaaksi.
Esimerkkinä voisi olla se, että tuleva suora esihenkilösi tarjoaa sinulle työpaikkaa suullisesti HR-työntekijän sijaan. Tämä tekee esihenkilön ja työntekijän välisestä suhteesta vahvemman heti alusta lähtien.
Edellisen työpaikkani uusi esihenkilöni lähetti minulle tekstiviestin ensimmäistä työpäivääni edeltävänä viikonloppuna ja kertoi, kuinka innoissaan hän oli voidessaan toivottaa minut pian tervetulleeksi. Luottamusta ja turvallisuutta edistävän suhteen rakentaminen alkaa varhain.
2 . Kun uusi työntekijä aloittaa, yhden ensimmäisistä esihenkilön kanssa pidettävistä tapaamisista tulisi käsitellä tehtävän selkeiden odotusten määrittämistä. Näiden odotusten tulisi koskea paitsi tehtävän teknisiä vastuita myös niitä toimintatapoja, joita yritys ja esihenkilö odottavat kaikilta työntekijöiltä.
Istu työntekijän kanssa alas hänen ensimmäisellä viikollaan ja käykää läpi tehtävän vastuut ja odotukset. Selitä, miltä onnistunut ensimmäinen viikko näyttää, miltä 90 päivän pitäisi näyttää ja miltä onnistuminen kyseisessä tehtävässä näyttää vuoden kuluttua. Tarkista tilanne viikoittain tai joka toinen viikko varmistaaksesi, että odotukset ovat edelleen selkeitä ja että työntekijä kokee saavansa tukea niiden täyttämiseen.
Otin käyttöön uusille työntekijöille suunnatun ensimmäisen viikon perehdytysohjelman, johon sisällytin tiettyjä henkilöitä, joihin halusin heidän tutustuvan. Sisällytin siihen myös ”työparijärjestelmän” sekä päivittäiset päivän päätteeksi pidettävät seurantakeskustelut ensimmäisen viikon ajan. Ensimmäisenä päivänä järjestettiin lounas tiimin kanssa, ja koko tiimille esiteltiin lyhyt kuvaus uudesta työntekijästä.
3 . Anna palautetta oikea-aikaisesti ja objektiivisesti. Kaikissa uransa vaiheissa olevat työntekijät haluavat saada palautetta suorituksestaan. Tilanteesta riippuen palautteen voi antaa heti tai sovitussa tapaamisessa.
Jos palaute annetaan kunnioittavasti ja tosiasioihin perustuen, työntekijä haluaa nopeasti tietää, jos hän tekee jotain väärin. Sama pätee silloin, kun hän tekee jotain oikein: myös tämä on palautetta, jota tarvitaan osoitetun suorituksen vahvistamiseksi.
Annoin kerran työntekijälle vanhentunutta ja vahvistamatonta palautetta; työntekijä järkyttyi kovasti ja pyysi todisteita, joita en pystynyt sillä hetkellä toimittamaan. Tällaisiin keskusteluihin valmistautuminen on ratkaisevan tärkeää.
4 . Jos suoritus jää odotusten alapuolelle, havaintojen dokumentointi, konkreettisten esimerkkien kirjaaminen sekä muiden esittämien kommenttien ja palautteen kirjaaminen ovat ratkaisevan tärkeitä.
Tämä on erittäin tärkeä askel kohti objektiivista ja tosiasioihin perustuvaa suorituksen johtamista. Se pitää prosessin oikeudenmukaisena ja poistaa subjektiivisuuden sekä ennakkoluulot.
Parhaat urani aikana näkemäni suorituksen parantamissuunnitelmat ovat sellaisia, joissa tosiasiat esitetään selkeästi ja niiden tueksi on liitetty dokumentaatio.
Yksi suosittelemistani käytännöistä on varmistaa, että dokumentaatio on luottamuksellista, se tallennetaan turvalliseen paikkaan, johon kenelläkään muulla työntekijällä ei ole pääsyä, ja että palautekeskustelu käydään yksityisesti. Kenenkään tiimin jäsenen ei pitäisi tietää, että joku on PIP-menettelyn kohteena.
5 . Jatkuva viestintä on avainasemassa. Työntekijöille on ehdottomasti viestittävä siitä, miten he suoriutuvat, jotta suorituksen johtamisprosessi onnistuu.
Mikään ei saisi tulla työntekijälle yllätyksenä vuotuisen arviointijakson lopussa. Säännölliset seurantakeskustelut, joissa kunnioitus ja avoimuus ovat aina läsnä, takaavat sujuvan prosessin. Tähän kuuluu myös säännöllinen tunnustuksen antaminen silloin, kun siihen on aihetta. Työntekijät haluavat, että heidän hyvä työnsä huomioidaan, kunhan se tehdään johdonmukaisesti ja oikeudenmukaisesti.
Yksi parhaista kokemuksistani oli esihenkilö, joka kirjoitti kiitosviestejä. Säilytän niitä edelleen, ja niissä hän kiitti minua tietystä roolista, joka minulla oli onnistuneessa projektissa, tai juuri pitämästäni esityksestä muille työntekijöille. Hän piti minut motivoituneena jatkamaan sitä, mitä tein, ja haastoi minut aina tekemään paremmin.
Miten lähestytte suorituksen johtamista organisaatiossanne? Yhdistättekö sen esimerkiksi palkitsemiseen?
Kaikissa yrityksissä, joissa olen työskennellyt, palkitseminen on aina yhdistetty suoriutumiseen. Tämä on oikeudenmukainen tapa palkita hyvin suoriutuvia ja olla palkitsematta niitä, jotka eivät suoriudu asianmukaisesti.
Tähän on useita tapoja, joista suoritustasoille annetut arviot ovat yleisin menetelmä. Käytettiinpä sitten numeroita tai kuvauksia, työntekijä saa tietyn prosentuaalisen korotuksen hänen kokonaisarvionsa perusteella.
Mitä työkaluja käytätte suorituksen johtamiseen?
Markkinoilla on saatavilla monia työntekijöiden arviointityökaluja, ja ne ovat yleensä osa kattavampaa henkilöstöhallinnon ratkaisua. Pienemmille organisaatioille suosittelen yksinkertaista Word-mallia ja pisteytysjärjestelmää, vaikka nykyään kaiken voi muuntaa sähköiseksi ja järjestelmälliseksi prosessiksi.
Kunhan se on objektiivinen ja kaikki esihenkilöt käyttävät sitä asianmukaisesti.
Miten mittaatte ja kehitätte suorituksen johtamisen prosessianne?
Tulokset! Jos johto toimii oikeudenmukaisesti ja johdonmukaisesti ja pitää työntekijöiden hyvinvoinnin mielessään, voit olla varma, että yrityksellä on muiden tekijöiden ohella vahva suorituksen johtamisen prosessi ja filosofia.
Tämä voi näkyä henkilöstön sitoutumisen tuloksissa, vaihtuvuusluvuissa, organisaatiokulttuurin yhtenäisyydessä, tuottavuudessa ja viime kädessä kannattavuudessa.
Onko maailmassa henkilöä, jonka kanssa haluaisit lounastaa kahden kesken, ja miksi?
Olisi unelmien täyttymys, jos voisin tavata Tony Robbinsin, tohtori Joe Dispenzan tai Vishen Lakhianin. Ei missään erityisessä järjestyksessä!
Kiitos, Elena! Miten lukijamme voivat seurata työtäsi lisää?
Olen aina aktiivinen osoitteessa LinkedInissä ja Instagramissa
